Les e-mails

Utilisation d’Outlook
 Outlook 2007
 Version 2003 ou 2007

 Gérer e-mails
 Gérer plannings (perso et équipe)
 Assigner et gérer des tâches
 Gérer ses contacts
 Rôle dans dévelloppement commercial
 Version PME
 dans la version PME d'Office : le gestionnaire de
contacts professionnels est organisé autour de
cinq grands modules :

 Comptes professionnels (entreprise et

organisations)
 Contact professionnels (personnes)
 Projets professionnels
 Opportunités (ventes potentielles)
 Campagnes marketing (actions de mailing ou de
e-mailing)
 Avantages Oullook
 Gagner du temps
 Améliorer la qualité du suivi
 Ne pas perdre ses contacts et retrouver
ses contacts facilement
 Mise en place newsletter
 Placer un image dans l’e-mail
 Surtout création fichier client
 Contacts et Comptes
professionnels
 Contact : personnes physiques (clients,
prospects, fournisseurs, partenaires…)
 Comptes : entités (entreprise, association,
syndicat, chambre de commerce…)
 Contacts et comptes = le socle, la matière
première d’une gestion de relation client.
 Créer une base de Contacts et
de Comptes professionnels
• 2 moyens :
1. par saisie manuelle : quand vous avez
collecté les informations sur une
personne à partir d’un entretien
téléphonique, d’un échange de mail,
d’une rencontre, d’une recherche dans
un site Internet ou un annuaire, etc.
2. par importation de données à partir d'un
fichier au format électronique
 Nouveau contact
• champs indispensables en gris
• 50 prédéfinis
• personnalisables
Nouveau contact
 Détails
• permet de saisir des informations
complémentaires réparties en deux
groupes : professionnelles et
personnelles.
• Un champ commentaires permet de saisir
des informations libres.
Détails
 Historique
• bouton historique : tableau qui reprends
l'ensemble des tâches, rdv, e-mails,
conversation téléphoniques, notes,
fichiers, projets qui y sont liés.
Historique
 Comptes professionnels
 fiche compte : avantage : fédère plusieurs contacts au sein d'une
même unité
plus facile pour créer un nouveau contact dans cette organisation.
Comptes professionnels
 Saisir ses contacts et
ses comptes manuellement

Voici les étapes de création de la fiche :

1 Cliquez dans la barre d’outils sur le
bouton Nouveau/Contact, pour ouvrir une
fiche vierge.
2 Saisissez les informations que vous avez
jugées indispensables.
 Saisir ses contacts et
ses comptes manuellement
3 Pour lier le contact à un compte, si le compte
existe déjà, vous pouvez le chercher dans la
liste après avoir cliqué sur le bouton Compte ou
bien saisir le nom du compte directement dans
le champ. S’il est reconnu, il se soulignera
automatiquement.
S’il s’agit d’un nouveau compte, saisissez un
nom de compte et au moment de
l’enregistrement de la fiche contact, le
Gestionnaire de contacts professionnels vous
proposera de créer la fiche du compte.
 Saisir ses contacts et
ses comptes manuellement
 Saisir ses contacts et
ses comptes manuellement
4 Cliquez sur le bouton Lien vers la messagerie
électronique pour lier l’adresse e-mail que vous
venez de saisir aux e-mails entrants et sortants
provenant de ce contact.
 Saisir ses contacts et
ses comptes manuellement
5 Affectez à ce compte et à ce contact la
catégorie qui leur correspond.
 Créer fiche contact professionnel
à partir d'un e-mail reçu
 drag & drop e-mail à partir liste message
vers le volet contact, une nouvelle fiche
s'ouvre (préremplie avec quelque infos)

