PEDOMAN PENYELENGGARAAN DAN PROSEDUR RM RUMAH SAKIT REVISI II 2006

Tujuan Pembelajaran

• Memahami Pengertian sistem

penyimpanan RM
• Mampu menentukan cara penyimpanan
berkas rekam medis
• Mampu menentukan sistem
penyimpanan rekam medis
Sebelum menentukan sistem yang akan dipakai perlu terlebih
Dahulu mengetahui bentuk penyimpanan yang diselenggarakan
di dalam pengelolaan Instalasi Rekam Medis

1. Ada dua cara penyimpanan berkas di

dalam penyelenggaraan rekam medis,
yaitu:
a. Sentralisasi
b. Desentralisasi
a. Sentralisasi

Sentralisasi ini diartikan cara

penyimpanan rekam medis seorang
pasien dalam satu kesatuan baik
catatan-catatan kunjungan poliklinik
maupun catatan-catatan selama
seorang pasien dirawat.
Kelebihan dan Kekurangan
Cara Penyimpanan Sentralisasi
 Kelebihan
1. Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan
berkas rekam medis.
2. Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan
ruangan.
3. Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah
distandarisasi.
4. Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan.
5. Mudah untuk menerapkan unit record.
 Kelebihan dan Kekurangan
Cara Penyimpanan Sentralisasi

 Kekurangan

1. Petugas menjadi lebih sibuk, krn

harus menangani unit rawat jalan
dan unit rawat inap.
2. Tempat Penerimaan Pasien harus
bertugas selama 24 jam.
b. Desentralisasi

Desentralisasi ini diartikan

Cara penyimpanan rekam medis pasien
pada tempat penyimpanan yang
terpisah antara rekam medis poliklinik
dengan rekam medis penderita yang
dirawat.
Kelebihan dan Kekurangan
Cara Penyimpanan Desentralisasi

 Kelebihan
1. Efisiensi waktu, sehingga pasien
mendapat pelayanan lebih cepat.
2. Beban kerja yang dilaksanakan
petugas lebih ringan
Kelebihan dan Kekurangan
Cara Penyimpanan Desentralisasi

 Kekurangan

1. Terjadi duplikasi dalam pembuatan

rekam medis.
2. Biaya yang diperlukan untuk
peralatan dan ruangan lebih banyak.
Secara teori cara sentralisasi lebih baik daripada
desentralisasi, tetapi pada pelaksanaannya
tergantung pada situasi dan kondisi masing-
masing rumah sakit.

1. Hal-hal yang mempengaruhi situasi dan

kondisi tersebut al:
Karena terbatasnya tenaga yang terampil,
khususnya yang menangani pengelolaan
rekam medis.
Kemampuan dana RS terutama RS yg
dikelola oleh pemerintah daerah.
 Sistem penyimpanan rekam medis,
menurut Nomor dibedakan 3 yaitu:

1. Sistem Nomor Langsung (Straight

Numerical Filling System).
2. Sistem Angka Akhir (Terminal Digit
Filling System)
3. Sistem Angka Tengah (Middle Digit
Filliing System)
1. Sistem Nomor Langsung
(Straight Numerical Filling System)

Adalah Penyimpanan rekam medis dalam

rak penyimpanan secara berturut sesuai
dengan urutan nomornya.
Misalnya:
Keempat nomor rekam medis berikut ini
akan disimpan berurutan dalam satu rak,
yaitu:
07 55 20, 07 55 21, 07 55 22, 07 55 23
 Kelebihan dan Kekurangan
Sistem Nomor Langsung

 Kelebihan

1. Mudahnya melatih petugas-

petugas yg harus melaksanakan
pekerjaan penyimpanan tsb.
 Kelebihan dan Kekurangan
Sistem Nomor Langsung
 Kekurangan
1. Pada saat penyimpanan RM, petugas memperhatikan
seluruh angka sehingga mudah terjadi kekeliruan
menyimpan. Makin besar angka yg diperhatikan, makin
besar mebuat kemungkinan membuat kesalahan.
Hal yg menyebabkan kesalahan tsb adalah tertukarnya
urutan nomor, misal RM nomor 465424 tersimpan pd
tempat penyimpanan nomor 465524
 Kekurangan

