1.

PROJECT OBJECTIVE & SCOPE OF WORK

1.1 Project Objective

o Membangun software aplikasi ( instalasi software ke hardware
(Server), Instalasi server (yang sudah terinstal software aplikasi ) dan
instalasi hardware (LAN, WAN, Supporting Accessoris) di 8 lokasi.
o Project bersifat turn key.

1.2 Scope of Work

Scope Of Work Qty

1 Procurement
a. Computer Hardware 8 unit
b. LAN&WAN peripheral&connection 8 set
c. Software package 1 lot
d. Supporting (UPS, Genset, Wiring, AC, 8 set
Computer Room)
2 Software Development
a. Special purpose S/W 1 lot
b. Software package customization 1 lot
3 Delivery to sites 1 lot
4 Installation 1 lot
5 Testing & Commissioning 1 lot
6 Hand Over 1 lot

Nilai total proyek : 50 Miliar rupiah

Initial Meeting Preparation terlampir ( lampiran 1 )

2. SCHEDULE PLAN & BUDGET PLAN

2.1 Schedule Plan

Dalam merencanakan schedule plan dasar pengambilan jadwal yang

diambil berasal dari Action plan dan Work Breakdown System (WBS).
Data untuk pembuatan schedule plan diperoleh dari expert judgment,
historical/empirical data, proven techniques (including statistics), dan
kombinasi dari keduanya.
Pendekatan dasar yang dipakai adalah dengan membentuk sebuah
network antara hubungan dari kegiatan dan event, grafis sekuensial
yang menggambarkan hubungan antara tugas-tugas dalam sebuah
 proyek, tugas-tugas yang harus mendahului atau mengikuti tugas-tugas
lain yang diidentifikasi dengan jelas, serta dalam fungsi waktu. Tujuan
dari schedule plan adalah berfungsi sebagai dasar untuk memantau dan
pengendalian kegiatan proyek juga menyediakan dasar estimasi yang
baik untuk fase perencanaan dan pelaksanaan. 1

Sedangkan kurva S untuk monitoring schedule plan adalah sebagai

berikut :

Gambar 1. Kurva S Schedule Plan.

Legend : WK = Week (Minggu) , M = Month (Bulan)

Detail schedule terlampir. (lampiran 2 )

2.2 Budget Plan

Untuk Budget plan ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu
sumber daya apa proyek ini akan diperlukan , kuantitas yang diperlukan
setiap saat, waktu sumber daya akan diperlukan , berapa banyak biaya
yang akan diperlukan dan juga termasuk efek inflasi harga potensial .
Work Elemen Costing dalam masing-masing elemen kerja dalam
rencana aksi atau WBS dievaluasi untuk kebutuhan sumber daya dan
biaya dari setiap sumber daya yang diperkirakan. Biaya lain, biaya

1
Jack R. Meredith and Samuel J.Mantel , Project Management, A Managerial Approach, 6 th Edition, Jon
Wiley & Son , 2006
 langsung sumber daya dan mesin yang dibebankan langsung ke proyek,
dan tidak ussualy subjes untuk biaya overhead atau biaya operasi ($ /
jam atau $ / operasi siklus), ditambah biaya penyusutan baik yang
didasarkan pada waktu atau jumlah siklus operasi.2

Rincian nilai proyek (sesuai kontrak) adalah sebagai berikut :

Activity Nilai (juta)

Procurement 30,000
Software Development 10,000

Delivery to sites Installation HW &

Supporting Testing & Comissioning Hand- 5,000
Over
Project Management 5,000
Total 50,000

Termin pembayaran per item pekerjaan adalah sebagai berikut :

