BAB I

PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Salah satu perkembangan informasi yang penting adalah semakin
dibutuhkannya penggunaan alat pengolah data yang berfungsi untuk
menghasilkan informasi yang dibutuhkan dengan lebih cepat. Saat ini instansi
instansi pemerintahan sudah banyak mengikuti era informasi dengan
menggunakan alat pendukung pengolah data yaitu computer. Dengan adanya
computer sebagai alat pengolah data maka semua bidang dalam suatu instansi
dapat dikomputerisasikan, dalam hal ini bidang - bidang yang dianggap penting
dan utama. Karena hal ini dapat membantu mendukung kinerja suatu instansi
dalam mencapai tujuannya.
Pada Biro Kepegaaian Sekretariat Daerah Pro!insi "usa #enggara #imur
masih mengalami kesulitan yaitu dalam pengelolaan surat masuk dan surat
keluar. Dimana pengelolaan surat masuk dan surat keluar Biro Kepegaaian
ditangani oleh salah satu bagiannya yakni Bagian $mum, Sub Bagian #ata
$saha dan Kepegaaian. Dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang
dilakukan oleh Bagian $mum Biro Kepegaaian masih secara manual oleh dua
orang pegaai, dimana seorangnya menangani surat masuk dan seorangnya lagi
menangani surat keluar. %al ini sering mengakibatkan kesulitan dalam proses
pencatatan, pengaliran surat ke bagian lainnya, dan penyimpanannya, semuanya
itu memakan aktu yang lama. &asalah utama yang timbul dikarenakan
pengelolaan surat masuk dan surat keluar hanya ditangani masing masingnya
oleh seorang pegaai sehingga bisa saja terjadi kesalahan dalam proses
pengelolaannya.
1
Berdasarkan uraian di atas, maka judul dari Kerja Praktek ini adalah '
SISTEM INFORMASI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA
BIRO KEPEGAWAIAN SEKRETARIAT DAERAH PROINSI NTT!
1." Bata#an Ma#ala$
Pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Biro Kepegaaian
Sekretariat Daerah Pro!insi "## masih sering kesulitan dalam proses
pencatatan, pengaliran surat ke bagian lainnya, dan penyimpanannya. %al
tersebut disebabkan karena proses yang dilakukan masih secaa manual,
sehingga dalam laporan ini penulis membatasi permasalahan yang akan dibahas,
yakni khusus pada pengelolaan surat masuk dan keluar dari Biro Kepegaaian
melalui Bagian $mum sampai laporannya, dan dimana begitu suratnya
diberikan kepada bagian lain pada Biro Kepegaaian maka tidak menjadi
tanggung jaab atau urusannya Bagian $mum lagi.
1.% Per&'&#an Ma#ala$
Bagaimana merancang sebuah aplikasi sistem informasi surat masuk dan
surat keluar, yang aalnya dikelola secara manual akan dikelola dengan
bantuan computer melalui aplikasi baru.
1.( T&)&an Pen&l*#an
#ujuan penulisan (aporan Kerja Praktek ini adalah '
1. &enyusun suatu aplikasi sistem informasi yang berbasis computer secara
sistematis, terstruktur, terarah, dan lengkap.
). &empercepat proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar.
1.+ Met,-e Pen&l*#an
$ntuk melengkapi dan memperlancar penyusunan (aporan Kerja Praktek
ini diperlukan data yang sesuai dengan maksud dan tujuan penulis. *dapun
metode yang digunakan dalam pengumpulan data adalah '
2
+. &etode obser!asi yaitu suatu teknik pengumpulan data dengan cara turun
langsung di lapangan atau objek untuk meneliti dan meminta data
keterangan mengenai masalah yang dihadapi untuk dibuat pemecahannya.
2. &etode studi pustaka yaitu metode pengumpulan data dengan cara
membaca buku buku atau referensi yang berkaitan dengan masalah,
perancangan database, sistem informasi dan panduan dan cara membuat
aplikasi atau softare.
1.. S*#te'at*ka Pen&l*#an
*gar alur penyampaian (aporan Kerja Praktek ini lebih mudah dipahami,
maka penulis menyajikan dalam sistematika sebagai berikut '
BAB I Pen-a$&l&an
Pada bab ini dijelaskan tentang latar belakang masalah, pokok
masalah, tujuan penulisan, metode penulisan, dan sistematika
penulisan.
BAB II T*n)a&an U'&'
&emuat sejarah dan struktur organisasi tempat Kerja Praktek
dilaksanakan.
BAB III Peran/angan S*#te'
Bab ini meliputi perancangan sistem, sistem pendukung, sistem
perangkat lunak, perancangan basis data, relasi antar tabel,
diagram alir data, perancangan antar muka.
BAB I I'0le'enta#* S*#te'
Bab ini diuraikan tentang prosedur implementasi program.
BAB II
LANDASAN TEORI
".1 Ga'1aran U'&' B*r, Ke0ega2a*an Sekretar*at Daera$ Pr,3*n#* NTT
".1.1 Se)ara$
Biro Kepegaaian Sekretariat Daerah "usa #enggara #imur
dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah "omor +, #ahun ),,, tentang
Pembentukan -rganisasi dan #ata Kerja Sekretariat Daerah Pro!insi
"usa #enggara #imur. Dalam perjalanan Pemerintah Pusat menerapkan
3
Peraturan Pemerintah "omor .+ #ahun ),,/ tentang -rganisasi
Perangkat Daerah. Dengan demikian di Daerah terjadi restrukturisasi
-rganisasi -rganisasi Perangkat Daerah dan akhirnya melalui Peraturan
Daerah "omor 0 #ahun ),,0 tentang Pembentukkan -rganisasi dan #ata
Kerja Sekretariat Daerah Pro!insi "usa #enggara #imur, Biro
Kepegaaian tetap menjadi salah satu Biro di lingkungan Sekretariat
Daerah Pro!insi "usa #enggara #imur yang bertugas membantu
1ubernur dalam merumuskan kebijakan kebijakan di bidang
kepegaaian.
