Welcome to Scribd, the world's digital library. Read, publish, and share books and documents. See more
Download
Standard view
Full view
of .
Save to My Library
Look up keyword
Like this
2Activity
0 of .
Results for:
No results containing your search query
P. 1
Ocupa Su Tiempo de Manera Correcta

Ocupa Su Tiempo de Manera Correcta

Ratings: (0)|Views: 87 |Likes:
Published by Gestión Humana

More info:

Published by: Gestión Humana on Jan 12, 2010
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

11/10/2012

pdf

text

original

 
COMUNICACIONES INTERNAS
¿Ocupa usted su tiempo dela manera correcta?
Melissa Raffoni
Es la presidenta de CEO Consulting. Ellase especializa en ayudar a los CEO yaltos ejecutivos a mejorar su eficacia yel desempeño de sus empresas.
Si bien la mayoa de los ejecutivos comprende en un planointelectual que el tiempo es su recurso más escaso, pocos hacen elesfuerzo de lograr una perspectiva estratégica de cómo ocupan lashoras de su semana. Son todavía menos los que tienen un registroregular para ver si las prioridades a las que dicen dar la mayorimportancia coinciden con la forma en que de verdad ocupan sutiempo. "Aquéllos a quienes catalogamos como líderes innatos sabencómo aprovechar su tiempo",escribe Warren Blank en The 108 Skills of Natural Born Leaders(Amacom, 2001). Para quienes no tienen ese talento innato, he aquí algunos consejos.
1. Divida sus responsabilidades en categorías
Las categoas variarán sen su funcn, pero deben ser tantoestratégicas como tácticas. Identifique no más de seis. Por ejemplo,piense en las siguientes:* Crecimiento y mejora. Esta categoa se enfoca en lasoportunidades, no en las crisis, y suele ser aquélla en la que ustedagrega más valor a su empresa. El desafío consiste en tener siempreun tiempo asignado a estas provechosas y sacrosantas actividades:no deje que otras cosas s urgentes y menos importantes lassaquen de su agenda.* Manejo de personas. Tal vez le convenga dividir esta categoría encómo gestionar hacia arriba, cómo gestionar con sus pares y cómogestionar a sus subordinados. Los ejecutivos están muy conscientesde que el coaching y el mentoring les permiten maximizar su aporte ala empresa, pero especialmente en épocas de vacas flacas sirvenpara recordar que no se puede mejorar en eficiencia sin alinear apares y jefes. Es más, todo el mundo concuerda en que lacomunicación es clave, pero ¿cuántos le dedican tiempo realmente?
 
COMUNICACIONES INTERNAS
En su premura por lograr las cifras prometidas, no deje que suscomunicaciones –en cualquiera de esas tres direcciones– se resienta.* Las responsabilidades primordiales del día a día. También puedesubdividir esta área de acuerdo con su rol; por ejemplo, entre vendery prestar servicios.* Administración. Esto incluye tareas necesarias que van desdeevaluar los recursos necesarios, pasando por entrevistar candidatospara un cargo, hasta responder e-mails. El costo agregado de estasaparentes pequeñeces lo puede sorprender.
2. Pregúntese qué porcentaje de su tiempo debería gastar encada categoría
Antes de asignar porcentajes, Blank aconseja que se haga estapregunta:
"Si hoy quiero cumplir cabalmente mi rol de líder,¿cómo usaré mejor mi tiempo?".
Para tener una respuesta, tomeen cuenta sus diversos requerimientos de tiempo: las actividades quemás lo potencian, las prioridades estratégicas de la empresa y lasnecesidades de corto plazo de sus supervisores, subordinadosdirectos y clientes. Una vez que ha asignado los porcentajes,tradúzcalos en una cantidad de horas para cada categoa. ¿Esrealista y sustentable la cantidad total de horas para el uso que lespiensa dar? Para que sea útil, la forma en que asigna su tiempo talvez deba cambiar trimestral, mensual o incluso semanalmente.
3. Asegúrese de estar alineado con sus superiores y colegas
Hable de la organización de su tiempo con su jefe y colegas clave; deser posible, pídales que hagan lo mismo. Compartir sus cronogramascon su equipo le da foco y cohesión.
Cómo gestionar su tiempo
Ahora que tiene un plan para aprovechar su tiempo, todo lo quenecesita es ser implacable a la hora de ejecutarlo.
Haga un catastro del uso de su tiempo.
 Tome su última semana y evalúela de acuerdo con la forma nueva enque piensa asignar tiempo a cada categoría. Esto le dará una idea decuántos ajustes tendrá que hacer para seguir adelante. Registre laforma en que usa su tiempo en un diario de la gestión de su tiempo;para muchos, basta con esa rutina para tener la mitad de la batallaganada. "La última vez que escribí en un diario, me sorprendí aldescubrir que cuando estaba en mi oficina pasaba la mitad del tiempohablando por tefono, ya sea recibiendo llamadas o dejandomensajes a personas que no estaban disponibles", cuenta Elaine
 
