FONDO DE CAJA CHICA.

NORMATIVA EN SU UTILIZACION.








El fondo de caja chica es un fondo especial en efectivo que se crea y repone constantemente para
hacer pagos menores o de cuanta pequea, que si los hiciramos con una emisin de cheques, no
tendran la funcionabilidad adecuada para efectos operativos.

En algunos casos se crea un fondo de caja chica cuenta corriente y este es manejado por medio de
cheques. Esto ms que todo se hace con el objetivo de darle cierta autonoma financiera a salas de
venta, y en algunos casos a la fbrica, la cual por lo general esta geogrficamente retirada de las
oficinas centrales.
Bsicamente existen dos etapas en el funcionamiento de caja chica, estos son: La creacin del
fondo y el reembolso.

CREACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA.
El fondo debe ser creado con un valor que sea el adecuado, dependiendo de la necesidad y
magnitud de las operaciones, tratando de darle congruencia y dinamismo a cada departamento
donde sea creado.
En caso de ser un fondo de efectivo lo adecuado sera entre $ 200.00 a $ 500.00 y en caso de ser
un fondo de cuenta corriente el monto podra ser entre $ 5000.00 a $ 9,000.00 dolares.

El lmite de tiempo para su respectivo uso tiene relacin en cuanto a su utilizacin, tomando en
cuenta que algunos documentos tienen vencimiento en cuanto al IVA pagado y hay que deducirlos
en el tiempo que la ley regula (mes en que es emitido mas 60 das adicionales). La empresa puede
crear los fondos que sean requeridos, lo mejor podra ser uno por cada departamento, si es que
realmente son necesarios.
Lo importante en este caso es que se tiene que formalizar la custodia del fondo y hacemos que el
responsable del fondo nos firme una letra de cambio o pagare por el mismo valor del fondo, con lo
cual aseguramos cualquier inconveniente que pueda surgir en el futuro.
Contablemente quedara de la siguiente manera:

CODIGO PARTIDA No. DEBE HABER
1101 Efectivo y Equivalente $ 500.00

1101.01.01 Caja Chica

1101 Efectivo y Equivalente

$ 500.00
1101.02.01.01 Citibank- cuenta corriente


TOTALES $ 500.00 $ 500.00

Hay que tener muy en cuenta que la cuenta de caja chica, efectivo y equivalente, no tiene que
cargarse ni abonarse otra vez, si no hasta que se modifica el importe del fondo.

NORMATIVA MINIMA A CONSIDERAR.

1- No debe proporcionarse efectivo o cheque, si no se recibe el respectivo comprobante.
a) Cuando sea necesario entregar efectivo o cheque previo para efectuar las compras, deber el
encargado de obtener un vale de caja chica o recibo provisional autorizado. Posteriormente al vale
o la solicitud, se deber anexar las facturas o comprobantes respectivos y eliminar el vale
provisional.

2- Los pagos pueden hacerse por cantidades iguales o menores al valor que tiene autorizado el
jefe del lugar (Sala de ventas, Fabrica.), segn su registro de firma,

3- Los fondos de caja chica no son para efectuar prstamos o anticipos de sueldo.

4- El encargado del fondo de caja chica deber cuadrar su fondo peridicamente.

5- El encargado del fondo no deber tener comprobantes por compras al crdito como pagos de
caja chica.

6- Los fondos auditados que presenten diferencias NO justificadas sern aplicadas de la siguiente
manera:
a) Los faltantes sern cargados al responsable del fondo y los sobrantes sern remesados a la
cuenta de la empresa.
b) En caso de faltantes estos sern descontados en planilla.
















7- El departamento de auditora interna reportara los faltantes al departamento de contabilidad
para que elabore la nota de cargo en original y copias distribuyndolas de la siguiente manera:
Original : Departamento de Recursos Humanos.
Copia (1): Contabilidad para anexar a partida contable.
Copia (2): Archivo.
Copia (3): Auditoria.

UTILIZACION FONDO DE CAJA CHICA.
Cuando se entrega dinero de este fondo, quien lo recibe lleva un vale de caja chica debidamente
autorizado y este vale se incluye en lugar del dinero que se ha entregado.
El siguiente es un modelo sencillo de vale de caja chica.










PROCEDIMIENTO USO CAJA CHICA EFECTIVO.
1- La persona responsable del manejo del fondo, antes de aceptar un vale de caja chica, debe
revisar que todo est de acuerdo a la normativa.
a) Si todo esta correcto, entrega el efectivo al solicitante por el valor indicado en el comprobante.

b) Retiene el comprobante y lo sella de cancelado.

c) Si no est correcto, deber indicarle al solicitante cual es la anomala para que sea corregida
(elaborando nuevamente el comprobante, si es necesario). Por ningn motivo deber entregarle
el efectivo al solicitante si el comprobante no est correcto o tiene tachaduras, correcciones, etc.

d) Si todo esta correcto paga al solicitante, la cantidad indicada en el vale de caja chica, retiene
dicho vale y lo sella de cancelado.

PROCEDIMIENTO USO CAJA CHICA CUENTA CORRIENTE.

1- El encargado del fondo recibe la factura o comprobante de crdito fiscal u otro documento que
ampare la compra realizada, la cual debe tener el aval correspondiente para que tenga la validez
del caso.

a) Verifica que los documentos reflejen el gasto para lo cual es solicitado el cheque, si todo esta
correcto, elabora el cheque por el valor autorizado.

b) Luego solicita firma de autorizacin del cheque al jefe de sala o del gerente de produccin.

c) Autorizado el cheque, indica al solicitante que le firme el Boucher en calidad de recibido el
cheque.

d) Una vez firmado el Boucher, entrega el cheque al solicitante.

e) Si el solicitante no le entrego factura, comprobante de crdito fiscal u otro documento, deber
entregarle un recibo firmado por la persona autorizada, especificando el tipo de gasto a efectuar y
el valor a entregar.


REEMBOLSO DEL FONDO DE CAJA CHICA.

El reembolso es bueno efectuarlo cuando se ha consumido un 50% a 60% del total del fondo
asignado, se hace de esta manera porque mientras se tramita el reembolso del fondo, el
encargado todava tiene un monto con el cual puede estar pendiente de solventar algn
requerimiento de efectivo. El siguiente es un modelo sencillo de reembolso de fondo de caja chica.












EL ARQUEO DE CAJA CHICA.
Como todo buen control, la caja chica, no es la excepcin y en forma peridica y sin previo aviso se
realiza el respectivo control para verificar que los fondos de la empresa estn siendo manejados
con absoluta responsabilidad. Como ya se ha comentado con anterioridad el resultado de un
arqueo puede generarnos tres alternativas.
1- Que dicho fondo se est manejando de forma eficiente y en tal caso, el saldo del efectivo mas
los documentos pagados es igual al fondo de caja chica y no existe ni faltante, ni tampoco se da el
sobrante.

2- Que el resultado final nos manifieste que la sumatoria del efectivo ms los documentos, es
menor al saldo de la caja chica, generndose un faltante.

3- Que la sumatoria del efectivo mas los documentos, sea mayor al saldo del fondo de caja chica.
En este caso se nos da un sobrante.
A continuacin se presenta un modelo sencillo de arqueo de caja chica.