You are on page 1of 56

Apostila de

MicroSoft-Project

Souza, Carlos E. S. de
Copyright © 1998 by Carlos Eduardo Selonke de Souza.
Nenhuma parte desta publicação poderá ser reproduzida ou transmitida por
qualquer outro meio, seja este eletrônico, fotogrâfico, mecânico, fotocópia ou
outros, sem autorização prévia e escrita do autor.
Registrado na Fundação Biblioteca Nacional.
Numero do Registro: 172.683 – Livro : 290 – Folha : 329

Microsofte Microsoft Projectsão de propriedades da Microsoft.


O autor pode ser contatado através do email:
Carlos@eps.ufsc.br

Índice
Índice *
Características Básicas do Gerenciamento de Projetos *
O Que é um Projeto? *
Definindo os Objetivos do Projeto *
Partes do Projeto *
Tarefas *
Marcos *
Recursos *
Conhecendo o MS- Project *
Porque usar o MS Project? *
Novos Limites do MS Project 98 *
Iniciando o MS Project *
Abrindo um Arquivo de Projeto *
Salvando um arquivo de projeto *
Visualizações do MS Project *
Movendo-se no Gráfico de Gantt *
Definindo um Cronograma em um Projeto *
Iniciando um projeto *
Exemplo de Projeto *
Definindo uma data de início *
Trabalhando com as Tarefas do Projeto *
Inserindo uma Tarefa *
Trabalhando com Tarefas *
Acrescentando tarefas *
Movendo Tarefas *
Excluindo tarefas *
Desfazendo a exclusão *
Inserindo Marcos *
Vinculando Tarefas *
Estabelecendo Relações entre Tarefas *
Tipos de Relações entre Tarefas *
Especificando as Relações entre Tarefas *
Folga e Antecipação *
Especificando o tempo de folga *
Especificando Antecipação *
Tarefas Resumidas *
Indentando atividades *
Visualizando Estrutura de Níveis *
Recursos *
Criando e Excluindo Recursos *
Editando um Recurso *
Atribuindo Custos a um Recurso *
Vinculando Recursos *
Perfis de Alocação de Recursos nas Atividades *
Taxas de Custo *
Cronograma de Recursos *
Entendendo a Formula do Cronograma de Recursos *
Usando a Formula do Trabalho para novas Alocações *
Usando a Formula do Trabalho para Alocações Existentes *
Alterando o Cronograma de Recursos *
Calendários *
Criando Calendários *
Editando Calendário *
Opções avançadas dos calendários *
Alocando Recursos a um Novo Calendário *
Imprimindo Visualizações e Relatórios *
Exibindo Relatórios *
Tipos de Relatórios *
Personalizando Relatórios *
Especificando Cabeçalhos, Rodapés e Legendas *
Modificando Cabeçalho e Rodapés *
Gerenciamento de Carga de Trabalho de Recursos *
Resolvendo os Conflitos de Recursos *
Barra de ferramentas de Gerenciamento de Recursos *
Nivelando Recursos *
Restrições e Prioridades para o Nivelamento *
Criando uma linha de base *
Múltiplos Projetos *
Inserindo um Projeto num Projeto já existente *
Excluindo um subprojeto de um projeto principal *
Consolidando Projetos *
Relações de Dependência entre Projetos Consolidados *
Recursos em Projetos Consolidados *
Controlando o Projeto *
Calculando os Custos *
Visualizando informações *
Orçamento atual e a linha de base *
Informações de Custo na Tabela de Custos *
Acompanhando o Progresso *
Inserindo informações reais *
Atualizando Tarefas Específicas *
Comparando Resultados *
Trabalhando com o Caminho Crítico *
Caminho Critico *
Ultrapassando o Caminho Crítico *
Utilização de Redes PERT *
Características Básicas *
Inserindo Informações sobre Tarefas *
Exercícios *
Exercício 1 *
Exercício 2 *
Bibliografia *

Características Básicas do
Gerenciamento de Projetos
O Que é um Projeto?
De acordo com Casarotto "define-se projeto como um conjunto de atividades
interdisciplinares, interdependentes, finitas e não repetitivas. Elas visam a um
objetivo com cronograma e orçamento preestabelecido.."
Para Valeriano projeto é entendido como um conjunto de ações, executadas
de forma coordenada por uma organização transitória, ao qual são alocados
os insumos necessários para, em um dado prazo, alcançar um objetivo
determinado.

Um projeto requer planejamento!


Exemplos de projeto:
• Construir uma casa
• Realizar a mudança para uma nova fábrica
• Desenvolver um novo produto
• Escrever um livro
• Planejar um curso

Definindo os Objetivos do Projeto


O primeiro passo na organização do projeto é definir clara e especificamente
os seus objetivos. Para isso é fundamental que se tenha em mente a
complexidade e as restrições do futuro projeto, ou seja, os recursos
envolvidos, os prazos, etc.
Alguns passos que podem ajudar na definição dos objetivos do projeto:
1. O projeto é complexo e requer muito planejamento?
2. O projeto requer muitas pessoas, novas tecnologias, controle rigoroso
de custos, muitas variáveis, etapas que dependem de outras etapas
ou várias fases que requerem coordenação?
3. Quais os parâmetros ou restrições dentro dos quais você precisa
trabalhar para que o projeto seja bem sucedido?
Tenha a certeza que o seu objetivo inclua o alcance, quais ou quantas
pessoas serão afetadas, e o cronograma. Considere a possibilidade de
identificar critérios que determinarão quando o projeto esta completo.

Partes do Projeto
Para o MS-Project Um projeto típico possui três componentes básicos que
definirão as suas fases:
• Tarefas
• Marcos
• Recursos

Tarefas
As etapas necessárias para completar um projeto são chamadas tarefas. As
tarefas são executadas em uma seqüência determinada pela natureza do
projeto. Algumas tarefas ocorrem seqüencialmente, uma após a outra, ao
passo que outras podem ocorrer paralelamente.
Exemplos de tarefas:

Categoria do projeto Tarefas

Construção Fazer a terraplenajem no local


Entregar os materiais para a construção do
telhado
Instalar sistema de segurança
Colocar asfalto no estacionamento

Planejamento de eventos Contratar empresas que forneçam refeições


Embalar computadores
Instalar prateleiras
Pintar faixas indicando o caminho a seguir

Desenvolvimento de produto Desenvolver especificações para os usuários


Escrever manuais
Testar uma receita para o mercado

Marcos
Um marco representa um evento ou condição que marca a execução de um
grupo de tarefas relacionadas ou o término de uma fase do projeto. Quando
você completa um grupo de tarefas relacionadas, alcança um marco do
projeto.
Exemplos de marcos:

Categoria do projeto Exemplos de marcos

Construção Canteiro de obras pronto


Telhado pronto
Sistema de segurança ligado
Estacionamento asfaltado

Planejamento de eventos Prestadores de serviços contratados


Equipamentos de escritório embalados
Inventário armazenado
Rota de maratona definida

Desenvolvimento de produtos Testes do produto


Especificações terminadas
Receita para fabricação

Recursos
Para executar uma tarefa, você precisa de recursos, os quais podem incluir
pessoas, equipamentos e instalações especiais necessárias à execução da
tarefa. Como os recursos raramente se encontram disponíveis 24 horas por
dia, sete dias por semana, freqüentemente você terá de levar em conta a sua
disponibilidade. Não deixe de levar em conta as variáveis, tais como
programação de férias, duração da jornada de trabalho e acesso a prédios e
equipamentos.
Importante também é definir os custos destes recursos. Os recursos no MS
Project serão alocados as atividades. Pelo calculo da formula do cronograma
de recursos o MS Project utilizará o custo do recurso associado a tarefa para
definir o custo da tarefa.
Exemplos de recursos:

Tipo de recurso Exemplos


Pessoas Vice-presidente
Carpinteiros
Fornecedores de refeições
Programadores
Redatores
Nomes de determinados indivíduos

Equipamentos Computadores
Impressoras
Copiadoras
Máquinas de terraplenajem
Caminhões de mudança
Veículos da frota

