MANUAL RAPIDO MODULO CONTABLE PEOPLESOFT

1. Conceptos Básicos………………………………………………….
2. Sistema Integrado............................................................
3. Seguridad de Acceso
4. Definicion de Clave Contable
5. Estructura Lanzamiento Contable
6. Edicion de Asientos
7. Contabilizacion
8. Asientos contables de subsistemas…….………...............................
9. Consultas..............................................................................................
- Saldo por cuenta
- Asientos de subsistema.......................................................................
- Drill down...........................................................................................
10. Periodos abiertos...................................................................................
11. Carga de Implementacion.....................................................................
12. Mantenimiento de GL PeopleSoft ........................................................
1. CONCEPTOS BASICOS

Esta guía de formación tiene como objetivo presentar los conceptos básicos necesarios para
poder operar con el módulo de Contabilidad General PeopleSoft.

1.1. UNIDADES DE NEGOCIO EN CONTABILIDAD GENERAL

Una unidad de negocios de GL es una subdivisión de la organización que mantiene su
propia serie de libros o contabilidades. Cada unidad de negocios gestiona sus propias
transacciones. Asi, se pueden crear cuantas unidades de negocio sean necesarias.
En el caso de Santista Argentina, tenemos una sola unidad de negocios que es
Tavex Argentina.

1.2. LOCAL CONTABLE o UNIDAD CONTABLE

Cada Unidad de Negócios tiene sus locales contables o unidades contables
En Tavex Argentina tenemos:
- 004 Local Contable Planta Tucuman
- 005 Local Contable Chaco
- 009 Local Contable Buenos Aires

1.3. CONTA CONTÁBIL

El plan de cuentas será sustituido con la implementacion del sistema, por un nuevo,
debido a las necesidades legales y controles internos de Tavex preparado por equipo
de contabilidad.
El plan está estructurado em grupos de cuentas : Activo, Pasivo, Patrimonio Neto y
Resultado.
Asi, cada cuenta tiene su regla para aceptar asientos contables. Todas necesitan,
claro, indicar la unidad contable, pero algunas pueden necesitar la indicación de
detalles como, por ejemplo, registro en caso de cuentas bancarias o centro de costo
en caso de cuentas de gastos. Pueden aun no exigir detalles.

1.4. CENTROS DE COSTOS

Los códigos de Centros de Costos, serán usados siempre para identificar los
departamientos para cuentas de gastos.
Están agrupados por sus grandes bloques como Hilanderia, Tejeduria, Terminacion,
Ingenieria y otros.
Para todo centro de costo, hay que tener una persona responsable que sera el
aprobador para gastos o compras hechos para este centro de costo.

Los centros de costos son presentados en dos bloques :

a) Centros de Costos de Administracion (en general los de oficina): y
 b) Centros de Costos Industriales (de Planta), separados entre productivos y
auxiliares.

1.5. REGISTROS CONTABLES

Este código identifica detalle de una cuenta y tiene una finalidad que se podria
llamar tambien de subcuenta.
Los casos mas claros son de las cuentas de bancos:

Ejemplo a) – Cuenta 112110 Bancos

- Registro 60000
- Registro 60001 .

Asi, cada cuenta bancaria tiene um registro próprio em la contabilidad, posibilitando

su conciliacion y control individual, cuando contestado con el extracto bancario
correspondiente.

2. Sistema Integrado (ERP)

Cuentas a Cuentas a
Pagar Cobrar
AP
AR

Gestión de Gestión de
Activos Caja
TR
AM

CONTABILIDAD GENERAL
GL
Facturación
Almacenes .
BI
IN

Gastos
Costos EX
CE
3. Seguridad de Acceso

PeopleSoft es un sistema unico, formado por sus diversos modulos integrados y cada
usuario tiene su propio perfil de acceso, por lo tanto, cada usuario va accesar las
funciones del sistema que están autorizadas por su jefe o responsable por las
actividades. Cada usuario tiene su perfil de acceso al sistema.
Asi, cuando un empleado tiene su baja registrada, debe este acceso ser cerrado para que
no haga mas transacciones hechas en nombre del mismo. Por la misma razon, si un
empleado cambia de area o actividad en una misma area y el jefe responsable desea que
él no tenga mas acceso a determinadas funciones o paineles, puede comunicar al
administrador del sistema para que sea ajustado este perfil acuerdo las nuevas
necesidades.

