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¿ Este trabajo es mi mayor logro,
¿ realizado con esfuerzo y amor a mi

¿ profesión; está dedicado a Dios, a


mis queridos padres: Orlando y
¿
Victoria, a mis hermanos: Darlin y
¿ Yosver y a mi amado esposo; por su
¿ apoyo y comprensión, logrando
cumplir mis objetivos trazados
¿
durante el trayecto de mi carrera.
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4
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¿    ¿

¿ }i agradecimiento especial a Dios por la


¿ fortaleza que me brinda para vencer todos
los obstáculos que se me han presentado
¿
en el transcurso de mi carrera, a mi familia
¿
por haber depositado su confianza
¿ brindándome la oportunidad de cul minar

¿ esta linda profesión; a mi gran amiga Elisa


por el apoyo, confianza y dedicación que
¿
manifiesta incondicionalmente a mi asesora
¿ Rosa Talledo Coronado por el gran apoyo a
¿ la culminación y revisión de este informe

¿ asimismo al señor director Segundo Castillo


y a todos los docentes de la especialidad
¿
que laboran en esta digna institución.
¿

J
¿

INTRODUCCIÓN

%as prácticas profesionales en nuestra carrera de Secretariado Ejecutivo tienen


como finalidad proporcionar conocimientos técnicos y habilidades prácticas e l as
distintas áreas donde se pueden aplicar las Técnicas Secretariales.

Como sabemos la secretaria es el eje principal de una empresa y debe responder a


la confianza que su superior deposita en ella, compartiendo información confidencial,
de estar siempre dispuesta a prestar apoyo y cooperación a su empresa y conocer
asimismo los objetivos y políticas internos de la misma.

%a secretaria es una colaboradora inmediata de una institución, con un conocimiento


cabal de las actividades de su jefe, además debe poseer habilidades personales
como: saber comunicarse, conocer cuáles son las tareas específicas de los
directivos, saber qué cargo desempeña su jefe en el marco de la organización,
cuáles son sus responsabilidades y saber trabajar en equipo en forma eficaz o
intensiva. Es por ello que debemos estar preparadas para afrontar estos retos, y las
prácticas profesionales son una forma de prepararnos para cumplir con las labores
del mercado.

El desarrollo del presente informe tiene como objetivo principal alcanzar un resumen
detallado de las actividades que realicé en mis prácticas profesionales, para lograr la
aprobación de mi plan de estudios para la obtención del título de Técnica en
Secretariado Ejecutivo, que otorga el Instituto Superior Tecnológico Público
³Almirante }iguel Grau´ de la Ciudad de Piura.

El presente trabajo describe, analiza y evalúa las acciones desarrolladas en la


Oficina de Recursos Humanos del Gobierno Regional Piura, para el efecto he
considerado dividir el trabajo en tres capítulos:

x
Capítulo I.- se detallan los aspectos Generales de institución en que he desarrollado
las prácticas.

Capítulo II.- aborda el aspecto técnico de las prácticas, detallándose las acciones
realizadas, el material y equipo empleado, así como los logros y dificu ltades
encontradas en el desarrollo de las prácticas.

Capítulo III.- aquí se exponen las recomendaciones y conclusiones respectivas.

}ediante el presente informe deseo dejar expresa constancia con mi compromiso a


seguir capacitándome constantemente para estar acorde con el perfil requerido en
los tiempos actuales, mi mayor objetivo es ser eficiente y tener siempre presente mis
principios morales; a fin de que mi servicio profesional como Técnica en
Secretariado Ejecutivo redunde eficientemente en benefici o de la colectividad y del
país.

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NDICE

CAPTULO I: ASPECTOS GENERALES DE LA INSTITUCIÓN

‘.‘ Razón Social

‘.2 Reseña Histórica

‘.3 }isión

‘.4 Visión

‘.5 Objetivos

‘.6 Estructura Orgánica

‘.7 Organigramas

CAPTULO II: ASPECTOS TÉCNICOS DE LA PRÁCTICA

2.‘ Funciones realizadas

^ Apoyar en la gestión administrativa de los proyectos.

^ }antenimiento de archivos de contratos suscritos por


la empresa.

^ Atención al público.

^ Brindar apoyo a todas las áreas de trabajo.

^ Recepción de llamadas telefónicas.

2.2 Descripción de funciones realizadas

2.3 }ateriales y equipo utilizados

¬ }ateriales

¬ %ogros

CAPTULO III: CONCLUSIONES Y SUGERENCIAS

¬ Conclusiones

¬ Sugerencias

ANEXOS:

¬ }odelo de documentación


¿

0
‘.‘ RAZÓN SOCIAL

ASOCIACIÓN DE YACHACHIQ ± SOLIDARIDAD COLECTIVA PARA EL


DESARROLLO (SOLCODE)

Calle }adre Teresa del Sagrado corazón 30‘. Urb. }iraflores ± Castilla ± Piura

Telf. (5‘ 73) 348926 ± Email: asolcode@yahoo.es

‘.2 RESEÑA HISTÓRICA

%a Asociación de Yachachiq ± solidaridad Colectiva para el Desarrollo (SOCODE )


se conformó el ‘9 de setiembre del 2004, inscrita en el registro de la Notaria P ública
Pedro Tercero Benítez Sosa Nº de partida ‘250 de la ciudad de Piura. Con la
finalidad de impulsar, gestionar y ejecuta r proyectos de Desarrollo Rural
Participativos que propicien en las poblaciones rurales la construcción de un
Sistema de Seguridad Alimentaria Endógeno de calidad orgánica.

SO%CODE, desarrolló un sistema de producción controlado de alimentos genuinos


realzando su identidad. Aprovecha las ventajas comparativas para generar energías
renovables y construir viviendas ecológicas articuladas en eco aldeas dotadas de
sistemas de agua potable y saneamiento apropiados como parte de un nuevo
sistema de ordenamiento de la vivienda rural para dignificar la forma de vida de las
poblaciones alto andinas.

Así también, genera riqueza mediante la ampliación de su ámbito productivo hacia


actividades eco turísticas, agroindustriales e industriales, como estrategia de
mercadotecnia para una explotación extensiva en intensiva del mercado interno.

Por otro lado, SO%CODE, está comprometido en recuperar, preservar y gestionar de


forma sustentable su flora y fauna en beneficio de sus poblaciones y contribuyendo
a la lucha por la preservación del agua y contra el cambio climático. Desarrolla
propuestas tecnológicas apropiadas y endógenas que validan las poblaciones
rurales; estas se constituyen en una escuela permanente de Yachachiq que
conforman una legión de campesinos y campesinas capaces de gestionar
propuestas tecnológicas y productivas innovadoras. Impulsa la homologación
profesional y tecnológica local con sus pares en la Unión Europea para la gestión de
un Sistema de Producción controlado de Alimentos al que acceden las pequeña s

Ð
agriculturas. Impulsa eco negocios y dinamiza formas de comercio ecológico y justo
local e internacional. Investiga y promueve la recuperación de los derechos
económicos, ambientales y sociales de las poblaciones excluidas de la sierra nor
andina del Perú.

‘.3 VISIÓN

Al 20‘5 la Asociación de Yachachiq SO%CODE es una ONGD consensuada sin


fines de lucro que articula a redes de cooperación internacional, nacional y regional,
ha logrado promover el desarrollo sostenible de los pueblos excluidos a través de la
construcción de una nueva ruralidad no excluyente, fundada en el respeto a sus
derechos económicos, sociales, culturales y en la preservación del medio ambiente.

‘.4 MISIÓN

Promover el protagonismo de las poblaciones excluidas para su desarrollo


sostenible, a través de las prácticas de capacitación y extensión que realizan
solidariamente los Yachachiq (capacitación de campesino a campesino).

‘.4.‘ FINES

^ Desarrollar actividades asistenciales o educacionales, complementadas


con la recepción de donaciones de bien es de carácter asistencial.

^ Promover la revalorización de las riquezas culturales y espirituales que


acompañan los procesos productivos de las poblaciones rurales,
desarrollando redes de cooperación, gestión y asociatividad.

