Curs Microsoft Project

Ursan-Mihalcea Rzvan
Project 2003
Concepte i Lecii ilustrate

Cuprins

1. DESPRE ACEAST CARTE............................................................................................................ 1
2. ICONIE FOLOSITE N ACEAST CARTE................................................................................ 1
3. INTRODUCERE ................................................................................................................................ 2
3.1. PROIECTE CARE POT FI REALIZATE CU PROJECT ........................................................................... 2
3.2. NOIUNI DE BAZ ........................................................................................................................ 2
3.3. PAII REALIZRII I FINALIZRII UNUI PROIECT............................................................................ 3
4. LECIA 1 O INTRODUCERE N MEDIUL PROJECT............................................................ 3
5. LECIA 2 DEFINIREA PROIECTULUI I A TASK-URILOR ACESTUIA.......................... 5
5.1. INTRODUCEREA DATELOR ............................................................................................................ 5
5.2. STABILIREA DATEI DE NCEPERE A PROIECTULUI .......................................................................... 6
5.3. STABILIREA DURATELOR FIECARUI TASK I SUBTASK .................................................................. 7
5.4. EVIDENIEREA TASK-URILOR STRUCTURATE ............................................................................... 8
6. LECIA 3 CONCEPTUL DE LEGTUR NTRE DOU ACTIVITI.............................. 9
6.1. LEGTURI NTRE ACTIVITILE UNUI PROIECT............................................................................. 9
6.2. NUMEROTAREA TASK-URILOR I A SUBTASK-URILOR................................................................. 10
7. LECIA 4 STRUCTURA IERARHIC A PROIECTULUI .................................................... 11
8. LECIA 5 CREAREA LEGTURILOR NTRE TASK-URI.................................................. 12
9. LECIA 6 DRUMUL CRITIC AL PROIECTULUI ................................................................. 15
10. LECIA 7 SENSIBILITATEA UNUI PROIECT.................................................................. 16
11. LECIA 8 NTRZIERI NTRE ACTIVITI................................................................... 17
12. LECIA 9 DIAGRAMA REEA............................................................................................ 18
13. LECIA 10 RESURSELE PROIECTULUI........................................................................... 20
13.1. TIPURI DE RESURSE .................................................................................................................... 20
13.2. CREAREA STOCULUI DE RESURSE ............................................................................................... 20
13.3. ALOCAREA RESURSELOR PENTRU FIECARE ACTIVITATE............................................................. 21
14. LECIA 11 TASK-URI EVENIMENT .................................................................................. 24
15. LECIA 12 DEFINIREA VACANELOR I A SRBTORILOR.................................. 26
16. LECIA 13 TEHNICI DE PRINTARE A PROIECTULUI ................................................. 28
16.1. PRINTAREA DIAGRAMEI REEA................................................................................................... 28
16.2. PRINTAREA DIAGRAMEI GANTT I/SAU A TABELULUI DE TASK-URI............................................ 29
16.3. SETAREA ANTETULUI I A SUBSOLULUI UNEI PAGINI .................................................................. 30
17. LECIA 14 SCHIMBAREA TIPULUI DE TASK FOLOSIT.............................................. 31
18. LECIA 15 RESURSE SUPRAALOCATE........................................................................... 32
18.1. MODURI DE DETERMINARE A RESURSELOR SUPRAALOCATE....................................................... 32
18.2. REZOLVAREA PROBLEMEI DE SUPRAALOCARE ........................................................................... 34
19. LECIA 16 DETALIILE FINANCIARE ALE RESURSELOR.......................................... 35
19.1. INTRODUCEREA DATELOR FINANCIARE PENTRU FIECARE RESURS............................................ 35
19.2. DETERMINAREA COSTULUI FIECRUI TASK I A COSTULUI TOTAL.............................................. 36
20. LECIA 17 GENERAREA RAPOARTELOR...................................................................... 37
21. LECIA 18 TASK-URI RECURENTE.................................................................................. 38
22. LECIA 19 SORTAREA, GRUPAREA I FILTRAREA INFORMAIILOR................. 40
22.1. SORTAREA INFORMAIILOR........................................................................................................ 40
22.2. GRUPAREA INFORMAIILOR ....................................................................................................... 40
22.3. FILTRAREA INFORMAIILOR....................................................................................................... 42
23. LECIA 20 MAI MULT INFORMAIE............................................................................ 44
23.1. MODUL DUAL DE VIZUALIZARE.................................................................................................. 44
23.2. MODIFICAREA UNITII DE TIMP FOLOSIT N DIAGRAMA GANTT ............................................. 46
23.3. INSERAREA UNEI ALTE COLOANE DE INFORMAII N TABELUL DE TASK-URI............................... 47
23.4. NOTIE DESPRE TASK-URI .......................................................................................................... 48
23.5. TASK-URI CU REFERINE ............................................................................................................ 48
23.6. PERSONALIZAREA ASPECTULUI TASK-URILOR............................................................................ 49
23.7. MAI MULTE DESPRE RESURSE..................................................................................................... 50
24. LECIA 21 PROIECTE STRUCTURATE............................................................................ 51
25. LECIA 22 ANALIZA PROGRESULUI NTR-UN PROIECT.......................................... 53
25.1. SALVAREA LINIEI DE BAZ A PROIECTULUI ................................................................................ 53
25.2. ACTUALIZAREA PROGRESULUI ................................................................................................... 53
25.3. COMPARAREA PROGRESULUI FA DE LINIA DE BAZ ............................................................... 55
25.4. INFORMAII STATISTICE DESPRE PROIECT................................................................................... 56

1 Project 2003 Managementul proiectelor pentru toti
1. Despre aceast carte

De acum ncolo voi presupune c tii s foloseti un computer, cum s lucrezi n
mediul Windows i voi presupune de asemenea c tii s lucrezi cu anumite produse din
pachetul Office
, i c nu i-e fric s umbli la setrile produselor respective.

Aceast carte nu va acoperi teoria managementului de proiecte (pentru aceasta
existnd materiale dedicate), ns voi reaminti pe parcurs anumite concepte de baz din
teoria managementului de proiecte.

Am organizat cartea pe Lecii, care pe parcurs vor deveni mai complicate, dar nu
imposibile. Dac ai deja ceva experien n folosirea produsului Project, poi sri leciile
pe care le cunoti deja, ns, dac e prima oar cnd lucrezi cu Project, te sftuiesc s
parcurgi leciile pe rnd fr a trece la alt lecie pn nu ai neles perfect lecia
anterioar.

Chiar dac n aceast carte am folosit Project 2003 pentru a prezenta
modul de lucru cu produsul Project, majoritatea tehnicilor prezentate aici
pot fi realizate i n alte versiuni anterioare de Project (XP, 2000).

2. Iconie folosite n aceast carte

Aceast iconi marcheaz idei, metode sau detalii care trebuiesc reinute pe
viitor. Pe scurt, cand vezi iconia aceasta cu creionul nseamn c trebuie s
reii ce scrie in dreptul ei (nu i n cazul acesta).

Informaiile din dreptul acestei iconie nu sunt obligatoriu de reinut, dar dac
vrei s le reii, cu att mai bine!

Cu aceast iconi vin detaliile foarte importante, la care trebuie s ai mare
grij, i evident s le reii!


3. Introducere

Dac ai fost vreodat responsabil de coordonarea unor activiti specifice care
trebuiesc finalizate ntr-o perioad anume (sau pn la un anumit termen limit) i pentru
o anumit valoare de bani, sau dac eti pur i simplu un manager de proiect, aceast
carte este pentru tine. Chiar dac nu ne dm seama, noi toi aplicm teoria
managementului n viaa de zi cu zi. Cnd ? Cnd ne ducem la coal sau la munc,
nainte s mncm, cnd lucrm, i n orice facem n fiecare moment al vieii noastre.
Cum aa ? Pi, de exemplu, nainte s mncm (unii din noi) ne gndim ce mncruri
putem pregti sau ce mncruri avem deja, i alegem mncarea care ne satisface cel mai
bine n funcie de anumite criterii. Aadar, nainte s mncm, ne gndim la toate
variantele de mncruri, iar apoi lum o decizie care reprezint varianta cea mai potrivit
(n funcie de ct de foame ne este, de ce or este, .a.m.d.).

3.1. Proiecte care pot fi realizate cu Project
Iat cteva exemple de proiecte care se realizeaz zilnic:
Realizarea unui produs software
Publicarea unui ziar sau revist
Implementarea unui program de antrenament
Pregtirea unei petreceri
Aadar, cum ne poate ajuta Project n cazul realizrii unui proiect ? Project ne ajut s
realizm un plan de aciune, ne d posibilitatea introducerii i organizrii informaiilor i
detaliilor care definesc activitile ce trebuiesc terminate pentru a atinge obiectivul
propus. Project te ajut ncepnd cu definirea proiectului i detaliilor acestuia, continund
apoi cu definirea activitilor i resurselor care alctuiesc proiectul, pregtirea pentru
publicarea acestuia, urmrirea progresului i al stadiului n care se afl, analiza costurilor,
a calitii proiectului, .a.m.d.

3.2. Noiuni de baz
nainte de a ncepe prima lecie, voi reaminti trei termeni foarte folosii n teoria
managementului proiectelor (pe scurt, teoria managementului), i pe care i voi folosi
destul de des i n aceast carte.

Task (activitate, sarcin) este o diviziune a ntregii munci necesare pentru a
realiza obiectivul proiectului.
Scop scopul oricrui proiect este o combinaie a tuturor task-urilor si a
obiectivelor acestora.
Resurse pot fi oameni, echipamente, materiale sau servicii necesare pentru
finalizarea anumitor task-uri. Ca o observaie, cantitatea de resurse afecteaz
scopul i timpul de realizare al unui proiect.


3.3. Paii realizrii i finalizrii unui proiect
nainte de a ncepe un proiect, trebuie s i cont de urmtorii pai care apar n
realizarea unui proiect:

1. Conceptualizeaz i identific scopul proiectului
2. Definete obiectivele proiectului
3. Finalizeaz scopul proiectului
4. Identific activitile proiectului
5. Asociaz la fiecare activitate resursele necesare
6. Determin o estimare a duratei i costului proiectului
7. Identific factorii ce ar putea afecta durata i costul proiectului
8. Discut scenariile posibile i ntocmete un plan de remediere

Microsoft Project nu te va putea ajuta cu paii (1), (2), (7) i (8), ns te poate ajuta
foarte bine la ceilali pai, uurndu-i munca foarte mult.

4. Lecia 1 O introducere n mediul Project

n aceast lecie te voi introduce mediului de lucru din Project. Dup ce deschidem
Project 2003, iat ce vom vedea:


n stnga ferestrei este panoul de pornire (Getting Started), unde putem ori s
deschidem un proiect existent, ori s creem unul. La dreapta acestui panou se afl panoul
de vizualizare al proiectului format din mai multe iconie care ne vor ajuta s schimbm
modul de vizualizare al proiectului n funcie de cerine. Mai la dreapta acestui panou este
modul de vizualizare Gantt Chart format dintr-un formular tabelar (aa cum putem vedea
i n Excel) i zona de reprezentare a diagramei Gantt, ambele zone fiind desprite
printr-o bar mobil cu care se poate stabili procentul de spatiu vizibil din fiecare zon.
Dup cum poi vedea n panoul de vizualizare (cel cu mai multe iconie), a doua iconia
de sus este selectat (Gantt Chart), fapt ce ne spune c ne aflm n modul de vizualizare
al diagramei Gantt.
Formularul tabelar din modul de vizualizare Gantt Chart este alctuit din mai multe
coloane, printre care i Task Name unde vom introduce task-urile care alctuiesc
proiectul, durata acestora, .a.m.d. Diagrama Gantt din dreapta formularului este alctuit
i ea dintr-un antet care ne permite s observm relaiile i durata task-urilor, subtask-
urilor, i chiar a proiectului.

