PERANAN SEKRETARIS DALAM MENYELENGGARAKAN

RAPAT DI SEKRETARIAT DPRD KOTA TANGERANG

SELATAN
JURNAL
Disusun Oleh :
APRILLIANI HARIASTUTI
NIM : 201113000
PROGRAM STUDI SEKRETARIS D!3
"AKULTAS EKONOMI
UNI#ERSITAS PAMULANG
201$
1
PERAN SEKRETARIS DALAM MENYELENGGARAKAN RAPAT DI
SEKRETARIAT DPRD KOTA TANGERANG SELATAN
APRILLIANI HARIASTUTI
Uni%e&si'(s P()ul(n*
201$
A+s'&(,
Aprilliani hariastuti, 2014 Peranan Sekretaris Dalam Menyelenggarakan Rapat
di Sekretariat DPRD Kota Tangerang Selatan, Diploma Tiga, Pamulang
ni!ersitas di"a#ah "im"ingan Siti $u"aidah, S%Pd, M%Pd%&%
Sekretariat DPRD Kota Tangerang Selatan Mempunyai Karya#an sekitar 1'(
karya#an, yang terdiri atas )1 karya#an P*S, 1(4 karya#an TKS% Penerimaan
ga+i karya#an anatara ga+i karya#an P*S dan karya#an TKS tidak sama%
,am Ker+a karya#an, Senin-Kamis yaitu Pukul 0./)0-10/)0 1&2 dengan #aktu
istirahat pada Pukul 12/00-1)/00 sedangkan hari ,umat Pukul 0./)0-1./00 1&2
dengan #aktu istirahat pada Pukul 12 /00-14 /00 1&2% 3ari ker+a selama ( hari
dalam 1 minggu% Karya#an memiliki hari li"ur pada hari Sa"tu-Minggu dan hari
li"ur *asional% Karya#an mendapatkan tun+angan ,aminan Kesehatan, hari raya
4T3R5 pada &dul 6itri, dan dana Pensiun%
TINJAUAN PUSTAKA
A- Pen*e&'i(n Se,&e'(&is .(n S/(&('!s/(&(' Se,&e'(&is
Menurut M. Braum dan Roman (2008:3) Sekretaris adalah pembantu dari seorang
pimpinan yang menerima pendiktean menyiapkan surat!menyurat menerima
tamu memeriksa atau mengingatkan pimpinannya mengenai ke"a#iban yang
sudah di#an#ikan dan melakukan banyak ke"a#iban lain yang bertu#uan
meningkatkan e$ekti%itas dari pimpinan tersebut. Syarat!syarat men#adi Sekretaris
:
a. &eterampilan Mengetik.
b. &eterampilan &omputer.
'. &eterampilan &omunikasi.
d. (eren'anaan dan &eterampilan dalam berorganisasi.
e. &eterampilan )nterpesonal.
0- Pe&(n Se,&e'(&is
(ada dasarnya setiap sekretaris mempunyai peran yang sama yaitu membantu
kelan'aran pelaksanaan tugas pimpinan. Beberapa peran umum yang harus
di#alanin oleh sekretaris sebagai berikut :
a. Sekretaris sebagai *uta
b. Sekretaris sebagai (intu +erbang
'. Sekretaris sebagai )bu Rumah ,angga (erusahaan
d. Sekretaris sebagai -.M/S.
2
1- Tu*(s!'u*(s Se,&e'(&is
Menurut 0ani 0uraeni (2008:21) ,ugas dan peker#aan sekretaris pada dasarkan
terbagi men#adi 3 (tiga) bagian berikut :
a. ,ugas Rutin.
,ugas Rutin adalah tugas umum yang biasanya dilakukan oleh seorang
sekretaris setiap hari tanpa adanya instruksi atau menunggu instruksi khusus
dari pimpinan. ,ugas Rutin Seperti : &orespondensi 2illing Mengurus dan
Mengendalikan Surat Masuk dan Surat &eluar Menerima dan Melayani tamu!
tamu Menerima dan Melayani ,elepon Mengatur #ad"al a'ara kegiatan
pimpinan Menyiapkan (embuatan 3aporan.
b. ,ugas &husus.
