Qu es Excel?

Excel es un programa informtico desarrollado y distribuido por

Microsoft Corp. Se trata de un software que permite realizar tareas
contables y financieras gracias a sus aplicaciones para crear y trabajar
con hojas de clculo
La primera incursin de Microsoft con las hojas de clculo tuvo lugar en 1982, con
la presentacin de Multiplan.


En 1985, la primera versin de Excel fue lanzada para Macintosh. La primera
versin para Windows fue denominada Microsoft Excel 2.0 y se lanz en
1987.

Microsoft present en 1989 su primera versin de Office, una suite ofimtica
(conjunto de programas que son tiles en las tareas de oficina) que incluy a
Excel, Word (un procesador de textos) y PowerPoint (para la creacin de
diapositivas).
Microsoft Excel present, a lo largo de su historia, diversos problemas con las
operaciones realizadas en la hoja de clculo:
Uno de los ms importantes es la imposibilidad del programa para
manejar con formato de Fecha las fechas anteriores al ao 1900.



Existen otras opciones de cdigo abierto que pueden instalarse o ejecutarse
sin cargo para manejar hojas de clculo, como OpenOffice.org Calc y Google
Docs.
2007 vs 2010
Las diferencias entre Excel 2007 y Excel 2010 no sern tan
significativas como las que se produjeron con el cambio entre
la versin de Excel 2003 y Excel 2007.

Desde el punto de vista formal se pueden apreciar diferencias
a nivel de la interface. Aunque la cinta de opciones
permanece prcticamente igual que en la versin anterior, se
sustituye el botn de office redondo por una especie de
pestaa de color verde como se aprecia en la siguiente
imagen.
La presencia de unos grficos situados en una celda llamados
Sparklines. Con Excel 2003 utilizaba una solucin ms
rudimentaria pero conceptualmente idntica. Esta utilidad nos
permitir ver tendencias y picos en series de datos de forma
inmediata. Como digo era una necesidad que muchos
reclambamos.
Hay una variacin a la hora de trabajar con tablas dinmicas
Slicer de forma que la seleccin y filtrado de datos funciona
de manera diferente. Segn la pgina de Microsoft supondr
un ahorro de tiempo y mayor eficiencia en el filtrado.









Guarda automticamente los documentos no guardados
durante 4 das. Siempre que hayamos estado trabajando con
ellos al menos 10 minutos. Esto es til para subsanar las
catstrofes que se producen con los pequeos descuidos.
Opcin de imprimir pantallazos lo que es til para evitar tener que
abrir nuevos programas o la opcin Imprimir Pantalla y tratar la
imagen de la que como opcin.


Posibilidad de trabajar en equipo en una misma hoja de clculo. Se
puede ver quin est trabajando con la misma hoja de clculo al
mismo tiempo. Todas las modificaciones se controlan y marcan
inmediatamente para mantenerlo al tanto de cundo y dnde se
realiza cada cambio.


Posibilidad de almacenar cualquier hoja de
clculo en la web para que est disponible
en cualquier momento y lugar del mundo,
inclusive desde equipos de telefona mvil
que posean Windows Mobile.
Unidad I:
Listas y Tablas
Listas
En versiones anteriores a Excel 2010 y 2007, una lista era una seccin de una
hoja de clculo que se poda manejar por separado de la hoja de clculo
mayor (Tablas en 2007 y/o 2010). Una lista de Excel se utiliza cuando se tenia
que analizar partes de los datos de una hoja de clculo grande, y realizarlo
independientemente de los datos circundantes, hoy en da a esto se le
denomina Tablas.
Listas Personalizadas
Excel proporciona las siguientes listas integradas:

Das de la semana.

Meses del Ao.

Sin embargo, Excel nos permite crear una lista personalizada propia y usarla
para ordenar o rellenar.
Ventajas de las Listas
Ordenar y filtrar listas >>> ordenar listas en orden ascendente o descendente,
o crear rdenes personalizados.

Garantizar la integridad de los datos >>> puede utilizar las caractersticas de
validacin de datos integradas en Excel.

Aplicar formato a objetos de lista >>> Puede aplicar formato a las celdas de
una lista, de la misma manera que aplica formato a las celdas de una hoja de
clculo.
Caso de Clase 1:

Casa Cmoda, es una empresa encargada de la distribucin de
electrodomsticos para el hogar en todo el pas. Con mas de 10 aos de
servicio en Nicaragua, la empresa a desarrollado un sistema de recepcin de
artculos de defectuosos desde el ao 2007.