Instalações Salas de reunião


Centros de processamento de dados
Salas de inspeção ou seleção
Depósitos

Conhecendo o MS- Project


Porque usar o MS Project?
O gerenciamento de projetos envolve muitas etapas. Um gerente de projetos
deve poder controlar todos os estágios do projeto desde o planejamento até a
conclusão e a criação de relatórios para análise. O MS-Project 98 vem
preencher este espaço atuando como ferramenta de trabalho possibilitando
que o gerente consiga planejar, organizar, controlar, coordenar e comandar
de forma rápida e eficiente.
Para Casarotto "um sistema de informações a projetos deve possuir as
seguintes caracteristicas básicas:
• Interligação das informações da WBS, Pert/CPM, cronograma e
orçamentos, de modo que a alteração de determinada informação por
meio de uma das ferramentas citadas seja mantida também nas
demais...
• Sumarização das informaçòes do nível operacional para os níveis
superiores, gerando relatórios de controle com detalhamento
compatível com os níveis de decisão a que se destinam
• Armazenamento das informações referentes aos documentos do
projeto.. "
O MS Project 98 é uma ferramenta de planejamento e organização para
gerentes de projetos , ele possui numeras ferramentas de uso fácil mas
também possui inúmeras ferramentas para ajuda-lo nas suas tarefas
complexas. O MS Project 98 é uma ferramenta de planejamento para:
• Organizar o plano e ajuda-lo a organizar os detalhes que devem ser
feitos;
• Agendar metas que devem ser alcançadas;
• Agendar as tarefas nas seqüências corretas;
• Alocar recursos e custos e agendá-los de forma correta sem sobre
alocá-los;
• Fazer uma sintonia fina no plano satisfazendo o orçamento;
• Preparar relatórios explicativos para os clientes, gerentes,
trabalhadores e fornecedores.
Uma vez que o trabalho tenha sido iniciado o MS Project pode ajuda-lo em:
• Acompanhar o progresso e comparar o "realizado" com o "planejado"
para verificar se tudo ficará dentro do orçamento e tempo;
• Revisar o agendamento para acomodar mudanças não previstas;
• Testar diversos cenários antes de mudar o plano;
• Comunicar automaticamente os afetados por mudanças feitas no
projeto e solicitar feed-back sobre os seus progressos;
• Colocar atualizações instantâneas do seu projeto na Internet ou
Intranet;
• Produzir relatórios sobre o sucesso do projeto e sobre problemas que
venham afetando o mesmo.

Novos Limites do MS Project 98


Item Project 4.x Project 98 Notas

Numero de Tarefas 9,999 1,048,575


Numero de 9,999 1,048,575
Recursos

Numero de 100 Sem limite Limite de 1,048,575 alocações


Recursos alocados num mesmo arquivo de
na mesma Tarefa projeto.

Numero de tarefas 1,000 Sem limite Limite de 1,048,575 alocações


que o recurso pode num mesmo arquivo de
ser alocado. projeto.

Unidades Máximas 100 10,000


de um recurso unidades unidades ou
alocado. 1,000,000%

Numero de 100 Sem limite Limite de 1,048,575 links de


predecessores de tarefa por arquivo de projeto.
uma tarefa

Numero de 100 Sem limite Limite de 1,048,575 links de


Sucessores de uma tarefa por arquivo de projeto.
tarefa

Numero de níveis 10 65,535


de projeto

Numero de Projetos 255 1000 No MS-Project 98 sub


-projetos e projetos
Numero de Projetos consolidados são tratados de
Consolidados. maneira similar.
80

Numero de projetos 80 1000


abertos

Numero de 79 999
arquivos
conectados a um
pool de recurso

Numero de janelas 20 50
abertas

Numero de 250 1000


exceções de
calendário para
cada calendário

Valor máximo de 1012 – 1 1012 - 1


custo
Valor máximo de 1011 -1 1011 -1
trabalho minutes minutes

Valor máximo de 8,471,480 1011 -1


trabalho de um minutes minutes
recurso.

Iniciando o MS Project

Inicie o MS Project com um duplo clique no ícone do


Microsoft Project
1. Icone do MS Project

2. Abrindo um Arquivo de Projeto


Para abrir um arquivo de projeto existente, você escolhe o comando
Abrir a partir do menu ou dá um clique no botão Abrir na barra de
ferramentas Standard.
3. Barra de Ferramentas e Menus do MS Project

1. Na barra de ferramentas Standard, Dê um clique no botão Abrir;


1. Abrir Arquivo

1. Escolha o arquivo que você queira abrir. Arquivos com extensão mpp
são arquivos do MS Project;
2. Clique no botão OK
3. Pressione ALT+HOME para ir para o início do projeto.

1. Abrindo Arquivo

2. Salvando um arquivo de projeto


Toda vez que você fizer mudanças no seu projeto é importante salvá-
las. Para salvar um projeto você possui 2 maneiras.
Você pode usar o comando Salvar no menu Arquivo ou dar um clique
no botão Salvar da barra de ferramenta Padrão
3. Salvar Arquivo

4. Você também pode usar o comando Salvar Como no menu Arquivo


para salvar uma nova versão do arquivo de projeto com um nome
diferente ou em um local diferente. Quando você usa o comando
Salvar Como, o Microsoft Project fecha o arquivo original, e o arquivo
de projeto com o novo nome se torna o arquivo atual.

5. Salvar Arquivo
No momento de salvar o seu projeto o Planning Wizard aparece e pergunta
se você deseja salvar o seu projeto com uma Linha de Base. Uma Linha de
Base é um registro instantâneo do projeto. Veremos mais tarde o significado
da linha de base.

Visualizações do MS Project
Uma visualização é uma entre várias maneiras pelas quais você pode inserir
e exibir informações sobre o projeto. As visualizações se enquadram em 3
tipos básicos: as visualizações de planilha, as visualizações de tabela e
gráfico e visualizações de formulário.

Movendo-se no Gráfico de Gantt


Para mover-se no Gráfico de Gannt você pode utilizar as barras de rolagem
verticais e as barras de rolagem horizontais.
Na barra de tarefas também existe a função Zoom + e Zoom – com elas você
pode visualizar o gráfico de Gannt com mais ou menos detalhes. Perceba
que o gráfico de Gannt possui no alto uma escala do tempo, esta escala varia
conforme você aumenta ou diminui o Zoom.
É muito comum o seu projeto possuir muitas tarefas ou mesmo ser muito
grande.
Normalmente ficamos perdidos com o grande números de tarefas que o MS
Project nos apresenta. Quando desejamos olhar uma tarefa específica do
projeto utilizamos a função ir para a tarefa selecionada.
1. Seleciona-se a tarefa na visualização de planilha
2. Na barra de ferramentas seleciona-se a função ir para a tarefa
selecionada. Colocar imagem da função aqui.
3. Ao clicar na função o MS Project desloca o gráfico de Gannt até a data
de início da tarefa.

1. Ir para a Tarefe Selecionada

2.
3. Movendo-se no diagrama deGantt

Definindo um Cronograma em um
Projeto
Iniciando um projeto
Para criar um cronograma básico de projeto você utiliza a caixa de diálogo
Informações sobre o projeto . Caso você não insira uma data de início ou de
fim de projeto o MS-Project inicia o seu projeto no dia em que o relógio do
sistema do computador estiver marcando.

Exemplo de Projeto
Definindo uma data de início
1. No menu Projeto escolha Informações sobre o Projeto;
2. De um clique na seta para baixo do quadro Agendar a partir de: e
selecione Data de início do Projeto;
3. No quadro Data de início escolha a data de início.

1. Informações sobre o Projeto

O MS Project permite 2 tipos de agendamento de datas:


A partir da data de início: Você define a data de início do seu projeto

Trabalhando com as Tarefas do


Projeto
Ao inserir uma tarefa você pode ser tão detalhista ou generalista quanto
quiser. Isso dependerá do nível de controle que você necessita no seu
projeto. Quando você insere uma tarefa um numero de tarefa é atribuído a
ela.
Após inserir uma tarefa, você pode inserir uma duração para a tarefa em
unidades de dias (d), horas (h) ou minutos (m).

