pentru aprobarea Normelor metodologice privind sistemul de control intern/managerial n MAN EMITENT: MINISTERUL APRRII NA!I"NALE PUBLICAT N: M"NIT"RUL "#I$IAL nr% &'( din '( iulie )*() Av+nd n vedere prevederile "rdinului ministrului ,inan-elor publice nr% ./0/)**& pentru aprobarea $odului controlului intern/managerial1 cuprin2+nd standardele de control intern/managerial la entit3-ile publice 4i pentru de2voltarea sistemelor de control intern/managerial1 republicat1 pentru aplicarea prevederilor art% / alin% 5(6 din "rdonan-a 7uvernului nr% ((./(... privind controlul intern/managerial 4i controlul ,inanciar preventiv1 republicat31 cu modi,ic3rile 4i complet3rile ulterioare1 n temeiul prevederilor art% '' alin% 5(6 din Legea nr% '/0/)**0 privind organi2area 4i ,unc-ionarea Ministerului Ap3r3rii Na-ionale1 cu modi,ic3rile ulterioare1 ministrul ap3r3rii na-ionale emite ordinul% ART% ( Se aprob3 Normele metodologice privind sistemul de control intern/managerial n Ministerul Ap3r3rii Na-ionale1 prev32ute n ane8a care ,ace parte integrant3 din pre2entul ordin% ART% ) La data intr3rii n vigoare a pre2entului ordin se abrog3 "rdinul ministrului ap3r3rii na-ionale nr% M%S% (('/)**. pentru aprobarea Normelor metodologice privind elaborarea 4i de2voltarea sistemului de control managerial n Ministerul Ap3r3rii Na-ionale96 4i art% (: din Normele metodologice speci,ice privind organi2area 4i e8ercitarea controlului intern n domeniul ,inanciar;contabil n Ministerul Ap3r3rii Na-ionale9961 aprobate prin "rdinul ministrului ap3r3rii na-ionale nr% M% (0&/)**&% ;;;;;;;;;; 96 "rdinul ministrului ap3r3rii na-ionale nr% M%S% (('/)**. nu a ,ost publicat n Monitorul ",icial al Rom+niei1 Partea I1 deoarece avea caracter clasi,icat1 potrivit legii% 996 "rdinul ministrului ap3r3rii na-ionale nr% M% (0&/)**& nu a ,ost publicat n Monitorul ",icial al Rom+niei1 Partea I1 deoarece avea ca obiect reglement3ri din sectorul de ap3rare a -3rii 4i securitate na-ional3% ART% ' Pre2entul ordin se public3 n Monitorul ",icial al Rom+niei1 Partea I% Ministrul ap3r3rii na-ionale1 $orneliu <obri-oiu =ucure4ti1 () iulie )*()% Nr% M%:&% ANE> N"RME MET"<"L"7I$E privind sistemul de control intern/managerial n Ministerul Ap3r3rii Na-ionale $AP% I <ispo2i-ii generale ART% ( Pre2entele norme metodologice1 denumite n continuare norme1 au scopul de a asigura condi-iile necesare implement3rii 4i de2volt3rii sistemului de control intern/managerial n Ministerul Ap3r3rii Na-ionale1 denumit n continuare minister% ART% ) Sintagma ?control intern/managerial? este utili2at3 n n-elesul de,init de art% ) lit% d6 din "rdonan-a 7uvernului nr% ((./(... privind controlul intern/managerial 4i controlul ,inanciar preventiv1 republicat31 cu modi,ic3rile 4i complet3rile ulterioare% ART% ' 5(6 @n minister se urm3re4te atingerea obiectivelor 4i a cerin-elor controlului intern/managerial prev32ute la art% ' 4i art% / alin% 5)6 din "rdonan-a 7uvernului nr% ((./(...1 republicat31 cu modi,ic3rile 4i complet3rile ulterioare% 5)6 $ontrolul intern/managerial1 organi2at 4i implementat n cadrul ministerului1 are la ba23 urm3toarele principii generaleA a6 principiul adaptabilit3-ii ; adaptarea la dimensiunea1 comple8itatea 4i mediul speci,ic structurilor ministeruluiB b6 principiul integralit3-ii ; aplicarea la toate nivelurile de conducere 4i cuprinderea tuturor activit3-ilor/ac-iunilor acestoraB c6 principiul uni,ormit3-ii ; utili2area acelora4i instrumente de control intern/managerial n toate structurile ministeruluiB d6 principiul ,inalit3-ii ; asigurarea ndeplinirii obiectivelor stabiliteB e6 principiul e,icien-ei ; ob-inerea de bene,icii mai mari dec+t costurile implement3rii 4i aplic3rii acestuia% ART% / @n sensul pre2entelor norme1 de,ini-iile unor termeni 4i e8presii utili2ate sunt prev32ute n ane8a nr% (% $AP% II Responsabilit3-i n procesul de implementare 4i de2voltare a sistemului de control intern/managerial ART% & @n scopul implement3rii 4i de2volt3rii sistemului de control intern/managerial1 n ,unc-ie de nivelul ierarCic1 se constituie 4i ,unc-ionea231 dup3 ca21 urm3toarele structuriA a6 la nivelul ministerului1 structura de specialitate din cadrul Secretariatului generalB b6 la nivelul structurilor ministerului1 comisii cu atribu-ii de monitori2are1 coordonare 4i ndrumare metodologic3 a implement3rii 4i de2volt3rii sistemelor proprii de control intern/managerial1 denumite n continuare comisii% ART% 0 Secretariatul general1 prin structura de specialitate1 are urm3toarele atribu-iiA a6 monitori2ea231 coordonea23 4i ndrum3 metodologic structurile ministerului n domeniul controlului intern/managerialB b6 elaborea23 Situa-ia centrali2atoare trimestrial3 privind stadiul implement3rii sistemului de control intern/managerial la data de%%%1 prev32ut3 n "rdinul ministrului ,inan-elor publice nr% ./0/)**& pentru aprobarea $odului controlului intern/managerial1 cuprin2+nd standardele de control intern/managerial la entit3-ile publice 4i pentru de2voltarea sistemelor de control intern/managerial1 republicat1 denumit n continuare ordinB c6 elaborea23 4i supune aprob3rii ministrului ap3r3rii na-ionale Stadiul implement3rii standardelor de control intern/managerial1 con,orm re2ultatelor autoevalu3rii la data de '( decembrie )*%%%1 prev32ut n ordinB d6 elaborea23 4i supune aprob3rii ministrului ap3r3rii na-ionale Raportul asupra sistemului de control intern/ managerial la data de '( decembrie )*%%%1 prev32ut n ordin1 denumit n continuare Raportul anualB e6 transmite1 la datele stabilite n ordin1 prin controlorul delegat1 la Unitatea central3 de armoni2are a sistemelor de management ,inanciar 4i control1 din cadrul Ministerului #inan-elor Publice1 documentele prev32ute la lit% b6;d6B ,6 elaborea231 actuali2ea23 4i supune anual spre aprobare ministrului ap3r3rii na-ionale Registrul de riscuri al Ministerului Ap3r3rii Na-ionale1 potrivit procedurii de sistem adoptate de Secretariatul generalB g6 monitori2ea23 implementarea m3surilor de management al riscurilor nscrise n registrul prev32ut la lit% ,6B C6 elaborea23 Programul de de2voltare a sistemului de control intern/managerial al Ministerului Ap3r3rii Na-ionale 4i l supune spre aprobare ministrului ap3r3rii na-ionaleB i6 coordonea23 sistemul de preg3tire pro,esional3 a personalului din cadrul ministerului n domeniul controlului intern/managerial% ART% : 5(6 $omponen-a comisiei se nscrie n ordinul de 2i pe unitate 4i este urm3toareaA a6 pre4edinte ; loc-iitorul comandantului/4e,ului structurii sau 4e,ul de stat maDor/similar al structurii1 dup3 ca2B b6 membri ; persoanele cu ,unc-ii de conducere stabilite de comandantul/4e,ul structurii% 5)6 Secretariatul comisiei este asigurat de responsabilul pe linia controlului intern/managerial% ART% E 5(6 $omisia are urm3toarele atribu-iiA a6 coordonea23 elaborarea obiectivelor 4i a indicatorilor de per,orman-3 ai structuriiB b6 coordonea23 inventarierea activit3-ilor din cadrul structurii pe domenii de activitate1 precum 4i elaborarea 4i revi2ia procedurilor opera-ionaleB c6 pre2int3 comandantului/4e,ului structurii spre aprobare Inventarul ,unc-iilor sensibile1 Lista cu salaria-ii care ocup3 ,unc-ii sensibile 4i Planul pentru asigurarea rota-iei salaria-ilor din ,unc-ii sensibileB d6 coordonea23 activitatea de stabilire a m3surilor de management al riscurilorB e6 anali2ea231 avi2ea23 4i supune spre aprobare comandantului/4e,ului structurii Registrul de riscuri 4i Planul privind implementarea m3surilor de management al riscurilorB ,6 monitori2ea23 4i coordonea23 permanent activit3-ile de punere n aplicare a m3surilor de management al riscurilorB g6 propune comandantului/4e,ului structurii noi ac-iuni sau revi2uiri de termene1 atunci c+nd apar dis,unc-ii n implementarea m3surilor de management al riscurilorB C6 propune comandantului/4e,ului structurii raportarea riscurilor care nu pot ,i controlate prin m3suri interne1 pe cale ierarCic31 p+n3 la e4alonul care poate asigura managementul acestoraB i6 anali2ea231 avi2ea23 4i supune spre aprobare comandantului/4e,ului structurii Situa-ia trimestrial3 privind stadiul implement3rii sistemului propriu de control intern/managerial la data de%%%%1 denumit3 n continuare situa-ia trimestrial3B D6 anali2ea231 avi2ea23 4i supune spre aprobare comandantului/4e,ului structurii Raportul anual 4i Situa-ia sintetic3 a re2ultatelor autoevalu3rii1 prev32ut3 n ordin1 denumit3 n continuare situa-ia sintetic3B F6 anali2ea231 avi2ea23 4i supune spre aprobare comandantului/4e,ului structurii Programul de de2voltare a sistemului de control intern/managerial% 5)6 Responsabilul pe linia controlului intern/managerial are urm3toarele atribu-iiA a6 centrali2ea231 -ine eviden-a procedurilor opera-ionale n ,ormat electronic 4i le pune la dispo2i-ia personalului n re-elele in,ormatice locale e8istenteB b6 elaborea23 Registrul pentru eviden-a procedurilor de sistem/opera-ionale1 n ,ormat electronicB c6 elaborea23 Registrul de riscuri 4i Planul privind implementarea m3surilor de management al riscurilor pe ba2a propunerilor 4e,ilor de microstructuriB d6 elaborea23 4i actuali2ea23 anual Programul de de2voltare a sistemului de control intern/managerialB e6 elaborea23 situa-iile trimestriale1 situa-ia sintetic3 4i Raportul anualB ,6 preg3te4te documentele de lucru pentru 4edin-ele comisiei% ART% . Pe linia implement3rii 4i de2volt3rii sistemului de control intern/managerial1 comandan-ii/4e,ii structurilor ministerului au urm3toarele atribu-iiA a6 aplic3 principiile controlului intern/managerial n actul de conducereB b6 asigur3 cadrul organi2a-ional 4i procedural privind punerea n aplicare a m3surilor necesare pentru implementarea 4i de2voltarea sistemului propriu de control intern/managerialB c6 aprob3 Inventarul ,unc-iilor sensibile1 Lista cu salaria-ii care ocup3 ,unc-ii sensibile 4i Planul pentru asigurarea rota-iei