Dokumentasi

Sistem Manajemen Mutu

(Quality Management
System)
Slide 2
Dokumentasi
Sistem Manajemen Mutu
Slide 3
MENGAPA MENDOKUMENTASIKAN ? (1/3)
Merupakan persyaratan standar
Menyediakan panduan kerja yang standar utk
menjamin konsistensi & proses yg sistematis
Menyediakan bukti objektif kepada pelanggan
& auditor bahwa SMM telah ada dan diterapkan
Merupakan pedoman bagi Auditor dalam mem
verifikasi sistem manajemen mutu
Sebagai bahan pelatihan, khususnya untuk
personel baru
Sebagai alat pengendali & monitor proses
operasional Sekolah

Slide 4
MENGAPA MENDOKUMENTASIKAN ? (3/3)
Jangan mendokumentasikan
hanya untuk memperoleh
sertifikat

ATAU

hanya untuk menyenangkan
Auditor Eksternal saja
Slide 5
DOKUMENTASI







I
II
III
IV
MANUAL MUTU
PROSEDURE MUTU
INSTRUKSI KERJA
FORM,REKAMAN
Slide 6
Manual Mutu merupakan dokumen
tingkat pertama yang memberikan gambaran
mengenai :
- Kebijakan sekolah yg berkaitan dengan
mutu jasa pendidikan yang dihasilkan
- Tanggung jawab dan wewenang personel
- Proses atau kegiatan yang dibutuhkan un-
tuk menjamin mutu lulusan anak didik
- Referensi Silang (hubungan antara
Manual Mutu dengan Prosedur Mutu)
APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN ? (1/2)
PEDOMAN MUTU / MANUAL
MUTU
Slide 7
CONTOH Manual Mutu/MM
MANUAL MUTU
SEKOLAH
TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
MM-SKLH- 5 No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : 25-05-00 Halaman : 1/4
5.1 Komitmen Manajemen

Kepala Sekolah mempunyai komitmen untuk menetapkan,
menerapkan, dan memelihara sistem manajemen mutu, yaitu
dengan cara :

menetapkan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu;
menetapkan struktur sekolah;
menetapkan tanggung jawab dan wewenang;
menyediakan sumber daya personel yang memadai;
menunjuk Wakil Manajemen;
meninjau sistem manajemen mutu secara berkala;
BAB I PENDAHULUAN MM-SKLH-01
BAB II RUANG LINGKUP MM-SKLH-02
BAB III ISTILAH DAN DIFINISI MM-SKLH-03
BAB IV SISTEM MENEJEMEN MUTU MM-SKLH-04
BAB V TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN MM-SKLH-05
BAB VI MANAJEMEN SUMBER DAYA MM-SKLH-06
BAB VII REALISASI PRODUK MM-SKLH-07
BAB VIII PENGUKURAN ANALISA DAN MM-SKLH-08
PENINGKATAN
MANUAL MUTU / PEDOMAN MUTU / QUALITY MANUAL
LAMPIRAN MANUAL MUTU / PEDOMAN MUTU / QUALITY MANUAL
I DIAGRAM PROSES LAM.01/MM-SKLH
II KEBIJAKAN MUTU LAM.02/MM-SKLH
III DESKRIPSI & SPESIFIKASI KERJA LAM.03/MM-SKLH
IV STRUKTUR ORGANISASI LAM.04/MM-SKLH
V SASARAN MUTU LAM.05/MM-SKLH
VI RENCANA MUTU/ QUALITY PLAN LAM.06/MM-SKLH
VII FORM KORESPONDENSI LAM.07/MM-SKLH
VIII AGENDA TINJAUAN MANAJEMEN LAM.08/MM-SKLH
Slide 9
Standar ISO-9000 tidak secara khusus
memberikan bentuk atau format Prosedur
Mutu. Hal ini berarti bahwa sekolah dapat
merancang sehingga bentuk atau format sesuai
dengan kebutuhan.
Prosedur Mutu merupakan dokumen yang
berisi mengenai urutan suatu proses secara
kronologis yang melibatkan fungsi-fungsi
dalam sekolah.
APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN ? (4)
PROSEDUR MUTU
Slide 10
Format Prosedur Mutu