Inserindo uma Tarefa


1. Dê um clique na primeira célula na coluna Nome da tarefa para inserir
a primeira tarefa do projeto;
2. Digite o nome da sua tarefa;
3. Dê um clique na coluna Duração para a tarefa 1. Observe que o valor
de um dia é automaticamente oferecido pelo MS-Project. A duração de
1 dia é o padrão do MS-Project;
4. Tecle ENTER.

Trabalhando com Tarefas


Acrescentando tarefas
O MS-Project insere uma linha em branco acima da linha que está
selecionada no momento
Caso você queira inserir uma tarefa entre duas já existentes proceda da
seguinte forma:
1. Selecione a linha que deseja inserir a tarefa;
2. No menu Inserir escolha Inserir tarefa; Ou clique no botão direito do
mouse e selecione Inserir tarefa ;
3. Insira a nova tarefa.

Movendo Tarefas
O MS-Project pode mover tarefas de uma localização para outra. A grande
vantagem é que o MS-Project mantém todas as características da tarefa na
sua nova posição
Para mover uma tarefa:
1. Selecione na extrema esquerda da tabela de Gantt o numero da tarefa
a ser movida
2. Arraste com o mouse a tarefa para a sua nova localização

Excluindo tarefas
1. Selecione a tarefa;
2. No menu Editar escolha Excluir tarefa. Você também pode usar a tecla
Delete do teclado.

Desfazendo a exclusão
Caso você tenha errado no momento de fazer a exclusão ou você queira
"voltar atrás" sobre alguma ação cometida clique no botão Desfazer na barra
de ferramentas Padrão. O Desfazer também pode ser acessado no menu
Editar na opção Desfazer
Inserindo Marcos
Uma marco é um objetivo ou ponto de verificação intermediário do seu
projeto. Para inserir um marco você procede da mesma maneira que para
inserir uma tarefa, no entanto a tarefa terá duração 0 (zero).
Para inserir um marco:
1. Digite uma tarefa;
2. Clique na coluna Duração;
3. Digite 0.
O gráfico de Gantt exibe então o marco como um diamante preto,
com a data do lado.

Vinculando Tarefas
Um projeto é mais do que apenas uma lista de tarefas isoladas. Muitas
tarefas (ou todas elas) são relacionadas com outras tarefas. Estas relações
podem ser de fim-para-ínicio, fim-para-fim, início-para-início ou início-para-
fim. Veremos todos os tipos de relações no decorrer do curso. O MS-Project
por padrão vincula tarefas de fim-para-início.
Para vincular tarefas proceda da seguinte forma:
1. Selecione a tarefa 1;
2. Selecione a tarefa 2. Você pode usar CTRL+Clique do Mouse para
selecionar tarefas que não seja adjacentes;
3. Clique em Vincular Tarefas na barra de ferramentas.
1. Vinculando Tarefas

Estabelecendo Relações entre


Tarefas
Tipos de Relações entre Tarefas
As relações entre as tarefas também podem ser conhecidas como relações
de dependência ou precedência. Uma tarefa que deva começar ou finalizar
antes de outra tarefa possa começar é chamada tarefa predecessora. Uma
tarefa que dependa do início ou fim de outra tarefa é chamada tarefa
sucessora.
Tipos de relações:
Fim-para-início ou Finish-to-Start (FS) é a relação padrão quando você
vincula tarefas. Assim que a primeira tarefa finaliza, a próxima tarefa tem
início.
Fim-para-Fim ou Finish-to-Finish (FF) é uma em que ambas as tarefas
finalizam ao mesmo tempo.
Início-para-Início ou Start-to-Start (SS) duas tarefas começam ao mesmo
tempo.
Início-para-Fim ou Start-to-Finish (SF) é a menos comum. Pode ocorrer
quando o fim de uma tarefa depende do início de uma tarefa posterior.

Especificando as Relações entre Tarefas


1. Acrescente 2 tarefas ao seu projeto ;
2. Selecione as 2 tarefas com o mouse;
3. Na barra de ferramenta escolha Link Tasks.
O MS-Project estabelece uma relação de Fim-para-Início entre as tarefas. A
alteração entre os tipos de tarefas podem ser feitas de 2 formas.
1. Na tabela de Gantt de um clique duplo na tarefa que será alterada;
2. A caixa de dialogo Informações sobre a Tarefa aparecera;
3. De um clique na tabulação Predecessoras para ativá-la;
4. Dentro da tabulação Predecessor existem os seguintes campos:
• Nome: Nome da tarefa

• Duração: Duração

• Predecessores: Predecessores

• ID: Numero identificador da tarefa. O mesmo da tabela de Gantt

• Nome da Tarefa: Nome da tarefa predecessora

• Tipo: Tipo (FS,FF,SS,SF)

• Retardo: Folga ou Antecipação

5. No campo Tipo especifique o tipo de relação entre as tarefas.


1. Informações sobre a Tarefa

2. Você também dar um clique duplo na linha de conexão entre duas


tarefas no Gráfico de Gantt. Isso exibe a caixa de diálogo
Dependência entre as tarefas, na qual você pode especificar o tipo de
relação e um tempo de antecedência ou folga.

3. Dependência entre tarefas

Folga e Antecipação
Com o MS-Project você pode especificar um tempo de folga ou antecipação
entre as tarefas para que possa Ter um modelo preciso das dependências
que ocorrem na prática. Um tempo de antecipação é quando o início de uma
tarefa precede o fim da predecessora. Um intervalo entre duas tarefas é
chamado tempo de folga. Você pode inserir a antecipação ou folga entre
tarefas em minutos, horas, dias ou semanas; minutos, horas, dias ou
semanas decorridas; ou como porcentagem da duração das tarefas das
predecessoras.

Especificando o tempo de folga


Quando você especifica um tempo de folga você digita um sinal de + à frente
da duração. Para especificar um tempo de folga decorrido em porcentagem,
você pode inserir a letra "e" antes do sinal de porcentagem.
1. Selecione a tarefa que recebera a folga;
2. De um clique duplo na tarefa. A caixa de diálogo Informações sobre a
Tarefa aparecerá;
3. Selecione a tabulação Predecessores;
4. Clique no campo Retardo;
5. Você pode agora especificar o tempo de folga em dias (d),
semanas(w), horas (h), minutos (m);
6. Digite + antes do tempo de folga;
7. Clique em OK.
Exemplo de uma folga de cinco semanas
1. Tempo de Folga

Especificando Antecipação
1. De um clique duplo na linha de conexão entre as tarefas;
2. Digite no campo Lag a antecipação.
Exemplo de antecipação:
-5d

1. Dependência entre as tarefas

Tanto a folga ou a antecipação pode ser inseridas da mesma forma. A única


diferença é o valor da folga (+) ou da antecipação (-).

Tarefas Resumidas
Indentando atividades
Para criar níveis em um conjunto de atividades:
1. Digite todas as atividades na tabela de entrada;
2. Selecione as atividades que serão indentadas, isto é, as atividades
que estarão diretamente vinculadas à atividade da linha superior à
primeira linha da seleção;
3. Pressione o botão recuo para tornar as atividades selecionadas
elementos das atividades resumo.
Para remover uma atividade, isto é, para remover a estrutura de tópicos
criada, basta pressionar a ferramenta Recuo para a esquerda.

1. Identando Atividades

2. Visualizando Estrutura de Níveis


3. Visualizando estrutura de níveis

Recursos
Criando e Excluindo Recursos
Os recursos do MS-Project são criados através da Planilha de Recursos
Para criar Recursos
1. Escolha Planilha de Recursos através da Barra de Modos ou do Menu
Vizualizações;
2. Preencha os dados para cada recurso, onde:
• Recurso: nome do recurso;
• Iniciais: iniciais do nome do recurso;
• Grupo: o grupo a que o recurso pertence (departamento, setor,
localização na empresa ou espécie);
• Unidades Máximas: quantidade máxima de recursos disponíveis
simultaneamente;
• Taxa Padrão: custo do recurso por hora de trabalho normal;
• Taxa h. extra: custo de recurso por hora extra de trabalho;
• Custo/uso: custo por utilização de uma unidade de recurso;
• Acumular: forma de pagamento do recurso (rateado, início e fim)
• Calendário Base: tipo do calendário que o recurso utiliza;
• Código: código do recurso

1. Planilha de Recursos

Editando um Recurso
1. Na planilha de recursos, dê um clique duplo no recurso;
2. Quando o quadro Informações sobre o recurso estiver disponível, faça
as alterações necessárias e pressione OK.
1. Informações sobre o Recurso

A disponibilidade do recurso é utilizada quando o recurso está disponível em


apenas uma parte do projeto.
Os campos correio eletrônico e Grupo de Trabalho são utilizados quando o
recurso estiver vinculado a um projeto em rede ou Internet.

