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Gestão de um projeto: a fase de execução
Projetos têm fases, da criação à conclusão. Nenhuma é mais delicada do que a fasede execução, quando acaba a lua de mel entre fornecedores e clientes. É o planejamento sendo posto em prática.
Todo projeto possui um ciclo de vida. Em uma analogia com o lançamento de umproduto no mercado, o ciclo de vida de um projeto é formado por fases: concepção,planejamento, execução e fechamento.As etapas de concepção e planejamento que foram tratadas compreendem asatividades necessárias para identificar a oportunidade ou necessidade de umprojeto. Tratamos também da
venda
da idéia do projeto para a diretoria daorganização e o planejamento de como deve ser feito.Neste artigo vamos nos concentrar nas etapas de execução, que compreendem asatividades do dia-a-dia do desenvolvimento. Mais adiante trataremos dofechamento, quando é importante manter uma condução firme até os momentosfinais da conclusão do projeto.
Execução
É a etapa mais delicada do processo. Durante o planejamento existe umaatmosfera de
lua de mel 
entre a empresa e o profissional que está conduzindo oprocesso. Os problemas e percalços naturais de um projeto começam a surgirquando chega o momento de colocar em prática o que foi planejado. É quando arealidade do casamento aparece.Os itens abaixo não pretendem ser uma lista de todas as atividades que umgerente de projetos deve assumir, pois isso varia muito da natureza e do porte doprojeto. O objetivo aqui é identificar as atividades mais comuns que fazem parte dopapel de um gerente de projetos, seja ele da área de web ou não.
Formalização de escopo -
Formalização, junto ao
cliente
do projeto – pessoa oupessoas com interesse direto no projeto dentro da organização –, do conteúdo dostrabalhos a serem desenvolvidos. É preciso obter dele o compromisso conjunto devalidação do que é desenvolvido.
Envolvimento da equipe de execução -
É papel do líder de projeto identificar osperfis que devem fazer parte da equipe, considerando habilidades individuais, deequipe, técnicas e experiências anteriores em projetos similares. Sempre ter emmente o melhor nível possível de performance para o projeto.
Garantir disponibilidade de recursos -
A alocação de equipe deve ser feita emcomum acordo com os gerentes funcionais da área de TI e, se for o caso, com asdemais áreas envolvidas, como criação, marketing etc. Eles saberão identificar osprojetos que os membros de suas respectivas equipes estão envolvidos, suaduração, previsão de término etc. Geralmente nessa etapa há também anecessidade de negociação com gerentes de outras áreas da empresa que possuemprojetos sendo desenvolvidos e que possam ocupar os mesmos recursos, de modoa chegar a um denominador satisfatório para todos.
Start up -
Reunião inicial para alinhamento de toda a equipe. Deixar todos a pardos objetivos do projeto, forma de atuação, a quem devem se reportar, papéis eresponsabilidades, prazos e desempenho.
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Planejamento de execução de tarefas -
Essa é a etapa de construção da redede atividades do projeto. Parte-se do princípio de
dependência entre as atividades
.Ou seja, para que uma atividade seja concluída, é preciso que sejam concluídas asatividades imediatamente anteriores. Portanto, para construir a rede de atividadesdo projeto precisamos saber…a)As atividades – tarefas – a serem executadas no projeto.b)A ordem que devem ser executadas as tarefas, ou seja, a relação deantecedência ou subseqüência entre elas.c)A duração de cada tarefa para estabelecer a linha de tempo do projeto.Dentro da fase de execução de um projeto web, podemos identificar as macro-etapas de arquitetura de informação, criação –
look & feel 
–, desenvolvimento esistemas e as suas respectivas cadeias de atividades.
Cronograma de projeto -
Diversos softwares disponíveis no mercado facilitammuito a visualização de prazo e interdependência entre as tarefas da rede deatividades.O Gantt Chart é o formato mais utilizado. É importante no desenvolvimento docronograma procurar respeitar os conceitos de Pdi – Primeira Data de Início – e Udi– Última Data de Início –/ Pdt – Primeira Data de Término – e Udt – Última Data deTérmino – para cada atividade prevista. É uma forma de não deixar o cronogramaabsolutamente amarrado a uma única data para início ou conclusão de uma tarefa,o que é bastante difícil na condução de um projeto. Dessa forma torna-se possíveladiantar certas atividades ou acomodar algum eventual atraso sem impactar noprazo final.
Controle -
A primeira coisa a fazer é identificar o que deve ser monitorado dentrodo projeto. Não é recomendável que o gerente de projeto tente controlar tudo dadoo sem número de atividades que compõem um projeto de porte. Portanto, o idealé:
•
identificar as atividades críticas ou quase-críticas, aquelas que não possuemfolga no cronograma.
•
identificar as atividades que representam
gargalos
, ou seja, aquelas que seatrasarem comprometem um sem número de atividades subseqüentes quedependem de sua conclusão.atividades responsáveis por custos altos – como as desempenhadas por terceiros
•
atividades que são conclusivas para etapas ou entregas parciais.O gerente do projeto deve ficar sempre atento e garantir condições necessáriaspara o melhor desenvolvimento dessas atividades.
Reuniões de check point -
São reuniões de acompanhamento do projeto e quedevem ocorrer com uma freqüência pré-estabelecida, ou de forma extraordinária sefor identificado algum ponto de risco no decorrer do projeto que demande umamedida corretiva ou tomada de decisão.As informações dos documentos de controle devem sempre embasar essas reuniõesconsiderando sempre o
 previsto x realizado
no que tange a cronograma, custos edesenvolvimento. As medidas corretivas devem ser comunicadas a todos osenvolvidos.
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Khurram Shahzad

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reply02 / 06 / 2010
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