KURESSAARE AMETIKOOLI DOKUMENTIDE LOETELU

KINNITATUD
direktori 15.01.2010
käskkirjaga nr 1-9/8

1. FUNKTSIOON ASUTUSE TÖÖ KORRALDAMINE Märkused

Asjaajamis-
Tähis Sari / rühm Säilitustähtaeg Asukoht Juurdepääsupiirang periood Muu info
1-1 Kooli järelevalve aktid ja õiendid alatine Kantselei kalendriaasta
1-2 Juhtkonna koosolekute protokollid alatine Kantselei kalendriaasta
1-3 Koolisisesed dokumendid 3 aastat Kantselei kalendriaasta
1-4 Kirjavahetus üldküsimustes 10 aastat Kantselei kalendriaasta
1-5 Kirjavahetus Haridus-ja Teadusministeeriumiga 10 aastat Kantselei kalendriaasta
1-6 Koolinõukogu protokollid alatine Kantselei kalendriaasta
1-7 Haridus- ja teadusministri käskkirjad 10 aastat Kantselei kalendriaasta
1-8 Kooli struktuur ja koosseis (sh töötajate nimekirjad) alatine Kantselei kalendriaasta
1-9 Direktori käskkirjad põhitegevuse kohta alatine Kantselei kalendriaasta
10 aastat pärast seadmete
1-10 Seadmete üleandmis-ja vastuvõtmisaktid mahakandmist Kantselei kalendriaasta
10 aastat pärast lepingu
1.10-1 Lepingud (küte, vesi, elekter, telefon, prügi jms) lõppemist Kantselei kalendriaasta
10 aastat pärast lepingu
1.10-2 Töövõtu- ja käsunduslepingud lõppemist Kantselei kalendriaasta
10 aastat pärast lepingu
1.10-3 Tööturukoolituse lepingud lõppemist Kantselei kalendriaasta
10 aastat pärast lepingu
1.10-4 Liisingu ja kindlustuse lepingud lõppemist Kantselei kalendriaasta
10 aastat pärast lepingu
1.10-5 Kasutusvalduse ja rendilepingud lõppemist Kantselei kalendriaasta
3 aastat pärast lepingu
1.10-6 Reklaamlepingud lõppemist Kantselei kalendriaasta
10 aastat pärast lepingu
1.10-7 Koostöölepingud lõppemist Kantselei kalendriaasta
10 aastat pärast lepingu
1.10-8 Tarkvaralepingud lõppemist Kantselei kalendriaasta
3 aastat pärast lepingu
1.10-9 Tarnelepingud lõppemist Kantselei kalendriaasta
1-11 Kooli põhimäärus alatine Kantselei kalendriaasta
1-12 Kooli arengukava alatine Kantselei kalendriaasta
1-13 Kooli asjaajamise kord alatine Kantselei kalendriaasta

Juhtide puhul
1-14 Asjaajamise üleandmise ja vastuvõtmie aktid 10 aastat Kantselei kalendriaasta säilitatakse alatiselt
2. FUNKTSIOON INFO HALDAMINE
2.1 ALLFUNKTSIOON: ASJAAJAMINE
2.1-1 Direktori käskkirjade register põhitegevuse kohta alatine Intranet kalendriaasta
2.1-2 Eelarveliste personalikäskkirjade register 50 aastat Intranet kalendriaasta
2.1-3 Omatulu personalikäskkirjade register 50 aastat Intranet kalendriaasta
2.1-4 Eelarveliste töölepingute register 50 aastat lepingu Kantselei kalendriaasta
2.1-5 Omatulu töölepingute register 50 aastat lepingu Kantselei kalendriaasta
2.1-6 Omatulu käsunduslepingute register 10 aastat Intranet kalendriaasta
2.1-7 Eelarveliste käsunduslepingute register 10 aastat Intranet kalendriaasta
2.1-8 Tööraamatute register 50 aastat Kantselei kalendriaasta
vastavalt lepingute
2.1-9 Lepingute register säilitustähtaegadele Intranet kalendriaasta
2.1-10 Protokollide register alatine Intranet kalendriaasta
2.1-11 Aktide register alatine Intranet kalendriaasta
2.1-12 Õpilaste praktikalepingute register 5 aastat Intranet õppeaasta
2.1-13 Komandeeringute register 7 aastat Intranet kalendriaasta
2.1-14 Dokumentide registreerimise raamat 5 aastat Intranet kalendriaasta
2.1-15 Õpilaste nimekirjad/register alatine EHIS õppeaasta
2.1-16 Direktori käskkirjade register õpilaste liikumise kohta 50 aastat INT kalendriaasta
2.1-17 Õpilaspiletite register 15 aastat INT õppeaasta
2.1-18 Õpilaste vastuvõtuavalduste register 5 aastat INT õppeaasta
2.1-19 Lõputunnistuste väljaandmise register alatine INT õppeaasta
2.1-20 Autokooli tunnistuste väljaandmise register alatine ARTUR kalendriaasta
2.1-21 Õppesõidukaartide väljaandmise register alatine ARTUR kalendriaasta