Acum dac vom face click n panoul de pornire pe
ultimul element (Create a new project) vom vedea
panoul New Project.
Acesta este panoul unde putem crea un proiect nou
de la zero, putem crea un proiect bazat pe un altul
existent, sau putem crea un proiect folosind abloanele
oferite de Office (cele deja instalate sau cele aflate pe
internet). Printre abloanele existente se numr cele de
construie, de mutare a locuinei, de creare a unui nou
produs sau firm, .a.m.d. Dac vrei s-i faci o idee
despre cum arat un proiect realizat n Project te
sftuiesc s navighezi printre abloanele deja instalate
n Office.

Pe lng abloane, Project deine i experi de proiect care automatizeaz crearea unui
proiect prin anumii pai impui de Project. Aceti experi se afl chiar deasupra panoului
de pornire n bara de instrumente:
Apsnd pe sgetua din dreapta
butoanelor puse la dispoziie, putem
accesa experii de creare a task-urilor i proiectului, de identificare a resurselor, putem
urmri progresul proiectului, putem ntocmi rapoarte, i multe altele. Primul buton din
stnga este folosit pentru a afia/ascunde panoul de experi.


5. Lecia 2 Definirea proiectului i a task-urilor acestuia

5.1. Introducerea datelor
S presupunem c am ntocmit o schem a proiectului i a task-urilor acestuia iar
acum trebuie s introducem informaiile n Project. Vom introduce toate datele n ordinea
apariiei acestora n cadrul schemei n coloana Task Name astfel:

e prima linie a tabelului avem numele proiectului, n cazul acesta un Sistem Mobil
de

P
raportare (un fel de aparat mobil precum un telefon mobil). Fiind un proiect
software, trebuiesc ntocmite cerinele de performan a sistemului pe care se va instala
(ce componente fizice l vor alctui nct s fie att performant ct i ieftin), ns pentru
acest lucru trebuie s aflm care sisteme se folosesc cel mai mult. Pentru a afla acest
lucru, trebuie sa intervievam utilizatorii (potenialii cumprtori ai acestui produs),
dup care putem defini cerinele de performan (determinm exact ce componente ne
trebuiesc). Fiind un sistem software, trebuie s realizm o logic a design-ului acestui
software (logic adic planul programului nct s fie ct mai uor i ct mai optim de
implementat), design-ul bazei de date (structura bazei de date care va fi accesat din
cadrul programului), mai trebuie s implementm codul de program A (o bucat de cod
care va forma programul final) care va fi realizat de o echip i respectiv codul B realizat
de alt echip. Pentru acest software trebuie s cumprm componentele (resursele)

hardware (adic acele componente fizice care fac sistemul funcional) necesare
funcionrii acestuia, iar apoi s le asamblm. Dup aceasta, pentru a obine un prototip
al proiectului, va trebui s integrm partea software (programul) n partea hardware
(aparatul).
5.2. Stabilirea datei de ncepere a proiectului
Acu tul, trebuie s definim la fiecare
task
Anumite task-uri sunt alctuite din mai multe subtask-uri. La aceste task-

ainte ns de a defini duratele de desfurare a task-urilor i subtask-urilor, trebuie
s

dat
Proiectului nu i se va da data de finalizare, aceasta fiind calculat n funcie
m c am introdus task-urile care alctuiesc proiec
durata desfurrii acestuia.

uri nu se va defini durata de desfurare aceasta fiind calculat automat de
Project dupa definirea duratelor fiecarui subtask ce alctuiete acel task.
Aadar, la task-urile alctuite din mai multe subtask-uri se va defini
durata de desfurare doar a subtask-urilor!
n
definim perioada de nceput a proiectului. Pentru acest lucru selectm din meniul
Project ultimul element, Project Information i va aprea urmtoarea fereastr:
Aici vom alege 15.04.06 ca dat de nceput a proiectului (Start date) sau orice alt
acesta fiind doar un exemplu.

de mai multe criterii. Dac selectam de la Schedule from din fereastra
Project Information opiunea Project Finish Date, durata proiectului ar fi
fost calculat de la sfrirea acestuia, iar proiectului i s-ar fi putut defini
doar data de sfrire, ns nu ne intereseaz acest caz.

5.3. Stabilirea duratelor fiecarui task i subtask
Dup defini durata task-urilor i
subtask
Durata task-urilor o aflm n funcie de experienele anterioare sau dup
ce vorbim cu experii care vor desfura task-urile, ca acetia s ne
a sunt simple (nu sunt
alctuite din mai m lte subtask-uri), ct i la subtask-urile task-urilor pe care nc nu le-
am
rimul nivel s fie un task structurat, acest
lucru depinznd de modul de organizare al proiectului.
roject poate memora durata att n zile, ct i n ore (la durat scrii 1h de
xemplu), minute (1m), sptmni (1w), .a.m.d., ns sfatul meu este s
le ftware,
Hardware i Prototip. Evident, nici la acestea nu s-a stabilit o durat, aceasta fiind
calculat mai ncolo de ctre Project, dup ce evideniem task-urile structurate.
ce am setat data de ncepere a proiectului, putem
-urilor ca n imaginea urmtoare:

estimeze durata de desfurare a task-ului respectiv.

de mai sus am definit durata doar la task-urile care n imagine
u
evideniat. Task-urile care conin subtask-uri sunt task-uri structurate. n acest proiect
avem 5 astfel de task-uri structurate. Primul task structurat este de fapt chiar primul nivel
din proiect, Sistem mobil de raportare, iar la acesta nu definim durata (fapt pentru care
apare 1day? n loc de 1day). Acel semn de ntrebare reprezint faptul c nu a fost
specificat o durat pentru task-ul respectiv.

Nu este absolut necesar ca p

P
e
foloseti aceeai msur de timp pentru fiecare task i subtask.

patru task-uri structurate sunt Cerinte de performan, So Urmtoare


5.4. Evidenierea task-urilor structurate
Pentru a evidenia faptul c primul nivel din tabel este un task structurat, cutm n
bara de instrumente butonul (indentare la dreapta) i l apsm dup ce selectm toate
subtask pe primul nivel ca mai jos (selecia
se f
up rezultatul
imaginii ur este un
task structurat):
-urile care vor aparine task-ului structurat de
ace ca i n Excel, facnd click pe al doilea task, apoi innd apsat tasta Shift i
fcnd click pe ultimul task):

D ce apsm butonul de indentare la dreapta va trebui s obinem
mtoare (primul nivel va avea un minus n stnga lui, fapt ce denot c

La fel procedm pentru urmtoarele task-urile strucurate: selectm cele 2 subtask-uri
acestora.

Aa cum indentm (mutm) anumite task-uri mai la dreapta pentru a le
transforma n subtask-uri, le putem indenta i la stnga (n caz c greim
undeva sau se modific structura proiectului).

6. Lecia 3 Conceptul de legtur ntre dou activiti
6.1. Legturi ntre activitile unui proiect
S presupunem c avem mai multe activiti ce vor fi desfurate. Acestea nu se vor
desfura neaprat simultan, ci unele dintre ele pot fi dependente de altele. S
presupunem c avem un proiect de management pentru organizarea unei petreceri. Printre
acti
datei i orei de ncepere a petrecerii, .a.m.d. Aadar, nu putem n cazul acesta
s alimentele i sucurile pentru invitai fiindc nu tim ci invitai vor fi, nu
putem
distribuirea ace
activiti care s i nu pot fi ncepute pn
nu se termin altele. Aici apare noiunea de legtur ntre activiti (sau task-uri). Exist 4
tipuri de legturi ce pot aprea ntre 2 activiti:
(urmtoarele 2) ale cerinelor de performan i le indentm la dreapta, la fel cu software
i urmtoarele patru subtask-uri ale sale, task-ul hardware cu urmtoarele 2 subtask-uri
ale sale, i task-ul prototip cu singurul subtask ramas. Rezultatul trebuie s arate astfel:

i astfel am structurat proiectul pe 3 nivele ierarhice, i dup cum se poate vedea,
Project a calculat automat durata task-urilor structurate n funcie de subtask-urile
vitile ce se vor desfura se numr crearea unei liste cu persoanele invitate,
crearea i distribuirea invitaiilor, cumprarea alimentelor i sucurilor pentru petrecere,
stabilirea
cumprm
stabili c nd ncepe petrecerea exact fiindc nu tim ct va dura crearea invitaiilor,
stora, cumprarea alimentelor i sucurilor, .a.m.d. Dup cum vezi, exist
unt dependente de altele, adic anumite activit

Legtur Cod Descriere
Diagrama
Gantt
Finish-Start FS
ncepe urmtorul
Predecesorul se termin i

Start-Start SS Activitile ncep simultan

Finish-Finish FF Activitile se termin simultan

Start-Finish SF
Activitatea care ncepe
determin momentul terminrii
predecesorului

6.2. Numerotarea task-urilor i a subtask-urilor
Pentru a ataa numere de identificare a task-urilor i subtask-urilor alegem din meniul
entul Opt aprea
e opiuni unde a opiunea
umber aginea
e dm ok i aprea
erotate n mod unic pentru
aginea de m i jos:

Tools, elem
fereastra d
ions i va
vom bif
Show outline n
alturat dup car
task-urile num
ca n im
ne vor
fiecare din ele ca n im

a

7. Lecia 4 Structura ierarhic a proiectului
entru a ntocmi structura ierarhic a proiectului a recomanda folosirea acelor notie
galbene pe care le poi lipi pe un anumit suport. Pe fiecare noti vei scrie subtask-urile
doar, fiindc acestea se execut de fapt, nu task-urile strucurate. Dup ce scrii fiecare
subtask pe o noti, poi s lipeti pe o coal alb n ordinea execuiei fiecrui subtask, dar
ncepnd de la ultimul subtask pn la primul, dup care vei putea trasa cu un marker
sg ile de legtur n ierarhia subtask-urilor. Mai jos este ierarhia proiectului nostru:
ule
pentru cte o echip de programatori. Aadar, pentru integrarea software ne trebuie
P
e

Acum s explic cum am ajuns la structura ierarhic de mai sus. Gndind logic (de la
ultimul subtask pn la primul), pentru a integra software/hardware in cazul Sistemului
mobil de raportare, trebuie sa asamblam componentele hardware, ns pentru aceasta e
nevoie s cumprm componentele hardware pentru a avea ce asambla. n ce privete
integrarea software, ne trebuie codul programului care a fost mprit n dou mod
Codul program A i Codul program B, ns codul acesta nu se poate realiza fr o
baz de date, iar baza de date nu poate fi realizat fr a gndi logica design-ului
software-ului (fiindc trebuie s existe logic n orice program sau baz de date). Dar,
pentru ca toi aceti pai s poat fi realizai, trebuie s tim care sunt cerinele de
performan ale utilizatorilor, iar pentru a ti acest lucru trebuie s intervievm
utilizatorii. i iat structura ierarhic a proiectului nostru.