Atribuindo Custos a um Recurso


Os custos de um recurso podem ser de 3 maneiras distintas.
• Custo por Hora: Calcula-se o custo do recurso como a taxa por hora X
duração da atividade;
• Custo por hora extra: Utilizado para quando o recurso possuir
diferenciação de preço de trabalho para horas extras
• Custo por Uso: O custo é uma função da quantidade solicitada e não
do tempo de realização da atividade.

Vinculando Recursos
Para vincular um recursos a uma atividade:
1. Clique em Gráfico de Gantt na Barra de Modos;
2. No campo nome da tarefa, selecione a tarefa à qual deseja atribuir um
recurso e, em seguida clique em Atribuir Recurso;
3. No campo nome, selecione o recurso que deseja atribuir à tarefa;
4. Determine a quantidade de recursos a ser alocada;
5. Repita os passos 3 e 4 para os outros recursos a serem inseridos;
6. Clique em atribuir.

1. Atribuir Recursos

Perfis de Alocação de Recursos nas Atividades


O MS-Project 98 possui novos perfis de alocação para os recursos
nas atividades. São eles:
• Crescente: o trabalho é agendado na forma gradativa até que, no
último dia, esteja plenamente utilizado.
• Decrescente: o trabalho é agendado na atividade de forma
decrescente até que, no último dia, não esteja mais sendo utilizado.
• Pico duplo: O trabalho é agendado com dois picos de trabalho
• Pico inicial: O trabalho é agendado com um pico nos primeiros
momentos do trabalho, ocorrendo uma queda nos valores de trabalho
logo após esse pico. A velocidade de queda é mais lenta que a
velocidade de crescimento.
• Pico Final: O trabalho é realizado em um crescente até que o valor
máximo do trabalho é atingindo, ocorrendo uma queda após este
máximo. A velocidade de queda é mais rápida do que a velocidade de
crescimento.
• Sino: O trabalho é realizado em um crescente, atinge um máximo e cai
logo em seguida, mantendo a velocidade de crescimento e queda na
mesma proporção.
• Tartaruga: O trabalho é realizado em um crescente, atinge um
máximo, permanece nesse máximo de trabalho por algum período e
cai, mantendo a queda na mesma proporção.
Para escolher um perfil de alocação de trabalho no recurso:
1. Altere o modo de exibição para Uso da tarefa;
2. Dê um clique duplo sobre o recurso alocado na atividade que terá seu
perfil de alocação de trabalho definido ou alterado;
3. No campo delimitação do trabalho, escolha o tipo de agendamento de
trabalho desejado;
4. Clique OK

1. Informações sobre Atribuições

Taxas de Custo
Através das Taxas de custo você pode atribuir custos personalizados. As
diferentes tabelas de taxas de custo disponíveis podem ser usadas para dar
a um recurso até cinco conjuntos de taxas de custo, para suportar diferentes
encargos para diferentes períodos de projeto.
Cada recurso permite até 25 taxas diferentes em cada uma das cinco tabelas
de taxas de custo, suportando aumentos ou diminuições para diferentes
taxas iniciais de recursos.
1. De um clique duplo no recurso que se deseja na Planilha de Recursos;
2. Acesse a guia Custos;
3. Digite a data efetiva, data para qual o custo irá assumir o novo valor
em cada uma das guias desejadas. Cada guia representará um
conjunto de datas efetivas.
Para alterar a Tabela de Custo para o recurso
1. Altere o modo de exibição para o Uso da tarefa ou Uso do recurso,
clicando na Barra de modos;
2. Selecione o recurso que terá sua tabela de custo alterada;
3. De um clique duplo no recurso ou pressione a ferramenta informações
sobre a atribuição;
4. Escolha a tabela de custos desejada no campo tabela de taxas de
custo.

1. Informações sobre recursos

Cronograma de Recursos
O Microsoft Project calcula a duração de projetos tendo por base ou não a
alteração da quantidade de recursos da atividade. Os tipos de controle que a
tarefa pode Ter são:
• Unidades fixas: a atribuição de unidades de recursos adicionais
encurtará na duração da atividade.
• Duração Fixa: a atribuição de recursos adicionais não influenciará a
duração da atividade.
• Trabalho Fixo: a atribuição de recursos adicionais encurtará a duração
da atividade.
Quando você aloca um recurso a uma tarefa o MS-Project calcula o tempo de
trabalho do recurso baseado em valores de alguns campos.
• Normalmente o MS-Project irá agendar o recurso para iniciar o
trabalho no mesmo momento do início da tarefa, a qual foi alocado. O
MS-Project então irá distribuir de forma uniforme o trabalho agendado
ao recurso ao longo da tarefa.
• MS- Project irá somente agendar trabalho durante as datas e horários
definidas como horas de trabalho do recurso, definidas no calendário
do recurso.
• Caso você defina que as unidades do recurso serão menores que
100%, isto é, o recurso não estará alocado o tempo todo para a tarefa,
o MS-Project irá agendar o tempo de uso do recurso de acordo com o
percentual, dividindo de forma uniforme o trabalho. Por exemplo, caso
você tenha uma tarefa que dure 40 horas e alocar um recurso com
50% (0,5) de unidades, este recurso irá então trabalhar 20 horas nesta
tarefa. O mesmo vale para caso você aloque mais de 100% de
unidades de recurso.
Para entender melhor estes conceitos é preciso entender como o MS-Project
calcula a alocação de recursos.

Entendendo a Formula do Cronograma de Recursos


A formula do calculo de alocação de recursos do MS-Project é de vital
importância, pois é com ela que o MS-Project calcula os tempos e os custos
do seu projeto.
A formula é composta por 3 variáveis.
• D = duração
• W = trabalho
• U = unidades
A formula diz que o trabalho é igual as unidades dos recursos alocados
multiplicadas pela duração de suas tarefas.
De maneira matemática:
W=UxD
Com algebrismo simples pode-se chegar a outras variações desta formula.
U=W/D
Ou
D=W/U
Quando você aloca um recurso a uma tarefa você precisa ao menos fornecer
o nome do recurso. Você pode opcionalmente informar as unidades de cada
recurso e (ou) o trabalho alocado a cada recurso. A duração da tarefa foi
informada quando você a criou.
O campo unidades do recurso define quanto do recurso em unidades será
alocado a cada tarefa. Este campo pode ser em valor decimal ou percentual.
Para alterar o modo de exibição do campo Unidades faça da seguinte
maneira:
1. Escolha o menu Ferramentas;
2. Entre em Opções;
3. Escolha Agendamento;
4. No campo Mostre as unidades alocadas como;
5. Escolha decimal ou percentual.
Você pode alocar as unidades do recurso de modo que seja maiores que
100%, o que corresponde a 1 decimal, valores menores que 100% ou valor
zero.
Caso você aloque o recurso com valor igual a 100% (1) o MS-Project ira
calcular o trabalho e dividi-lo de forma uniforme na tarefa.
Caso você aloque o recurso com valor menor que 100%, por exemplo, o MS-
Project ira calcular o trabalho do recurso e dividi-lo ao longo do tempo da
tarefa.
Exemplo: Você pode Ter uma tarefa que dure 4 dias (32h), você aloca um
recurso a esta tarefa e informa que as unidades do recurso serão iguais a
50% (0,5). O MS-Project usa então a formula de alocação de recursos para
calcular o trabalho.
D = 32 horas
U = 0,5
W=DxU
Portanto:
W= 16 horas.