salaria-ilor din ,unc-ii sensibileB d6 decid m3surile adecvate de management al riscurilorB e6 aprob3 Registrul de riscuri1 Planul privind implementarea m3surilor de management al riscurilor 4i Programul de de2voltare a sistemului de control intern/managerialB ,6 dispun m3surile necesare pentru convocarea comisiei n vederea reali23rii opera-iunii de autoevaluare a sistemului propriu de control intern/managerialB g6 aprob3 situa-iile trimestriale1 situa-ia sintetic3 4i Raportul anual 4i dispun transmiterea acestora la e4alonul ierarCic imediat superior sau la Secretariatul general1 dup3 ca21 la termenele stabiliteB C6 anali2ea231 n cadrul autoevalu3rii anuale a structurii proprii1 stadiul implement3rii 4i de2volt3rii sistemului propriu de control intern/managerial% ART% (* 5(6 Ge,ii microstructurilor au urm3toarele atribu-iiA a6 pun n aplicare m3surile stabilite pentru implementarea 4i de2voltarea sistemului de control intern/managerialB b6 stabilesc obiectivele 4i indicatorii de per,orman-3 ai microstructurii 4i activit3-ile necesare ndeplinirii acestora potrivit responsabilit3-ilorB c6 identi,ic31 anali2ea231 evaluea23 4i prioriti2ea23 riscurile care pot a,ecta atingerea obiectivelor generale/speci,ice ale microstructurii 4i ,ormulea23 propuneri privind m3surile de management al riscurilorB d6 transmit responsabilului pe linia controlului intern/managerial propuneri pentru Registrul de riscuriB e6 reevaluea23 riscurile anual sau ori de c+te ori situa-ia o impune1 semnalea23 apari-ia unor noi riscuri 4i ,ac propuneri n sensul diminu3rii acestora% 5)6 @ntregul personal al structurii pune n aplicare m3surile stabilite pentru implementarea 4i de2voltarea sistemului de control intern/managerial% $AP% III <irec-ii de ac-iune privind implementarea standardelor de control intern/managerial SE$!IUNEA ( <irec-ii generale de ac-iune privind implementarea standardelor de control intern/managerial ART% (( 5(6 Standardele de control intern/managerial de,inesc n cadrul ministerului un minimum de reguli de management1 adaptate la speci,icul acestuia% 5)6 Principalele direc-ii de ac-iune privind implementarea standardelor de control intern/managerial sunt prev32ute n ane8a nr% )% ART% () 5(6 Structurile ministerului elaborea23 4i actuali2ea23 anual Programul de de2voltare a sistemului de control intern/managerial al structurii1 potrivit modelului prev32ut n ane8a nr% '1 4i l transmit la e4alonul ierarCic imediat superior1 pentru in,ormare 4i armoni2are1 la datele stabilite de acestea1 dar nu mai t+r2iu de data de & martie a ,iec3rui an% 5)6 Structurile centrale transmit programele elaborate 4i actuali2ate con,orm alin% 5(6 la Secretariatul general1 p+n3 la data de (* martie a ,iec3rui an% 5'6 @n Programul de de2voltare a sistemului de control intern/managerial al structurii se eviden-ia231 n mod distinct1 ac-iunile de preg3tire pro,esional31 n domeniul controlului intern/managerial1 a personalului de conducere 4i e8ecu-ie1 n cadrul structurilor de specialitate ale ministerului1 precum 4i n institu-ii de specialitate din a,ara ministerului% ART% (' 5(6 La nivelul ministerului1 n vederea implement3rii standardelor de control intern/managerial1 se stabilesc structurile centrale responsabile de standardele de control intern/managerial1 con,orm ane8ei nr% /% 5)6 La nivelul structurilor ministerului1 comandan-ii/4e,ii acestora stabilesc microstructurile responsabile de standarde n concordan-3 cu atribu-iile ce le revin% SE$!IUNEA a );a <irec-ii de ac-iune privind implementarea standardului / ; #unc-ii sensibile ART% (/ 5(6 #unc-iile sensibile sunt1 de regul31 acele ,unc-ii care pre2int3 risc semni,icativ n ndeplinirea obiectivelor structurii% 5)6 La stabilirea ,unc-iilor sensibile se au n vedere atribu-iile ,unc-ionale care implic31 de regul3A a6 accesul la in,orma-iile con,iden-ialeB b6 gestionarea resurselorB c6 nivelul de deci2ie 4i consecin-ele actului de deci2ieB d6 competen-a deci2ional3 e8clusiv3B e6 derularea procedurilor de acCi2i-ii publiceB ,6 rela-iile directe cu cet3-enii 4i/sau institu-iile publice 4i/sau private% 5'6 Pentru implementarea standardului / ; #unc-ii sensibile1 structurile ministerului parcurg1 n principal1 urm3toarele etapeA a6 convocarea comisiei n vederea identi,ic3rii1 ordon3rii1 clasi,ic3rii 4i reevalu3rii ,unc-iilor sensibileB b6 ntocmirea Inventarului ,unc-iilor sensibileB c6 ntocmirea Listei cu salaria-ii care ocup3 ,unc-ii sensibileB d6 ntocmirea Planului pentru asigurarea rota-iei salaria-ilor din ,unc-ii sensibile% 5/6 <ocumentele cu privire la implementarea standardului / ; #unc-ii sensibile se ntocmesc con,orm modelului prev32ut n ane8a nr% &% SE$!IUNEA a ';a <irec-ii de ac-iune privind implementarea standardelorA : ; "biective1 E ; Plani,icarea1 (* ; Monitori2area per,orman-elor1 (& ; Ipote2e1 reevalu3ri ART% (& 5(6 Stabilirea obiectivelor structurilor ministerului constituie un proces n cadrul c3ruia se re,lect3 priorit3-ile structurii n concordan-3 cu actele normative aplicabile1 documentele de plani,icare1 resursele avute la dispo2i-ie 4i domeniile de responsabilitate% 5)6 Stabilirea obiectivelor are la ba23 ,ormularea n comun de c3tre ,actorii implica-i a unor ipote2e/premise% 5'6 Structurile ministerului reevaluea23 obiectivele ori de c+te ori se modi,ic3 ipote2ele/premisele care au stat la ba2a stabilirii acestora% 5/6 @n vederea monitori23rii gradului de ndeplinire a obiectivelor se elaborea23 indicatori de per,orman-3 asocia-i acestora% 5&6 Ipote2ele/Premisele1 obiectivele 4i indicatorii de per,orman-3 sunt ,ormula-i respect+nd metodologia pre2entat3 n ane8a nr% 0% 506 Structurile ministerului ntocmesc planuri1 potrivit reglement3rilor n domeniu1 n care se cuprind activit3-ile 4i resursele necesare pentru ndeplinirea obiectivelor% 5:6 Planurile cu principalele activit3-i ale structurilor1 precum 4i orice alte documente de plani,icare ntocmite potrivit reglement3rilor n domeniu cuprind ipote2e/premise1 obiective 4i au asocia-i indicatori de per,orman-3% SES!IUNEA a /;a <irec-ii de ac-iune privind implementarea standardului (: ; Proceduri ART% (0 Pentru ndeplinirea obiectivelor1 structurile ministerului stabilesc activit3-ile care pot ,i transpuse n proceduri de sistem/opera-ionale% ART% (: 5(6 Pentru elaborarea 4i actuali2area procedurilor de sistem/opera-ionale1 structurile ministerului parcurg1 n principal1 urm3toarele etapeA a6 studierea prevederilor legisla-iei n ba2a c3rora se e8ercit3 atribu-iile structurii potrivit domeniilor de activitateB b6 identi,icarea tuturor activit3-ilor din cadrul structurii pe domenii de activitateB c6 stabilirea activit3-ilor care pot ,i transpuse n proceduri de sistem/opera-ionale 4i a persoanelor responsabile cu ntocmirea acestoraB d6 ntocmirea Inventarului activit3-ilor structurii1 potrivit modelului prev32ut n ane8a nr% :B e6 elaborarea proiectelor procedurilor de sistem/opera-ionaleB ,6 anali2area1 n cadrul comisiei1 a proiectelor procedurilor de sistem/opera-ionale1 precum 4i a codurilor de identi,icare ale acestoraB g6 e,ectuarea modi,ic3rilor ap3rute n urma anali2ei asupra procedurilor de sistem/opera-ionaleB C6 aprobarea procedurilor de sistem/opera-ionaleB i6 centrali2area procedurilor de sistem/opera-ionale1 n ,ormat electronicB D6 e8ecutarea revi2iei procedurilor de sistem/opera-ionale1 de regul3 anual1 n trimestrul I% 5)6 La elaborarea procedurilor de sistem/opera-ionale se -ine cont de urm3toareleA a6 se ntocmesc procedurile de sistem/opera-ionale necesare ndeplinirii atribu-iilor ,unc-ionaleB b6 se concep procedurile de sistem/opera-ionale pentru a re,lecta 4i a aDuta la reali2area obiectivelor stabiliteB c6 se ntocmesc procedurile de sistem/opera-ionale dup3 stabilirea corela-iilor dintre diverse activit3-i/tipuri de activit3-iB d6 se anali2ea23 procedurile de sistem/opera-ionale pentru evitarea suprapunerii acestora% 5'6 <iagrama de proces pentru elaborarea procedurilor de sistem/opera-ionale de c3tre structurile ministerului este prev32ut3 n ane8a nr% E% 5/6 Procedura de sistem/opera-ional3 se elaborea23 potrivit modelului orientativ prev32ut n ane8a nr% .% 5&6 La nivelul ministerului1 codi,icarea procedurilor de sistem/opera-ionale se reali2ea23 potrivit Listei codurilor de identi,icare ale procedurilor de sistem/opera-ionale a,erente domeniilor de activitate din Ministerul Ap3r3rii Na-ionale1 aprobat3 de secretarul general% ART% (E 5(6 Procedura de sistem/opera-ional3 se elaborea23 n e8emplar unic1 iar dup3 aprobare se nregistrea23 la compartimentul documente clasi,icate 4i se transmite1 n ,ormat electronic1 responsabilului pe linia controlului intern/managerial 4i structurilor/microstructurilor/persoanelor implicate/interesate% 5)6 Procedura de sistem se elaborea23 4i se actuali2ea23 de c3tre structura care1 potrivit reglement3rilor1 este lider de domeniu de activitate% 5'6 Procedura de sistem se aprob3 de c3tre comandantul/4e,ul structurii lider de domeniu de activitate1 dup3 consultarea 4i avi2area de c3tre structurile ale c3ror domenii de activitate sunt in,luen-ate% 5/6 Registrul pentru eviden-a procedurilor de sistem/ opera-ionale se elaborea23 4i se actuali2ea23 n ,ormat electronic1 potrivit modelului prev32ut n ane8a nr% (*% 5&6 Registrul pentru eviden-a procedurilor de sistem/ opera-ionale se printea23 4i se nregistrea23 la s,+r4itul anului calendaristic sau la solicitarea comisiilor de control% SE$!IUNEA a &;a <irec-ii de ac-iune privind implementarea standardului (( ; Managementul riscului ART% (. Structurile ministerului anali2ea23 riscurile legate de des,34urarea activit3-ilor sale1 elaborea23 planuri corespun23toare n direc-ia limit3rii posibilelor consecin-e ale acestor riscuri 4i stabilesc responsabilit3-i 4i termene pentru aplicarea planurilor respective% ART% )* Pentru implementarea managementului riscului1 structurile ministerului parcurg1 n principal1 