Professional Documents
Culture Documents
Disusun Oleh :
Muchammad Erfan
NIM : 07.03.3234
( Soebagiyo,SE ) ( Agustinus.K )
( H.Kusnadi )
LEMBAR PENGESAHAN
Pembimbing Praktek
( Agustinus.K )
MOTTO
b. Bagi Perusahaan
Hasil Praktek Kerja Lapang ini diharapkan dapat memberikan sumbangan
pemikiran bagi PTP.Nusantara XI (Persero) maupun bagi perusahaan lain
bagaimana pengaruh sistim administrasi dalam proses penyusunan anggaran
perusahaan terhadap kinerjamanajerial perusahaan.
b. Misi Perusahaan
Menyelenggarakan usaha agribisnis, khususnya yang berbasis tebu melalui
optimalisasi pemanfaatan sumber daya dengan memperha-
tikan kelestarian lingkungan.
Mantri Kemik
c. Bagian Pengolahan
Staf Keuangan
1) St.Gilingan dan Limbah.
Poliklinik
2) St.Puteran dan Limbah Padat.
b. KEPALA TANAMAN
Kepala Tanaman berfungsi mengelola sumber daya pertanian khususnya tanaman
tebu, Tebu Sendiri (TS) dan Tebu Rakyat (TR) yang berada dalam binaannya.
Tugas dan Tangggung-Jawab :
1. Seijin Administratur, merencanakan dan melaksanakan rapat
Forum Temu Kemitraan (FTK).
2. Merencanakan penataan kebutuhan kebun bibit berjenjang
sesuai kriteria varietas.
3. Merencanakan jadwal tanam tebu, sejak pengadaan lahan
sampai bahan baku tebu siap ditebang.
4. Merencanakan pengembangan dan penerapan tehnologi baru
gunamenunjang kebutuhan bahan baku tebu untuk memenuhi kapasitas
giling yang telah ditentukan.
5. Mengkoordinasi penyusunan Rencana Kerja Anggaran Perusa-
c. KEPALA INSTALASI
Tugas dan Tangggung-Jawab :
1. Penanggung jawab Bagian Instalasi.
2. Koordinasi masinis / Responbility Center (RC) stasiun.
3. Koordinasi perencanaan, perawatan Luar Masa Giling (LMG) dan
memelihara kelancaran operasi mesin Dalam Masa Giling (DMG)
untuk mencapai sasaran Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP).
4. Koordinasi penyusunan dan pelaksanaan Rencana Kerja Anggaran
Perusahaan (RKAP), Investasi, pembelian Kantor Direksi (AU 20),
Permintaan Modal Kerja (PMK), pembelian lokal (PB 24), di
Bagian Instalasi untuk pemakaian yang efisien.
5. Mengendalikan harga pokok produksi Bagian Instalasi tidak
melampaui Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP).
d. KEPALA PENGOLAHAN
Tugas dan Tangggung-Jawab :
1. Penanggung jawab Bagian Pengolahan.
2. Koordinator pusat tanggung jawab Responbility Center (RC).
3. Koordinator administrasi dan manajemen.
4. Koordinator dalam mengelola dan melaksnakan proses pembuatan
gula.
e) Kepala Laboran
Tugas dan Tangggung-Jawab :
1) Koordinasi pekerjaan di kamar obat.
2) Data komputer.
3) Laporan bahan pengolahan.
4) Membantu laporan analisa pendahuluan dan penentuan
awal giling.
5) Bagan perhitungan KT-4 untuk kantor Direksi dan P3GI/
telegram giling.
6) Ikhisar angka untuk P3GI Pasuruan.
7) Laporan evaluasi giling dan keragaan giling.
8) Administrasi Stock Opname (STO) tetes.
9) Laporan Hasil Pasti.
10) Menyusun Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP).
11) Tugas-tugas rutin.
kerja.
Direksi.
e) Mantri Poliklinik
f) Perwira Keamanan
Tugas dan Tangggung-Jawab :
1) Pengawasan asset perusahaan.
2) Penjagaan Emplasement.
3) Penjagaan kebun.
4) Pengamanan kebakaran.
