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¿ Este trabajo es mi mayor logro,
¿ realizado con esfuerzo y amor a mi
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INTRODUCCIÓN
El desarrollo del presente informe tiene como objetivo principal alcanzar un resumen
detallado de las actividades que realicé en mis prácticas profesionales, para lograr la
aprobación de mi plan de estudios para la obtención del título de Técnica en
Secretariado Ejecutivo, que otorga el Instituto Superior Tecnológico Público
³Almirante }iguel Grau´ de la Ciudad de Piura.
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Capítulo I.- se detallan los aspectos Generales de institución en que he desarrollado
las prácticas.
Capítulo II.- aborda el aspecto técnico de las prácticas, detallándose las acciones
realizadas, el material y equipo empleado, así como los logros y dificu ltades
encontradas en el desarrollo de las prácticas.
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NDICE
.3 }isión
.4 Visión
.5 Objetivos
.7 Organigramas
^ Atención al público.
¬ }ateriales
¬ %ogros
¬ Conclusiones
¬ Sugerencias
ANEXOS:
¬ }odelo de documentación
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. RAZÓN SOCIAL
Calle }adre Teresa del Sagrado corazón 30. Urb. }iraflores ± Castilla ± Piura
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agriculturas. Impulsa eco negocios y dinamiza formas de comercio ecológico y justo
local e internacional. Investiga y promueve la recuperación de los derechos
económicos, ambientales y sociales de las poblaciones excluidas de la sierra nor
andina del Perú.
.3 VISIÓN
.4 MISIÓN
.4. FINES
^ Promover el respeto de la dignidad humana y desarrollar propuestas
para mejorar la calidad de vi da de la población rural, asegurando la
satisfacción de sus necesidades básicas y la protección adecuada de la
salud. }ediante propuestas para combatir la desnutrición crónica, mejorar
la vivienda rural dotándola con servicios de Agua Potable y Saneamiento .
.5 OBJETIVOS
ÁMBITO DE ACTIVIDADES
¬ Seguridad Alimentaria.
¬ Saneamiento ecológico.
¬ Eco-negocios.
¬ Ayuda Humanitaria.
ÁMBITO DE INTERVENCIÓN
.5.3 PROGRAMAS
.5.4 PROYECTOS
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5. ³AU%A VIRTUA% DE% }UNICIPIO DE SANTA CATA%INA DE }OSSA´ (PIURA-
PERÚ)
Propósito.- %as poblaciones de la micro cuenca de palo blanco, son una fuerza
activa en la transición hacia una sociedad sostenible que usa apropiadamente
sus recursos para garantizar su seguridad alimentaria y generar riqueza
mediante la ampliación de su ámbito productivo hacia actividades
agroindustriales e industriales. Inicio: 5 de enero de 2006, Fin: 5 de febrero
de 2007.
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}ICROCUENCA DE PA%O B%ANCO EN AR}ONÍA CON %A GESTIÓN
AGROECO%ÓGICA DE SU ENTORNO.
.5.5 FINANCIADORES
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.6 ESTRUCTURA ORGÁNICA
FUNCIONES GENERALES
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El consejo directivo está integrado por:
. RELACIÓN DE SOCIOS
2. SOCIOS HONORARIOS
%as mujeres de zona rural del distrito de Frías y %alaquíz, se dedican hacer
tejidos del hilo como son: }orrales, carteras, faja s, mochilas, etc.
También se les enseña a preparar comidas con los productos que hay en la
zona y que a veces no se utiliza por la causa de no saber cómo prepararlos.
Hacen huertos y siembran verduras con técnica, luego estas verduras son
vendidas o también consumidas por los mismos dueños.
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Estos productos se encarga de venderlos la misma ONG, pero las personas
quienes realizan estos trabajos tamb ién pueden vender a quien sea y los
ingresos de dichos productos son para ambas partes tanto para la ONG, como
para los dueños que realizan los trabajos.
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.6.3. VIVIENDA Y SANEAMIENTO
%as personas encargada se dedica a averiguar y arreglar cuales son los problemas
de las casas donde vive la gente campesina de la Zona Rural, luego ven que es lo
que se necesitan los pueblos (baños, agua potable, etc.).
OFICINA DE ADMINISTRACIÓN
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¬ Firmar, conjuntamente con el contador y la Gerencia General, los Estados
Financieros, Anexos e información complementaria para su entrega a la Alta
Dirección.