1 Cliquez et déplacez votre e-mail à partir de la liste des messages

vers le volet Contact qui s’ouvre.
2 Relâchez le bouton de la souris sur l’icône Contacts professionnels
dans le Gestionnaire de contacts professionnels. Une nouvelle fiche
contact professionnel s’ouvre. Elle est préremplie avec les quelques
informations sur votre contact contenu dans l’e-mail (adresse de
messagerie et nom).
3 N’oubliez pas de cliquer sur le bouton lien automatique vers la
messagerie électronique pour que l’historique intègre directement
les e-mails de votre nouveau contact.
 Importer des contacts et des
comptes existants
 fichier Excel (fonctionne pas super)
 dossier contact d'une autre messagerie
 données de comptes stockées dans un
fichier .pst (importation) Outlook
Importer contacts
 Importation de contacts
 exportez vers Excel ou format csv
 dans Outlook : importer et exporter /
gestionnaire de contacts professionnels
 Importation de contacts
 sélectionnez la feuille du classeur à
importer, cliquez sur bouton mappage :
définissez que telle colonne de votre
fichier correspond tel champ de la fiche de
contact (drag drop colonne gauche vers
droite), cliquez sur importer.
 consulter le rapport
Importation de contacts
 Trouver facilement un contact ou
un compte professionnel

 trois moyens :
1. le carnet d’adresses,
2. la recherche instantanée
3. l’affichage personnalisé de l’ensemble
des contacts.
Recherche par le carnet d’adresses
 Le champ de recherche lié au carnet
d’adresses est toujours disponible dans la barre
d’outils d’Outlook.
Recherche par le carnet d’adresses
 C’est sûrement le moyen le plus simple et rapide
d’accéder à un compte ou un contact
 Recherche instantanée
 La recherche instantanée est un outil très
puissant pour retrouver n’importe quels e-mails,
pièces attachées, e-mails, contacts, et même
vos fichiers sur votre ordinateur.
 cliquez sur contact puis sur contacts
professionnels en haut de la liste se trouve un
champ de recherche
 Recherche instantanée
 Il indexe l’ensemble des informations contenues
à l’intérieur des documents ou des fiches. Il est
donc nécessaire de cibler votre recherche.
 La recherche avec
l’affichage personnalisé

 utiliser différents modes d’affichage.

L’objectif est souvent de répondre à un
besoin de vue d’ensemble.
Modes d’affichage des contacts

 vérifier visuellement la qualité de votre base de

données
 Une bonne base de données signifie deux
choses :
1. Elle est correctement renseignée : toutes les
informations que vous avez jugées importantes
sont saisies.
2. L’indicateur de suivi des contacts
professionnels est actif. Pour cela, nous allons
créer un affichage personnalisé.
Modes d’affichage des contacts
1 Cliquez sur Contacts
dans le volet d’Outlook,
puis sur Contacts
professionnels dans la
partie Gestionnaire de
contacts professionnels,
toujours sur la gauche de
votre écran.
2 Allez dans le menu
Affichage/Affichage
actuel, pour découvrir la
liste des modes
d’affichage prédéfinis ou
enregistrés.
Modes d’affichage des contacts
3 Pour voir tous les contacts,
sélectionnez Liste
téléphonique, qui permet
d’afficher tous vos contacts
sans filtre, ni regroupement.
Vous pouvez déjà voir ici si
certains contacts n’ont pas de
numéro de téléphone.
4 Pour ajouter une colonne, par
exemple l’e-mail, cliquez avec
le bouton droit de la souris
dans la zone où s’affiche le
nom des colonnes et
sélectionnez Sélecteur de
champs
Modes d’affichage des contacts
5 Vous trouverez dans
Tous les champs
contact, Adresse de
messagerie 1 qui
correspond à la
première adresse e-
mail. Prenez le
champ avec votre
souris et glissez-le
dans la zone des
colonnes.
Modes d’affichage des contacts
6 Pour trier les
contacts selon un
champ, cliquez sur la
colonne
correspondante.
 Personnaliser l’affichage
1 Cliquez sur le menu Affichage/Affichage
actuel/Définir les affichages.

