MICROSOFT ACCESS 2007

Pengenalan Microsoft Access 2007

Fungsi / kegunaannya :
Merupakan salah program pengolah database yang cukup canggih dengan berbagai kemudahan
yang ada seperti pengaturan data, pembuatan form, pembuatan laporan, menyaring data dan lain-lain.
Maksud dari database itu sendiri adalah kumpulan arsip data berbentuk tabel yang saling berkaitan
untuk menghasilkan informasi.
Data sebagai masukan yang akan diolah menjadi informasi. Sedangkan informasi merupakan data
yang telah diolah sesuai dengan kebutuhan. Informasi bagi satu pihak bias menjadi masukan bagi pihak
lainnya.
Arsitektur Dalam Microsoft Access :
Database yang tersusun didalam Access 2007 terdiri dari beberapa komponen yang membentuk
suatu kesatuan system yang disebut Object Database,yang secara umum terdiri dari :
 Table
 Database
 DBMS
 RDBMS
 Primary Key
 Query
 DDL dan DML
 SQL
 Record / Tuple
 Field
Pengertian :
. Table
Objek utama dalam Access yang digunakan untuk tempat menyimpan data yang akan diolah dalam
format baris dan kolom, dan merupakan komponen terpenting dalam database.
· Database
Kumpulan arsip data berbentuk tabel yang saling berkaitan untuk menghasilkan informasi.
Kumpulan data yang dipakai / ada dalam suatu lingkup tertentu, misalkan instansi, perusahaan dan lain-
lain atau kasus tertentu.
· DBMS
Kumpulan perangkat lunak yang digunakan untuk menangani semua pengaksesan ke database.
Mempunyai fasilitas membuat, mengakses, memanipulasi, dan memelihara database. Bertujuan untuk
efisien dan kenyamanan dalam memperoleh dan menyimpan informasi dalam database.
Fungsi-fungsi DBMS :
1. Data Definition

Created by yoy
 MICROSOFT ACCESS 2007

2. Data Manipulation
3. Data Security dan Integrity
4. Data Recovery dan Concurrency
5. Data Dictionary
6. Performance
· RDBMS
Merupakan sekumpulan yang disimpan sedemikian rupa sehingga mudah diambil informasinya bagi
pengguna, dan data tersebut saling berhubungan. RDBMS merupakan suatu paket perangkat lunak yang
kompleks digunakan untuk memanipulasi database.
Ada tiga prinsip dalam RDBMS :
 Data Definition
Mendefinisikan jenis data yang akan dibuat ( dapat berupa angka / huruf ),cara relasi data,
validasi data dan lainnya.
 Data Manipulation
Data yang telah dibuat dan didefinisikan tersebut akan dilakukan beberapa pengerjaan, seperti
menyaring data, melakukan prose Query, dan seterusnya.
 Data Control
Bagian ini berkenaan dengan cara mengendalikan data, seperti siapa saja yang bisa melihat isi
data, bagaimana data bisa digunakan oleh banyak user, dan seterusnya.
· Primary Key
Field kunci / utama dari suatu tabel yang menunjukkan bahwa field yang menjadi kunci tersebut tidak
bisa diisi dengan data yang sama, dengan kata lain Primary Key menjadikan tiap record memiliki
identitas sendiri-sendiri yang membedakan satu sama lainnya ( unik ). Primary Key berguna saat
menampilkan record hasil pencarian ( searching ),pengurutan dan proses penampilan data dan lainnya
berlangsung lebih cepat.
· Query
Merupakan bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap database, yang telah distandarkan dan lebih
dikenal dengan nama Structured Query Language ( SQL ).
Query dibedakan menjadi 2, yaitu :
a. Untuk membuat / mendefinisikan obyek-obyek database seperti membuat tabel, relasi dan
sebagainya. Biasanya disebut dengan Data Definition Language ( DDL )
b. Untuk memanipulasi data, yang biasanya dikenal dengan Data Manipulation Language (DML).
Manipulasi data bisa berupa :
- Menambah, mengubah atau menghapus data
- Pengambilan Informasi yang diperlukan dari database, yang mana datanya diambil dari tabel
maupun Query sebelumnya.
· DDL dan DML