El rea de reclamos esta realizando un consolidado de todos los reclamos
atendidos en el ao 2009. Aplicando o visto en esta clase aplique los
conceptos que se desarrollen en la misma.

Ejercicio 1:

Disee una nueva Lista Personalizada que contenga la lnea de nuevos
artculos distribuidos por Casa Cmoda:
Evaporadoras.
Secadoras dplex.
Centro de entretenimiento 3-D.
Ejercicio:

Ordene la Informacin de los datos de acuerdo a los siguientes Parmetros:

1. Municipio.
2. Mes en el que se hizo el reclamo.
3. Numero de Orden de reclamo.


Listas XML
Las listas XML (Lenguaje de marcado extensible) tienen el mismo aspecto y
funcionalidad que las listas de Excel, pero obtienen los datos de un origen de
datos XML en lugar de intervalos de celdas.

(Creadas a partir de otras bases de datos y aplicaciones para asignar
elementos a celdas en Excel y para exportar a otras bases de datos y
aplicaciones)

Listas desplegables
Las listas desplegables se crean cuando necesite limitar las selecciones que
pueden realizar los usuarios, y cuando quiera asegurarse de que un dato, por
ejemplo un nmero de pieza o un cdigo de diagnstico, se especifica con
exactitud.
Validacin de datos
La validacin de datos es una funcin que permite establecer restricciones
respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda.

La validacin de datos puede configurarse para impedir que los usuarios
escriban datos no vlidos.

La validacin se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los
usuarios pueden escribir en una celda.

Por ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos a un intervalo
determinado de fechas, limitar las opciones con una lista o asegurarse de que
slo se escriben nmeros enteros positivos.
Cundo es til la
validacin de datos?
Cuando desea compartir un libro con otros miembros de la organizacin y
desea que los datos que se escriban en l sean exactos y coherentes.

Puede usar la validacin de datos para lo siguiente, entre otras aplicaciones:

Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista .
Restringir los nmeros que se encuentren fuera de un intervalo especfico.
Restringir las fechas y horas que se encuentren fuera de un perodo de
tiempo especfico .
Limitar la cantidad de caracteres de texto .
Validar datos segn frmulas o valores de otras celdas.
Sugerencias para trabajar
con la validacin de datos
Si tiene previsto proteger la hoja de clculo o el libro, hgalo despus de
haber terminado de configurar la validacin.

Si tiene previsto compartir el libro, hgalo nicamente despus de haber
acabado de configurar la validacin y la proteccin de datos.

Puede aplicar la validacin de datos a celdas en las que ya se han escrito
datos.

Para quitar rpidamente la validacin de datos de una celda, seleccione la
celda y, a continuacin, abra el cuadro de dilogo Validacin de datos.

Para buscar las celdas de la hoja de clculo que tienen validacin de datos,
en la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar y, a
continuacin, en Validacin de datos.
Ejercicio 3:

Establezca una restriccin de datos para los siguientes Campos:

Solamente 3 empleados son responsables del anlisis de los
electrodomsticos, garantice que solamente sean digitados estos
nombres en el campo Empleado:
oAlfredo Santos
oBeatriz Pinzn
oMiguel Moreno

Por poltica de la empresa, a todos los clientes se les menciona que
su respuesta para el reclamo ser en 30 das o menos, por lo cual
debe establecer esta restriccin para el campo Das en Reparacin.

Tablas vs Rangos
Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en
la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de
los campos), y las dems filas contienen los datos almacenados. Es como una
tabla de base de datos, de hecho tambin se denominan listas de base de
datos.

- Ordenar la los registros.
- Filtrar el contenido de la tabla por algn criterio.
- Utilizar frmulas para la lista aadiendo algn tipo de filtrado.
- Crear un resumen de los datos.
- Aplicar formatos a todos los datos.
Modificar los datos
Teclear directamente los nuevos valores.

Formulario de datos: es un cuadro de dilogo que permite al usuario escribir
o mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro).

Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la lista para
que est activa, y pulsar en el icono Formulario.
Modificar la estructura de
la tabla
Pulsando en el icono Cambiar tamao de la tabla, podemos seleccionar un
nuevo rango de datos. Pero si la tabla contiene encabezados, estos deben
permanecer en la misma posicin, as que slo podremos aumentar y
disminuir filas.
Estilo de la tabla
Ordenar y Filtrar una tabla de datos
Ejercicio 4:

Convierta los datos en una Tabla y aplique sus propios formatos.