¬ Preparar los cheques para la entrega de los créditos a los usuarios y pagos de
obligaciones, así como los documentos de sustentación crediticia y contable en
general de SO%CODE.
¬ Controlar los gastos que se realizan por caja chica para adecuado manejo de
los fondos.
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Proporcionándoles: análisis, evaluaciones, recomendaciones e información sobre
las actividades, aunque su influencia debe ser importante en todos los niveles de la
organización.
. YACHACHIQ RESIDENTES
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¬ Cirilo Coello }ondragón (Yachachiq).
¬ Eustacia Jiménez }oreto (Yachachiq).
¬ Gloria García García (Yachachiq).
¬ Cristino Coello Román (Yachachiq).
¬ Walter Neira Neira (Yachachiq).
¬ José Neira Neira (Yachachiq).
¬ Francisco }orales Pintado (Yachachiq).
¬ Samuel García }orales (Yachachiq).
¬ }arlene Saavedra Román (Yachachiq).
El personal de Apoyo Operativo son las personas que llevan el manejo de las
camionetas en la empresa, se encarga de llevar y traer a todo el personal que
trabajan en la ONG, a los distintos lugares que realizan los proyectos para que
realicen sus funciones.
. YACHACHIQ DE CONTRUCCIÓN
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%os conforman las siguientes personas:
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.7 ORGANIGRAMA
DESARRO%%O
}edio Ambiente
ECONÓ}ICO Y
Vivienda y
Saneamiento
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. FUNCIONES REALIZADAS
Para poder redactar con propiedad y claridad, bastaría con acercarnos a ciertos
conceptos gramaticales básicos a una práctica constante. Si queremos aprender
a escribir hay que escribir mucho y cultivar el hábito de la lectura pues es otro
camino para llegar a redactar correctamente, nos familiariza con las form as
gramaticales y léxicas propias de nuestro idioma.
%os documentos que he redactado los hice de acuerdo a los métodos y técnicas
necesarias, utilizando un lenguaje claro y conciso.
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. IMPORTANCIA DE LA REDACCIÓN
Es importante porque nos enseña a expresar por escrito de manera clara y correcta.
El documento puede ser un oficio, un recibo, una carta, solicitud, un memorándum,
etc. Por eso todas las redacciones deberán sujetarse a una estructura d eterminada,
que servirá como pauta orientada para realizar una redacción ya sea de índole
social, oficial y comercial.
%os documentos que realicé durante mis prácticas, fueron: cartas, memorándum en
su mayoría ya que la redacción de otros documentos de correspondencia lo
redactaba cada jefe de área.
2. PROCESO DE LA REDACCIÓN
2. ELEMENTOS
En el caso de la redacción formal se debe tomar en cuenta los fundamentos que dan
objetividad, los documentos que deben ser c onocidos y se toma como referencia,
porque se trata de concordar intereses para poder tomar decisiones.
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2.2 PROPIEDADES DE LA REDACCIÓN
. CLARIDAD Y ORDEN
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2. BREVEDAD
Implica el uso mínimo de palabras para hacer un mensaje claro y completo. También
lo conocemos como concisión que es la expresión de los conceptos con la menor
cantidad de palabras posibles y con la mayor exactitud. No debemos olvidar que el
tiempo es muy importante y nadie está dispuesto a una ³salva de palabrería´
3. PRECISIÓN
Esto quiere decir, que en el sistema de la redacción debemos tener cuidado, los
datos imprescindibles deben estar en el texto.
4. CORTESA
. CARTAS
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^ Crear, mantener o recordar ³%a buena voluntad´, y buenas relaciones
públicas.
B. INTEGRIDAD
Buscar que el mensaje sea completo que no falte ideas y datos útiles.
C. BREVEDAD
Hacer el mensaje abreviado sin olvidar las características vitales y complementarias
de la carta comercial.
D. CORDIALIDAD.
Usar sin tono agradable y amistoso, capaz de crear y mantener unas buena s
relaciones.
E. VERACIDAD.
Escribir todo aquello de lo que cuál tenga evidencia o certeza.
F. COHERENCIA
Organizar la información de forma coherente, al terminar la idea de un párrafo
vincúlela con la próxima, mediante una palabra cognitiva.
G. POSITIVISMO
Ubicar en el lugar del lector y escribir frases que le agraden.
H. MODERNISMO
Utilizar expresiones acordes con la época.
I. CREATIVIDAD
Utilizar un lenguaje directo y sencillo como si estuviéramos hablando.
