MP-200-PR03-P06-F01 G

GUA DE LLENADO DE DOCUMENTOS
CDIGOMP-200-PR03-P06-I01
REVISIN: V.O
BITCORA DE OBRA
FECHA: JUNIO DE 2009
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1. CARTA DEL DOCUMENTO

NOMBRE DEL DOCUMENTO: Bitcora de Servicios relacionados con la Obra Pblica.
PROCESO: Ejecucin de Servicios relacionados con la Obra Pblica.
PROCEDIMIENTO: Uso adecuado de la Bitcora
OBJETIVO:
Usar eficiente y correctamente, la bitcora de Servicios relacionados con la
Obra Pblica para coadyuvar al control y manejo de los Servicios relacionados
con la obra pblica y que stos se realice de acuerdo al proyecto ejecutivo, con
la menor cantidad de incidencias, con la calidad, costo y tiempo esperados, a
travs del cumplimiento de la normatividad en materia de bitcora de Servicios
relacionados con la obra pblica.
FUNDAMENTO LEGAL QUE LE
DA ORIGEN:
Artculos 46 y 53 de la Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con
las Mismas.
Artculos 82, 83, 84, 85, 86, 87 93, 94, 95, 96, 97 y 97A del Reglamento de la
Ley de Obras Pblicas y Servicios relacionados con las mismas.
Polticas 12 y 15, Bases 17 y 18, Lineamientos 21 y 22 de las Polticas, Bases
y Lineamientos en materia de Obras Pblicas y Servicios relacionados con las
mismas de la SCT.
Artculos 6, fracciones IX, XI y XII, 10 fracciones VI y VI, 17 fraccin XV y 18,
fraccin XI del Reglamento Interior de la SCT.
RESPONSABLE DE LLENARLO:
Residente del Servicio y/o Supervisor Interno y/o Supervisor por terceros,
como responsable por la Dependencia. Superintendente del servicio,
responsable por la contratista del servicio.
FORMA DE LLENADO: Manual en tanto no se implemente la Bitcora Electrnica.
FRECUENCIA:
Cada vez que sea necesario certificar un acto o documento, dar una
instruccin al contratista, autorizar algn evento o situacin, atender una
solicitud del contratista, aclarar dudas de informacin solicitada y registrar
avances durante la ejecucin de los trabajos. Cuando menos una vez al da.
NUMERO DE EJEMPLARES: Tres, original y dos copias y las fotocopias necesarias.
DISTRIBUCIN DE EJEMPLARES:
EJEMPLAR DESTINATARIO
ORIGINAL
Expediente del contrato de Servicios relacionados con la obra pblica , NO debe ser
desprendible
COPIA 1 Contratista del servicio
COPIA 2 Supervisor Interno o supervisor externo, desprendible
COPIAS 3 Fotocopia en las estimaciones que correspondan al periodo de la estimacin

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2. POLTICAS DE OPERACIN.
2.1 El documento existe impreso por la propia Secretara de Comunicaciones y Transportes y este instructivo se
refiere a dicho documento, en caso de no contar con ejemplares para su uso, se podr usar una libreta de
bitcora comercial siempre y cuando cumpla con las condiciones de la Dependencia, como que sean de tamao
carta, hojas foliadas, contener original (no desprendible) y dos copias de cada hoja (desprendibles).
2.2 Este documento debe ser llenado desde el inicio de los trabajos y durante la ejecucin de los mismos.
2.3 Este documento debe ser firmado autgrafamente por lo menos por los responsables del servicio tanto de la
dependencia (Residencia del servicio y/o Supervisin) como de la contratista (el Apoderado legal y/o el
Superintendente del servicio), debiendo aparecer en las copias la firma en copia.
2.4 Los servidores pblicos responsables de la contratacin y de la ejecucin del servicio estn designados tanto por
el Reglamento Interior de la Secretara de Comunicaciones y Transportes, como en las Polticas Bases y
Lineamientos para la contratacin de obras pblicas y servicios relacionados en la Secretara de
Comunicaciones y Transportes, por lo que en el uso de la bitcora se debern atender estos ordenamientos.
2.5 Se recomienda preparar en borrador, por aparte, las notas que se desean asentar con objeto de que sean ms
claras en la redaccin y ortografa.