1. Pupuk
Sebelum biaya garap direalisasi terlebih dahulu petani menerima
2. Biaya Garap
Proses pengajuan realisasi biaya garap dilampiri :
a) Buku Mandor.
b) Buku Robetan.
c) Bukti Keluar Kas / Bank (AU 11).
d) Tanda terima pembayaran.
e) Rekapitulasi pengeluaran biaya (biaya garap dan pupuk).
f) Menyerahkan semua berkas ke Sub.Bagian Keuangan
untuk di proses. Seluruh biaya yang dikeluarkan baik
pupuk dan biaya garap, dibukukan dalam :
1) Laporan pupuk dan biaya garap setiap 15 hari.
2) Daftar hutang petani dan ajuan kredit.
b. Bibit
1. Mandor Kebun mengisi Buku Mandor sesuai gambar kebun dan
satuan pekerjaan yang dikerjakan, dengan mengacu pada
lampiran Management Biaya Kebun (MBK), Perhitungan Break
Event Point (BEP) Penangkaran, Perhitungan Laba Rugi.
2. Menyerahkan Buku Mandor kepada Sinder Kebun.
3. Sinder Kebun melakukan cross check, selanjutnya menyerahkan
kepada Sinder Kebun Wilayah (SKW) dan Kepala Tanaman.
4. Juru Tulis membuat Bukti Keluar / Masuk Kas / Bank, yang
dilampiri :
a) Lampiran Buku Robetan.
b) Lampiran Rekapitulasi Pengeluaran.
c) Lampiran Tanda Terima Biaya Garap.
5. Menyerahkan Buku Mandor dan Bukti Keluar / Masuk Kas /
Bank beserta lampiran-lampirannya ke Sub.Bagian Keuangan
untuk diproses.
c. Tebang
Sebelum proses tebang dimulai, terlebih dahulu menyusun prioritas
tebang sesuai bulan tanam, menyusun organisasi, mengadakan rapat
koordinasi tebang, menyiapkan Surat Perintah Angkut Tebu (SPAT)
sebagai dasar pembayaran upah tebang.
BAB IV
BAGIAN INSTALASI
a. Barang
Permintaan barang untuk kebutuhan Bagian ini terdiri dari :
1) Permintaan barang lokal (PB 24)
Permintaan barang lokal terbagi menjadi dua, yaitu :
a) Surat Pesanan (AU 23)
Adapun proses permintaan barangnya adalah :
(1) Mandor terkait merinci kebutuhan barang yang
dibutuhkan sesuai kebutuhan.
b) Tunai
Pembelian tunai diadakan bila dalam keadaan mendesak dan segera di
butuhkan. Adapun proses pengajuannya adalah :
(1) Pimpinan Stasiun atau Responbility Center (RC) terkait
menginformasikan ke petugas Sub.Bagian Pengadaan Barang
dan Jasa untuk membeli barang yang di butuhkan.
(2) Membuat Memo ijin pembelian barang tunai ke pimpinan unit
atau Administratur dengan dilampiri blangko Permintaan
Barang (PB 24).
(3) Memo ijin pembelian barang tunai dan blangko (PB 24)
selanjutnya diproses oleh Sub.Bagian Pengadaan Barang dan
Jasa.
b. Jasa
1) Proses Pengajuan Pekerjaan Jasa Swakelola
Pekerjaan Swakelola yang diadakan di Bagian ini, adalah sebagai upaya dalam
pengendalian biaya yang efisien dan efektif. Pekerjaan Swakelola, selain di
kerjakan sendiri oleh Bagian ini, juga dikerjakan oleh pihak ketiga. Swakelola
yang dikerjakan sendiri oleh Bagian ini untuk pekerjaan-pekerjaan yang tidak
berat dan yang dimungkinkan tidak terlalu besar biayanya. Sedangkan Swakelola
yang di kerjakan pihak ketiga, dikarena pekerjaan tersebut memerlukan peralatan
khusus dan keahlian khusus yang tidak dimiliki oleh Bagian ini, serta
pekerjaannya ada masa garansinya.
a) Pekerjaan Investasi
Proses pengajuan pekerjaannya sebagai berikut:
(1) Membuat konsep kebutuhan pekerjaan Investasi yang di buat
oleh Responbility Center (RC) masing-masing stasiun sesuai
kebutuhan dengan mencantumkan :
(a) Biaya.