Visualice nicamente aquellos registros que tienen un costo de reparacin de
equipo mayor a C$2000.
Tablas Dinmicas
Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos,
atendiendo a varios criterios de agrupacin, representado como una tabla de
doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica
porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos,
cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los datos origen,
etc...
Un informe de tabla dinmica est especialmente diseado para:

Consultar grandes cantidades de datos.

Calcular el subtotal y agregar datos numricos, resumir datos por categoras y
subcategoras, y crear clculos y frmulas personalizados.

Expandir y contraer niveles de datos para destacar los resultados.

Desplazar filas a columnas y columnas a filas para ver resmenes diferentes.

Presentar informes electrnicos o impresos concisos, atractivos y con comentarios.

Ejercicio 5:

Realice un resumen de la Tabla de Datos para el Ejercicio Reclamos Tcnicos.
Visualice el costo total de reclamos asignados a cada empleado y a que
municipios corresponde dichas cantidades.

Trate de visualizar la cantidad de casos asignados a los empleados y sus
respectivos municipios.
Resumen Clase anterior
Listas
Listas Personalizadas
Orden Personalizado
Validacion de Datos

Tablas
Tablas y Rangos
Filtro
Tablas Dinamicas
El formato condicional sirve para Excel dependiendo del valor de la celda, se
aplique un formato especial o no sobre dicha celda.

El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que
cumplan una determinada condicin, para resaltar las celdas segn el valor
contenido en ella, etc.










Mediante la aplicacin de formato condicional a los datos, es posible identificar
rpidamente varianzas en un intervalo de valores con solo echar un vistazo.
Cmo?
Seleccione los
datos a los
cuales desea
aplicar un
formato
condicional.
En el grupo
Estilos de la ficha
Inicio, haga clic
en la flecha
situada junto a
Formato
condicional
Seleccione la
condicin o regla
a ser aplicada en
la celda

Caso:


El bho lector, es una nueva librera y biblioteca que recientemente abri sus
puertas a la poblacin, ellos no cuentan con sistemas sofisticados de
administracin de libros aun, as que llevan su inventario de libros en Excel
2010.

Usted como experto en Excel y aplicando los conceptos de la clase del da de
hoy, ayude a los nuevos bibliotecarios a manejar de una manera fcil la
informacin.
Ejercicio 6:

Utilizando las opciones de formato condicional, aplique las siguientes reglas a
la hoja de calculo del inventario de libros:
a. En el campo de AO, utilice el formato condicional de iconos para
clasificar los libros por ao:
Menores de 1930
Entre 1930 y 1980
Mayores o iguales a 1980

b. En el campo de PAIS, aplique formato de fondo de celda Azul con letras
blancas, a los libros publicados en Argentina.

c. Resalte con un formato de su eleccin, el TITULO de aquellos libros
escritos por Isabel Allende cuyo genero corresponde a Novela.

En Microsoft Office 2010, puede usar contraseas para impedir que otras
personas abran o modifiquen los documentos, libros y presentaciones.

Adems de la proteccin mediante contraseas para los libros de trabajo,
Excel2010 ofrece varias rdenes para proteger las celdas del libro. Para ello
tenemos que realizar dos operaciones: la primera que consiste en proteger las
celdas que no queremos que sufran variaciones, y la segunda que consiste en
proteger la hoja.

Cuando una celda est bloqueada no podr sufrir variaciones. Realmente por
defecto todas las celdas estn protegidas o bloqueadas para que no sufran
cambios, pero no nos damos cuenta ya que la hoja no est protegida, para que
realmente se bloqueen las celdas antes hay que proteger la hoja de clculo.
Proteger hojas de clculo de Excel 2010
1. En una hoja de clculo abierta, haga clic en la pestaa Archivo. Se abrir la
vista Backstage.

2. En la vista Backstage, haga clic en Informacin.

3. En Permisos, haga clic en Proteger libro. Aparecen las siguientes opciones:
Marcar como final: Cuando una hoja de clculo est marcada como
final, los comandos de edicin y escritura y las marcas de revisin estn
deshabilitados o desactivados, y la hoja de clculo es de solo lectura.

Cifrar con contrasea: Cuando seleccione Cifrar con contrasea, aparece
el cuadro dilogo Cifrar documento. En el cuadro Contrasea, escriba una
contrasea.

Proteger hoja actual: Mediante la caracterstica Proteger hoja actual,
puede seleccionar la proteccin con contrasea y permitir o impedir que
otros usuarios seleccionen, apliquen formato, inserten, eliminen, ordenen
o modifiquen reas de la hoja de clculo.
Proteger la estructura del libro: Mediante la caracterstica Proteger la
estructura del libro, puede seleccionar proteccin con contrasea y
seleccione opciones para impedir que los usuarios puedan cambiar, mover
o eliminar datos importantes.