Activity Termin
Procurement
Hardware

Fase pemesanan 30 %

BAST 95 %

LAN & WAN peripheral & Connection

Fase pemesanan 30%

BAST 95%

Software

Fase pemesanan 30%

BAST 95%

Supporting

Fase pemesanan 30%

BAST 95%
Software Development

Special Purpose S/W

2
ibid
 Start 30%

End phase Testing per modul 50%

End phase Testing integrating modules 80%

End Phase testing & Comissioning akhir 95%

Software Package Customization

Start 30%

End phase Testing per modul 50%

End phase Testing integrating modules 80%

End Phase testing & Comissioning akhir 95%

Delivery, Instalation, Testing

Commisioning,HandOver

Start 30%

BAST (total semua lokasi) 50%

End Phase testing & Comissioning akhir 95%

Project Management

Project manager Per bulan, awal bulan

Administration Per bulan, awal bulan

Di bayar pada saat

Training
training selesai

Kurva S untuk monitoring budget plan adalah sebagai berikut :

 Gambar 2. Kurva S Budget plan

Detail monitoring budget plan terlampir (lampiran 3 )

3. MILESTONES & KEY DELIVERABLES

Milestone dan key deliverables adalah sebagai berikut :

Waktu Activity
 Procurement Software
 Procurement Supporting
Accessories
- Akhir Bulan ke-3
 Software Development sampai
(Payment 50%)
dengan proses Testing Module
 Project
Manajement

Akhir Bulan ke-5  Finish Procurement

(Payment 80%) Hardware
 Finish Software
Development
 Instalasi LAN-WAN
 Supporting Accessories :
o Lokasi
1, 2, 3
o Lokasi
5,6,7
o Peneri
maan barang di lokasu IV
dan VII
 Project
Manajement

 Testing
Commissioning
Akhir Bulan ke-7
 Instalasi di
(Payment 95%)
Lokas 4 dan 8
 Hand Over

4. WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS), STRUKTUR ORGANISASI

PROYEK, & KEY RESOURCE PEOPLE

Work Breakdown Structure (WBS) adalah sebuah tool yang menjelaskan

proyek dan menggolongkan project’s dicsrete work elements dalam sebuah cara
yang dapat membantu mengorganisasi dan menjelaskan total work scope dalam
proyek.
Task yang di breakdown pada level detail yang tepat selama semua task
yang berarti dari work packages yang sudah diidentifikasi dan dapat individually
planned, budgeted, scheduled, monitored, and controlled. 3

3
ibid
4.1 Work Breakdown Structure (WBS)
4.2 Struktur Organisasi Proyek

Project Steering Commitee

Executive Direktur Vendor Direktur Vendor Direktur Vendor Direktur Vendor

General Manager A B C D

Owner Vendor

Project Leader
Project Manager
Senior Project Manager
(General Manajer IT)
Vendor A

Project Administration

Manager ADUM

Manager Manager Project Manager Project Manager Project Manager

Manager IT Manager Support
Procurement Installation Vendor A Vendor B Vendor C

Gambar 3. Struktur Organisasi Proyek keseluruhan

Project Manager
(General Manager IT)

Project Testing &

Procurement IT Management Installation
Commisioning

Manager Manager Project Manager Manager

Manager IT Management
Procurement Installation Technical Support

Project Installation Co- Technical Support

Procurement Staff 1. Software Management
Development team ordinator & co-ordinator &
( 3 Persons) Admin team
2. Software Installation team Team
Pacakage
Customization
Team

Gambar 4. Struktur Organisasi Proyek - owner

 Responsibility :
- Procurement Hardware (Site 1)
- Install Software to Hardware (Site 1)
Vendor A - Testing Software & Hardware (Site 1)
- Delivery to sites (All Sites)
- Testing & Commissioning Hardware (All sites)
- User Administration Training (All sites)
- Hand-Over (All sites)
- Maintenance (All sites)
- Project Management (Site 1)