Usando a Formula do Trabalho para novas Alocações


Quando você aloca um recurso a uma tarefa o tempo da tarefa já está
definido, campo duração.
• Caso você somente entra como o nome do recurso, mas não informar
o valor de unidades nem trabalho, o MS-Project irá assumir que o valor
de unidades é 100% (1) e irá calcular o trabalho.
• Caso você informe um valor para o campo unidades, MS-Project usará
este valor, e o valor da duração da tarefa para calcular o trabalho.
• Caso você informe o valor do trabalho , MS-Project irá assumir que o
valor da unidades é 100% (1) e irá calcular um novo valor para a
duração da atividade.
Você pode se perguntar porque o MS-Project calcula um novo valor
para duração em vez de calcular o valor de unidades? A razão é que
o MS-Project não calcula novos valores para unidades, exceto
quando não possui alternativa.
• Caso você entre com os valores de unidades e de trabalho o MS-
Project irá calcular a duração da tarefa.

Usando a Formula do Trabalho para Alocações Existentes


A aritmética que vimos anteriormente vale para novas alocações. Caso você
for alterar um recurso já existente a uma tarefa ou alterar o valor dos recursos
(quantidade) alocados a uma tarefa, o MS-Project sempre usará a formula do
trabalho para manter a equação de formula equilibrada.
De forma geral quando você muda o valor das unidades ou trabalho o MS-
Project mudará o valor da duração para manter a equação correta. Mudando
o valor da duração o MS-Project irá alterar o trabalho antes de alterar as
unidades.
O MS-Project está programado com a seguinte seqüência de calculo.
Primeiro alterar a duração ,depois e trabalho e por ultimo as unidades.

Alterando o Cronograma de Recursos


Na seção anterior vimos como o MS-Project trata o calculo de unidades,
trabalho e duração. Veremos agora como podemos alterar alguns destes
parâmetros e como trabalhar com eles.
Você pode precisar que uma tarefa possui a duração fixa, não importando o
numero de recursos alocados. Neste caso a tarefa será de duração fixa. Você
pode querer que o MS-Project mantenha o trabalho fixo, ou as unidades. É
possível definir estes parâmetros de forma a alterar o modo como o MS-
Project calcula a forma do trabalho.
1. Dê um clique duplo na atividade;
2. Selecione a guia Avançado;
3. Na caixa Tipo de Tarefa, escolha o tipo de Atividade desejado.
1. Informações sobre a Tarefa, Tipo de Tarefa

Calendários
O MS-Project trabalha com 2 tipos de calendários:
• Calendários de projetos;
• Calendários de recursos.
O calendário de projetos designa a agenda de trabalho padrão de todos os
recursos atribuídos a um projeto. Os calendários padrão do MS-Project são:
• Padrão: De Segunda-feira a Sexta-feira das 09:00 às 13:00 e das
14:00 às 18:00;
• 24 horas: Diariamente de 00:00 às 00:00;
• Turno da noite: De Segunda-feira a Sábado, de 23:00 às 03:00 e de
04:00 às 08:00.
O calendário de recurso é o calendário único para o recurso. Todo os
recursos tem por padrão o calendário do projeto. Se todos os recursos
utilizam o calendário padrão do projeto não será necessário modificá-lo.

Criando Calendários
1. Acesse o menu Ferramentas – alterar período de trabalho;
2. Pressione o botão Novo e escolha um nome para o calendário;
3. Escolha se o calendário será criado a partir do calendário padrão ou
será criado a partir de uma cópia de um outro calendário já criado;
4. Pressione OK para confirmar a criação.
Editando Calendário
1. Acesse o menu Ferramentas – alterar período de trabalho;
2. Escolha o calendário a ser alterado na caixa Para. Se o projeto não
possuir recursos. Os únicos calendários que irão aparecer serão os
calendários padrão do projeto;
3. Clique na data a ser alterada;
4. Na área Para as Datas Selecionadas, escolha dia de folga ou digite o
novo horário de trabalho;
5. Pressione OK para confirmar as modificações.
Para selecionar todas as atividades clique em um determinado dia da
semana clique sobre a inicial do dia da semana.

1. Alterar o período de trabalho

Opções avançadas dos calendários


1. Acesse o menu Ferramentas – alterar período de trabalho;
2. Pressione Opções;
3. Defina o dia inicial da semana e o mês do início do ano fiscal;
4. Defina o horário de trabalho diário, as horas de trabalho por dia e por
semana.
1. Para tornar essas alterações permanentes para todos os projetos,
clique em Definir como padrão.
Alocando Recursos a um Novo Calendário
1. Acesse o menu Exibir e escolha Planilha de Recursos;
2. De um clique duplo no recurso que terá o calendário modificado;
3. Selecione a guia Período de Trabalho;
4. Na opção calendário base selecione o novo calendário para o recurso;
5. Digite OK.

1. Calendário Base de Recursos

Imprimindo Visualizações e
Relatórios
Exibindo Relatórios
Para exibir os relatórios predefinidos:
1. Acesse o menu Exibir – Relatórios;
2. Escolha o relatório desejado;
3. Pressione selecionar.

Tipos de Relatórios
• Visão Geral- Apresenta relatórios Genéricos do projeto, tais como
calendários, etapas, atividades criticas e de primeiro nível.
• Atividades Atuais – são relatórios que analisam o acompanhamento e o
controle do projeto, identificando atividades pendentes, atrasadas, concluídas e
em andamento.
• Custos – São os relatórios financeiros do projeto, incluindo fluxo de caixa,
orçamento, valos adquirido, atividades e recursos com orçamento estourado.
• Atribuições – São relatórios que identificam as atribuições dos recursos nas
atividades. Dizem respeito às funções, aos prazos, à lista de atividades
pendentes e os recursos super alocados.
• Carga de Trabalho – São relatórios que distribuem os recursos e as atividades
ao longo do tempo, com suas respectivas cargas de trabalho.

1. Tipos de relatórios

Personalizando Relatórios
O MS-Project inclui mais de 20 relatórios predefinidos de tarefas, recursos e
tabelas de referência cruzada. Entretanto se nenhum deles for suficiente você
pode criar os seus próprios relatórios personalizados.
Para criar um relatório personalizado:
1. Acesse o menu Exibir – Relatórios;
2. Clique em Personalizado;
3. Clique em Novo;
4. Selecione o tipo do relatório a ser criado;
5. Preencha as informações relativas a cada tipo de relatório, incluindo
nomes, filtros e classificação;
6. Pressione OK para criar o relatório;
7. Para utilizar o relatório criado, dê um clique duplo no relatório.
Especificando Cabeçalhos, Rodapés e Legendas
Um cabeçalho é um texto que aparece na extremidade superior de cada
página; um rodapé é um texto que aparece na extremidade inferior de cada
página. Tanto no cabeçalho quanto no rodapé, você pode especificar o tipo
de informações que aparece em cada página. Você pode especificar o
alinhamento das informações do cabeçalho e rodapé. Alem do texto que você
inserir você também é possível incluir as seguintes informações no cabeçalho
ou rodapé.
Numero da página
Numero total de páginas
Título do Projeto
Nome da Empresa
Nome do Gerente
Data de Início do Projeto
Data de Término do Projeto
Data Atual do Projeto
Data de Status do Projeto
Nome do modo de exibição
Nome do filtro
Nome do relatório
Nome do filtro
Data da ultima Gravação
Data do sistema
Hora do sistema
Assunto
Autor
palavra-chave

Modificando Cabeçalho e Rodapés


1. No menu Arquivo selecione Configurar Página;
2. Escolha a guia cabeçalho ou rodapé;
3. Escolha o alinhamento;
4. Escolha as informações para colocar no cabeçalho ou rodapé;
5. Visualize o seu cabeçalho ou rodapé na janela Exemplo.
Utilize SHITH+ENTER para pular de linha na janela Alinhamento. Se você
digitar somente ENTER será o mesmo que clicar em OK.

1. Configurar a página – Cabeçalho e Rodapé

Gerenciamento de Carga de
Trabalho de Recursos
O nivelamento de recursos tem como objetivo reagendar a atividade para um
momento em que o recurso esteja disponível.