1. TUJUAN
2. RUANG LINGKUP
3. STANDART YANG BERLAKU
4. KRITERIA KEBERHASILAN
5. RINCIAN PROSEDUR
6. CATATAN/REKAMAN MUTU
7. DEFINISI/SINGKATAN
8. CATATAN PERUBAHAN

APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN ? (5)
PROSEDUR MUTU
Slide 11
1. TUJUAN
Suatu pernyataan singkat yang menerang-kan mengapa
prosedur ini diberlakukan dan apa yang harus dicapai.

2. RUANG LINGKUP
Suatu pernyataan singkat yang menerang- kan kegiatan
sekolah yang dicakup dalam prosedur.

3. STANDAR YANG BERLAKU
Klausul-klausul ISO yang menjadi dasar prosedur mutu.

4. KRITERIA KEBERHASILAN
Suatu uraian mengenai ukuran secara kuantitatif maupun
kualitatif keberhasilan pelaksanaan prosedur dikaitkan
dengan tujuan prosedur itu sendiri.

APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN ? (6)
PROSEDUR MUTU (FORMAT)
Slide 12



5. RINCIAN PROSEDUR
Suatu uraian langkah demi langkah dari setiap tahapan proses
atau kegiatan.

6. CATATAN /REKAMAN MUTU
Suatu daftar hasil kegiatan yang dituangkan dalam bentuk
dokumen yang berasal dari pemilik proses atau dari unit kerja
lain ataupun dari luar sekolah yang disimpan oleh pemilik
Proses (dalam bentuk hardcopy maupun softcopy).

7. DEFINISI SINGKATAN/DEFINISI
Suatu daftar keterangan dari singkatan atau terminologi atau
istilah khusus yang digunakan dalam prosedur.

8. CATATAN PERUBAHAN
Suatu uraian ringkas mengenai perubahan yang terjadi antara
prosedur yang berlaku dengan prosedur revisi sebelumnya.





APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN ? (8)
PROSEDUR MUTU (FORMAT)
Slide 13
CONTOH Prosedur Mutu
Prosedur Mutu
SEKOLAH
PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN
No. Dokumen : No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : 25-05-00 Halaman : 1/4
1. TUJUAN
Memberikan penjelasan mengenai proses penanganan
keluhan pelanggan agar keluhan tersebut dapat
diselesaikan dan tidak terjadi lagi dikemudian hari.

2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku mulai dari penerimaan keluhan
pelanggan sampai dengan keluhan tersebut
diselesaikan.
3. STANDAR YANG BERLAKU
7.1 Respon terhadap keluhan pelanggan

Slide 14
CONTOH Prosedur Mutu CONTOH Prosedur Mutu
Prosedur Mutu
SEKOLAH
PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN
No. Dokumen : No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : 25-05-00 Halaman : 2/4
4. KRITERIA KEBERHASILAN
Pekerjaan yang tidak sesuai dan keluhan pelanggan dapat
ditindak-lanjuti dan diselesaikan dengan baik

5. RINCIAN PROSEDUR
5.1 Staf Marketing menerima keluhan pelanggan, baik
melalui telepon ataupun surat/fax dan mencatatnya
formulir Keluhan Pelanggan. Data yang dicatat antara lain :

Nama pelanggan;
Alamat pelanggan/lokasi;
Nomor telepon pelanggan;
Jenis keluhan;
Slide 15
CONTOH Prosedur Mutu CONTOH Prosedur Mutu CONTOH Prosedur Mutu
Prosedur Mutu
SEKOLAH
PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN
No. Dokumen : No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : 25-05-00 Halaman : 3/4
5.2 Berdasarkan jenis keluhan, staf Marketing
kemudian menyampaikannya kepada bagian
terkait.