^ Implementan diferentes medios d e comunicación en información como


herramientas para que las pequeñas agriculturas y familias campesinas
tengan acceso a servicios de información, extensión y capacitación
agropecuarias. Así para promover y difundir las riquezas culturales y
espirituales de las poblaciones rurales.

^ Gestionar y canalizar cooperación técnica y financiera para la realización


de los proyectos propuestos por las poblaciones rurales.

–
^ Promover el respeto de la dignidad humana y desarrollar propuestas
para mejorar la calidad de vi da de la población rural, asegurando la
satisfacción de sus necesidades básicas y la protección adecuada de la
salud. }ediante propuestas para combatir la desnutrición crónica, mejorar
la vivienda rural dotándola con servicios de Agua Potable y Saneamiento .

^ Promover la conservación de las áreas agrícolas, el aprovechamiento


sostenible de los recursos naturales, incluyendo la conservación de la
diversidad biológica. A través de la protección y recuperación de los
ecosistemas, las especies y su patrimonio genético.

^ Promover actividades destinadas a recuperar, preservar así como


administrar agroecológicos los bosques húmedos, recursos hídricos, el
suelo, la fauna y las riquezas botánicas de las poblaciones rurales.

^ Promover el desarrollo de modelos de eco negocios endógenos,


autogestionarios y éticos, que otorguen a las economías campesinas
rentabilidad, competitibilidad y generación de empleo en armonía con el
medio ambiente.

‘.5 OBJETIVOS

‘.5.‘ OBJETIVOS GENERALES

ÁMBITO DE ACTIVIDADES

¬ Seguridad Alimentaria.

¬ Agua entubada y potable.

¬ Saneamiento ecológico.

¬ Infraestructura y servicios de salud para madres gestantes y niños.

¬ Gestión agroecológica del agua, bosques de neblina y praderas andinas.

¬ Agricultura y ganadería ecológicas.

¬ Sistema de producción controlado d e alimentos y bienes.

¬ Eco-negocios.

¬ Ayuda Humanitaria.

‘
ÁMBITO DE INTERVENCIÓN

¬ Provincias de Huancabamba, Ayabaca y }orrpón de la Región de Piura,


Perú.¿

‘.5.2 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

Definidos para promover el desarrollo rural, éstas se constituyen en las l íneas


maestras de intervención sistemática que permitirán realizar la visión de
futuro y el desafío central de desarrollo planteado.

EJES ESTRATÉGICOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS¿


Al 20‘5, se desarrolla un modelo de asentamiento
ORDENA}IENTO TERRITORIA% Y rural armónico con el medio natural que es
}EJOR DE %A INFRESTUCTURA aprovechado de manera sostenible para satisfacer
FA}I%IAR Y CO}UNA% DE %OS las necesidades del campesino, proyéndole de una
PUEB%OS RURA%ES. vida de calidad y digna.
Al 20‘5, las familias campesinas han superado sus
APOYO A %A SUPERVIVENCIA Y problemas de mal nutrición y salud así como han
DESARRO%%O INFANTI% mejorado técnicas de manejo de sus actividades
SOSTENIB%E-GESTIÓN PREDIA%. productivas con respeto al medio ambiente.
Al 20‘5, en el ámbito de participación de la
GENERACIÓN DE RIQUEZA A Asociación de Yachachiq SO%CODE se ha
PARTIR DE %AS PEQUEÑAS construido un sistema de producción controlado de
AGRICU%TURAS. bienes y alimentos genuinos.

‘.5.3 PROGRAMAS

¬ Ordenamiento y mejora de la vivienda campesina.

¬ Propuesta de comunidad ordenada sobre valores ecológicos y sostenibles.

¬ Apoyo a la supervivencia y desarrollo infantil sostenible.

¬ Sistema de producción controlada de bienes y alimentos.

¬ Promoción del comercio de la sierra piurana.

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‘.5.4 PROYECTOS

‘. ³DESARRO%%O HU}ANO ECONÓ}ICO ENDÓGENOS A PARTIR DE


%AS PEQUEÑAS AGRICU%TURAS DE% DISTRITO DE SANTA CATA%INA
DE }OSSA´ (PERÚ).

Propósito.- %as poblaciones del distrito de Sa nta Catalina de }ossa resuelven


sosteniblemente sus problemas se Seguridad Alimentaria, incorporan
tecnologías apropiadas para mejorar la calidad de sus viviendas y,
aprovechando sus ventajas comparativas, desarrollan sistemas de producción
controlado de alimentos e inician la recuperación de sus bosques, su flora y
fauna para la cosecha perpetua de agua, al tiempo que se inicia el proceso de
institucionalización de la matriz de certificación ecológica del Grupo CAAE en
el Perú. Inicio: 0‘.02.2007. Fin: 30. 0‘.2008

2. PROGRA}A DE DESARRO%%O RURA% INTEGRA% DE% DISTRITO DE%


A%AQUIS A PARTIR DE %A ZONA DE }AY%AND´
(HUANCABA}BA-PIURA-PERÚ).

Propósito.- %as poblaciones la zona }ayland del distrito de %alaquis resuelven


sosteniblemente sus problemas de Seguridad alimentaria, incorporan
tecnologías apropiadas para mejorar la calidad de sus viviendas e inician la
recuperación de sus bosques, su flora y fauna para la cosecha perpetua.
Inicio: ‘5.0‘.2007, Fin: ‘5.0‘.2008

3. ³DESARRO%%O INTEGRA% SOSTENIB%E DE %A ZONA DE %A %AGUNA DE


%A%AQUIZ. (HUANCABA}BA-PIURA-PERÚ).

Propósito.- }ejorar la seguridad alimentaria, habitacional, las condiciones de


Salubridad y productivas de la población de micro cuenca de San Pablo de
Pacaipampa. Se inició: 02.02.2007 y concluyó el 30.02.2008

4. SOSTENIBI%IDAD DE% PROGRA}A DE GESTIÓN PREDIA% ESCO%AR EN


%A CO}UNIDAD CA}PESINA PA%O B%ANCO.

Tiene como propósito lograr que la escuela de la comunidad campesina de


Palo Blanco se constituya como referente de gestión predial endógena. Se
Inició el 0‘ 05 2005 y concluyó el 0‘ ‘2 2005

‘4
5. ³AU%A VIRTUA% DE% }UNICIPIO DE SANTA CATA%INA DE }OSSA´ (PIURA-
PERÚ)

. Propósito.- %os estudiantes de primaria, secundaria, profesores y funcionarios


Públicos asumen el uso de las nuevas tecnologías como una herramienta de
Comunicación y de darse a conocer al mundo por medio de web. Inicio: }arzo
de2007 Fin: Agosto de 2007

6. PRODUCCIÓN ECO%ÓGICA Y ÉTICA DE AZUCAR INTEGRA% DE CAÑA


PARA %A GENERACIÓN DE REQUEZAS DESDE %AS PEQUEÑAS
AGRICU%TURAS DE% DISTRITO DE SANTA CATA%INA DE }OSSA.
Propósito.- Contribuir al mejoramiento de las condiciones de vida de las familias
Campesinas que obtienen sus ingresos del cultivo de la caña y su
Transformación, mediante actividades de generación, ajuste y divulgación de
Tecnologías apropiadas a las condiciones agroecológicas y socioeconómicas
De la sierra piurana Se inició el 20 de febrero 2005, finalizó el 20 de febrero del
2005

7. ORDENA}IENTO Y CRECI}IENTO FÍSICO SUSTENTAB%E DE %AS


POB%ACIONES EXC%UÍDAS DE% ANDE PERUANO Y VA%IDACIÓN DE
TECNO%OGÍAS APROPIADAS ENDÓGENAS CO}O HERRA}IENTA DE
}ERCADOTECNIA PARA SU DESARRO%%O (PERÚ).

Propósito.- %as poblaciones de la micro cuenca de palo blanco, son una fuerza
activa en la transición hacia una sociedad sostenible que usa apropiadamente
sus recursos para garantizar su seguridad alimentaria y generar riqueza
mediante la ampliación de su ámbito productivo hacia actividades
agroindustriales e industriales. Inicio: ‘5 de enero de 2006, Fin: ‘5 de febrero
de 2007.

