-.

|
122 Bagian Satu Manajemen Pengendalian Lingkungan
Lampiran
Catatan tentang Martex Pengendali Organisasi
Mr Ingraham, controller perusahaan, melapor langsung kepada presiden dan
telah melaporkan kepadanya semua pengontrol divisi dan akuntansi lainnya, data yang pro-
cessing, dan analisis kelompok. Deskripsi The Martex Perusahaan tanggung
bility dan organisasi grafik disertakan di sini (Bukti 1, 2, 3, dan 4) dan
menunjukkan struktur dan fungsi organisasi.
Organisasi kontroler dibebankan Dengan tanggung jawab membangun-
ing standar biaya dan keuntungan korporasi dan mengambil sesuai ac-
tion untuk melihat bahwa standar tersebut tercapai. Ini meninjau semua proyek penelitian
dan memberikan nama dan nomor kepada mereka dalam upaya untuk mengkoordinasikan penelitian
activ-
ities di berbagai divisi dan penelitian utama mereka. Organisasi ini juga
menangani semua hal yang melibatkan perkiraan biaya dan keuntungan.
Ukuran hadir staf pengendali divisi 'berkisar 3-22. Divisi
kontroler tidak terlibat dalam mempersiapkan laba divisi rugi;
ini disusun oleh sebuah kelompok terpisah untuk semua divisi dan korporasi.
EXHIBIT 1 Posisi Deskripsi dari Manajemen Martex Buku Panduan
Controller - _
Kecenderungan dari manajemen bisnis modern adalah mengubah konsep dasar dari posisi pengawas
dari ~
bahwa fungsi administratif yang bersangkutan terutama dengan rincian akuntansi dengan yang posisi
penting dalam
manajemen yang berkaitan dengan pengendalian biaya dan operasi yang menguntungkan dari bisnis
secara keseluruhan. i
Semakin bisnis kami menjadi beragam dengan operasi yang tersebar di seluruh Amerika Serikat,
lebih besar adalah kebutuhan untuk seorang petugas kepada siapa otoritas presiden delegasi
sehubungan dengan faktor-faktor tersebut mempengaruhi-
ing biaya dan keuntungan dengan cara yang sama seperti yang ia dapat mendelegasikan wewenang
kepada orang lain dalam posisi staf yang kuat. T
Dalam jenis vertikal organisasi ada kebutuhan besar untuk pejabat yang ditunjuk siapa yang
bertanggung jawab adalah
untuk menetapkan standar anggaran operasi dan obyektif persen dari keuntungan pada target
penjualan untuk masing-masing
divisi operasi dan anak perusahaan domestik. Dia juga harus menetapkan standar anggaran operasi
untuk staf
fungsi sesuai dengan tujuan keuntungan perusahaan divisi dan keseluruhan. Ketika standar operasi atau
target profit tidak tercapai, controller memiliki hak dan tanggung jawab dalam kewenangannya
didelegasikan kepada
mempertanyakan kegagalan dan merekomendasikan perubahan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Alat kontrol harus bekerja dengan berbagai divisi perusahaan melalui pengendali divisi ditugaskan untuk
setiap divisi operasi utama dan fungsi staf. Hal ini tidak dimaksudkan bahwa controller mengambil
inisiatif menjauh
dari manajer divisi, karena tanggung jawab untuk operasi dan keuntungan yang efisien diasumsikan oleh
orang-
para manajer. Namun, controller dan stafnya harus memiliki hak dan tanggung jawab untuk
mengharapkan oper-tertentu
Ating hasil dari kepala divisi; dan ketika perbedaan pendapat terjadi mengenai kewajaran
permintaan untuk hasil, masalah ini kemudian harus dirujuk oleh salah satu pihak kepada presiden.
Seiring dengan hal tersebut di atas, tanggung jawab sebagai berikut adalah bagian penting dari posisi
dan berlaku untuk
perusahaan dan anak perusahaan: -
1. Instalasi dan pengawasan dari semua catatan akuntansi.
2. Penyusunan, pengawasan, dan interpretasi semua laporan laba rugi divisi dan produk,
laporan operasi, dan laporan biaya, termasuk laporan biaya dan produksi, riset, distribusi, dan
administrasi. r '
3. Pengawasan mengambil dan biaya dari semua persediaan fisik.
4. Penyusunan dan interpretasi dari semua statistik operasi dan laporan, termasuk interpretasi grafik
dan grafik, untuk digunakan oleh komite manajemen dan dewan direksi.
