Na ma : I Gu s t i Ng u r a h Ga n d h i P

Ni m : 1 0 4 1 0 1 0 0 0 1 4

S I T E M P E NGGAJ I AN BE RBAS I S KOMPUT E R

OTOMATI SASI SI STEM PENGGAJ I AN MENGGUNAKAN
PEMROS ES AN BATCH
Karena sistem penggajian tidak sering dilakukan (mingguan atau bulanan), sistem
tersebut sering kali cocok dengan pemrosesan batch dan file berututan. Dapat
dilihat pada gambar yang menunjukkan sistem ini. Departemen pemrosesan data
menerima formulir kegiatan personalia, kartu pekerjaan, kartu waktu, yang
.
dikonversi ke file digital. Program komputer batch melakukan pencatatan dengan
terperinci, penulisan cek, dan.fungsi buku besar umum.

I MPLI KASI PENGENDALI
Kekuatan dan kelemahan dari sistem ini sama dengan kekuatan dan kelemahan dalam
sistem batch untuk sistem pengeluaran umum jang dibahas sebelumnya. Sistem ini
mengedepankan keakuratan akuntansi dan mengurangi kesalahan dalam
menulis cek. Selain itu, sistem ini tidak secara signifikan meningkatkan efisiensi
operasional, namun, untuk banyak jenis organisasi, tingkat teknologi ini cukup
memadai.

ME RE KAY AS A UL ANG S I S T E M P E NGGAJ I AN
Untuk perusahaan berukuran sedang dan besar, pemrosesan gaji sering kali
disatukan dalam sistem manajemen sumber daya manusiaMSDM (human
resource managementHRM). Sistem MSDM menangkap dan memproses
sejumlah besar data yang berkaitan dengan personalia, termasuk tunjangan
karyawan, perencanaan tenaga kerja, relasi tenaga kerja, keterampilan tenaga
kerja, kegiatan personalia (tarif pembayaran, pcmotongan, dan lain-lain), juga gaji.
SiStem MSDM harus menyediakan akses real-time ke file personalia untuk tujuan
mencari keterangan secara langsung dan untuk perubahan catatan dalam status
karyawan pada saat terjadinya. Pada gambar menggambarkan sistem penggajian
sebagai bagian dari sistem MSDM.


Sistem ini berbeda dari sistem otomatisasi sederhana dalam hal-hal berikut:
(1) departemen operasi mengirim transaksi ke pemrosesan data melalui
terminal,
(2) file akses langsung digunakan untuk penyimpanan data, dan
(3) banyak proses sekarang dilakukan secara real-time. Fitur-fitur
operasional utama dari sistem ini dibahas berikut.

PERSONALIA
Departemen personalia melakukan perubahan dalam file karyawan secara real
time melalui terminal. Perubahan ini termasuk penambahan karyawan baru,
penghapusan karyawan yang sudah tidak bekerja, perubahan jumlah keluarga
karyawan, perubahan pemotongan gaji, dan perubahan status pekerjaan (tarif
pemliayaran).




AKUNTANSI BIAYA
Departemen akuntansi biaya memasukkan data Biaya pekerjaan (real-time atau
setiap hari) untuk menciptakan file pemanfaatan tenaga kerja (labor usage file).

PENJAGAAN WAKTU
Ketika menerima kartu waktu yang sudah disetujui dari supervisor pada tiap
akhir minggu, departemen penjagaan waktu membuat file kehadiran
(attendance file) saat ini.

PEMROSESAN DATA
Pada akhir periode kerja, tugas-tugas berikut ini dilakukan dalam proses batch:
1. Biaya tenaga kerja didistribusikan ke berbagai WIP, overhead, dan
akun biaya.
2. File rangkuman distribusi tenaga kerja on-line diciptakan. Salinan dari
file ini dikirim ke departemen akuntansi biaya dan buku besar umum.
3. Daftar gaji on-line diciptakan dari file kehadiran dan file karyawan
(employiee file). Salinan dari file ini dikiirn ke departemen utang dan
pengeluaran kas.
4. File catatan karyawan diperbarui.
5. Cek penggajian disiapkan dan ditandatangani. Cek tersebut dikirim ke
bendahara untuk diperiksa dan direkonsiliasikan dengan daftar gaji.
Cck pembayaran ini kemudian didistribusikan ke para karyawan
6. File bukti pengeluaran diperbarui dan satu cek disiapkan untuk dana
yang akan ditransfer ke akun dana gaji. Cek dan salinan bukti
pengcluaran dikirim ke departemen pengeluaran kas. Satu salinan
bukti tersebut dikirim ke departemen buku besar umum, dan salinan
yang terakhir dikirim ke departemen utang.
7. Pada akhir pernrosesan, sistem tersebut menerima file rangkuman
distribusi tenaga kerja dan file bukti pengeluaran dan memperbarui
file buku besar umum.


IMPLIKASI PENGENGENDALIAN
Fitur sistem penggajian dengan elemen-elemen real-time memberikan banyak
keuntungan operasional, seperti yang didiskusikan sebelumnya, termasuk
pengurangan jeda waktu antara terjadinya peristiwa dan pencatatan, kertas
kerja, dan tenaga kerja administrasi. Bentuk ini juga membawa implikasi
pengendalian. Banyak pekerjaan yang dulunya dilakukan oleh tenaga manusia
sekarang dilakukan olch komputer. Sistem berbasis komputer pasti menghasilkan
catatan yang memadai unruk verifikasi independen dan tujuan audit. Akhirnya,
pengendalian harus didesain untuk melindungi akses yang tidak diotorisasi ke file
data dan program komputer.











Gambar Sistem Penggajian dengan Element Element Real-Time


Gambar Sistem Penggajian Batch