(b) Bahan-bahan.
(c) Tenaga Kerja.
(2) Konsep kebutuhan pekerjaan Investasi diajukan ke Kepala
Bagian Instalasi.
(3) Atas persetujuan Kepala Bagian Instalasi, dibuat surat ijin
permintaan swakelola pekerjaan Investasi sesuai kebutuhan ke
Kantor Direksi.
(4) Surat resmi yang dikirim ke Kantor Direksi, terlebih dahulu di
beri Nomer Surat oleh Seksi Sekretariat.
(5) Mengajukan Permintaan Modal Kerja (PMK), setelah surat ijin
disetujui oleh Kantor Direksi.
(6) Membuat Memo ijin swakelola pekerjaan investasi ke pimpinan
unit kerja atau administratur, yang dilampiri Harga Patokan
Sementara (HPS) yang dibuat oleh Responbility Center (RC)
terkait. Setelah mendapat persetujuan pimpinan unit,
selanjutnya diproses oleh Sub.Bagian Pengadaan Barang dan
Jasa.
(7) Menerima laporan kemajuan pekerjaan dari pemborong, yang
disesuaikan dengan realisasi pekerjaan.
(8) Membuat Berita Acara Selesainya pekerjaan swakelola, yang
dikirim ke pimpinan unit dan selanjutnya di proses oleh
b) Pekerjaan Eksploitasi
(1) Mengajukan Permintaan Modal Kerja (PMK).
(2) Membuat Memo ijin swakelola pekerjaan Eksploitasi ke pim-
pinan unit kerja atau Administratur, yang dilampiri Harga
Patokan Sementara (HPS) yang dibuat oleh Responbility Center
(RC) Stasiun terkait.
(3) Setelah mendapat persetujuan pimpinan unit, selanjutnya
diproses oleh Sub.Bagian Pengadaan Barang dan Jasa.
(4) Menerima laporan kemajuan pekerjaan dari pemborong, yang
disesuaikan dengan realisasi pekerjaan.
(5) Membuat Berita Acara Selesainya pekerjaan swakelola, yang
dikirim ke pimpinan unit dan selanjutnya di proses oleh
Sub.Bagian Pengadaan Barang dan Jasa.
BAB VI
b) Pembelian Tunai
(1) Menerima nota pembelian barang.
(2) Menerima blangko permintaan barang (PB 24)
dari Bagian terkait.
(3) Membukukan barang ke dalam Laporan Harian
Gudang (LHG) Masuk.
2. Penyimpanan Barang
a. Penyimpanan barang dilakukan dengan berdasarkan frekuensi
pemakaian barangnya dan klasifikasi jenis barang, yaitu :
1) Fast Moving
2) Slow Moving
3) In-courant
b. Menyusun dan menata rapi di rak rak yang mudah di jangkau
petugas.
c. Memisahkan bahan atau barang yang beracun dengan barang
lainnya.
d. Menyimpan bahan atau barang yang memerlukan ruang
pemanas.
e. Memasang kartu label persediaan (model gula B-3-03) dengan
kode barang.
f. Menyimpan semua barang di gudang dalam keadaan terkunci.
g. Membuat laporan informasi persediaan barang.
h. Melakukan Stock Opname ( STO ) harian, untuk barang yang
bersifat Fast Moving.
i. Membuat laporan informasi persediaan barang setiap Triwulan.
j. Membuat Laporan 15 harian untuk barang barang :
1) Bahan Bakar Minyak (BBM).
2) Minyak Pelumas.
3. Pengeluaran Barang
a. Menerima Bon Gudang (PB 30) dari Bagian terkait.
b .Memeriksa dan meneliti Bon Gudang (PB 30) :
1) Tanda tangan atau paraf pejabat dari Bagian terkait.
2) Kode barang.