COMUNICACIONES INTERNAS
Biech en su libro The Consultant's Quick Start Guide: An ActionPlan for Your First Year in Business (Jossey-Bass/Pfeiffer, 2001).Los catastros del tiempo, dice Blank, también pueden "revelar cuándoy cómo usted se distrae de las cosas que importan". Por ejemplo, ¿lesirve realmente su capacidad de desempeñar muchas tareas? Deestahabilidad suele decirse que es un sine qua non entre lascapacidades de la gestión moderna, pero un estudio realizado por Joshua Rubinstein, David Meyer y Jeffrey Evans en 2001 indica que laspersonas experimentan algo parecido al bloqueo de los escritorescada vez que tienen que pasar de una tarea a la otra. Mientras máscomplicada es la tarea que deja o asume, más tiempo le cuesta, esdecir, se demora más en apropiarse de la nueva tarea, adoptar lamentalidad apropiada y volver a acostumbrarse cuando vuelva a latarea original. El estudio estima que, con todo lo dicho, estos costospor cambio de tarea podrían reducir la eficiencia de una empresaentre 20% y 40%.
Practique el time-boxing.
Las listas de cosas por hacer sólo serán marginalmente útiles si ustedno fija los parámetros de cuánto tiempo quiere gastar en cada tarea.Cuando haga su lista, estime cuidadosamente el tiempo que requerirápara cada una, y asígnele una caja en su calendario (time-boxing).Esto no sólo le ayudará a terminar su lista, sino que también mejorarásu habilidad para estimar los tiempos y gestionar las expectativas dequienes lo rodean. Particularmente, si usted es nuevo en su puesto oafronta una tarea nueva, pida ayuda para estimar el tiempo necesariopara cada tarea; si no lo hace, corre el riesgo de no cumplir los plazosy gestionar mal las expectativas.
Ponga atención a sus áreas más débiles.
Si usted delega siempre las tareas en las que no es muy bueno, suspuntos débiles siempre lo acosarán. Reconozca sus debilidades, perouse la estructura para reforzarlas. Por ejemplo, muchos ejecutivostienen problemas para decir no a los colegas que requieren de sutiempo de improviso. Haga saber a esas personas cuáles son susprioridades para aprovechar su tiempo y alntelas a agendarreuniones con usted."La mayoría de las personas gestiona su vida al ritmo de las crisis",escribe Stephen Covey en El liderazgo centrado en principios(Ediciones Paidós Ibérica S.A. 2008). "Las pocas veces quedeterminan sus prioridades es entre un problema y el siguiente". Sinembargo, los ejecutivos eficaces se enfocan en las oportunidades,sostiene, y estructuran su tiempo de acuerdo a ellas. “A menos que

You're Reading a Free Preview

Download
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->