urm3toarele etapeA a6 identi,icarea1 potrivit domeniilor de responsabilitate1 a obiectivelor generale 4i speci,ice care au rol Cot3r+tor n reali2area misiuniiB b6 stabilirea activit3-ilor principale necesare ndeplinirii obiectivelor generale 4i speci,ice identi,icateB c6 identi,icarea riscurilor maDore care pot a,ecta reali2area obiectivelor generale 4i speci,iceB d6 evaluarea riscurilor identi,icateB e6 stabilirea m3surilor de management al riscurilor 4i punerea lor n aplicareB ,6 anali2area stadiului implement3rii m3surilor de management al riscurilorB g6 reevaluarea procesului de management al riscurilor% ART% )( Implementarea managementului riscului se ,ace potrivit <iagramei de proces pentru implementarea managementului riscului prev32ute n ane8a nr% ((1 av+nd n vedere Metodologia privind identi,icarea1 evaluarea 4i atenuarea riscurilor1 prev32ut3 n ane8a nr% ()% ART% )) 5(6 Registrul de riscuri al structurii se elaborea23 potrivit modelului prev32ut n ane8a nr% (' 4i se actuali2ea23 anual sau ori de c+te ori situa-ia o impune% 5)6 Planul privind implementarea m3surilor de management al riscurilor se elaborea23 potrivit modelului prev32ut n ane8a nr% (/% SE$!IUNEA a 0;a <irec-ii de ac-iune privind implementarea standardului )) ; Strategii de control ART% )' 5(6 $ontrolul este un proces continuu 4i se poate des,34ura1 n principal1 sub urm3toarele ,ormeA observarea1 supravegCerea1 compararea1 anali2a1 evaluarea1 validarea1 raportarea1 monitori2area1 coordonarea1 contrasemnarea1 avi2area1 autori2area 4i aprobarea% 5)6 $ontroalele speciali2ate1 e,ectuate de structurile anume constituite din minister1 se des,34oar3 n ba2a unui plan conceput prin luarea n considerare a riscurilor% ART% )/ $ontrolul se des,34oar3 potrivit prevederilor actelor normative speci,ice 4i presupuneA a6 integrarea acestuia n componentele procesuale 4i structurale ale ministeruluiB b6 stabilirea unor obiective de control clare 4i preciseB c6 stabilirea tipurilor de control ce vor ,i aplicate1 a metodelor 4i procedurilor utili2ate n cadrul acestora pentru asigurarea e,icacit3-ii controlului sub raportul costuri/bene,iciiB d6 preg3tirea 4i instruirea personalului cu atribu-ii de control sau c3ruia i s;au delegat asemenea atribu-iiB e6 stabilirea modalit3-ilor de evaluare 4i valori,icare a re2ultatelor controlului% SE$!IUNEA a :;a <irec-ii de ac-iune privind implementarea standardului )/ ; Heri,icarea 4i evaluarea controlului ART% )& Structurile ministerului transmit1 pe cale ierarCic31 Secretariatului general1 p+n3 la data de (* a lunii urm3toare ,iec3rui trimestru ncCeiat1 situa-iile trimestriale ntocmite con,orm modelului prev32ut n ane8a nr% (&% ART% )0 5(6 Pentru implementarea standardului )/ ; Heri,icarea 4i evaluarea controlului1 structurile ministerului parcurg1 n principal1 urm3toarele etapeA a6 convocarea comisiei n vederea reali23rii autoevalu3rii sistemului propriu de control intern/managerialB b6 completarea $Cestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial1 prev32ut n ordin1 denumit n continuare cCestionarul de autoevaluareB c6 ntocmirea situa-iei sintetice1 prin centrali2area in,orma-iilor din cCestionarele de autoevaluare 4i/sau situa-iile sintetice1 transmise de c3tre structurile din subordine/coordonare1 4i a Raportului anualB d6 naintarea1 pe cale ierarCic31 Secretariatului general a cCestionarului de autoevaluare/situa-iei sintetice 4i a Raportului anual1 p+n3 la data de )& ianuarie a anului urm3tor1 pentru anul precedent% 5)6 Structurile ministerului care au personalitate Duridic31 potrivit legii1 transmit direct Secretariatului general situa-ia sintetic3 4i Raportul anual p+n3 la data de )& ianuarie a anului urm3tor1 pentru anul precedent% ART% ): Pentru ,undamentarea Raportului anual elaborat la nivelul ministerului se stabilesc urm3toarele responsabilit3-iA a6 structurile ministerului auditate de c3tre structurile de audit public intern/e8tern n domeniul controlului intern/managerial transmit Secretariatului general1 n termen de '* de 2ile de la ncCeierea misiunii de audit1 principalele recomand3ri ,ormulate n raportul de audit public1 precum 4i principalele m3suri dispuse n vederea implement3rii acestoraB b6 <irec-ia audit intern transmite Secretariatului general o sinte23 cu privire la principalele constat3ri n domeniul controlului intern/managerial1 precum 4i elemente considerate relevante n programul 4i activitatea structurii de audit1 p+n3 la data de )& ianuarie a anului urm3tor1 pentru anul precedent% $AP% IH <ispo2i-ii tran2itorii 4i ,inale ART% )E 5(6 $omandan-ii/Ge,ii de la toate e4aloanele dispun1 n termen de '* de 2ile de la intrarea n vigoare a pre2entelor norme1 m3surile necesare pentru constituirea comisiilor prev32ute la art% & lit% b6% 5)6 Structurile ministerului completea23 4i transmit pe cale ierarCic3 Secretariatului general1 n termen de 0* de 2ile de la intrarea n vigoare a pre2entelor norme1 tabelul prev32ut n ane8a nr% (0% 5'6 Structurile ministerului transmit pe cale ierarCic3 Secretariatului general orice modi,icare cu privire la datele comunicate potrivit alin% 5)61 n termen de cel mult (& 2ile de la data intervenirii acesteia% ART% ). <ocumentele privind controlul intern/managerial se arCivea23 ntr;un dosar separat la compartimentul documente clasi,icate1 potrivit termenelor stabilite de legisla-ia n domeniu% ART% '* Ane8ele nr% (;(0 ,ac parte integrant3 din pre2entele norme% ANE>A ( ;;;;;;; la norme ;;;;;;;; 7losar Impactul este consecin-a asupra re2ultatelor/obiectivelor1 dac3 riscul s;ar materiali2a% Microstructura repre2int3 orice compartiment/birou/ sec-ie/serviciu1 dup3 ca21 de la toate nivelurile ierarCice% Probabilitatea repre2int3 posibilitatea sau eventualitatea ca un risc s3 se materiali2e2e1 determinat3 apreciativ sau prin cuanti,icare1 atunci c+nd natura riscului 4i in,orma-iile disponibile permit o ast,el de evaluare% Procedura de sistem descrie o activitate sau un proces care se des,34oar3 la nivelul tuturor structurilor din cadrul ministerului sau a unora dintre acestea% Procedura opera-ional3 repre2int3 pa4ii ce trebuie urma-i1 algoritmul de urmat n reali2area sarcinilor1 e8ercitarea atribu-iilor ,unc-ionale 4i angaDarea responsabilit3-ilor% Procesul este ansamblul de activit3-i corelate sau n interac-iune care trans,orm3 elemente de intrare n elemente de ie4ire% Responsabilul pe linia controlului intern/managerial este microstructura cu atribu-ii n domeniul controlului intern/managerial1 prev32ut3 n statul de organi2are1 sau persoana stabilit3 de comandantul/4e,ul structurii% Riscul repre2int3 o combina-ie ntre probabilitate 4i impact cu privire la evenimentele care pot a,ecta reali2area obiectivelor% Riscul inerent este e8punerea la un anumit risc nainte s3 ,ie luat3 vreo m3sur3 de atenuare a lui% Riscul re2idual repre2int3 e8punerea cau2at3 de un anumit risc dup3 ce au ,ost luate m3surile de management al riscului% Structurile ministerului repre2int3 structurile centrale1 structurile subordonate nemiDlocit ministrului ap3r3rii na-ionale1 structurile din subordinea/coordonarea structurilor centrale1 p+n3 la nivel batalion/similar inclusiv1 cu denumire1 stat de organi2are 4i indicativ numeric% ANE>A ) ;;;;;;; la norme ;;;;;;;; Principalele direc-ii de ac-iune privind implementarea standardelor de control intern/managerial 9T9 *Font 8*
Nr. Standarde Principalele direcii de aciune Documente crt
. !ediul de control
".Standardul " # ".". $%i&urarea condiiilor nece%are # Documentele prin care au 'o%t (tica) inte&ritatea cunoa*terii de c+tre ,ntre&ul per%onal a adu%e la cuno*tina ,ntre&ului re&lement+rilor care &u-ernea.+ per%onal re&lement+rile care comportamentul la locul de munc+) &u-ernea.+ comportamentul la pre-enirea *i raportarea 'raudelor *i locul de munc+ nere&ulilor/ # Declaraiile de a-ere *i ".".". po%tarea pe reelele in'ormatice intere%e locale e0i%tente a 1odului de conduit+ # Procedurile operaionale etic+ a per%onalului militar *i ci-il contractual din !ini%terul $p+r+rii Naionale) apro2at prin 3rdinul mini%trului ap+r+rii naionale nr. !.4567885*9) precum *i a altor coduri de conduit+ aplica2ile ,n cadrul %tructurii) ,n 'uncie de domeniul de acti-itate *i6%au de cate&oriile de per%onal e0i%tente ".".7. aducerea la cuno*tin+ a re&lement+rilor care &u-ernea.+ comportamentul la locul de munc+) aplica2ile ,n cadrul %tructurii :noti'icare e#mail) re&i%trul pri-ind prelucrarea ordinelor) ta2el de luare la cuno*tin+ etc.9 ".".;. prelucrarea actelor normati-e %peci'ice pentru re%pectarea di%ciplinei militare ,n armat+ ".".5. aducerea la cuno*tina per%onalului %tructurii a modi'ic+rilor %au a nout+ilor ,n domeniu ".7. 1on%ilierea etic+ *i aplicarea unui %i%tem de monitori.are a re%pect+rii normelor de conduit+/ ".7.". de%emnarea) potri-it <e&ii nr. =67885 pri-ind 1odul de conduit+ al 'uncionarilor pu2lici) repu2licat+) prin ordin de .i pe unitate :3>?9) a unui con%ilier de etic+ pentru 'uncionarii pu2lici din cadrul %tructurii) re%pon%a2il pentru con%iliere etic+ *i monitori.area re%pect+rii normelor de conduit+ ".7.7. aducerea la cuno*tin+ a pro2lemelor di%ciplinare ap+rute la ni-elul armatei) pu2licate ,n 2uletinele in'ormati-e ale armatei ".7.;. depunerea) pu2licarea) monitori.area *i actuali.area declaraiilor de a-ere *i de intere%e ale per%onalului de conducere *i ale 'uncionarilor pu2lici @@@ 7.Standardul 7 # 7.". (la2orarea6$ctuali.area documentelor # $tri2uiile %tructurii $tri2uii) 'uncii) pri-ind mi%iunea *i atri2uiile %tructurii# Fi*ele po%turilor %arcini 7.7. $ducerea la cuno*tina ,ntre&ului per%onal a documentelor actuali.ate pri-ind mi%iunea *i atri2uiile %tructurii 7.;. Sta2ilirea %arcinilor6atri2uiilor a%ociate po%turilor ,n concordan+ cu competenele deci.ionale nece%are reali.