8. GESTIÓN AGROECO%ÓGICA ENDÓGENA PARA GARANTIZAR %A


SEGURIDAD A%I}ENTARIA DE %AS FA}I%IAS CA}PESINAS DE %A
}ICROCUECA DE PA%O B%ANCO Y %OGRAR EXCEDENTES DE BAJOS
COSTOS UNITARIOS Y CA%IDAD ECO%ÓGICA, PIURA.

Propósito.- Colectiva y solidariamente, las familias campesinas desarrollan


Actividades agroecológicas endógenas y sostenible s, que les permite garantizar
Su seguridad alimentaria y lograr excedentes de bajos costos unitarios y alta
Calidad ecológica. Inicio: ‘5 de febrero de 2007.

9. ORDENA}IENTO Y }EJORA DE %AS VIVIENDAS CA}PESINAS DE %A

‘J
}ICROCUENCA DE PA%O B%ANCO EN AR}ONÍA CON %A GESTIÓN
AGROECO%ÓGICA DE SU ENTORNO.

Propósito.- Emprender de manera sustentable el ordenamiento y mejora de las


viviendas de los habitantes de la micro cuenca de palo blanco en armonía con
la gestión agroecológica de su entorno. Inicio: agosto del 2005, Fin: agosto del
2006.

‘0. GESTIÓN PREDIA% SOSTENIB%E: UN }ODE%O DE GENERACIÓN DE


RIQUEZAS A PARTIR DE %A ECONO}ÍA DE AUTOCONSU}O.

Propósito.- %as familias campesinas asumen la protección, preservación y


administración de sus riquezas botánicas revirtiendo los procesos ambientales
negativos y propiciando el desarrollo sostenible de sus poblaciones. Inicio:
enero del 2005. Fin: diciembre del 2005.

‘.5.5 FINANCIADORES

¬ Fundación Social Universal WWW.fundaciónsocialuniversal.org

¬ Apy-Solidaridad en Acción WWW.apysolidarida.org

¬ Fundación internacional hijos del maíz WWW.f-hijosdelmaíz.org inicio.html

¬ Junta de Andalucía WWW.juntadeandalucía.es

¬ Diputación de Córdoba WWW.diputacióndecórdoba.es

¬ Parlamento de Andalucía WWW.parlamentodeandalucía.es

¬ }ancomunidad de }unicipios Campiña sur www.campisur.com

¬ Ayuntamiento de }ontilla www.montilla.es

¬ Gobierno de Principado de Asturias www.asturias.es

‘x
‘.6 ESTRUCTURA ORGÁNICA

%a estructura orgánica de la Asociación d e Yachachiq ± solidaridad Colectiva para el


desarrollo (SO%CODE), está conformada por:

‘.6.‘ CONSEJO DIRECTIVO

FUNCIONES GENERALES

El consejo directivo es el máximo nivel de dirección, y le compete básicamente


lo siguiente.

A. Trazar los lineamientos generales de la política institucional y orientar la marcha


administrativa interna de la Asociación de Yachachiq ± SO%CODE mediante la
elaboración y aprobación de los planes de desarrollo económico -financiero a
corto, mediano y largo plazo.

B. Convocar a Asamblea General y ejecutar los acuerdos que ésta adopte.

C. Presentar anualmente a la Asamblea General la }emoria, cuentas de ganancia,


pérdidas y Balance de SO%CODE, proponiendo el destino del resultado
obtenido.

D. Autorizar el otorgamiento y revocación de poderes con fines específicos.

E. Autorizar la compra-venta, adjudicación en pago, adquisición por cualquier


concepto, cesión, permuta, donación, arrendamiento o gravamen de bienes
muebles e inmuebles, necesarios para el desarrollo de sus actividades, dentro
de los términos establecidos por la ley.

F. Aprobar los objetivos, planes, programas y presupuestos anuales.

G. Evaluar periódicamente la gestión de SO%CODE, dando cuenta de sus


resultados a la Asamblea General.

H. Velar por la vigila ncia, fortalecimiento y prestigio institucionales, y apoyar la


captación de recursos.

‘ë
El consejo directivo está integrado por:

‘. José }iguel Timaná %azo (presidente)

2. %uz }aribel Guayanal Silva (vise presidente)

3. }ariela Andrea Timoteo }oran (secretari a)

4. Rosa Petronila Suarez Huamán (tesorera)

5. Gloria García García (‘ vocal)

6. Eustasia Jiménez }oreto (2 vocal)

El presidente del Consejo Directivo tiene las siguientes atribuciones generales:

¬ Convocar y presidir las sesiones del Comité Directivo y representar a


SO%CODE en los actos públicos y privados, así como coordinar las
actividades, proyectos y funciones de las diferentes unidades.

¬ Suscribir la documentación y correspondencia interna del Comité Directivo,


conjuntamente con el Vise Presidente, Secreta rio u otro miembro del comité.

¬ Suscribir mancomunadamente los documentos, contratos, valores y otros que


otros que los Reglamentos y }anuales de Procedimiento así lo exijan.

¬ Resolver transitoriamente los casos de carácter urgente, con cargo a dar


cuenta al Consejo Ejecutivo en la sesión inmediata.

‘
‘. RELACIÓN DE SOCIOS

¬ Cirilo Coello }ondragón (Yachachiq, especialista en sistema de riego)

¬ Fidel Jiménez García (Yachachiq, especialista en forestación)

¬ Eustasia Jiménez García (Yachachiq, especialista en huer tos)

2. SOCIOS HONORARIOS

¬ Antonio Fermín Rodas Varo (voluntario Español, especialista en


saneamiento).

3. PROFESIONALES DE APOYO A LA CAPACIDAD OPERATIVA

¬ Fernando Romero Sánchez (Yachachiq, Coordinador General)

¬ }iguel Timaná %azo (Ing. Agrónomo, coordinador T écnico)

‘.6.2 DESARROLLO ECONÓMICO Y SOCIAL LOCAL

%a oficina de Desarrollo Económico y Social %ocal se dedica a hacer Eco -


Negocios con los pueblos de la zona rural ± Piura; esto se hace con la ayuda de
personal profesionales quien los capacita a la gent e campesina, orienta
constantemente como sé debe realizar los trabajos.

Funciones que realizan para hacer los Eco ± Negocios:

‰ %as mujeres de zona rural del distrito de Frías y %alaquíz, se dedican hacer
tejidos del hilo como son: }orrales, carteras, faja s, mochilas, etc.

‰ También se les enseña a preparar comidas con los productos que hay en la
zona y que a veces no se utiliza por la causa de no saber cómo prepararlos.

‰ %a gente campesina, vende a la misma ONG, lo que es miel de abeja, miel de


palo y algunos otros productos más.

‰ Hacen huertos y siembran verduras con técnica, luego estas verduras son
vendidas o también consumidas por los mismos dueños.

‘0
Estos productos se encarga de venderlos la misma ONG, pero las personas
quienes realizan estos trabajos tamb ién pueden vender a quien sea y los
ingresos de dichos productos son para ambas partes tanto para la ONG, como
para los dueños que realizan los trabajos.

Personal que lo conforman:

¬ %uz }aribel Guayanal Silva (Administradora de Empresas)

¬ }ariela Timoteo (Ing. Zootecnista, Ganadería Ecológica)

¬ Dick Polly Raymundo Chininin (Ing. Agrónomo)

¬ Juan Carlos Vásquez García (Bach. Agroindustria)

¬ Isabel Avalos (Enfermera, Sanidad Comunitaria)

¬ Rosa Suárez Huamán (Técnica en nutrición)

¬ %uis Fernando Silva }endizábal ( Ing. Zootecnista)

¬ Eduardo Gonzales Iva (administración negocios, Eco ± Negocios)

‘Ð
‘.6.3. VIVIENDA Y SANEAMIENTO

%as personas encargada se dedica a averiguar y arreglar cuales son los problemas
de las casas donde vive la gente campesina de la Zona Rural, luego ven que es lo
que se necesitan los pueblos (baños, agua potable, etc.).

¬ Carlos Requena (Arquitecto, vivienda y saneamiento rural ecológico).