".1." *#* B*r, Ke0ega2a*an Sekretar*at Daera$ Pr,3*n#* NTT
Kebijakan Pemerintah Pro!insi "usa #enggara #imur dalam
melakukan pembinaan P"SD diarahkan pada upaya meujudkan
aparatur P"S yang professional dengan adanya keseimbangan antara
pengetahuan, ketrampilan, sikap dan perilaku.
Berdasarkan kebijakan Pemerintah Daerah tersebut,maka !isi
Biro Kepegaaian adalah #erujudnya pelayanan administrasi
Kepegaaian yang #epat *turan, #epat 2aktu, dan #epat -rang.
".1.% M*#* B*r, Ke0ega2a*an Sekretar*at Daera$ Pr,3*n#* NTT
$ntuk meujudkan !isi di atas, maka ditetapkanlah &isi Biro
Kepegaaian sebagai berikut '
+. &emberikan pelayanan administrasi Kepegaaian dengan sikap
hati yang ikhlas, jujur, dan adil.
). &enetapkan manajemen Kepegaaian yang terbuka.
3. &eningkatkna ketrampilan dan profesionalisme Pegaai "egeri
Sipil
.. &elaksanakan pembinaan aparatur dengan prinsip 4eard and
Punishment.
".1.( M,tt, B*r, Ke0ega2a*an Sekretar*at Daera$ Pr,3*n#* NTT
$ntuk memacu serta memoti!asi semangat kerja di lingkungan
Biro Kepegaaian, maka ditetapkan sebuah moto pelayanan, yaitu ' 5
4
Set*a -ala' Mela4an*!. &otto ini diharapkan dapat memberi inspirasi
bagi seluruh P"S Biro Kepegaaian dalam menjalankan tugas dan
fungsinya, khususnya yang berkaitan dengan pelayanan kepada P"S di
lingkungan Pemerintah Pro!insi maupun di Kabupaten6Kota yang
menjadi keenangan Pro!insi.
".1.+ Str&kt&r Organ*#a#*
"." S*#te' Ba#*# Data
Sistem basis data merupakan kumpulan dari database database yang
saling berhubungan dan bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan dalam suatu
lingkungan tertentu.
5
".1.1 Pengert*an S*#te'
Sistem didefinisikan oleh 7erry 8it91rerald, *rda 8. 8it91rerald,
dan 2arren D. Stallings, 7r merupakan suatu jaringan kerja dari prosedur
prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama sama untuk
melakukan suatu kegiatan untuk menyelesaikan sasaran tertentu
:7ogiyanto %artono, &B*,Ph.D, +;;)'+<
Sistem juga dapat diartikan sebagai kumpulan elemen elemen
yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu:7ogiyanto %artono,
&B*,Ph.D, +;;)')<
#agor &. Simatupang mendefinisikan system dalam bukunya yang
berjudul #eori Sistem, Tag [6] Sistem adalah kumpulan obyek obyek
yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk mencapai tujuan
tertentu dalam lingkungan yang kompleks.
".1." 5*r* 6 /*r* S*#te'
=iri ciri suatu system dilihat dari beberapa bagian, antara lain '
+. #ujuan Sistem
#ujuan system merupakan target atau sasaran akhir yang ingin
dicapai oleh system.
). Batas Sistem
Batas system merupakan garis abstraksi yang memisahkan antara
system dan lingkungannya.
3. Subsistem
Subsistem merupakan komponen atau bagian dari suatu system,
subsistem ini bisa merupakan phisik atau abstrak.
.. %ubungan Sistem
%ubungan system adalah hubungan yang terjadi antara subsistem
dengan subsistem lainnya yang setingkat atau antara subsistem
dengan system yang lebih besar.
>. (ingkungan Sistem
(ingkungan system adalah pihak pihak di luar system yang
mempengaruhi system. (ingkungan system ini dibagi menjadi dua,
yaitu '
6
a. (ingkungan ?ksternal, adalah lingkungan yang berada di luar
system.
b. (ingkungan @nternal, adalah lingkungan yang berada di dalam
system.
".1.% Karakter*#t*k S*#te'
Sistem memiliki beberapa karakteristik antara lain '
+. Komponen Sistem
Sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi
yang berarti saling bekerja sama membentuk satu kesatuan yang
utuh.
). Batasan Sistem :Boundary<
Daerah yang membatasi antara suatu system dengan system yang
lain.
3. (ingkungan (uar Sistem :?n!iroment<
(ingkungan luar system adalah apapun di luar batasan system.
.. Penghubung Sistem
Penghubung atau interface merupakan media penghubung antara
suatu subsistem dengan subsistem lainnya.
>. &asukan Sistem
?nergy yang dimasukkan ke dalam system masukan dapat berupa
masukan peraatan dan masukan sinyal.