+rii ace%tora 7.5. Aeparti.area tuturor atri2uiilor %tructurii) pre-+.ute de le&e *i de normele interne) per%onalului din compunerea %tructurii) prin 'i*ele po%turilor 7.B. $ctuali.area 'i*elor po%turilor ,n -ederea reparti.+rii raionale *i ecCili2rate a acti-it+ilor6%arcinilor per%onalului @@@ ;.Standardul ; # ;.". 3cuparea po%turilor prin concur%) # Planul de pre&+tire a noilor 1ompeten+) potri-it le&ii an&aDai per'orman+ ;.7. 1ompletarea 'i*elor po%turilor cu # Ea2elul cu ne-oile de pre&+tire date pri-ind cuno*tinele *i aptitudinile pe cate&orii de per%onal nece%ar a 'i deinute de titulari ,n # Documentaia care ate%t+ -ederea ,ndeplinirii ocuparea po%turilor prin concur%) %arcinilor6atri2uiilor potri-it le&ii ;.;. Fntocmirea ta2elului centrali.ator cu# Procedurile operaionale ne-oile de pre&+tire pe cate&orii de per%onal :cur%uri nece%are pentru promo-area ,n carier+) cur%uri de %pecialitate pentru ,ndeplinirea atri2uiilor 'uncionale9 *i modul de aplicare a ne-oilor de pre&+tire ;.5. (la2orarea *i reali.area de pro&rame de pre&+tire pro'e%ional+ a per%onalului de c+tre %tructurile de %pecialitate) con'orm ne-oilor de per'ecionare identi'icate @@@ 5.Standardul 5 # 5.". n-entarierea 'unciilor %en%i2ile # <i%ta cu %alariaii care ocup+ Funcii %en%i2ile 5.7. Fntocmirea li%tei cu %alariaii care 'uncii %en%i2ile ocup+ 'uncii %en%i2ile # Planul pentru a%i&urarea 5.;. Fntocmirea planului pentru a%i&urarearotaiei %alariailor din 'uncii rotaiei %alariailor din 'uncii %en%i2ile %en%i2ile 5.5. Ae%pectarea planului pentru a%i&urarea rotaiei %alariailor din 'uncii %en%i2ile # n-entarul 'unciilor %en%i2ile @@@ B.Standardul B # B.". Sta2ilirea ,n %cri% a competenelor # 3rdinul de .i pe unitate %au Dele&area *i a re%pon%a2ilit+ilor dele&ate) precum e0tra%ul din ace%ta *i a limitelor ace%tora # Fi*ele po%turilor B.7. $%umarea re%pon%a2ilit+ii de c+tre per%onalul dele&at) con'irmat+ prin %emn+tur+ B.;. Fn%crierea ,n 'i*a po%tului a acti-it+ii dele&ate @@@ G.Standardul G # G.". $ctuali.area *i p+%trarea) ,n # Dia&ramele de relaii Structura con'ormitate cu normele %peci'ice ,n or&ani.atoric+ domeniu) a %tatului de or&ani.are al %tructurii G.7. $%i&urarea core%pondenei dintre %tatul de or&ani.are al %tructurii) re&i%trul de e-iden+ pe 'uncii *i 'i*ele po%tului # Statul de or&ani.are al %tructurii
. Per'ormana *i mana&ementul ri%cului
=.Standardul = # =.". Sta2ilirea o2iecti-elor &enerale *i a# Planul cu principalele 32iecti-e celor %peci'ice ale %tructurii) con'orm acti-it+i actelor normati-e ,n domeniu) ,n 'uncie # n-entarul acti-it+ilor de re%ur%ele a-ute la di%po.iie) a-Hnd %tructurii termene de reali.are *i indicatori de per'orman+ ata*ai =.7. (la2orarea in-entarului acti-it+ilor %tructurii =.;. Sta2ilirea acti-it+ilor indi-iduale pentru 'iecare %alariat care %+ conduc+ la atin&erea o2iecti-elor %tructurii @@@ 8.Standardul 8 # 8.". Aeparti.area re%ur%elor alocate # Planul cu principalele Plani'icarea a%t'el ,ncHt %+ a%i&ure acti-it+ile acti-it+i *i6%au alte documente nece%are reali.+rii o2iecti-elor %peci'icede plani'icare compartimentului # Planul de a%i&urare *i 8.7. (la2orarea *i apro2area documentelor ,m2un+t+ire a calit+ii de plani'icare *i conducere ,n 'uncie de acti-it+ii :Pro&ramul de o2iecti-ele %tructurii pre&+tire6in%truire a 8.;. $ctuali.area planurilor6pro&ramelor per%onalului9 ,n 'uncie de %cCim2area o2iecti-elor) # Pro&ramul anual al re%ur%elor %au altor elemente ale acCi.iiilor pu2lice proce%ului de 'undamentare # Planul de mentenan+ # Proiectul de 2u&et @@@ 4.Standardul 4 # 4.". $doptarea m+%urilor de coordonare a # Dia&ramele de relaii 1oordonarea deci.iilor *i acti-it+ilor %tructurii cu # Procedurile operaionale cele ale altor %tructuri) ,n %copul a%i&ur+rii con-er&enei *i coerenei ace%tora 4.7. Aeali.area de con%ult+ri permanente atHt ,n cadrul %tructurilor) cHt *i ,ntre %tructuri) ,n -ederea coordon+rii e'iciente a acti-it+ilor de%'+*urate) pentru ,ndeplinirea o2iecti-elor @@@ "8.Standardul "8 # "8.". Primirea) ,n mod %i%tematic) de # $nali.a %t+rii %tructurii !onitori.area raport+ri de%pre acti-itatea %tructurii de# $precierile de %er-iciu anuale per'ormanelor c+tre comandantul6*e'ul ace%teia "8.7. !onitori.area acti-it+ilor ,n -ederea ,ndeplinirii o2iecti-elor cu aDutorul unor indicatori de per'orman+ rele-ani *i %peci'ici :calitate) cantitate) termen) co%t) conducere) cola2orare) lucru ,n ecCip+) mod de utili.are a re%ur%elor etc.9 "8.;. (-aluarea per'ormanelor de c+tre comandantul6*e'ul %tructurii "8.5. Aee-aluarea indicatorilor atunci cHnd au loc modi'ic+ri ale ipote.elor6premi%elor *i) implicit) a o2iecti-elor # Aapoartele de acti-itate @@@ "".Standardul "" # "".". denti'icarea *i e-aluarea # Ae&i%trul de ri%curi !ana&ementul principalelor ri%curi a%ociate # Planul pri-ind implementarea ri%cului o2iecti-elor *i acti-it+ilor %tructurii m+%urilor de mana&ement al care pot a'ecta e'icacitatea *i e'iciena ri%curilor operaiunilor) re%pectarea re&ulilor) re&ulamentelor) ,ncrederea ,n in'ormaiile 'inanciare *i de mana&ement intern *i e0tern) proteDarea 2unurilor)pre-enirea *i de%coperirea 'raudelor "".7. Fntocmirea *i actuali.area Ae&i%trului de ri%curi la ni-elul %tructurii "".;. Fntocmirea Planului pri-ind implementarea m+%urilor de mana&ement al ri%curilor @@@ "7.Standardul "B # "B.". Formularea) ,n cadrul *edinelor de # Planul cu principalele pote.e) ree-alu+ri lucru) a ipote.elor6premi%elor) acceptate acti-it+i prin con%en%) care %tau la 2a.a %ta2ilirii o2iecti-elor "B.7. Aee-aluarea o2iecti-elor atunci cHnd %e con%tat+ modi'ic+ri ale ipote.elor6premi%elor
. n'ormarea *i comunicarea
";.Standardul "7 # "7.". Sta2ilirea tipurilor de in'ormaii # Dia&rama de relaii n'ormarea *i a ne-oilor de in'ormare ,n cadrul # Procedurile operaionale 'iec+rei %tructuri) pe ni-ele ierarCice) a%t'el ,ncHt) prin primirea *i tran%miterea in'ormaiilor) %arcinile %+ poat+ 'i ,ndeplinite "7.7. Sta2ilirea unui 'lu0 in'ormaional :dia&ram+ de relaii9 'ia2il) ,n toate %en%urile) inclu%i- ,n relaiile cu e0teriorul %tructurii @@@ "5.Standardul "; # ";.". Sta2ilirea unui %i%tem e'icient de # Dia&rama de relaii 1omunicarea comunicare intern+ *i e0tern+ care %+ # Procedurile operaionale a%i&ure o di'u.are rapid+) 'luent+ *i preci%+ a in'ormaiilor ";.7. $daptarea proce%ului de comunicare la capacitatea utili.atorilor) ,n ceea ce pri-e*te prelucrarea in'ormaiilor *i acCitarea de re%pon%a2ilit+i ,n materie de comunicare @@@ "B.Standardul "5 # "5.". 3r&ani.area e0pedierii6primirii) a # Procedurile operaionale 1ore%pondena *i depo.it+rii *i a lucrului cu documente # Ae.ultatele te%t+rii arCi-area pentru re.ol-area %arcinilor de %er-iciu *i tran%punerea ace%tor operaiuni ,n proceduri operaionale "5.7. $ducerea la cuno*tina ,ntre&ului per%onal a le&i%laiei cu pri-ire la core%ponden+ *i arCi-are "5.;. Plani'icarea *i de%'+*urarea acti-it+ii de te%tare a cuno*tinelor @@@ "G.Standardul "G # "G.". 1ompletarea 'i*elor po%turilor cu # Fi*ele po%turilor Semnalarea atri2uii ,n ceea ce pri-e*te %emnalarea # Documentele cercet+rii :cHnd nere&ularit+ilor nere&ularit+ilor care pot a'ecta e%te ca.ul9 ,ndeplinirea o2iecti-elor "G.7. $%i&urarea condiiilor nece%are per%onalului de a %emnala nere&ularit+ile ap+rute) a%t'el ,ncHt ace%te %emnal+ri %+ nu determine un tratament inecCita2il *i di%criminatoriu 'a+ de per%oana ,n cau.+ "G.;. ('ectuarea de cercet+ri pentru elucidarea nere&ularit+ilor %emnalate) %ta2ilirea *i aplicarea m+%urilor care %e impun :cHnd e%te ca.ul9
I. $cti-it+ile de control
"=.Standardul "= # "=.". Sta2ilirea acti-it+ilor care pot 'i# n-entarul acti-it+ilor Proceduri tran%pu%e ,n proceduri de %tructurii %i%tem6operaionale # Procedurile de "=.7. (la2orarea procedurilor de %i%tem6operaionale %i%tem6operaionale *i aducerea lor la # Ae&i%trul pentru e-idena cuno*tina per%oanelor cu atri2uii ,n procedurilor de domeniu %i%tem6operaionale "=.;. Ae%pectarea codurilor de identi'icare %ta2ilite la ni-elul mini%terului "=.5. denti'icarea acti-it+ilor6aciunilor6proce%elor care nece%it+ ree-alu+ri %au noi proceduri "=.B. ('ectuarea modi'ic+rilor ap+rute ,n urma anali.ei "=.G. 1entrali.area procedurilor de %i%tem6operaionale ,n 'ormat electronic de c+tre re%pon%a2ilul pe linia controlului intern6mana&erial "=.=. !odi'icarea *i actuali.area procedurilor de %i%tem6operaionale) ca urmare a di%'unciilor con%tatate pe parcur%ul derul+rii acti-it+ilor @@@ "8.Standardul "8 # "8.". Sta2ilirea m+%urilor nece%are pentru# $tri2uiile %tructurii Separarea %epararea atri2uiilor *i # Fi*ele po%turilor atri2uiilor re%pon%a2ilit+ilor) potri-it le&ii "8.7. (0ercitarea de c+tre per%oane di'erite a 'unciilor de iniiere) -eri'icare *i apro2are a operaiunilor @@@ "4.Standardul "4 # "4.". mplementarea *i e-aluarea # Procedurile operaionale Supra-e&Cerea e'icacit+ii miDloacelor de control *i # $precierile de %er-iciu anuale %upra-e&Cere impu%e pentru reali.area o2iecti-elor %ta2ilite "4.7. 1omunicarea atri2uiilor) a re%pon%a2ilit+ilor *i a limitelor de competen+ atri2uite 'iec+rui %alariat "4.;. ('ectuarea e-alu+rii periodice a acti-it+ii ,ntre&ului per%onal "4.5. Ieri'icarea *i apro2area re.ultatelor muncii o2inute ,n di-er%e etape de reali.are a operaiunii @@@ 78.Standardul 78 # 78.". $nali.area modului de re&lementare a# <ecii ,n-+ate Je%tionarea &e%tion+rii a2aterilor 'a+ de politicile a2aterilor %au procedurile %ta2ilite ,n cadrul %tructurii *i la ni-elul 'iec+rei micro%tructuri 78.7. ('ectuarea unei anali.e periodice a circum%tanelor *i a modului cum au 'o%t &e%tionate aciunile) ,n -ederea de%prinderii unor conclu.ii de 2un+ practic+ pentru -iitor @@@ 7".Standardul 7" # 7".". $%i&urarea continuit+ii # n-entarul %ituaiilor care pot 1ontinuitatea acti-it+ilor la ni-elul 'iec+rei conduce la di%continuit+i ,n acti-it+ii micro%tructuri ,n parte) prin ,ntocmirea acti-itate *i al m+%urilor care unui in-entar al %ituaiilor care pot %+ pre-in+ apariia lor conduce la di%continuit+i ,n acti-itate # 3rdinul de .i pe unitate prin *i al m+%urilor care %+ pre-in+ apariia care %e nume*te ,nlocuitorul la lor comand+ al per%oanelor cu 'uncii 7".7. ('ectuarea demer%urilor de ,ncadrarede conducere la plecarea ace%tora pe 'unciile di%poni2ile la plecarea ,n concedii) mi%iuni etc. per%onalului din %tructur+ # 1ontractele de acCi.iii 7".;. $%i&urarea e0i%tenei contractelor # 1ontractele de %er-ice de %er-ice pentru ,ntreinerea ecCipamentelor din dotare 7".5. $%i&urarea e0i%tenei contractelor de acCi.iii pentru ,nlocuirea unor ecCipamente din dotare @@@ 77.Standardul 77 # 77.". De'inirea unei %trate&ii de control # Planul de control Strate&ii de control*i a tipurilor de control la ni-elul # Documente re.ultate ,n urma %tructurii e0ecut+rii controlului 77.7. De'inirea tipurilor de control la ni-elul %tructurii *i al micro%tructurilor 77.;. (la2orarea planurilor de control care %+ 'urni.e.e a%i&ur+ri pentru atin&erea o2iecti-elor 77.5. De'inirea modalit+ilor de e-aluare *i -alori'icare a re.ultatelor controalelor @@@ 7;.Standardul 7; # 7;.". 1rearea re%pon%a2ilit+ilor # Fi*ele po%turilor $cce%ul la re%ur%e per%onalului pentru proteDarea *i # Documentele de autori.are 'olo%irea corect+ a re%ur%elor a-ute la pri-ind acce%ul per%oanelor la di%po.iie re%ur%e 7;.7. (miterea documentelor de autori.are pri-ind acce%ul per%oanelor la re%ur%ele materiale) 'inanciare *i in'ormaionale
