Sistem dapat abstrak atau fisis. Sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan atau konsepsi-konsepsi yang saling tergantung. Misalnya, sistem teologi adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan tentang Tuhan, manusia dan sebagainya. Sistem yang bersifat fisis adalah serangkaian unsur yang bekerja untuk mencapai suatu tujuan.

Untuk menjelaskan sistem yang bersifat fisis, Gordon B. Davis memberikan contoh-contoh antara lain sebagai berikut : Sistem angkutan, pegawai-pegawai, mesin-mesin, dan organisasi yang menyangkut barang-barang. Sistem sekolah, gedung-gedung, guru-guru, administrator-administrator, buku-buku pelajaran, dan sebagainya yang bersama-sama berfungsi memberikan pelajaran kepada para siswa.

Prof.Dr.Mr.S. Prajudi Atmosudirdjo dalam bukunya Pengambilan Keputusan, mengatakan: Sistem sebagaimana telah saya rumuskan dalam BAGIAN-BAGIAN terdahulu adalah setiap sesuatu yang terdiri atas obyek-obyek, atau unsur-unsur, atau komponen-komponen yang bertata-kaitan dan bertata-hubungan satu sama lain sedemikian rupa sehingga unsur-unsur tersebut merupakan suatu kesatuan pemrosesan atau pengolahan uang tertentu.

Richard A. Johnson, Fremont E. Kast, dan James E. Rosenzweig dalam buku mereka yang berjudul The Theory and Management of System, yang diterjemahkan oleh rs. S. Pamudji, M.P.A dalam bukunya, Teori Sisteam dan Penerapannya dalam Management, mengemukakan bahwa suatu sistem adalah suatu himpunan atau perpaduan hal-hal atau bagian-bagian yang membentuk suatu kebulatan/keseluruhan yang kompleks atau utuh.

Suatu sistem akan didefinisikan sebagai suatu gugus komponen-komponen yang dirancang untuk menyelesaikan suatu tujuan tertentu sesuai dengan rencana. Terdapat tiga hal yang penting dalam definisi ini. Pertama, adanya maksud atau tujuan, dimana sistem dirancang untuk mengerjakannya. Kedua, adanya suatu rancangan, atau suatu susunan komponen-

Hal, peristiwa atau kenyataan lainnya apa pun yang mengandung sesuatu pengetahuan untuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan, pembuatan kesimpulan atau penerapan keputusan. Data adalah ibarat bahan mentah yang melalui pengolahan tertentu lalu menjadi keterangan (informasi).

Data, bahan mentah bagi informasi, dirumuskan sebagai kelompok lambang-lambang tidak acak yang menunjukan jumlah-jumlah, tindakan-tindakan, hal-hal, dan sebagainya. Data- data dibentuk dari lambang grafis seperti *, $, dan ~. Data-data disusun untuk mengolah tujuan-tujuan menjadi susunan data, susunan kearsipan, dan pusat data atau landasan data.

Menurut Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang.

George R. Terry, Ph.D. menyatakan bahwa informasi adalah data yang penting yang memberikan pengetahuan yang berguna. Selanjutnya dijelaskan oleh beliau bahwa kegunaan informasi tergantung pada :

Manajemen adalah suatu proses tertentu yang terdiri atas perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan yang dilakukan untuk menentukan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan menggunkan manusia dan sumber-sumber lainnya.

Keseluruhan jalinan hubungan antara satuan-satuan dan jaringan lalu lintas macam-macam keterangan dalam sesuatu organisasi serta segenap proses pengumpulan, pengolahan, penyimpanan,pengambilan kembali dan penyebaran keterangan itu dengan berbagai peralatan sehingga memungkinkan para anggota melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya maupun pimpinan membuat keputusan atau menjalankan tugas kepemimpinannya yang lain secara tepat.