3) Jumlah barang.
c. Melayani dan memberikan barang sesuai Bon Gudang (PB 30)
d. Memberi Kode Barang dan Nomer Bon Gudang.
e. Membukukan jumlah satuan barang yang keluar ke dalam kartu
label persediaan (model gula B-3-03).
f. Mengisi No.Beban Perkiraan dan Saldo sesudah diberikan.
g. Membukukan Bon Pengeluaran Barang (PB 30) ke dalam
kartu gudang (AU 31) atau MVA.
h. Input kartu gudang (AU 31) atau MVA.
i. Membuat Laporan Harian Gudang (LHG) Keluar
( kode barang, klasifikasi, harga).
6.1.2 Bangunan Gudang
2. Gudang Distribusi
3. Gudang Kapur
Gudang kapur berfungsi untuk menerima, menyimpan, mengeluarkan kapur
sebagai bahan pembantu proses produksi gula, yang pelayanannya antara lain :
a. Menerima surat jalan dari transportir.
b. Melakukan Analisa kapur ke Sub.Bagian Pengkajian
Pengembangan Teknologi (PPT).
c. Mencatat Bukti Penerimaan Barang (BPB).
d. Menginformasikan dan kordinasi dengan masinis jaga bagian
terkait.
e. Memeriksa struk timbang setelah barang selesai di bongkar.
f. Melaporkan kepada Kepala Gudang.
g. Melayani pengambilan atau pemakaian dari Bagian Pengolahan
dilampiri Bon Gudang (PB 30).
h. Melakukan Stock Opname (STO) setiap tahun.
4. Gudang Belerang
5. Gudang Pupuk
Gudang pupuk yang di pergunakan untukmenerima,menyimpan,
mengeluarkan pupuk baik untuk Pabrik Gula maupun Petani Tebu Rakyat
(PTR).Beberapa jenis pupuk yang di simpan di gudang tersebut yaitu :
a. Pupuk ZA.
b. Pupuk Ponska.
c. Pupuk KCL.
d.Pupuk Urea.
e. Pupuk SP 36.
f. Pupuk NPK.
Adapun pelayanan di gudang pupuk sebagai berikut :
1) Memeriksa dokumen pengiriman barang :
a) Surat Pesanan (SP).
b) Delivery Order (DO).
2) Memeriksa hasil penimbangan muatan (Brutto, Tarra, Netto).
3) Melakukan analisa pupuk yang di serahkan ke Sub.Bagian
Pengkajian Pengembangan Teknologi (PPT).
4) Menyerahkan hasil analisa pupuk ke Kantor Direksi.
5) Membuat Berita Acara Penerimaan Barang.
6) Mengirim hasil analisa pupuk ke Kantor Direksi.
7) Menyimpan pupuk di gudang dengan baik dengan cara :
a) Diupayakan tidak di tempat yang lembab.
b) Posisi pupuk dalam keadaan tidak roboh dan robek.
c) Disusun dalam bentuk kavling.
8) Memeriksa kebenaran data data pengeluaran pupuk.
9) Melayani pengambilan atau pengiriman pupuk sesuai Bon
Gudang (PB 30).
10) Membuat Surat Pengantar Pengeluaran Pupuk (SP3).
7. Gudang Karung
Gudang karung berfungsi menerima, menyimpan, dan mengeluarkan
karung plastik dan plastik lapisan dalam (Inner bag dan outer bag).
Pelayanan di gudang karung sebagai berikut :
a. Menerima dan mencocokkan dokumen barang yang dikirim dari
Kantor Direksi (Memo, Kontrak, Surat Pesanan).
b. Meneliti Memo, Kontrak, Surat Pesanan yang disesuaikan
dengan Permintaan Barang (AU 20).
c. Mencocokkan barang dengan Bagian terkait.
d. Membuat Berita Acara Penerimaan Barang.
e. Membuat Laporan Harian Gudang (LHG) Masuk dan Laporan
Harian Gudang (LHG) Keluar.
f. Membukukan jumlah satuan barang ke dalam kartu gudang
(AU 31) atau MVA.
g. Menyimpan karung dan menata di gudang dalam bentuk
kavling.
h. Melakukan stapel karung.
i. Melayani permintaan dari Bagian terkait sesuai Bon Gudang
( PB 30).
j. Membuat Laporan Neraca karung plastik dan inner bag, yang di
kirim ke Bagian Pengolahan.