2 Sélectionnez [par indicateur de

message], cliquez sur Copier et donnez
un nom à l’affichage que vous allez créer,
par exemple [par suivi].
 Personnaliser l’affichage
3 Pour le personnaliser, cliquez sur le bouton
Modifier.
 Personnaliser l’affichage

4 Vous trouverez dans Tous les champs contact,

Adresse de messagerie 1 qui correspond à la
première adresse e-mail. Prenez le champ avec
votre souris et glissez-le dans la zone des
colonnes.
5 Pour trier les contacts selon un champ, cliquez
sur la colonne correspondante. L’avantage est
de faire apparaître en premier ceux qui n’ont pas
ce champ renseigné. Il ne vous reste qu’à
appeler vos prospects ou clients pour compléter
cette information.
Personnaliser l’affichage
 Gérer l'historique de
la relation client
 Lors de vos échanges avec vos
interlocuteurs, une fois la fiche contact
trouvée, utilisez le bouton Ajouter un
élément d’historique pour ajouter
automatiquement dans l’historique les
éléments qui s’appliquent à ce que vous
êtes en train de faire. De plus, demandez-
vous toujours si vous devez mettre à jour
la fiche.
 Gérer l'historique de
la relation client
 cliquez sur ajouter un
élément historique
dans la fiche contact
et sélectionner
l'élément qui
convient : tâches, rdv,
note, opportunité,
projet professionnel,
etc.
 Gérer l'historique de
la relation client
 notes professionnelles : enrichir une fiche par un élément
d'information (un art de presse, décrire l'activité de la
boite)
 fichier lier un fichier à un compte : contact (relire la
proposition)
 journal téléphonique : prendre notes sur chaque appel,
possibilité de référence précise par ex : entretien de tel
date
 appels (configurer si ordi relié à une centrale d'appel)
 page web
 carte
 Mettre à jour une fiche
de compte ou de contact
 Se modifie comme n'importe quel fichier
Office

 on le supprime, mais on perd tout

 ou on décoche la case actif ( conserve
historique, ex : si procès)
 Mettre à jour une fiche
de compte ou de contact
 Assurer un suivi
 Situer dans le temps la prochaine action
liée à un contact
 Assurer un suivi, (cf post-it moderne)
 Outlook vous remémorer tel ou tel action à
effectuer sur ce contact.
 Simple aide mémoire ne créer rien dans
l'historique
 Assurer un suivi
1 Dans la fiche contact, cliquez
sur le bouton Assurer un suivi
et sélectionnez la date à
laquelle vous souhaitez être
averti d’une action à mener. En
choisissant, l’une des dates
proposées par défaut.
2 Personnalisé, vous pouvez
sélectionner trois critères : le
type d’action à mener dans
une liste prédéfinie ou à saisir,
la date de début et la date
d’échéance.
Optimiser son travail
quotidien
Gagner du temps et de la sérénité
Calendrier
Tâches
Réunions
 Calendrier
 Calendrier, choisir le meilleur affichage du
calendrier et des tâches.
 Calendrier
 Calendrier, choisir
le meilleur
affichage du
calendrier et des
tâches.

 définir le type
d'activité et les
équilibrer
 Option du calendrier
 outils/ options/ préférences cliquez sur
options du calendrier (affiche début
journée, ou affichage du numéro des
semaines).
 Calendrier
 Dans les
options du
calendrier
vous pouvez
définir les
jours fériés
 Options
avancées,
décalage
horaire
Tâches
 Tâches

 créer une tâche,

bouton nouvelle tâche
 Tâches
 bouton périodicité
 Possibilité de joindre un fichier via
insertion
 lier la tâche à un contact en cliquant sur le
bouton lier à l'enregistrement
 Transformer une tâche
en bloc temps
 Bloc temps = rdv, le temps nécessaire
pour réaliser une tâche
1. afficher calendrier
2. liste tâches en affichage par date de
début
3. glissez une tâche vers un espace libre de
l'agenda : un rdv ( le bloc temps est
prérempli).
 Supprimez les alarmes
 très anxiogène
 Ou alors si interlocuteur chronophage, ou
aller chercher ses enfants...
 Prendre rendez-vous
 Via le calendrier
 Double clic sur la bonne heure pour ouvrir
la fenêtre de création de rdv.
 Saisir les infos, sujet, lieux, type,
catégorie,
 Lier à l’enregistrement (ainsi classé dans
historique des contacts)
S'organiser avec ses
collaborateurs
Inviter à une réunion
Partage de calendrier
Affecter des tâches
Inviter des participants
à une réunion
Inviter des participants
à une réunion
Inviter des participants
à une réunion
 Partager son calendrier