Resolvendo os Conflitos de Recursos


Quando você mesmo precisa resolver os conflitos, pode usar qualquer uma
das estratégias que se seguem ou uma combinação delas.
• Aumentar o número máximo de unidades disponíveis de um recurso.
Se você realmente possui recursos adicionais disponíveis, insira um
número grande de unidades na caixa de diálogo Informações do
Recurso ou na Tabela de Recursos.
• Aloque um recurso diferente à tarefa com excesso de alocação.
Determine se você tem ou não outro recurso disponível que pode fazer
o trabalho.
• Ajuste relações ou restrições de tarefas. Quando duas tarefas que se
sobrepõem causam um conflito de alocação, você pode ser capaz de
reprogramar uma tarefa de modo que uma tarefa comece mais tarde.
• Deixe um espaço para horas extras. Você pode inserir o trabalho em
regime de horas extras para o recurso no campo trabalho hora extra.
• Estenda os dias e horas de trabalho no calendário de recurso. Use
este método se você quiser que o trabalho adicional seja pago como
horas extras e que nenhum trabalho adicional seja incluído no
cronograma da tarefa.

Barra de ferramentas de Gerenciamento de Recursos


Para acessar a barra de ferramentas:
1. Clique em qualquer parte de qualquer ferramenta disponível na tela
com o botão direito do mouse;
2. Clique em Gerenciamento de Recursos na caixa de seleção exibida.

1. Barra de Gerenciamento de Recursos

Nivelando Recursos
Verifique através do modo de exibição Uso do recurso, se algum recurso está
super alocado. Caso algum recurso estiver super alocado ele será
apresentado na cor vermelha.
1. Acesse o menu Exibir – Mais modos de visualização e escolha o modo
de exibição Gantt de redistribuirão Esta visualização permite o
acompanhamento do projeto antes e depois do nivelamento, bem
como a defasagem de cada atividade através do campo Atraso de
redistribuição;
2. Acesse o menu Ferramentas – Redistribuir Recursos;
3. Determine se o nivelamento será manual ou automático;
4. Escolha a forma de procura por super alocações (precisão). A procura
poderá ser realizada minuto a minuto, hora a hora, dia a dia, semana a
semana ou mês a mês;
5. Determine o intervalo em que o nivelamento será realizado;
6. Escolha a ordem do nivelamento no campo Ordem de redistribuição.
Existem 3 ordens de nivelamento:
• Somente identificação: determina como critério de desempate entre
duas atividades super alocadas, o numero de identificação.
• Padrão: analisa inicialmente a folga de cada atividade. Quanto maior a
folga, maior a possibilidade de deslocamento durante o nivelamento.
Se ocorrer empate na folga, o critério passa a ser o ID da atividade.
• Prioridade, Padrão: utiliza inicialmente o critério de prioridade da
atividade como critério de desempate. Caso as atividades envolvidas
no nivelamento tenham a mesma prioridade, a ordem de controle do
nivelamento passa a ser a Padrão.
1. Defina os outros parâmetros para o nivelamento, dentre eles, se o
nivelamento deve ser dentro da folga permitida, sem atrasar o projeto,
se o nivelamento pode alterar os perfis de alocação de recursos e se o
trabalho pode ser interrompido e retomado posteriormente;
2. Clique em Redistribuir agora;
3. Compare as situações antes e depois do nivelamento através do modo
de exibição Gantt de Distribuição.

1. Redistribuição de Recursos

Restrições e Prioridades para o Nivelamento


As restrições limitam os ajustes que o MS-Project pode fazer ao determinar
quais atividades devem ser distribuídas.
Os principais tipos de restrição são:
• mais breve possível – A Atividade deve se iniciar o mais breve
possível
• mais tarde possível – A atividade deve se iniciar o mais tarde possível,
não permitindo folga entra as atividades;
• Deve iniciar em – A atividade deve iniciar em uma data específica;
• Deve terminar em – A atividade terminar em uma data específica;
• Não iniciar antes de: A atividade somente se inicia após uma
determinada data;
• Não iniciar depois de: A atividade tem um limite máximo de data para
se iniciar;
• Não terminar antes de – A atividade somente é concluída após uma
determinada data;
• Não terminar depois de – A atividade tem um limite máximo de data
para ser concluída.
Para atribuir uma restrição:
1. Selecione a atividade que terá alterada suas restrições
2. Dê um clique duplo para abrir o formulário de informação da tarefa;
3. Clique em guia Avançado;
4. No campo restringir tarefa, selecione o tipo desejado e clique OK.

1. Tipos de Restrição sobre a tarefa

A prioridade indica a importância de uma atividade e a disponibilidade para o


nivelamento. As tarefas com prioridade mais baixa são atrasadas ou divididas
primeiro.
Os principais tipos de prioridade são:
• Não redistribuir – A atividade não será nivelada em nenhuma hipótese.
• Máxima – A atividade será nivelada somente em casos extremos.
• Muito Alta – A Atividade será nivelada em casos especiais e
estratégicos.
• Alta – A atividade será nivelada se em conflito com atividades de
prioridade mais elevada.
• Média – É a configuração padrão do MS-Project
• Baixa – A atividade será nivelada com grande facilidade e freqüência.
• Muito Baixa – A Atividade será nivelada na maioria absoluta dos
casos.
• Mínima – A atividade será a primeira a ser nivelada caso algum
conflito ocorra e a envolva.
Para atribuir uma prioridade:
1. Selecione a atividade;
2. Dê um clique duplo para abrir o formulário de informações da tarefa;
3. Clique na guia Geral;
4. No campo Prioridade, selecione o tipo desejado e clique OK.

1. Prioridade para as Tarefas

Criando uma linha de base


Para se obter um melhor resultado possível durante a execução do projeto,
deve-se criar um plano de linha de base (base-line) representando o que foi
planejado para o projeto. Com o acompanhamento, podem-se determinar as
atividades iniciadas antes ou depois do planejamento, as que ultrapassaram
o orçamento original, as que demoraram mais tempo do que o previsto e
assim por diante.
Para gravar uma linha de base:
1. Alterne o modo de exibição Gantt de Controle;
2. Acesse o menu Ferramentas – Controle – Salvar Linha de Base;
3. No formulário Salvar Linha de Base escolha Salvar Linha de Base e
defina se a gravação da linha de base será para o projeto inteiro ou
somente para as atividades selecionadas.

1. Salvar linha de base

Múltiplos Projetos
Os múltiplos projetos São utilizados em diversas áreas, a saber:
• Um único coordenador precisa analisar globalmente vários projetos
diferentes;
• gerente de projeto precisa trabalhar com vários projetos de lideranças
diferentes, e há necessidade de consolidados;
• projeto tem predecessores e sucessores externos.

Inserindo um Projeto num Projeto já existente


1. Abra o projeto que funcionará como projeto principal;
2. Na barra de modos, clique em Gráfico de Gantt;
3. Clique na linha imediatamente inferior à linha que se deseja inserir o
projeto;
4. No menu Inserir selecione Projeto;
5. Escolha o arquivo de projeto a ser inserido;
6. Determine se o projeto será vinculado ao projeto de origem;
7. Caso não se deseja que as alterações no projeto inserido sejam feitas
no projeto de origem, marque a caixa somente leitura;
8. Desmarque a caixa de seleção Ocultar sub-tarefas se desejar que as
atividades do projeto inserido sejam mostradas imediatamente no
projeto principal;
9. Clique em Inserir.

1. Inserir Projeto

Excluindo um subprojeto de um projeto principal


1. Selecione a linha do projeto inserido;
2. Pressione a tecla Delete;
3. Se o quadro Assistente de Planejamento aparecer, pressione OK.

Consolidando Projetos
A melhor maneira de organizar projetos grandes ou complexos é consolidar
projetos. Os projetos consolidados permitem manter o número de tarefas
visualizadas e acompanhadas em um nível gerenciável.
Para consolidar projetos:
1. Abras os projetos que serão consolidados;
2. Acesse o menu Janela – Nova Janela;
3. Pressione e mantenha pressione a tecla CTRL, clicando nos projetos
que serão consolidados temporariamente;
4. Clique em OK.