Created by yoy
 MICROSOFT ACCESS 2007

a. DDL
Skema basis data dispesifikasikan oleh sekumpulan definisi dengan sebuah bahasa khusus yang
disebut Data Definition Language ( DDL ). Hasil kompilasi DDL berupa tabel-tabel yang
disimpan dalam sebuah file, disebut Data Dictionary ( Kamus Data ) atau Data Directory.
b. DML
Adalah bahasa untuk memanipulasi data yaitu :
- Pengambilan Informasi yang disimpan dalam Basis Data
- Penyisipan Informasi baru ke Bata Data
- Penghapusan Informasi dari Basis Data
- Modifikasi Informasi ynag disimpan dalam Basis Data
· SQL
Structured Query Language adalah bahasa yang digunakan untuk mengakses basis data yang tergolong
relasional. Standar SQL mula-mula didefinisikan oleh ISO ( International Standards Institute ) yang
dikenal dengan sebutan SQL86.
· Record / Tuple
Sebuah tipe data yang mengumpulkan beberapa item data dimana masing-masing tipe data dari item data
ini berbeda-beda.
· Field
Atribut data yang paling kecil yang merupakan kesatuan terkecil dalam suatu Data Base.

Jenis Relasi Antara 2 Tabel

Relasi
Model data relasional menggunakan sekumpulan tabel berdimensi dua ( yang biasa disebut relasi
atau tabel ) dengan masing-masing tabel tersusun atas sejumlah baris dan kolom. Pada model data
relasional, kaitan atau asosiasi antara dua buah tabel disebut hubungan (Relationship ). Hubungan dapat
berupa :
 1-1, yakni satu data pada suatu tabel berpasangan dengan hanya satu data pada tabel lain.
 1-M, yakni satu data pada suatu tabel berpasangan dengan banyak data pada tabel lain.
 Jenis Relasi yang memungkinkan antara 2 tabel :
Penjelasan :
Relasi yang tersusun menjadi beberapa baris dan kolom, sebagaimana diperlihatkan pada gambar di atas
yang membentuk suatu hubungan yang diperlihatkan pada tabel. Secara konsep, setiap tabel harus
memiliki kunci primer. Kunci primer dapat tersusun dari sebuah kolom atau beberapa kolom. Kunci
berperan sebagai identitas yang unik ( tidak kembar ) untuk masing– masing baris data.
Fungsi / Kegunaan Menu
· Tables

Created by yoy
 MICROSOFT ACCESS 2007

1. Berfungsi sebagaipenyimpan data dalam sebuah obyek.

2. Urutan langkah-langkah :
3. Klik ikon Blank DataBase

4. Kemudian beri nama DataBase yang dibuat dengan Akademika sebagai berikut :

5. Kemudian setelah itu tekan Create

6. Klik Design View

7. Kemudian masukan nama field dan tipe datanya seperti tampilan berikut ini

Created by yoy
 MICROSOFT ACCESS 2007

8. Klik 2 kali pada tabel Mahasiswa, maka akan muncul tampilan berikut :

Kemudian isikan data sebagai berikut :

Created by yoy
 MICROSOFT ACCESS 2007

NIM NAMA ALAMAT KOTA_ASAL IPK JUMLAH_SKS

220333747 Adi Prasetyo Jl. Cianjur Bandung 3,05 145

22053871 Widyaningrum Jl. Pajajaran Bandung 2,14 86

22053780 Septama Jl. Surapati Bandung 3,17 81

22053950 Handayani Jl. Buah Batu Bandung 2,01 80

22033333 Denis Jl. Pesantren Bandung 3,99 150

· Queries
Digunakan untuk menampilkan, menyunting, dan menganalisa suatu data dengan cara lain.

Query Wizard
Cara membuat Query dengan Query Wizard akan lebih mudah karena akan dibantu oleh Microsoft
Access 2007.
Berikut ini adalah langkah-langkah membuat Query dengan Query Wizard :

1. Buka File DataBase yang dimiliki kemudian pilih Toolbar Create kemudian klik Query Wizard.

2. Kemudian akan muncul kotak New Query, lalu pilih Simple Query Wizard, klik Ok.

3. Kemudian pilih pilih tabel yang diperlukan pada pilihan Tabel / Query.
4. Keterangan :
Klik > untuk memilih field yang diperlukan dalam Query.
Klik < untuk membatalkan.
Klik >> jika memerlukan semua Field yang ada.