 microsoft exchange = un logiciel serveur

de gestion de partage des info contenues
dans Outlook.
 permet de définir droit d'accès pour
permettre à d'autres personnes de
modifier rdv, contacts
 Partager le calendrier
 dans Outlook, cliquez sur le calendrier
 cliquez sur publier mon calendrier
 s'inscrire sur Microsoft Office online (compte
Live Messenger)
 ensuite inviter personnes à consulter votre
calendrier
 à la fin Outlook vous demande si vous souhaitez
envoyer des invitations : oui
 une fenêtre d'envoi d'e-mails s'affiche (ajouter
les adresse)
 envoyez le message
Partager le calendrier
Partager le calendrier
 Affecter des tâches
 Affecter des tâches à des collaborateurs
 Configurer ses comptes
de messagerie
 5 infos
 adresse e-mail
 le compte (code ou login) : prenom.nom
 mot de passe : cléf
 serveur POP : serveur qui reçoit et stocke les
messages jusqu'à ce qu'on clique
envoyer/recevoir : pop.votre_domaine.com
 serveur SMTP : nom serveur qui envoie vos
messages, généralement adresse serveur
SMTP du FAI : smtp.skynet.be
 Bien choisir son adresse mail
 Soyez professionnel
 Facile à transmettre
 Minuscule
 Pas d'accent
 Point ou « _ »
 Adresse e-mail de fonction
 adresse personnelle ou de fonction
 support@comptasuper.eu
 6 règles d’or
 Répondre à tous e-mails reçus
 Répondre vite
 Ne pas répondre tous le temps, ni immédiatement.
Traiter les e-mails que 2 à 4 X par jour. Trop vite risque
mal rédigé ou peu réfléchi… on s’engage… risque
juridique… donc on réfléchi à 7X avant d’envoyer.
 Parfois ne pas répondre mais téléphoner ou organiser
un rdv. Rien de tel qu’un face à face pour régler les
problèmes, conclure une négociation
 « ça vient d’en haut ». Améliorer la qualité des
messages en les relisant avec les collaborateurs (si
manager donner l’exemple), évitez les chaînes, les hoax,
les messages politiques ou religieux.
 Avoir une boite de réception vide
 je lis et je supprime
 je lis et je classe dans un dossier
 je lis, je réponds et je supprime
 je lis, je répond et je classe dans un dossier
 je lis, je répond et je classe dans un dossier et je
planifier un suivi
 je lis, je répond et je classe dans un dossier et je
planifie une action
 je lis, je répond et je classe dans un dossier,
j'ouvre la fiche du contact et je décroche le
téléphone.
 Classer automatiquement
les spams
 Courriers indésirable (où il manque un s !)
 configurer le niveau de protection via
outils/ option, onglet préférence bouton
courrier indésirable.
 Archivage
 vieux messages déplacés
automatiquement
 Outils/ nettoyer la boîte aux lettre, puis
cliquez sur le bouton Archivez
automatiquement.
 Soigner la forme de ses
messages
 Forme
 Ordre : texte, titre, adresse
Répondre à tous
 Transfert, forward
 Prenez le temps de rédiger quelques
lignes
Insérer un fichier joint
 Copie Carbonne
 CC Copie Carbone
 CCI Copie Carbonne Invisible
 Personnaliser son e-mail
 personnaliser avec charte graphique
entreprise (que police)
 (évitez les thèmes)
 Choisir le format
des messages par défaut

 Format de message (outils options format du

courrier)
 texte brut: sans mise en forme, lisible par tous
 texte enrichi, prend en charge mise en forme
( Outlook 97 à 2003 et Microsoft Exchange
Client 5.0 4.0)
 HTML multiples mise en forme (téléchargement
plus long)
 Choisir le format
des messages par défaut
 Lire les messages au format de texte brut
 Outils / centre de gestion de la
confidentialité, catégorie sécurité de
messagerie électronique
 Gérer les signatures
 Nom
 Fonction
 Coordonnées tél et postale
 Adresse Web, lien réseau social
 Signature publicitaire
 Prix décerné
 Lien vers site vente en ligne
signature par défaut
 Liste de distribution