3. GUA DE LLENADO
NMERO INSTRUCCIONES FUNDAMENTO LEGAL

1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

1.6

1.7

CONTRATISTA

Anotar el cargo del apoderado legal de la empresa contratista, que se
haya acreditado fehacientemente en el procedimiento de contratacin.

Anotar el nombre o razn social completo, como aparece en el acta
constitutiva (acta de nacimiento en caso de personas fsicas), sin
abreviaturas (salvo S.A. de C.V.), de la empresa a la que se adjudic
el contrato.

Registrar el nmero del Contrato definido de acuerdo al instructivo de
contratacin de obra pblica.

Indicar el objeto del contrato, tal y como aparece en la clusula
primera.

Anotar el nombre completo de la persona designada Superintendente
del servicio como responsable del servicio relacionado con la obra
pblica por parte de la empresa contratista

Anotar el domicilio oficial del sitio donde labora el Superintendente del
servicio y que debe ser para or y recibir notificaciones respecto del
contrato

Anotar el nombre de la Ciudad del domicilio oficial del sitio donde
labora el Superintendente del servicio y que debe ser para or y recibir
Artculos 46 y 53 de la Ley
de Obras Pblicas y
Servicios relacionados con
las mismas.
Artculos 82, 83, 84, 85, 86,
87 93, 94, 95, 96, 97 y 97A
del Reglamento de la Ley
de Obras Pblicas y
Servicios relacionados con
las mismas.
Polticas 12 y 15, Bases 17
y 18, Lineamientos 21 y 22
de las Polticas, Bases y
Lineamientos en ateria de
Obras Pblicas y Servicios
relacionados con Las
mismas de la SCT.
Artculos 6, fracciones IX, XI
y XII, 10 fracciones VI y VI,
17 fraccin XV y 18, fraccin
XI del Reglamento Interior
de la SCT.

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1.10

1.11

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notificaciones respecto del contrato

Anotar el (los) nmero(s) telefnico(s) del Superintendente del servicio,
los cuales deben estar disponibles las 24 horas del da, todos los das
del periodo de ejecucin del servicio.

Anotar el nmero de la cdula profesional del Superintendente del
servicio previo cotejo con el documento original.

Anotar el nombre de la persona que se acredit como representante
legal de la empresa durante el procedimiento de contratacin y que
haya firmado el contrato.

Anotar el nombre de la persona que recibi la designacin de
Superintendente del servicio por parte de la empresa contratista.

Anotar el nombre y cargo del servidor pblico responsable de la
contratacin de Servicios relacionados con la obra pblica.

2.1

2.2

2.3

2.4

2.5

2.6

2.7

2.8

SERVIDOR PBLICO RESPONSABLE DE SERVICIOS
RELACIONADOS CON LA OBRA PBLICA.

Anotar el cargo del servidor pblico responsable de la contratacin del
servicio, facultado para otorgar la designacin de Residente del
servicio.

Anotar el nombre del servidor pblico responsable del servicio, como
Residente del servicio quien debe cumplir con lo dispuesto en las
Polticas Bases y Lineamientos en materia de obra pblica de la SCT

contratacin de Obra Pblica.

primera.

Anotar el domicilio oficial de la Unidad Administrativa encargada de la
ejecucin del servicio.

Anotar el nombre de la ciudad del domicilio oficial de la Unidad
Administrativa encargada de la ejecucin del servicio.

Anotar el (los) nmero(s) telefnico(s) del Residente del servicio
designado, los cuales deben estar disponibles las 24 horas del da,
todos los das del periodo de ejecucin de la obra pblica.

Anotar el nombre del Superintendente del servicio designado por la
contratista.

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2.10

contratacin del servicio facultado para otorgar la designacin de
Residente del servicio as como su firma.

Residente del servicio designado.

3.1

3.2

3.3

3.4

3.5

3.6

3.7
CUSTODIA DE LA BITCORA


primera.