Created by yoy
 MICROSOFT ACCESS 2007

5. Pilih Field NIM, Nama dan IPK. Kemudian klik Next akan muncul jendela baru kemudian beri
nama pada Query yang telah dibuat dan pilih Open The Query to View Information,

Klik Finish.
6. Berikut Hasilnya :

· Form
Digunakan untuk membuat Control Proses memasukkan, memeriksa, dan memperbarui data.
Kita akan mencoba membuat suatu form sederhana

Langkah-langkah membuat Form :

Created by yoy
 MICROSOFT ACCESS 2007

1. Untuk membuat suatu Form, dapat membuat berdasarkan pada tabel yang ada dengan memilih
Form pada bagian Create. Sebelumnya pastikan dalam keadaan Datasheet View, bukan Design
View, caranya dengan Double-Click pada nama Tabel.

2. Maka secara otomatis dapat mendapat suatu Form yang langsung berdasarkan pada Tabel yang
telah dibuat sebelumnya.

Gambar di atas menunjukkan tampilan Form View, selain itu ada juga tampilan Layout dan
Design View dimana dapat mengatur tampilan Form. Terdapat pada bagian kiri atas menu Home.
Tampilan dari Design View digunakan untuk mengubah susunan dari Form sesuai dengan
keinginan user. Di bawah adalah tampilan Design View.

Created by yoy
 MICROSOFT ACCESS 2007

3. Jika ingin memasukkan suatu data pada tabel, maka harus masuk ke bagian Form View.
4. Pada tampilan di atas dapat memasukkan inputan data dimana secara otomatis maka data akan
langsung tersimpan dalam Tabel. Apabila ingin menambahkan data baru maka cukup dengan
meng-click bagian Record yang berada pada bagian bawah tampilan. Selanjutnya membuat
tombol untuk navigasi. Berikut ini adalah langkahlangkah yang harus dilakukan :

1. Bukalah Form yang telah dibuat kemudian pada ribbon Format pilih View
dan pilih Design View.
2. Kemudian akan tampilan seperti tampilan di bawah ini

3. Kemudian pilih tanda Button

Created by yoy
 MICROSOFT ACCESS 2007

4. Buat sebuah button pada Design Viewnya, kemudian akan muncul secara otomatis Button
Wizard sebagai berikut :

5. Kemudian pada Categories pilih Record Navigation dan apada Action pilih Go to First
Record, lalu klik Next. Pilih label berupa Picture, klik Next lalu Finish. Jika semua benar maka
akan muncul sebagai berikut :

6. Dengan cara yang sama seperti no 5 di atas buat Button untuk Navigasi, Go to Next Record, Go
to Previous Record, dan Go to Last Record. Dan juga untuk Record Operation berupa Add
New Record, Delete Record, Undo dan Save Record. Serta sebuah Form Operation yaitu untuk
Button Close Form.

Created by yoy
 MICROSOFT ACCESS 2007

· Report
Microsoft Access 2007 memudahkan user dalam pembuatan laporan ( Report ) dengan menyediakan
fasilitas Report Wizard yang mampu untuk merancang beberapa bentuk laporan dan dapat memodifikasi
bentuk laporan sesuai dengan pola yang diharapkan.
Cara membuat Report Wizard :
1. Pilih ribbon Create kemudian pilih tanda Report

2. Kemudian akan muncul tampilan sebagai berikut :

Created by yoy
 MICROSOFT ACCESS 2007

Buat tabel dengan aturan sebagai berikut :

Tabel Stok

No Field Name Data Type Field Properties

1 KodeBrg Text Field Size 6

Input Mask 00-000
Caption Kode Barang
2 NamaBrg Text Field Size 25
Caption Nama Barang
3 Satuan Text Field Size 10
Caption Unit Satuan
4 StAwal Number Field Size Long Integer
Format Standard
Decimal Place 0
Caption Stok Awal
5 HsAwal Number Field Size Long Integer
Format Standard
Decimal Place 0
Caption Harga Satuan

Data Tabel Stok

Created by yoy
 MICROSOFT ACCESS 2007

Tabel Pemasok

No Field Name Data Type Field Properties

1 KodePasok Text Field Size 9

Caption Kode Pasok
2 NamaPasok Text Field Size 25
Caption Nama Pemasok
3 KontakPerson Text Field Size 20
Caption Kontak Person
4 Alamat Text Field Size 40
Caption Alamat
5 Kota Text Field Size 20
Caption Kota
6 Telp Text Field Size 15
Caption Telepon