 Envoyer un message
à un groupe de personnes
 Par ex : collaborateurs, équipe projet,
interlocuteurs clients
 Onglet contact, nouveau/liste de
distribution
Liste de distribution
Liste de distribution
Les catégories
 Les catégories
 Commercial
 Gestion
administration
 Personnel
 Production
 Les dossiers
 dossier favoris
 dossier personnel
(boite de réception,
boite envoi, brouillon,
élément envoyés,
éléments supprimés)
 Organiser son dossier personnel
 Dossier, sous dossier
 Par ex : un dossier par client ou un
dossier client
 Pas trop volumineux (max 1 Go)
 Clients A-N clients N-Z
 Dossier protégé par un mot de passe
 Créer un historique automatique des
échanges de messages électroniques

 2 moyens complémentaires
 à la création fiche contact, cliquez sur bouton
lien automatique vers la messagerie
électronique
 ensuite dans la partie messagerie d'Outlook,
cliquez sur le bouton lier automatiquement les
messages électroniques après avoir sélectionné
un message
 Créer un historique automatique des
échanges de messages électroniques
 Ceci permet deux actions
 Lier automatiquement tous les futurs
messages entrants et sortants de la ou
des adresses e-mails contenus dans les
champs à, De,CC.
 Cochez les case pour chaque adresse
que vous souhaitez lier
 indexe le répertoire d'e-mails dans lequel
se trouve le message sélectionné.
 Changement d’e-mail
 Si un interlocuteur change d'adresse e-mail
 Attention à ne pas modifier l'adresse de ce
contact, vous perdriez l'historique des e-mails
dans sa fiche.
 Solution créer une nouvelle adresse de
messagerie et notez que l'adresse de
messagerie 2 doit désormais être utilisée
exclusivement.
 Ensuite lier automatiquement les nouvelles
adresses.
Changement d’e-mail
 Supprimer toutes les notifications

 notification de réceptions d'e-mails

 Outils /options /options de messagerie /
options avancées, décochez au niveau de
à la réception de nouveaux éléments dans
ma boite de réception
 Assurer un suivi sur
un e-mail envoyé
 Transformer ses e-mails en outils d'historique et
d'action
 ex nouveau message, cliquez sur assurer un
suivi
 indicateur pour moi : que dans votre agenda
 indicateur pour les destinataires : apparaîtra
dans agenda de vote interlocuteur (à manipuler
avec précaution, car agressif).
Utilisation accusés de réception
 Options de suivi du menu Options de
messagerie
 Interlocuteur on la possibilité à la
réception du message de vous renvoyé un
accusé de réception ou de lecture).
mauvaise image.
 Trucs & astuces
 Maj + suppr.
 F7 correcteur orthographe
 Options de message
 niveaux importance (normal, faible ou haute)
 critères de diffusion, normal, personnel, privé ou
confidentiel
 si souhaite envoyer la réponse à un tiers
(envoyer les réponses à)
 envoyer à une date ultérieure
 expire après, message plus disponible
 Options de vote et de suivi (demander un
accusé de réception, demander une
confirmation de lecture)
 Imprimer un message
 ouvrir le dossier, sélectionner les
messages imprimer, style impression
(mémo)
 Créer un modèle
de message (.oft)

 insérer un fichier joint

 insérer un calendrier à un message
 insérer un élément Outlook (contact, carte
de visite, invitation, rdv, tâche)
 Réponse d'absence
de bureau
 Via gestionnaire d’absence de bureau
 Réponse d'absence
de bureau
 Créer modèle
 Définir une nouvelle
règle
Réponse d'absence
de bureau
 Flux RSS
 copier l'adresse dans le navigateur
 dans Outlook, dossier courrier, click droit
sur le dossier flux RSS ajouter nouveau
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Google wave
yousendit.com
netvibes.com