8. Tangki Residu
Tangki residu,tangki yang di pergunakan untuk menimbun residu
sebagai bahan bakar mesin ketel. Tangki residu tersebut dilengkapi alat
pengukur yang di taruh di sebelah tangki.
Adapun pelayanan residu antara lain :
a. Menerima Delivery Order (DO) dari transportir.
b. Melakukan kordinasi dengan Bagian terkait.
c. Memeriksa Segel pengaman muka belakang, atas bawah.
d. Melakukan analisa mutu residu.
e. Membuat berita acara penerimaan barang.
f. Melakukan pengukuran isi muatan tangki.
g. Melakukan pengisian residu kedalam tangki penimbunan.
h. Melakukan Stock Opname (STO) setiap tahun.
9. Tangki Tetes
Tangki tetes, tangki yang di pergunakan untuk menimbun tetes sisa hasil proses
gula.Tangki tetes tersebut dilengkapi alat pengukur yang di taruh di sebelah
tangki. Pelayanan tetes antara lain :
a.Memeriksa hasil penimbangan muatan dan angkutan
(Brutto, Tarra, Netto) dari Seksi Timbangan.
b. Mengerjakan pengisian pada angkutan.
c. Memberi segel afsleter atas bawah muka belakang.
d. Melayani penyelesaian proses administrasi Bukti Penyerahan
Tetes (BPT) (PB 48) yang di buat oleh Sub.Bagian Administrasi
Hasil.
e. Meminta dan mengisi nilai brix tetes dari Bagian Pengolahan.
2) Tunai
Pembelian langsung yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan yang
mendesak dan di butuhkan pada saat itu dari Bagian terkait, sesuai
kebutuhan. Proses pengadaannya adalah :
a) Menerima memo ijin pembelian tunai yang di buat oleh
Bagian terkait, atas persetujuan Pimpinan Unit karena
dibutuhkan mendesak.
b) Melakukan pembelian barang dengan mengadakan
check harga, kualitas, dan speck tehnis sesuai pesanan
minimal di tiga toko.
c) Menerima Nota Pembelian Barang.
d) Secara Administrasi tetap pengajuannya melalui
Permintaan Barang (PB 24) dan di Input di Laporan
Harian Gudang (LHG) Masuk.
3) Jasa
a) Bagian terkait mengajukan surat permintaan pengadaan
jasa di sertai Harga Perhitungan Sendiri (HPS).
b) Pengajuan yang telah disetujui Pimpinan Unit dibuatkan
Permintaan Penawaran Harga (PPH).
c) Permintaan Penawaran Harga (PPH) yang di setujui
Tim Tender, di buat Daftar Evaluasi Harga Permintaan
Penawaran Harga (PPH).
d) Tim tender melakukan negoisasi harga kepada rekanan
yang dinyatakan menang tender.
e) Membuat Berita Acara Negoisasi Harga.
f) Membuat Surat Perjanjian Kerja (SPK).
1) Barang Investasi
Barang yang berupa untuk perbaikan atau penggantian baru suku
cadang atau seluruh unit instalasi yang sifatnya dapat merubah
konstruksi dan inventaris serta menambah kapasitas produksi.
Barang Investasi dikategorikan menjadi :
a) Investasi penggantian atau pembaharuan (rutin).
b) Investasi penambahan atau peningkatan kapasitas.
c) Investasi penambahan jenis produk baru.
d) Investasi lain-lain.
2) Penunjukan Langsung
Pelaksanaan pengadaan barang/jasa dengan cara menunjuk langsung kepada satu
penyedia barang/jasa dengan cara melakukan negoisasi, baik tehnis maupun
harga, sehingga diperoleh harga yang wajar dan secara tehnis dapat
dipertanggung-jawabkan.
3) Swakelola
Swakelola adalah pelaksanaan pekerjaan yang direncanakan, dikerjakan dan
diawasi sendiri dengan menggunakan tenaga sendiri, alat sendiri, atau upah
borongan tenaga. Swakelola dapat dilaksanakan oleh :
2) Tunai
a) Menerima Nota Pembelian barang.
b) Menerima Laporan Harian Gudang (LHG) Masuk.
c) Membuat Kas Bon Bukti Keluar Kas / Bank (AU 11) untuk
pembayaran.
d) Menyerahkan Bukti Keluar Kas / Bank ke Sub.Bagian
Keuangan.