-. |
qa-i --- i_i - 1
Bab 3 Perilaku dalam Organisasi 123
EXHIBIT 1 (lanjutan)
5. Persiapan, sebagai direktur anggaran, dalam hubungannya dengan perwira staf dan kepala divisi dan
anak perusahaan,.
dari anggaran tahunan yang mencakup semua operasi untuk diserahkan kepada presiden sebelum awal
fkcalyean
6. Inisiasi, persiapan, dan penerbitan peraturan praktek standar dan koordinasi sistem,
termasuk administrasi dan methodsrelating kantor untuk semua prosedur akuntansi operasi. - _
7. Keanggotaan controller atau wakilnya yang ditunjuk dalam semua divisi dan manajemen anak
perusahaan
komite. - C
Dia bertanggung jawab untuk pemilihan, pelatihan, pengembangan dan promosi personil yang
berkualitas untuk
organisasinya dan kompensasi mereka dalam kebijakan perusahaan yang didirikan. Dia harus
menyampaikan kepada presiden
rencana organisasi untuk mencapai tujuan yang diinginkan. 'I "
Controller dapat mendelegasikan kepada anggota organisasinya tertentu tanggung jawabnya, tetapi
dengan demikian H
ia tidak melepaskan tanggung jawab atau akuntabilitas keseluruhan foriresults nya.
Bendahara dan Asisten Bendaharawan
Tunduk pada ketentuan dan peraturan Komite Keuangan, bendahara adalah chief financial officer dan
umumnya tugasnya termasuk kontrol dana perusahaan dan menghadiri untuk urusan keuangan
korporasi-the
tion dan anak perusahaan domestik dan asing di mana pun berada. Lebih khusus-tugas dan tanggung
jawab
adalah sebagai berikut: ''
Banking. Ia akan memiliki hak asuh dan bertanggung jawab atas semua uang dan surat berharga dan
harus mendepositkan dalam
nama korporasi dalam deposit seperti disetujui oleh presiden seluruh dana yang masuk ke nya
kepemilikan untuk rekening perusahaan.
Kredit dan koleksi. Dia harus memiliki pengawasan terhadap semua kasir, penerimaan kas, dan catatan
pengumpulan dan
rekening buku besar piutang. Ia akan memulai dan menyetujui semua kebijakan dan prosedur kredit. '~
R
Pencairan. Ia akan mengotorisasi pengeluaran apapun dengan tanda tangan pada cek. Ini termasuk
langsung
pengawasan terhadap hutang dan departemen penggajian dan pengawasan tidak langsung ov_er semua
menerima _de-
partments untuk tujuan memeriksa akurasi faktur disajikan untuk pembayaran. Dia harus menjaga
catatan yang memadai dari alokasi resmi dan juga menentukan bahwa semua transaksi keuangan yang
tercakup
menit dari manajemen dan komite eksekutif dan dewan direksi yang benar dieksekusi dan
direkam. . . .
Laporan keuangan umum. Ia akan mempersiapkan dan mengawasi semua catatan akuntansi umum. Dia
shallprepare
dan menafsirkan semua laporan keuangan umum, termasuk penyusunan laporan triwulanan dan
tahunan
untuk surat kepada pemegang saham. Ini juga termasuk persiapan dan persetujuan peraturan tentang
standar
praktek yang diperlukan untuk memastikan kepatuhan terhadap perintah atau peraturan yang
dikeluarkan oleh pemerintah sepatutnya dibentuk
lembaga dan bursa efek. - "'
Ia akan mengawasi audit terus menerus (termasuk pengendalian internal) dari semua akun dan catatan
dan harus super-
ragum audit dan prosedur Akuntan Publik. i '-
Pajak. Ia akan mengawasi persiapan dan pengajuan semua pajak dan harus memiliki pengawasan dari
semua hal
berkaitan dengan pajak dan mengacu kepada penasihat umum semua hal-hal tersebut memerlukan
penafsiran hukum pajak
dan peraturan. _. . '_.