K CORRECCIÓN
Recurrir a las normas técnicas gramaticales, la ortografía y la puntuación, hasta
alcanzar una presentación armoniosa y uniforme.
2. MEMORANDO
^ MEMORANDO SIMPLE
^ MEMORANDO MÚLTIPLE
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2.2 PARTES DEL MEMORANDO
¬ %ugar y fecha.
¬ Codificación.
¬ Destinatario.
¬ Asunto.
¬ Texto.
¬ Despedida.
¬ Firma, post firma, sello.
¬ Distribución.
¬ }embrete.
¬ Nombre del año calendario.
¬ Referencia.
¬ Anexo.
3. NOTA EXPLICATIVA
Es un documento que se utiliza en la ONG para hacer aclarar las facturas o tickets,
recibos y comprobantes de pago; que tienen el importe de dinero en dólares y luego
se detalla cuanto es el monto en soles.
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4.- REGISTRO DE COMPRAS
USO.- El libro caja dentro de la ONG, se utiliza para registrar todas las facturas,
ticket, boletos, recibos, recibos por honorarios y devoluciones que hacen
emprestamos a otros proyectos de la misma ONG; el balance de este libro se hace
caja fin de mes.
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B. MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS DE CONTRATOS SUSCRITOS POR LA
EMPRESA CON TERCEROS
Para una correcta organización del archivo hay que tener en cuenta las
siguientes consideraciones:
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%a instalación eléctrica protegida.
}obiliario adecuado.
3. TIPOS DE ARCHIVOS
^ ARCHIVO CRONOLÓGICO
%a separación era por medio de pestañas para su rápida ubicación como Oficios,
}emorando, Informes, etc.
^ ARCHIVO NUMÉRICO
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El archivo numérico es indirecto porque localiza la carpeta de un clien te es
indispensable consultar un índice alfabético de tarjetas para saber qué es
número le corresponde al cliente a pesar ser indirecto el archivo numérico es más
ventajoso para ciertas clases de empresas.
^ ARCHIVO GEOGRÁFICO
Es la clasificación de los documentos por el tema que tratan y no por los nombres
de personas, empresas o lugares.
C. ATENCION AL PÚBLICO
Toda persona que trabaja dentro de una empresa y toma co ntacto con el cliente,
la misma aparece identificada como si fuera la organización misma.
El buen trato y servicio que debe recibir y prestársele al público que concurre a
dicha oficina es de gran importancia porque ellos se ponen en juego el buen
prestigio y buena imagen de nuestro centro de trabajo. Ya que la secretaria como
imagen de una empresa o institución, debe trasmitir simpatía , comprensión
respeto y confianza.
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Brindando un buen servicio el cliente o trabajador de la misma empresa, lo va a
percibir, para ello es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos en la
atención pública.
Sea cortes cuando a bien le soliciten una información désela con prontitud y
corrección.
. ATENCIÓN PERSONAL
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å üQUE ES EL PÚBLICO?
. TIPOS DE PÚBLICO
A. PÚBLICO INTERNO
Es aquel en el que existe una relación y una afinidad muy directa con el fin
común de la organización. Ejemplo: los accionistas, personal jerárquico,
gerentes, los empleados, directivos, etc.
B. PÚBLICO EXTERNO
C. PÚBLICO MIXTO
Este tipo de público ocupa una posición intermedias de las posiciones extremas
entre el público interno y el público externo. Existen dos tipos de público mixto:
. MIXTO SEMI ± INTERNO.- en este grupo están los clientes reales, los
familiares de los empleados, los proveedores y distribuidores exclusivos
. ANTICIPE
Salude primero.
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Ofrezca su ayuda.
2. SINTONICE
Asienta.
No contradiga.
3. ACLARE
Esclarezca confusiones.
4. SOLUCIONE
5. TRANQUILICE
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Cuando yo atendía al público, lo hacía de la siguiente manera:
Cuando necesitaban de mi persona iba a dicha oficina para ver en que los podía
ayudar.
Ayudar hacer otras tareas, con los proyectos que las oficinas encomiend a.
Además, no debe olvidar que a través del uso del teléfono puede conocerse si la
secretaria es una persona culta y educada o si es simplemente una persona
instruida. Es necesario tener siempre a mano sobre el escritorio un cuade rnillo de
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anotaciones y un lápiz a fin de consignar todos los detalles del mensaje; el
destinatario, el motivo, la fecha, día, la hora, etc.
El teléfono debe estar sobre el escritorio para que pueda utilizarse cómodamente
y sin necesidad de mover papeles, libros u otros objetos.