3) Jasa
a) Menerima Berita Acara selesainya pekerjaan.
b) Menerima faktur Pajak Pertambahan Nilai (PPn) dari rekanan.
c) Membuat Bukti Keluar Kas / Bank (AU 11) untuk Pembayaran
dan Bukti Masuk Kas / Bank ( AU 8) untuk potongan Pajak.
d) Menyerahkan Bukti Masuk / Keluar Kas / Bank ke Sub.Bagian
Keuangan.
2) Penerimaan Tetes
a) Menerima Laporan Produksi Gula dan Tetes (PB 33) dari
Bagian Pengolahan.
b) Menerima Berita Acara Perhitungan Produksi Tetes (harian),dari
Bagian Pengolahan.
c) Mencatat Kartu Persediaan Tetes (PB 49).
a) Membuat Laporan Mingguan Tetes (PB 35).
b) Membuat Laporan Dua Mingguan Persediaan Tetes model KAH
PTP-022.
c) Berita Acara Penyerahan Barang ( B.A.S.T.T) PG-Transportir
model BAP/PG/T.
d) Lampiran Daftar Penyerahan Tetes PG-Transportir model
BAP/PG/TKAH/010.
e) Membuat Laporan Pengeluaran Tetes.
f) Membuat Laporan Bulanan Persediaan Tetes.
g) Berita Acara Bukti Pemutusan dan Pemakaian segel plastik.
h) Membuat Berita Acara Stock Opname (STO) tetes, setiap dua
mingguan.
b. Pelayanan Pengeluaran Gula dan Tetes
Sebelum melayani pengeluaran baik gula maupun tetes, Sub. Bagian Administrasi
Hasil terlebih dahulu mengajukan permintaan pengeluaran gula dan tetes ke
Kantor Direksi, sebagai berikut :
b) Ampas
1) Menerima struk timbang hasil timbang dari pengirim.
2) Menimbang muatan dan kendaraan pengangkut
(Brutto, Tarra, Netto).
3) Menyerahkan struk hasil timbang ke Bagian Instalasi
dilanjutkan ke Sub.Bagian Gudang.
c) Bibit
1) Menerima surat jalan dari pengirim bibit.
2) Menimbang muatan dan kendaraan pengangkut
(Brutto, Tarra, Netto).
3) Menyerahkan struk hasil timbang ke Bagian Tanaman.
d) Daduk
1) Menerima surat jalan dari pengirim bibit.
2) Menimbang muatan dan kendaraan pengangkut
(Brutto, Tarra, Netto).
3) Menyerahkan struk hasil timbang ke Bagian Instalasi
dilanlanjutkan ke Sub.Bagian Gudang.
f) Kapur
1) Menerima surat jalan dari distributor.
2) Menimbang muatan dan angkutan (Brutto, Tarra, Netto).
3) Menyerahkan struk hasil timbang ke Sub.Bagian
Gudang.
g) Tetes
1) Menerima Memo perintah pengambilan Tetes dari
Distributor.
2) Menerima Copy Surat Ijin Mengemudi (SIM) dan Surat
Tanda Nomor Kendaraan (STNK) dari pengemudi
angkutan.
3) Menimbang muatan dan angkutan (Brutto, Tarra, Netto).
4) Menyerahkan struk hasil timbang ke Sub.Bagian
Administrasi Hasil.
h) Abu Limbah
1) Menimbang muatan dan angkutan (Brutto, Tarra, Netto).
b. Gaji Karyawan
Karyawan adalah semua pekerja yang bekerja pada PT.Perkebunan Nusantara XI
(Persero) yang berstatus Karyawan Tetap dan Karyawan Tidak Tetap dengan
memperoleh gaji.
Karyawan Tetap adalah Karyawan yang mempunyai hubungan kerja dengan
perusahaan untuk jangka waktu tidak tertentu sesuai pasal 1603/KUH Perdata,
dan pada saat dimulainya hubungan kerja didahului dengan masa percobaan
maksimal tiga bulan sesuai Undang-Undang yang berlaku.
