Instructivo Prctico RAYEN Explicaciones paso a paso Aprendizaje visual e intuitivo
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Ficha Familiar
Introduccin
Hoy en da, muchos centros de salud, preocupados de realizar una atencin integral a las familias, estn transformndose en Centros de Salud Familiar (Cesfam). Por tal motivo, una de las necesidades ms comunes de estos centros, es contar con instrumentos digitales que les permitan registrar en forma gil, las diversas evaluaciones familiares que realizan. Por esta razn, RAYEN ha incorporado dentro de sus funcionalidades la FICHA FAMILIAR, que contiene diversos instrumentos de evaluacin como por ejemplo Genograma, basado en libro de Genogramas en la Evaluacin Familiar de Mnica McGoldrick y Randy Gerson. Adems de contar con la opcin de registrar las Fases Familiares, Crisis Normativas y Crisis No Normativas, segn la escala de Duvall, modificada por Florenzano.
Es una aplicacin web, que contiene diversos subsistemas creados para la gestin clnica y administrativa. Esa una herramienta amigable y gil, permitiendo al usuario trabajar de manera sencilla en las funcionalidades que le competen, segn el rea en la que se desempea dentro del establecimiento.
Cmo acceder al programa
Luego de haber sido instalada la aplicacin, para acceder a RAYEN, deber realizar los siguientes pasos:
1) Haga dos clic sobre el cono del programa 2) Ingrese el Login de Usuario, sealado por el Administrador del Sistema 3) Presione la tecla Enter 4) Ingrese su clave de usuario 5) Presione la tecla Enter o haga clic en el botn Aceptar.
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Acceso a Ficha Familiar
Una vez dentro del Sistema RAYEN, si como usuario, slo cuenta con roles de funcionario administrativo, podr acceder a la modalidad de Ficha Familiar, a travs del men del Subsistema Inscripcin, y slo contar con las siguientes funcionalidades:
Ingresar Integrantes a Ncleo Familiar Ingresar Integrantes a la Familia Extensa Ingresar Integrantes a las Relaciones Significativas
Acceso desde Mdulo Inscripcin
Dentro de este mdulo, una vez que se han visualizados los datos de una persona, deber pinchar con el mouse el botn: Ficha Familiar, ubicado en la barra de herramientas, tal como lo muestra la imagen:
Antes de comenzar a utilizar la opcin Mantencin de Agenda, deber conocer cada uno de los elementos que componen su interfaz (Pantallas). A continuacin podr observarlos.
Barra de Herramientas Genograma NO Habilitado para Administrativos
Antecedentes de Familia
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Si por primera vez usted est ingresando a una Ficha Familiar, el sistema en forma automtica tomar los integrantes del grupo familiar (Que se visualizan en la modalidad Ficha Individual) y los mostrar como parte del Ncleo Familiar.
Integrantes del Grupo Familiar, visualizados en modalidad de Ficha Individual.
Integrantes del Ncleo Familiar, visualizados en modalidad de Ficha Familiar.
FICHA FAMILIAR Manual del Software RAYEN 7 Agregar Persona a Ficha Familiar
Si usted desea agregar personas, para que sean parte del Ncleo Familiar, Familia Extensa o Relaciones Significativas, deber hacer clic en cualquiera de los botones: Agregar, de acuerdo al lugar en que desea incorporar a la persona.
Si desea eliminar a una persona de cualquiera de las listas mencionadas, bastar con seleccionar su nombre con un clic, y luego presionar el botn: Quitar.
Una vez presionado el botn Agregar, el sistema desplegar una ventana en la que podr:
Buscar los datos de una persona ya inscrita en el centro de salud y Agregarla en la Ficha Familiar. Buscar los datos de una persona inscrita en otro centro que trabaja con RAYEN y Agregarla en la Ficha Familiar. ingresar los datos personales en caso de que no forme parte de la red RAYEN.
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Agregar Persona ya inscrita en el Centro de Salud
1.- En la ventana desplegada, deber digitar el nmero de Rut de la persona, y luego presionar la tecla: Enter. De esta forma, el sistema visualizar los datos personales.
2.- Si la persona se encuentra inscrita en el centro de salud, pero en otra familia, el sistema arrojar un mensaje de Alerta.