2.1-22 Täiskasvanute täiend-ja ümberõppe õpilaste register alatine ARTUR kalendriaasta

Täiskasvanute täiend-ja ümberõppe tunnistuste
2.1-23 väljaandmise register alatine ARTUR kalendriaasta
2.1-24 Õpilastele väljastatud tõendite register 5 aastat INT õppeaasta
Baas SA
Vaata Veel olemasolevaid paberil
Maailma õppetööpäevikuid
2.1-25 E- Kool (sisaldab õppetöö- ja praktikapäevikuid) hallatav õppeaasta säilitatakse 15 aastat

Baas HTM
2.1-26 Eesti Hariduse Infosüsteem (EHIS) hallatav õppeaasta
2.2 ALLFUNKTSIOON: ARHIIVITÖÖ KORRALDAMINE
2.2-1 Arhiivinimistud asutuse tegevuse lõpuni Arhiiv
arhivaalide avalikku arhiivi
2.2-2 Arhivaalide loetelu üleandmise või Arhiiv
Dokumentide hävitamise aktid ja hindamisotsuste
2.2-3 ärakirjad 50 aastat Kantselei
2.2-4 Arhivaalide laenutamise raamat 10 aastat Arhiiv
3. FUNKTSIOON PERSONALITÖÖ KORRALDAMINE

Alusdokumendid on
kandidaadi poolt konkursil
osalemiseks nõutud
5 aastat, alusdokumendid 1 dokumendid/asjaajamisperio
3-1 Avalike konkursside korraldamise protokollid aasta Kantselei AvTS §35 lg1 p11 ja 12 kalendriaasta od on kalendriaasta

Toimik sisaldab: tööleping,

ametijuhend, tõendid,
tunnistused, isikukaart,
õpetajatel -atesteerimise
3-2 Isiklikud toimikud 50 aastat Kantselei AvTS §35 lg1 p11 ja 12 kalendriaasta protokolli koopia
3.3 Personalikäskkirjad
3.3-1 Eelarvelised personalikäskkirjad 50 aastat Kantselei AvTS §35 lg1 p 12 kalendriaasta
3.3-2 Omatulu personalikäskkirjad 50 aastat Kantselei AvTS §35 lg1 p 12 kalendriaasta
3-4 Õpetajate atesteerimse protokollid ja otsused 25 aastat Kantselei kalendriaasta
Kantselei/
3-5 Statistilised aruanded alatine RMK kalendriaasta
3-6 Väljavõtmata tööraamatud 50 aastat Kantselei AvTS §35 lg1 p11 ja 12

4. FUNKTSIOON HARIDUSE KORRALDAMINE

4-1 Õppekavad alatine EHIS, INT
4-2 Õpilaste arvestuse statistika alatine EHIS õppeaasta

4-3 Direktori käskkirjad õppetööd puududavates küsimustes 50 aastat INT kalendriaasta

4-4 Direktori käskkirjad õpilaste liikumise kohta 50 aastat INT AvTS §35 lg1 p11 ja 12 kalendriaasta
4-5 Õpilaste vastuvõtu protokollid alatine INT AvTS §35 lg1 p11 ja 12 õppeaasta
4-6 Õpilaste stipendiumite komisjoni protokollid 7 aastat INT õppeaasta
Õppijate registreerimise raamat (sh õpipoiste,
4-7 eelkutseõppe jms õppevormi) alatine INT õppeaasta
4-8 Õpilaste isiklikud toimikud, sh lõputunnistuste koopiad 50 aastat INT AvTS §35 lg1 p11 ja 12 õppeaasta
4-9 Lõpueksamite protokollid 25 aastat INT õppeaasta
4-10 Õppijakaart alatine INT õppeaasta alates jaanuar 2010
4-11 Õpilastele väljastatavad tõendid 5 aastat INT õppeaasta
4-12 Õpilastele väljastatavad akadeemilised tõendid 10 aastat INT õppeaasta
4-13 Sisekontrolli dokumendid õppetöös alatine INT õppeaasta
RMK,
RIKS
andmebaa
4-14 Kirjanduse (õpikud + muu õppematerjal) tellimine s õppeaasta
4-15 Tunniplaanid 1 aasta INT õppeaasta
4-16 Õppetöö graafikud (suur tabel ja tunnijaotuskava) 5 aastat INT õppeaasta elektrooniliselt
4-17 Kooli lõpueksamite protokollid 10 aastat INT õppeaasta
4-18 Õppenõukogu protokollid alatine INT õppeaasta
4-19 Õpilaste praktikadokumendid (sh leping) 5 aastat INT õppeaasta