Vedor B Vendor C Vendor D

Responsibility : Responsibility :
Responsibility :
- Procurement LAN & WAN Peripheral connection - Software Development for
- Procurement Support (Site 1)
and Software Package (Site 1) Special Purpose (Site 1)
- Installation supporting facilities (All
- Software Package Customization (Site 1) - Special Purpose Software
sites)
- Software Customization Testing & Acceptance Test Development Testing and Site
- SW to Hardware Installation and
(Site 1) Acceptance (Site 1)
Testing (Site 1)
- SW to Hardware Installation and Testing (Site 1) - Delivery to sites (All sites)
- Delivery to sites (all sites)
- Delivery to sites (all sites) - Software testing &
- Testing & Commissioning
- Testing & Commissioning LAN & WAN Peripheral Commissioning (All sites)
Supporting facilities (All sites)
Connection and Software Package (All sites)

Gambar 5. Struktur Organisasi Proyek - Vendor

4.3 Key Resource People

Key resource people di proyek ini adalah sebagai berikut :

Task Key Resource People

1 Project management team Project manager, supporting staff

2 Procurement:, GA & Procurement specialist, administrative

Documentation clerks, technical writer

3 Software works Business process analyst, system

analyst, programmer, Data base relation
Analyst, Integration Analyst

4 Site delivery Expedition specialist

5 Installation Technician, LAN/WAN integrator, +

 supervisor

6 Testing & commissioning Engineer, supervisor, technician

7 Training Training engineer, training organizer

5. CRITICAL PATH & KEY RESOURCE IN CRITICAL PATH

Jalur kritis dan sumber daya yang harus tersedia pada tahapan-tahapan kritis
adalah sebagai berikut :

ITEM PEKERJAAN (CRITICAL KEY RESOURCES

PATH)

SOFTWARE PACKAGE
CUSTOMIZATION

Analisis & Desain Sistem Proses procurement software selesai

(software tersedia)

Desain Aplikasi (Approval)

Process Mapping

Programming

Testing Per Module

Integrating Modules

Testing Integrating Modules

Instalatian Software to Hardware Proses procurement H/W (sub testing

H/W) selesai (Hardware / Server
tersedia). Proses software
development (integrating module)
selesai

Testing & Commisioning

Software Development

Installation LAN,WAN,
Supporting Accessories site
1 (Kantor pusat)

Testing & Commissioning Installation LAN, WAN, Supporting

 site 1 (Kantor pusat), Accessories di lokasi 1,2,3,4,5,6,7,8
2,3,4,5,6,7,8 selesai.
Installation Server dilokasi
2,3,4,5,6,7,8 selesai.

Hand over

6. MANAJEMEN KONTROL

Arti penting dari sebuah control adalah : The importance of control

- Pusat dari kesuksesan delivery proyek adalah dalam kemampuan dari
tim manajemen proyek dan kemampuan untuk memonitor dan
memprediksi their accomplishment.
- Progres dibuat harus terukur dan dengan tujuan 9goal) yang lebih
spesifik

Tujuan Kontrol adalah mengkonsolidasi otoritas dan penekanan koordinasi,

predict trends and result, menghasilkan informasi untuk perencanaan ke
depan dan goal adjustments, menghasilkan informasi dari pengalaman yang
telah lalu. 4

Gambar 6 contoh kurva S untuk fungsi control.

6.1 Kontrol pada Critical Path

Critical path ratio berasal dari 2 bagian, yaitu :

- The ratio of actual progress to scheduled progress
- The ratio of budgeted cost to actual cost.

4
ibid
 Critical Ratio : (Actual progress/scheduled progress) X (budget
cost/actual cost)

critical ratio adalah a good measure of the general health of the project
Dengan mengkombinasikan kedua rasio,. Dapat di identifikasikan sebuah
“bad” ratio to be offset by a “good” ratio. 5

Gambar 7. Kurva kontrol performansi untuk critical path

Detail kontrol performansi untuk critical path terlampir. (lampiran 4)

5
 Gambar 8. Kurva kontrol budget/cost untuk critical path

Detail kontrol budget/cost untuk critical path terlampir. (lampiran 5)