¬ William Cárdenas (Restaurador, vivienda y saneamiento rural ecológico).
¬ Omar Troncos (Arquitecto, vivienda y saneamiento rural ecológico).
¬ Paola Navarro (Arquitecta, vivienda y saneamiento rural ecológico)

‘.6.4 MEDIO AMBIENTE

%a oficina de medio ambiente se dedica a:

‰ Averiguar cuáles son los principales problemas ambientales en la zona que


va a trabajar.
‰ Identificar las causas y consecuencias.
‰ Ve la potencialidad de biodiversidad.
‰ Encontrar formas de manejo sostenible de los recursos.

‘–
OFICINA DE ADMINISTRACIÓN

Se encarga de llevar la administración de los proyectos, recursos humanos y bienes,


así como de la contabilidad, el manejo financiero de los fondos disponibles y el
servicio de la tesorería.

Entre las principales funciones del Departamento de Administración se encuentra:

¬ Desarrollar la gestión financiera y administrativa de la Asociación de Yachachiq


± SO%CODE, en concordancia con los objetos institucionales.

¬ Dirigir el cumplimiento de las disposiciones administrativas y las normas


puestas por las entidades oficiales y tributarias, en lo pertinente.

¬ }antener actualizados los registros contables de las operaciones.

¬ Coordinar la disponibilidad de fondos para el desembols o oportuno de


operaciones de crédito, y para el pago de obligaciones en general.

¬ Preparar los informes y diagnósticos situacionales sobre la evolución de la


gestión administrativa, contable y financiera, de acuerdo a las políticas de la Alta
Dirección.

¬ Visar y aprobar las transacciones de su competencia, según las normas y


procedimientos establecidos y los poderes otorgados.

¬ Preparar y procesar los Balances, Estados Financieros e informes de gestión,


así como los análisis de cuentas y reportes de información gerencial solicitados
por la Alta Dirección.

4
¬ Firmar, conjuntamente con el contador y la Gerencia General, los Estados
Financieros, Anexos e información complementaria para su entrega a la Alta
Dirección.

¬ Supervisar adecuadamente los recursos humanos y logísticos, velando por su


eficiente atención.

¬ Preparar los cheques para la entrega de los créditos a los usuarios y pagos de
obligaciones, así como los documentos de sustentación crediticia y contable en
general de SO%CODE.

¬ Realizar mensualmente las conciliaciones bancarias y llevar el control de


saldos de las cuentas corrientes y otras cuentas.

¬ Controlar los gastos que se realizan por caja chica para adecuado manejo de
los fondos.

¬ Proponer los ajustes a la organización de créditos , es decir, efectuar la revisión


de los expedientes de crédito a fin de que cumpla con todos los requisitos del
caso, antes de proceder al desembolso.

¬ Establecer y mantener contacto con instituciones vinculadas a SO%CODE, así


como con empresas privadas o públicas, para el intercambio de información
financiera.

¬ Otras que dispongan la Gerencia General, en el marco de sus


responsabilidades funcionales.

%a oficina de Administración está conformada por:


¬ Cintia Carol }inan Vite (%ic., Administración de empresas).

¬ Patricia Giovanna Campuzano Chávez (AEC. Administración Bancaria).

‘.6.6 IDENTIFICACIÓN, EVALUACIÓN, DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN,


ORGANIZACIÓN Y ARCHIVO DE LAS FUENTES DE VERIFICACIÓN

Esta oficina se encarga de la evaluación permanente del funcionamiento del


sistema de control interno, minimizando los riesgos involucrados en los proyectos,
como una función independiente establecida dentro de la institución, ayudando a
los trabajadores en el cumplimiento efectivo de sus respon sabilidades.


Proporcionándoles: análisis, evaluaciones, recomendaciones e información sobre
las actividades, aunque su influencia debe ser importante en todos los niveles de la
organización.

En resumen, debe ô aluar permanentemente el funcionamiento del sistema de


control interno, ejecución económica -financiera, administrativa de SO%CODE.

Entre sus principales funciones:

¬ Evaluar el diseño, alcance y funcionamiento del sistema de control interno


con énfasis en el adecuado funcionamiento.
¬ Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales que rigen a
SO%CODE.
¬ Evaluar el cumplimiento de los }anuales de Políticas y Procedimientos,
Reglamentos y además normas internas de SO%CODE, así como
proponer modificaciones y actualizaciones a los mismos.
¬ Efectuar el seguimiento permanente de la implementación de las
observaciones y recomendaciones formuladas por los auditores externos,
así como las realizadas por la propia oficina.
¬ Diseñar el plan anual de trabajo y someterlos a consideración del Comité
Directivo y Gerencia para su aprobación, así como cumplir con las
actividades programadas y elaborar los informes que se deriven de las
mismas.
¬ }antener un archivo actualizado de todos los manuales y demás normas
internas de SO%CODE.

%a oficina está conformada por:

‘. Irma %izbeth Espinoza }urillo (%ic. Ciencia de la Comunicación Social).


2. Ebert Gustavo Ramírez Castillo (Bach. Agrónomo).
3. Dacna }aría del Rosario Paredes Jiménez (Ing. Agrónomo).
4. Alan }ike Cardozo Sanchez (Bach. Agronomía).
5. }artín Pacherrez Gonzales (Arquitecto).

‘. YACHACHIQ RESIDENTES

Este personal está capacitado y dispuesto para trabajar en los distintos


proyectos que ejecuta la Asociación de Yachachiq -SO%CODE.

Está conformado por las siguientes personas:

¬ Fidel Jiménez García (Yachachiq).

44
¬ Cirilo Coello }ondragón (Yachachiq).
¬ Eustacia Jiménez }oreto (Yachachiq).
¬ Gloria García García (Yachachiq).
¬ Cristino Coello Román (Yachachiq).
¬ Walter Neira Neira (Yachachiq).
¬ José Neira Neira (Yachachiq).
¬ Francisco }orales Pintado (Yachachiq).
¬ Samuel García }orales (Yachachiq).
¬ }arlene Saavedra Román (Yachachiq).

‘.6.7 PERSONAL DE APOYO OPERATIVO

El personal de Apoyo Operativo son las personas que llevan el manejo de las
camionetas en la empresa, se encarga de llevar y traer a todo el personal que
trabajan en la ONG, a los distintos lugares que realizan los proyectos para que
realicen sus funciones.

El personal está conformado por:

¬ Elmer }anchay Huamán (Chofer).


¬ Juan Bernardo Peña Peña (Chofer).
¬ %uis Alfredo Campos Carrasco (Chofer).

‘. YACHACHIQ DE CONTRUCCIÓN

%oa Yachachiq de Construcción se dedican a trabajar en baños Ecológicos,


cocinas mejoradas y corrales para la gente Campesina en las Zonas Rurales del
Departamento de Piura; estas personas están un mes o dos meses en cada
lugar que realicen el trabajo, lueg o pasan otros pueblos.

4J
%os conforman las siguientes personas:

¬ Andrés Neyra Huamán (Yachachiq).


¬ José Santos García (Yachachiq).
¬ }iguel Coello Camizan (Yachachiq).
¬ Dilmer García Sánchez (Yachachiq).
¬ Wilfredo García García (Yachachiq).
¬ Olver García Guerrero (Yachachiq).
¬ Rosario Neira Neira (Yachachiq).
¬ Natalio Huamán Neira (Yachachiq).
¬ Nazario Neira (Yachachiq).
¬ José Santos Neira Zurita (Yachachiq).
¬ }elasio Neira Zurita (Yachachiq).
¬ Gumersindo García García (Yachachiq).
¬ Adán Núñez García (Yachachiq).
¬ %eonardo García García (Yachachiq).
¬ Joel García García (Yachachiq).
¬ Segundo Núñez %ópez (Yachachiq).
¬ Hipolito García Jiménez (Yachachiq).
¬ Climer Cruz Guerrero (Yachachiq).
¬ Ademir Herrera Agurto (Yachachiq).
¬ Elvis Almíbar Córdova Peña (Yachachiq).
¬ José Santos Abel Julia Zurita (Yachachiq).
¬ Hilmer Herrera Agurto (Yachachiq).
¬ Antero Zurita Cruz (Yachachiq).
¬ Joaquín Córdova Choquehuanca (Yachachiq).
¬ Vitelio Ambulay Castro (Yachachiq).
¬ Esteban }ontalbán %ópez (Yachachiq).
¬ }arcos Antonio Neyra Coello (Yachachiq).
¬ Genaro Neyra Neyra (Yachachiq).
¬ Efraín García Neyra (Yachachiq).
¬ Gamaniel Huamán Coello (Yachachiq).