8. Lecia 5 Crearea legturilor ntre task-uri
ntre activiti pot exista 4 tipuri de legturi, care le-am enumerat la Lecia 3, ns cel
mai folosit tip de legtur este cel Finish-Start, adic o activitate va ncepe imediat ce se
termin o alt activitate. De asemeni, foarte folosit este i legtura Start-Start, unde
dou activiti pot ncepe simultan. Celelalte dou legturi rmase, Start-Finish i
Finish-Finish sunt de fapt cazuri particulare la primele dou. Aadar, n proiectul nostru
mutm bara dintre tabel i diagrama Gantt spre dreapta pn putem vedea coloana
Predecessors n tabel, ca mai jos:

Dup cum putem vedea, Project asociaz fiecrui task i subtask un cod de
identificare n prima coloan a tabelului. Aceste coduri vor putea fi folosite pentru a
marca un predecesor n coloana Predecessors. Aadar, ntorcndu-ne la proiectul nostru,
tim din structura ierarhic pe care
performan
am fcut-o mai devreme c Definirea cerinelor de
se poate face abia dup ce intervievm utilizatorii. Aadar, pe linia
subtask-ului definirea cerinelor de performan vom scrie n coloana predecesorilor
codul liniei unde se afl subtask-ul intervievare utilizatori, adic 3 n cazul nostru. Iat
mai jos cum va arta tabelul:


Observm de altfel c imediat ce am introdus predecesorul subtask-ului de definire a
cerinelor de performan, diagrama Gantt s-a modificat punnd automat acest subtask-ul
mai la dreapta, pentru a marca faptul c definirea cerinelor de performan se poate
realiza dect dup ce intervievm utilizatorii. n continuare, tim c subtask-ul logica
design-ului va putea fi executat abia dup ce s-au definit cerinele de performan, aadar
predecesorul acestui subtask va fi 4 i vom obine o legtur Finish-Start. Dup cum
putem vedea n structura ierarhic ntocmit mai devreme, dup ce definim cerinele de
av
performan putem trece la subtask-ul cumprarea componentelor hardware, acesta
nd ca predecesor, evident, tot 4. Aici se realizeaz prima noastr legtur Start-Start,
fiindc logica design-ului poate fi realizat n timpul cumprrii componentelor
hardware. Mai departe, subtask-ul design-ul bazei de date poate fi realizat dup ce se
ntocmete logica design-ului, aadar predecesorul pentru acest subtask este 6. Dup ce se
realizeaza design-ul bazei de date, se poate trece la crearea codului de program. Acesta
ns este mprit pe dou echipe, minimiznd astfel durata crerii codului de program.
Aadar, Codul program A se va realiza n acelai timp cu Codul program B, ambele
avnd acelai predecesor 7. Asamblarea hardware se va realiza dup ce se vor cumpra
componentele hardware, deci va avea ca predecesor 11. i n cele din urm, integrarea
software/hardware se va putea realiza abia dup ce se asambleaz hardware-ul i dup
ce se creaz codul program. Aadar, aici vom avea 3 predecesori, 12, 8, i 9 pe care i
vom scrie separai prin ;. Iat cum va arta tabelul final i diagrama Gantt:


ce am determinat i introdus predecesorii subtask-urilor, i dup
Gantt, putem vedea i durata de desfurare a proiectului n prim
ul nostru fiind 16 zile. Bineneles, aceast durat ar putea fi afectat
i, printre care lipsa de resurse, ntrzieri aprute pe parcursul desf
.a.m.d.
Dup ce am obinut
diagrama a linie din
tabel, n caz de mai
muli factor urrii
subtask-urilor,

Barele negre din diagrama Gantt reprezint durata task-urilor structurate,
iar benzile albastre sunt subtask-urile. n acest mod putem vedea zilele
sau lunile n care se incep/termin anumite activiti.

9. Lec
Drumul cr
ia 6 Drumul critic al proiectului
i
ntrzieri, iar o
termenului de ine care sunt aceste
ctiviti care formeaz drumul critic. Pentru aceasta, selectm din meniul Format
piunea Gantt Chart Wizard care va deschide un expert ce ne va ghida n determinarea
drumul r toarea fereastra:

i rut
rse, date, etc).
Bif None, deoarece deocamdat nu dorim s afieze nimic, neavnd resurse, .a.m.d.
Dup ce mai apsm Next, expertul ne ntreab dac dorim s apar legturile ntre task-
uri sau nu. Lsm bifat opiunea Yes, apsm Next, apoi Format it i n cele din urm
Exit Wizard. Iat cum va arta diagrama Gantt:
tic dintr-un proiect este alctuit din toate activitile care nu pot avea
rice ntrziere care ar aprea n aceste activiti ar duce la prelungirea
finalizare al proiectului. Project poate s determ
a
o
ui c itic. n acest expert apsm Next i va aprea urm

A ci vom bifa Critical path dup care apsm Next. n fereastra care ne-a ap
acum suntem ntrebai ce informaii s afim n diagrama Gantt (resu
m

Aadar, putem trage de aici concluzia c pot aprea ntrzieri n realizarea Codului
program B, n cumprarea componentelor hardware i n asamblarea hardware fr
a afecta n vreun fel durata proiectului, ns, dac una din aceste activiti dureaza mai
mult dect este disponibil, se va afecta durata proiecctului (despre acest caz voi vorbi n
alt lecie). Restul activitilor sunt critice i orice ntrziere care ar aprea n
des urarea acestora poate afecta durata desfurrii proiectului (poate dect s se
prelungeasc, fiindc durata calculat de Project pentru proiectul nostru este cea minim).
10. Lecia 7 Sensibilitatea unui proiect
na din marile probleme ale managementului unui proiect este sensibilitatea unui
proiect, adic probabilitatea ca drumul critic al proiectului s se schimbe, sau cu alte
cuvinte, probabilitatea ca proiectul s dureze mai mult dect a fost plnuit. Pentru a
aceast ntrebare trebuie s aflm care este rezerva de timp (timp extra) care acestea o au
la disp ucndu-ne n meniu la View,
apoi di cum vom muta la dreapta bara
care

Coloanele care ne intereseaz sunt Free Slack i Total Slack. Se observ c toate
task-urile critice (adic cele care formeaz drumul critic) au valoarea 0 n aceste coloane.
Coloana Free Slack reprezint cu ct poate fi ntrziat un task fr a ntrzia task-urile
succesoare (care depind de acesta) iar Total Slack reprezint cu ct poate fi ntrziat un
task fr a ntrzia proiectul. Aadar, putem demonstra c acest proiect nu este foarte

f

U
determina sensibilitatea unui proiect, trebuie s ne punem o ntrebare: avem mai mult de
un singur drum critic n proiect ? Dac avem mai mult de un drum critic, crete
posibilitatea ca dac unul din drumuri dureaz mai mult, celelalte s devin non-critice.
n cadrul proiectului nostru putem vedea c exist un singur drum critic dominant, aadar
avem de-a face cu o sensibilitate sczut. Apoi mai trebuie s ne punem o ntrebare: cum
rmne cu activitile non-critice ? Care e probabilitatea ca dac acestea ar dura mai mult
sau ar ncepe mai trziu dect a fost plnuit s devin critice ? Pentru a rspunde la
oziie pentru a se desfura. Acest lucru l aflm d
n submeniul Table: Entry s selectm Schedule. A
desparte tabelul de diagrama pn vom vedea toate coloanele ca mai jos:

sensibil (adic sunt mici ansele ca drumul critic s se schimbe) lund urmtoarele cazuri

. n aceast list vom
selecta coloana Lag i vom introduce durata ntrzierii dintre aceste dou activiti, adic
3d (3 zile). De asemeni, n acest list putem modifica i tipul legturii dintre activiti n
coloana Type selectnd unul din cele patru tipuri puse la dispoziie i definite n Lecia 3.
Apsm OK i vom vedea n diagrama Gantt cum subtask-ul asamblare hardware s-a
mutat mai la dreapta cu 3 zile.

particulare:
Codul program B (9) este estimat a dura 3 zile, i putem vedea c poate avea
o ntrziere de 2 zile, adic mai mult de 60%.
Asamblarea hardware (12) este estimat a dura o zi, i poate ntrzia 7 zile!

11. Lecia 8 ntrzieri ntre activiti
Un alt caz posibil este apariia (sau impunerea) unei ntrzieri ntre dou activiti
consecutive (Finish-Start). S presupunem c poate aprea o ntrziere ntre
cumprarea componentelor hardware i asamblarea hardware. Pentru a realiza acest
lucru n Project, facem dublu click pe numele task-ului care va avea ntrziere (n cazul
nostru succesorul, fiindc avem legtur Finish-Start), adic pe asamblare hardware, i
vom vedea urmtoarea fereastr:

Putem vedea n csua din colul din stnga al ferestrei cu numele task-ului, durata
mai la dreapta, iar sub aceste csue putem vedea lista activitilor de care depinde
(predecesorii), n acest caz cumpararea componentelor hardware

12. Lecia 9 Diagrama reea
am ork

Putem vedea n stnga csuele care nu au legturi ntre ele, acestea fiind task-urile
structurate, iar cele cu legturi ntre ele sunt, evident, subtask-rile. Evident, nu putem
nelege mare lucru fiindc Project a micorat foarte mult csuele dat fiind mrimea
structurii. Exist ns o mecherie: punnd cursorul mouse-ului deasupra unei csue,
acea csu se va mri pentru a putea vedea detaliile (ca mai jos), iar dup ce mutm
cursorul mouse-ului n alt parte acea csu se va micora napoi.

n aceast lecie vom putea vedea cum Project poate genera structura ierarhic pe care
creat-o noi n Lecia 4. Pentru a face acest lucru, n meniul View selectm Netw
Diagram i vom vedea urmtoarea imagine:

Putem vedea acum o parte din schema ierarhic fcut de noi, doar c aici fiecare
noti conine i detaliile activitii respective. Pentru a vedea toate activitile, putem
derula zona de vizualizare cu sgeile de pe marginea ferestrei. Bineneles, i aici
csuele roii reprezint drumul critic, iar cele albastre drumul non-critic. Pentru a vedea
ntreaga reea, ne putem duce n meniu la View i selectm Zoom, iar n fereastra ce va
aprea vom selecta opiunea Entire Project dup care apsm Ok. Iat rezultatul:

S zicem c nu avem nevoie de csuele care reprezint task-urile structurate. Pentru a
pa de ele, alegem Options din meniul Tools, i debifm opiunea Show summary
dup care apsm Ok. Vom vedea c toate csuele din stnga care nu aveau legturi
ntre ele dispar din diagrama.
Un alt lucru pe care l-am mai dori este s putem muta csuele cum vrem noi. Dac
m acest lucru, vom vedea c n loc s se mite, apare o nou csu, fiindc
Project consider c am vrut s creez un subtask nou dependent de acela.
sc
task
ncerc

boxes
(poziioneaz automat toate csuele) i Allow manual box positioning (permite
pozi
pozi
fiindc
leg

Dac faci o greeal, sau se ntmpl ceva neprevzut n cadrul
proiectului dintr-o manevr greit, poi corecta apsnd Ctrl+Z, sau
selectnd din meniul Edit opiunea Undo.

Pentru a permite mutarea csuelor, vom alege Layout din meniul Format. n
fereastra care ne apare, sus avem dou opiuni, Automatically position all
ionarea manual a csuelor). Vom bifa a doua opiune i vom apsa Ok. Acum
ionm mouse-ul pe marginea unei csue (va trebui s se schimbe cursorul mouse-
ului ntr-un fel de sgetue negre), dup care putem muta csua.
Un alt lucru care s-ar putea s nu ne plac sunt sgeile de legtur ntre csue,
se suprapun. Pentru a schimba acest lucru, ne ducem iar la Layout din meniul
Format i bifm opiunea Straight. Acum vom vedea diagrama exact cum trebuie: cu
turile nesuprapuse, exact ca in structura ierarhic pe care am fcut-o i noi.