A. Keluaran Sistem
%asil dari energy yang diolah dan diklarifikasikan menjadi keluaran
yang berguna dari sisa pembuangan.
/. Pengolah Sistem
System dapat memiliki suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi kekuasaan.
0. Sasaran Sistem
System memiliki tujuan atau sasaran, jika suatu system tidak
memiliki sasaran, maka operasi tidak akan ada gunanya.
".1.( Pengert*an Ba#*# Data
&enurut 1ordon B. Da!is dalam buku S*#te' Mana)e'en
In7,r'a#* I8 menyatakan baha, Gor [] !ata adalah bahan baku
in"ormasi# dide"inisikan sebagai kelompok symbol symbol yang
me$akili kuantitas# tindakan benda dan sebagainya.
7
Data adalah representasi fisik dari kehidupan. Dengan data-lah
komunikasi yang merupakan tanda adanya kehidupan, bisa terjalin.
Secara umum sebuah system basis data merupakan system yang terdiri
atas kumpulan file yang saling berhubungan :dalam sebuah basis data di
sebuah system computer< dan sekumpulan program :DB&S< yang
memungkinkan beberapa pemakai dan atau program lain untuk
mengakses dan memanipulasi file file : tabel tabel < tersebut. (ebih
jauh lagi, dalam sebuah system basis data, secara lengkap akan terdapat
komponen utama, yaitu perangkat keras :hard$are%#system operasi
:operating system%, basis data :database%, system :aplikasi&perangkat
lunak< pengelolah basis data :DB&S<, pemakai :user<, aplikasi lain
:bersifat operasional< :8athansyah,+;;;<.
&enurut (inda &arlinda, S.Kom dalam buku S*#te' Ba#*# Data8
menyatakan baha, 'in [(] )asis data *database% adalah suatu
susunan & kumpulan data operasional lengkap dari suatu organisasi &
perusahaan yang diorganisir & dikelola dan disimpan secara
terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan
computer sehingga mampu menyediakan in"ormasi optimal yang
diperlukan pemakainya.
8atansyah dalam buku Ba#*# Data mengatakan, +at [,] )asis
data *database% adalah suatu kumpulan data yang saling berhubungan
dan disimpan bersama sama dengan melakukan pengontrolan
terhadap kelengkapan# untuk melayani satu atau lebih aplikasi secara
optimal.
Secara sederhana database :basis data< dapat diungkapkan sebagai
suatu pengorganisasian data dengan bantuan computer yang
memungkinkan data dapat diakses dengan mudah dan cepat. Dalam hal
ini pengertian akses dapat mencakup pemerolehan data maupun
8
manipulasi data, seperti menambah dan menghapus data :*bdul
Kadir,),,3<.
Dalam sebuah system basis data terdapat komponen utama sebagai
berikut '
+. Perangkat Keras :-ard$are<
Perangkat keras yang biasanya terdapat dalam sebuah basis
data adalah '
o Komputer :satu untuk system yang stand . alone atau lebih
dari satu untuk system jaringan<
o &emori sekunder yang /n.'ine :-arddisk<
o &emori sekunder yang o"".line :tape atau remo0eable disk<
untuk keperluan backup data
o &edia atau perangkat komunikasi :untuk system jaringan<
). Sistem -perasi
Sistem operasi merupakan program yang mengaktifkan atau
mengfungsikan system computer, mengendalikan seluruh sumber
daya :1esource< dalam computer dan melakukan operasi operasi
dasar dalam computer :operasi @6-, pengolahan file, dan lain
lain<. Sejumlah system operasi yang banyak digunakan seperti
&S D-S, &S 2indos :;>, ;0, ),,,, &?, BP, Cista<.
3. Basis Data :!atabase%
Sebuah system basis data dapat memiliki sejumlah obyek
basis data :seperti file, tabel, indeD, dan lain lain<.
.. Sistem Pengolahan Basis Data :!atabase 2anagement
System&!)2S%
Secara fisik tidak dilakukan oleh pemakai secara langsung
tetapi ditangani oleh sebuah perangkat lunak :system< yang
khusus atau spesifik. Perangkat lunak yang disebut !)2S
digunakan untuk menentukan bagaimana data diorganisasi,
disimpan, diubah, dan diambil kembali dan menerapkan
mekanisme pengaman data, pemakaian data, dan sebagainya.
>. Pemakai :3ser<
9
*da beberapa jenis atau tipe pemakai terhadap suatu system
basis data yang dibedakan berdasarkan cara mereka berinteraksi
terhadap system '
o Program *plikasi
Pemakai yang berinteraksi dengan basis data melalui data
manipulation language *!2'% yang disertakan :embedded%
dalam program yang ditulis dalam bahasa pemograman
induk :seperti =, Pascal, =obol<.
o $ser &ahir :4asual 3ser<
Pemakai yang berinteraksi dengan system tanpa menulis
modul program. &ereka menyatakan Euery yang telah
disediakan DB&S.
o $ser umum :5nd 3ser<
Pemakai yang berinteraksi dengan system basis data
melalui pemanggilan suatu program aplikasi permanen
:e6ecutable program< yang telah ditulis atau disediakan
sebelumnya.
o $ser Khusus
Pemakai yang menulis basis data yang nonkonfensional,
tetapi untuk keperluan keperluan khusus, seperti untuk
aplikasi *@, Sistem Pakar, Pengolahan =itra,dan lain lain,
yang bisa saja mengakses basis data dengan6tanpa DB&S
yang bersangkutan.