5.3 Manajer terkait mempelajari keluhan tersebut
dan mencatat penyebab terjadinya keluhan.

5.4 dst. dst.

6. CATATAN MUTU
6.1 Formulir Formulir keluhan pelanggan

Slide 16
Prosedur Mutu
SEKOLAH
PENANGANAN KELUHAN PELANGAN
No. Dokumen : No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : 25-05-00 Halaman : 4/4
CONTOH Prosedur Mutu CONTOH Prosedur Mutu CONTOH Prosedur Mutu
7. DEFINISI DAN ISTILAH
LPPTS & KP : Laporan Pengendalian
Pekerjaan yang Tidak Sesuai & Keluhan
Pelanggan
8. CATATAN PERUBAHAN
Belum ada
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN PM-SKLH/WMM-01
PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN MUTU PM-SKLH/WMM-02
PROSEDUR AUDIT INTERNAL PM-SKLH/WMM-03
PROSEDUR TINDAKAN PERBAIKAN, TINDAKAN PM-SKLH/WMM-04
PENCEGAHAN & PENANGANAN KELUHAN
PELANGGAN
PROSEDUR PENGENDALIAN PRODUK YANG PM-SKLH/WMM-05
TIDAK SESUAI
PROSEDUR SURVEY PELANGGAN PM-SKLH/WMM-06
PROSEDUR TINJAUAN MANAJEMEN PM-SKLH/WMM-07

PROSEDUR MUTU DIBAWAH WMM
HUMAS
PROSEDUR PROMOSI SEKOLAH PM-SKLH/HUM-01
PROSEDUR PENGADAAN NARASUMBER/ PM-SKLH/HUM-02
GURU TAMU

KESISWAAN
PROSEDUR PENERIMAAN SISWA BARU & PM-SKLH/SIS-01
PELAKSANAAN MOS
PROSEDUR PENGORGANISASIAN SISWA PM-SKLH/SIS-02
PROSEDUR PENGEMBANGAN DIRI MELALUI PM-SKLH/SIS-03
EXTRAKULIKULER
PROSEDUR PERENCANAAN & PELAKSANAAN PM-SKLH/SIS-04
WISUDA PURNASISWA

PROSEDUR MUTU OPERASIONAL
KURIKULUM
PR. PENYUSUNAN, PENGEMBANGAN VALIDASI & PM-SKLH/KUR-01
EVALUASI KURIKULUM
PR. PELAKSANAAN IN HOUSE TRAINING PM-SKLH/KUR-02
PR. PENYUSUNAN JADWAL PELAJARAN PM-SKLH/KUR-03
PR. PERENCANAAN, PELAKSANAAN, PEMANTAUAN PM-SKLH/KUR-04
& EVALUASI KBM
PR. KEGIATAN BELAJAR MENGAJAR PM-SKLH/KUR-05
PR. PIKET PENGENDALIAN KBM PM-SKLH/KUR-06
PR. PENINGKATAN & PENGEMBANGAN PENDIDIK PM-SKLH/KUR-07
PR. PELAKSANAAN MGMP SEKOLAH PM-SKLH/KUR-08
PR. PELAKSANAAN UTS/UAS/UAK PM-SKLH/KUR-09
PR. KENAIKAN KELAS PM-SKLH/KUR-10
PR. PELAKSANAAN UN DAN US PM-SKLH/KUR-11
PR. KELULUSAN PM-SKLH/KUR-12
PROSEDUR PENGAJUAN KEBUTUHAN PENDIDIK PM-SKLH/KUR-13

PROSEDUR MUTU OPERASIONAL

SARANA DAN PRASARANA
PROESEDUR PENGADAAN BARANG PM-SKLH/SAR-01
PROSEDUR PENERIMAAN, PENYIMPANAN PM-SKLH/SAR-02
DAN PENGELUARAN BARANG
PROSEDUR PENGHAPUSAN BARANG PM-SKLH/SAR-03
PROSEDUR PEMELIHARAAN DAN PERBAIKAN PM-SKLH/SAR-04
SARANA PRASARANA