I. Ieri'icarea *i e-aluarea
75.Standardul 75 # 75.". Aeali.area anual a operaiunii de # Situaiile trime%triale pri-ind Ieri'icarea *i autoe-aluare a %u2%i%temului de control %tadiul implement+rii %i%temului e-aluarea intern6mana&erial la ni-elul %tructurii/ de control intern6mana&erial controlului 75.".". ,ntocmirea %ituaiilor # 1Ce%tionarul de autoe-aluare a trime%triale pri-ind %tadiul implement+rii%tadiului de implementare a %i%temului de control intern6mana&erial %tandardelor de control 75.".7. ,ntocmirea 1Ce%tionarului de intern6mana&erial autoe-aluare a %tadiului de implementare a# Situaia %intetic+ a %tandardelor de control intern6mana&erial re.ultatelor autoe-alu+rii 75.".;. Fntocmirea Situaiei %intetice a # Aaportul a%upra %i%temului de re.ultatelor autoe-alu+rii control intern6mana&erial 75.".5. Fntocmirea Aaportului a%upra %i%temului de control intern6mana&erial @@@ 7B.Standardul 7B # 7B.". (0ecutarea de mi%iuni de con%iliere # Documentele mi%iunii de audit $uditul intern pri-ind pre&+tirea proce%ului de autoe-aluare a %i%temului de control intern6mana&erial al %tructurii 7B.7. $%i&urarea e-alu+rii independente *i o2iecti-e a %i%temului de control intern6mana&erial de c+tre %tructura de audit intern 7B.;. Finali.area aciunilor auditorului intern prin rapoarte de audit) ,n care %e enun+ punctele %la2e identi'icate ,n %i%tem *i %e 'ormulea.+ recomand+ri pentru eliminarea ace%tora 7B.5. Di%punerea de c+tre comandantul6*e'ul %tructurii a m+%urilor nece%are elimin+rii punctelor %la2e con%tatate de mi%iunile de audit) a-Hnd ,n -edere recomand+rile din rapoartele de audit intern KL *SE* ;;;;;;;;;; 96 "rdinul ministrului ap3r3rii na-ionale nr% M%.//)**/ nu a ,ost publicat n Monitorul ",icial al Rom+niei1 Partea I1 deoarece avea ca obiect reglement3ri din sectorul de ap3rare a -3rii 4i securitate na-ional3% ANE>A ' ;;;;;;; la norme ;;;;;;;; 9T9 # !odel # A3!MN$ 1la%a6Ni-el de %ecreti.are !ini%terul $p+r+rii Naionale (0emplarul nr. ........... # denumirea %tructurii # Nr. ......... din ........... # localitatea # $pro2 ##### 1omandantul6Ne'ul ..................... :%tructura9 .............. :&radul9 .......................... :prenumele *i numele9 *SE* PR"7RAMUL <E <EIH"LTARE A SISTEMULUI <E $"NTR"L INTERN/MANA7ERIAL al %%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%% 5denumirea structurii6 A% $adrul legalA ; "rdinul ministrului ,inan-elor publice nr% ./0/)**& pentru aprobarea $odului controlului intern/managerial1 cuprin2+nd standardele de control intern/managerial la entit3-ile publice 4i pentru de2voltarea sistemelor de control intern/managerial1 republicatB ; "rdinul ministrului ap3r3rii na-ionale nr% M%:&/)*() pentru aprobarea Normelor metodologice privind sistemul de control intern/managerial n Ministerul Ap3r3rii Na-ionale% =% "biectiveA (% Asigurarea implement3rii 4i utili23rii cu e,icien-3 a instrumentelor de control intern/managerial1 n vederea in,orm3rii operative1 corecte 4i la timp a conducerii structurii1 pentru a de-ine un bun control asupra activit3-ilor 4i ac-iunilor organi2ate 4i des,34urate n cadrul structurii% )% Identi,icarea1 anali2a 4i evaluarea riscurilor care pot a,ecta ob-inerea re2ultatelor 4i atingerea obiectivelor1 stabilirea m3surilor de adoptat 4i a responsabilit3-ilor n acest sens1 monitori2area constant3 a procesului %%%%%%%%%%%%%%%%%%% $% Activit3-i/Ac-iuni 9T9 *Font 8*
Nr. $cti-itatea6$ciunea A+%punde Particip+ Eermen32%er-aii crt.
mplementarea %tandardului 5 # Funcii %en%i2ile
".n-entarierea 'unciilor 1omi%ia cu atri2uii de monito# Ne'ii de ...... %en%i2ile :'unciile care ri.are) coordonare *i ,ndrumare compartimente6 pre.int+ ri%c %emni'icati- metodolo&ic+ a implement+rii *i 2irouri6 ,n raport cu o2iecti-ele9 de.-olt+rii %i%temului de %ecii6%er-icii control intern6mana&erial @@@@@ 7.Fntocmirea li%tei cu %ala# 1omi%ia cu atri2uii de monito# Ne'ii de ...... riaii care ocup+ ace%te ri.are) coordonare *i ,ndrumare compartimente6 'uncii *i a planului metodolo&ic+ a implement+rii *i 2irouri6 pentru a%i&urarea rotaiei de.-olt+rii %i%temului de %ecii6%er-icii %alariailor an&aDai pe control intern6mana&erial ace%te 'uncii
mplementarea %tandardului ...................... KL *SE* ANE>A / ;;;;;;; la norme ;;;;;;;; Structurile centrale responsabile de standardele de control intern/managerial 9T9 *Font =*
Nr. Standardele de Departa# Departa# Departa# Statul Secreta#DireciaDireciaDireciaDirecia 1orpul DireciaDirecia crt. control intern6 mentul mentul mentul !aDor riatul &eneral+ mana# 'inan# in%tan# de con# audit medical+ mana&erial pentru pentru pentru Jeneral &eneral de &ement ciar# elor trol *i intern politicarelaia cu arma# in'orma#re%ur%e conta# militare in%pec# de ap+#Parlamentul mente ii a umane 2il+ ie rare *i *i ap+r+rii plani# in'ormare 'icare pu2lic+ @@@@@@@@@@@@@ " 7 ; 5 B G = 8 4 "8 "" "7 "; "5
75.Ieri'icarea *i e-a# 1 1 1 1 A 1 1 1 1 1 1 1 luarea controlului @@@@@@@@@@@@@ 7B.$uditul intern # # # # # # # # # # A # KL *SE* LE7EN<A ; R ; structur3 responsabil3 cu implementarea standarduluiB ; $ ; structur3 colaboratoare la implementarea standardului% ANE>A & ;;;;;;; la norme ;;;;;;;; 9T9 # !odel # A3!MN$ 1la%a6Ni-el de %ecreti.are !ini%terul $p+r+rii Naionale (0emplarul nr. ........... # denumirea %tructurii # Nr. ......... din ........... # localitatea # $pro2 ##### 1omandantul6Ne'ul ..................... :%tructura9 .............. :&radul9 .......................... :prenumele *i numele9 Documentele cu pri-ire la implementarea %tandardului 5 # Funcii %en%i2ile $. n-entarul 'unciilor %en%i2ile
Nr. Funcie %en%i2il+ 32%er-aii crt. compartiment62irou6%ecie6%er-iciu @@ ". @@ 7. @@ ... @@ n. KL O. <i%ta cu %alariaii care ocup+ 'uncii %en%i2ile
Nr. Funcie %en%i2il+ Salariat 32%er-aii crt.compartiment62irou6%ecie6%er-iciu:&rad6nume6prenume9 @@@ ". @@@ 7. @@@ ... @@@ n. KL 1. Planul pentru a%i&urarea rotaiei %alariailor din 'uncii %en%i2ile
Nr. Funcie %en%i2il+ Salariat Data Politica32%er-aii crt. compartiment62irou6 :&rad6nume6prenume9 numiriide rota# %ecie6%er-iciu ie*9 @@@@@ ". @@@@@ 7. @@@@@ ... @@@@@ n. KL *SE* ;;;;;;;;;; 96 Politica de rota-ie a salaria-ilor din ,unc-iile sensibile se stabile4te n raport cu natura 4i m3rimea estimat3 a riscurilor identi,icate asociate ,unc-iilor sensibile 4i presupune m3suri de control intern/managerial1 cum sunt cele speci,ice urm3toarelor standarde de control intern/managerialA (0 ; Semnalarea neregularit3-ilor1 (. ; SupravegCereaB )) ; Strategii de controlB )' ; Accesul la resurse% ANE>A 0 ;;;;;;; la norme ;;;;;;;; Metodologia de ,ormulare a ipote2elor/premiselor1 obiectivelor 4i a indicatorilor de per,orman-3 "biectivele generale contribuie la ndeplinirea misiunii ministerului 4i sunt enun-ate n legea de organi2are 4i ,unc-ionare a ministerului sau sunt stabilite n actele normative 4i documentele de plani,icare 5Strategia na-ional3 de ap3rare1 $arta alb3 a ap3r3rii1 <irectiva de plani,icare a ap3r3rii etc%6% "biectivele speci,ice sunt obiectivele re2ultate prin derivare din obiectivele generale 4i contribuie la ndeplinirea obiectivului general corespun23tor% Ele se particulari2ea23 de c3tre comandantul/4e,ul structurii1 n concordan-3 cu activitatea 4i atribu-iile speci,ice ale acesteia1 4i se includ n planul cu principalele activit3-i ale structurii sau n alte documente de plani,icare% Ipote2ele/Premisele stau la ba2a stabilirii obiectivelor 4i repre2int3 construc-ii logice ntre variabile1 ba2ate pe date cantitative sau calitative complete1 care e8prim3 posibilele scCimb3ri din mediul intern sau e8tern al ministerului 5de e8empluA n estimarea costurilor sau bene,iciilor unei ac-iuni se ia n considerare rata in,la-iei6% "biectivele sunt ,ormulate ast,el nc+t s3 r3spund3 pacCetului de cerin-e S%M%A%R%T%1 care presupune c3 obiectivele trebuie s3 respecte urm3toarele criteriiA a6 speci,ic ; obiectivele trebuie s3 ,ie precise 4i concreteB b6 m3surabil ; obiectivele trebuie s3 de,ineasc3 o stare viitoare de2irabil3 ntr;un mod care s3 permit3 m3surarea1 ast,el nc+t s3 ,ie posibil3 veri,icarea ndeplinirii obiectivului prin indicatori de per,orman-3B c6 abordabil ; obiectivele stabilite trebuie s3 ,ie reali2abileB d6 realist ; obiectivele stabilite trebuie s3 ,ie ambi-ioase1 ns31 n acela4i timp1 trebuie s3 ,ie realisteB e6 termen de reali2are ; obiectivele pot ,i m3surate numai dac3 sunt ncadrate ntr;o perioad3 ,i83 de timp sau dac3 se raportea23 la o dat3% "biectivele generale 4i speci,ice trebuie stabilite n a4a ,el