Anotar el nmero de hojas originales de que consta la libreta de
Bitcora, en caso de que por la magnitud y complejidad del servicio se
llegaran a requerir mas tomos, a partir del segundo deber anotarse tal
situacin en este espacio, y en la ltima nota del primer tomo se
deber precisar que pasa al tomo dos y as sucesivamente.

Anotar el nombre del servidor pblico quien se har cargo de la
custodia de la bitcora, deber ser el Residente del servicio
designado o bien el servidor pblico encargado de la supervisin
directa de la obra (supervisor interno) o, si es el caso el responsable
designado de la supervisin por terceros (supervisin externa), segn
el apartado correspondiente de este instructivo.

Anotar el cargo asignado al servidor pblico responsable del servicio
(residente del servicio, supervisor interno) o del supervisor por
terceros.

Anotar la ciudad correspondiente al domicilio oficial de la Unidad
Administrativa encargada de la ejecucin de los trabajos.

Anotar la fecha en que se emite este acuerdo en formato dd de
mmmmm de aaaa

4.1
DESIGNACIN Y ACEPTACIN DEL NUEVO RESPONSABLE DEL
SERVICIO.


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4.10

4.11

4.12


primera.

del servicio como nuevo responsable de los trabajos por parte de la
empresa contratista

Anotar el nmero de la cdula profesional del nuevo Superintendente
del servicio previo cotejo con el documento original.

Anotar el (los) nmero(s) telefnico(s) del Superintendente del servicio
los cuales deben estar disponibles las 24 horas del da, todos los das
del periodo de ejecucin del servicio.

Anotar el nombre de la ciudad del domicilio oficial del sitio donde
labora el Superintendente del servicio y que debe ser para or y recibir

Anotar la fecha en que se emite esta designacin en formato dd de
mmmmm de aaaa.

Anotar el nombre de la persona que se acredit como representante
legal de la empresa durante el procedimiento de contratacin y que
haya firmado el contrato

Anotar el nombre de la persona que recibi la designacin de
Superintendente del servicio como nuevo responsable por parte de la
empresa contratista.

contratacin del servicio relacionado con la obra pblica facultado para
aceptar la designacin del nuevo Superintendente del servicio

del servicio como nuevo responsable de los trabajos por parte de la
empresa contratista.

Anotar en nombre y cargo del servidor pblico responsable de la
contratacin del servicio.

5.1

DESIGNACIN DEL NUEVO SERVIDOR PBLICO RESPONSABLE
DEL SERVICIO RELACIONADO CON LA OBRA PBLICA.

Anotar el nombre del servidor pblico responsable de la contratacin
del servicio facultado para otorgar la designacin de Residente del

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servicio.

Anotar el rea de adscripcin del servidor pblico responsable de la
contratacin del servicio facultado para otorgar la designacin del
Residente del servicio.

Anotar el nombre del servidor pblico designado como nuevo
responsable del servicio, en su carcter de Residente del servicio
quien debe cumplir con lo dispuesto en las Polticas Bases y
Lineamientos en materia de obra pblica de la SCT.

Anotar la fecha en que se emite esta designacin en formato dd de
mmmmm de aaaa.


primera.

contratacin del servicio.

Residente del servicio designado.

6.1

6.2

6.3

6.4

6.5

6.6
DESIGNACIN DEL SUPERVISOR DEL SERVICIO RELACIONADO
CON LA OBRA PBLICA.
(En caso de existir la Supervisin efectuada por terceros)

Anotar el cargo del representante legal de la empresa Contratista de la
supervisin del servicio.

el contrato de supervisin de la obra.


primera.

Anotar el nombre completo de la persona designada Supervisor del
servicio a cargo de terceros como supervisor externo de los trabajos
por parte de la empresa contratista de la supervisin por terceros.

Anotar el domicilio oficial del sitio donde labora el Supervisor externo
(por terceros) y que debe ser para or y recibir notificaciones respecto

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6.8

6.9

6.10

6.11

6.12

del contrato de supervisin y de servicios.

Anotar el nombre de la ciudad del domicilio oficial del sitio donde
labora el Supervisor externo y que debe ser para or y recibir

Anotar el (los) nmero(s) telefnico(s) del Supervisor externo, los
cuales deben estar disponibles las 24 horas del da, todos los das del
periodo de ejecucin de los trabajos pactados.