PROSEDUR MUTU OPERASIONAL
BIMBINGAN KONSELING
PROSEDUR BIMBINGAN KONSELING PM-SKLH/BK-01


LABORATORIUM
PROSEDUR PEMBELAJARAN DI LAB. FISIKA PM-SKLH/LAB-01
PROSEDUR PEMBELAJARAN DI LAB. BIOLOGI PM-SKLH/LAB-02
PROSEDUR PEMBELAJARAN DI LAB. KIMIA PM-SKLH/LAB-03
PROSEDUR PEMBELAJARAN DI LAB. KOMPUTER PM-SKLH/LAB-04
PROSEDUR PEMBELAJARAN DI LAB. BAHASA PM-SKLH/LAB-05
PROSEDUR MUTU OPERASIONAL
TATA USAHA
PROSEDUR PELAYANAN PEMBAYARAN UANG PM-SKLH/TU-01
SPI & PARTISIPASI KOMITE
PROSEDUR SURAT MENYURAT PM-SKLH/TU-02
PROSEDUR PENGAJUAN TENAGA KEPENDIDIKAN PM-SKLH/TU-03
PROSEDUR PENINGKATAN DAN PENGEMBANGAN PM-SKLH/TU-04
TENAGA KEPENDIDIKAN
PROSEDUR PENERIMAAN UANG PM-SKLH/TU-05
PROSEDUR PEMAKAIAN KEUANGAN PM-SKLH/TU-06

PROSEDUR MUTU OPERASIONAL
PERPUSTAKAAN
PROSEDUR PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN PM-SKLH/PUS

LINKUNGAN HIDUP
PROSEDUR PEMELIHARAAN LINGKUNGAN HIDUP PM-SKLH/LH


UNIT USAHA SEKOLAH
PROSEDUR PENGELOLAAN UNIT USAHA SEKOLAH PM-SKLH/US
PROSEDUR MUTU OPERASIONAL
USAHA KESEHATAN SEKOLAH
PROSEDUR PENGELOLAAN UKS PM-SKLH/UKS

SATUAN KEAMANAN SEKOLAH
PROSEDUR SATPAM SEKOLAH PM-SKLH/SAT

CLEANING SERVICE
PROSEDUR CLEANING SERVICE PM-SKLH/CS
PROSEDUR MUTU OPERASIONAL
Slide 25



Instruksi Kerja

Instruksi Kerja merupakan dokumen yang berisi
uraian
langkah demi langkah yang lebih rinci suatu aktivitas
dari satu fungsi organisasi dan biasanya bersifat teknis.

Suatu contoh yang baik mengenai Instruksi Kerja
adalah mengenai pengoperasian komputer.

Instruksi Kerja dapat berupa : narasi, diagram alir,
gambar,foto, sampel material, atau kombinasi dari
bentuk tersebut.
APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN ? (10)
DOKUMEN PENDUKUNG
Slide 26
CONTOH Instruksi Kerja
Instruksi Kerja
SEKOLAH
CARA MENGOPERASIKAN KOMPUTER
No. Dokumen : No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : 25-05-00 Halaman : 1/1
1. PELAKSANA : Staf Sistem Informasi
2. RINCIAN INSTRUKSI KERJA
2.1 Pastikan semua instalasi kabel telah tersam-
bung dengan benar
2.2 Tekan tombol Power pada monitor dan CPU
2.3 Tunggu sampai layar monitor menampilkan
icon-icon program
2.4 Pilih menu yang akan digunakan, lalu tekan
dengan tombol kiri mouse
2.4 dst.dst
3. CATATAN PERUBAHAN
Belum ada
PEMBENTUKAN PANITIA RAPAT KERJA TAHUNAN
MELAKUKAN EVALUASI ROGRAM RAPAT KERJA TAHUNAN
PENYUSUNAN PROGRAM KERJA TAHUNAN
MENYUSUN RENCANA ANGGARAN BIAYA SEKOLAH (RAPBS)
MEMPERSIAPKAN RAKER PUNCAK PELAKSANAAN RAKER PUNCAK
PEMBENTUKAN PANITIA PPD PEMBUATAN PROPOSAL PPD
PENYUSUNAN BIAYA ANGGARAN PPD
PERSIAPAN ADMINISTRASI &SOUVENIR PPD
PUBLIKASI PPD
PENDAFTARAN PPD
OBSERVASI CALON SISWA BARU
KEPUTUSAN PENERIMAAN DAN PENGUMUMAN
DAFTAR ULANG
MENSOSIALISASIKAN PROGRAM KERJA TAHUNAN KE ORTU
PEMBENTUKAN PANITIA OPEN HOUSE
PERSIAPAN KEGIATAN OPEN HOUSE
GLADI BERSIH OPEN HOUSE