13. Lecia 10 Resursele proiectului
13.1. Tipuri de resurse
Odat ce ai nevoie s incluzi resurse n cadrul proiectului, trebuie s i rspunzi la
toarele ntrebri:
De ce tipuri de resurse ai nevoie ?
De cte resurse ai nevoie ?
De unde poi lua aceste resurse ?
Cum determini costul proiectului ?

Resursele sunt de dou tipuri:
Resurse de munc acestea termin activitile n decursul timpului. Deobicei
aici intr oamenii i echipamentele.
Resurse materiale acestea sunt stocuri i costuri de care este nevoie pentru a
urm
i un program corespunztor cu ore libere sau vacane. De
C
Stocul de r
activiti. Pent a din meniul View opiunea
Resource Sheet i vom vedea urmtorul tabel:

Aa cum se poate vedea n tabelul anterior, Project msoar o resurs n
procente (vezi coloana Max. Units).

termina proiectul.

n Project, ca i n realitate, oamenilor care alctuiesc resursele de munc
li se pot atribu
asemeni, Project poate determina resursele suprasolicitate (cele crora li
s-au atribuit prea multe activiti, sau prea puin timp de desfurare).

rearea stocului de resurse
esurse reprezint totalitatea resurselor disponibile care pot fi alocate unei
ru a edita stocul de resurse, vom select
13.2.

Voi ncerca s menin lucrurile ct mai simple, aadar, n acest tabel, pe coloana
Resource Name vom introduce 2 resurse: Inginer de design i Inginer Software.
Tabelul nostru va trebui s arate astfel:

Ca m spune, de exemplu, c un singur
inginer de design i poate aloca activitilor asociate 100% din timpul su. Dac am fi
dorit s n, am fi introdus la coloana Max. Units valoarea 300%.
Dac
troduce valoarea n coloana .
e o iniial pentru o identificare mai uoar
introdu a mai jos:

n cadr ingineri de design, acetia pot executa
acelea
diferenia, loc de inginer de design numele unuia din ei, i pentru
ceilali la fel, vom introduce cte un nume pentru fiecare n cadrul coloanei Resource
name ,
i vom obine:

de la Inginer de Design. Aadar i putem
tra se vor plti cu 1,5 lei/or. Mai avem 3 ingineri software care sunt pltii cu
00 lei/or, fr
A
Acum ne vo diagramei Gantt ori fcnd click pe
a doua iconi de sus din panoul de vizualizare, ori selectnd din meniul View opiunea
o interpretare n tabelul nostru de resurse, pute
avem 3 ingineri de desig
, de exemplu, avem 2 ingineri software din care unul lucreaz part-time (cu jumtate
de norm), atunci am in 150% Max. Units
De m ase enea, putem atribui fiecrei resurs
dorit, c cnd n coloana Initials iniiala
ul proiectului nostru, dac avem 3
i activiti n acelai timp, aadar nu i putem diferenia. Pentru a-i putea
putem introduce n
s zicem c mai adaugm 2 resurse n proiectul nostru, Ionescu i Teodor . Aadar
Astfel putem specifica ce resurs lucreaz part-time i ce resurs lucreaz full-time.
n cazul nostru, Teodor lucreaz part-time, iar Ionescu full-time. Dup cum poi vedea n
coloana Group am asociat un grup fiecruia, ID
identifica o resurs i dup grupul din care face parte, nu numai dup iniiale sau nume.

Acum ns, pentru proiectul nostru vom terge ultimele 2 resurse, i le vom lsa doar
pe primele. Cum putem terge o resurs ? Facem click dreapta pe numrul unic asociat
acesteia (valoarea din prima coloan a tabelului) i selectm Delete Resource.
Stocul nostru de resurse va trebui s arate astfel:

Dup cum poi vedea, am ales 3 ingineri de design fiecare fiind pltit cu 50 lei/or iar
orele ex
1 bonusuri pentru orele extra.
locarea resurselor pentru fiecare activitate
ntoarce la modul de vizualizare al
13.3.
m

Ga
n Resources. Va
ap
l
Assign. Dac se ntmpl s greeti sau s nu mai vrei s fie alocat o resurs unui
sub
ask-uri pe
urm cazul nostru Definirea cerinelor de
de d
ntt Chart. Vom selecta primul subtask (intervievare utilizatori) cruia i vom atribui
o resurs i vom apsa n bara de instrumente butonul care are ca imagine doi oameni.

Dac nu gseti acel buton, poi selecta din meniul Tools opiunea Assig
rea urmtoarea fereastr:

Avem aici lista resurselor disponibile alctuit din coloana cu numele resurselor, i
coloana Units unde vom introduce numrul de resurse alocate subtask-ului ales de noi. n
cazul nostru vom asocia 2 ingineri de design pentru a intervieva utilizatorii, aadar scriem
n coloana Units valoarea 200% (sau mai simplu, 200). Dup aceasta apsm butonu
task, poi selecta n aceast fereastr resursa pe care vrei s o retragi i apei butonul
Remove.
Acum, cu aceast fereastr nc deschis, facem click n tabelul de t
torul subtask cruia i vom aloca o resurs, n
performan. Dup cum putem vedea din lista de resurse a fereastrei de mai sus a disprut
valoarea unitilor de resurse alocate de noi mai devreme. De ce ? Fiindc ne-am mutat la
un alt subtask care nu are nici o resurs asociat. Dac facem napoi click pe subtask-ul
intervievare utilizatori, vom vedea c apare din nou valoarea 200 la inginer de design.
Revenind la subtask-ul Definirea cerinelor de performan, acestuia i vom da 3 ingineri
esign (adic toi, fiindc doar trei avem n stocul de resurse). Mai departe vom aloca
subtask-urilor urmtoarele resurse:

Logica design-ului 300% Inginer de design
Design-ul Bazei de date
200% Inginer de design,
200% Inginer software
Codul program A 200% Inginer software
Codul program B 200% Inginer software

Cumpr componentele
hardware
100% Inginer de design
Asamblare hardware 200% Inginer de design
Integrare Sw/Hw 200% Inginer de design

Acum putem nchide fereastra de alocare a resurselor apsnd Close. Dac tragem
bara despritoa vedem toate coloanele,
iat are va fi rezultatul:
utem vedea n ultima coloan (Resource Names) numele resurselor alocate fiecrui
subtask ct i unitile alocate din fiecare resurs. Se poate observa la subtask-ul cumpr
componente hardware

Cu siguran d um a sczut de la o
zi la o jumtate de z 2 im n i vei vedea). De
asemeni, ce nu ai m dup mitor subtask-uri, i
durata de desfurare e, luc c am alocat destule
re dintre tabel i diagrama Gantt la dreapta pn
c

P
c nu apare numrul de uniti alocate din resursa respectiv.
Acest lucru se ntmpl fiindc am alocat dect un singur inginer de design (100%)
acestui subtask.
Acum s presupunem c mai e nevoie de nc 2 ingineri de software la ultimul
subtask de integrare software/hardware, aadar facem click pe butonul de alocare a
resurselor i introducem 200 la resursa inginer software. Iat rezultatul:
nu cred c ai observat c urata ultimului subtask ac
i (compar ultimele agini de pe aceast pagi
ai observat este c
a proiectului scad
ce alocm resurse anu
ru normal de altfel, fiind

resurse nct s s i. este realizat de o
persoan, i alta e cnd at de m este
mereu valabil, chia upu unui task va rmne
aceeai indiferent de m, bel durata task-ului
ignornd calculele fcute de Project. n cazul nostru vom scrie n loc de 0,5 days, 1d.
Aa
urse alocate s fie corect introduse
finalizeaz i task-ul structurat Cerine de performan. Aadar, pentru a putea introduce
task
curtm durata proiectulu
este realiz
Una e cnd o activitate
ai multe persoane. ns acest lucru nu
r dac Project aa pres ne! Dac tim c durata
cte resurse i aloc putem s modificm n ta
dar, trebuie s ai mereu grij de dou aspecte cnd aloci resurse anumitor activiti:
durata activitilor s fie corect
unitile de res

Dup cum putem vedea, duratele task-urilor i a subtask-urilor s-au modificat n
proiectul nostru, i vrem s nu se modifice. Modific i tu acum duratele task-urilor pe
baza imaginii de mai jos (aceast imagine este dintr-o lecie anterioar):

14. Lecia 11 Task-uri eveniment
Ce este un task eveniment ? Este un subtask care are ca durat valoarea 0, i care
marcheaz finalizarea unui task. Acest task eveniment este reprezentat cu un romb n
diagrama Gantt, i poate fi legat de alte task-uri sau subtask-uri aa cum legm i
activitile ntre ele. n proiectul nostru, de exemplu, un astfel de task eveniment este
terminarea subtask-ului definirea cerinelor de performan. Pentru a introduce un astfel
de task eveniment n proiectul nostru, selectm celula care urmeaz dup subtask-ul care
finalizeaz task-ul structurat. n cazul nostru, task-ul eveniment va fi introdus dup
subtask-ul definirea cerinelor de performan, fiindc la finalizarea acestui subtask se
-ul eveniment, selectm celula care urmeaz dup definirea cerinelor de
performan, n cazul nostru aceast celul fiind task-ul structurat Software, i ori

apsm tasta Ins de la tastatur, ori alegem din meniul Insert opiunea New Task. Iat
cum va arta tabelul:

n celula nou introdus vom scrie la numele task-ului Finalizare cerine de
performan, iar n coloana de durat a task-ului vom scrie 0 iar la coloana Start vom
selecta data de ncepere a proiectului (cea de pe primul nivel). Rezultatul va trebui s
arate astfel:

Dup cum poi vedea n diagrama Gantt, a aprut rombul care reprezint task-ul
eveniment tocmai creat care nc nu este legat de nici o activitate. Cum legm acest task
eveniment de ultimul subtask care finalizeaz task-ul structurat Cerine de performan ?
tim c, fiind un eveniment, trebuie s apar dup ce se finalizeaz ultimul subtask
(definirea cerinelor de performan), aadar predecesorul task-ului eveniment va fi 4.
Iat cum va arta diagrama Gantt dup crearea legturii:


De asemenea, subtask-urile care erau nainte legate de predecesorul 4 acum vor fi
legate de 5 (adic de task-ul eveniment) ca n imaginea de mai jos:

15. Lecia 12 Definirea vacanelor i a srbtorilor
Evident, ca i n viaa real, trebuie s asociem resurselor de munc (oamenii)
anumite zile n care vor fi liberi (zile de srbtori, de vacan, etc). Pentru a face acest
lucru, selectm din meniul Tools opiunea Change Working Time i vom vedea
urmtoarea fereastr:


Putem vedea o list ascuns sus n fereastr unde este selectat implicit calendarul
standard de proiect, n care se presupune c oamenii lucreaz de luni pn vineri, de la
8:00 dimineaa pn la 12:00 dup-amiaza, i de la 13:00 pn la 17:00 seara. Aadar, s
lum un exemplu de zi liber n care se presupune c nu se va lucra: 1 Mai, Ziua Muncii.
Apsm pe sgeata de jos din bara de derulare a calendarului pentru a ne muta n calendar
la luna Mai, selectm ziua de 1, iar n dreapta ferestrei putem vedea 3 opiuni de unde
vom alege pe cea din mijloc, Nonworking time spunnd astfel lui Project c de 1 Mai nu
se va lucra n cadrul proiectului nostru:


La fel putem da liber de 25 Decembrie, de Crciun, .a.m.d, dup care apsm Ok.

Trebuie reinut c aceste modificri n cadrul calendarului nu vor fi
aceleai n fiecare an, aadar, dac doreti s dai liber de Crciun n fiecare
an, va trebui s derulezi n jos calendarul i s specifici ca va fi liber
fiecare Decembrie a urmtorilor ani fcnd modificrile anterioare.

