Zaman yönetimi özellikle serbest çalışanların (freelancers) edinebileceğien önemli niteliklerden birisidir. İyi bir zaman yönetimiyle gerekprofesyonel gerek kişisel yaşamda sizin için önemli olan birçok şeyiyapacak zaman bulabilirsiniz.Başarılı bir zaman yönetimi özellikle yeni serbest çalışanlar için büyüleyiciolabilir. Patronunuzun size neyi ne zaman yapacağınızı söylemesi sizin neyiöncelikleyeceğinizi ve neyi ne zaman ortaya koyacağınızıkolaylaştırmaktadır. Fakat siz, müşterilere verilen son teslim tarihlerininyanında hergün işleyen bir iş ve çalışmanın dışında hayatı idare etmekleuğraşıyorsunuz. Zaman yönetimi de bütünüyle bir iş haline geliyor.Aşağıda belirtilen 16 taktik size zamanınızı iyi yönetmenizde ve önemligördüğünüz şeylere katılmak için zaman bulmanızda yardımcı olacaktır.

1. Organize Olun

Masanızdaki ya da bilgisayarınızdaki şeyleri bulmak için geçen süre çokbüyük bir zaman israfına sebep olmaktadır. Bu sanayisel ve kişiseltercihlere göre değişen şeylerden birisidir; fakat hergün önünüze gelenbilgileri, dosyaları idare etmek için kesinlikle sistemli olmalısınız. Bubilgisayarınızdaki klasörler, etiketler, dosya klasörleri ve çalışmamasanızdaki gelen kutusu olabilir.Kendinize uygun olanı bulana kadar farklı organizasyon sistemlerinidenemelisiniz. Kişisel olarak, ben bilgisayarımda düzenli çalıştığımmüşterileri kapsayan “çalışma” adlı bir klasöre sahibim. Üzerindeçalıştığım proje için bir klasör oluştururum ve proje tamamlandığında dabunu “tamamlandı” klasörüne atarım. Ayrıca çok az fiziksel çalışmakağıdına sahibim.

2. Herşey için Çalışma Alanı Ayırın

Size tahsis edilmiş bir çalışma alanına ihtiyacınız var. Eğer bir ofisteçalışıyorsanız, bu idare etmek için yeterince iyidir; ama eğer evdeçalışıyorsanız daha fazla çaba sarfetmeniz gerekmektedir. Eğer tahsisedilmiş bir alanınız yoksa size çalışma alanı yaratmak için birkaç tiyo.

•

Masa Edinin: Akşam yemeği ya da kahve masasında çalışmayıdenemeyin. Bu verimli değil ve kendinizi daima bir şeyleri toplarkenya da sonrasında onları geri getirirken bulursunuz. Çalışma eşyalarınıdüzenleyebileceğiniz bir alana sahip olmanız her zaman iyidir.

•

Çalışma alanındayken “Çalışma Modu”na geçin: Bu çalışırken işelbiselerini veya ayakkabılarınızı giyin anlamına gelebilir.

•

Kullanılmayan Alan Seçin: Evinizde kullanılmayan oda, odanın köşesihatta dolap var mı ve bunlar yeterince büyük mü? Eğer öle ise kendiofisinizi buldunuz demektir. Eğer ofisiniz büyük bir odanın parçası iseçalışma eşyalarınızı çalışmadığınız zamanlarda gizlemek için birdolap almayı unutmayın. Eğer bir dolap veya ufak bir yer ise yerleşikbir masa ve raflandırma çok iyi olabilir. Evinizdeki kullanılmayankısma kendinize çalışma alanı tahsis etmek için el koyun.

3. Zaman Yönetimi Araçlarından Yararlanın

Zamanınızı organize etmek ve yönetmek için geliştirilmiş yüzlerce araçvardır. Fiziksel günlük defteri veya takvim seçebileceğiniz gibi onlineuygulamalar da kullanabilir ve hazır yapılmış araçlardanfaydalanabilirsiniz. Ben çeşitli araçların kombinasyonunu kullanıyorum.www.rememberthemilk.com benim yapılacaklar listemi saklar. Aylıkprogramım için yaz sil(dry-erase) takvime sahibim. İçinde önemli bilgibulunan maillerimi de etiketliyorum.Önceleri, yapılacaklarımı saklamak ve organize etmek için sarı not kâğıtlarıve cep boyutunda siyah Moleskine not defteri kullanırdım. Her ikisi de iyiçalıştı; fakat nihayetinde herhangi bir yerden ulaşabileceğim biryapılacaklar listesine sahip olmak istedim. Tonlarca zaman yönetimiaraçları var. Birkaçını dene ve çalışma şekline en uygun olanı tespit et.Herkes için çalışan tek bir çözüm olmamakla birlikte, herkes için kesin birçözüm vardır.

4. Amaçlarınızı Belirleyin

Amaç belirleme zaman yönetimi için en önemli şeylerden birisidir. Biramacınız yoksa neyin önemli olduğunu nasıl bilebilirsiniz? Dikkat vermeyeve zaman harcamaya değer olan nedir? En kısa cevabı: “bilmiyorum”olacaktır.Amaçlar resmi olmak zorunda değildir. Uzun dönemli olmak zorunda dadeğildir. Amaçlar için gerekli olan, dikkatinizi önemli olan şeyeodaklamanızdır.Amaçlarımdan birisi Perşembe gününe kadar tüm işlerimi bitirmek olabilir,dolayısıyla Cuma günümü boşaltabilir ya da kişisel projem üzerineçalışabilirim. Bu amaç daha verimli çalışmamı sağlar ve böylelikle işizamanın %80’lik kısmında bitirebilirim.Amaçlarınız ulaşılabilir ve belli/net olmalıdır. Yinelenen hedeflerkoyabileceğiniz gibi tek seferlik ve bu ikisinin kombinasyonunu da hedef olarak belirleyebilirsiniz. Bunları bir yere yazmalı ya da sadece aklınızdatutmalısınız. Bir amaca sahip olduğunuzdan emin olun, yeter. Hedefiniz“bu maket logoyu öğlen yemeği öncesinde bitir” gibi olabildiği kadar basitolmalıdır.