1. Consolidando Projetos

Relações de Dependência entre Projetos Consolidados


Projetos consolidados podem possuir tarefas com relacionamento entre si. Ao
vincular as tarefas, o MS-Project exibe uma barra externa em cada um dos
projetos com a qual a dependência entre as atividades será exibida.
1. Consolide os projetos que terão atividades interdependentes, como
visto anteriormente;
2. Clique e mantenha o mouse pressionado na barra de atividades
predecessora;
3. Arraste até a barra da atividade sucessora no outro projeto, uma
relação término para início é automaticamente criada.
Quando se abre um projeto que possua predecessoras ou sucessoras
externas observa-se que uma tarefa predecessora externa é adicionada ao
projeto que contém a tarefas sucessora, e uma tarefa sucessora externa é
adicionada ao projeto que contém a tarefa predecessora.

Recursos em Projetos Consolidados


Abra o projeto que contém o pool de recursos ou crie um novo projeto e
coloque todos os recursos que constituirão o pool nesse novo projeto;
1. Acesse o menu Ferramentas – Recursos – Compartilhar Recursos;
2. Clique no item Usar Recursos;
3. Na caixa De, clique no projeto que contém o pool de recurso;
4. Clique em OK.
O pool de recursos passa a ficar disponível no projeto ativo, podendo-se
atribuir os recursos às atividades normalmente. Caso o projeto ativo já tenha
seus próprios recursos, os recursos de ambos os projetos serão combinados
e exibidos.

Controlando o Projeto
Calculando os Custos
O custo de uma tarefa é a soma do custo fixo, se houver, mais o custo das
suas alocações de recursos. O custo do recurso é calculado a partir das
informações de custo unitário do recurso – custo normal, custo de hora extra,
custo por utilização e método de acúmulo – que você define para o recurso.

Visualizando informações
Orçamento atual e a linha de base
1. Na menu Projeto escolha Informações sobre projeto e dê um clique no
botão Estatísticas;
2. Clique no botão Fechar.

1. Estatísticas do Projeto

Informações de Custo na Tabela de Custos


1. No menu Exibir escolha Tabela: e em seguida escolha Custo.
1. Planilha de Custos

Acompanhando o Progresso
Acompanhar o progresso significa atualizar e analisar o desempenho do seu
projeto assim que o projeto está em andamento. Antes de o projeto começar,
você cria uma linha de base que é uma cópia do cronograma original que
permanece inalterado
Ao acompanhar o projeto você trabalha com três tipos de informações:
Linha de Base: É o modelo fixo de como o projeto deveria prosseguir.
Também pode chamar-se informações planejada. Essa informação não muda
a menos que você especifique que deseja mudar a linha de base.
Atual: Este é um modelo funcional, que está sempre mudando, para as
tarefas que vão ocorrer, depois que o projeto se encontra em andamento. O
cronograma pode mudar à medida que você recebe novas informações e faz
ajustes.
Real: As informações reais são tarefas que já estão em andamento ou que já
foram finalizadas. À medida que você insere datas reais para as tarefas
completadas, as datas de início e fim para as tarefas programadas
remanescentes são finalizadas.

Inserindo informações reais


Você insere informações reais à medida que as tarefas ocorrem.
1. Com o botão direito do Mouse, dê um clique em uma barra de
ferramentas para exibir o atalho Barra de Tarefas e em seguida
escolha Controle;
2. Selecione as tarefas que serão atualizadas;
3. Na barra de ferramentas Controle, de um clique no botão Atualizar
como agendado

1. Barra de ferramentas de Controle

Atualizando Tarefas Específicas


1. Selecione a tarefa;
2. Na barra Controle selecione Atualizar Tarefas;
3. Selecione o modo de atualizar a Tarefa;
• Em percentual
• Indicando a data de início e término

1. Atualizar Tarefas

Comparando Resultados
Quando você salva uma linha de base, o MS-Project proporciona formas para
você comparar o seu cronograma atual e os dados reais com a linha de base.
1. No menu Exibir, escolha Tabela e em seguida escolha Variação. Dê
um clique duplo nas bordas das colunas, se necessário, para ajustar
as larguras das colunas.
Alem da tabela Variação, a visualização Gantt de Acompanhamento
permite comparar visualmente o progresso planejado com o
progresso realizado, exibindo as barras de Gantt tanto para o
cronograma de linha de base quanto para o cronograma real.
1. No menu Exibir escolha Mais modos de Exibição;
2. Na lista Exibir escolha Gannt de Acompanhamento;
3. De um clique no botão Aplicar.

Trabalhando com o Caminho Crítico


O caminho crítico é a série de atividades que precisam ser concluídas de
acordo com o previsto no cronograma para que o projeto seja concluído
dentro do prazo determinado.

Caminho Critico
É o caminho crítico único do projeto. A determinação do caminho
crítico simples é realizada através do Assistente de gráficos de
Gantt.
1. Pressione a ferramenta Assistente de Gráfico de Gantt;
2. Pressione Avançar;
3. Selecione a caixa Caminho Crítico no campo tipo de informações;
4. Pressione Concluir;
5. Pressione Formatar;
6. Pressione Sair do Assistente.

Ultrapassando o Caminho Crítico


A redução da duração do caminho crítico é geralmente mencionada como
estouro do caminho crítico. Como as tarefas críticas afetam diretamente a
data de fim do projeto, as seguintes estratégias para estourar o caminho
crítico são focalizadas na redução da duração das tarefas.
• Mudança nas relações das tarefas: Esta estratégia encurta o caminho
crítico sem acrescentar recursos ou estender o número de horas de
trabalho.
• Programação de Horas Extras: Esta estratégia encurta a duração.
• Acréscimo de mais Recursos: Esta estratégia encurta a duração das
tarefas orientadas a recurso.
• Removendo predecessoras desnecessárias. Esta estratégia elimina os
atrasos causados pelas tarefas predecessoras que não afetam a
tarefa.

Utilização de Redes PERT


Características Básicas
De acordo com Casarroto[2] o método PERT – Program Evaluation and Review
Technique ou, em português, Técnica de Avaliação e Revisão de Projetos, foi
elaborado em 1965 pela Marinha americana e utilizado inicialmente no
planejamento e controle do projeto Polaris, um míssil norte-americano. O método
CPM – Critical Path Method ou Método do Caminho Crítico é atribuído a James
Kelly Jr., da Remington Rand, e Morgan Walker, da Dupont de Nemours, que o
desenvolveram em 1957. Ambos os métodos são considerados técnicas de redes
baseados na Teoria dos Grafos, e classificados como modelos pictóricos de pesquisa
operacional. PERT-CPM diferem entre si basicamente pela forma como é tratado o
tempo: o CPM utiliza valores determinísticos , enquanto o PERT permite utilizar três
estimativas de tempo e a distribuição Beta parra a determinação do tempo mais
provável, sendo portanto um modelo probabilístico. Mas hoje em dia normalmente se
diz diagrama PERT/CPM.

1. Exemplo de Diagrama de Setas com Caminho Critico

2. O MS-Project não trabalha com o PERT/CPM da mesma maneira com


que a literatura apresenta e define o PERT/CPM. O MS-Project faz
algumas mudanças, conhecedores da teoria PERT irão sentir a
diferença.
Uma rede PERT pode representar cada tarefa como uma caixa,
conhecida como nó. No nó, você poderá ver até cinco campos de
informações. Embora você possa mudar facilmente os campos
exibidos nos nós, os campos padrões dos nós são nome da tarefa,
número ID da tarefa, duração, data programada para início e data
programada para o fim. O MS-Project utiliza a rede do tipo caixas para
montar um diagrama PERT/CPM.
As linhas que ligam os nós refletem as relações das tarefas. Você
pode visualizar a Rede PERT usando o comando PERT no menu
Exibir.
As bordas em torno de cada nó indicam se um nó é uma tarefa
resumida, uma sub-tarefa ou um marco, e se está no caminho crítico.
Como padrão, os nós no caminho crítico possuem uma borda
espessa, vermelha ou hachurada; as tarefas não críticas possuem
uma borda fina e preta; as tarefas resumidas possuem uma borda em
forma de caixa sombreada; e os marcos possuem uma borda dupla ou
tipo moldura.