A. *plikasi :Perangkat (unak yang lainnya<
*plikasi ini bersifat operasional. *rtinya ada atau tidaknya
tergantung pada kebutuhan kita. DB&S yang kita gunakan lebih
berperan dalam pengorganisasian data dalam basis data,
sementara bagi pemakai basis data :khususnya end user< dapat
dibuatkan atau disediakan program khusus untuk melakukan
pengubahan dan pengambilan data. Program ini ada yang sudah
disediakan bersama DB&S-nya, ada juga yang belum atau dibuat
10
sendiri dengan menggunakan aplikasi lain yang khusus untuk itu
:!e0elopment tools<.
".% N,r'al*#a#*
#ujuan dari normalisasi itu sendiri adalah untuk membentuk database
yang bermodel relasional :relational database<. Dalam mengolah suatu data
kita perlu mneghindari adanya kelebihan data yang didapat, sehingga data
yang didapat tersebut saling berhubungan. "ormalisasi cara pemecahan
database yang dimaksudkan untuk menghindari, tanpa mengurangi atau
menambah data yang disimpan. Dalam menormalisasikan, diperlukan adanya
perubahan perubahan tabel yang memenuhi aturan database.
".( S*#te' In7,r'a#*
Berikut ini akan dibahas secara lebih rinci tentang pengertian informasi,
ciri ciri informasi, pengertian system informasi, hubungan data dan
informasi, dan perbedaan data dan informasi.
".(.1 Pengert*an In7,r'a#*
mac8adden, dkk:+;;;< mendefinisikan informasi sebagai data
yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan
pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut.
Shannon dan 2ea!er dua orang insinyur listrik, melakukan
pendekatan secara sistematis untuk mendefinisikan informasi
:Kroenke, +;;)<. &enurut mereka, informasi adalah jumlah
ketidakpastian yang dikurangi ketika sebuah pesan diterima. *rtinya,
dengan adanya informasi tingkat ketidakpastian menjadi meningkat.
2inardi dalam bukunya yang berjudul S*#te' In7,r'a#*
Mana)e'en mengemukakan baha, 7in [8] 9n"ormasi adalah hasil
pengolahan data yang memberikan arti dan man"aat# tetapi tidak
semua hasil dari pengolahan tersebut bisa menjadi in"ormasi.
".(." 5*r* 6 /*r* In7,r'a#*
11
&enurut 4aymond &c (eod, informasi yang berkualitas harus
memiliki ciri ciri sebagai berikut '
+. *kurat, artinya informasi harus mencerminkan keadaan yang
sebenarnya.
). #epat aktu, artinya informasi itu harus tersedia atau ada pada
saat informasi tersebut diperlukan.
3. 4ele!an, informasi yang diberikan harus sesuai yang dibutuhkan.
.. (engkap, artinya informasi harus diberikan secara lengkap.
@nformasi sangat diperlukan dalam proses pengambilan keputusan
baik tidaknya hasil dari suatu proses pengambilan keputusan
adalah tergantung informasi yang diterimanya.
".(.% Pengert*an S*#te' In7,r'a#*
Definisi system informasi menurut (audon 5:omponen
komponen yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk
mengumpulkan# memproses# menyimpan# dan mendistribusikan
in"ormasi tersebut untuk mendukung proses pengambilan keputusan#
koordinasi dan pengendalian# dan untuk memberikan gambaran
akti0itas di dalam perusahaan.
".(.( H&1&ngan Data -an In7,r'a#*
Data harus mengalami berbagai macam pengerjaan sebelum
bermanfaat menjadi informasi atau system pengolah data dari bentuk
tidak berguna menjadi berguna atau informasi bagi penerimanya.
".(.+ Per1e-aan Data -an In7,r'a#*
&enurut 4aymond &c (eod dalam buku S*#te' In7,r'a#*
Mana)e'en 3er#* Ba$a#a In-,ne#*a menyatakan baha, 1ay
perbedaan data dan in"ormasi adalah data mencakup "akta dan
angka angka yang relati0e tidak berarti# yang diubah menjadi
in"ormasi oleh suatu pengolah in"ormasi. 9n"ormasi memiliki arti bagi
pemakainya. 9n"ormasi berasal dari sumber sumber internal maupun
12
lingkungan dan digunakan dalam membuat keputusan untuk
memecahkan masalah.
".+ Sek*la# Tentang Del0$* 9.:
Borland Delphi /., merupakan salah satu bahasa pemograman dan juga
merupakan dan juga merupakan salah satu nama perangkat pemograman
!isual berbasis 2indos yang dapat digunakan untuk membuat perangkat
lunak. Keunggulan bahasa pemrograman ini terletak pada produkti!itas,
kualitas, pengembangan perangkat lunak, kecepatan kompilasi, pola desain
yang menarik serta diperkuat dengan pemrogramannya yang terstruktur.
Keunggulan lain dari Delphi adalah dapat digunakan untuk merancang
program aplikasi yang memiliki tampilan seperti program aplikasi lain yang
berbasis indos. Khusus untuk pemrograman database, Borland Delphi
menyediakan fasilitas obyek yang kuat dan lengkap yang memudahkan
programmer dalam membuat program. 8ormat database ParadoD, dBase, &S-
*ccess,-DB=, Sybase dan -racle dan lain lain.
