2.

MENEDZSMENT FUNKCIÓK A VÁLLALKOZÁS FELÉPÍTÉSE ÉS

MŰKÖDÉSE SORÁN

Mi a menedzsment?

Művészet a tanuláson kívül, velünk született adottságokra is szükség

= van, hogy ne csak értsük, hanem érezzük is az emberek
véleményét.

Tudomány hisz saját tárgyát és módszerét igazolja, rendelkezik önálló

= és új tárgykörrel.

Szakma = mivel egy foglalkozás is magában.

A menedzser feladata, hogy elérje a kitűzött célokat, meghatározott időn

belül, a rendelkezésre álló eszközök hatékony felhasználásával.

MENEDZSMENT: a célok kitűzésének és megvalósításának folyamata, az 5 menedzsment

funkció által, humán – pénzügyi – anyagi -források felhasználásával.

1. TERVEZÉS: A jövő előkészítése ma. Itt kerülnek kidolgozásra, az

egész intézményre vonatkozó célok, valamint a megvalósításhoz
szükséges feladatok és legalkalmasabb módszerek is
meghatározásra kerülnek.
2. SZERVEZÉS: során megalkotjuk azokat a tevékenységsorozatokat
(folyamatokat), amelyek a kitűzött cél elérését segíti. Létrehozzuk
azokat a szervezeteket, amelyek keretein belül a tevékenységek
lezajlanak.
3. VEZETÉS: személyek és csoportok befolyásolási folyamata célok
meghatározása és megvalósítása érdekében. Emberekre irányul.
4. IRÁNYÍTÁS: a cél elérésére alkotott tervet a források és folyamatok
irányításával tudjuk megvalósítani.
5. ELLENŐRZÉS: visszacsatolás a megvalósulás és a tervek között.

Menedzsment háromszög:

stratégiai szint: intézménynek vagy családnak a jövőjét alapítják meg

(tervezés, hosszú távú tervek, célok)

1
taktikai szint: közép távú tervek, irányítás

operációs szint: műveleteket végzik (műveletek)

A menedzsment háromszög segítségével érzékeltethető az egyes

szinteken dolgozók felelőssége és hatásköre: legnagyobb a
stratégiai szinten, az alsó szinten legtöbbször csak saját munkájukért
felelősek.

Kommunikáció iránya:

• alsó szintekről felfelé: beszámolás a végzett munkáról

• felső szintekről lefelé: utasítások és tájékoztatás

Stratégiai tervezés fogalma, célja, folyamata

Tervezés: elemzési folyamat, amely magába foglalja a jövőre vonatkozó

elképzeléseket, meghatározza az elérendő célokat, valamint a célok
eléréséhez szükséges cselekvéssorozatokat. Megkönnyíti, hogy erőinket a
legfontosabb tennivalókra összpontosítsuk, és jelzi, hogy van határozott
elképzelésünk a jövőről. Tervezéssel az esetlegességek kiküszöbölhetők.

A tervezés tehát: a jövő előkészítése ma. Megvizsgáljuk és

megfogalmazzuk, hogy mit, miért, mikor kell és ki hogyan, mennyiért fogja
megcsinálni.

A választ a célkitűzés, az időterv , az eszközök, a folyamat hierarchiája

adja meg a tervezés során.

A célok és a tervek háromszöge a menedzsment háromszöghöz

illeszthető:

 stratégiai szint: A hosszú távú célok kijelölik az intézménynek a

jövőre vonatkozó irányát, az átfogó elképzeléseit. A tervek e célok
megvalósításával kapcsolatos teendőket rögzítik. A stratégiai szinten
levők felelősek az intézmény jövőbeni helyzetéért, a jövőkép
kialakításáért és elfogadtatásáért, a célok kitűzésért, a tervek
kialakítása stb.
 taktikai szint: A hosszú távú célok elérésének a rövidebb távú
konkrét célok teljesítése a feltétele. megvalósítás eszköze. A

2
 középszinten dolgozók felelősek azért, hogy hosszútávon
megvalósulhassanak az intézmény céljai.
 operációs szint: A napi munka végzésének a szintjén rövid távú
célok, cselekvési alternatívák, programterv, programellenőrzés
zajlik.