Poi modifica pn i intervalul de ore n care se va lucra n anumite zile
editnd pur i simplu orele din dreapta ferestrei. La fel poi seta ca
anumite smbete s se lucreze, .a.m.d.

Dac doreti s dai liber n toate zilele de vineri din cadrul unei luni, po
selecta coloana cu iniiala zilei (F de la Friday n cazul acesta), i po
schimba s fie zi liber, aplicndu-se pentru fiecare zi de vineri. De
asemeni, poi selecta mai multe zile innd apsat tasta Ctrl.
16. Lecia 13 Tehnici de printare a proiectului

n
,
i
i

16.1. Printarea diagramei reea
Project are tendina s printeze mai multe pagini dect este nevoie, aa c i voi arta
cum s printezi mai eficient i mai pe nelesul tuturor. De exemplu, s zicem c vrei s
printezi diagrama reea a proiectului (cea micorat de noi cu csuele acelea care le
fcusem s le putem mica). Selectm aadar din meniul View opiunea Network
Diagram dup care vom selecta din meniul File opiunea Print Preview pentru a vedea
cte pagini vor fi printate din diagrama noastr. Ne va aprea urmtoarea fereastr:

Dup cum observm din bara de stare (cea din josul ferestrei), ce vedem noi este
prim m
pe butonul Page Setup aflat sus n fereastr, i ne va aprea fereastra de setri ale paginii
un u
butonul Print P

Print
Preview ns
dorim l i
diagram
diagram tra cu
rezultatu rama
Gantt pt al
coloanei
tot m
apar Print
Preview iunea
acum
,
a
a pagin dintr-un total de 3 pagini care vor fi printate. Nu ne convine, aa c aps
l Adjust to vom alege 55% pentru a micora totul dup care apsm
review i iat rezultatul:
de n camp
Acum ne-au rmas dect dou pagini, una cu diagrama reea, iar cealalt cu legenda. n
loc s fi modificat acea valoare, puteam mult mai simplu s bifm a doua opiune din
fereastra Page Setup, adic opiunea Fit to, unde lsam valorile implicite (1 i 1), i am
fi obinut o ncadrare perfect ntr-o pagin a diagramei. Aadar, metoda a doua este cea
mai potrivit pentru ncadrare perfect n pagin.
16.2. Printarea diagramei Gantt i/sau a tabelului de task-uri
Pentru a printa att tabelul de task-uri ct i diagrama Gantt, vom selecta
din meniul File i vom vedea rezultatul printrii ntr-o alt fereastr. Dac
s printm dect tabelul de task-uri, vom trage bara despritoare dintre tabe
a la dreapta exact pn n bara de derulare vertical pentru a nu mai vedea deloc
a Gantt, dup care vom da iar Print Preview i vom vedea c n fereas
l printrii se afl doar tabelul de task-uri. Dac vrem ns s printm diag
i task-urile proiectului, tragem acea bar despritoare exact la captul dre
Task Name, iar n fereastra Print Preview vom obine exact ce am dorit. Dar,
ai e o mic problem: legenda ne apare pe o alt pagin, iar noi dorim ca legenda s
pe aceeai pagin cu diagrama. Pentru a face acest lucru, apsm butonul
, alegem eticheta Legend din partea de sus a ferestrei, i vom bifa op
Every page din seciunea Legend on a ferestrei. Dac dm Ok, vom vedea c
legenda apare pe aceeai pagin cu diagrama, i totul este doar pe o singur pagin
adar am fcut att economie de foaie, ct i de tu.


ntotdeauna s verifici rezultatul printrii din meniul File > Print
Preview nainte de a ncepe s printezi.

16.3. Setarea antetului i a subsolului unei pagini
Cel mai indicat este ca orice pagin printat s aib un text de antet i subsol. Pentru a
seta aceste texte, ne ducem la Page Setup din meniul File, iar n partea de sus a fere
care apare vom vedea nite etichete (mai multe butoane alturate) ca n imaginea de

strei
mai
jos:

Vom selecta eticheta Header pentru a seta antetul, iar al doilea cmp de text putem
introduce textul care va aprea n fiecare antet al paginilor printate. Mai mult de att,
putem seta textul din mijlocul antetului selectnd eticheta Center, apoi selectnd eticheta
Left vom putea seta textul din stnga antetului, i la fel putem seta i in dreapta antetului.
De exemplu, am putea scrie n stnga antetului numrul de pagin (selectnd eticheta
Left dup care apei butonul Add din dreptul listei ascunse cu Page Number), iar n
mijlocul antetului putem scrie numele proiectului (selectnd eticheta Center i scriind
numele proiectului n cmpul de editare). Iat cum va arta fereastra dup ce vom face
aceste lucruri:


n cm , n stnga
proceda n
acelai m selectm
etic eta Footer. De asemeni, n cadrul acestei ferestre avem butonul Print Preview care
ne va arta pagina ntreag dup printare.

17. Lecia 14 Schimbarea tipului de task folosit
roject ofer trei tipuri de task-uri cu care poate calcula mai exact durata proiectului
n f
himba tipul de task folosit ntr-un proiect, selectm Options din meniul
Tools, iar n fereastra ce va aprea vom selecta eticheta Schedule. n ultima list ascuns
(Default task type) vom selecta tipul de task ce va fi folosit n proiect.

pul Preview putem vedea rezultatul la printare, i aa cum ne ateptam
paginii apare numrul paginii (1), iar pe mijloc numele proiectului. Vom
od pentru setarea textului din subsolul paginii, doar c va trebui s
h
P
uncie de resursele asociate. Aceste trei tipuri sunt:
Uniti fixe (Fixed Units)
Munc fix (Fixed Work)
Durat fix (Fixed Duration)
Pentru primul tip de task Project va recalcula munca i durata de fiecare dat cnd
este necesar, ns unitile de munc vor rmne fixe. Asemntor, n task-urile cu durat
fix, dac unitile sunt schimbate, munca va fi recalculat corespunztor. Tipul implicit
de task este cel cu uniti fixe.
Pentru a sc

18. Lecia 15 Resurse supraalocate
18.1. Moduri de determinare a resurselor supraalocate
Dup ce alocm resurse unui proiect, este bine s verificm dac exist anumite
resurse supraalocate. Ce nseamn c o resurs este supraalocat ? nseamn c acesteia i
s-a atribuit mai mult munc dect poate executa, a fost atribuit la prea multe activiti,
.a.m.d.
entru a vedea care resurse sunt supraalocate, vom selecta Resource Sheet din
meniul View pentru a vedea stocul de resurse. Iat care va fi rezultatul n cazul
proiectului nostru:
mbele tipuri de resurse sunt marcate cu rou spunndu-ne astfel c aceste resurse
sunt supraalocate. Pentru a afla mai multe detalii, vom alege Resource Graph din meniul
View i iat ce vom vedea:

Aic
nc 2 ingineri de design, resurse de care nu dispunem,
.a.
P

A
i putem vedea pentru fiecare tip de resurs cnd este supraalocat. n imaginea de mai
sus putem observa c ntre 17 aprilile 2006 i 21 aprilile 2006 este nevoie dect de 2
inginerii de design. ns pe 25 aprilie 2006 este nevoie de nc un inginer de design, iar n
ziua urmtoare este nevoie de
m.d. Pentru a vedea graficul de supraalocare pentru inginerii de software, facem click
pe sgeata din dreapta a panoului din stnga, cel cu legenda, i iat rezultatul:


Aici nu numai c putem vedea i activitile, dar putem vedea exact timpul de lucru
alorile negre), timpul de care mai este nevoie (valorile rosii), i putem de asemenea s

n cazul inginerilor de software, putem vedea c n perioada 2 mai 2006 4 mai 2006 mai
este nevoie de cte un inginer de software, .a.m.d.
Mai exist un alt mod de vizualizare al resurselor supraalocate mult mai detaliat.
Pentru acesta vom selecta din meniul View opiunea Resource Usage.
(v

vedem ce resurse sunt asociate fiecrui task. Acest mod de vizualizare este cel mai util n
caz c dorim mai multe detalii. Dac vrem s determinm rapid ce resurse sunt

aadar lsm prima opiune bifat, i dm OK. Dup cum vom observa, proiectul nu mai
supraalocate, putem opta la varianta a doua, cea cu graficul de alocare al resurselor.

Pentru a rezolva probelma supraalocrii avem 3 opiuni: ori ntrziem un
task, ori mprim un task pe mai multe zile sau resurse, ori n cel mai ru
caz (din punct de vedere al costului) facem rost de noi resurse pentru a le
aloca proiectului.

18.2. Rezolvarea problemei de supraalocare
Metoda cea mai automatizat de rezolvare a acestei probleme este metoda nivelrii.
Nivelarea se poate face in dou variante: nivelare fr a extinderii duratei proiectului, i
nivelare cu extindere a duratei. Pentru prima variant selectm Level Resources din
meniul Tools, i vom vedea urmtoarea fereastr:

Aici avem mai multe opiuni, iar pe noi ne intereseaz momentan s putem rezolva
supraalocarea fr a extinde durata proiectului, aadar bifm prima opiune din cele 4 de
jos, Level only within available slack, adic nivelarea va produce eventuale ntrzieri
ale task-ului nct s nu fie depit rezerva de timp disponibil, i deci fr a ntrzia
proiectul. Apoi apsm butonul Level Now dup care vom fi ntrebai dac nivelm
ntregul stoc de resurse, sau doar resursele selectate. Pe noi ne intereseaz ntregul stoc,

are
astra
de mai sus nc odat, am fi debifat prima opiune din cele 4, i am fi apsat din nou
N
fi avut o durat
Aadar, da
duratei proiectu posibil, iar dac nu, am fi recurs la a doua variant.
Dac ns ne-am fi permis o extindere a duratei proiectului, am fi putut alege de la
nceput varianta a doua. De asemeni, am fi putut rezolva problema supraalocrii manual,
alocnd oie, ns cu costuri suplimentare.
Dec
entru a atribui un anumit salariu i un anumit mod de plat al salariului, i alte
detalii de genul, va trebui s editm stocul de resurse. Aadar, selectm Resource Sheet
din meniul View, i va aprea stocul de resurse.
acest tabel ne intereseaz coloanele de la Std. Rate pn la ultima. S le explic pe
rnd:
Std. Rate aici se va introduce salariul. Dac acesta este calculat pe or de
lucru, se introduce xx/hr iar dac este calculat pe an, se introduce xx/yr.
Ovt. Rate cu ct va fi pltit resursa de munc pentru orele lucrate n plus.
La fel, valoarea poate fi exprimat n ore, zile, etc.
Cost/Use n caz c o resurs de munc ofer i servicii de constulan, sau
alte servicii de genul, aici specificm ct cere acea persoan pentru acele
servicii (deobicei se las 0 aici).
Accrue At tipul de plat. Se poate alege Start (plata la nceput), End (plata
la sfrit) sau Prorated (plata pe mai multe rate).
Base Calendar tipul de calendar al resursei. Poate fi cel standard, unul
definit de noi, .a.m.d. Vezi Lecia 12 pentru mai multe detalii.
adar, n proiectul nostru vom atribui resurselor valorile din imaginea de mai sus
pen
acum resurse supraalocate, acestea fiind distribuite optim nct s nu fie ntrziat
proiectul. Dac ns ar fi fost imposibil s nivelm resursele fr s ntrziem proiectul,
am fi primit o eroare cum c nu se poate, i am fi apsat n fereastra acelei erori butonul
Skip All, i am fi observat eventual o nivelare slab, adic nu toate resursele ar fi fost
nivelate. n acest caz, fiindc am fi rmas cu resurse supraalocate, am fi deschis fere
ow, dup care am fi observat c nivelarea a avut succes ns proiectul ar
de desfurare mai mare.
c durata proiectului este critic vom folosi nivelarea fr extinderea
lui, dac ar fi fost
butonul Level
noi resurse activitilor la care ar fi fost nev

izia i aparine, fiindc n asta const managementul proiectelor: n decizii.