4x
‘.7 ORGANIGRAMA


    

    

 



 


Consejo Directivo Ampliado con


Representación de
Trabajadores y Yachachiq





Identificación, Evaluac ión, Gestión Administrativa de los


Divulgación de la Proyectos
Información      

 

 
 

  

DESARRO%%O
}edio Ambiente
ECONÓ}ICO Y  
Vivienda y
Saneamiento




4
‘.‘ FUNCIONES REALIZADAS

^ Apoyar en la gestión administrativa de los proyectos.


^ }antenimiento de archivos de documentos.
^ Atención al público.
^ Brinda apoyo a todas las áreas de trabajo.
^ Recepción de llamadas telefónicas.

2.2 DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES REALIZADAS

A. APOYAR EN LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LOS PROYECTOS

¬ REDACCIÓN Y DIGITACIÓN DE DOCUMENTOS

Redactar es expresar por escrito cosas sucedidas, acordadas y pensadas,


asimismo equivale a elaborar o crear un mensaje con un objetivo
predeterminado y unas ideas claras y concretas. Redactar bien es construir la
frase con exactitud, originalidad y claridad.

Etimológicamente redactar viene del latín REDACTU}, que significa ³Copilar o


poner en orden´. El acto de redactar corresponde a hechos reales pues las
circunstancias tratadas son concretas. Ahora bien como nadie nace con la
habilidad de expresar por escrito, debemos reflexion ar acerca de los siguientes
aspectos de la expresión escrita de nuestros sentimientos e ideas depende la
comunicación y si esta no es clara precisa y completa, proporcionar la
incomprensión.

Para poder redactar con propiedad y claridad, bastaría con acercarnos a ciertos
conceptos gramaticales básicos a una práctica constante. Si queremos aprender
a escribir hay que escribir mucho y cultivar el hábito de la lectura pues es otro
camino para llegar a redactar correctamente, nos familiariza con las form as
gramaticales y léxicas propias de nuestro idioma.

%os documentos que he redactado los hice de acuerdo a los métodos y técnicas
necesarias, utilizando un lenguaje claro y conciso.

En lo que se refiere a la digitación del documento, cabe resaltar que digitar es


incorporar los datos de la computadora utilizando el teclado. Al realizar esta
tarea siempre lo hacía sin mirar al teclado, también tenía en cuenta la ortografía,
los espacios, los márgenes, tipo de letra, tamaño y estilo.

40
‘. IMPORTANCIA DE LA REDACCIÓN

Es importante porque nos enseña a expresar por escrito de manera clara y correcta.
El documento puede ser un oficio, un recibo, una carta, solicitud, un memorándum,
etc. Por eso todas las redacciones deberán sujetarse a una estructura d eterminada,
que servirá como pauta orientada para realizar una redacción ya sea de índole
social, oficial y comercial.

%os documentos que realicé durante mis prácticas, fueron: cartas, memorándum en
su mayoría ya que la redacción de otros documentos de correspondencia lo
redactaba cada jefe de área.

2. PROCESO DE LA REDACCIÓN

2.‘ ELEMENTOS

Para llevar adelante el proceso de la redacción intervienen directa e indirectamente


distintos elementos que podamos agrupar en:

A.- GENÉRICOS.- Se refiere a la información previa que se tiene en lo referente a


métodos y técnicas de redacción del dominio de estas informaciones va a depender
en gran parte nuestra mayor y menor dificultad al redactar.

Asimismo, nuestro nivel de práctica permite apreciar en qué medida se puede


detectar y superar limitaciones ya que incuestionablemente sólo se puede aprender
a redactar, redactando.

B.- ESPÉCIFICOS.- Están relacionados con el objetivo que nos hayamos


propuesto al redactar, por cuanto redactamos por algo (razón en especial) y para
algo (efecto que esperamos lograr), este objetivo tiene el vocabulario apropiado, el
nivel de lenguaje a emplear.

En el caso de la redacción formal se debe tomar en cuenta los fundamentos que dan
objetividad, los documentos que deben ser c onocidos y se toma como referencia,
porque se trata de concordar intereses para poder tomar decisiones.

C.- AUXILIARES.- Son los elementos que permiten la adecuada trasmisión de


ideas según las formalidades acostumbradas en la escritura. %a ortografía, la
tildación y la puntuación nos auxilian para evitar desvirtuaciones.


2.2 PROPIEDADES DE LA REDACCIÓN

%a redacción de escritos debe estar elaborada en función de una perfecta


comprensión del mensaje, que elimine las posibilidades de errores, reclamos, et c.

Tenemos que tener en presente los criterios de acentuación, puntuación, los


términos a emplear, los plurales, eliminar los vicios, todo esto necesita una especial
atención.

Igualmente en el discurso debe incluirse pausas, entonaciones y toda una gama de


recursos expresivos, graficados a través de los signos de puntuación que analizados
nos permiten su empleo correcto en los escritos así como en la interpretación del
mensaje.

2.3 PROPIEDADES DEL CONTENIDO DEL TEXTO

‘. CLARIDAD Y ORDEN

Dentro de la redacción del documento nos va a permitir una fácil comprensión,


evitando, el esfuerzo innecesario e individualmente también, la pérdida del tiempo.

Para ello debemos utilizar un lenguaje sencillo, sin extranjerismo, adecuado al


asunto que se trata. Con un debido p laneamiento nuestras palabras deben fluir con
naturalidad, sin afectación y debemos tener en cuenta al distribuir nuestros párrafos
de una manera coherente y lógica.

%a claridad puede lograrse:

‰ Expresándote mediante frases cortas.


‰ Estar pendiente, a medida que escribes del comienzo de la frase para
continuarla con la correspondiente concordancia, especialmente con el uso de los
tiempos ambiguos.
‰ Evitar vocablos antiguos.
‰ No abusar del pronombre.
‰ Desterrar los gerundios.
‰ Evitar el exceso de adjetivos.
‰ Pensar despacio para escribir de prisa.
‰ Evitar las expresiones incompletas, el uso de palabras superfluas e
innecesarias.
‰ Evitar expresiones muy largas.


2. BREVEDAD
Implica el uso mínimo de palabras para hacer un mensaje claro y completo. También
lo conocemos como concisión que es la expresión de los conceptos con la menor
cantidad de palabras posibles y con la mayor exactitud. No debemos olvidar que el
tiempo es muy importante y nadie está dispuesto a una ³salva de palabrería´

Para ir al grano conviene ten er presente


‰ No repetir ideas expresadas con anterioridad.
‰ No anticipar lo que va a tratar después.
‰ No abusar de los adjetivos, sobre todo cuando se añade información.
‰ Evitar expresiones muy largas.

3. PRECISIÓN
Esto quiere decir, que en el sistema de la redacción debemos tener cuidado, los
datos imprescindibles deben estar en el texto.

En este caso se sugiere considerar:

‰ Emplear palabras significativas que informen exactamente.


‰ Entre sinónimos seleccionar aquellos que expresen mejor a la idea que se
quiere comunicar.
‰ %os objetivos hay que nombrarlos y añadir todos los detalles que contribuyen
a su identificación.

4. CORTESA

Implica transmitir respeto, cordialidad, sin llegar el extremo de servilismo o


adulación. No hacer uso de este principio genera contr atiempo en el mundo
empresarial y en el aprecio personal.

Para lograr esto se sugiere:

‰ Adoptar el vocabulario a nivel de los conocimientos del receptor.


‰ Utilizar debidamente los tratamientos, sin acudir a formulas rebuscadas.
‰ Evitar el egocentrismo y la vanidad.

2.4 DOCUMENTOS QUE REDACTÉ

‘. CARTAS

Es una unidad fundamental de comunicación entre personas naturales y jurídicas o


firmas sociales, con una finalidad específica. Sus objetivos son:

^ Transmitir un mensaje con eficiencia y eficacia.

