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Como tratar não conformidades? Metodologia e ferramentas

Como tratar não conformidades? Metodologia e ferramentas

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Apresenta um roteiro básico de como tratar não cnformidades do sistema dos sistemas integrados de gestão, destacando a metodologia e uso de ferramentas.
Apresenta um roteiro básico de como tratar não cnformidades do sistema dos sistemas integrados de gestão, destacando a metodologia e uso de ferramentas.

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Published by: Gerisval Alves Pessoa on Jan 03, 2010
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Como Tratar Não Conformidades do Sistema dos Sistemas Integrados de Gestão?Metodologia e FerramentasGerisval Alves Pessoa1.INTRODUÇÃO
 Nas auditorias internas e externas em sistemas de gestão da qualidade ou ambiental queparticipei, durante 20 anos, verifiquei certa dificuldade das organizações demonstrarem aeficácia nos processos de ação corretiva e ações preventivas das não conformidadesreais e potenciais detectadas em seus sistemas.A seguir apresento algumas orientões que podem auxiliá-los naimplementação de ões que eliminem as causas de o conformidades reais epotenciais, de forma que evitem a sua repetição, tendo como base as oito etapas doPDCA para a solução de problemas proposto por Campos (2004).
2.AÇÃO CORRETIVA E PREVENTIVA: METODOLOGIA E FERRAMENTAS
Para implementão de ações que eliminem as causas das nãoconformidades e evite a sua repetição, a NBR ISO 9001:2008 solicita que a organizaçãotenha um procedimento documentado que defina requisitos para:
a - Análise crítica da não conformidade, incluindo reclamações dos clientes.
Neste item é importante que a organização possua um critério para aclassificação de suas não-conformidades de acordo com os seus
efeitos, criticidade eimportância
. Para facilitar esta classificação a organização pode criar uma matriz do tipo
C (criticidade) = E (efeito / severidade) + A (Abrangência / Importância)
Avaliação:
Efeito no Sistema:
 1 - Desprezível2 - Moderado3 - Catastrófico / Alta
Abrangência:
1 - Pontual2 - Em parte do Sistema3 - Em todo o Sistema
Por: Prof. Msc. Gerisval Alves Pessoa
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Classificação da Não conformidade:
2 - Insignificante3 - 4: Moderada5 - 6: Crítica
b - Determinação das causas da não conformidade
Neste item, a maioria das organizações tem dificuldade em demonstrar como as causas da não conformidade foram determinadas, em função do ciclo viciosodas o conformidades e da cultura nacional de atuação somente no efeito dosproblemas sociais e/ou gerenciais.
Ciclo vicioso das não conformidades / problemas:
- Não conformidade / problema ocorre em função da atuação de uma ou mais causas- Ação de correção somente para a remoção do sintoma (ação no efeito do problema /não conformidade)- As causas fundamentais da não conformidade não são investigadas- Não são tomadas ações para bloquear as causas das não conformidades- As mesmas causas fundamentais atuam novamente- A não conformidade reincide.Para mudar esta cultura é necessário que o líder exija análise e não só otratamento de qualquer forma somente para se livrar da não conformidade.Um forma simples para análise e determinação das causas de uma nãoconformidade é a aplicação do princípio dos 3 "GEN" (GENBA - ir ao local da ocorrênciada não conformidade; GENBUTSU - observar o equipamento, ferramenta, produto ouprocesso e GENSHO - entender o fenômeno) e do Método dos 5 por quês (questionar sucessivamente por quê o fenômeno ocorre. Para cada resposta, devemos perguntar orespectivo por quê e assim sucessivamente. O resultado final é a causa fundamental doproblema)A seguir apresentamos uma sequência lógica de ferramentas a seremutilizadas na determinação das causas de uma não conformidade quando as informaçõessão qualitativas:1 - Brainstorming com a equipe envolvida no processo que ocorreu a não conformidade2 - Uso do diagrama de afinidade para agrupar as causas semelhantes3 - Estruturação do diagrama de causa e efeito de acordo com os agrupamentos decausas definidos no diagrama de afinidades4 - Uso de uma matriz de priorização/consenso das causas (F I A): F - Frequência daocorrência da causa; I - Impacto da causa na o conformidade; A - Autonomia naeliminação da causa.Para votação de cada fator, atribui-se as seguintes notas:1 - Baixo
Por: Prof. Msc. Gerisval Alves Pessoa
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3 - Médio5 - AltoPontuação = F x I x ASerão consideradas as causas fundamentais as mais pontuadasPodemos também, optar pela votação simples: 1 - Causa importante, 3 -causa muito importante e 5 - causa crítica.5 - Uso do método dos 5 por quês para determinar a causa raiz
c - Avaliação da necessidade de ações para assegurar que não-conformidades não
ocorram novamente.Esta avaliação pode ser feita considerando a criticidade e a abrangência danão conformidade, bem como a eficácia da ação de correção.
d - Determinação e implementação de ações necessárias.
Faça um brainstorming para determinar as ações de bloqueio da causa raize elabore um plano de ação contendo no mínimo: o que (ação de bloqueio), quem(responsável pela ação) e quando (prazo para implementação de cada ação). De acordocom a maturidade do sistema este planejamento pode ser feito utilizando o 5W2H.
e - Registro dos resultados de ações executadas.
Para monitorar a implementação das ações, podemos utilizar o relatório dastrês gerações que pode ser complementar ao 5W2H:- Previsto (plano - ontem)- Realizado - real - hoje- Resultado - hoje- Pontos problemáticos - hoje- Novas ações - futuro
f - Análise crítica da eficácia da ação corretiva executada.
Avaliar a pertinência e a adequação das ações e a eficácia dos resultados.Sugerimos neste caso, um acompanhamento de no mínimo 60 dias dos resultadosobtidos com a implementação das ações corretivas para que a não conformidade sejaencerrada.
3.CONCLUSÃO
Estas dicas ajudarão aos gestores e Representantes da Direção (RD) aconduzirem os processos de ação corretiva e ação preventiva do sistema de gestão daqualidade e/ou ambiental de forma mais eficaz, além de proporcionar um roteiro lógicocom ferramentas simples que quaisquer empregados da organização possam utilizá-las.
Por: Prof. Msc. Gerisval Alves Pessoa
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