5. FUNKTSIOON HALDUSTÖÖ KORRALDAMINE

5.1 OHUTUSTEHNIKA
Eeskirjad ja juhendid töökaitse ja ohutustehnika alal
5.1-1 ohutustehnika kontrollimise aktid 3 aastat ruum 102 kalendriaasta
5.1-2 Ohutustehnika instrueerimise kaardid 10 aastat kantselei kalendriaasta
5.1-3 Õnnetusjuhtumite register alatine ruum 102 kalendriaasta
5.1-4 Tuleohutuse ja inspekteerimise kontrollaktid 10 aastat ruum 102 kalendriaasta
5.1-5 Tööõnnetuste ja kutsehaigestumise uurimise toimikud 55 aastat ruum 102 kalendriaasta
5.2 RIIGIVARADE HALDAMINE JA HANGETE KORRALDAMINE kalendriaasta
Riigivara arvestusega seotud dokumendid (nimekirjad,
5.2-1 õiendid jms) alatine ruum 102 kalendriaasta
5.2-2 Riigivara registreerimiskaardid alatine ruum 102 kalendriaasta
Dokumendid kinnistute kohta (õiendid, kaardimaterjal,
5.2-3 kirjavahetus jms) alatine ruum 102 kalendriaasta
5.2-4 Investeeringute planeerimisega seonduvad dokumendid 7 aastat ruum 102 kalendriaasta
5.2-5 Riigivara registri väljatrükk (seisuga 31.12) 3 aastat ruum 102 kalendriaasta
Hoonete ehitamisalane dokumentatsioon (projektid,
5.2-6 aktid, kasutusload) Ehituse lammutamiseni ruum 102 kalendriaasta
Hoonete renoveerimisalane dokumentatsioon ja
5.2-7 kirjavahetus 10 aastat ruum 102 kalendriaasta
Riigihangetega seonduvad dokumendid (kirjavahetus, ruum102/k
5.2-8 aktid, lepingud jms.) 10 aastat antselei kalendriaasta
ruum
102/kants
5.2-9 Riigivara müügiga seonduvad dokumendid 10 aastat elei kalendriaasta
5.3 ÕPILASKODU TÖÖD PUUDUTAVAD KÜSIMUSED
5.3-1 Õpilaskodukoha kasutamise lepingud 3 aastat ÕK õppeaasta
5.3-2 Õpilaskodu inventari üleandmise-vastuvõtmise aktid alatine ÕK õppeaasta
5.3-3 Õpilaste üüride ja kautsjonite nimekirjad 7 aastat ÕK õppeaasta
5.4 MAJUTUSTÖÖ KORRALDAMINE
5.4-1 Külastajate registreerimiskaardid 2 aastat hotell kalendriaasta
5.4-2 Majutuslepingud 3 aastat hotell kalendriaasta

6. FUNKTSIOON TÄISKASVANUTE KOOLITUSE JA ÜMBERÕPPE KORRALDAMINE

6-1 Käskkirjad täiend- ja ümberõppe õpilaste kohta 50 aastat ARTUR kalendriaasta
6-2 Täiend- ja ümberõppe õpilaste avaldused, ankeedid 5 aastat ARTUR kalendriaasta
6-3 Autokooli avaldused 1 aasta ARTUR kalendriaasta
6-4 Autokooli eksamite protokollid 25 aastat ARTUR kalendriaasta
Autokooli õpilaste registreerimine läbi PARK süsteemi -
6-5 väljatrükk 25 aastat ARTUR kalendriaasta
6-6 Käskkirjad autokooli kohta 25 aastat ARTUR kalendriaasta
1 aasta pärast lepingu
6-7 Autokooli järelmaksulepingud lõppemist ARTUR kalendriaasta
Autokooli õpilaste lõpetamise vormistamise
6-8 registreerimine läbi PARK süsteemi - väljatrükk 25 aastat ARTUR kalendriaasta

7. FUNKTSIOON AVALIKKUSE INFORMEERIMINE

7-1 Pressiteated 5 aastat ARTUR elektrooniliselt
7-2 Infolehed alatine RMK
7-3 Kooli juubeliraamatud alatine RMK