6.2 Kontrol untuk Performansi

Gambar 9. Kurva untuk kontrol performansi

 6.3 Kontrol untuk Budget

Gambar 10. Kurva untuk kontrol budget

7. MANAJEMEN RESIKO (Risk Management)

Risk management adalah sebuah pendekatan terstruktur untuk
mengendalikan ketidakpastian (uncertainty) yang berkaitan dengan
ancaman (threat), sebagian dari aktivitas manusia (human activity) yang
termasuk didalamnya : risk management, and mitigation risk dengan
menggunakan sumber daya managerial.
Tujuan dari risk management adalah untuk mereduksi perbedaan resiko
ke level yang dapat disetujui oleh manajemen.
Identifikasi resiko potensial adalah dengan mengidentifikasi even yang
men trigger, kapan ini sering terjadi (When its likely to happen), dan akar
permasalahan dari masalah (Root Cause of Problem).6

7.1 Risk Identification

6
ibid
 Events or When its likely Root Cause of
No Risk Agent
Trigger to happen Problem
1 Pemadaman 2 x seminggu PLN Pemadaman berkala
listrik bergilir karena supply
oleh PLN terbatas
2 Koordinasi Sebelum instalasi Owner Instalasi di setiap
antar setiap lokasi terlambat
lokasi
3 Pengembangan Pada saat uji Software Pengembangan
software perlu fungsi developer software yang
waktu yang complicated
lama
4 Sosial politik Sekali per 3 Masyarakat & Pemahaman kondisi
bulan ekonomi sosial politik
nasional

Kemudian assesment resiko atau implikasi adalah dengan mengidentifikasi

resiko dan symptom, tingkat keseringan (frequency), dan level akibatnya
(impact level).7

7.2 Risk Asessment

 Category : Pemadaman listrik bergilir
Risk
Risk & Probability Risk
No Risk Impact Impac
the Symptom to happen Category
t Level
1 Biaya dan waktu Biaya membengkak Likely Major Medium
7
ibid
 pelaksanaan & kemungkinan
proyek melebihi proyek dilanjutkan
yang di tahun anggaran
direncanakan berikutnya.

 Category : Koordinasi antar setiap lokasi

Risk
Risk & Probability Risk
No Risk Impact Impact
the Symptom to happen Category
Level
1 Proses instalasi Keterlambatan
dan commissioning proses instalasi
tidak dapat dan Possible Major Medium
dilaksanakan commissioning
sesuai jadwal

 Category : Pengembangan software

Risk
Risk & Probability Risk
No Risk Impact Impact
the Symptom to happen Category
Level
1 Scope Creep Project mengalami
keterlambatan Likely Major High

2 Failure di Project mengalami

programming keterlambatan Likely Major High
per modul
3 Failure di Project mengalami
integrasi antar keterlambatan Likely Major High
modul
4 Failure di Project mengalami
instalasi keterlambatan
Likely Major High
software ke
hardware
 Category : Sosial politik
No Risk & Risk Impact Probability Risk Risk
the Symptom to happen Impact Category
 Level
1 Kedatangan Keterlambatan
perangkat project Possible Major Medium
terlambat

Strategi yang digunakan untuk menghadapi resiko ini adalah meliputi :

mentransfer resiko ke bagian lain, menghindari rediko (avoiding risk),
mereduksi efek negatif dari resiko (reducing the negative effect of the risk),
dan menyetujui beberapa atau semua konsekuensi dari sebuah bagian resiko
(accepting some or all off the consequences of a particular risk). 8

7.2.2 Risk Asessment

 Category : Pemadaman listrik secara bergilir
Original
Remaining
No Risk Risk Strategy Action
Risk Level
Level
1 Biaya pelaksanaan Accept Install UPS dan
proyek melebihi Medium the risk genset Low
yang direncanakan

 Category : Koordinasi antar setiap lokasi

Original
Remaining
No Risk Risk Strategy Action
Risk Level
Level
1 Proses instalasi Avoiding Mengontrol
dan the risk aktivitas
commissioning berdasarkan
Medium Low
tidak dapat schedule yang
dilaksanakan sudah dibuat
sesuai jadwal

