Mis 3 reglas de oro para disparar tu

Organizacin
A menudo me encuentro con personas descontentas con su Organizacin. Casi todas
dicen y se amparan en la frase soy un desastre total para no intentar, ni lo ms
mnimo, un pequeo cambio que suponga una gran mejora. Y sa es la clave: no hay
que volver a nacer para mejorar las cosas. Basta con realizar algunos pequeos
cambios.
Ser organizado no tiene nada que ver con ser un manitico, un robot automatizado o
verse sometido por rutinas aburridas. Consiste en aprovecharte de una serie de
sencillsimos y prcticos hbitos que te hacen la vida y el trabajo mejor. Por ser
organizado no hay medallas pero s grandes premios: cada da eres ms eficiente, te
anticipas a los problemas, te vuelcas en las cosas importantes, no te rompes la
cabeza con tonteras y haces ms en menos tiempo.
Tres son mis hbitos-reglas favoritos para empezar a construir una slida
Organizacin Personal. Y empezar con ellos no puede ser ms fcil. Siempre que
quieras, claro est.

1Planificar
Que esta palabra no te eche para atrs. Para planificar no hay que ser un fenmeno
jugando alStratego ni un friki de los detalles. Alguna vez has hecho una fotografa?
Pues en eso consiste planificar. Es tan sencillo como componer la escena, encuadrar
y disparar la foto de todo lo que tienes por delante, para distribuir mejor tu tiempo, tus
tareas, tus recursos.
Planificar es buensimo. A m personalmente no me gusta nada hacerlo pero me
encantan los resultados que me da: esquivas dificultades y obstculos, detectas (y
separas) las tareas ms importantes de las pequeas, y empiezas a trabajar con ms
ritmo e intensidad. Esa foto que t mismo compones es como el mapa del camino
que tienes que recorrer: todo est ms claro y avanzas con ms agilidad y seguridad.
Tres pistas elementales para conseguir una buena planificacin:
1. Diaria y Semanal. Cada da haz la foto del da siguiente. Destina los ltimos 10-
15 minutos de tu jornada para componer el mapa del da siguiente. Y los viernes,
a ltima hora, organiza y distribuye las tareas, actividades, compromisos,
eventos y citas de la semana prxima. No lo tomes como una molestia sino
como parte del xito el da o de la semana siguiente.
2. Constancia. Los resultados de una buena planificacin se ven con la regularidad
y un ritmo constante. Para conseguirlo fija en tu agenda momentos para esa
planificacin. Como si de una reunin inamovible se tratara, ponlo as: cada da
de 18:45-19:00 hago la planificacin de maana. Y cada viernes, de 18:45-19:00
la de la semana que viene.
3. Herramienta. No te compliques la vida con software demasiado avanzado. Hay
trillones de aplicaciones chulsimas que no valen para nada. Empieza por algo
que no te cueste: un trozo de papel. Luego ya irs viendo tus necesidades.
2Capturar
Piensa unos momentos en un da normal tuyo. En tu trabajo y en tu vida personal se
generan montones de tareas, datos, noticias informacin en general. Dnde pones
todo eso? Tener un lugar-herramienta que centralice toda esa informacin te facilita
las cosas y dispara tu capacidad de organizacin. A la hora de encontrarlo o a la hora
de planificarlo, apenas necesitas unos segundos para volver sobre ello.
Algunas personas utilizan una sencilla libreta (o la clsica Moleskine) y otros una
aplicacin (tipoEvernote) que tienen sincronizada entre sus ordenadores y su mvil.
Elijas lo que elijas, yo te recomiendo seguir estas tres pistas elementales para una
buena captura:
1. Agilidad. Anotar o recoger cualquier cosa en tu sistema de organizacin tiene
que ser muy rpido y muy cmodo. Que casi no te cueste esfuerzo y por
supuesto que no te de pereza hacerlo.
2. Movilidad. Tiene que ir contigo porque la necesidad de anotar o consultar algo
puede surgir en un taxi, en una reunin o frente a tu monitor.
3. Estructura. Tareas, datos, detalles, enlaces Mantener una mnima estructura
coherente y sencilla, y saber buscar bien, es imprescindible para volver con
rapidez sobre toda esa informacin. Asegrate que tu sistema de captura
garantiza todo ello.
3Simplificar
Yo desde pequeo fui un desastre organizativo. Todo manga por hombro y todo a
ltima hora. Empec a cambiar hace no mucho, y aunque me queda mucho camino
por recorrer, mi Organizacin de hoy en da me permite hacer ms cosas con menos
esfuerzo. Me ha hecho mejor.
El verdadero cambio lo not cuando me tom en serio eso de simplificar. Esto es,
prescindir de lo que sobra para volcarme en las cosas que ms y mejores resultados
me dan.
Tres pistas elementales para lograr una buena simplificacin que refuerce tu
Organizacin:
1. Puesto de trabajo. Tu mesa, tu ordenador, tu entorno de trabajo son clave a la
hora de encontrar esa eficiencia organizativa. Ten a mano lo que ms utilices y
quita del medio el resto; utiliza un rincn (bandeja o caja) para todos los
documentos que entran; y almacena o tira (recicla) todo lo que no valga. No
tengas compasin.
2. Herramientas. Probamos, instalamos y utilizamos montones de utilidades y
aplicaciones. Todas te valen? Todas te sirven para algo? En lugar de
aligerarnos el trabajo ellas mismas son un trabajo. S consecuente y acta as:
a) prescinde de aqullas que no te sirvan de verdad; b) unifica todas las que
puedas en una misma; c) piensa que menos es mejor y si no suma, entonces
resta.
3. Tareas y Compromisos. El que cada da tengas que jugar al Tetris muchas
veces tiene que ver con un exceso de grasa en forma de tareas y compromisos
que te vuelven ms lento y torpe y te complican la existencia. Simplificarlos
(reduciendo, comprimiendo o eliminando) supone mejorar tu Organizacin y
centrarte en las actividades ms relevantes.
No sabes por dnde empezar? Tres reglas te parecen demasiadas? Entonces
empieza por una Planificacin diaria y sigue con el resto. Sin prisas. Hoy mismo
empieza a desarrollar el hbito de planificar cada da y poco a poco irs viendo los
resultados. No tengas prisa por mejorar porque tienes mucho tiempo por delante.