INSTRUKSI KERJA
PELAKSANAAN OPEN HOUSE
PEMBENTUKAN PANITIA MATRIKULASI
PENYUSUNAN PROPOSAL DAN RENCANA KEGIATAN MATRIKULASI
PENYUSUNAN BIAYA ANGGARAN MATRUKILASI
PELAKSANAAN KEGIATAN MATRIKULASI
PELAPORAN KEGIATAN MATRIKULASI
PEMBENTUKAN PANITIA MOS
PENYUSUNAN PROPOSAL DAN RENCANA KEGIATAN MOS
PENYUSUNAN ANGGARAN BIAYA MOS
PELAKSANAAN KEGIATAN MOS
PELAPORAN KEGIATAN MOS
PENEMPATAN KELAS BARU/AWAL
PENEMPATAN KELAS LAMA
PENYUSUNAN PROGRAM KERJA TAHUNAN PEMBELAJARAN
PENYUSUNAN PROGRAM SEMESTER
PEMBELAJARAN PENYUSUNAN SYLABUS DAN RENCANA PROGRAM
PEMBELAJARAN
MENENTUKAN KRITERIA KETUNTASAN MINIMAL
PELAKSANAAN PEMBELAJARAN DI KELAS
INSTRUKSI KERJA
PELAKSANAAN PEMBELAJARAN DI LABORATORIUM FISIKA
PELAKSANAAN PEMBELAJARAN DI LABORATORIUM BIOLOGI
PELAKSANAAN PEMBELAJARAN DI LABORATORIUM KOMPUTER
PELAKSANAAN PEMBELAJARAN DI LABORATORIUM BAHASA
MELAKUKAN ULANGAN HARIAN
MEMBERIKAN TUGAS MENILAI KINERJA PRAKTEK LABOR
PELAKSANAAN PEMBELAJARAN DI LABORATORIUM FISIKA
MELAKUKAN ULANGAN TENGAH SEMESTER
MELAKUKAN ULANGAN AKHIR SEMESTER I
MELAKUKAN ULANGAN AKHIR SEMSTER II
UJIAN SEKOLAH TERTULIS
UJIAN SEKOLAH PRAKTEK
MENENTUKAN KRITERIA KENAIKAN KELAS
MENENTUKAN KRITERIA PENJURUSAN
MENENTUKAN KRITERIAN KELULUSAN
MELAKSANAKAN EKSTRA KURIKULER (EKSKUL) PILIHAN/WAJIB
MELAKSANAKAN EKSTRA KURIKULER KHUSUS
MELAKSANAKAN EKSTRA KURIKULER WAJIB
PENGENALAN LINGKUNGAN DAN EKSPLORASI LINGKUNGAN
INSTRUKSI KERJA
PENGENALAN EKSPLORASI PROFESI/KEAHLIAN
PEMBENTUKAN PANITIA PESANTREN SEKOLAH
PENYUSUNAN PROPOSAL DAN ANGGARAN PESANTREN SEKOLAH
TUGAS WALISANTRI
PEMBENTUKAN PANITIA KHATAMAN QURAN
PENYUSUNAN PROPOSAL DAN ANGGARAN BIAYA KHATAMAN QURAN
PELAKSANAAN KHATAMAN QURAN
PELAPORAN KEGIATAN KHATAMAN QURAN
PEMBENTUKAN PANITIA WISUDA
PENYUSUNAN PROPOSAL DAN ANGGARAN WISUDA
RENCANA KEGIATAN WISUDA
PELAKSANAAN WISUDA
PELAPORAN KEGIATAN WISUDA
PENERIMAAN BIAYA-BIAYA (SPP, DPP, OPS, CATERING, JEMPUT-ANTAR)
SETOR TUNAI
TRANSFER ATM
PENGELUARAN BIAYA OPERASIOANAL UNIT (ADA DALAM RABS)
PENGELUARAN KEGIATAN INSIDENTAL (ADA DALAM RABS)
INSTRUKSI KERJA
PENGELUARAN INSIDENTAL
PEMBAYARAN GAJI LEWAT BANK
PEMBAYARAN GAJI LEWAT KAS
PEMBAYARAN GURU NGAJI LAPORAN KEUANGAN OPERASIONAL UNIT
LAPORAN KEUANGAN KEGIATAN INSIDENTAL
PENGADAAN BARANG PENGAJUAN ATK UNIT
DRIVER SEKOLAH
KATERING SEKOLAH
CLEANING SERVICE
RUMAH TANGGA SEKOLAH
BAGIAN KOMPUTER
SATUAN TUGAS KEAMANAN
USULAN KARYAWAN BARU (SDM)
FLOWCHART MAPPING PROSES
CASH FLOW KEUANGAN
MANAJEMEN KELEMBAGAAN (FC)/A
SITEM INFORMASI (FC)/A
TATA PAMONG (FC)/A
KEMITRAAN DAN HUMAS TATA PAMONG-ADMINISTRASI AKADEMIK (FC)/A
TATA PAMONG-ADMINISTRASI HUMAS (FC)/A
INSTRUKSI KERJA
Slide 32