,ugas &husus (melaksanakan instruksi atau penugasan) adalah tugas yang
tidak selalu setiap hari dilakukan oleh sekretaris tetapi hanya dilaksanakan #ika
ada instruksi atau penugasan dari pimpinan. ,ugas &husus Seperti :
Menyiapkan rapa dan membuat notulen Mengatur pertemuan dengan rekan
bisnis pimpinan Menyiapkan dan menyusun #ad"al per#alanan dinas pimpinan
Menyiapkan a'ara!a'ara kantor Mengatur dan Melaporkan pengeluaran!
pengeluaran pimpinan.
'. ,ugas &reati$.
,ugas &reati$ adalah tugas!tugas yang dilakukan atas inisiati$ sendiri tanpa
diminta atau diperintah oleh pimpinan. ,ugas &reati$ Seperti : Membuat
(eren'anaan ker#a Menyiapkan (erlengkapan kantor yang mendukung
peker#aan sekretaris membuat dan menentukan suatu artikel berhubungan
dengan usaha yang di#alankan perusahaan melalui media 'etak.
D- Pen*e&'i(n R(2(' .(n Jenis!Jenis R(2('
Menurut Ratna Suminar (2008:44) &omunikasi &elompok se'ara resmi disebut
Rapat Rapat diadakan apabila pimpinan memerlukan sumbangan pemikiran dan
sumbangan pendapat positi$ dari para ba"ahannya atau para pembantunya. -al ini
dikarenakan se'ara sepihak. Selain itu rapat diadakan bila materi yang akan
dibi'arakan bersi$at rahasia dan pimpinan membutuhkan masukan yang tepat.
Rapat dibedakan men#adi beberapa #enis tergantung pada segi penin#auannya
seperti berikut :
a. Menurut tu#uannya rapat dibedakan men#adi :
a) Rapat pen#elaskan ialah rapat yang bertu#uan memberikan pen#elaskan
kepada para anggota tentang kebi#akan yang diambil oleh pimpinan
organisasi tentang prosedur ker#a atau tata 'ara ker#a baru untuk mendapat
keseragaman ker#a.
b) Rapat peme'ahan masalah ialah rapat yang bertu#uan men'ari peme'ahan
tentang suatu masalah yang sedang dihadapi.
') Rapat perundingan ialah rapat yang bertu#uan menghindari timbulnya suatu
perselisihan men'ari #alan tengah agar tidak saling merugikan kedua belah
pihak.
3
b. Menurut si$atnya rapat dibedakan men#adi :
a) Rapat $ormal ialah rapat yang diadakan dengan suatu peren'anaan terlebih
dahulu menurut ketentuan yang berlaku dan pesertanya se'ara resmi
mendapatkan undangan.
b) Rapat in$ormal ialah rapat diadakan tidak berdasarkan suatu peren'anaan
$ormal dan dapat ter#adi setiap saat kapan sa#a di mana sa#a dan dengan
siapa sa#a.
') Rapat terbuka ialah rapat yang dihindari oleh setiap anggota. Materi yang
dibahas bukan masalah yang bersi$at rahasia.
d) Rapat tertutup ialah rapat yang dihadiri oleh peserta tertentu dan biasanya
membahas masalah 5 masalah yang bersi$at rahasia.
'. Menurut #angka "aktunya rapat di bedakan men#adi :
a) Rapat mingguan ialah rapat yang diadakan sekali seminggu membahas
masalah!masalah yang bersi$at rutin yang dihadapi oleh masing! masing
mana#er.
b) Rapat bulanan ialah rapat yang diadakan sebulan sekali setiap akhir bulan
untuk membahas hal!hal atau peristi"a yang ter#adi pada bulan lalu.
') Rapat tahunan ialah rapat yang diadakan sekali setahun untuk membahas
hal!hal atau peristi"a yang ter#adi pada tahun lalu.
d. Menurut $rekuensinya rapat dibedakan men#adi :
a) Rapat rutin ialah rapat yang sudah ditentukan "aktunya biasanya
dilaksanakan mingguan bulanan atau bahkan tahunan.
b) Rapat insidental ialah rapat yang tidak berdasarkan #ad"al tergantung
pada masalah yang dihadapi. Biasanya rapat diadakan apabila masalah
yang dihadapi itu merupakan masalah yang sangat urgen yang harus segera
dipe'ahkan.