3.- Si se presiona el botn: S a la pregunta anterior, al momento de hacer clic en el botn: Incluir en Familia, el sistema borrar al usuario de la familia anterior y traer toda su informacin individual, trasladndola a la Ficha Familiar. Sin embargo la informacin de tipo Familiar de la persona, quedar en la anterior Ficha.
4.- El sistema desplegar un mensaje, indicando el xito de la operacin efectuada.
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4.- Finalmente el sistema dejar registrada a la persona en lugar correspondiente, dependiendo de la seleccin inicial del botn agregar. (En el ejemplo del costado derecho, se puede ver que la paciente fue agregada a la Familia Extensa).
Agregar a Ficha Familiar, Persona inscrita en otro Centro de Salud
1.- En la ventana desplegada, deber digitar el nmero de Rut de la persona, y luego presionar la tecla: Enter.
2.- El sistema alertar que la persona se encuentra inscrita en otro establecimiento que trabaja con RAYEN. Usted deber presionar el botn: Aceptar.
3.- Al presionar el botn Aceptar, los datos de la persona se visualizarn en la ventana y deber entonces presionar el botn: Incluir en Familia.
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4.- El sistema desplegar un mensaje, indicando el xito de la operacin efectuada.
5.- Los datos de la persona se cargarn slo en la Ficha Familiar, y no se trasladarn como parte del per cpita del centro de Salud. En el ejemplo de la imagen derecha, muestra que la persona fue agregada en Relaciones Significativas.
Agregar Persona No inscrita en Centros de Salud con RAYEN
1.- En la ventana desplegada, deber seleccionar el tipo de Usuario.
Si no tiene certeza de que la persona se encuentra inscrita en otro centro de salud, puede seleccionar la opcin Inscrito Temporal.
2.- Una vez seleccionado el Tipo de Usuario, debe registrar obligadamente los datos que son requeridos (los que se encuentran marcados con un asterisco).
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2.- Para inscribir a la persona y agregarla a la Ficha Familiar, deber hacer clic en el botn: Inscribir e Incluir en Familia.
3.- Finalmente el sistema arrojar un mensaje, indicando el xito de la operacin.
4.- En el ejemplo, se puede ver que la persona fue agregada en Relaciones Significativas.
Para salir de las funcionalidades Administrativas de Ficha Familiar, deber hacer clic en el botn: Cerrar.
FICHA FAMILIAR Manual del Software RAYEN 12 CAPTULO 3. ACCESO A FICHA FAMILIAR DESDE BOX
Acceso a Ficha Familiar
Una vez dentro del Sistema RAYEN, si como usuario, cuenta con roles de funcionario clnico, podr acceder a la modalidad de Ficha Familiar, a travs del men del Subsistema Box, y contar con las siguientes funcionalidades:
Ingresar Integrantes a la Familia (En Ncleo Familiar, Familia Extensa o Relaciones Significativas) Crear, modificar o eliminar Fases y Evaluaciones Familiares Crear Genograma Ingresar Antecedentes Clnicos (Factores de Riesgo y Protectores) a cada miembro del Ncleo Familiar. Ingresar Formularios Clnicos Familiares Revisar la Ficha Clnica de cada integrante del Ncleo Familiar
Acceso desde Ficha Clnica de una Persona
Para poder acceder desde el mdulo de Box, es importante mencionar que debe estar citada la persona que ser el Caso ndice. Slo con esta condicin usted podr acceder a la Ficha Familiar pinchando con el mouse, el botn: Ficha Familiar, ubicado en la barra de herramientas, tal como lo muestra la imagen:
FICHA FAMILIAR Manual del Software RAYEN 13 CAPTULO 4. INSTRUMENTOS DE EVALUACION FAMILIAR
Genograma
Es importante mencionar que para poder trabajar con Genograma de una forma gil, es conveniente que primero los integrantes de la familia, se encuentren agregados en las secciones: Ncleo Familiar, Familia Extensa o Relaciones Significativas, segn corresponda (Refirase al Captulo que explica las Funcionalidades Administrativas). De esta forma podr posteriormente realizar la conexin segn los elementos propios de un Genograma Universal (Esposo(a), Padres, Hijos, etc.)