 Category : Pengembangan software

No Risk Original Strateg Action Remaining

8
ibid
 Risk
y Risk Level
Level
1 Scope creep Avoiding Design approval pada saat
High the risk awal (Tahap 1.2.1.2 Medium
Desain aplikasi approval)
2 Failure di Avoiding Setiap tahapan proses
programmin the risk software development
g per modul didokumentasikan
High (disimpan PM) dan Medium
mengikuti prosedur
standar ISO IEC
90003:2004 (item
3 Failure di Avoiding Konsep integrasi di
integrasi the risk masukkan dalam tahap
High Medium
antar modul pemetaan proses (1.2.1.3
Proses mapping)
4 Failure di Avoiding Instalasi dimasukkan pada
instalasi the risk tahap procurement H/W
software ke (1.1.1.5 Instalasi software
hardware High ke hardware) dan tahapan Medium
software development
(1.2.1.8 Installation
software to hardware)

Category : sosial politik

Original Remaining
No Risk Strategy Action
Risk Level Risk Level
1 Kedatangan Avoiding Mencari barang
perangkat the risk yang ready stock &
terlambat Medim mengurangi Low
kebutuhan barang
yang harus diimport
8. OPERATING STRATEGY
o Mendahulukan pembuatan dan penyelesaian software.
o Pengadaan HW keseluruhan akan dilakukan pada medio pertengahan
dan dilakukan secara terpusat (HQ sebagai hub)
o Dokumentasikan dengan baik
o Pelaporan tepat waktu dengan data lapangan yang akurat.
o Install S/W sebelum pengiriman H/W ke site
o Buat pencadangan biaya untuk mengantisipasi risiko dan recovery
 Jika S/W terlambat terlalu lama
 Produktivitas menurun akibat resource availability yang rendah
 o Lakukan monitoring secara berkala untuk penyelesaian masalah dan
identifikasi potensi masalah untuk mengambil langkah preventif dan
antisipatif.
o Tidak ada perubahan tanpa persetujuan PM. Pada level tertentu harus
atas persetujuan PSC.

Meeting (pertemuan) akan dilakukan secara rutin :

 Technical Meeting: Akan diadakan sesuai kebutuhan, akan dihadiri oleh
tim tehnis.
 Weekly Meeting: dalam meeting ini project manager, pimpinan tim
vendor , pimpinan tim tehnis dan site supervisor akan hadir dan
membicarakan perkembangan setiap kegiatan atau milestones.
 Monthly meeting / Plano Meeting: Seluruh tim project akan hadir untuk
mengetahui progress keseluruhan dari proyek.
 Executive Meeting : Meeting antara project owner dan project manager,
akan diadakan 1 kali dalam 1 bulan.

8.1 Weekly Meeting

Weekly meeting merupakan kegiatan rutin yang dilakukan ketika project
berjalan. Tujuannya adalah untuk memonitor, berdiskusi, sekaligus
mengevaluasi jalannya proyek ini. Weekly meeting ini dihadiri pihak
owner maupun vendor. Progress mingguan dari proyek ini dapat terlihat
dari pencapaian task yang harus selesai setiap minggunya dari detail
schedule yang telah dimiliki.

8.2 Monthly report

Seperti telah disebutkan dalam poin 4, Contractual Aspect. Monthly
report sebagai salah satu persyaratan pelaporan yang harus dipenuhi,
karena dalam report ini tertulis progress dari proyek baik secara biaya,
kwalitas dan waktu pencapaiannya. Selain itu juga disampaikan
permasalahan yang sudah diselesaikan dan belum diselesaikan. Sehingga
evaluasi terhadap jalannya proyek dapat dimonitor, salah satunya
dengan monthly report ini.
 Daftar Pustaka

Jack R. Meredith and Samuel J.Mantel , Project Management, A Managerial

Approach, 6th Edition, Jon Wiley & Son , 2006.

DAFTAR LAMPIRAN