19. Lecia 16 Detaliile financiare ale resurselor
19.1. Introducerea datelor financiare pentru fiecare resurs
P

n
A
tru fiecare coloan descris anterior.

19.2. Determinarea costului fiecrui task i a costului total
Pentru a afla costurile de realizare ale fiecrui task, subtask, i chiar costul total al
proiectului, vom selecta din submeniul Table al meniul View opiunea Summary. Iat
rezultatul pentru proiectul nostru:

Aa

dar, pentru terminarea proiectului putem vedea c este acum nevoie de 17 zile
(fiindc am schimbat programul de lucru la o resurs) i va avea un cost total de
19.661,54 lei.
Pentru a afla costul total pentru utilizarea resurselor, vom selecta Resource Sheet din
meniul View, iar apoi din acelai meniu vom selecta opiunea Cost din submeniul Table.


electm Reports din meniul View, i vom vedea

Putem vedea n acest raport att activitile proiectului, ct i costurile necesare pentru
fiecare task grupate pe sptmni. n ultima coloan putem vedea totalurile task-urilor
structurate, iar pe ultimul rnd din ultima coloan se afl costul total al proiectului.
20. Lecia 17 Generarea rapoartelor
Pentru a genera un raport, s
urmtoarea fereastr:

Aici sunt enumerate cteva din cele mai folosite tipuri de rapoarte, iar pentru mai multe
tipuri de rapoarte vei selecta iconia Custom. Printre rapoartele cele mai folosite sunt cele
de date generale, de activitile unui proiect, costurile proiectului, resursele proiectului,
.a.m.d. Deocamdat s selectm iconia Costs, fiindc vrem un raport cu detaliile despre
costurile activitilor i a proiectului, i apsm butonul Select. Ne va aprea nc o list
de iconie cu mai multe subtipuri de rapoarte referitoare la costuri, din care o vom alege
pe prima, Cash Flow i apsm Select. Iat cum va arta raportul:

Dac proiectul ns ar fi durat mai mult dect 5 sptmni, poate c nu ne-am dori s
vedem costurile sptmnale, ci lunare, de exemplu. Pentru a schimba acest lucru, vom
apsa C rea din nou fereastra de alegere a
tipu
ist a tuturor rapoartelor. Din aceast list vom selecta ,

ontultan care se va repeta odat la trei zile. Pentru a face acest lucru, selectm task-ul
lose n fereastra cu raportul, dup care ne va ap
lui de raport. De data aceasta vom alege iconia Custom, apsm Select, i va aprea
o nou fereastr cu o l Cash Flow
apoi apsm butonul Edit i se va deschide fereastra de mai jos:

Aici putem vedea c putem schimba unitatea de timp implicit selectnd Months n
loc de Weeks. Putem, de asemenea, s sortm elementele raportului n funie de anumite
criterii, i multe altele. Dup ce am schimbat unitatea de timp pentru raport, apsm OK,
vom reveni la fereastra cu lista rapoartelor n care apsm Preview i vom vedea noul
raport dar cu costurile pe luni.

21. Lecia 18 Task-uri recurente
La fel cum introducem un task simplu putem introduce de asemenea i un task
recurent. Ce este un task recurent ? Este un task care se repet la un anumit interval n
timpul desfurrii proiectului. De exemplu, la o firm de construcii care lucreaz la un
proiect de dimensiuni mari este nevoie de foarte mult beton. Acest beton, evident, nu se
va aduce tot deodat, ci cate puin n mod repetat, s zicem odat pe zi. Acesta este un
task recurent! Evident, i acesta poate fi legat de alte task-uri sau subtask-uri, fiindc, de
exemplu, acea firm de construcii ar avea nevoie de beton abia dup terminarea unui
anumit task, aadar, dup ce se va termina acel task, va incepe transportul zilnic de beton.
S presupunem c n exemplul nostru cu sistemul mobil de raportare vom avea
nevoie de vizita unui constultant expert n sisteme software odat la trei zile pentru a
verifica proiectul i stadiul n care s-a ajuns. Aadar, vom introduce un task recurent
C
structurat Cerine de performan i selectm Recurring Task din meniul Insert
moment n care ne va aprea urmtoarea fereastr:


Aici vom introduce inform ul rnd va avea
num le Consultan, durata de o zi fiind o vizita la 3 zile. Alegem n stnga opiunea
Daily, iar n lista ascuns ce urmeaz mai la dreapta selectm Every 3rd i vom bifa
op Workday din dreapta listei ascunse. De ce ? Fiindc vrem ca acesta s vin doar
n zilele lucrtoare. Dac bifam opiunea Day, s-ar fi presupus c acea persoan venea
chiar mai des dect odat la 3 zile pentru a recupera zilele de weekend n care nu se
lucreaz n cadrul proiectului nostru. Apsm OK i iat rezultatul:

aiile referitoare la task-ul recurent. n prim
e
iunea

Evident c acel consultant cere bani pentru vizitele fcute i pentru informaiile pe care
le-ar putea da cu privire la proiect i progresul proiectului. Aadar trebuie s alocm o
resurs nou special pentru acest task. Nu voi face acest lucru, fiindc se procedeaz la
fel ca n Lecia 10.

Cnd introduci un task recurent n proiect trebuie s ai grij ca acest task s
fie executat n funcie de calendarul resurselor, asta dac aa impune
proiectul.

22. Lecia 19 Sortarea, gruparea i filtrarea informaiilor
Pentru fiecare tip de vizualizare pus la dispoziie, Project ne ofer nc o modalitate
intm un
cresctor dup cost, vom face o
rtare. Dac ni se va cere s printm toate task-urile n funcie de prioritatea acestora,
om face o grupare, iar dac ni se vor cere doar task-urile critice cu diagrama Gantt, vom
ce o filtrare. Iar fiecare dintre aceste trei funcii se pot aplica la aproape toate modurile
e vizualizare ale proiectului.
22.1. Sortarea informaiilor
n cazul proiectului nostru s presupunem c ni se cere s afim structura task-urilor
rdonat dup cost. Ne asigurm c suntem n modul de vizualizare al diagramei Gantt, i
e ducem n meniul Project, alegem submeniul Sort i selectm opiunea by Cost. Vom
edea c tabelul de task-uri s-a ordonat dup cost, chiar dac nu putem vedea costul
ecrui task. Pentru a vedea costul ne ducem la meniul View n submeniul Table i
legem Cost. Vom observa c sortarea s-a fcut descresctor dup cost. Dac dorim s fie
resctor, alegem din meniul Project > Sort opiunea Sort by i ne va aprea o fereastr
u trei liste ascunse i cte dou opiuni pentru fiecare.
iunea Sort by pentru a edita n fereastra de mai sus exact dup ce
egem din Project > Group by opiunea Critical i iat rezultatul
de a organiza informaiile: sortarea, gruparea i filtrarea. Dac ni se va cere s pr
raport cu structura de task-uri a proiectului ordonat
so
v
fa
d
o
n
v
fi
a
c
c

Selectm n prima list Cost i bifm opiunea Ascending dup care apsm OK. Acum
vom vedea task-urile n ordine cresctoare dup cost.
Alte opiuni de sortare puse la dispoziie sunt dup Data de ncepere a unui task,
Data de sfrire a unui task, dup prioritatea unui task, .a.m.d. Dar pentru sortri mai
avansate, vom folosi op
vrem s sortm i cum.
22.2. Gruparea informaiilor
Pentru a grupa task-urile n task-uri critice i non-critice, fiind nc n modul de
vizualizare Gantt, al
gruprii:


Ca durat,
durat i pr grupare, vom
alege din m i vom vedea
urm toarea fereastr:

i la sortare, avem i aici mai multe opiuni implicite de grupare (dup
ioritate, task-uri eveniment, etc.), ns pentru o mai complex
eniul Project > Group by opiunea Customize Group,

Aici pu p care se va face gruparea. Ca un exemplu, n
fere
iar bara gri indic grupurile de task-uri care au un anumit cost (400 lei, 800 lei, etc).
c, ci doar
tem orar). Aadar, n proiectul nostru dezactivm gruparea selectnd din meniul Project
> Group by opiunea No Group, revenind la modul de vizualizare Gantt. Acum vom
selecta din meniul Project > Filter for opiunea Critical. Iat rezultatul:
tem introduce toate criteriile du
astra de mai sus am introdus s se fac o grupare dup task-urile critice i non-critice,
iar pentru fiecare tip de task, o alt grupare dup cost, sortat cresctor. Iat rezultatul:

Putem vedea c bara galben indic cele dou grupuri de task-uri, critice i non-critice,
22.3. Filtrarea informaiilor
Ce nseamn filtrare ? Filtrarea presupune eliminarea informaiilor care nu aparin
anumitor criterii. De exemplu, putem face o filtrare dup task-urile critice, obinnd astfel
o list doar cu task-urile critice, cele non-critice fiind eliminate (nu i fizi
p


Putem vedea c au disprut task-urile non-critice doar privind diagrama Gantt, care ne
arat doar task-urile critice. Pentru a elimina filtrul, selectm din acelai meniu Project
> Filter for opiunea All Tasks reafind toate task-urile. Prin opiunile de filtrare
implicite putem gsi filtrarea dup task-uri evenimente, filtrarea task-urilor care ncep i
se termin ntr-un anumit interval, care folosesc anumite resurse, .a.m.d. i aici putem,
evident, s alctuim filtrele noastre personalizate. Pentru a face acest lucru, selectm din
meniul Project > Filter for opiunea More filters i va aprea o fereastr cu o list

Nu voi insista pe implementarea unui filtru, ci voi explica ce filtru am creat i cum n
fereastra anterioar. Mai sus am introdus un nume de filtru care va descrie filtrul nostru,
mricic de filtre disponibile. Pentru a crea un nou filtru, apsm butonul New, i va
aprea o fereastr ca mai jos:

am bifat Show in menu pentru a introduce acest filtru n lista de filtre implicite din
cadrul submeniului Filter for, iar n tabelul de mai jos am introdus dou linii astfel:
Am selectat din prima lista ascuns elementul Critical i am specificat ca acesta
s fie egal cu Yes selectnd opiunea equals, fcnd astfel s afim toate task-

destule la dispoziie n lista de filtre disponibile din fereastra More filters).
i
info a
Gant plit.
Vom

urile critice.
Apoi am selectat And din prima coloan fiindc mai impunem o condiie: task-
urile s se execute dup o anumit dat. Aadar, am selectat Created din coloana
Field Name pentru c ne intereseaz cnd a fost creat task-ul, n coloana Test am
ales is greater than or equal to (adic mai mare sau egal) pentru c dorim ca
task-ul s inceap dup o anumit dat, iar n ultima coloan am introdus o
valoare parametrizat. Aceast valoare parametrizat ne permite s afim o
fereastr la selectarea filtrului, n care utilizatorul poate introduce o valoare. n
cazul nostru am specificat ntre ghilimele ce mesaj s apar utilizatorului n acea
fereastr i dup ghilimele am specificat operatorul ? pentru ca Project s tie c
este o valoare parametrizat. Apsm OK, Close la fereastra de filtre, iar din
meniul Project > Filter for vom alege filtrul tocmai creat de noi, Critice dup o
anumit perioad, i vom vedea urmtoarea fereastr:

n aceast fereastr vom introduce o dat dup care vrem s vedem task-urile critice,
dup care apsm OK i dac am introdus bine data, vom vedea task-urile critice care au
nceput dup acea dat introdus.
Dup cum am spus, nu insist pe aceast parte a filtrelor (mai ales fiindc avem deja

Este bine de tiut c toate aceste trei operaii (sortare, grupare i filtrare)
pot fi combinate n funcie de cerine. Aadar putem face o sortare a unor
grupri asupra datelor obinute dintr-un filtru.