Trabajando con Genograma
Una vez que los integrantes de la familia, se encuentran ingresados, podr trabajar sin problemas con Genograma, dibujando los distintos elementos a travs de las herramientas que se detallan a continuacin:
Agregar Padres
1.- Deber seleccionar dentro del Genograma, el integrante al cual desea agregarle los padres. De esta forma, el sistema visualizar los conos en la barra de elementos de Genograma. Posteriormente deber hacer clic en el cono: Padres.
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2.- Una vez seleccionado el cono de Padres, se abrir una ventana en la que usted podr seleccionar los nombres de los padres (En caso de que estn ingresados en Ncleo Familiar), o incluso podr digitar los datos personales y luego ingresarlo al Centro de Salud, en caso de no est inscrito.
3.- Si la persona que desea agregar como Padre o Madre, se encuentra inscrito(a) en el Centro de Salud, y a su vez, ya se encuentra agregada como parte del Ncleo Familiar, usted deber seleccionar el nombre.
Es importante mencionar que si la persona que desea agregar, no se encuentra en Ncleo Familiar, no aparecer en la lista a seleccionar.
4.- El Sistema reconocer a la persona seleccionada y mostrar sus datos personales.
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4.- Ya identificados el Padre y la Madre, podr seleccionar inmediatamente en la ventana, el tipo de Relacin (Pareja, Cnyuge, Conviviente, etc.). Es importante sealar que si no agrega al instante, el tipo de relacin, lo puede hacer posteriormente, siguiendo los pasos indicados bajo el ttulo: Agregar Tipo de Relacin.
5.- Finalmente, deber hacer clic en el botn: Aceptar, para que el sistema confeccione en el Genograma, el dibujo correspondiente.
6.- Una vez presionado el botn: Aceptar, en el Genograma aparecern dibujados los padres que se acaban de agregar.
Agregar Esposo(a)
1.- Para agregar a una persona, algn esposo o esposa, el procedimiento es exactamente el mismo. Slo cambiar el cono, dependiendo del sexo de la persona a la que se agregar el elemento. El ejemplo que explicaremos agregar en esta oportunidad a un esposo, y para ello, el primer paso ser seleccionar a la persona a la que se agregar el elemento.
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2.- El sistema mostrar en la Barra de Elementos de Genograma, el cono correspondiente a esposo (Recuerde que si la persona seleccionada es un hombre, aparecer en el mismo lugar el cono para agregar una esposa)
3.- Al seleccionar el cono, el sistema desplegar una ventana en la que podr seleccionar el nombre del esposo (Si ya se encuentra ingresado en Ncleo Familiar).
4.- En esta misma ventana, podr sealar la fecha de inicio de la relacin de esposos.
5.- Una vez registrados los datos, deber hacer clic en el botn: Aceptar.
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Agregar Tipo de Relacin
1.- Para agregar el tipo de relacin existente entre parejas (Separado, Cnyuge, Conviviente, etc.), ya creadas en Genograma, deber hacer clic sobre la lnea horizontal que los une. Al instante, sta cambiar de color y en la Barra de Elementos de Genograma, aparecern los conos disponibles para el tipo de relacin.
2.- Posteriormente deber seleccionar el Tipo de Relacin, haciendo clic en el cono correspondiente, segn sea el caso. El sistema cambiar el Tipo de Relacin, en el Genograma.
Agregar Hijo
1.- Para poder agregar un hijo a una pareja, el primer paso ser seleccionar con un clic, la lnea horizontal que define el Tipo de Relacin. De esta forma, el sistema mostrar en la Barra de Elementos de Genograma, los conos correspondientes a hijo e hija. Usted deber seleccionar el que requiera.
2.- El sistema mostrar una ventana en la que deber seleccionar el nombre del hijo(a). Siempre y cuando ya se encuentre ingresado en la lista de Ncleo Familiar.
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3.- Una vez registrados los datos, deber hacer clic en el botn: Aceptar.
4.- El sistema mostrar los hijos que se agreguen, ordenados de izquierda a derecha, de menor a mayor edad.
Agregar Gemelo, Mellizo y/o Condicin de Adoptado
1.- Para poder agregar que una pareja tiene gemelos o mellizos, primero deber haber agregado a uno de los gemelos o mellizos en el Genograma. Posteriormente al seleccionar el hijo ya agregado, el sistema mostrar en la Barra de Elementos de Genograma, los conos correspondiente a Mellizos, Gemelos, Adoptado y Biolgico.