Karyawan Tidak Tetap adalah Karyawan yang mempunyai hubungan kerja
dengan perusahaan untuk jangka waktu tertentu dan pada saat dimulainya
hubungan kerja tidak didahului dengan masa percobaan maksimal tiga bulan
sesuai Undang-Undang yang berlaku. Pembayaran gaji untuk karyawan terdiri :
1. Gaji Pokok
Gaji Pokok adalah imbalan dasar yang dibayarkan kepada Karyawan
menurut tingkat atau jenis pekerjaan yang besarnya ditetapkan
berdasarkan kesepakatan, tidak termasuk Tunjangan Tetap dan Tunjangan
Tidak Tetap
2. Tunjangan Tetap
Tunjangan Tetap adalah Tunjangan Khusus atau Struktural.
3. Tunjangan Tidak Tetap
Tunjangan Tidak Tetap adalah sejumlah uang yang disepakati diterima
oleh Karyawan sebagai tambahan penerimaan bagi Karyawan selain
Tunjangan Tetap.
4. Premi dan Upah Lembur
Premi dan upah lembur adalah sejumlah uang yang diterima Karyawan,
atas pekerjaan yang diselesaikan diluar jam jam kerja.
3. Gaji Karyawan
4. Laporan GAR
1. Pendapatan Teratur
Pendapatan teratur yang dikenakan potongan pajak, dalam hal ini
adalah gaji Karyawan. Adapun proses pemotongan Pph 21 nya
sebagai berikut :
a. Menerima Rekapitulasi Potongan gaji bulanan Karyawan
Gol I, II, III, IV dari Seksi Juru Tulis SDM.
b. Memproses secara aplikasi Pph 21 gaji bulanan.
c. Dibuatkan Surat Setoran Pajak (SSP).
d. Membayar pajak ke bank, sekaligus meminta legalitas
untuk SSP.
e. Membuat Surat Pemberitahuan (SPT) Masa.
f. Menyerahkan SPT ke Kantor Pelayanan Pajak (KPP).
g. Menerima Bukti Penerimaan Surat (Surat Kuning) dari
KPP.
d. Administrasi Gula
Untuk melayani pembelian gula Kontrak A khusus Karyawan, Seksi ini
melakukan :
1. Membagikan Kartu Pengambilan Gula Karyawan kepada
Karyawan sesuai dengan status.
2. Membuat Daftar Pembelian Gula Karyawan.
3. Menyerahkan Daftar Pembelian Gula Karyawan ke Seksi
Administrasi SDM.
4. Menyimpan Kartu Pengambilan Gula Karyawan, dari Seksi
Gudang Distribusi.
a) Surat Ekstren
Surat Ekstren adalah surat keluar dari Kantor / PG / RSU / PK / PASA /
Proyek dilingkungan PT.Perkebunan Nusantara XI (Persero) yang ditujukan
kepada pihak Ketiga.
b) Surat Intern
Surat Intern adalah surat-surat keluar / masuk antar Kantor / PG / RSU / PK
/ PASA / Proyek dilingkungan PT.Perkebunan Nusantara XI (Persero).
Surat intern terdiri dari dua jenis :
1) Surat Tunggal
Surat keluar yang dialamatkan kepada satu Kantor /PG / RSU / PK /
PASA / Proyek saja.
2) Surat Kolektif
Surat keluar yang ditujukan kepada beberapa alamat, dengan isi yang sama.
3. Urusan Tanaman
a) Tanaman Rupa-rupa (CC-).
b) Perencanaan (CD-).
c) Pengawasan/Agraria (CE-).
d) Tebang dan Angkutan (CF-).
e) PUKK (CG-).
4. Urusan Pengolahan
a) Pengolahan Rupa-rupa (DD-).
b) Pengolahan Gula (DE-).
c) Pengolahan Hasil Samping (DF-).
5. Urusan Teknik
a) Instalasi Rupa-rupa (EE-).
b) Instalasi Pabrik (EF-).
c) Bangunan (EG-).
d) Alat Angkutan dan Pertanian (EH-).