23. Lecia 20 Mai mult informaie
23.1. Modul dual de vizualizare
Avem n Project o opiune de a putea vedea tabelul de task-uri cu diagrama Gantt
rmaiile despre resursele alocate fiecrui task. Vom face click dreapta pe diagram
t (ntr-o zon neocupat de vreun task) i vom alege din meniu ultima opiune, S
vedea urmtoarea schimbare:


utem vedea c fereastra a fost mprit n dou, sus avnd modul de vizualizare Gantt

modific
cu c v
c
vedea
selectat
Predec
(Resou
Dac
panou i
de vizu
lucru al

P
iar jos modul de vizualizare al Resurselor i predecesorilor acestora. Fcnd click pe un
subtask putem vedea cum se modific informaiile din panoul de jos. n fereastra de mai
sus am fcut click pe subtask-ul definirea cerinelor de performan, i putem vedea jos
ce resurse au fost alocate acestui subtask in lista din stnga, iar n lista din dreapta putem
ved s ea ubtask-urile predecesoare, de care depinde subtask-ul selectat.
Pe lng faptul c putem vedea mai multe informaii deodat, putem de asemenea s
m resursele alocate ct i legturile acestui subtask (predecesorul, tipul legturii,
t a ntrzia).
F nd click dreapta pe partea gri din partea dreapt a celei de-a doua liste, vom
un meniu de unde putem alege tipul de vizualizare al resurselor task-urilor
e. n imaginea de mai sus ne aflm n modul de vizualizare Resources &
essors. Putem alege, de asemenea, s vedem orarul resurselor alocate task-ului
rce Schedule), costul acestora (Resources Cost), .a.m.d.
facem click pe partea inferioar (n zona gri din dreapta) vom face din acest
nferior, panoul curent. La ce bun ? Pi acum putem selecta din meniul View tipul
alizare din panoul inferior. Selectnd Resource Graph putem vedea graficul de
resurselor asociate doar task-ului selectat din tabel, ca n imaginea urmtoare:


um facem s scpm de panoul inferior ? Simplu: la fel cum am fcut ca acesta s
apa . Facem click dreapta pe diagrama Gantt i vom alege Remove Split. Dac ns nu
te afli n modul de vizualizare al diagramei Gantt, te poi folosi de meniul Window unde
ai aceleai opiuni: Split sau Remove Split.

23.2. Modificarea unitii de timp folosit n diagrama Gantt
Am vzut cum putem modifica unitatea de timp ntr-un raport, dar cum putem
modifica unitatea de timp a diagramei Gantt ? Avem dou motive pentru care am dori
modificarea unitii de timp: dorim s vedem ntreaga diagram a proiectului fr a o
derula, sau avem nevoie de mai multe detalii (sau mai puine).
Dac avem un proiect de dimensiuni considerabile, am putea ncadra ntreaga
diagrama n acea mic fereastr a diagramei. Cum ? Vom face click dreapta pe bara
unitii de timp a diagramei (cea cu iniialele zilei, etc.) i vom alege Zoom. Din fereastra
care va aprea vom bifa opiunea Entire Project dup care apsm OK. Rezultatul ?
Unitatea de timp de afiare a diagramei se va mri (sau micora) aa nct s putem vedea
ntreaga diagrama.
Pentru a schimba unitatea de timp folosit n afiarea diagramei, ori facem click
dreapta pe bara unitii de timp i alegem Timescale, ori selectm opiunea cu acelai
nume din meniul Format. Ne va aprea urmtoarea fereastr:

C
r

ac vrem s afim mai multe informaii n tabelul de task-uri al modului de
e din prima list
nostru fiind Cost, specificm
valorilor din coloan,

n prima list ascuns (Units) din aceast fereastr putem stabili care va fi unitatea de
timp implicit care se va folosi n diagram. Putem schimba s afim pe luni, pe
trimestre, pe semestre, zile, ore, minute, etc. n urmtoarea list (Label) putem alege
modul de afiare al datei n funie de preferinele fiecruia, putem de altfel s o i aliniem
la stnga, dreapta sau pe mijloc (n lista de dedesubt), iar n lista Show putem alege pe
cte nivele va fi reprezentat unitatea de timp.
23.3. Inserarea unei alte coloane de informaii n tabelul de task-uri
D
vizualizare Gantt, nu trebuie dect s facem click dreapta pe capul de tabel pe una din
coloane i s alegem Insert Column, sau selectnd din meniul Insert opiunea cu acelai
nume. Aadar, s presupunem c vrem s inserm n tabel coloana Cost pentru a putea
vedea costul fiecrui task fr a schimba modul de vizualizare. Dup ce selectm Insert
Column, vom vedea urmtoarea fereastr:
Aici vom aleg
ascuns coloana pe care vrem s
o includem n tabel, n cazul
titlul coloanei (titlul din capul de
tabel) sau lsm gol iar titlul va fi
cel din prima list ascuns. Apoi
putem s alegem alinierea titlului
ct i a
dup care apsm OK i iat care
va fi rezultatul:


23.4. Notie despre task-uri
Oricrui task i se pot asocia anumite notie care nu pot fi descrise n alt parte. La ce
ne folosesc astfel de notie ? Poate c vom da acest proiect realizat n Project unei alte
persoane care va analiza proiectul, i aceasta va avea nevoie de anumite informaii la
fiecare task pentru a ti exact ce reprezint acel task. S zicem c o astfel persoan nu ar
nelege ce e cu task-urile Codul program A
a
i Codul program B. Vom selecta unul din
ceste dou subtask-uri, vom face click dreapta pe el i vom selecta Task Notes din
meniu. Notes selectat.
Aic
Ne va aprea fereastra de informaii ale task-ului, ns cu eticheta
i vom introduce un text descriptiv despre acest task, gen Codul program este mprit
n dou module A i B fiind realizat de dou echipe. Apsm OK i vom vedea c n
prima coloan n dreptul subtask-ului a aprut o imagine cu o noti galben. Vznd
acea imagine, vom ti c task-ul respectiv are anumite informaii, i pentru a accesa acele
informaii procedm la fel: click dreapta pe task i selectm Task Notes.

23.5. Task-uri cu referine
Pe lng notie, task-urile pot reine i adrese de internet, scurtturi la modurile de
vizualizare, .a.m.d. S zicem c echipa A care realizeaz codul program A are un site pe
internet i dorim s putem accesa siteul cu ajutorul lui Project. Vom face click dreapta pe
codul program A i vom alege ultima opiune, Hyperlink. Ne va aprea urmtoarea
fereastr:


Acu em s i
aso
p
culoarea, mrimea textului, .a.m.d. De ce am face
scoatem n eviden un anumit task/subtask. Pentru a fa
pe task-ul dorit, i alegem Font. Ca s scoatem n evid
s mrim dimensiunea fontului i culoarea acestuia.
rezultat am putea obine:

n aceast fereastr putem asocia subtask-ului o referin la un fiier extern sau o adres
de internet, la un mod de vizualizare Project, putem crea un nou document Project sau
putem asocia o adres de e-mail. Deocamdat vom introduce n cmpul de text de jos la
Address o adres de internet, s zicem http://www.echipaA.ro. Apsm OK i vom vedea
c n prima coloan n dreptul subtask-ului a aprut o imagine care ne spune c acest
subtask are o referin la ceva. Acum, dac facem click pe acea imagine ni se va deschide
browser-ul de internet la site-ul introdus de noi.
m s alegem alt task sau subtask, s zicem asamblare hardware. Vr
ciem o referin la modul de vizualizare Resource Graph pentru a vedea graficul
resurselor alocate. Facem click dreapta pe subtask, alegem Hyperlink i n panoul din
stnga vom selecta Place in This Document, adic al doilea buton de sus. Ne va aprea o
list cu toate modurile de vizualizare, din care noi vom alege Resource Graph i apsm
OK. Acum, dac vom face click pe imaginea din dreptul subtask-ului, vom vedea c se
schimb modul de vizualizare exact aa cum am dorit. La fel putem proceda i cu
celelalte dou tipuri de referine.

23.6. Personalizarea aspectului task-urilor
Oricrui task sau subtask i putem modifica as ectul. Cum ? Schimbnd fontul,
acest lucru ? Poate c vrem s
ce acest lucru, facem click dreapta
en acel task, s zicem c trebuie
Schimbnd aceste setri, iat ce


23.7. Mai multe despre resurse
La fel cum aduga i la resurse. Pentru a face acest
lucru, Resource Sheet), i
face

Pe lng notie, unei resurse i putem asocia chiar i o legtur extern, la fel cum am
fcut la task-uri. Unei resurse i pot fi asociate aceleai tipuri de legturi externe ca i la
task-uri!
adugm o noti unui task, putem
ne ducem n modul de vizualizare al stocului de resurse (
m click-dreapta pe o resurs, i selectm Resource Notes. Aici ns nu vom mai
vedea vreo imagine cu o noti galben n dreptul resurselor. Cum facem s aflm ce
resurs are o noti asociat n caz c avem de-a face cu un stoc mare de resurse ?
Selectm modul de vizualizare Resource Usage, unde putem vedea exact ce resurs are o
noti asociat, ca n imaginea de mai jos:

Un lucru important la resurse este c putem edita pentru fiecare resurs n parte orarul
acesteia (cnd va lucra, cnd nu va lucra, etc.). Pe lng orarul acesteia putem defini chiar
i un interval de timp n care aceasta va fi disponibil, tipul resursei (de munc sau
mat rial), detaliile referitoare la cost, .a.m.d.
24. Lecia 21 Proiecte structurate
e multe ori avem de-a face cu proiecte mult mai complexe, mai vaste, proiecte
dependente chiar de alte proiecte. Microsft Project ne vine n ajutor chiar i n acest caz!
utem spune c un proiect care conine un alt proiect la rndul lui este ca un proiect
care conine un task strucurat, dar cu anumite diferene. Aa cum un proiect poate avea
mai multe task-uri strucurate, el poate avea mai multe proiecte n el, fiecare din acele
n acest proiect am definit pe prima linie titlul proiectului (Colectare resurse), unde
avem d a inginerilor software i inginerilor
de
i pentru a pstra persoanele cele mai potrivite.
Pentru a angaja ingineri de design trebuie doar s publicm anunurile, i s i
inte ievm. Dup toate acestea putem ntocmi lista de angajai, moment n care se va
putea ncepe proiectul nostru. n stocul de resurse vom avea nevoie doar de 2 manageri,
iar ecrui task simplu i vom aloca o singur resurs manager, cei doi manageri fiind
distribuii automat task-urilor acestui proiect.
um facem s includem i s legm acest proiect de angajare n proiectul nostru ?
Facem click in proiect pe task-ul care va depinde de data finalizrii angajrii
personalului, i din meniul Insert alegem Project i ne va aprea fereastra de deschidere
e

D
P
proiecte putnd avea la rndul lor alte proiecte n ele. Putem crea o ntreag ierarhie
continund aa, ns ne vom limita n acest capitol doar la un proiect care conine un alt
proiect simplu n el.
S presupunem n exemplul nostru c, nainte de a trece la nceperea proiectului,
avem nevoie de resurse, adic de angajati pe posturile de inginer de design i inginer
software. Pentru aceasta am ntocmit urmtorul proiect:

ou task strucurate care se ocup de angajare
design, iar dup angajare putem ntocmi lista de resurse pentru a putea continua
proiectul implicit, Sistemul mobil de raportare. Pentru a angaja ingineri software avem
nevoie s publicm anunuri de angajare, task ce va dura 5 zile estimat (publicare i
primirea de rspunsuri). Pentru a seta o durat estimat unui task scriem pur i simplu
valoarea urmt de ?, ca de exemplu 5?. Apoi, dup ce vom primi rspunsuri la anunuri,
vom putea intervieva persoanele ce doresc postul respectiv. Dup interviul care va dura
o zi, vom da o testare celor intervieva
rv
fi
C

a unui proiect existent. Alegem proiectul de angajare i iat cum va aprea n proiectul
ostru:
avem de-a face cu un subproiect n
are num un task din proiect cu un task
intr-un subproiect exact din aceast cauz, dar putem lega un task din proiect de acel
bproiect. Putem observa c s-a modificat i drumul critic, i deci, i durata proiectului,
r din drumul critic fac parte chiar i task-urile din subproiect. Datorit task-urilor cu
urata estimat n cadrul subproiectului putem vedea, de asemenea, c proiectul nostru
re o durat tot estimat, lucru normal, de altfel, fiindc nu tim ct va dura pn se
rimesc rspunsuri la anunurile de angajare.