2.- En el ejemplo es seleccionado el cono de gemelos, por lo que el sistema abrir una ventana en la que deber seleccionar el nombre del hermano gemelo.
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3.- Finalmente deber presionar el botn: Aceptar.
4.- El sistema mostrar en el Genograma, el dibujo del Gemelo que acaba de ser agregado.
5.- Si usted desea indicar que uno de los hijos es adoptado, bastar con hacer clic en el hijo y posteriormente seleccionar el cono: Adoptado. El sistema modificar la lnea vertical que une al hijo con sus padres, dejndola como lnea discontinua.
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Agregar Relaciones Significativas
1.- Para poder agregar en Genograma, la relacin significativa entre un integrante de la familia y una persona que puede ser externa al ncleo familiar, deber primero seleccionar un integrante del Genograma. El sistema mostrar en la Barra de Elementos de Genograma, el cono: Relacin Significativa Hombre y Relacin Significativa Mujer, dependiendo del sexo de la persona que agregar como relacin.
2.- El sistema desplegar una ventana en la que deber seleccionar el nombre de la persona que desea agregar como relacin significativa. Adems podr seleccionar la Existencia de esta persona, cuyas opciones son:
No Especificada Vivo Muerto
3.- Si lo desea, en la misma ventana podr indicar el Tipo de Relacin Social que tiene con la persona que agregar como Relacin Significativa. Para esto, deber indicar el inicio de la Relacin, Trmino (Si es que aplica) y finalmente Tipo de Relacin que tendr como opciones: Ninguna Cercana - Muy Cercana Distante Conflictiva - Quiebre
Si no agrega inmediatamente el Tipo de Relacin Social, despus podr hacerlo, siguiendo los pasos descritos bajo el Ttulo: Agregar Relacin Social
4.- Finalmente deber presionar el botn: Aceptar.
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5.- El sistema dibujar la Relacin significativa, en el Genograma y la Relacin Social Existente entre ambos elementos.
Agregar Integrantes en Genograma, que no estn Inscritos
Al trabajar con Genograma, puede enfrentarse a la situacin de tener que agregar un integrante que no est inscrito en RAYEN y que incluso no se conozcan todos los antecedentes para poder incorporarlo. Por esta razn, en cada una de las ventanas en las que se pueden agregar elementos, como por ejemplo: Relaciones Significativas, Padres, Esposo, etc., encontrar un check llamado: Ingresar. A continuacin se explican los pasos a seguir:
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Ejemplo Detallado:
1.- En el ejemplo, se incorporar en el Genograma, una ex pareja que tuvo la madre del caso ndice. Por lo tanto seleccionamos a la persona y luego hacemos clic en el cono: Esposo. Al abrirse la ventana, podr ver que se presenta el check: Ingresar.
2.- Al hacer clic en el check, el sistema habilita los campos de la ventana para que digitemos al menos el nombre de pila (o una descripcin como por ejemplo: Ex Pareja) y una edad aproximada (Estos son los datos mnimos requeridos). Al digitar la Edad Aproximada, el sistema agregar la fecha de nacimiento.
3.- Finalmente presionamos el botn: Aceptar.
4.- El sistema nos muestra dibujado en Genograma, la Ex Pareja que acabamos de ingresar.
Es importante destacar que
De acuerdo al ejemplo descrito, el check: Ingresar puede utilizarse en: Esposo - Esposa, Relaciones Significativas, Padre Madre e Hijos.
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Agregar Relacin Social
1.- Para poder agregar en Genograma, el tipo de relacin social existente entre los diferentes integrantes que se presentan en l, primero debe seleccionar a uno de los integrantes.
2.- Posteriormente debe ir a la Barra de Elementos de Genograma y seleccionar el cono: Relacin Social.
3.- El sistema abrir una ventana en la que deber seleccionar el nombre del otro integrante con quin desea identificar la relacin social existente. Adems podr indicar la Fecha de Inicio y/o trmino de la relacin y el Tipo de Relacin, para finalmente presionar el botn: Aceptar.