".. S*#te' O0era#* W*n-,2# ;P
System operasi indos BP merupakan system operasi yang dikeluarkan
oleh perusahaan &icrosoft yang merupakan gabungan dari 2indos ;0 dan
2indos "#. 2indos BP mempunyai banyak sekali fitur baru dan kelebihan
dibandingkan dengan !ersi 2indos terdahulu. BP sendiri merupakan
singkatan dari ?Dperience :Pengalaman< sehingga sesuai dengan namanya
2indos BP digarap atau dibuat berdasarkan pengalaman pengalaman
2indos !ersi terdahulu. 2indos BP merupakan 2indos yang stabil dan
cepat dikelasnya saat ini. Pengguna diharapkan bisa meningkatkan efisiensi
kerja dan kemudahan untuk melakukan berbagai hal, mulai dengan konfigurasi
net$ork9# setting bahasa, bahkan pengguna dapat bekerja simultan dengan user
line pada computer yang sama. Selain itu, BP juga kompatibel dengan bahasa
pemograman Delphi dan grafisnyayang tinggi menjadikan gambar yang diolah
13
dengan photoshop /., lebih menarik, sehingga penulis memilih 2indos BP
sebagai platform system operasi dalam perancangan aplikasi database ini.
".9 A-,1e P$,t,#$,0 9.:
Program aplikasi PhotoShop /., merupakan program pengolah grafik
yang sangat popular, dikarenakan fasilitas fasilitas didalamnya yang dapat
digunakan untuk memanipulasi grafik sedemikian rupa sehingga terlihat
sempurna. Program aplikasi *dobe Photoshop merupakan program yang
berjalan di baah system operasi indos.
".< *#*, "::%
Program aplikasi Cisio merupakan program pengolah desain grafik yang
dibuat oleh &icrosoft, digunakan untuk mendesain model model diagram
system, baik itu untuk perancangan jaringan, database, softare aplikasi
aplikasi dan lain - lain. Program aplikasi ini berjalan di baah system operasi.
BAB III
ANALISIS DAN PERAN5ANGAN SISTEM
%.1 Anal*#*# S*#te'
*nalisis system merupakan suatu cara pemeriksaan atau dengan kata lain
menganalisa system yang akan kita buat.
%.1.1 Ga'1aran U'&' S*#te'
Secara umum system ini menyediakan berbagai informasi diantaranya'
+. @nformasi Surat &asuk, mengenai data surat - surat yang masuk.
). @nformasi Surat Keluar, mengenai data surat surat yang keluar.
14
3. @nformasi Bagian, mengenai Bagian yang dimana surat surat akan
dialirkan.
*dapun langkah langkah yang dilakukan untuk menganalisa system
pengolahan surat masuk dan surat keluar pada Bagian $mum Biro
Kepegaaian Setda Pro!insi "## adalah '
+. -bser!asi
Pada bagian ini melihat bagaimana system berjalan selama ini.
*pakah system yang digunakan sudah efektif dan efisien.
). *nalisa Kebutuhan Sistem
Proses proses yang ada dalam Biro Kepegaaian Setda Pro!insi
"## dapat menjadi suatu system yang akan dikembangkan menjadi
system informasi dimana kebutuhan informasi dibutuhkan untuk
meningkatkan kinerja menjadi optimal dan tidak terjadi penumpukan
pekerjaan.
3. Pengambilan Data
$ntuk pengambilan data diambil pada Sub Bagian #ata $saha dan
Kepegaaian. Sub bagian inilah yang menerima surat surat dan
mengolahnya untuk diteruskan ke bagian yang menjadi tujuan dari
surat tersebut dalam Biro Kepegaaian Setda Pro!insi "##.
%.1." Fl,2/$art
Bagan alir system *systems "lo$chart% merupakan bagan yang
menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari system. Bagan ini
menjelaskan urutan dari prosedur prosedur yang ada dalam system.
Pada bagian ini akan digambarkan "lo$chart system informasi surat
masuk dan surat keluar. Berikut adalah penjelasan flochart system '
+. Pegaai : $ser < memasukkan data bagian kemudian data tersebut
disimpan ke dalam database.
). $ser memasukkan data surat masuk dan data bagian yang diambil
dari tabel bagian, kemudian disimpan ke dalam database.
3. $ser memasukkan data surat keluar dan data bagian yang diambil
dari tabel bagian, kemudian disimpan ke dalam database.
15
1ambar 3.+. 8lo =hart
%.1.% Data Fl,2 D*agra'
Diagram *rus Data :D*D< merupakan representasi detail dari arus
data, entity terkait dan tabel database yang ada dalam system. Dalam
D*D terdapat beberapa symbol yang meakili kesatuan luar *e6ternal
entity% atau batas system *)oundary%, arus data *data "lo$%, proses
*process%, simpanan data *data store%.
%.1.%.1 D*agra' 5,nte=t
Suatu konteks diagram selalu mengandung satu dan hanya
satu proses saja : seringkali diberi nomor proses ,<. Proses ini
meakili proses dari seluruh system. 4onte6t diagram ini
menggambarkan hubungan input atau output antara system
dengan dunia luarnya :kesatuan luar<.