4. Definición de Claves Contables

Unidad Calendário
Unidad Calendário
de Libros Perfil de Controle Valor
de Libros Ano Período Valor
Negocio Ano Período
Negocio

Cuenta Local Centro de Costo Registro

Cuenta Local Centro de Costo Registro

5. LANZAMIENTO CONTABLE

El lanzamiento contable es formado por la combinación de los códigos arriba,

acuerdo la característica de cada cuenta contable.
 Por lo tanto, los asientos contables solamente serán registrados y contabilizados por
el sistema en las siguientes condiciones:

- Con códigos de cuenta contable y local (unidad contable) válidos;

- Con códigos de Centro de Costo y /o Registro acuerdo abajo:

1) Normalmente una Cuenta de Activo no exige Centro de Costo pero pueden

exigir registro o no acuerdo sus características. Ejemplos objetivos de estos son:
- Bancos (cada cuenta bancaria tiene su própio registro)
- Stock de Almacenes (cada categoria tiene su própio registro).

2) Las Cuentas de Pasivo tienen la misma característica de las cuentas de Activo, y

ejemplos son :
- Acreedores Diversos (cada uno tiene su propio registro).

3) Cuentas de Resultado: Pueden exigir Registro y / o Centro de Costos, acuerdo su

necesidade. Ejemplo:

- Cuentas de Ventas : tienen detalle de registro que informa la familia de

producto. No exige detalle de Centro de Costo porque de uma forma general, el
resultado de uma venta es de la compañia como um todo y no de una area
especifica..

- Contas de Gastos Gerais e Administrativos: Algumas exigem cadastro e

Centros de Custos, como a conta de Viagens, para identificar qual departamento
gastou e se o gasto é dedutível ou não.
Já outras contas como Comunicações exigem a informação somente do
departamento (Centro de Custos) que realizou o gasto.

- Cuentas de resultado financieiro: No tienen Centro de Costos porque em

general no son asociadas a un departamiento especifico pero si a toda la
compañía.

Cualquier uno de los codigos que forman el lanzamiento contable pueden ser
inactivados individualmente. Así, a partir del instante en que son inactivados, el sistema
no recibe más ningún lanzamiento para este código. Revertendo el status para activo,
el codigo vuelve a recibir normalmente los asientos.

Las cuentas tambien tienen la posibilidad de ser asignadas para recibir solamente
asientos automaticos (de subsistema) o manuales.
6. EDICION DE ASIENTOS

Menú Principal > Contabilidad General > Asientos > Introducción de Asientos >
Creación/Actz de Asientos
Guardar
els
Asientos

Descrición
del Asiento

Editar Asiento
Cuando Estado Asiento está N = Necesita Editar el Asiento

Os valores para el campo Estado Asiento son:

N – Necesita Editar el Asiento
E – Error en el Asiento
V –Valido el Asiento
P – (Posteado) Asiento Contabilizado
U – (Unposted) Asiento Estornado

Estado de Asiento después de ejecutar el proceso de Edición

7. Contabilizacion de Asientos
Estado del Asiento después de ejecutar el proceso de Contabilización

Menú Principal > Contabilidad General > Asientos > Proceso de Asientos > Edición de
Asientos
Puede criar la Petición con Origen Sistema, con De ID Asiento hasta A ID Asiento o
De Fecha Asiento hasta A Fecha Asiento.
Menú Principal > Contabilidad General > Asientos > Proceso de Asientos > Marcación
de Asientos p/Contz
8. Consultas
Menú Principal > Contabilidad General > Revisión de Datos Financieros > Asientos
Menú Principal > Contabilidad General > Revisión de Datos Financieros > Contabilidad
Menú Principal > Herramientas de Informes > PS/nVision > Definición Petición de
Informe
 2

Hacer en las secuencias de los números

1 – Guardar
2 – Ejecutar Informe
9. Periodos Abiertos
El administrador del modulo contable PeopleSoft GL tiene como una de sus mas
importantes responsabilidades el mantenimientos de la tabla de periodos abiertos.
Se puede controlar el periodo abierto de una forma general solo por GL, o entonces para
cada modulo en particular. Asi, es posible cerrar en un primer dia del mes un modulo
como Facturacion o Cuentas por Pagar, mientras sigue abierto por un dia mas las
entradas de

Definición de finanzas/cadena suministro/Datos de Unidades de Negocios/Contailidade

General/Periodos Abiertos/Actualizacion de Periodos Abiertos