Catatan properti Asuransi. Ia akan mengawasi pembelian dan menempatkan asuransi dalam bentuk
apapun termasuk
asuransi diperlukan sehubungan dengan imbalan kerja. Dia bertanggung jawab untuk
merekomendasikan
cakupan yang memadai untuk semua risiko dipastikan dan harus memelihara catatan tersebut untuk
menghindari kemungkinan apapun
'Berbagai bahaya tidak sedang diasuransikan dengan benar. Dia harus menjaga catatan properti yang
memadai dan valuasi
untuk asuransi dan tujuan lainnya dan, jika perlu, mempekerjakan ahli penilaian untuk membantu dalam
menentukan seperti
penilaian dan catatan.
Kredit. Dia harus menyetujui semua pinjaman dan uang muka yang dibayarkan kepada karyawan dalam
batas yang ditentukan oleh Eksekutif
Komite.
(Lanjutan)
II
124 Bagian Satu Manajemen Pengendalian Lingkungan
EXHIBIT 1 (menyimpulkan)
Investasi. Sebagai dana yang tersedia di luar kebutuhan normal, ia akan merekomendasikan investasi
yang cocok
kepada Komite Keuangan. Ia akan memiliki hak asuh efek sehingga diperoleh dan akan menggunakan
penyimpanan yang
fasilitas bank untuk tujuan itu. Sebagai efek yang ditambahkan atau dihapus dari kubah atau fasilitas
seperti itu, ia
harus disertai oleh pejabat yang berwenang dari perusahaan.
Manajemen kantor. Dia bertanggung jawab atas koordinasi semua fungsi manajemen kantor
seluruh perusahaan dan anak perusahaan dalam negeri. '
Perencanaan keuangan. Ia akan memulai dan mempersiapkan perkiraan kas saat ini dan jangka panjang,
terutama seperti
perkiraan yang diperlukan untuk program pembiayaan untuk memenuhi kebutuhan kas diantisipasi
untuk pertumbuhan di masa depan dan
ekspansi. Dia akan mengatur untuk memenuhi kebutuhan dana cadangan untuk semua obligasi surat
utang yang luar biasa dan
saham preferen dan harus mengantisipasi persyaratan tersebut bila memungkinkan. '
Dia akan memiliki kekuatan lain seperti dan harus melakukan tugas lain seperti mungkin assignedto dia
dengan papan
direksi dan presiden. - ''
Bendahara harus bertanggung jawab untuk pemilihan, pelatihan, pengembangan, dan promosi orang
yang memenuhi syarat
nel organisasi dan kompensasi mereka dalam kebijakan perusahaan yang didirikan. Diharapkan bahwa
sejak
ia harus mendelegasikan banyak tugas dan tanggung jawab yang disebutkan di atas, ia harus berunding
dengan dan
menyerahkan kepada presiden rencana organisasi dan grafik. O
Bendahara dapat mendelegasikan kepada anggota organisasinya tertentu tanggung jawabnya bersama-
sama dengan
otoritas yang tepat untuk pemenuhan; Namun, dengan demikian ia tidak melepaskan tanggung
jawabnya secara keseluruhan
atau akuntabilitas untuk hasil.
Bendahara adalah anggota dari Keuangan, Pensiun, dan Komite Inventarisasi Ulasan.
EXHIBIT Z Martex Struktur Organisasi, Divisi A, 1 Januari 1985
[Divisi Wakil Presiden
Ditugaskan Staf Umum, Staf Layanan Umum '
D.. . D.. . Divisi 'Akuntansi Keuangan Hubungan Masyarakat
Coiifgfigr Eri; i: 1l:; _ "P111'Qhas11" 1g '---- Iklan Produk Baru Pembelian E
'Agen Pusat Penelitian Kantor Mgmt. Penjualan h
- I itu itu T i 'i "Corp Counsel Paten Counsel Lalu Lintas
l Engrg. Staf Personalia & Mfg REL.
Komite Manajemen rDivision
Manufaktur lGeneral Penjualan Umum
Manajer Manajer
Organisasi Penjualan II
Produksi Teknis
Direktur Manajer _
Produksi Penelitian
Organisasi Organisasi
Catatan: Berbagai tingkat pada tabel tidak selalu menunjukkan relatif pentingnya posisi.
