Welcome to Scribd, the world's digital library. Read, publish, and share books and documents. See more
Download
Standard view
Full view
of .
Save to My Library
Look up keyword
Like this
38Activity
0 of .
Results for:
No results containing your search query
P. 1
Sistem Kearsipan Di Indonesia

Sistem Kearsipan Di Indonesia

Ratings: (0)|Views: 4,795 |Likes:
Published by yoedboel

More info:

Published by: yoedboel on Jan 06, 2010
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

01/17/2013

pdf

text

original

 
SISTEM KEARSIPAN DI INDONESIA
 Buletin Kearsipan "Khazanah" Volume I No 1, September 2008SISTEM KEARSIPAN DI INDONESIAWaluyoA. Pengantar Dari semua aset negara yang ada, arsip adalah salah satu aset yang berharga. Arsip merupakanwarisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara dan dilestarikan. Tingkatkeberadaban suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian terhadap arsipnya.Berkaitan dengan hal tersebut arsip perlu dikelola dengan baik dalam sebuah kerangka sistemyang benar.Sistem kearsipan harus bisa mencakup semua subsistem dalam manajemenkearsipan. Manajemen kearsipan dimaknai sebagai pelaksanaan fungsi-fungsi manajeman didalam rangka mengelola keseluruhan daur hidup arsip. Daur hidup arsip mencakup proses penciptaan, pendistribusian, penggunaan, penyimpanan arsip aktif, pemindahan arsip, penyimpanan arsip inaktif, pemusnahan, dan penyimpanan arsip permanen (Wallace, 1992:2-8).Sistem merupakan suatu kesatuan yang terorganisir yang mengatur hubungan dalam suatukerangka tertentu untuk mencapai tujuan tertentu, atau menurut Betty R. Ricks, sistem adalahsekelompok kegiatan yang saling berkaitan yang secara bersama-sama berusaha mencapai tujuan(Ricks, 1992: 12)Sistem Kearsipan adalah rangkaian subsistem dalam manajemen kearsipan yang bekerja samauntuk mencapai tujuan agar arsip tertata dalam unit-unit informasi siap pakai untuk kepentinganoperasional dengan azas bahwa hanya informasi yang tepat digunakan oleh orang yang tepatuntuk kepentingan tepat pada waktu yang tepat dengan biaya se- rendah mungkin.Subsistem dalam sistem kearsipan mencakup tata naskah dinas (form management), pengurusansurat (correspondence management), penataan berkas (files management), tata kearsipan dinamis(records management), dan tata kearsipan statis (archives management).B. Sistem dan Organisasi Kearsipan di IndonesiaB.1. Sistem KearsipanPengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjang kegiatan administrasi agar Iebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenagadi bidang kearsipan maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisisemacam itu diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai bidang periferal diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.Realitas tersebut dapat dilihat dalam berbagai kesempatan diskusi dan seminar bidang kearsipan
 
yang senantiasa muncul keluhan dan persoalan klasik seputar tidak diperhatikannya bidangkearsipan suatu instansi atau organisasi, pimpinan yang memandang sebelah mata tetapi selaluingin pelayanan cepat dan tentu saja persoalan tidak se- bandingnya insentif yang diperoleh pengelola kearsipan dengan beban kerja yang ditanggungnya.Problema-problema tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena muaranya adalah pada citrayang tidak baik pada bidang kearsipan. Padahal bidang inilah yang paling vital dalam kerangkakerja suatu administrasi. Tertib administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi slogan semataapabila tidak dimulai dari tertib kearsipannya.Dengan berbagai pelajaran di atas sudah seharusnya semua komponen, elemen organisasi padasemua level menyadari pentingnya arsip yang dimanifestasikan dalam pelaksanaan manajemenkearsipan secara komprehensif.Dengan kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip yang baik, sistematis, dan prosedural makasudah semestinya kerangka pengelolaan tersebut diwujudkan dalam sebuah sistem. Dalam hal iniSistem Kearsipan merupakan tuntutan yang mutlak harus diwujudkan.Kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kerangka sistem yang baik sebenarnya bisa pelajari dari penerapan sistem-sistem kearsipan yang pernah diimplementasikanoleh beberapa lembaga atau instansi pemerintah maupun swasta di Indonesia.Secara historis, terdapat beberapa sistem kearsipan yang pernah diterapkan di Indonesia. RagamSistem Kearsipan di Indonesia antara lainadalah Sistem Verbal, Sistem Agenda, Sistem Kaulbach, Sistem Tata Naskah, dan Sistem PolaBaru/Kartu Kendali.Sistem Verbal, diterapkan sebagai verbalstelsel di Negeri Belanda berdasarkan Koninklijk Besluit No. 7, 4 September 1823, dan mulai di terapkan di Hindia Belanda pada tahun 1830.Verbal secara harfiah artinya adalah lisan, karena secara historis verbal merupakan laporan lisanyang disampaikan pada rapat umum yang dilengkapi dengan bukti atau laporan surat menyuratmengenai topik yang berkaitan.Unsur-unsur dalam sistem verbal meliputi antara lain; lembar proses verbal, lembar-lembar konsep penyelesaian naskah sesuai tahapan penyempurnaan (historical draft), konsep final/netkonsep/final draft, pertinggal dan naskah terkait.Sistem agenda adalah suatu sistem serie dimana surat masuk dan atau surat keluar dicatat ataudiregistrasikan secara urut dalam buku agenda dan pemberkasannya didasarkan pada nomor urutyang terdapat dalam buku agenda tersebut.Sarana-sarana untuk sistem agenda meliputi; buku agenda, daftar klasifikasi (hoofdenlijst), bukuindeks masalah (indeks folio), buku indeks nama (klapper), dan buku register otoritet.Sistem Kaulbach adalah sistem kearsipan dinamis, dimana surat masuk dan surat keluar dicatat pada kartu korespondensi sesuai klasifikasi (hoofdenlijst) dan pemberkasannya sesuai denganyang tercatat pada kartu korespondensi tersebut. Sistem kaulbach dilengkapi dengan sarana-sarana antara lain; klasifikasi (hoofdenlijst), kartu korespondensi, buku indeks nama (klapper), buku register otoritet.
 