Restringir permisos por personas: Use una cuenta de Windows Live ID o
una cuenta de Microsoft Windows para restringir los permisos. Puede
aplicar permisos a travs de una plantilla que usa su organizacin, o puede
agregar permisos haciendo clic en Restringir acceso. Para obtener ms
informacin sobre Informacin Rights Management, vea el tema sobre
Informacin Rights Management en Office 2010.

Agregar una firma digital: Las firmas digitales autentican informacin
digital, como documentos, mensajes de correo electrnico y macros
usando criptografa informtica. Las firmas digitales se crean escribiendo
una firma o mediante una imagen de una firma para establecer la
autenticidad, integridad y ausencia de renuncia.
Proteger hoja actual
Todas las celdas de Excel al ser abiertas estn bloqueadas por defecto,
debe seleccionarse todas las celdas que no desean ser bloqueadas.

1. Seleccionar el rango de celdas que queremos desbloquear para poder
realizar variaciones.
2. Seleccionar la pestaa Inicio.
3. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Fuente.
4. Hacer clic sobre la pestaa Proteger.







Si se activa la casilla Oculta, lo que se pretende es que la frmula o el valor
de la celda no se pueda visualizar en la barra de frmulas.
Las operaciones de la ficha Proteger no tienen efecto si no protegemos la
hoja de clculo, por lo tanto a continuacin tendremos que realizar los
siguientes pasos:

a) Seleccionar la pestaa Revisar.

b) Hacer clic sobre el botn Proteger hoja que
se encuentra en la seccin Cambios.

c) Aparecer el cuadro de dilogo Proteger.

d) Dejar activada la casilla Proteger hoja
y contenido de celdas bloqueadas para proteger
el contenido de las celdas de la hoja activa.
Una matriz es un conjunto de datos organizados en filas y columnas, una
hoja Excel tiene forma de una gran matriz porque est divida en filas y
columnas.


Matrices unidimensionales, es decir de una fila o de una columna.






Matrices Bidimensionales, formadas por filas y columnas.
Reglas para especificar Y modificar frmulas de matriz

Un frmula matricial es una frmula que se aplica a todas las celdas de una
matriz, estas permiten un ahorro de trabajo. Cuando se introduce una
frmula matricial, Microsoft Excel inserta de forma automtica la frmula
entre llaves ({}).

La regla principal para crear una frmula de matriz:
Presione CTRL+SHIFT+ENTRAR siempre que sea necesario para especificar o
modificar una frmula de matriz.

Siempre que trabaje con frmulas de varias celdas, tambin tendr que
seguir estas reglas:

Tiene que seleccionar el rango de celdas en el que va a incluir los
resultados antes de especificar la frmula.

No puede modificar el contenido de una celda individual de una frmula
de matriz.

Puede mover o eliminar una frmula de matriz completa, pero no parte
de la misma. En otras palabras, para reducir una frmula de matriz, primero
debe eliminar la frmula existente y comenzar de nuevo.

No puede insertar celdas en blanco en una frmula de matriz de varias
celdas ni eliminar celdas de la misma.

Calcular un nico resultado
Puede utilizar una frmula matricial para realizar varios clculos que
generen un nico resultado. Este tipo de frmula matricial permite
simplificar un modelo de hoja de clculo sustituyendo varias frmulas
distintas por una sola frmula matricial.

1. Haga clic en la celda en que desee introducir la frmula matricial.
2. Escriba la frmula matricial.
3. Presione Ctrl+Shift+Enter, para finalizar
Cantidad Precio
Producto A 55 3.75
Producto B 60 2.25
Total Compra =SUMA(B2:B3*C2:C3)
Calcular varios resultados
Algunas funciones de la hoja de clculo devuelven matrices de valores o
requieren una matriz de valores como argumento. Para calcular varios
resultados con una frmula matricial, deber introducirse la matriz en un
rango de celdas que tenga el mismo nmero de filas y columnas que los
argumentos matriciales.

1. Seleccione el rango de celdas en que desee introducir la frmula
matricial.
2. Escriba la frmula matricial.
3. Presione Ctrl+Shift+Enter.
Cantidad Precio Total
Producto A 55 3.75 =(B2:B4*C2:C
Producto B 60 2.25 4)
Producto C 125 0.37
POR QU UTILIZAR FRMULAS DE MATRIZ?