Formulir

Formulir merupakan media untuk mencatat hasil
proses dan digunakan sebagai bukti diterapkannya
sistem manajemen mutu.

Mengenai format Formulir, standar ISO-9000
tidak memberikan pedoman khusus. Sekolah dapat
menggunakan format Formulir yang sudah ada
atau merancang format yang sesuai dengan
prosedurnya
APA YANG HARUS DIDOKUMENTASIKAN ? (11)
DOKUMEN PENDUKUNG
Slide 33
PENGENDALIAN DOKUMENTASI
Yang dimaksud dengan dokumen mutu TERKENDALI
adalah dokumen mutu yang jika terjadi perubahan (revisi),
maka Wakil Manajemen bertanggung jawab untuk menarik
seluruh dokumen mutu yang telah beredar (revisi lama)
dan mendistribusikan kembali dokumen mutu yang baru
(revisi baru)
Sedangkan dokumen mutu yang TAK TERKENDALI adalah
dokumen mutu yang jika terjadi perubahan (revisi), maka
Wakil Manajemen tidak bertanggung jawab untuk menarik
seluruh dokumen mutu yang telah beredar (revisi lama)
dan tidak harus mendistribusikan kembali dokumen mutu
yang baru (revisi baru)
Slide 34
PENGENDALIAN DOKUMENTASI
5. Perhatikan pengendalian dokumen kadaluarsa

Standar mensyaratkan bahwa harus ada jaminan dokumen
kadaluarsa (tidak berlaku lagi) tidak digunakan lagi dan
tidak berada di unit kerja.
Dokumen mutu kedaluarsa (tidak berlaku lagi) adalah
master (asli) dokumen mutu revisi lama, jika dokumen
tersebut diperbaharui (revisi baru).
Terima Kasih