4.- Finalmente el sistema dibujar el tipo de Relacin Social entre los integrantes seleccionados.
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Dibujar Grupo Familiar
Los pasos a seguir para dibujar en Genograma, uno o ms grupos familiares, es hacer un clic sobre el Genograma y sin soltar el botn del mouse, ir encerrando entre la lnea punteada a todos los integrantes del Grupo Familiar. Al soltar el botn del mouse, todos los integrantes quedarn envueltos en un globo dibujado con lnea discontinua.
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Agregar Observaciones
1.- Si desea incorporar en Genograma, alguna observacin importante, relacionada con algn integrante, el primer paso ser seleccionar a la persona.
2.- Posteriormente, deber hacer clic en el cono: Observacin, ubicado en la Barra de Herramientas de Genograma.
3.- El sistema abrir una ventana en la que podr digitar de forma libre, el texto que requiera incorporar. Luego, deber hacer clic en el botn: Aceptar.
4.- Finalmente el sistema desplegar el texto, en el Genograma.
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Agregar Apoyo Social
1.- Si desea incorporar como informacin relevante, la relacin existente entre una persona y alguna institucin o grupo social, primero deber seleccionar a la persona.
2.- Seleccionada la persona, deber hacer clic en el cono: Apoyo Social.
3.- El sistema desplegar una ventana en la que deber seleccionar el Tipo de Relacin y digitar el nombre de la institucin o Grupo Social. Finalmente deber presionar el botn: Aceptar.
4.- El sistema dibujar en el Genograma, el Grupo Social y la relacin con la persona seleccionada.
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Agregar Factores Relevantes
1.- Para agregar factores relevantes a una persona, lo primero ser seleccionarla dentro del Genograma.
2.- Posteriormente deber seleccionar el cono: Factores Relevantes.
3.- Se desplegar una ventana en la que deber seleccionar el Factor Relevante y adems deber digitar un cdigo inventado, que identifique en forma abreviada el factor. Finalmente deber presionar el botn: Aceptar.
4.- El sistema incorporar en el Genograma, el cdigo del Factor Relevante que usted haya ingresado.
Eliminar Elementos del Genograma
En caso de que usted requiera eliminar algn elemento del Genograma (Esposo, Padre, Factor Relevante, etc.), deber presionar el elemento y posteriormente hacer clic sobre el cono: Eliminar.
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Editar Informacin de un Integrante del Genograma
1.- En caso de requerir, modificar algn dato de un integrante del Genograma, primero deber seleccionar a la persona.
2.- Posteriormente, podr visualizar en la parte inferior de la pantalla, un cuadro que contendr los datos de la persona seleccionada. Al hacer clic en el check: Editar, usted podr modificar el dato que requiera.
Guardar datos de Genograma
Para poder guardar los datos, una vez que al Genograma se le haya ingresado la informacin requerida. Podr guardar los datos, presionando el botn: Guardar Revisin, ubicado en la Barra de Herramientas de la Ficha Familiar.
Imprimir Genograma
1.- Si desea imprimir en papel el Genograma de una Familia, primero deber presionar el botn: Imprimir Genograma, ubicado en la Barra de Herramientas de la Ficha Familiar.
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2.- El sistema mostrar por pantalla, una presentacin preliminar del Genograma. Para poder enviarla a papel, deber hacer clic en el botn: Imprimir Directamente.
Historial de Genograma
El sistema tiene la particularidad de guardar en cada atencin realizada, los diversos cambios que le hayan hecho a un Genograma, de esta forma queda guardado un historial de estos cambios, que para revisar, bastar con seguir los siguientes pasos:
1.- Lo primero ser ingresar a la Ficha Familiar. De esta forma el sistema mostrar el Genograma tal cual como fue guardado en la ltima atencin realizada. Si usted desea revisar el historial, bastar con seleccionar en el combo: Historial:, la fecha que desea revisar en su Genograma:
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Seleccin de Capas en Genograma
Una de las grandes ventajas que posee este instrumento de evaluacin familiar, es la posibilidad de Encender o Apagar las distintas capas que componen un Genograma, a travs de los tres botones ubicados en la Barra de Herramientas de la Ficha Familiar. Es importante mencionar que al entrar a la Ficha, siempre las tres capas se encontrarn encendidas.