E- S/(&('!s/(&(' R(2('
/gar Rapat ber#alan dengan baik dan mengasilkan sesuatu yang berman$aat
sebaiknya perlu memperhatikan syarat!syarat Rapat berikut ini :
a. Suasana terbuka
b. Setiap peserta berpatisipasi.
'. Selalu dibimbing dan dikontrol.
d. -indari perdebatan yang tak berarti.
e. (ertanyaan singat dan #elas.
$. -indari ter#adinya monopoli.
"- Ti2e Pi)2in(n .(n Pese&'( R(2('
a. ,ipe!tipe (impinan Rapat
a) ,ipe otoriter yaitu pimpinan rapat yang ingin menang sendiri dengan
menggunakan paksaan karena ke"enangannya.
b) ,ipe 3aisse6 2ai6 yaitu pimpinan rapat membiarkan sa#a #alannnya rapat
sehingga pembi'araan dapat berlarut 5 larut dan masing 5 masing peserta
mempunyai pendapat sendiri 5 sendiri.
') ,ipe demokratis yaitu pimpinan rapat memberikan kesempatan kepada
peserta rapat untuk mengemukakan ide 5 ide atau gagasannya setelah itu
4
pimpinan rapat menyimpulkan pembi'araan rapat yang dapat diterima oleh
seluruh peserta rapat.
b. ,ipe 5 tipe (eserta Rapat
a) ,ipe pendengar yaitu tipe peserta yang kurang akti$ dan #arang
mengemukakan ide!idenya daat rapat berlangsung.
b) ,ipe demokratis yaitu peserta rapat yang bergairah unuk mengemukakan
ide!ide dan saran!sarannya karena memang di berikan kesempatan
mengemukakan ide!ide dan saran!sarannya oleh pimpinan rapat.
') ,ipe (emersatu yaitu tipe peserta rapat yang suka mengusahakan
persatuan billa ter#adi bentrokan!bentrokan yang mengarah kepada
perpe'ahan.
d) ,ipe perantara yaitu peserta rapat yang dapat memper#elas pendapat
!pendapat kepada peserta lain yang kurang #elas.
e) ,ipe pemberi semangat yaitu #ika rapat sudah berlangsung lama dan
belum mendapat hasil lalu peserta rapat men#adi lesu mun'ullah aksi
peserta rapat ini untuk memberi semangat kepada peserta lain sehingga
peserta rapat dapat bergairah kembali.
$) ,ipe penyerang yaitu peserta rapat yang suka menyerang atau mendebat
tentang pendapat orang lain.
g) ,ipe pemberi in$ormasi yaitu peserta rapat yang mempunyai "a"asan
luas atau kaya in$ormasi sehingga dapat menyumbangkan ide!ide yang
banyak.
G- Pe&en3(n((n .(n Pe&si(2(n R(2('
a. Membuat Surat .ndangan.
b. Menyiapkan Ruangan ,empat (enyelenggarakan Rapat.
'. Membuat *a$tar hadir (eserta.
d. Menyiapkan &onsumsi.
e. /komondasi.
$. Mempersiapkan (erlengkapan dan (eralatan.
g. Memberitahukan Rapat &epada (eserta Rapat.
h. Membantu (impinan dalam Menyusun /genda Rapat.
H- Men/elen**(&(,(n R(2('
a. Menyusun /'ara.
b. Menyusun ,eks (idato (impinan.
'. Membuat 0otulen Rapat.
TEMPAT PRAKTEK KERJA LAPANGAN
(raktek &er#a lapangan bertempat di Sekretariatan *(R* &ota ,angerang
Selatan. (elaksanaan &er#a lapangan berlagsung se#ak tanggal 7 /pril 5 30 /pril
2071.