Bab 3 Perilaku dalam Organisasi 125
EXHIBIT 3 Struktur Organisasi Divisi Martex Controller, 1 Januari 1985
Pengawas
EF Ingraham
di Staf Umum Jasa CI
. Akuntansi Keuangan Hubungan Masyarakat
- 'Iklan Produk Baru Pembelian
Penelitian Kantor Pusat Mgmt. Penjualan *
Corp Counsel Lalu Lintas Counsel Paten
Engrg. Staf Personalia & Mfg REL.
Asisten Studi Khusus Statistik
Kontroler Konsultan Manajer
Billing p M Digital Komputer & Penjualan
Divisi A Divisi E Kepala Biaya OPeral510n M51 "- Angkatan Statlslflfis
Pengendali Pengendali Akuntan
. _. _. . _ M E "Metode & Terapan Math_
B I Divisi F Inventory Control P1'0 <I9dl_11 '@ S Pengawas
Pengendali Pengendali Pengawas SUPQFVISOI "
Divisi C Divisi G Laba Rugi Analisis Mesin
Pengendali Pengendali Pernyataan Operator Pengawas
"A itu Pengawas Sllper '/ 1501" C - AM
Divisi D Staf Layanan Div.
Pengendali Pengendali
Hubungan garis-Staf L pp _ L p
Seorang manajer divisi tidak memiliki staf sendiri, bahkan asisten pribadinya. Dia
menerima bantuan staf dari dua sumber.
Pertama, ia memiliki beberapa orang yang ditugaskan kepadanya dari umum staf-biasanya,
controller, seorang insinyur, dan agen pembelian.
Semua manajemen divisi dan semua staf perusahaan terletak di cor-
bangunan kantor pusat porate. Namun, staf yang ditugaskan berada physi-
Cally dengan rekan-rekan staf mereka; misalnya, controller divisi dan nya
asisten terletak di bagian pengawas bangunan, tidak dekat-nya di-
kantor yg dibayang manajer.
Kedua, divisi dapat memanggil staf pusat sejauh bahwa orang-the
ager Wishes. Perpecahan akan dikenakan biaya untuk layanan ini atas dasar layanan
diberikan. Unit Staf sentral tercantum dalam kotak Layanan Umum Staf
Exhibit 2.
126 Bagian Satu Manajemen Pengendalian Lingkungan
EXHIBIT 4 Struktur Organisasi Divisi Martex Bendahara, 1 Januari 1985
II Bendahara
A Staf Umum "Layanan E
D.. ; Ad. Akuntansi Keuangan Public Relations "
I "mail H8105 ra Kami 5 - Iklan Produk Baru Pembelian A
. tomml ee _ = Kantor Penelitian Central Mgmt. Penjualan
Corp Counsel Paten Counsel trafiic
i Engrg. Staf Mfg Personil REL.
Assistant. Departemen Pajak. Asisten Asisten Bendahara & '. I "Asisten Bendahara 8:"
- IJ l.
Bendahara 'Manajer 1 Bendahara - Jenderal Kantor Mana er Tr. Saya TL. D '
A / R & C Auditing I Umum
Penyesuaian Akuntansi Umum
Manajer ~ Auditor Manajer
Kredit
. M -?. "-1113891" A 'Asst General
AA. Auditor "
Daftar gaji
Operasi
Manajer
- \
_ I
_H-I_ A Pengendalian Kas A itu i;
Manajer A 1;. o 1!. .
[M H "Siudiigjra g Akuntansi
; r Manager *
Properti '
Akun Travel 1 '
& Analysis. S11Pe 'Vi $ 1';
; Umum.
Akuntansi
Pengawas -
Asuransi
Dept
Manajer
EAS, n 1V.
Penjualan Cabang
Kantor
Manajer
Properti &
Korban kecelakaan
Pengawas
Reproduksi
Layanan Mgr.
Karyawan
Kelompok Ins.
Pengawas
Penjualan Cabang
Oflices
Asst. Manajer
Layanan Office
Manajer
Penjualan Cabang
Kantor
Manajer
Pensiun
. Beban * Hutang rencana A
Pengawas
Catatan: Berbagai tingkat pada tabel tidak selalu menunjukkan relatif pentingnya posisi.