Data Tabel Pemasok

Created by yoy
MICROSOFT ACCESS 2007

Created by yoy
 MICROSOFT ACCESS 2007

No Field Name Data Type Field Properties

1 NoJual Text Field Size 6

Caption No. Faktur
2 TglJual Date/Time Format Medium Date
Input Mask 99/99/0000
Caption Tanggal Jual
3 Kode Kasir Text Field Size 5
Caption Kode Kasir
4 KodeBrg Text Field Size 6
Input Mask 00-000
Caption Kode Barang
4 Jml Number Field Size Byte
Format Standard
Decimal Place 0
Caption Jumlah
4 Uang Text Field Size Double
Format Currency
Caption Harga
Decimal Place 0

Data Tabel Faktur Penjualan

Field Lookup & Relationship

Relasi digunakan untuk menghubungkan data-data dari table yang berbeda, sehingga dapat tampil
menjadi satu kesatuan,sedangkan lookup wizard digunakan untuk memilih nilai dari table lain atau dari
serangkaian nilai yang telah didefinisikan sebelumnya.
Field yang memiliki tipe lookup akan menyediakan nilai-nilai yang dapat dipilih ketika
memasukkan data. Field lookup adalah field yang pengisiannya didasarkan pada pencarian data dari tabel
lain.

Created by yoy
 MICROSOFT ACCESS 2007

Langkah-Langkah Menetapkan Lookup Wizard

1. Field KodeBrg pada tabel Faktur Penjualan akan ditetapkan sebagai Lookup ke field KodeBrg di
Tabel Stok. Buka tabel Faktur Penjualan dalam modus Design View :

Ubah field isian type KodeBrg menjadi Lookup Wizard seperti tampilan dibawah ini :

2. Setelah pilihan Lookup Wizard Di-Klik maka akan muncul gambar seperti di bawah ini :

3. Terdapat dua pilihan,klik pilihan pertama yaitu, ‘I want the lookup column to look up the values
in a table or query’ ,karena pemasukan datanya akan mencari ke tabel lain yaitu Tabel Stok.
4. Klik Next dan akan tampil kotak dialog seperti dibawah ini :

Created by yoy
 MICROSOFT ACCESS 2007

Klik pada tabel Stok Karena tabel ini sebagai tabel sumber pancariannya (lookup) datanya

5. Klik Next sehingga kemudian akan ditampilkan kotak dialog berikut ;

Pindahkan field KodeBrg dari kotak Available Fields ke kotak Selected Fileds.
6. Klik Next akan tampil kotak dialog yang memberikan pilihan apakah data akan dibuat berurut
atau tidak.

Created by yoy
 MICROSOFT ACCESS 2007

7. Pada kotak dialog berikutnya terdapat barisan data seperti ini :

Berarti tabel stok sudah pernah dimasukkan data,jika tampilan kotak dialog diatas kosong, berarti
data belum pernah dimasukkan.
8. Kemudian akan ditanyakan apakah tampilan field lookup akan diberi nama lain, tetapi untuk
memudahkan pemeriksaan nama field lookup disamakan dengan nama field aslinya yaitu
KodeBrg.

Created by yoy
 MICROSOFT ACCESS 2007

9. Setelah tombol Finish di-klik maka proses lookup wizard akan berakhir, Access akan dengan
otomatis menghubungkan tabel Stok dengan tabel yang berisi lookup wizard yaitu tabel
FakturPenjualan.
10. Kembali ke tampilan design tabel, terjadi perubahan keterangan pada lookup properties,

Created by yoy
 MICROSOFT ACCESS 2007

Tambahkan tabel baru dengan aturan sebagai berikut :

No Field Name Data Type Field Properties

1 KodeBrg Text Field Size 6

Input Mask 00-000
Caption Kode Barang
2 NamaBrg Text Field Size 25
Caption Nama Barang
3 Satuan Text Field Size 10
Caption Unit Satuan
4 StAwal Number Field Size Long Integer
Format Standard
Decimal Place 0
Caption Stok Awal
5 HsAwal Number Field Size Long Integer
Format Standard
Decimal Place 0
Caption Harga Satuan
6 QBeli Number Field Size Long Integer
Format Standard
Decimal Place 0
Caption Qty
7 HsBeli Number Field Size Long Integer
Format Standard
Decimal Place 0
Caption Harga Beli

Created by yoy
 MICROSOFT ACCESS 2007

Tabel Pembelian

Created by yoy