Sistem Tata Naskah, merupakan sistem administrasi dalam memelihara dan menyusun data-datadari semua tulisan mengenai segisegi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologisdalam sebuah berkas.Sistem Kearsipan Pola Baru/Sistem Kartu Kendali, suatu sistem ke- arsipan yang merupakansatu kesatuan, di dalamnya meliputi; pengurusan surat, kode klasifikasi, indeks, tunjuk silang, penataan berkas, penemuan kembali arsip, dan penyusutan arsip.Hal yang baru pada sistem kartu kendali dibandingkan dengan sistem-sistem terdahulu adalah:1. adanya perbedaan perlakuan terhadap surat penting dan tidak penting2. pemberkasan harus didasarkan pada filing plan3. adanya subsistem penyusutan arsipSarana-sarana dalam sistem kearsipan pola baru antara lain meliputi; kartu kendali, lembar  pengantar, lembar disposisi, dan pola klasifikasi. Yang perlu digarisbawahi dari deskripsi singkattentang sistemsistem kearsipan di atas adalah bahwa sesuai dengan kondisi zaman dan kebutuhan pada masanya sistem-sistem tersebut diimplementasikan dan dikembangkan.Dari aspek konsep kearsipan kekinian, dapat dianalisis bahwa beberapa komponen dalam sistem-sistem di atas belum mampu mendukung seluruh sub sistem dalam manajemen kearsipan,misalnya beberapa sistem tidak memfasilitasi penyusutan dan lain-lain. Namun dinamika yangada pada sistem-sistem tersebut menuntut pengembangan dan penyempurnaan.Idealnya dari berbagai sistem yang pernah dikembangkan tersebut bisa dilahirkan sebuah sistemyang mampu memenuhi konsekuensi manajemen kearsipan yang baik, barangkali hal tersebutyang sebenarnya diharapkan dari munculnya Sistem Kearsipan Pola Baru pada awal 1970-an.Sebenarnya prinsip dasar yang harus dikembangkan, apapun sistem kearsipan yang digunakanadalah mampu mendukung implementasi seluruh komponen dalam manajemen kearsipan mulaidari penciptaan sampai dengan penyusutan.B.2. Organisasi KearsipanMerujuk pada UU No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan bahwa untuk melaksanakan tugas penyelenggaraan arsip dinamis, dan pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan, serta penggunaan arsip statis, pemerintah membentuk organisasikearsipan yang terdiri dari:Unit-unit kearsipan pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat danDaeraha. Arsip Nasional di Ibu Kota Republik Indonesia sebagai inti organisasi daripada LembagaKearsipan Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat b. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibu Kota Daerah Tingkat I, termasuk Daerah-daerah yang setingkatdengan daerah Tingkat I, selanjutnya disebut Arsip Nasional DaerahTerdapat perubahan yang cukup signifikan terhadap kelembagaan di atas seiring perubahan politik dan tata negara, terutama setelah era reformasi dengan munculnya paradigmadesentralisasi dengan keluarnya Undang-Undang Nomor 22 tahun 1999. Salah satu dampak  pelaksanaan undang-undang tersebut adalah perubahan kelembagaan, struktur serta fungsiinstansi pemerintah, termasuk dalam konteks ini adalah lembaga kearsipan.

Activity (38)

You've already reviewed this. Edit your review.
1 hundred reads
1 thousand reads
Ning Ujen Pitci Gami added this note
Hardware dan software yang digunakan dalam sistem pengarsipan elektronik Contoh Alat yang Mana ?
Ning Ujen Pitci Gami added this note
simpan Arsip yang aman dimana tempatnya bantu komentarnya makasi....?
Ning Ujen Pitci Gami added this note
Karsipan sangat penting ya bagaimana kalau hilang ada ndak penggantinya
Diah Vidayanti liked this
Ana Jowowarsito liked this
Anjani Ray added this note
ada ngga bukunya aku mau beli
Deddy Wahyudi liked this

You're Reading a Free Preview

Download
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->