Si tiene experiencia en el uso de frmulas de Excel, sabr que es posible
realizar algunas operaciones bastante complejas. Por ejemplo, es posible
calcular el costo total de un prstamo a lo largo de un nmero concreto de
aos.

Sin embargo, si realmente desea dominar las frmulas de Excel, tiene que
aprender a utilizar frmulas de matriz. stas se pueden emplear para
realizar tareas complejas como:

Contar el nmero de caracteres incluidos en un rango de celdas.
Sumar nicamente aquellos nmeros que cumplan ciertas condiciones,
como los valores ms bajos de un rango o los nmeros comprendidos entre
un lmite superior e inferior.
Sumar cada valor de un rango de valores.
Coherencia Si hace clic en cualquiera de las celdas ver la misma
frmula. Esa coherencia garantiza una mayor precisin.

Seguridad No es posible sobrescribir un componente de una frmula de
matriz de varias celdas. Como medida de seguridad adicional, tiene que
presionar CTRL+SHIFT+ENTER para confirmar la modificacin de la frmula.

Tamaos de archivo ms pequeos A menudo puede usar una frmula
de matriz sencilla en lugar de varias frmulas intermedias. Por ejemplo, el
libro que ha creado para este ejercicio emplea una frmula de matriz para
calcular los resultados de la columna E. Si hubiera utilizado frmulas estndar
(como =B2*C2), habra usado 3 frmulas distintas para calcular los mismos
resultados.
VENTAJAS DE LAS FORMULAS MATRICIALES
Desventajas de usar frmulas de matriz

Las frmulas de matriz pueden parecer mgicas, pero tambin tienen
algunas desventajas:
A veces uno puede olvidarse de presionar CTRL+SHIFT+ENTRAR.
Acurdese de presionar esta combinacin de teclas siempre que
especifique o modifique una frmula de matriz.

Es posible que otros usuarios no entiendan sus frmulas. Existe
relativamente poca documentacin sobre las frmulas de matriz, as que si
otros usuarios tienen que modificar sus libros, debera evitarlas o
asegurarse de que esos usuarios entiendan cmo modificarlas.

Segn la velocidad de procesamiento y la memoria del equipo, las
frmulas de matriz de gran tamao pueden ralentizar los clculos.

Constantes de matriz

Las constantes de matriz son un componente de las frmulas de matriz. Es
posible crear constantes de matriz si se especifica una lista de elementos y, a
continuacin, se incluye entre llaves ({ }), como:
={1;2;3;4;5}

Si se delimitan (separan) los elementos mediante comas, se crea una matriz
horizontal (una fila). Si se delimitan mediante caracteres de punto y coma, se
crea una matriz vertical (una columna). Para crear una matriz bidimensional,
se delimitan los elementos de cada fila mediante comas y cada fila se delimita
mediante caracteres de punto y coma.

Al igual que ocurre con las frmulas de matriz, las constantes se pueden
utilizar con cualquiera de las funciones incorporadas que proporciona Excel.
Crear constantes unidimensionales y bidimensionales

El procedimiento siguiente le permitir practicar la creacin de constantes
horizontales, verticales y bidimensionales.

Seleccione desde la celda A1 hasta E1.
En la barra de frmulas, escriba la siguiente frmula y presione
CTRL+SHIFT+ENTRAR:
={1;2;3;4;5}


NOTA En este caso, debe escribir las llaves de apertura y cierre ({ }).


Crear una constante vertical
En el libro, seleccione una columna de cinco celdas.
En la barra de frmulas, escriba la siguiente frmula y presione
CTRL+SHIFT+ENTRAR:
={1;2;3;4;5}
Ejercicio 7:

Utilice formulas matriciales para calcular:

El precio de alquiler de un libro, tomando en cuenta que dicho
precio equivale al 15% del Costo.

El Precio de Venta de cada libro, el cual equivale a 25% mas del costo
del libro. [Costo+(Costo*0.25)]

El nuevo precio de venta del libro, aplicando el respectivo descuento.
[Precio Venta (Precio Venta - % Descuento)]


Ejercicio 8:

Administre el alquiler de los libros, de tal manera que:

Estableciendo una validacin de datos, no se puedan alquilar mas
libros de los disponibles.

Agregue un formato condicional que, cambie a color rojo las celdas
de la columna Disponibilidad cada vez que la totalidad de libros
alquilados sea igual a la cantidad de libros disponibles, y a color
verde cuando exista disponibilidad de alquiler.

Realice un resumen de los libros de la biblioteca, mostrando un
informe que refleje:
o Costo total de los libros por categora y Pas de Procedencia.

o Costo promedio de alquiler de cada libro.