Al hablar por teléfono se debe hacer de tal manera que los labios estén bastante
cerca del receptor y no hacerlo fuera de él porque de lo contrario a la vez no será
muy clara al que escucha.
Dejar que corte primero la persona que llama por más que esté ocupada.
. RAPIDEZ.
Es una descortesía hacer esperar a una persona que lla ma por teléfono de la
misma manera que lo es al hacer esperar sin motivo alguno a un visitante.
%a persona que está de visita pueda ver si la secretaria está ocupada, pero la
persona que llama al no ver a la secretaria ocupada, puede creer que es
desatención o descortesía, motivo por el cual debe atender una llamada lo más
pronto posible.
.2 CORDIALIDAD
.3 CONSIDERACIÓN
%a cortesía en el uso telefónico como entre otros actos d la vida exige que
pensemos siempre poniéndonos en el lugar de la otra persona.
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2. ETIQUETA EN EL TELÉFONO
Hacer un correcto uso del tiempo mientras habla por teléfono, recuerde
que esta es una herramienta de trabajo, no es un pasatiempo.
Cuando alguien hace una llamada que usted solicitó, tome el teléfono en
cuanto esté lista su llamada.
Tómese el tiempo para ser útil. Si promete devolver una llamada para
suministrar más datos, mantenga su promesa.
Trate a sus compañeros de trabajo con misma cortesía que brinda a sus
clientes.
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¬ También preguntaba su nombre.
2.. MATERIALES
^ Borrador
^ Corrector
^ %ápiz
^ %apiceros
^ regla
^ plumones gruesos
^ fólderes manila
^ Hojas dina A4
^ USB
^ Resaltador
^ Engrapador
^ Archivadores
^ Grapas
^ Perforador
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^ Clips
^ Goma
^ Tijera
^ Vinifán
^ Sobres manila
^ Tajador
^ Sellos
^ Tampón
^ Tintas
^ Franela
2..2 EQUIPOS
^ Escritorio de la computadora
^ Escritorio de oficina
^ Computadora
^ %aptop
^ Parlantes
^ Impresora
^ Fotocopiadora
^ Celular
^ Teléfono
^ Silla
^ Calculadora
^ Están de metal
^ Están de madera
^ Ventilador
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2.2 DIFICULTADES Y LOGROS
2.2. DIFICULTADES
2.2.2 LOGROS
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3. CONCLUSIONES
^ %as prácticas profesionales son importantes para la formación profesional,
ya que a través de ello nosotros demostramos nuestros conocimientos y
habilidades que hemos aprendido en nuestro centro de estudios.
^ Dentro de la práctica he podido adquirir y compartir valiosas experiencias
debido a que el conocimiento y utilización de las enseñanzas consolida el
perfil de un profesional. Asimismo aprendemos muchas cosas
desconocidas dentro del campo laboral.
^ %legar a ejercer con responsabilidad las tareas y actividades
encomendadas.
^ No faltar en su labor y ser activo en sus funciones.
^ El Instituto Superior Tecnológico ³Almirante }iguel Grau ´, es una
institución que brinda una enseñanza de calidad, que nos permite adquirir
los conocimientos que necesitamos para desarrollarnos en nuestra
profesión y cuenta con un personal docente capacitado que se esfuerzan
para formar profesionales técnicos d e primera.
^ %a Asociación de Yachachiq-Solidaridad Colectiva para el Desarrollo
(SO%CODE), es una ONG de prestigio, cuenta con un completo equipo, lo
cual permite al practicante su respectivo manejo.
3.2 SUGERENCIAS
^ Al Instituto Superior Tecnológico ³Almirante }iguel Grau´, le sugiero que
implemente los laboratorios con equipos modernos y enseñar nuevos
programas que estén acorde con el avance de la tecnología, así como
también con la exigencia del mercado laboral.
^ En el instituto, se debe brindar charlas sobr e relaciones humanas para el
mejor conocimiento de comunicaciones y mejor trato con el público.´
^ %a secretaria hoy en día debe cultivar sus actividades y actualizar sus
conocimientos, para ello debe estar constantemente en capacitación a fin
que su trabajo se ejecute al más alto nivel de rendimiento. Demostrando
permanentemente afán de superación y pro actividad tanto en lo personal,
como en su contribución a la empresa.
^ %a puntualidad y la responsabilidad, son otras condiciones que se
recomiendan dentro de l trabajo ya que dicen mucho de nuestra
personalidad.
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