J
^ Crear, mantener o recordar ³%a buena voluntad´, y buenas relaciones
públicas.

‘.‘ CARACTERSTICAS VITALES Y COMPLEMENTARIAS DE UNA CARTA


.
A. CLARIDAD
Redactar el mensaje sea completo que no falte ideas y datos útiles.

B. INTEGRIDAD
Buscar que el mensaje sea completo que no falte ideas y datos útiles.

C. BREVEDAD
Hacer el mensaje abreviado sin olvidar las características vitales y complementarias
de la carta comercial.

D. CORDIALIDAD.
Usar sin tono agradable y amistoso, capaz de crear y mantener unas buena s
relaciones.

E. VERACIDAD.
Escribir todo aquello de lo que cuál tenga evidencia o certeza.

F. COHERENCIA
Organizar la información de forma coherente, al terminar la idea de un párrafo
vincúlela con la próxima, mediante una palabra cognitiva.

G. POSITIVISMO
Ubicar en el lugar del lector y escribir frases que le agraden.

H. MODERNISMO
Utilizar expresiones acordes con la época.

I. CREATIVIDAD
Utilizar un lenguaje directo y sencillo como si estuviéramos hablando.

K CORRECCIÓN
Recurrir a las normas técnicas gramaticales, la ortografía y la puntuación, hasta
alcanzar una presentación armoniosa y uniforme.

‘.2 PARTES DE UNA CARTA


¬ Año calendario
¬ %ugar y fecha
¬ Datos del destinatario
¬ Saludo o vocativo

¬ Asunto o referencia
¬ Cuerpo o texto
¬ Despedida
¬ Nombre }ecanográfico de quién lo envía.
¬ Cargo del remitente
¬ Firma y sello
¬ Copia, anexo
¬ El pie de página, iníciales de la secretaría y de quién envía.

USO.- Este documento dentro de la ONG, se utiliza para hacer invitaciones


(aniversario), para cambiar fecha d e presentación de algún proyecto de los que
realizan, etc.

2. MEMORANDO

El memorándum es un documento escrito que es menos formal que la carta y se


utiliza para el intercambio de información entre áreas de una empresa con el objetivo
de dar a conocer información diversa como recomendaciones, instrucciones,
disposiciones y más.

2.‘ TIPOS DE MEMORANDO

^ MEMORANDO SIMPLE

Se emplea para remitir documentos, encargar funciones alcanzar documentos


complementarios, donación de apoyo, requerimientos, etc. Es dirigid o a un solo
destinatario.

^ MEMORANDO MÚLTIPLE

Se utiliza para una reunión de personal, requerimiento o cualquier otra información


simultánea, el código o identificación de hacer referencia que es múltiple y en la
distribución se escribe los nombres de los destinatarios a quien se le dirige el
documento para que firme al costado.

J4
2.2 PARTES DEL MEMORANDO

El memorando tiene las siguientes partes obligatorias:

¬ %ugar y fecha.
¬ Codificación.
¬ Destinatario.
¬ Asunto.
¬ Texto.
¬ Despedida.
¬ Firma, post firma, sello.
¬ Distribución.

%as partes complementarias de memorando:

¬ }embrete.
¬ Nombre del año calendario.
¬ Referencia.
¬ Anexo.

USO.- El memorando dentro de la oficina de prácticas lo utilizaba para llamar la


atención, encargar funciones, requerimientos, etc.

3. NOTA EXPLICATIVA

Es un documento que se utiliza en la ONG para hacer aclarar las facturas o tickets,
recibos y comprobantes de pago; que tienen el importe de dinero en dólares y luego
se detalla cuanto es el monto en soles.

Partes de que consta este documento:

¬ Nombre del proyecto.


¬ Nombre del documento.
¬ Cuerpo o texto.
¬ Concepto de que trata el documento
¬ Fecha.
¬ Tipo de cambio del dólar.
¬ Firma de la persona encargada.

JJ
4.- REGISTRO DE COMPRAS

Aquí se registra el control mensualmente en de las facturas y ticket de los gastos


económicos que tiene la ONG de compras de cualquier material o gastos con los
trabajadores.

5.- LIBRO CAJA

El principal y obligatorio, controla los movimientos, el dinero de la empresa.

Partes del libro caja:

‰ Encabezamiento: Razón o nombre social de la empresa.


‰ Código de la cuenta principal.
‰ Código de la subcuenta.

USO.- El libro caja dentro de la ONG, se utiliza para registrar todas las facturas,
ticket, boletos, recibos, recibos por honorarios y devoluciones que hacen
emprestamos a otros proyectos de la misma ONG; el balance de este libro se hace
caja fin de mes.

6. DECLARACIÓN JURADA DE GASTOS

En este documento se realiza el llenado de datos de la persona quien realiza dicho


gastos, con la finalidad de justificar los viático s de un trabajador cuando este se
moviliza hacia una localidad donde se ejecuta un proyecto o por gastos de pasajes,
etc., contiene lo siguiente.

¬ Nombre de la persona que justifica la razón del viaje.


¬ Documento de Identidad.
¬ Domicilio de la persona donde vive.
¬ Cargo de la persona que realiza el gasto.
¬ Fecha (as) de viaje.
¬ %ocalidad hacia donde realizó el viaje.
¬ Costo parcial de gastos.
¬ Costo total.
¬ Descripción de los gastos del viaje.
¬ Firma de responsable del proyecto.
¬ Firma de la persona que realizó el ga sto.

Jx
B. MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS DE CONTRATOS SUSCRITOS POR LA
EMPRESA CON TERCEROS

El archivo es un conjunto de documentos debidamente clasificados y rodeados,


que están colocados en mobiliarios y o materiales convenientes, a fin de brindar
una información rápida e inmediata en el momento que más se requiere de ellos.
Asimismo consiste en ordenar los documentos ingresados y egresados de las
diferentes oficinas de la empresa, institución, etc., en forma ordenada y
sistemática.

El archivar es aquella parte del mensaje de documentos que se relacionan


principalmente con la clasificación, arreglo y conservación de documentos para
que puedan ser localizados rápidamente cuando se necesiten.

Se sabe que algunas empresas fracasan debido a que no reconocen la


importancia de una buena organización de sus documentos. Por otro lado, gran
parte del éxito de muchas empresas se debe al hecho de que pudieron tomar
fácil y rápidamente decisiones comerciales vitales, porque localizaron y utilizaron
inmediatamente la información requerida.

El archivar es muy importante porque permite buscar rápidamente el documento


requerido. Se debe tener en cuenta su clasificación para un mejor manejo.

‘. PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO

Para una correcta organización del archivo hay que tener en cuenta las
siguientes consideraciones:

‰ El tipo de documento que desea archivarse, así como su cantidad.

‰ El personal, espacio y material de los que se dispone.

‰ El método o técnica de clasificación a seguir

2. CONDICIONES QUE DEBE REUNIR EL LOCAL DEL ARCHIVO

‰ Buena resistencia del piso.

‰ Hacer posible luz natural.

‰ No debe tener humedad.

‰ Debe tener ventilación.

‰ Su temperatura ambiental debe ser de ‘8º a 20º.


‰ %a instalación eléctrica protegida.

‰ }obiliario adecuado.

3. TIPOS DE ARCHIVOS

3.‘ Archivo Cronológico

3.2 Archivo Numérico

3.3 Archivo Geográfico

3.4 Archivo por Asunto

El archivo que más se utiliza dentro de la institución es:

^ ARCHIVO CRONOLÓGICO

Este archivo se basa en ordenar los documentos según la fecha. %os


documentos que ingresan a la empresa se los archiva de acuerdo a la fecha de
recepción y los que son enviados por medio de la decodificación del documento.

%a separación era por medio de pestañas para su rápida ubicación como Oficios,
}emorando, Informes, etc.

El archivo dentro de la oficina de práctica utilizaba el archivo numérico, archivo


alfabético y archivo cronológico.

El archivo Numérico se utiliza con los documentos que salían de la oficina, se


encuentra correlativamente de acuerdo al número correspondiente.

El archivo Alfabético se utiliza para ordenar a las empresas que la institución


fiscaliza.