Hubungan E Division Manager-Controller
~ Keberhasilan organisasi pengontrol Martex dan hubungannya dengan divi-
manajer professional tampaknya sebagian besar hasil dari manajer dan pengontrol
dibesarkan dengan pengaturan dan menerimanya lama sebelum mereka ar
rived pada posisi manajerial mereka.
Beberapa faktor tambahan yang muncul untuk berkontribusi sukses mereka rela-
tionship adalah sebagai berikut:
1. Sistem akuntansi yang sama dan terpusat.
2. Yang telah ditetapkan tujuan keuangan untuk setiap divisi.
_ A. Pertumbuhan penjualan dolar
b. Tingkat tertentu keuntungan sebagai persen dari penjualan
3. Profit berbagi oleh para manajer dan pengendali.
Bab 3 Perilaku dalam Organisasi 127
Sistem Akuntansi g L _
Divisi Controller memiliki kontrol penuh terhadap sistem akuntansi. Ini de-
termines bagaimana dan apa account akan disimpan. Divisi Pengendali telah de-
bangkan suatu sistem akuntansi yang sama untuk semua divisi. Mr Ingraham
menunjukkan bahwa ada pembagian memiliki sistem sempurna disesuaikan dengan kebutuhan, tetapi
dia
percaya bahwa kerugian untuk divisi yang lebih dari diimbangi oleh hav-
ing sistem seragam atas semua divisi dan dipahami oleh semua pihak.
Mr Ingraham menunjukkan itu mungkin bahwa, jika divisi Martex bebas untuk
membangun sistem akuntansi mereka sendiri, setiap divisi akan memiliki yang berbeda
satu dalam waktu dua tahun, dan interpretasi oleh manajemen perusahaan akan
sulit, jika mungkin sama sekali. i
Sistem akuntansi muncul untuk memberikan dasar umum untuk semua divisi
laporan keuangan dan analisis, dan itu membantu dalam menjaga ikatan kerahasiaan-
dence antara manajer divisi dan pengendali.
Tujuan Divisi AL pg _ L
Korporasi telah mendirikan dua tujuan keuangan untuk setiap divisi.
Ini adalah (1) pertumbuhan penjualan dolar, (2) tingkat tertentu keuntungan sebagai persen
penjualan.
Tujuan-tujuan ini ditentukan terlebih dahulu oleh rekomendasi dari con-the
divisi troller dengan nasihat dan bimbingan dari manajer divisi. The obj ec-
inisiatif-inisiatif yang jangka panjang di alam; tingkat keuntungan target telah berubah hanya tiga
kali sejak tahun 1965.
Persentase tertentu dari penjualan terpilih sebagai tingkat target profit didasarkan
pada beberapa faktor, di antaranya adalah (1) paten produk, (2) a de-
tingkat menjadi bapak pengembalian investasi, (3) margin industri keuntungan, dan
(4) tingkat industri pengembalian investasi. Faktor-faktor ini menen-
tambang tingkat keuntungan akhirnya dipilih.
Dalam batas-batas, pencapaian tujuan-tujuan keuangan merupakan pri-
mary tugas yang diperlukan dari manajer umum divisi oleh manajemen perusahaan.
Profit Sharing pg gggg
Manajer divisi menerima sekitar 75 persen dari total kompensasi mereka dari
bagi hasil dan opsi saham. Pengendali divisi menerima sekitar 25 per-
sen kompensasi mereka dari bagi hasil-setengah dari bagian dalam divisi
keuntungan dan setengah lainnya dari keuntungan perusahaan.
Divisi Manajer 'View Sistem g __
Mr Ingraham menunjukkan bahwa manajer divisi ingin memiliki divisi con-
trollers melaporkan kepada pengendali perusahaan karena (1) memberikan mereka berisi
mitra bersenjata dengan informasi yang relevan, (2) controller berada dalam posisi yang lebih baik-
tion untuk melakukan analisis yang diperlukan untuk pengambilan keputusan, dan (3) ketika laporan
biaya
dikeluarkan ada sedikit atau tidak ada argumen tentang mereka di antara pihak-pihak terkait.