A stratégiai terv annak megfogalmazása, hogy hol tartunk és hova

megyünk. Feladata:

o szervezeti tudatosság és identitás kialakítása és megtartása

o fenntartó meggyőzése az intézmény fontosságáról és
szerepéről
o hosszú távú célok eléréséhez szükséges tennivalók
végrehajtásának fontossági sorrendjének kialakítása
o a munkatársak készségeinek fejlesztése (pl. az
adatgyűjtésben)

Ki készítse? Célszerű, ha a vezető irányításával a munkatársak állítják össze, így a

tervkészítés motiválhatja a résztvevőket a feladatok végrehajtásában.

Fázisai:

1. Az intézmény jövőképének (vízió) meghatározása

2. Átfogó cél (misszió) meghatározása. Kiindulópont: mi célunk a
világban – kézzelfogható, egyszerűen megfogalmazott
3. Környezetelemzés (makro- és mikrokörnyezet, piac)
4. Konkrét célok, stratégiák és cselekvések számbavétele
5. Főbb irányvonalak meghatározása - részcélok, tervszerű marketing
tevékenység stb.
6. Környezeti tényezők, hatások bemutatása
7. Pénzügyi, gazdasági megjegyzések
8. Kiegészítő megjegyzések
- vezető előszava - eddigi eredmények
- összefoglaló áttekintése
- statisztikai - szakkifejezések, fogalom
mellékletek meghatározások
- teljesítménymutatók

Elemzések - csak tények és adatok alapján! Ezért elengedhetetlen

a statisztikai adatok gyűjtése, elemzése, összevetése.

Környezetelemzés

Stratégiai tervezéshez elengedhetetlenül szükséges a makro és

mikrokörnyezet elemzése. Az elemzés során figyelembe kell venni azokat

3
a célokat, amelyek elérése érdekében készülünk terveket készíteni. Az
elemzések adatokra alapulnak.

Környezet, az a közeg, amelyben az intézmény tevékenykedik.

Makrokörnyezet - PEST elemzés

Makrokörnyezet = szélesebb közeg, a minket körülvevő világ, A trendeket

vizsgáljuk, hogy az intézménynek a világban való elhelyezkedését, azzal
való viszonyát értékelni tudjuk.

A makrokörnyezet hatása egyirányú: hat az intézményre (lehetővé teszi

vagy fenyegeti céljai elérését), de az intézmény nem tud közvetlenül hatni
rá.

Tényezői:

Politics (politika): kormányprogramok, egyes iparágak változásai, jogi

szabályozás, adózás stb.

Economics (gazdaság): infláció, foglalkoztatási struktúra, gazdaság,

fizetőképes kereslet, hitelképesség

Society (társadalom): demográfiai mutatók, oktatási színvonal

Technology (technológia, műszaki háttér): újítási kedv, lehetőségek,

innováció, technológia jelenlegi állása.

Mikrokörnyezeti elemzés - SWOT-elemzés

Mikrokörnyezet az a szűk környezet, amely az intézménnyel közvetlen

kölcsönhatásban van. Összetevői:

• belső környezet: az intézmény maga létesítményeivel, rendszerével,

módszereivel, munkatársaival, kommunikációjával stb.
• közvetlen külső ("működő") környezet: az intézmény szorosan
körülvevő közeg, amelyben működik: város, megye lakosaival,
létesítményeivel, közműveivel stb.
belső és külső környezet párhuzamos vizsgálata

belső környezet

Strenghts (erősségek) Weaknesses (gyengeségek)

"működő" környezet

Opportunities (lehetőségek) Threathes (veszélyek)

4
Külső környezet: lehetőségek, használók köre, fizetőképes használók stb.

BCG mátrix - szolgáltatások élettartama, egyúttal a szolgáltatás helye a

piacon. Segít eldönteni, hogy egy szolgáltatás fejlesztésére fordítsanak-e
további összegeket.