Dalam diagram konteks ini, proses atau alur masuknya
data dalam system adalah sebagai berikut '
16
Gambar 3.2. Diagram Konteks
%.1.%." D*agra' Ber)en)ang
Bagan atau diagram berjenjang digunakan untuk
mempersiapkan pengambaran !+! ke le!el le!el lebih baah
lagi. Bagan berjenjang dapat digambar dengan menggunakan
notasi proses yang digunakan di !+!. $ntuk system ini, semua
proses yang digambarkan sesuai dengan jenjangnya dalam
bagan berjenjang akan tampak seperti berikut '
Gambar 3.3. Diagram Berjenjang
17
%.1.%.% D*agra' Ar&# Data Le3el 1
Gambar 3.4. Diagram Arus Data e!e" 1
%.1.%.( D*agra' Ar&# Data Le3el " S&1 Pr,#e# 1
18
Gambar 3.5. DAD e!e" 2 #ub $roses 1
%.1.( Pe',-elan S*#te'
Dalam pemodelan data, system akan digambarkan dalam bentuk 5ntity
1elationship !iagram. #ujuan penggambaran ?-4 adalah untuk
menggambarkan hubungan antara entity entity yang terlibat dalam
system secara keseluruhan. Diagram ?-4 dalam system ini hanya ?-4
untuk pengguna atau user pemakai system tersebut.
19
Gambar 4.6. %&' Diagram
%&' (iagram (i atas (a)at (ije"askan sebagai berikut *
1. 4elasi antara bagian dan surat masuk bersifat one to many, dimana
satu bagian dapat menerima beberapa surat masuk, sebaliknya
beberapa surat masuk dapat diterima satu bagian.
2. 4elasi antara bagian dan surat keluar bersifat one to many, dimana
satu bagian dapat mengirim beberapa surat keluar, sebaliknya
beberapa surat keluar dapat dikirim oleh satu bagian.
%." Peran/angan
#ahap perancangan system merupakan tahap yang harus dilalui sesudah
tahap analisis dan pemodelan system, paradigma yang digunakan adalah
paradigma terstruktur. Perancangan ini berguna untuk mengetahui fasilitas apa
saja yang akan diimplementasikan dalam program yang akan dibuat.
%.".1 Peran/angan Ba#*# Data
20
%.".1.1 L,g*/al De#*gn ata& Rela#* Antar Ta1el
#ujuan 'ogical !esign adalah untuk mempresentasikan
data secara akurat dari le!el tinggi :4onceptual 2odel< ke
logical model :yang menjadi dasar bagi penerapan system
informasi yang sesungguhnya<. Dan untuk memudahkan
pengelolaan data, maka data akan disimpan dalam tabel tabel
basis data. Satu tabel akan menyimpan data dari sebuah
entitas.
&aka dari itu perlu dibuatkan sebuah diagram relasi antar
tabel untuk menggambarkan hubungan tabel tabel tersebut
berdasarkan 5ntity 1elationship !iagram *51 !iagram%.
*dapun bentuk relasi antar tabel dari perancangan basis data
ini adalah sebagai berikut '
Gambar 3.7. 'e"asi Antar +abe"
%.".1." P$4#*/al De#*gn
Pada tahap ini, logical schema dilengkapi dengan detail
detail implementasi secara fisik :organisasi file dan indeD<
sesuai !)2S yang digunakan. Pada perancangan basis data di
21
atas dapat dibuat physical design untuk masing masing tabel
yang menerangkan detail struktur databasenya.
+. #abel Bagian
#abel ini berfungsi untuk menyimpan data bagian. #abel
ini mempunyai field key yaitu Kode Bagian.
#abel +. Bagian
"o "*&*
8@?(D
#@P?
8@?(D
(?B*4 K?F
+ KdGBagian * > H
) "ama Bagian * )>
). #abel Surat &asuk
#abel ini berfungsi untuk mendata surat masuk, field key
dari tabel ini adalah "omor Berkas&.
"- "*&* 8@?(D #@P?
8@?(
D
(?B*4 K?F
+ "omor Berkas& " H
) "omor Surat &asuk * +>
3 #anggal Surat &asuk D
. Perihal * 3,
> *lamat Pengirim * >,
A Kode Bagian * >
/ #anggal #erima D
3. #abel Surat Keluar
#abel ini berfungsi untuk mendata surat keluar, field key
dari tabel ini adalah "omor BerkasK.
"- "*&* 8@?(D #@P?
8@?(
D
(?B*4 K?F
+ "omor BerkasK " H
) "omor Surat &asuk * +>
3 #anggal Surat &asuk D
. Perihal * 3,
22
> *lamat Pengirim * >,
A Kode Bagian * >
/ #anggal Kirim D
.. #abel Passord
#abel passord ini berfungsi untuk menyimpan data
passord user pengguna system.
"- "*&* 8@?(D #@P?
8@?(D
(?B*4 K?F
+ $ser "ame * ), H
) Passord * +> H
%."." Peran/angan Inter7a/e
*gar pengguna dan computer dapat saling berinteraksi, sehingga
pengguna merasakan adanya kemudahan dan keramahan system
computer kepadanya, diperlukan suatu media yang memungkinkan
interaksi tersebut secara langsung. &edia yang dimaksud adalah
antarmuka berbasis grafis yang dikenal dengan istilah 1$@ :graphical
user inter"ace%.
%.".".1 Peran/angan Men& A0l*ka#*
Sebelum merancang sebuah menu utama yang akan membuka
segala form pada sebuah aplikasi, maka terlebih dahulu
dibuatkan sebuah perancangan menu aplikasi.