El archivo Cronológico para ordenar los documentos de las oficinas de acuerdo al


orden de llegada de los documentos.

^ ARCHIVO NUMÉRICO

Este archivo fundamental en asignar a cada corresponsal o cada asunto del


número que le corresponde de registro, de manera que las guías y carpetas de
identifican por las cifras que llevan en sus pestañas y se ordenan en secuencia
numérica.

J
El archivo numérico es indirecto porque localiza la carpeta de un clien te es
indispensable consultar un índice alfabético de tarjetas para saber qué es
número le corresponde al cliente a pesar ser indirecto el archivo numérico es más
ventajoso para ciertas clases de empresas.

^ ARCHIVO GEOGRÁFICO

El archivo geográfico se basa en el arreglo alfabético de los documentos


clasificados primero por Países, Provincias, y Ciudades. Este archivo geográfico
es recomendable para aquellos negocios que tiene su clientela diseminada por
una zona geográfica extensa.

Este archivo fundamental en asignar a cada corresponsal o cada asunto del


número que le corresponde de registro, de manera que las guías y carpetas se
identifican por las cifras que llevan en sus pestañas y se ordenan en secuencia
numérica.

Consiste en agrupar documentos relaci onados a determinadas circunstancias,


zonas o localidades territoriales o geográficas. Generalmente se utiliza cuando la
empresa tiene sucursales o también cuando la empresa tiene clientes en otras
zonas geográficas.

^ ARCHIVO POR ASUNTOS

Es la clasificación de los documentos por el tema que tratan y no por los nombres
de personas, empresas o lugares.

Se agrupan ciertos documentos homogéneos según su naturaleza tipo o


contenido.

C. ATENCION AL PÚBLICO

Toda persona que trabaja dentro de una empresa y toma co ntacto con el cliente,
la misma aparece identificada como si fuera la organización misma.

El buen trato y servicio que debe recibir y prestársele al público que concurre a
dicha oficina es de gran importancia porque ellos se ponen en juego el buen
prestigio y buena imagen de nuestro centro de trabajo. Ya que la secretaria como
imagen de una empresa o institución, debe trasmitir simpatía , comprensión
respeto y confianza.

J0
Brindando un buen servicio el cliente o trabajador de la misma empresa, lo va a
percibir, para ello es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos en la
atención pública.

å COMPORTAMIENTO DE UNA SECRETARIA

%as normas necesarias de una secretaria en atención al público son:

‰ %a cortesía y la amabilidad deben primar cuando se atiende al público.

‰ Sea cortes cuando a bien le soliciten una información désela con prontitud y
corrección.

‰ Atención al público en forma ordenada.

‰ %a amabilidad es una cualidad secretarial importante porque toda persona


merece un trato amable.

‰ Haga pasar a los visitantes de acuerdo al rol de entrevistas programadas.

‰ }uestro lealtad y discreción a su superior, ya que son cualidades humanas y


éticas.

‰ Tratar de controlar nuestros impulsos ya que durante todo el día encaramos


situaciones que van formando hábitos en nosotros.

‘. ATENCIÓN PERSONAL

Nos agrada y nos hace sentir importantes la atención personalizada. Nos


disgusta sentir que somos un número. Una forma de personalizar el servicio, el
llamar al cliente o trabajador por su nombre.

2. PERSONAL BIEN INFORMADO

El cliente espera recibir de los empleados encargados de brindar un servicio, una


información completa y segura.


å üQUE ES EL PÚBLICO?

Es un término colectivo para designar a un conjunto de personas estrechamente


relacionadas entre sí por el interés y afinidad que le son comunes y comparten
un sentimiento de solidaridad.

‘. TIPOS DE PÚBLICO

A. PÚBLICO INTERNO

Es aquel en el que existe una relación y una afinidad muy directa con el fin
común de la organización. Ejemplo: los accionistas, personal jerárquico,
gerentes, los empleados, directivos, etc.

B. PÚBLICO EXTERNO

Es aquel que no tiene relación directa con la organización. Ejemplo: las


autoridades gubernamentales, entidades económicas, financieras, los
competidores, etc.

C. PÚBLICO MIXTO

Este tipo de público ocupa una posición intermedias de las posiciones extremas
entre el público interno y el público externo. Existen dos tipos de público mixto:

‘. MIXTO SEMI ± INTERNO.- en este grupo están los clientes reales, los
familiares de los empleados, los proveedores y distribuidores exclusivos

2. MIXTO SEMI ± EXTERNO.- en este grupo se pueden incluir a los clientes


ocasionales, sindicatos, bancos en donde operan los accionistas.

å REGLAS DE ORO PARA ATENDER AL PUBLICO

‘. ANTICIPE

‰ Esté siempre predispuesto a crear un clima positivo.

‰ Salude primero.

‰ %lame por su nombre a su interlocutor o de su propio nombre si no se


conocen.

‰ Sonría y cuide su tono de voz.


‰ Ofrezca su ayuda.

‰ Piense en lo que va a decir antes de descolgar el teléfono, prepare el


encuentro si espera una visita.

2. SINTONICE

‰ Escuche sin interrumpir.

‰ Póngase en lugar de la otra persona.

‰ Asienta.

‰ No contradiga.

3. ACLARE

‰ Haga preguntas para conocer los hechos.

‰ Esclarezca confusiones.

‰ Facilite la información que usted posea.

4. SOLUCIONE

‰ Explique al usuario claramente la solución a su problema.

‰ Si lo anterior no es posible de inmediato, comuníquele lo que va hacer


para solucionar su problema.

‰ Tome nota si hay posibilidades de mejorar el servicio.

5. TRANQUILICE

‰ Ofrezca disculpas si la solución no satisface al usuario.

‰ Calme sus preocupaciones e intente minimizar el problema.

‰ De nuevo póngase en su lugar.

‰ Propóngasele soluciones creativas.

‰ Nunca trate al usuario como si él fuera el problema,

‰ Nunca culpe a otros del problema.

x
Cuando yo atendía al público, lo hacía de la siguiente manera:

¬ %a persona llegaba a la oficina, le decía buenas tardes o días.

¬ Al empezar a tender a las personas, siempre estaba de buen humor

¬ %uego por favor, tome asiento.

¬ %e preguntaba si lo puedo ayudar en algo o quien desea hablar.

¬ Si la persona buscaba algo y no le podía dar información le decía: por favor


espere un momento.

¬ En ocasiones yo misma los atendía.

¬ Por último me despedía.

D. BRINDAR APOYO A TODAS LAS AREAS DE TRABAJO

Cuando necesitaban de mi persona iba a dicha oficina para ver en que los podía
ayudar.

%a manera en que apoyaba a las demás oficinas era:

‰ Dejar y hacer firmar documentos a otras áreas.

‰ Sacar copias, como por ejemplo: contratos de los trabajadores, boletas,


facturas que realizan las compras, etc.

‰ Cuando la secretaria encargada de recepción, salía de la oficina a hacer


algún trámite, me encargaba de sus funciones.

‰ Ir a la SUNAT, con algunas personas que no conocen como se realizan el


trámite para sacar sus recibos por honorario.

‰ Ayudar hacer otras tareas, con los proyectos que las oficinas encomiend a.

E. RECEPCIÓN DE LLAMADAS TELEFÓNICAS

El hacer llamadas y contestar el teléfono no es una de las tareas más comunes


de la secretaria. Es también una constante interrupción en su trabajo, por eso la
secretaria no debe ignorar la manera adecuada de atender una conversación
telefónica.

Además, no debe olvidar que a través del uso del teléfono puede conocerse si la
secretaria es una persona culta y educada o si es simplemente una persona
instruida. Es necesario tener siempre a mano sobre el escritorio un cuade rnillo de


anotaciones y un lápiz a fin de consignar todos los detalles del mensaje; el
destinatario, el motivo, la fecha, día, la hora, etc.

El teléfono debe estar sobre el escritorio para que pueda utilizarse cómodamente
y sin necesidad de mover papeles, libros u otros objetos.

Al hablar por teléfono se debe hacer de tal manera que los labios estén bastante
cerca del receptor y no hacerlo fuera de él porque de lo contrario a la vez no será
muy clara al que escucha.