Inserindo Informações sobre Tarefas


Há duas maneiras pelas quais você pode inserir informações sobre
tarefas em uma Rede PERT. Você pode digitar diretamente nos
campos dos nós, ou pode arrastar para criar e mover tarefas
diretamente na Rede PERT. Você pode também dar um clique duplo
em um nó para exibir a caixa de diálogo Informações sobre a Tarefa.
Use esta técnica quando quiser inserir informações sobre tarefas se
você tiver afastado a visualização e o tamanho da fonte estiver
pequeno demais.
3.

Exemplo de Rede Pert no MS Project

Exercícios
Exercício 1
Uma empresa de desenvolvimento de softwares, ciente da lacuna existente
em um determinado segmento de sua área de atuação, resolveu investir no
desenvolvimento de um sistema que estivesse em conformidade com os
requisitos esperados por sua potencial clientela. Sabe-se que uma outra
empresa já vem concentrando esforços para atingir este objetivo pois o
ganho desta fatia de mercado abriria novas portas. O que faz deste projeto
uma ação estratégica para aumentar o portifólio de negócios da empresa.
Assim a administração requisitou ao gerente de projetos para "ontem" a
primeira fase deste projeto que consistiria do planejamento dos requisitos do
software.
De acordo com sua experiência de projetos passados, o gerente de projeto
identificou as seguintes tarefas.

Identificação Duração (dias)

1 Planejamento de Requisitos

2 Revisar sistemas existentes 3

3 Processo de modelagem 7

4 Desenvolver análise do fluxo de trabalho 2

5 Desenvolver cronograma das atividades 2

6 Calcular orçamento 2

7 Identificar requisitos do usuário 3

8 Identificar requisitos de performance 3

9 Identificar requisitos de interface 3

10 Preparar Especificações de requisitos do software 1

11 Planejamento dos requisitos prontos

A tarefa "3" só poderá ser iniciada depois da tarefa "2".


A tarefa "6" só pode iniciar depois de terminada a tarefa "5" e esta por sua
vez deverá esperar o término da tarefa "4".
As tarefas "7", "8" e "9" só devem iniciar depois de terminada a tarefa "2".
A tarefa "10" deve esperar o término das tarefas "7", "8" e "9".
Considerando que iniciaremos o projeto na data de hoje, qual será a data de
término?
Visualize o caminho crítico.
Quais as folgas que poderemos ter nas tarefas, sem alterarmos a data final?
Fomos informados de ultima hora que o analista que ficará responsável pela
tarefa "7" realizará uma viagem e ficara ausente durante 3 dias, qual a nova
data de final?
Qual o novo caminho crítico?
Mostre esta tarefa na barra de tarefa resumida.
Remova a restrição da tarefa "7".
Foi percebido que a tarefa 9 necessita de alguns dados da tarefa 8 para se
iniciar, ou seja, 50% da tarefa 8 deve estar concluída para que a 9 se inicie.

Exercício 2
Uma empresa de revendas, devido a diversos fatores, decidiu se mudar para
um novo local mais apropriado para o seu momento atual. Para não
atrapalhar em demasiado o funcionamento normal da empresa durante a
mudança, o gerente de projetos elaborou a sequência de tarefas necessárias,
tentando causar o menor transtorno possível, pois sabe-se que quanto mais
rápido for a mudança, mais rapidamente a empresa poderá voltar a trabalhar
normalmente. Devido ser uma mudança, uma atividade fora da rotina da
empresa os recursos disponíveis são limitados, e também pela crise que a
mesma vem enfrentando, foi optado pela administração, que todas as tarefas
serão realizadas pelos próprios funcionários da empresa.

Tarefa Horas de Trabalho

1 Reforma

2 Instalar prateleiras do depósito 120 h

3 Reformar Sala de Reuniões

4 Eletricidade 8h

5 Pintar 16 h

6 Instalar carpete 8h

7 Sala Reuniões Completa 0h

8 Reformar Sala do CPD

9 Eletricidade 16 h

10 Sistema de Incêndio 8h

11 Pintar 16 h
12 Sala de CPD Completa

13 Reforma completa

14 Mudança

15 Fazer Mudança do Escritório

16 Desconectar Computadores 16 h

17 Desmontar Móveis 16 h

18 Transportar Móveis e Computadores 24 h

19 Remontar Móveis 16 h

20 Reconectar os computadores 24 h

21 Instalar o Software de rede 16 h

22 Mudança do escritório pronta

23 Mudar o depósito 80 h

24 Mudança completa

Na reforma da sala de reuniões, deve-se pintar somente depois de pronta a


instalação elétrica, e colocar o carpete somente depois de pintado.
Na reforma da sala de CPD, deve-se pintar somente depois dos sistemas de
eletricidade e incêndio tiverem sido instalados.
A mudança do depósito deve se iniciar depois que as prateleiras tiverem sido
instaladas.
O móveis devem começar a ser desmontados depois que os computadores
estiverem sido desconectados.
O transporte dos móveis e computadores deve se iniciar assim que
começarem a desmontar os móveis.
Deve-se remontar os móveis depois que os móveis e computadores forem
transportados.
Deve-se iniciar a reconectar os computadores depois que os móveis forem
montados.
Deve-se iniciar a instalação dos softwares depois que os computadores
forem reconectados.
As tarefas de mudar o depósito e transportar os móveis necessitam do
recurso transporte.
O recurso transporte é constituído por um caminhão da empresa do tipo baú,
estando apto para a mudança. O custo deste recurso envolve somente o
custo com combustível e depreciação. Para usar este recurso é necessário
alocar recursos humanos para carregar e descarregar o caminhão assim
como dirigir o mesmo, ou seja, este recurso não poderá ser alocado sozinho.
A sala de reuniões receberá uma pintura de decoração onde se utilizará uma
tinta especial em duas cores, devido ao tipo de pintura, deve-se esperar um
dia parado esperando secar as primeiras 8 horas de pintura, para somente
depois terminar as 8 horas que faltam.
Todas as pessoas envolvidas estão aptas a fazerem o trabalho de transporte,
mudança e desmontagem e remontagem dos móveis.
Somente os funcionários do depósito sabem instalar as prateleiras.
Para o trabalho de pintura, sistema de incêndio, eletricidade e instalação do
carpete, cabe aos funcionários da manutenção.
Desconectar os computadores, Reconectar os Computadores e instalar
software de rede, cabe aos funcionários de suporte a pc.
Os recursos disponíveis são:

Recurso Quantidade Custo/hora

Manutenção 2 5,00

Depósito 3 3,00

Suporte 2 8,00

Transporte 1 10,00

Motorista 1 2,00

Os custos fixos com pintura foram orçados:


Sala de reuniões: 600,00
Sala de CPD: 400,00
Os custos fixos com instalações elétricas
Sala de reuniões: 200,00
Sala de CPD: 1100,00
Os custos fixos com instalação de capete: 1200,00
Os custos fixos com instalação do sistema de incêndio: 2100,00
Fica liberado o uso de horas-extras, obedecendo as normas da empresa que
dá direito ao dobro do salário normal, por hora-extra trabalhada.
Determine:
Data de término do projeto:
Custo do projeto:
Duração em horas do projeto:
Quais são as tarefas criticas do projeto?

Bibliografia
1. VARGAS, Ricardo Viana.Gerenciamento de Projetos com MS-Project
98: estratégia, planejanento e controle.Rio de Janeiro: Brasport, 1998
2. CASAROTTO FILHO, Nelson. Gerência de Projetos/ engenharia
simultânea. Nelson Casarotto Filho, Severino Fávero, João Ernesto
Escosteguy Castro. – São Paulo: Atlas. 1999.
3. VALERIANO, Dalton L. Gerência em Projetos – Pesquisa,
Desenvolvimento e Engenharia. Dalton l .Valeriano – São Paulo:
Makron Books, 1998
4. CATAPULT , INC. Microsoft Project 4 for Windows: passo a passo.São
Paulo: Makron Books, 1995
5. PYRON, Tim. Special Edition Using Microsoft Project 98. QUE, 1998
6. VIEIRA, Newton Lemos. PERT-CPM. Rio de Janeiro: Manuais CNI,
1984
7. Gerencia de Projetos. Disciplina do curso de Engenharia de Produção
e Sistemas da Universidade Federal de Santa Catarina.
http://www.lsad.eps.ufsc.br/gerencia

You might also like