23
Gambar 3.8. $eran,angan -enu .tama
%."."." Peran/angan F,r' S0la#$
1ambar 3.;. 8orm *nimasi Splash
24
%.".".% Peran/angan F,r' Pa##2,r-
1ambar 3.+,. 8orm Passord
%.".".( F,r' Men& Uta'a
1ambar 3.++. 8orm &enu $tama
25
%.".".+ F,r' Data S&rat Ma#&k
1ambar 3.+). 8orm Data Surat &asuk
26
%.".".. F,r' Data S&rat Kel&ar
1ambar 3.+3.8orm Data Surat Keluar
27
%.".".9 F,r' Data Bag*an
1ambar 3.+.. 8orm Data Bagian
28
%.".".< F,r' La0,ran S&rat Ma#&k
N,
Berka#
N,.
S&rat Ma#&k
Per*$al Ala'at
Peng*r*'
Tanggal
S&rat
Tanggal
Ter*'a
K,-e
Bag*an
Pener*'a
1ambar 3.+>. 8orm (aporan Surat &asuk
%.".".> F,r' La0,ran S&rat Kel&ar
N,
Berka#
N,.
S&rat Kel&ar
Per*$al Ala'at
T&)&an
Tanggal
S&rat
Tanggal
K*r*'
K,-e
Bag*an
Peng*r*'
1ambar 3.+A. 8orm (aporan Surat Keluar
BAB I
IMPLEMENTASI SISTEM
29
procedure TFSplash.Timer1Timer(Sender: TObject);
begin
y:=y11; !:=!1;
"rogressbar1."osition:=y;
i# !=1$ then
begin
#login.Sho%;
#splash.&estroy;
end;
end;
procedure TFSplash.Form'reate(Sender: TObject);
begin
timer1.(nabled:=true;
!:=); y:=1;
end;
procedure TFSplash.Timer$Timer(Sender: TObject);
begin
*+,(*1.Font.'olor:=-andom(.)))))))))));
*+,(*$.Font.'olor:=-andom(.)))))))))));
end;
end.
Berdasarkan hasil analisis dan perancangan :design% yang telah dilakukan,
maka pada tahap selanjutnya adalah implementasi system.
Pada tahap implementasi ini akan membahas mengenai bagaimana hasil
rancangan yang telah dianalisis dan desain dibuat kedalam suatu program aplikasi
yang dapat berjalan dengan baik.
(.1 An*'a#* S0la#$
Sistem informasi ini akan dimulai dengan sebuah animasi splash Biro
Kepegaaian S?#D* Pro!insi "## sebagai berikut '
1ambar ..A. 8orm *nimasi Splash
Berikut adalah listing program dari form Splash '
30
procedure TF*ogin.btbatal'lic/(Sender: TObject);
begin
application.Terminate;
end;
procedure TF*ogin.,tlogin'lic/(Sender: TObject);
begin
i# (ed1.Te!t=00)then
begin
application.1essage,o!(02S(- 3+1( ,(*21 &44S405043FO-1+S4051,64con(!clamation);
acti7econtrol:=ed1;
e!it;
end

else
i# (ed$.Te!t=00) then
begin
application.1essage,o!(0"+SS8O-& ,(*21 &44S405043FO-1+S4051,64con(!clamation);
acti7econtrol:=ed$;
e!it;
end

else
i#(ed1.Te!t9:tblogin.Fields;)<.+sString) and
(ed$.Te!t9:tblogin.Fields;1<.+sString) then
begin
application.1essage,o!(02S(- 3+1(5 "+SS8O-& ,(*21 &44S4 +T+2 S+*+=05
043FO-1+S4051,64con(!clamation);
acti7econtrol:=ed1;
+'T4>('O3T-O*:=(&$;
e!it;
end
else
begin
i#(ed1.Te!t=tblogin.Fields;)<.+sString) and
(ed$.Te!t=tblogin.Fields;1<.+sString) then
begin
F1enu.Sho%1odal;
#login.'lose;
end
end
end;
end.
(." Pa##2,r- Penga'an
1ambar ..). 8orm (ogin
Setelah proses loading berjalan maka akan form passord untuk (ogin.
%al ini dibuat untuk menghindari perubahan perubahan data penting oleh user
yang tidak memiliki hak untuk mengubahnya.
Berikut adalah listing program dari form (ogin '
31
(.% F,r' Men& Uta'a
32
1ambar ..3. 8orm &enu $tama
Setelah proses pengisian user dan passord dengan benar maka akan tampil
form &enu utama dari aplikasi ini.
(.( F,r' Bag*an
33
procedure TF,gn.bttambah'lic/(Sender: TObject);
begin
tbg.+ppend;
db/d.SetFocus;
end;
procedure TF,gn.btsimpan'lic/(Sender: TObject);
begin
tbg."ost;
end;
procedure TF,gn.bthapus'lic/(Sender: TObject);
begin
tbg.&elete;
end;
procedure TF,gn.bt/eluar'lic/(Sender: TObject);
begin
close;
end;
1ambar .... 8orm Data Bagian
8orm ini berfungsi untuk menginput data bagian pada Biro Kepegaaian
S?#D* Pro!insi "##.