5. Son Teslim Tarihi Belirle

Teslim tarihleri bir proje için yerleşik hedeflerin bir çeşididir. Eğer bazışeylerin Cuma’ya kadar yapılması gerektiğini biliyorsanız işin yapısınıCuma’ya kadar bitecek şekilde ayarlama olasılığınız daha yüksektir. Eğerpatronunuz ya da müşteriniz size bir son tarih koymamışsa siz kendinizebu tarihi koymalısınız. Bazı şeyleri bitirmeniz gerektiğini ya da başka birprojeye kaymanız gerektiğini düşünün. Bu tarihleri takviminize koyun veson tarih olarak bunları mevcut projede işaretleyin. İlave sorumluluk içinherhangi birine son tarihler hakkında bahsedin. Ben bazen Twitter veyaFacebook’a kendi koyduğum son tarihleri postalarım, böylelikle eğer sontarihleri kaçırırsam arkadaşlarım beni uyarabilsinler. Arkadaş baskısı dahafazla çalışmanızı sağlayabilir.

6. İleriyi Planlayın

Büyük projeksiyonlu planlar hazırla. Bağlı olduğun sanayiye ya da aldığınprojelere göre bunlar aylık, 2 aylık ve yıllık olabilir. Daha önce belirttiğimüzere aylık programım ve teslim tarihleri için yaz sil (dry-erase)takvimkullanıyorum. Ayrıca atamaları, önemli günleri ve düzenli çalışmaprogramımla ve teslim tarihlerimle karışabilecek diğer bilgileri de notediyorum. Çoğu teslimlerim aylık ya da yarı aylık olduğundan aylık takvimbenim için harika oluyor. Eğer daha uzun bir teslim periyodunasahipseniz(veya daha kısa), herhangi bir sürede ne kadar çalışmaüstlendiğiniz hakkında fikir sahibi olmak için bir seferde gözden geçirmekistediğiniz toplam zamanı ayarlamak zorundasınız.

7. Önceliklendirin

Yaptığınız işi öncelemeniz gerekir. Acil bitmesi gereken işler hemen yapılır,bundan sonra 1 – 2 hafta içinde bitmesi gerekenler, bundan sonradaherhangi bir iş gelir. Aile önceliklerini de unutma. Çocuklarının ilk futbolmaçı önemlidir, bunun en öncelikli olarak belirtildiğinden emin ol. Doktorrandevuları, okul oyunları, öğretmen – aile buluşmaları ve partiler dehesaba katılmalı. İşin bitse de bitmese de katılman gerekenleri,çalışmanda önemli bir noktadayken katılmak istediklerini ve işin bitincekatılabileceğin şeylerin listesini çıkart.Programında farklı öğeleri önemlerine göre işaretleme sistemi kullan. Bufarklı öğeleri yazmak için farklı renkte kalem kullanmak veya önemliolanların sağına yıldız koymak ya da önemli olanlar için ayrı bir listetutmak şeklinde olabilir. Tekrar etmeliyim ki ne yapmak için seçersenizseçin bu hayat tarzınızla uyumlu olmalıdır.

8. Görevlendirme Yap ya da Dış Kaynak Kullanın

Bir seferliğine dışarıdan yardım almanın hiçbir mahzuru yoktur. Bu birproje için herhangi birisini ofiste görevlendirmek ya da asistan olarakalmak şeklinde olabilir. Aynı zamanda projenin belli bir yönünü(kodlama,araştırma) birisinden sağlayarak projenin daha önemli kısımlarınaodaklanma imkânı elde edilebilirsiniz. Daha verimli olmak için işinizin birkısmını dış kaynak kullanarak (

outsourcing

) ya da birilerini görevlendirereksağlamaya ihtiyaç duymayabilirsiniz. Neden evinizin haftada birtemizlenmesi için birisini kiralamadığınızı düşününün? Veya nedencumartesi öğleden sonraları için aracınızın içini dışını yıkamak yerinebirisine yaptırmazsınız? Bu tarz dış kaynak kullanımları vaktinizi yapmakistediğiniz daha önemli işlere ayırmanıza olanak tanır.

9. Süreçleri Optimize Edin

İşinizin bir kısmında hemen hemen kesin olarak yaptığınız ve modernizeedebileceğiniz çeşitli şeyler vardır. Bu fatura ödeme, arşivleme veyaaldığınız bir projedeki herhangi bir şey olabilir.Bunları modernize ve optimize etmeniz gereklidir. Yaptığınız mevcut işlerebakın ve eğer varsa birleştirebileceğiniz veya ortadan kaldırabileceğinizadımları görün. Eğer bir web sitesi tasarımcısıysanız, kendi özelşablonlarınızı yaratmalısınız. Veya ödemeler için otomatik fatura programıkullanabilirsiniz.

10. "Hayır" Demeyi Öğrenin