Capa de Relaciones Capa Factores Relevantes
Capa de Sistemas de Apoyo
1.- Si desea ver por ejemplo, slo la informacin referente a las relaciones, deber dejar encendida slo esa capa. Para apagar las otras, basta con hacer un clic sobre cada una de ellas. El sistema, mostrar slo la informacin de las relaciones.
2.- Si desea ver por ejemplo, slo la informacin referente a los Sistemas de Apoyo, deber dejar encendida slo esa capa. El sistema, mostrar slo la informacin de los Sistemas de Apoyo.
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2.- Si slo desea revisar la capa Estructural, deber dejar apagados todos los conos. De esta forma se ver nicamente la estructura familiar.
Fase Familiar y Crisis Normativa
Otra herramienta til existente en la Ficha Familiar de RAYEN, es la posibilidad de incorporar las distintas Fases familiares y crisis tanto Normativas como No Normativas, segn la Escala de Duvall, modificada por Florenzano.
Fase Familiar
1.- El primer paso a seguir es seleccionar en lado izquierdo de la ventana, la pestaa: Historia.
2.- Ya dentro de la pestaa, deber seleccionar la Fase Familiar, de acuerdo a la lista presentada por RAYEN y finalmente presionar el botn: Agregar.
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Crisis Normativa
1.- Para agregar Crisis Normativa, bastar con seleccionar la que corresponda en el listado presentado por RAYEN y posteriormente el ao aproximado del hecho.
Crisis No Normativa
1.- Si usted desea agregar una Crisis No Normativa, deber seleccionar la opcin correspondiente de acuerdo al listado presentado por Saydex y posteriormente el ao aproximado del hecho.
Para finalmente agregar cualquiera de las crisis seleccionadas, deber pinchar el botn: Agregar.
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3.- Una vez agregada la crisis y fases familiares, el sistema las presentar en una lista.
Fase Familiar y Crisis Normativa
Otra de las herramientas existente en Ficha Familiar, es la posibilidad de registrar la Evaluacin Familiar, y RAYEN la presenta como una funcionalidad dinmica que permite llevar un registro de las distintas evaluaciones realizadas.
1.- El primer paso es seleccionar la pestaa: Evaluacin Familiar, ubicada en el lado izquierdo de la pantalla.
2.- El siguiente paso ser seleccionar la Evaluacin Familiar, indicando el Riesgo que presenta la familia.
3.- Posteriormente deber ingresar la fecha de evaluacin y una observacin (en caso de que lo requiera).
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4.- Finalmente para agregar los datos registrados, deber pinchar el botn: Agregar.
5.- Una vez agregado los datos, el sistema mostrar en una lista, las distintas evaluaciones realizadas.
Antecedentes Familiares
Si necesita ver antecedentes clnicos de uno o todos los integrantes de la Familia, deber seleccionar la pestaa: Antecedentes, ubicada en el lado derecho de la Ficha Familiar. De esta forma podr ver por ejemplo, los Factores de Riesgo y Factores Protectores de los integrantes de la Familia.
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Si necesita agregar Factores de Riesgo o Protectores, podr pinchar el botn: Cambiar Antecedentes. De esta forma, el sistema desplegar los datos en modo de edicin, permitiendo tickear el dato clnico que requiere agregar.
Formularios Clnicos
Otra funcionalidad inserta en la Ficha Familiar, es la posibilidad de llenar formularios por cada uno de los integrantes de la familia, como por ejemplo una Encuesta Social. Dado que las respuestas pueden ser distintas entre cada integrante, el sistema permite llenar y revisar los formularios por cada persona. Para esto bastar con seleccionar el formulario y luego presionar el botn: Llenar.
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Revisin de Historial Clnico
En caso de que requiera revisar antecedentes clnicos de algn integrante de la familia, podr revisar su Historial de Atenciones, y para poder hacerlo el primer paso ser seleccionar al integrante que desea revisar. El sistema mostrar todo su historial de atenciones tal cual como aparece comnmente en la Ficha Individual de los pacientes. Desde aqu podr contar con las mismas funcionalidades del Historial Individual, permitiendo ordenar por diagnstico, prescripciones, Recetas y Actividades. Adems de contar con la revisin en detalle de cada atencin.