Berikut listing programnya '
(.+ F,r' S&rat Ma#&k
34
procedure TFS1s/.,ttambah'lic/(Sender: TObject);
begin
tbsm.+ppend;
end;
procedure TFS1s/.,tSimpan'lic/(Sender: TObject);
begin
tbsm."ost;
end;
procedure TFS1s/.,thapus'lic/(Sender: TObject);
begin
tbsm.&elete;
end;
procedure TFS1s/.,t?eluar'lic/(Sender: TObject);
begin
close;
end;
1ambar ..>. 8orm Data Surat &asuk
8orm ini berfungsi untuk mengisi master dari tabel surat masuk, listing
programnya '
(.. F,r' S&rat Kel&ar
35
procedure TFS?lr.,ttambah'lic/(Sender: TObject);
begin
tbs/.+ppend;
end;
procedure TFS?lr.,tsimpan'lic/(Sender: TObject);
begin
tbs/."ost;
end;
procedure TFS?lr.bthapus'lic/(Sender: TObject);
begin
tbs/.&elete;
end;
procedure TFS?lr.bt?eluar'lic/(Sender: TObject);
begin
close;
end;
1ambar ..A. 8orm Data Surat Keluar
8orm ini berfungsi untuk mengisi master tabel surat keluar, listing programnya'
(.9 La0,ran S&rat Ma#&k
36
procedure TF1enu.*aporanSurat1asu/1'lic/(Sender: TObject);
begin
#lapsm.@uic/-ep1."re7ie%;
end;
1ambar ../. 8orm (aporan Surat &asuk
8orm ini berfungsi untuk menampilkan dan mencetak laporan surat masuk.
Dengan mengklik menu laporan surat masuk maka form di atas akan
ditampilkan.
(isting programnya '
(.< La0,ran S&rat Kel&ar
37
procedure TF1enu.*aporanSurat?eluar1'lic/(Sender: TObject);
begin
#laps/.@uic/-ep1."re7ie%;
end;
1ambar ..0. 8orm (aporan Surat Keluar
8orm ini berfungsi untuk menampilkan dan mencetak laporan surat keluar.
Dengan mengklik menu laporan surat keluar maka form di atas akan
ditampilkan.
(isting programnya '
BAB
PEMBAHASAN DAN ANALISIS SISTEM
38
$ntuk masuk ke dalam menu utama Sistem @nformasi Surat &asuk dan Surat
Keluar pada Biro Kepegaaian S?#D* Pro!insi "##, user lebih dulu harus mengisi
nama dan passord pada user interface. $ser interface ini berguna untuk menjamin
keamanan data.
Dari user interface maka program akan menampilkan menu utama yang terdiri
Bagian, Surat, (aporan.
+. Pada menu Bagian terdiri atas &enu Bagian
a. 8orm &enu Bagian
7ika user mengklik tombol menu Bagian maka akan muncul tampilan
form data bagian, dimana dapat diinput 'Kode Bagian dan "ama
Bagian. $ntuk memasukkan data klik tombol tambah, untuk menyimpan
data klik tombol simpan, untuk menghapus data klik tombol hapus, dan
untuk keluar dari form bagian klik tombol keluar.
). Pada menu Surat terdiri atas Surat &asuk dan Surat Keluar
a. Data Surat &asuk
Dalam form Surat &asuk dapat diinput ' "omor Berkas&, "omor Surat
&asuk, Perihal, *lamat Pengirim, #anggal Surat, #anggal #erima,
Bagian Penerima. $ntuk memasukkan data klik tombol tambah, untuk
menyimpan data klik tombol simpan, untuk menghapus data klik tombol
hapus, dan untuk keluar dari form bagian klik tombol keluar.
b. Data Surat Keluar
Dalam form Surat &asuk dapat diinput ' "omor BerkasK, "omor Surat
Keluar, Perihal, *lamat #ujuan, #anggal Surat, #anggal Kirim, Bagian
Pengirim. $ntuk memasukkan data klik tombol tambah, untuk
menyimpan data klik tombol simpan, untuk menghapus data klik tombol
hapus, dan untuk keluar dari form bagian klik tombol keluar.
3. Pada menu (aporan terdiri atas (aporan Surat &asuk dan (aporan Surat
Keluar
39
a. (aporan Surat &asuk
7ika sub menu ini diklik maka akan menampilkan data - data surat
masuk yang telah diinput sebelumnya di form surat masuk. $ntuk keluar
dari form ini maka klik tab close.
b. (aporan Surat Keluar
7ika sub menu ini diklik maka akan menampilkan data - data surat
keluar yang telah diinput sebelumnya di form surat keluar. $ntuk keluar
dari form ini maka klik tab close.
BAB I
PENUTUP
..1 Ke#*'0&lan
40
Dari hasil pembahasan di atas dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai
berikut '
a. Program aplikasi ini menggunakan program Delphi /., yang merupakan
solusi praktis dalam membantu proses pendataan dan pengolahan surat
masuk dan surat keluar pada Biro Kepegaaian S?#D* Pro!insi "##.
b. Dengan adanya aplikasi ini yang didukung dengan teknologi yang
semakin maju maka sangat bermanfaat bagi penggunaannya terutama
bagian umum Biro Kepegaaian S?#D* Pro!insi "##.
.." Saran
Dengan adanya system ini diharapkan agar dapat mempermudah bagian
umum pada Biro Kepegaaian S?#D* Pro!insi "## dalam mendata dan
mengolah surat masuk dan surat keluar.
DAFTAR PUSTAKA
*lan, &. *gus 7. 2engolah !atabase dengan )orland !elphi ;.<. Penerbit P#. ?leD
&edia
41
7ack, 8ebrian. ),,). :amus :omputer dan 9stilah Teknologi 9n"ormasi. Penerbit
@nformatika Bandung
#ata Sutabri, S.Kom, &&. ),,3. =nalisis Sistem 9n"ormasi. Penerbit *ndi.
Fogyakarta
42