PEM0AHASAN DAN HASIL
(ertemuan Rapat merupakan sarana atau media komunikasi se'ara tatap muka
untuk memperoleh mu$akat dan mengambil keputusan. Salah satu Rapat yang di
5
selenggarakan di Sekretariat *(R* &ota ,angerang Selatan adalah Rapat Badan
Musya"arah yang membahas tentang agenda kegiatan *e"an mulai dari /genda
Rapat (aripurna B)M,8& /&* &on$erensi pers) guna untuk mengusulkan
gagasan!gagasan baru membantu setiap &omisi dalam meme'ahkan masalah
yang dihadapi di &ota ,angerang Selatan Rapat berlangsung sekitar kurang lebih
2 #am. Rapat di hadiri oleh *e"an!*e"an dan Sta$$ Banmus (Badan
Musya"arah).
(eran Sekretaris sangat terlibat untuk penyelenggaraan rapat. *alam kenyataan
sekretaris mempunyai kendala dalam menyelenggarakan rapat. -al!hal yang harus
diperhatikan adalah sebagai berikut :
a. 9aktu (engiriman .ndangan.
b. Mengatur #alannya Rapat.
'. Memantau (erkembangan Rapat.
d. (engaturan Ruang Rapat.
e. Mendistribusikan 0otulen Rapat.
KESIMPULAN
Setelah (enulis menyelesaikan uraian materi tugas akhir maka penulis dapat
mengambil kesimpulan sebagai berikut :
7. Sekretariat *(R* &ota ,angerang Selatan adalah Suatu :rganisasi untuk
mengontrol dan membenahi suatu "ilayah agar ma#u.
2. (eran Sekretaris yang terdapat di Sekretariat *(R* &ota ,angerang
Selatan dalam menyelenggarakan rapat merupakan salah satu tugas yang
sangat penting. /gar pimpinan dapat bisa berkonsentrasi pada $ungsi
mana#erialnya ; kepemimpinannya.
3. &ampus tidak hanya tempat men'ari ilmu tetapi dari itu kampus adalah
tempat mahasis"a mengembangkan net"orking dengan organisasi dimana
mahasis"a melaksanakan praktek ker#a lapangan ((&3).
SARAN
Berdasarkan uraian diatas penulis men'oba untuk mengeluarkan
beberapa saran yang mungkin kiranya dapat diterima atau berman$aat
sebagai bahan untuk kema#uan seorang sekretaris dalam beker#a. .ntuk saran
tersebut penulis sampaikan sebagai berikut :
7. &epada pihak :rganisasi
a. (engetahuan dan keterampilan yang dimiliki Sekretaris dalam
sekretariat *(R* &ota ,angerang Selatan sebaiknya lebih di tingkatkan
lagi agar tidak mengalami kesulitan dalam melaksanakan tugas!tugas
rutin dan tugas khusus.
b. *alam membuat undangan Rapat Sebaiknya #angan mendadak.
'. 0otulen di Sekretariat *(R* &ota ,angerang Selatan sebaiknya tidak
menunda 5 nunda distribusi notula Rapat mengingat pentingnya isi
0otula bagi para (eserta Rapat.
2. &epada pihak .ni%ersitas (amulang
6
(erlu men#alin hubungan dengan baik dengan instansi lain agar
mahasis"a dapat dengan mudah ditempatkan untuk pelaksanaan magang
dan perekrutan untuk nantinya dapat men#adi karya"an di perusahaan
guna sebagai lapangan peker#aan.
7
DA"TAR PUSTAKA
0uraeni 0ani (,ransmedia (ustaka2008)Panduan Men+adi Sekretaris
Pro7esional.<akarta Selatan
3a"alata =aroline (/kademia (ermata2072)Panduan 8engkap Peker+aan
Sekretaris.(adang
Suminar Ratna (2072)Pengetahuan Kesekretarisan.<akarta
:lii -elena ((, )ndeks2008)Pu"li9 Speaking.<akarta
Muhammad!arie$!hidayat.blogspot.'om (,angerang Selatan 2> /gustus 2071
74:00)
""".*prd!,angselkota.go.id (,angerang Selatan 2> /gustus 2071 20:00)
8