nc+t ndeplinirea lor s3 poat3 ,i veri,icat3 prin indicatori m3surabili de per,orman-3 pentru activitatea plani,icat3% Indicatorii de per,orman-3 sunt elabora-i pentru a ,urni2a in,orma-ii de ncredere asupra naturii 4i per,orman-ei sectorului supus revi2uirii mpreun3 cu un set compatibil de m3suri ale per,orman-ei% Acest lucru va contribui la cre4terea gradului de r3spundere public3 al sectorului1 precum 4i la asigurarea ,aptului c3 deci2iile privind politicile pot ,i agreate n ba2a in,orma-iilor ntemeiate 4i de ncredere% Un indicator de per,orman-3 de,ine4te m3surarea unei in,orma-ii importante 4i ,olositoare1 cu privire la per,orman-a ministerului1 e8primat3 n procente1 inde81 rat3 sau alt3 compara-ie1 care este monitori2at3 la intervale regulate 4i este comparat3 cu unul sau mai multe criterii% M3surarea per,orman-ei este1 n general1 orientat3 ,ie c3tre re2ultatele activit3-ii 5output61 ,ie c3tre impactul programului 5outcome6 pe termen lung% Tipuri de indicatori de per,orman-3A a6 cantitatea 5care este re2ultatul direct al activit3-ii sau al ceea ce se va produce n cadrul programului6 ; este un indicator a ceea ce activitatea/programul va produce e,ectiv 5de e8emplu1 num3rul militarilor instrui-i61 ,iind relevant pentru programele 4i activit3-ile care se concentrea23 doar pe ,urni2area de bunuri 4i servicii de ba23 5de e8emplu1 num3rul de paturi de spital ,urni2ate1 num3rul de locuri n cadrul 4colilor de aplica-ie6B b6 calitatea 5cum va ,i m3surat3 calitatea re2ultatului6 ; m3soar3 calitatea re2ultatelor produse 5de e8emplu1 satis,ac-ia cadrelor militare ,a-3 de cariera militar3B num3rul gre4elilor ,3cute6B c6 durata 5n ce perioad3 ar trebui produse e,ectele6 ; m3surarea duratei varia23 n ,unc-ie de natura re2ultatului 5de e8emplu1 lista de a4teptare medie pentru o opera-ie medical31 durata medie de spitali2are61 ,iind ,oarte ,olositoare atunci c+nd elementul timp este o dimensiune important3 n cadrul des,34ur3rii activit3-ii/programuluiB d6 e,icien-a 5care este costul per unitate de produs6 ; este o m3sur3 a unit3-ilor contribu-iilor1 de obicei costul 5de e8emplu1 salarii1 cCeltuieli administrative 4i alte cCeltuieli6 per unitate de re2ultat% Indicatorii de acest tip m3soar3 dac3 serviciile sunt ,urni2ate la cel mai redus cost% @n timp1 ei indic3 scCimb3ri n costurile per unitate 4i e,icien-a opera-iunilor n ,urni2area de serviciiB e6 e,icacitatea 5ce impact a avut programul6 ; un indicator privind m3sura n care un program sau serviciu 4i;a atins obiectivele% La selec-ia indicatorilor de per,orman-3 se au n vedere urm3toareleA a6 leg3tura dintre indicatori 4i obiectivele stabilite trebuie s3 ,ie clar3B b6 trebuie stabilite valorile de re,erin-3 dintre cele mai recente valori istorice ale unui indicatorB c6 trebuie stabilite activit3-i regulate pentru colectarea indicatorului1 care s3 descrie modul n care indicatorul va ,i colectat1 cine este responsabil 4i c+nd anume va ,i ,urni2at3 in,orma-iaB d6 valorile;-int3 trebuie stabilite pentru ,iecare trimestru al anului ,inanciar curent% ANE>A : ;;;;;;; la norme ;;;;;;;; 9T9 # !odel # A3!MN$ 1la%a6Ni-el de %ecreti.are !ini%terul $p+r+rii Naionale (0emplarul nr. ........... # denumirea %tructurii # Nr. ......... din ........... # localitatea # $pro2 ##### 1omandantul6Ne'ul ..................... :%tructura9 .............. :&radul9 .......................... :prenumele *i numele9 n-entarul acti-it+ilor .............................. :denumirea %tructurii9
Nr. Denumirea acti-it+ii $cti-itate Denumirea Ae%pon%a2il32%er-aii crt. procedurii P N :pentru acti# -it+ile pro# cedura2ile9
Ser-iciul ............................
Secia ........................
@ E3E$< J(N(A$< $1EIEPQ @ E3E$< J(N(A$< $1EIEPQ PA31(D?A$O<( KL *SE* LE7EN<A ; P ; procedurabil3B ; N ; neprocedurabil3% N"TA La nivelul ,iec3rei microstructuri1 precum 4i la nivelul ntregii structuri1 num3rul activit3-ilor procedurabile repre2int3 doar o parte din cel al activit3-ilor identi,icate% ANE>A E ;;;;;;; la norme ;;;;;;;; <iagrama de proces pentru elaborarea procedurilor de sistem/opera-ionale 9T9 *Font 8*
niierea PS6P3*9 de c+tre *e'ul %tructurii6micro%tructurii
R Sta2ilirea acti-it+ilor care pot 'i tran%pu%e ,n PS6P3 S R Sta2ilirea termenelor *i per%oanelor re%pon%a2ile de (la2orare PS6P3 ela2orarea PS6P3 KL R (la2orarea PS6P3 de c+tre per%oanele de%emnate Di'u.area PS6P3 R Ieri'icarea PS6P3 de c+tre *e'ul micro%tructurii R 3ri&inalul PS6P3 %e ,nre&i%# KL trea.+ *i %e p+%trea.+ la %tructura6micro%tructura emitent+ Proiect PS6P3L R Se tran%mite PS6P3 ,n 'ormat KL electronic %tructurilor6micro# S %tructurilor implicate *i re%pon%a2ilului pe linia $nali.area PS6P3 ,n cadrul controlului intern6mana&erial *edinelor comi%iei KL T R Ieri'icarea con'ormit+ii PS6P3 KL . S . . . . . . . .mplic+ mai. . . . multe . . 13NF3A! . D$ @U. %tructuri6 . N? U $doptarea PS6P3 . .K@L . micro# .KL . . . %tructuriV. KL . . . T . . N? . KL $rmoni.area ,ntre D$ %tructurile6micro# W@ KL %tructurile 32%er-aiiL implicate KL KL S S
!odi'icarea PS6P3 $-i.are PS6P3
R De c+tre %tructura6 L R %tructura6micro# micro%tructura re%pon%a2il+ %tructura re%pon%a2il+ KL tran%mite electronic PS6P3 %tructurilor6 micro%tructurilor Proiect implicate PS6P3 KL re'+cutL S KL . 32%er-aii . . tran%mi%e . . %tructurii6 . . micro%tructurii . 32%er-aii . N? L re%pon%a2ile L . .KL KL . . . . .
D$ @L KL KL *SE* ;;;;;;;;;; 96 PS ; procedura de sistemB P" ; procedura opera-ional3% ANE>A . ;;;;;;; la norme ;;;;;;;; ; Model orientativ ; Procedura de sistem/opera-ional3 9T9
1la%a6Ni-el de %ecreti.are A3!MN$ !ini%terul $p+r+rii Naionale (0emplar nr. # denumirea %tructurii # Nr. ....... din ........... (diia ...... # localitatea # Ae-i.ia ...... KL $pro2 ####### 1omandantul6Ne'ul ................... :%tructura9 .......... :&radul9 ....................... :prenumele *i numele9 De acord ########## Pre*edintele comi%iei cu atri2uii de monitori.are) coordonare *i ,ndrumare metodolo&ic+ a implement+rii *i de.-olt+rii %i%temului de control intern6mana&erial) .......... :&radul9 ....................... :prenumele *i numele9
# D(N?!A($ PA31(D?A 3P(A$Q3N$<( #
1od/ P.S.6P.3. ................
KL Ieri'icat ########### Ne'ul ................... :micro%tructura9 .......... :&radul9 ....................... :prenumele *i numele9 Fntocmit ########## .......... :&radul9 ....................... :prenumele *i numele9 *SE* $UPRINS (% Situa-ia edi-iilor 4i a revi2iilor n cadrul edi-iilor procedurii de sistem/opera-ionale 9T9
(diia6Ae-i.ia 1omponenta !odalitatea Data la care %e aplic+ re-i.uit+ re-i.iei pre-ederile ediiei %au re-i.iei ediiei @@@ " 7 ; 5 @@@ (diia X X @@@ Ae-i.ia " @@@ Ae-i.ia 7 @@@ ...... @@@ (diia X X @@@ Ae-i.ia " KL *SE* $+nd se reali2ea23 o nou3 edi-ie a procedurii de sistem/opera-ionale1 coloanele ) 4i ' nu se completea23% Revi2ia se scCimb3 atunci c+nd au loc ac-iuni de modi,icare1 ad3ugare1 suprimare sau altele asemenea1 dup3 ca21 a unuia ori a mai multor componente ale unei edi-ii a procedurii de sistem/opera-ionale% Paragra,ele 4i subparagra,ele scCimbate vor ,i marcate prin sublinierea te8tului respectiv% Num3rul revi2iei se modi,ic3 n ordine cresc3toare% <ac3 volumul modi,ic3rilor dep34e4te &*J din con-inutul procedurii scrise sau di,eren-a dintre numerele de revi2ie este mai mare de '1 se modi,ic3 edi-ia procedurii scrise% )% Lista de di,u2are <i,u2area procedurilor de sistem/opera-ionale este reali2at3 n ,ormat electronic% 9T9
Nr. crt. Scopul di'u.+rii !icro%tructura6 Data di'u.+rii Per%oana @@@ " 7 ; 5 @@@ " aplicare @@@ 7 .... @@@ ; in'ormare @@@ 5 .... @@@ B e-iden+ @@@ G alte %copuri KL *SE* '% Scop @n aceast3 sec-iune se pre2int3 scopul pentru care a ,ost ,ormulat3 procedura respectiv3 5P" sau PS6% Totodat31 este recomandabil s3 ,ie preci2ate 4i bene,iciile care se ob-in prin utili2area procedurii n cau23% /% <ocumente de re,erin-3 Lista documentelor cu rol de reglementare1 aplicabile activit3-ii procedurabile1 4i legisla-ia intern3 4i interna-ional3 care reglementea23 activitatea &% <e,ini-ii 4i abrevieri Se nscriu 4i se e8plic3 termenii/abrevierile speci,ici/speci,ice activit3-ii% &%(% <e,ini-ii &%)% Abrevieri 0% <omeniul de aplicare Sunt preci2ate principalele activit3-i de care depind sau care depind de activitatea care va ,i transpus3 n procedur31 compartimentele ,urni2oare de date sau/4i bene,iciare de re2ultate ale activit3-ii% Listarea compartimentelor implicate n procesul activit3-ii :% <escrierea procedurii de sistem/opera-ionale Se descriu etapele de lucruA derularea opera-iunilor 4i a ac-iunilor% Aceast3 parte de descriere a procedurii propriu;2ise poate ,i reali2at3 ast,elA a6 narativ1 prin n4iruirea logic3 4i cronologic3 a pa4ilor care trebuie urma-i n vederea reali23rii atribu-iilor 4i sarcinilor1 av+nd n vedere asumarea responsabilit3-ilorB b6 tabelar1 prin includerea elementelor procedurii Kpa4i1 responsabil5i61 termen etc%6L ntr;un tabel de ,ormaA 9T9 *Font 4*
Nr. De%crierea Ae%pon%a2il Eermen Documente Ai%curi 32%er-aii crt.acti-it+ii :timp alocat9:de intrare) de identi'icate ie*ire) aDut+toare9 @@@@@@
KL *SE* E% Responsabilit3-i Aceast3 sec-iune se re,er3 la descrierea responsabilit3-ilor structurilor/microstructurilor/persoanelor care aplic3 procedura1 4i nu a celor legate de elaborarea1 veri,icarea 4i aprobarea procedurii% ANE>A (* ;;;;;;;; la norme ;;;;;;;; ; Model ; 9T9 *Font 8* A3!MN$ 1la%a6Ni-el de %ecreti.are !ini%terul $p+r+rii Naionale (0emplarul nr. ........... # denumirea %tructurii # Nr. ...... din .............. # localitatea # Ae&i%trul pentru e-idena procedurilor de %i%tem6operaionale al ......................... :denumirea %tructurii9
Nr. 1odul Denumirea Data 1la%a %au Structura Nr. de (diia Ae-i.ia 32%er-aii crt. PS6P3 PS6P3 apro2+riini-elul de care a ,nre&i%trare6 %ecreti.are ela2orat data PS6P3 @@@@@@@@@ 8 " 7 ; 5 B G = 4 4
1$PE3<?< # PA31(D?A D( SSE(!