En este sentido al desarrollar una conversación telefónica deben tener en cuenta


las siguientes normas de carácter práctico.

‰ }ostrar naturalidad al hablar.

‰ }odular y articular correctamente las palabras.

‰ Expresar con claridad y precisión lo que se desea decir.

‰ Eludir expresiones vulgares y evitar conversaciones simultáneas con otras


personas.

‰ Dejar que corte primero la persona que llama por más que esté ocupada.

‘. CORTESA AL HABLAR POR TELÉFONO

Debemos tener en cuenta lo siguiente:

‘.‘ RAPIDEZ.

Es una descortesía hacer esperar a una persona que lla ma por teléfono de la
misma manera que lo es al hacer esperar sin motivo alguno a un visitante.

%a persona que está de visita pueda ver si la secretaria está ocupada, pero la
persona que llama al no ver a la secretaria ocupada, puede creer que es
desatención o descortesía, motivo por el cual debe atender una llamada lo más
pronto posible.

‘.2 CORDIALIDAD

Es recomendable que se use con cierta franqueza el nombre de la persona con


quien hace la conversación telefónica. %a manera de cultivar la cordialidad es
demostrando un interés amistoso y sincero con las demás personas.

‘.3 CONSIDERACIÓN

%a cortesía en el uso telefónico como entre otros actos d la vida exige que
pensemos siempre poniéndonos en el lugar de la otra persona.

x4
2. ETIQUETA EN EL TELÉFONO

‰ Utilice un tono entusiasta y conteste lo más pronto posible, procure no


hacer esperar a alguien a no ser que sea totalmente necesario.

‰ Cuando es uno quien llama, identifíquese inmediatamente y deje su


nombre y número de teléfono si la persona no le puede atender.

‰ Si es usted de los que acostumbra trabajar y escuchar música a la vez,


interrumpa o baje el volumen mientras atienda el teléfono.

‰ En caso de que comparta la oficina con algún compañero, procure hablar


en tono suave, especialmente si se trata de una conversac ión personal.

‰ Hacer un correcto uso del tiempo mientras habla por teléfono, recuerde
que esta es una herramienta de trabajo, no es un pasatiempo.

‰ Cuando alguien hace una llamada que usted solicitó, tome el teléfono en
cuanto esté lista su llamada.

‰ Sea cortes con la otra persona y a la vez un buen oyente.

‰ }uestre que está interesado y utilice el nombre de quien le hable. de tiene


que dejar el teléfono, regrese tan pronto como pueda. Si se tarda más de
lo que pensó para obtener la información, regrese de vez en cuando al
teléfono con unos datos progresivos.

‰ Salude a cada interlocutor agradablemente y trate cada llamada como


importante. Piense que aunque a usted no le parezca importante es
asunto que se esté mencionando, quizá para el otro eso es vital.

‰ Cuando sea necesario denegar una solicitud, de explicación con mucho


tacto.

‰ Discúlpese por los errores o atrasos.

‰ Tómese el tiempo para ser útil. Si promete devolver una llamada para
suministrar más datos, mantenga su promesa.

‰ Trate a sus compañeros de trabajo con misma cortesía que brinda a sus
clientes.

Cuando yo contestaba las llamadas telefónicas lo hacía de la siguiente manera:

¬ Primeramente saludaba a la otra persona según a la hora que llame.

¬ Después de saludar daba el nombre de la ONG, Ejemplo: aló buenas


tardes, si habla SO%CODE.

¬ Preguntaba de desea hablar con alguien en especial.

xJ
¬ También preguntaba su nombre.

¬ Si la persona con quien quería hablar estaba presente, decía por


ejemplo: }aribel te llaman por teléfono, Juan.

¬ Si no se encontraba la persona con quien quería comunicarse, le


preguntaba si tiene algún mensaje que dejar o caso contrario le decía
que llamara más tarde.

¬ Cuando la persona con quien querían comunicarse se encontraba de


viaje les decía cuando regresa y que por favor dejen el mensaje y que
si llama le avisaré y que en cuanto regrese le devuelva la llamada.

¬ %uego me despedía con la persona que llamó.

2.‘ MATERIALES Y EQUIPOS

2.‘.‘ MATERIALES

^ Borrador

^ Corrector

^ %ápiz

^ %apiceros

^ regla

^ plumones gruesos

^ fólderes manila

^ Cuaderno de registro, cuaderno de cargo

^ Hojas dina A4

^ Hojas finas de copia

^ USB

^ Resaltador

^ Engrapador

^ Archivadores

^ Grapas

^ Perforador

xx
^ Clips

^ Goma

^ Tijera

^ Vinifán

^ Sobres manila

^ Tajador

^ Sellos

^ Tampón

^ Tintas

^ Franela

2.‘.2 EQUIPOS

^ Escritorio de la computadora

^ Escritorio de oficina

^ Computadora

^ %aptop

^ Parlantes

^ Impresora

^ Fotocopiadora

^ Celular

^ Teléfono

^ Silla

^ Calculadora

^ Están de metal

^ Están de madera

^ Ventilador


2.2 DIFICULTADES Y LOGROS

2.2.‘ DIFICULTADES

‰ Desconocimiento de lo9s cargos, los nombres de los ingenieros y


personalidades que con frecuencia se les envía documentación pero
con el tiempo supere este inconveniente.

‰ Dificultad en el manejo de algunos equipos.

‰ Desconocimiento de la ubicación de algunas oficinas.

‰ En algunas ocasiones el trabajo era demasiado debido a que el


personal no se encontraba en dicha oficina.

‰ Inseguridad en la realización de algunos documentos.

‰ %ograr aprender la estructura de los documentos a utilizar.

2.2.2 LOGROS

‰ Culminación de prácticas profesionales en forma satisfactoria.

‰ Experimentar nuevas cosas y a la vez adquirir nuevos conocimientos y


habilidades que ayudaran en mi formación como profesional.

‰ Dominar con mayor eficiencia los equipos.

‰ %ograr dominar mi carácter ante situaciones de precisión, a tener


paciencia y confianza con el público que llega a la oficina.

‰ Realizar las tareas encomendadas sin necesidad de supervisión

x
¿

x0
3.‘ CONCLUSIONES
^ %as prácticas profesionales son importantes para la formación profesional,
ya que a través de ello nosotros demostramos nuestros conocimientos y
habilidades que hemos aprendido en nuestro centro de estudios.
^ Dentro de la práctica he podido adquirir y compartir valiosas experiencias
debido a que el conocimiento y utilización de las enseñanzas consolida el
perfil de un profesional. Asimismo aprendemos muchas cosas
desconocidas dentro del campo laboral.
^ %legar a ejercer con responsabilidad las tareas y actividades
encomendadas.
^ No faltar en su labor y ser activo en sus funciones.
^ El Instituto Superior Tecnológico ³Almirante }iguel Grau ´, es una
institución que brinda una enseñanza de calidad, que nos permite adquirir
los conocimientos que necesitamos para desarrollarnos en nuestra
profesión y cuenta con un personal docente capacitado que se esfuerzan
para formar profesionales técnicos d e primera.
^ %a Asociación de Yachachiq-Solidaridad Colectiva para el Desarrollo
(SO%CODE), es una ONG de prestigio, cuenta con un completo equipo, lo
cual permite al practicante su respectivo manejo.

3.2 SUGERENCIAS
^ Al Instituto Superior Tecnológico ³Almirante }iguel Grau´, le sugiero que
implemente los laboratorios con equipos modernos y enseñar nuevos
programas que estén acorde con el avance de la tecnología, así como
también con la exigencia del mercado laboral.
^ En el instituto, se debe brindar charlas sobr e relaciones humanas para el
mejor conocimiento de comunicaciones y mejor trato con el público.´
^ %a secretaria hoy en día debe cultivar sus actividades y actualizar sus
conocimientos, para ello debe estar constantemente en capacitación a fin
que su trabajo se ejecute al más alto nivel de rendimiento. Demostrando
permanentemente afán de superación y pro actividad tanto en lo personal,
como en su contribución a la empresa.
^ %a puntualidad y la responsabilidad, son otras condiciones que se
recomiendan dentro de l trabajo ya que dicen mucho de nuestra
personalidad.


¿

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