Anotar el nmero de la cdula profesional del Supervisor externo
previo cotejo con el documento original.

Anotar el nombre y cargo del representante legal de la empresa
Contratista de la supervisin del servicio

Anotar el nombre del supervisor externo responsable del servicio
(Supervisin por terceros), designado por la empresa contratista de la
supervisin por terceros.

Anotar en nombre y cargo del servidor pblico responsable de la
contratacin de los trabajos

7.1

7.2

7.3

7.4

7.5

7.6

7.7

7.8

DATOS DEL CONTRATO.


primera.

Anotar el importe del contrato sin IVA, tal como se consigna en el
propio contrato.

Anotar el origen de los recurso tal y como se describe en el contrato.

Anotar la fecha de celebracin del contrato. Utilizar el formato: dd de
mmmmm de aaaa.

el contrato.

Anotar la fecha de inicio de los trabajos de acuerdo a lo pactado en el
contrato. Utilizar el formato: dd de mmmmm de aaaa.

Anotar la fecha de terminacin de los trabajos de acuerdo a lo pactado
en el contrato. Utilizar el formato: dd de mmmmm de aaaa.

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7.11

Anotar el plazo de ejecucin en das naturales, de conformidad con las
fechas de inicio y terminacin pactadas en el contrato.

Anotar la fecha de pago del anticipo de conformidad con los registros
contables de la Unidad Administrativa que tiene a su cargo los
trabajos. Utilizar el formato: dd de mmmmm de aaaa.

En el caso de que el pago del anticipo hubiere sido posterior a la fecha
de inicio pactada en el contrato, anotar las nuevas fechas de inicio y
terminacin, manteniendo fijo el periodo de ejecucin de los trabajos

8.1

8.2

8.3

8.4

RELACIN DE CONCEPTOS DEL SERVICIO FUERA DEL
CATLOGO ORIGINAL DEL CONTRATO.

Anotar la descripcin completa del concepto del servicio incluyendo
referencias a las especificaciones generales y/o particulares del
servicio y alcances detallados.

Anotar la unidad de medida aplicable para fines presupuestales y
programticos.

Anotar el importe del precio unitario del concepto conciliado.

Anotar el nmero del oficio mediante el cual se autoriz el precio
unitario de conceptos de fuera del catlogo, as como la fecha de
expedicin.

CLASIFICACIN DE NOTAS.

El formato proporciona la gua para la clasificacin de notas, la cual
debe atender las siguientes definiciones:

Certificacin.- Dar constancia de inicio o terminacin de trabajos en el
servicio, entrega de documentos y en general al cumplimiento de
cualquier aspecto del Servicio a solicitud del contratista.

Instruccin.- Cualquier anotacin referente a las rdenes que el
Servidor Pblico responsable del Servicio relacionado con la obra
pblica comunique al Responsable del Servicio de la contratista
respecto al cumplimiento del proyecto y otros eventos derivados
durante la ejecucin de los trabajos.

Autorizacin.- Autorizar al responsable del Servicio relacionado con la
obra pblica acerca de eventos no relacionados con las condiciones
originales establecidas en el concurso del Servicio que se relacionen
principalmente con procedimientos de ejecucin y otros eventos que
se presenten durante la realizacin de los trabajos.

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9.2

Modificacin.- Ajustes o variaciones indicadas por el Servidor Pblico
relacionado con el servicio respecto a las condiciones originales del
concurso vigente, sus especificaciones establecidas y otros.

Solicitud.- Anotaciones referentes a la solicitud de trabajos o aspectos
que no se encuentren estrictamente dentro de los programas de
ejecucin o alcances del contrato.

Aclaracin.- Anotaciones que indican la solucin de dudas o
complemento de informacin solicitada por el contratista, respecto a
cualquier aspecto de la obra pblica.

del servicio como responsable de los trabajos por parte de la empresa
contratista

Residente del servicio.