@@@@@@@@@
1$PE3<?< # PA31(D?A 3P(A$Q3N$<(
@@@@@@@@@
KL *SE* ANE>A (( ;;;;;;;; la norme ;;;;;;;; <iagrama de proces pentru implementarea managementului riscului 9T9
U Sta2ilirea o2iecti-elor &enerale6%peci'ice
KL
S
Sta2ilirea acti-it+ilor principale pentru ,ndeplinirea o2iecti-elor &enerale6%peci'ice KL
S
denti'icarea ri%curilor
KL
S
(-aluarea ri%curilor
KL
S
Sta2ilirea m+%urilor de mana&ement al ri%curilor KL
S
1entrali.area propunerilor pentru ,ntocmirea proiectului Ae&i%trului de ri%curi al %tructurii KL
S
Fntocmirea proiectului Ae&i%trului de ri%curi al %tructurii de c+tre re%pon%a2ilul pe linia controlului intern6mana&erial KL
S
U $nali.area *i a-i.area proiectului Ae&i%trului de ri%curi al %tructurii ,n cadrul *edinei comi%iei KL
S . . . Ae%pon%a2ilul . . pe linia Nu . $-i.area . @ controlului W. ,n *edina . intern6 . comi%iei . mana&erial . . KL . . . Da S
Promo-area proiectului Ae&i%trului de ri%curi al %tructurii) %pre apro2are) comandantului6*e'ului %tructurii KL
S . . . . $pro2area . Nu . comandantului6 . K.*e'ului %tructurii . . . . . . . . Da S
Punerea ,n aplicare a m+%urilor %ta2ilite
KL
S
$nali.area %tadiului implement+rii m+%urilor de mana&ement al ri%curilor KL
S
K Ae-i.uirea) monitori.area *i actuali.area Ae&i%trului de ri%curi al %tructurii KL *SE* ANE>A () ;;;;;;;; la norme ;;;;;;;; Metodologia privind identi,icarea1 evaluarea 4i atenuarea riscurilor Managementul riscurilor este un proces e,ectuat de c3tre conducerea 4i personalul structurilor ministerului 4i const3 nA (% identi,icarea riscurilorB )% evaluarea riscurilorB '% stabilirea toleran-ei la riscB /% strategia adoptat3 pentru atenuarea riscurilor ; controlarea riscurilor 5r3spunsul la risc6B &% revi2uirea 4i raportarea riscurilor% (% Identi,icarea riscurilor Riscurile se identi,ic3 4i se de,inesc n raport cu obiectivele a c3ror reali2are este a,ectat3 de materiali2area lor% E8isten-a unui sistem de obiective clar de,inite n cadrul structurii constituie premisa esen-ial3 pentru identi,icarea 4i de,inirea riscurilor% <ac3 situa-ia o impune1 anumite activit3-i/sarcini ce au un rol determinant n reali2area obiectivului pot ,i detaliate la r+ndul lor p+n3 la limita necesar3 unei identi,ic3ri 4i evalu3ri mai precise a riscurilor% Identi,icarea riscurilor se e,ectuea23 prin ,ormularea r3spunsului la urm3toarea ntrebareA care ar ,i consecin-ele nereali23rii sau reali23rii necorespun23toare a acestei activit3-i/sarciniM Un risc identi,icat va ,i e8primat succint cu aDutorul c+torva cuvinte care s3 i redea esen-a 5de e8emplu1 e,ectuarea de pl3-i necuvenite sau atribuirea nelegal3 a contractului de ,urni2are6% Pentru identi,icarea 4i de,inirea riscurilor se respect3 urm3toarele reguliA a6 se -ine cont de ,aptul c3 riscul este o incertitudine1 o posibilitate1 4i nu un ,apt mplinitB b6 se anali2ea23 problemele di,icile identi,icate1 iar dac3 circumstan-ele se pot repeta1 se tratea23 problemele di,icile 4i ca riscuriB c6 problemele 5situa-iile1 evenimentele6 care nu pot s3 apar3 nu se consider3 riscuriB d6 se de,inesc at+t cau2ele1 c+t 4i e,ectele riscului identi,icat asupra obiectivelorB e6 se grupea23 4i se prioriti2ea23 riscurile identi,icate% )% Evaluarea riscurilor Evaluarea riscurilor presupune evaluarea probabilit3-ii de materiali2are a riscurilor 4i a impactului asupra obiectivelor n ca2ul n care acestea se materiali2ea23% $ombina-ia dintre nivelul estimat al probabilit3-ii 4i nivelul estimat al impactului constituie e8punerea la risc1 n ba2a c3reia se reali2ea23 pro,ilul riscurilor% Etapele evalu3rii riscurilor suntA )%(% evaluarea probabilit3-ii de materiali2are a riscului identi,icatB )%)% evaluarea impactului asupra obiectivelor n ca2ul materiali23rii riscurilorB )%'% evaluarea e8punerii la risc% )%(% Evaluarea probabilit3-ii de materiali2are a riscului identi,icat Evaluarea probabilit3-ii de materiali2are a riscului identi,icat const3 n determinarea 4anselor de apari-ie a unui re2ultat speci,ic 4i se reali2ea23 prinA a6 observarea materiali23rii riscurilor similare n trecutB b6 anali2a circumstan-elor 5cau2elor6 care ,avori2ea23 apari-ia riscurilorB c6 utili2area scalelor de evaluare a probabilit3-ii de materiali2are a riscului1 n ' trepte de probabilitate1 potrivit tabeluluiA 9T9
Ni-elul pro2a2ilit+ii (0plicaie @ " Sc+.ut :8Y # "4Y9 (%te 'oarte puin pro2a2il %+ %e ,ntHmple pe o perioad+ lun&+ de timpZ nu %#a ,ntHmplat pHn+ ,n pre.ent. @@ 7 !ediu :78Y # =4Y9 (%te pro2a2il %+ %e ,ntHmple pe o perioad+ medie de timpZ %#a ,ntHmplat de cHte-a ori ,n ultimul an6ultimii ani. @@ ; Aidicat :88Y # "88Y9(%te 'oarte pro2a2il %+ %e ,ntHmple pe o perioad+ %curt+ de timpZ %#a ,ntHmplat de multe ori ,n ultimul an. KL *SE* )%)% Evaluarea impactului asupra obiectivelor n ca2ul materiali23rii riscurilor Evaluarea impactului asupra obiectivelor n ca2ul materiali23rii riscurilor repre2int3 consecin-a asupra obiectivelor 5re2ultatelor6 a4teptate1 care poate ,i1 n ,unc-ie de natura riscului1 negativ3 sau po2itiv3 4i se ,ace potrivit tabeluluiA 9T9
Ni-elul impactului6 (0plicaie con%ecinelor @ " Sc+.ut 1u impact 'oarte %c+.ut a%upra acti-it+ilor %tructurii *i ,ndeplinirii o2iecti-elor @@ 7 !ediu 1u impact mediu a%upra acti-it+ilor %tructurii *i ,ndeplinirii o2iecti-elor @@ ; Aidicat 1u impact %emni'icati- a%upra acti-it+ilor %tructurii *i ,ndeplinirii o2iecti-elor KL *SE* )%'% Evaluarea e8punerii la risc E8punerea la risc repre2int3 consecin-ele1 ca o combina-ie de probabilitate 4i impact1 pe care le poate resim-i o structur3 n raport cu obiectivele prestabilite n ca2ul n care riscul s;ar materiali2a% Evaluarea e8punerii la risc se determin3 ast,elA probabilitate 8 impact 5> 8 N6% Scala evalu3rii e8punerii la risc se repre2int3 gra,ic ast,elA 9T9
A# [[[[[[[[[[[[[\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\ D# [[[[[;[[[[[[[\\\\\G\\\\\\\\\\\\\4\\\\\\ 1$E [[[[[[[[[[[[[\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\ ; [[[[[[[[[[[[[\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\ @@@ !P$1E :]9!(# ^^^^^^^^^^^^^[[[[[[[[[[[[[\\\\\\\\\\\\\ D? ^^^^^7^^^^^^^[[[[[5[[[[[[[\\\\\\G\\\\\\ 7 ^^^^^^^^^^^^^[[[[[[[[[[[[[\\\\\\\\\\\\\ @@@ S1P#^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^[[[[[[[[[[[[[ >?E ^^^^^"^^^^^^^^^^^^7^^^^^^^[[[[[[;[[[[[[ " ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^[[[[[[[[[[[[[ K@@@ S1P>?EP#" !(D?#7 AD1$EP#; KL PA3O$O<E$E( :X9 *SE* N"TA Liniile matricei descriu varia-ia probabilit3-ii1 iar coloanele varia-ia impactului% E8punerea la risc apare la intersec-ia liniilor cu coloanele% '% Stabilirea toleran-ei la risc '%(% Toleran-a la risc repre2int3 ?cantitatea? de risc pe care o structur3 este preg3tit3 s3 o tolere2e sau la care este dispus3 s3 se e8pun3 la un moment dat 4i presupune urm3toareleA a6 pentru ,iecare risc identi,icat este necesar3 e,ectuarea unei compar3ri a e8punerii la risc cu nivelul toleran-ei la riscB b6 se anali2ea23 devia-ia e8punerii la risc ,a-3 de toleran-a la risc 4i se stabile4te dac3 riscul este tolerabil sau nuB c6 dac3 e8punerea la riscul inerent este mai mic3 sau egal3 cu toleran-a la risc1 atunci nu se impun m3suri de control al riscurilor1 ceea ce nseamn3 c3 riscurile sunt acceptateB d6 toate riscurile care au un nivel al e8punerii situat deasupra limitei de toleran-3 trebuie tratate prin m3suri de control prin care e8punerea la riscurile re2iduale s3 ,ie adus3 sub limita de toleran-3 stabilit3% '%)% Stabilirea limitei de toleran-3 la risc const3 n punerea ntr;o rela-ie de ecCilibru a costului de controlare a riscurilor cu costul e8punerii1 n ca2ul n care riscul s;ar materiali2a1 4i se ,ace potrivit tabeluluiA 9T9
^^^^^^^Ni-el tolerare^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^(0plicaie^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ @ ^^^^^^^^^ ^^" # 7^^ Eolera2il Nu nece%it+ nici o m+%ur+ de control ^^^^^^^^^ @@ [[[[[[[[[ [[; # B[[ Eolerare medie Nece%it+ m+%uri de control pe termen %curt6mediu [[[[[[[[[ @@ \\\\\\\\\ \\G # 4\\ ntolera2il Nece%it+ m+%uri de control ur&ente \\\\\\\\\ KL *SE* /% Strategia adoptat3 pentru atenuarea riscurilor ; controlarea riscurilor 5r3spunsul la risc6 /%(% <up3 ce riscurile au ,ost identi,icate 4i evaluate 4i dup3 ce s;au de,init limitele de toleran-3 n cadrul c3rora structura este dispus3 la un moment dat s3 4i asume riscuri1 se stabile4te tipul de r3spuns la risc pentru ,iecare risc n parte1 potrivit tabeluluiA 9T9