5. Urusan Pengembangan
a) Pengembangan Rupa-rupa (GG-).
b) Pengkajian Teknik / Teknologi (GH-).
c) Pengembangan Usaha (GI-).
d) Pusat Data dan Sistem Informasi (GK-).
e) Pengembangan/Pengkajian Sistem (GL-).
6. Urusan Komersial
a) Pengadaan Rupa-rupa (HH-).
b) Pembelian Impor (HI-).
c) Pembelian Lokal (HJ-).
d) Pembuatan dan Reparasi (HK-).
7. Urusan Pengawasan
a) Pengawasan Rupa-rupa (KK-).
b) Keuangan (KL-).
c) Operasional (KM-).
8. Urusan Direksi
a) Direksi Rupa-rupa (XX-).
b) Direktur Utama (XA-).
c) Direktur Keuangan/Komersial (XB-).
d) Direktur Produksi (XC-).
e) Direktur Pengembangan SDM (XD-).
b) Surat Intern
Pengiriman surat Intern dilakukan dengan cara :
1) Dikirim dengan surat pengantar model Gula A-0-05 (S).
2) Lembar asli berikut tindasan ke empat dan kelima,
dijadikan tiga ganda untuk penerima surat.
c) Surat Pengantar
Pengiriman surat Pengantar dilakukan dengan cara :
1) Menggunakan model Gula A-0-05 (s), berupa blok berisi 3 x
2. Penerimaan
Sebelum melakukan penerimaan surat, terlebih dahulu yang harus disiapkan
adalah :
a) Menyediakan bak-bak surat sesuai sesuai jumlah Bagian dan ditambah
satu untuk arsip sentral, satu untuk pejabat tinggi kantor.
b) Menyediakan buku yang terdiri atas beberapa map dengan jumlah sesuai
dengan bak-bak diatas, yang diperlukan untuk membawa dan
menyerahkan surat-surat masuk diatas kepada pejabat yang
bersangkutan.
Adapun penerimaan surat ada dua macam :
a) Surat Ekstern
Prosedur penerimaan surat Ekstern, sebagai berikut :
1) Amplop surat dibuka, dan dimasukkan ke bak surat-surat
Ekstern.
2) Menempelkan lembar disposisi (warna kuning) pada surat.
3) Membubuhkan stempel dan tanggal penerimaannya.
4) Memasukkan surat ke buku agenda.
5) Mencantumkan nomer urut pada ruang stempel dan lembar
disposisi.
6) Memberi nomor surat No.Th x.000 sampai dengan No.
Th x.999, dan seterusnya).
7) Memasukkan surat ke dalam bak pejabat tinggi kantor.
b) Surat Intern
Prosedur penerimaan surat Intern, sebagai berikut :
1) Amplop surat dibuka, dan ditempeli lembar disposisi (warna
kuning).
2) Membubuhkan stempel dan tanggal penerimaannya.
3) Memasukkan surat ke buku agenda.
4) Mencantumkan nomer urut pada ruang stempel dan lembar
disposisi.
5) Mencocokkan kode atau nomer surat-surat dengan yang
ditulis pada surat Pengantar yang bersangkutan.
6) Menandatangani tindasan surat Pengantar pada tempat yang
sudah disediakan, sedangkan yang asli dimasukkan ke
dalam ordner yang bersangkutan.
3. Penyimpanan
Untuk dapat melaksanakan kearsipan yang baik, beberapa teknis penyimpanan
arsip, sebagai berikut :
a. Setiap rubrik 1 buah ordner, teknisnya :
1) Memisahkan ordner dengan karton, bagian depan untuk
surat Keluar, dan bagian belakang untuk surat Masuk.
2) Memisahkan masing-masing bagian dengan kertas manila.
3) Memisahkan tiap ruang antara dua kertas pemisah untuk tiap
kombinasi kode rubrik atau berkas.
4) Membagi tiap kombinasi kode rubrik atau berkas dengan
kertas pemisah dari kertas kessing atau samak coklat untuk
masing-masing kantor atau pebrik, lembaga, yang dimulai
dari Direksi sampai dengan habis.
DAFTAR PUSTAKA