10.1

10.2

10.3

10.4

10.5

10.6

10.7

10.8
REGLAMENTO DEL USO DE LA BITCORA, REGLAS
ADICIONALES A LO ESTIPULADO EN EL ARTCULO 95 DEL
RLOPSRM.


Anotar la fecha de celebracin del contrato. Utilizar el formato: dd de
mmmmm de aaaa.

primera.

Anotar el horario en que estar disponible la bitcora, tanto para
realizar anotaciones como para su consulta. El horario deber ser
coincidente con el de la ejecucin de los trabajos

Anotar el horario en casos especiales como pueden ser horarios
mixtos o nocturnos, laborar en das inhbiles, etc.

Anotar el plazo, para cada una de las partes para firmar o responder a
las notas asentadas. Se recomienda no ms de 48 horas

Relacionar otros aspectos, situaciones o incidencias relativas a la
ejecucin de los trabajos que el titular del rea responsable de la
ejecucin del servicio considere son responsabilidad de atencin por
parte de la supervisin por terceros (supervisin externa).

Anotar otros puntos que el titular del rea responsable de la ejecucin

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10.13

10.14

del servicio considere deban formar parte del reglamento del uso de la
bitcora y que sean particulares del contrato, los que de comn
acuerdo entre las partes de considere necesario validar, si no se
desea adicionar nada, se deber anular el espacio y en caso de que
no sea suficiente o si se desea aadir algn punto una vez iniciado el
servicio se podrn utilizar las hojas foliadas de la misma Bitcora

Anotar el lugar y fecha donde se valida el uso de la bitcora. Para el
caso de la fecha, utilizar el formato: dd de mmmmm de aaaa.

Residente del servicio designado. Incluir el cargo dentro de la
dependencia y el nmero del o los telfonos donde se le puede
localizar.

contratista. Incluir el cargo, el nmero del o los telfonos donde se le
puede localizar.

Anotar el nombre completo de la persona designada Supervisor del
servicio, a cargo de terceros como supervisor externo de los trabajos
por parte de la empresa contratista de la supervisin por terceros.
Incluir el cargo, el nmero del o los telfonos donde se le puede
localizar.

contratista.

Anotar el nombre del servidor pblico responsable de los servicios
relacionados con la obra pblica, como Residente del servicio.

11.1

11.2

11.3
RELACIN DE CONVENIOS AUTORIZADOS.

contratacin de Obra Pblica

Marcar con una X si el convenio es solamente de modificacin al
plazo

Marcar con una X si el convenio es solamente de modificacin de
monto

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11.7

11.8

11.9

En caso de que se trate de un convenio de modificacin al monto y al
plazo, marcar las dos columnas.

Anotar el porcentaje de variacin al plazo, incluidos los convenios
precedentes

Anotar el porcentaje de variacin del monto incluidos los convenios
precedentes.

Anotar la fecha de inicio de la ampliacin al plazo a partir del da
siguiente de la ltima fecha de terminacin pactada en contrato o
convenio

Anotar la fecha de terminacin atendiendo al plazo ampliado.

Anotar el monto de ampliacin o reduccin al pactado en el contrato
incluidos los convenios precedentes.

Anotar el plazo de ampliacin o reduccin en das naturales incluidos
los convenios precedentes.

12.1

12.2

12.3

12.4

12.5

12.6

12.7

12.8

12.9
EJEMPLO DE HOJA DE BITCORA

primera

contratacin de Obra Pblica

Anotar la fecha cuando se hace uso de la bitcora. Utilizar el formato:
dd mm aa

Anotar el nmero consecutivo correspondiente a cada nota.

Marcar el tipo de clasificacin correspondiente, de acuerdo al apartado
de clasificacin de notas del presente instructivo
Anotar la informacin requerida, de acuerdo al tipo de nota que se
refiera y cuidando todos los aspectos del Reglamento de uso de la
bitcora.

Anotar el nombre completo del Superintendente del Servicio de la
empresa.

Anotar el nombre completo del Residente del Servicio de la SCT

En caso de existir el Supervisor externo, registrar su nombre y firma de
acuerdo a lo estipulado en el apartado correspondiente de este
instructivo.

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4. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE MODIFICACIN REVISIN MOTIVO DEL CAMBIO
Junio de 2009 0 Documento Nuevo

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