• sztár - kereslet folyton nő

• kérdőjeles szolgáltatás - kereslet nő, de a lehetőségek nem
biztosítottak
• fejőstehén - régi szolgáltatás leszálló ágban
• döglött kutya - kis kereslet, kis lehetőség

Piacelemzés

• környezeti lehetőségek (piac nagysága, versenyhelyzet, kereslet

ciklikussága,
• munkaerőhelyzet, technológiai igényesség
• versenyhelyzet - piaci részesedés, szolgáltatások minősége,
jövedelmezőség, költségek nagysága
• hálós elemzés - szintvonalmérés
A tervezés folyamata körrel írható le:

1. igényfelmérés: jelen állapot és igények felmérése

2. hosszú távú célok meghatározása
3. célok kivitelezéséhez szükséges módszerek, technikák keresése
4. technikák kipróbálása
5. megfelelő módszer kiválasztása
6. kiválasztott módszer alkalmazása
7. cél, értékelés, visszacsatolás, folyamatos ellenőrzés

Szervezetek kialakítása és típusai

A szervezeti és működési szabályzatban nyomon lehet követni, mikor van

szükség szervezetre?

- ha egy folyamatban nemcsak egy ember vesz részt, akkor szükség

van szervezet kialakítására
- lehet kétfős szervezet is, a hely között kapcsolat lesz, alá
vagy fölérendeltség, vagy beszámolási kötelezettség
- egy új munkatárs vagy az első vagy a második beosztottja
lesz

Horizontális kapcsolat: egymás mellett levő szervezetek alakulnak ki.

Vertikális kapcsolat: egymás alatti szervezetek alakulnak ki. új
szervezeti lépcső, vezetési szint iktatódik be, hierarchia alakul ki

A hatékonyságot befolyásolja az is, hogy a szervezet milyen környezetben

tevékenykedik, hogyan illeszkednek egymáshoz a folyamatok.

A szervezet kialakítása nem azonos azzal, hogy a különböző struktúrák

közül választunk, hanem olyan tevékenység, ahol a környezeti feltételek
és a belső adottságok figyelembevételével létrehozunk a
tevékenységünknek megfelelő szervezetet céljaink elérésére.

A szervezetek kialakítását befolyásoló tényezők:

1. környezet: piac, tudományos technikai környezet, kulturális,

intézmények közötti kapcsolatok
2. szervezet tárgyainak jellemzői: szakmai és vezetési ismeretek,
konfliktustűrő képesség, kommunikációs és együttműködési
képesség, hajlamos-e a szervezet váltani (szerepflexibilitás)
3. szervezet tagjainak motivációja
4. szervezet alapfeladatainak jellege: tervek mennyire szétszórtak,
diverzifikáltak, sokrétűek, mennyire függnek egymástól, mennyire
komplex, újdonságtartalma
5. vállalat, intézmény adottságai: mérhető, alkalmazott információ,
technológia, helyszín, rendelkezésre álló erőforrások, belső
együttműködési készség

Létrehozás előtt meg kell vizsgálni azt a tevékenység sorozatot, amit el

akarunk érni, hogy a szervezet strukturális jellemzőit le tudjuk írni:

• milyen munkamegosztás: részfeladatokra való bontás és az egyes

szervezeti egységekhez való rendelés, ez a szervezeti tagolás alapja

Részlegek kialakításának szempontjai:

• néma létszám szerint (pl. katonaság)

• funkció: mit tesz az adott részleg
• terület: az a földrajzi terület, amit lefed a szolgáltatásával
• termék (pl. fordító részleg)
• felhasználó szerint
• folyamat vagy berendezés szerint (olvasóterem, zenehallgató,
számítógép terem)
• témakör, szakterület szerint (helyismereti gyűjtemény)