Pirâmides, sistemas e gestão de projetosGerenciar escopo, prazo e riscos é fundamental na administração deprojetos.
Que diferença há entre erguer uma pirâmide no Egito Antigo e implementar ummoderno e complexo sistema de informações? Inúmeras, mas duas chamam aatenção: a construção de uma pirâmide tinha prazos elásticos (gerações) erecursos virtualmente infinitos (material e escravos, milhares de escravos). Odesenvolvimento de sistemas de software de média/grande complexidade noscoloca o desafio de especificar, implementar e testar autênticas obras deengenharia em prazos enxutos (poucos meses ou anos) e com recursos finitos(orçamentos, plataformas tecnológicas e equipes de projeto).É provável que os egípcios usassem formas rudimentares de administração de suasgrandes obras (faraônicas, de fato), como de resto todas as grandes obras deengenharia e arquitetura ao longo da história da humanidade devem tê-lo feito. ARevolução Industrial contudo trouxe nova exigência: eficiência. A produção emlarga escala guiada pela otimização de tempos, movimentos e custos. Assim, apartir do século XIX, com o advento dos conceitos de Administração Científica e aintrodução de controles e previsibilidade nas organizações, inicia-se a formalizaçãode práticas e ferramentas de administração de projetos. Contudo, são osprogramas militares e espaciais americanos iniciados nos anos 50, os grandesimpulsionadores da disciplina de Gestão de Projetos. Mais recentemente,instituições como o PMI (Project Management Institute), nos EUA ou o IPMA(International Project Management Association), na Europa vêm contribuindo paraa consolidação teórica e a difusão de experiências e melhores práticas na área.Em última instância, práticas bem-definidas e sistemáticas de gestão de projetosvisam a garantir que objetivos claramente estabelecidos entre contratante econtratado sejam atingidos em prazos aceitáveis (para ambas as partes), comalocação ótima de recursos. Ou seja, tempo e dinheiro são recursos escassos ecomo tal devem ser administrados. Neste sentido, escopo, prazo, recursos, riscos ecomunicação são fatores críticos cuja administração ao longo de um projeto, porpráticas rigorosas e consistentes, permitem garantir o alcance de objetivos,minimizando riscos, e antecipando problemas. Vamos aqui nos deter em trêsdesses fatores.
Escopo
delimita as entregas (conjunto de funcionalidades de um sistema) quedevem ser apresentadas ao final de um projeto para o cumprimento de seusobjetivos. É o mais elementar de todos os fatores a serem gerenciados no projetode sistemas. Contudo é o mais negligenciado. Isso decorre quase sempre dainformalidade com a qual as referidas características são descritas. É como sealguém construísse uma casa sem suas especificações arquitetônicas (planta baixa,elétrica e hidráulica); ou seja, corre-se o sério risco, durante a obra, de descobrirque o banheiro principal ficou do lado de fora da casa.No projeto de sistemas a falta da especificação técnica para a delimitação edetalhamento de escopo leva invariavelmente a surpresas desagradáveis, paracontratantes e contratados. Em última instância, escopo é uma ferramenta decomunicação na qual o contratador expressa necessidades, expectativas, regrasinerentes ao domínio da aplicação (regras de negócio) e outros aspectos relevantesà compreensão, por parte do contratado, do que se espera da aplicação final.Ausência de escopo claramente definido resulta freqüentemente em clientesinsatisfeitos e fornecedores irritados – quando não “quebrados”.
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