8. FUNKTSIOON RAAMATUPIDAMISE KORRALDAMINE

8-1 Kassadokumendid 7 aastat RMP kalendriaasta
8-2 Pangadokumendid 7 aastat RMP kalendriaasta
8-3 Riigikassa 7 aastat RMP kalendriaasta
8-4 Palgakontokaardid 50 aastat RMP kalendriaasta
8-5 Hanked 7 aastat RMP kalendriaasta
8-6 Arveldused ostjate ja tellijatega 7 aastat RMP kalendriaasta
8-7 Aruandvad isikud 7 aastat RMP kalendriaasta
8-8 Aastaaruanded koos lisadega 10 aastat RMP kalendriaasta
8-9 Töötajate komandeeringute aruanded 7 aastat RMP kalendriaasta
8-10 Inventuurid 7 aastat RMP kalendriaasta
8-11 Käibemaksu (omatulu) dokumendid 10 aastat RMP kalendriaasta
8-12 Tulumaksu dokumendid 10 aastat RMP kalendriaasta
8-13 Töövõtulepingud 10 aastat RMP kalendriaasta
8-14 Makseterminal 7 aastat RMP kalendriaasta
8-15 Töövõimetuslehed 7 aastat RMP AvTs §35 lg 1 p11 kalendriaasta
8-16 Tööaja arvestustabelid 7 aastat RMP kalendriaasta
8-17 Sõidukompensatsioonide arvestamine 7 aastat RMP kalendriaasta
8-18 Tarifikatsioonid 7 aastat RMP kalendriaasta
8-19 Õpilaste stipendiumide arvestus 7 aastat RMP kalendriaasta
8-20 Varade mahakandmise aktid 10 aastat RMP kalendriaasta
8-21 Varade üleandmise-vastuvõtmise aktid 10 aastat RMP kalendriaasta
5 aastat pärast projekti
8-22 Erinevate projektidega seotud finantsdokumendid lõppemist RMP kalendriaasta
8-23 ERDF projektidega seotud finantsdokumendid 31.12.2015/31.12.2025 RMP kalendriaasta
8-24 ESF projektidega seotud finantsdokumendid 31.12.2015 RMP kalendriaasta
15 aastat pärast projekti
8-25 Phare 2001 projektiga seotud finantsdokumendid lõppemist RMP kalendriaasta
15 aastat pärast projekti
8-26 Phare 2002 projektiga seotud finantsdokumendid lõppemist RMP kalendriaasta
 5 aastat pärast projekti
8-27 Leonardo da Vinci projektiga seotud finantsdokumendid jääkmaksumuse sooritamist RMP kalendriaasta
8-28 Comeniuse projektiga seotud finantsdokumendid vastavalt lepingule RMP kalendriaasta
8-29 Eelarvete projektid 7 aastat RMP kalendriaasta
8-30 Koondaruanded 7 aastat RMP kalendriaasta
EL poolt rahastatud lapsehoidjate pilootprojekti 25 aastat lepingu
8-31 finantsdokumentatsioon lõppemisest RMP kalendriaasta

9. FUNKTSIOON SIHTFINANTSEERIMISEGA PROJEKTIDE KORRALDAMINE

9.1 ERDF/ERF projektide dokumentatsioon 31.12.2015/31.12.2025 ruum 102 säilitatakse objektide lõikes
Haridusprogrammide dokumentatsioon (Leonardo da
Vinci, Socrates jt projektide taotlused, 5 aastat pärast projekti
9.2 lepingud,aruanded, jms) jääkmaksumuse sooritamist Kantselei säilitatakse projektide lõikes
15 aastat pärast projekti
9.3 Phare 2001 projekti dokumentatsioon lõppemist ARTUR
15 aastat pärast projekti
9.4 Phare 2002 projekti dokumentatsioon lõppemist ARTUR
9.5 ESF projektide dokumentatsioon 31.12.2015 Kantselei säilitatakse projektide lõikes
25 aastat lepingu
9.6 EL poolt rahastatud Eesti Tootukassa tellitud kursused lõppemisest ARTUR säilitatakse kursuste lõikes
25 aastat lepingu
9.7 ESF tööalase koolituse projekti dokumentatsioon lõppemisest ARTUR säilitatakse koolituste lõikes
EL poolt rahastatud lapsehoidjate pilootprojekti 25 aastat lepingu
9.8 dokumentatsioon lõppemisest ARTUR säilitatakse projekti lõikes

Kasutatud lühendid

ARTUR - arendus- ja turundus

HTM - haridus- ja teadusministeerium
RMP - raamatupidamine
ÕK- õpilaskodu
RMK - raamatukogu
INT - info- ja nõustamistalitus
AvTs - avaliku teabe seadus
PARK - paberivaba Autoregistri Keskus
ESF- Euroopa Liidu Struktuurfondid
ERF - Euroopa Regionaalarengu Fond
EL - Euroopa Liit