Aa cum adugm o noti unui task, la fel putem aduga notie i
subproiectelor.

n

Putem observa c subproiectul de angajare are fontul ngroat pentru a scoate n eviden
c este un subproiect. Putem vedea exact structura i diagrama Gantt ntocmit mai
devreme pentru acest subproiect. Mai mult, acum vom modifica predecesorul task-ului
Intervievare utilizatori i introducem valoarea de pe prima coloan a liniei unde apare
subproiectul, n cazul nostru fiind 2. Atenie ns, fiindc dac ne uitm mai bine n prima
oloan apar de dou ori numerele de la 1 la 9, fiindc c
c erotarea ncepe tot de la 1. Nu putem s legm
d
su
ia
d
a
p

25. Lecia 22 Analiza progresului ntr-un proiect
25.1. Salvarea liniei de baz a proiectului
De fiecare dat cnd termini de realizat un proiect n Project, trebuie s salvezi o linie
de baz (o copie a proiectului), aceasta fiind folosit pentru a observa ct a durat de fapt
proiectul fa de cum ai plnuit iniial sau care este costul proiectului ntr-un anumit
stadiu, putnd astfel s evaluezi calitatea proiectului.
Project nu ne ajut chiar i n timpul desfurrii
proiect are subtask ct la sut s-a realizat, i
put
select primul element, Save a new baseline,
ls
psm pe Done. Iat cum putem
doar s facem estimri, ci ne ajut
ului. Putem, de exemplu, s precizm la fiec
em vedea costurile pn n acel moment, etc. Dar s trecem la fapte, lund ca exemplu
proiectul nostru, Sistemul mobil de raportare.
S presupunem c am terminat de realizat proiectul n Project. Pentru a salva linia de
baz, apsm pe sgetua din dreptul
butonului Track din bara de
instrumente i selectm primul element, Save a baseline plan to compare with later
versions. Va aprea un nou panou n stnga cu titlul Save Baseline unde putem vedea o
list, nite opiuni, .a.m.d. Din acea list
m bifat opiunea The entire project pentru a crea o linie de baz pentru ntreg
proiectul nu pentru task-uri individuale din moment ce ne va interesa progresul
proiectului, apsm pe butonul Save Baseline, iar apoi a
s salvm o linie de baz.

25.2. Actualizarea progresului
Dup ce salvm linia de baz putem ncepe editarea progresului fiecrui task al
proiectului. S presupunem c am ajuns aproape de sfritul proiectului. Ce nseamn
asta ? Pi proiectul nostru a nceput pe 26 aprilie 2006, i se va sfri pe 1 iunie 2006.
Deci s presupunem c data curent este 25 mai 2006. Selectm Project Information din
meniul Project i la cmpul Status Date alegem data de 25.05.2006, iar la Current Date
alegem aceeai dat. Acum vom alege din submeniul Table al meniului View opiunea
Tracking. Iat ce vom vedea:

Vom introduce pe coloana % Comp. la subtaskul Intervievare utilizatori valoarea
100, aceast valoare avnd semnificaia c subtask-ul a fost finalizat. S presupunem c a

durat 6 zile, nu 5 cum plnuisem. Vom introduce la acelai subtask pe coloana Act.Dur.
valoarea 6. La fel vom preciza c subtask-ul Definirea cerintelor de performan a fost
finalizat n procent de 100%, dar n loc de o zi a durat 2. La task-ul eveniment Finalizare
ine peste toate informaiile completate ca
cestea s fie exact ct ai vrut iniial, fiindc Project le modific automat
interesant pe care l putem face n acest moment este s vedem dac am
depit sau nu suma disponibil pentru realizarea acestui proiect, i chiar cu ct am
epit-o sau ct am economisit. Pentru a face acest lucru, selectm din meniul View
piunea Reports iar din fereastra de rapoarte alegem categoria Costs iar apoi
bcategoria Earned Value. Vom vedea urmtorul raport:
cerine de performan vom completa progresul cu valoarea 100, iar la subtask-ul Logica
design-ului vom completa cu 25% preciznd astfel c s-a realizat doar un sfert din acest
subtask. Dup cum putem vedea n coloana Act.Dur., Project a calculat c 25% din acest
subtask se realizeaz n jumtate de zi, de aceea i valoarea 0.5 days. Iniial am stabilit c
va dura 2 zile acest subtask, motiv pentru care putem vedea valoarea 1.5 days n coloana
Rem.Dur., adic timpul rmas pentru a finaliza subtask-ul. Este i logic: dac 100%
reprezint 2 zile, 25% reprezint o jumtate de zi. Dar s presupunem n cazul nostru c a
durat o zi s se realizeze subtask-ul n proporie de 25%. Vom introduce n coloana
Act.Dur. valoarea 1, dar vom vedea c se schimb automat valoarea de 25% n 50%,
fiindc o zi din dou reprezint jumtate. Dar noi vrem s i spunem lui Project c ntr-o
singur zi am realizat doar 25%. Pentru a face acest lucru, modificm valoarea din
coloana Rem.Dur. cu 3, fiindc o zi din patru (1+3) reprezint un sfert, adic 25%. Ce
putem vedea pn acum ? Pi s ne uitm la imaginea urmtoare:

Putem vedea costul asociat progresului pn n momentul de fa, putem vedea cte ore
de lucru au fost efectuate de fapt, iar n diagrama Gantt putem vedea nite linii negre n
interiorul benzilor colorate. Ce sunt aceste linii negre ? Aceste linii negre ne arat pe
diagram ct la sut a fost efectuat din subtask-urile respective. Putem vedea c pe
primele dou bare albastre apare o linie neagr lung ct bara, iar pe cea roie putem
vedea c subtask-ul nu a fost complet finalizat.

Este foarte important s te uii b
a
uneori, aa cum ai putut vedea mai sus.

Un alt lucru
d
o
su

Acum ne uitm la coloana CV (Cost Variance) i putem vedea c am reuit s
economisim 2.600 lei pn la data curent, iar n coloana SV putem vedea ct de n urm
sun
s
sum o putem vedea i n modul de vizualizare Tr
25.3. Compararea progresului fa de linia de baz
Am vzut n subcapitolul anterior cum putem interpreta progresul proiectului n
termen rpretm pe nelesul tuturor ? Vom selecta din
sub
baz i Baseline Finish (data de terminare a task-ului n linia de baz). Aceste dou
tem cu proiectul, dar n termeni de cost. Coloana ACWP (Actual Cost on Work
t proiect pn la data curent. Aceast
acking folosit mai devreme, la coloana
Act.Cost.
Un alt mod de a vedea aceste informaii este cu ajutorul tabelelor. Vom selecta din
submeniul Table al meniului View opiunea More tables, iar n fereastra care va aprea
vom selecta Earned Value din list. Vom vedea n cadrul proiectului un nou mod de
vizualizare care ne arat aceleai coloane ca i n raportul generat mai sus.

Performed) ne arat ct am pltit deja pentru ace
i de cost. Dar cum facem s inte
meniul Table al meniului View opiunea Variance i vom vedea urmtorul tabel:

n acest tabel putem coloanele Baseline Start (data de ncepere a task-ului n linia de
)

colo
n panoul de sus putem vedea inform de ncepere i terminare ale
ane ne ajut s comparm progresul proiectului cu linia de baz, pentru a putea spune
cu ct suntem n urm sau dac proiectul a decurs conform planului. Pentru acest lucru ne
uitm la ultimele dou coloane: Start Var. i Finish Var. Dac ne uitm pe tabelul de
mai sus, iat care este interpretarea: subproiectul de angajare a nceput la timp (0 n
penultima coloana), i s-a terminat la timp (0 n ultima coloan). Intervievarea
utilizatorilor a nceput dup 15 zile (ct a durat realizarea subproiectului de angajare), dar
a durat cu o zi mai mult dect am plnuit (16 n ultima coloan). Definirea cerinelor de
performan a nceput cu o zi mai trziu dect a fost plnuit (16 n penultima coloan), i
a durat cu o zi mai mult. Dac ne uitm la Codul Program B putem vedea c a nceput
chiar dup ce s-a finalizat subproiectul de angajare, i a durat ct am plnuit (valorile de
pe ultimele 2 coloane sunt egale). Acum, pe prima linie putem vedea c proiectul nostru a
fost plnuit s nceap pe 17.04.06 dar a nceput pe 26.04.06, lucru confirmat de
penultima coloan de pe prima linie fiindc proiectul a nceput cu o ntrziere de 7 zile.
n ultima coloan putem vedea c proiectul nostru va dura 10 zile n plus (diferena ntre
ultimele dou coloane). Dar acest lucru este deocamdat relativ, fiindc nu s-au terminat
toate subtask-urile iar Project presupune implicit c acestea vor respecta planul de
desfurare fr a avea ntrzieri. Dar dac vor aprea ntrzieri, evident c i proiectul
nostru ar putea dura cu mai mult dect 10 zile n plus.
25.4. Informaii statistice despre proiect
Pentru a vedea detaliile pe scurt despre un proiect, vom selecta Project Information
din meniul Project i n fereastra care va aprea vom apsa butonul Statistics. Vom
vedea urmtoarea fereastr:

aiile legate de datele
proiectului fcndu-se referin i la linia de baz. Putem vedea chiar i cu ct mai trziu
ncepe proiectul, i cu cte zile n plus se termin. Apoi, n panoul de jos putem vedea ct
dureaz proiectul, ct munc s-a depus, ct cost proiectul, ct mai a rmas din proiect
de finalizat, la fel cu referine la linia de baz, .a.m.d. n stnga jos putem vedea chiar i
progresul proiectului.


Acum nu pot dect s-i urez spor la lucru, i bafta la proiecte! i nc odat: verific
de dou ori datele introduse, fiindca Project mai face anumite ajustri care poate c nu-i
vor conveni.

Curs Microsoft Project

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Curs Microsoft Project

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Ursan-Mihalcea Rzvan

, i c nu i-e fric s umbli la setrile produselor respective.

noi resurse activitilor la care ar fi fost nev

You might also like