Strate&ia adoptat+ pentru !+%urile ce urmea.+ a 'i luate r+%pun%ul la ri%c @ $cceptarea :tolerarea9 ri%curilor) re%pecti- neluarea unor m+%uri de control inter-ine atunci $cceptare cHnd ri%curile %unt li2er a%umate *i aplicarea unei %trate&ii de r+%pun% la ri%c nu e%te po%i2il+ :%e recomand+ ,n ca.ul ri%curilor cu e0punere %c+.ut+9. @ (-itarea ri%curilor) eliminarea acti-it+ilor (-itare :circum%tanelor9 care &enerea.+ ri%curile :apli# carea ace%tei %trate&ii e%te limitat+ ,n ca.ul acti-it+ilor care in de %copul %tructurii9 @ $cceptarea ri%cului cu condiia meninerii %ale %u2 o permanent+ %upra-e&Cere pre%upune o amHnare !onitori.are permanent+ a lu+rii m+%urilor de control pHn+ la momentul cre*terii pro2a2ilit+ii de apariie a ri%cului a%t'el tratat :%e aplic+ ,n ca.ul ri%curilor cu impact %emni'icati-) dar cu pro2a2ilitate mic+ de apariie) monitori.Hndu#%e cu prec+dere pro2a2ili# tatea de apariie a ri%cului9. @ Fncredinarea &e%tion+rii ri%cului unui ter %peciali.at) pe 2a.+ de contract) are ca e'ect Eran%'erarea ri%curilor mic*orarea e0punerii %tructurii *i &e%tionarea e'icace a ri%cului de c+tre un ter %peciali.at :%e pretea.+ ,n ca.ul ri%curilor 'inanciare *i patrimoniale) cum %unt contractele de a%i&urare9. @ Aepre.int+ cea mai 'rec-ent+ modalitate de a2ordare pentru maDoritatea ri%curilor cu care %e Eratarea :atenuarea9 con'runt+ %tructura *i pre%upune acionarea prin ri%curilor m+%uri de atenuare a pro2a2ilit+ii) a impactului %au a amHndurora :implementarea de in%trumente de control intern6mana&erial pentru a menine ri%curile ,n limite accepta2ile9. KL *SE* /%)% Instrumentele de control intern/managerial constituie ansamblul m3surilor luate n vederea atenu3rii riscurilor 4i sunt clasi,icate n 0 grupe1 ast,elA a6 obiectivele ; e,ectele po2itive pe care conducerea ncearc3 s3 le reali2e2e sau evenimentele/e,ectele negative pe care conducerea ncearc3 s3 le evite1 -in+nd cont de speci,icul domeniului de activitate 4i al responsabilit3-ilor stabilite de legisla-ia n domeniuB b6 miDloacele ; ansamblul resurselor umane1 ,inanciare1 materiale 4i de alt3 natur3 puse la dispo2i-ia structurii n vederea reali23rii obiectivelor stabiliteB c6 sistemul in,orma-ional ; totalitatea procedurilor1 metodelor 4i miDloacelor puse la dispo2i-ia structurii n cadrul procesului in,orma-ional ce constituie un tot unitar cu privire la culegerea1 prelucrarea1 sistemati2area1 transmiterea1 valori,icarea 4i stocarea datelor 4i in,orma-iilor1 n con,ormitate cu legisla-ia n domeniuB d6 organi2area ; ansamblul de m3suri1 metode1 teCnici1 miDloace 4i opera-iuni1 prin care se stabilesc1 n con,ormitate cu anumite principii1 reguli1 norme 4i criterii prev32ute n legisla-ia speci,ic31 componentele procesuale 5activit3-i1 atribu-ii1 sarcini6 4i organigramele structurilor ministerului1 n vederea ndeplinirii atribu-iilor 4i responsabilit3-ilor stabiliteB e6 procedurile ; totalitatea pa4ilor ce trebuie urma-i1 a metodelor de lucru stabilite 4i a regulilor de aplicat1 n vederea e8ecut3rii activit3-ii1 atribu-iei sau sarciniiB ,6 supervi2area1 controlul ; sunt vi2ate1 n principal1 m3suri de control ierarCic menite s3 -in3 sub control riscurile ce re2ult3 din des,34urarea activit3-ilor de c3tre personalul din subordine 4i presupune ndrumarea1 coordonarea1 monitori2area 4i veri,icarea% &% Revi2uirea 4i raportarea riscurilor Revi2uirea 4i raportarea riscurilor presupuneA a6 monitori2area modi,ic3rii riscurilor ca urmare a implement3rii instrumentelor de control intern/managerial 4i a modi,ic3rii circumstan-elor care ,avori2ea23 apari-ia riscurilor 5a se anali2a dac3A riscurile persist31 au ap3rut riscuri noi1 impactul 4i probabilitatea riscurilor au su,erit modi,ic3ri1 m3surile implementate sunt e,icace1 anumite riscuri trebuie raportate e4aloanelor superioare etc%6B b6 ob-inerea de asigur3ri privind e,icacitatea gestion3rii riscurilor 4i identi,icarea nevoii de a lua m3suri viitoare% ANE>A (' ;;;;;;;; la norme ;;;;;;;; 9T9 *Font 8* # !odel # A3!MN$ 1la%a6Ni-el de %ecreti.are !ini%terul $p+r+rii Naionale (0emplarul nr. .... # denumirea %tructurii # Nr. ...... din .............. # localitatea # $pro2 1omandantul6Ne'ul ......................... :%tructura9 ..................... :&radul9 ..................... :prenumele *i numele9 Ae&i%trul de ri%curi al .............. :denumirea %tructurii9
1odul32iecti-6De%crierea Ai%c inerentStrate&ian%trumentulEermenAi%c re.idual Ae%# 32%er# ri%# $cti-i# ri%cului adoptat+ de control pon%a2il-aii culuitate P ( pentru intern6 P ( ri%c mana&erial @@@@@@@@@@@@@ " 7 ; 5 B G = 8 4 "8 "" "7 "; "5 :50B9 :"80""9 @@@@@@@@@@@@@
@@@@@@@@@@@@@
@@@@@@@@@@@@@
@@@@@@@@@@@@@
KL *SE* LE7EN<A ; P ; probabilitateB ; I ; impactB ; E ; e8punerea la risc% ANE>A (/ ;;;;;;;; la norme ;;;;;;;; 9T9 *Font 8* # !odel # A3!MN$ 1la%a6Ni-el de %ecreti.are !ini%terul $p+r+rii Naionale (0emplarul nr. .... # denumirea %tructurii # Nr. ...... din .............. # localitatea # $pro2 1omandantul6Ne'ul ......................... :%tructura9 ..................... :&radul9 ..................... :prenumele *i numele9 Planul pri-ind implementarea m+%urilor de mana&ement al ri%curilor al ................................. :denumirea %tructurii9
1odul!+%uri6 Stadiul de Di'icult+i n%trumentul Ae%pon%a2ilEermen de 32%er-aii ri%# $ciuni implementare ,ntHmpinate ,nde control implementare culuipre-enti-ea m+%urilor implementarea intern6mana&erial propu%e de mana&ementm+%urilor de :aciuni noi al ri%curilormana&ement al propu%e9 ri%curilor @@@@@@@ " 7 ; 5 B G = 8 @@@@@@@
@@@@@@@
KL *SE* ANE>A (& ;;;;;;;; la norme ;;;;;;;; 9T9 *Font 8* # !odel # A3!MN$ 1la%a6Ni-el de %ecreti.are !ini%terul $p+r+rii Naionale (0emplarul nr. .... # denumirea %tructurii # Nr. ...... din .............. # localitatea # $pro2 1omandantul6Ne'ul ......................... :%tructura9 ..................... :&radul9 ..................... :prenumele *i numele9 Situaie trime%trial+ pri-ind %tadiul implement+rii %i%temului de control intern6mana&erial la data de*"9 .........................
Nr. Speci'icaii Eotal din care) a'erent*79/ 32%er-aii crt :nr.9 %tructurilor %tructurilor '+r+ cu per%onalitateper%onalitate Duridic+ Duridic+ @@@@@ " 7 ; 5 B G @@@@@ ".Structuri %u2ordonate X X @@@@@ 7.Structuri ,n care %#a con%tituit %tructura cu atri2uii de monitori.are) coordonare *i ,ndrumare metodolo&ic+ a %i%temului de control intern6mana&erial @@@@@ ;.Structuri ,n care %#a ela2orat *i %#a apro2at pro&ramul de de.-oltare a %i%temului de control intern6mana&erial @@@@@ 5.Structuri care *i#au %ta2ilit o2iecti-ele &enerale @@@@@ B.32iecti-ele &enerale %ta2ilite de c+tre %tructurile pre-+.ute la pct. 5 @@@@@ G.Structuri care *i#au in-entariat acti-it+ile @@@@@ =.$cti-it+i in-entariate de c+tre %tru cturile pre-+.ute la pct. G @@@@@ 8.Structuri care *i#au in-entariat acti-it+ile procedura2ile @@@@@ 4.$cti-it+i procedura2ile in-entariate de c+tre %tructurile pre-+.ute la pct. 8 @@@@@ "8.Structuri care au ela2orat proceduri @@@@@ "".Proceduri ela2orate de c+tre %tructurile pre-+.ute la pct. "8 @@@@@ "7.Structuri care au in-entariat 'uncii %en%i2ile @@@@@ ";.Funcii %en%i2ile in-entariate de c+tre %tructurile pre-+.ute la pct. "7 @@@@@ "5.Structuri care au ela2orat indicatori a %ociai o2iecti-elor @@@@@ "B.ndicatori a%ociai o2iecti-elor ela2orai de %tructurile pre-+.ute la pct. "5 @@@@@ "G.Structuri care au identi'icat) e-aluat *i ,nre&i%trat ri%curi @@@@@ "=.Ai%curi identi'icate) e-aluate *i ,nre&i%trate ,n Ae&i%trul ri%curilor de c+tre %tructurile pre-+.ute la pct. "G KL *SE* ;;;;; 9(6 Situa-iile se ntocmesc trimestrial 4i se transmit Secretariatului general1 p+n3 la data de (* a lunii urm3toare ,iec3rui trimestru ncCeiat1 iar data situa-iei este1 dup3 ca21 '( martie1 '* iunie1 '* septembrie sau '( decembrie% 9)6 @n coloanele / 4i & se trec datele de la structura proprie1 cumulate1 c+nd este ca2ul1 cu cele de la structurile a,late n subordine/coordonare1 p+n3 la nivel batalion/similar1 inclusiv% ANE>A (0 ;;;;;;;; la norme ;;;;;;;; 9T9 *Font 8* # !odel # A3!MN$ 1la%a6Ni-el de %ecreti.are !ini%terul $p+r+rii Naionale (0emplarul nr. .... # denumirea %tructurii # Nr. ...... din .............. # localitatea # Ea2el cu datele de identi'icare ale pre*edintelui comi%iei *i ale re%pon%a2ilului pe linia controlului intern6mana&erial
Nr.Denumirea 3rdinul de .ia9 Pre*edintele comi%iei JradulNumele *iPunct de32%er-aii crt%tructuriipe unitate @ prenumelecontact # nr.6data # 29Ae%pon%a2ilul Funcia :SE$A) pe linia tele'on controlului 'i0) intern6mana&erial mo2il) 'a0) e#mail9 @@@@@@@@@