2. Terjadinya pekerjaan paling sibuk terkonsentrasi pada

rak penyimpanan nomor urut besar, yaitu RM dgn
nomor terbaru.
3. Pengawasan kerapian penyimpanan sangat sukar
dilakukan krn tidak memungkinkan memberikan
tugas bagi seorang staf untuk bertanggung jawab pd
rak-rak penyimpanan tertentu
2. Sistem Angka Akhir
(Terminal Digit Filling System)

Adalah penyimpanan dengan sistem angka akhir.

Di sini digunakan nomor-nomor dengan 6 angka,
yang dikelompokkan menjadi 3 kelompok masing-
masing terdiri dari 2 angka.
Angka pertama adalah kelompok 2 angka yang
terletak paling kanan, angka kedua adalah
kelompok 2 angka yang terletak di tengah dan
angka ketiga adalah kelompok 2 angka yang
terletak paling kiri.
07 50 90
Angka Ketiga Angka Kedua Angka Pertama
(Tertiary digits) (Secondary digits) (Primary digits)
Dalam penyimpanan dengan sistem angka akhir
(terminal Digit Filling System) ada 100 kelompok
angka pertama (primary section) yaitu 00 sampai
dengan 99.
Tata Cara Waktu Menyimpan:
Petugas harus melihat angka-angka pertama dan
membawa RM tersebut ke daerah rak penyimpanan
untuk kelompok angka-angka pertama yang
bersangkutan.
Pada kelompok angka pertama ini RM-RM
disesuaikan urutan letaknya menurut angka kedua,
kemudian RM disimpan di dalam urutan sesuai
dengan kelompok angka ketiga, sehingga dalam
setiap kelompok penyimpanan nomor-nomor pd
kelompok angka ketiga (tertiary digits) yg selalu
berlainan.
Sistem penomoran dengan menggunakan
angka akhir lebih banyak untuk dipilih
karena secara umum dipakai lebih mudah,
efektif dan efisien.

Lihat Contoh berikut Ini:

46-52-02 98-05-26 98-99-30

47-52-02 99-05-26 99-99-30
48-52-02 00-06-26 00-00-31
49-52-02 01-06-26 01-00-31
50-52-02 02-06-26 02-00-31
 Keuntungan dan Kekurangan
Sistem Angka Akhir

 Keuntungan
1. Pertambahan jumlah RM selalu tersebar secara merata ke
100 kelompok (bagian/wilayah) di dalam rak penyimpanan.
2. Petugas – petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk
sejumlah section tertentu, misalnya ada 4 petugas masing-
masing diserahi: bagian 00-24, bagian25-49, bagian 50-74,
bagian 75-99
 Keuntungan

3. Pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiap petugas rata-

rata mengerjakan jumlah RM yg hampir sama setiap harinya
untuk setiap bagian.
4. RM yg tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari
setiap section, pdsaat ditambahnya RM baru di bagian
tersebut.
5. Jumlah RM untuk tiap-tiap section terkontrol dan bisa
dihindarkan timbulnya rak-rak kosong.
6. Dgn terkontrolnya jumlah RM, membantu memudahkan
perencanaan peralatan penyimpanan (jumlah rak).
7. Kekeliruan penyimpanan (misfile) dapat dicegah, krn petugas
penyimpanan hanya memperhatikan dua angka saja dalam
memasukkan RM ke dalam rak, sehingga jarang terjadi
kekeliruan membaca angka
3. Sistem Angka Tengah
(Midle Digit Filling System)

Adalah penyimpanan dengan sistem angka tengah.

Di sini penyimpanan RM diurut dgn pasangan angka

–angka sama halnya dengan sistem angka akhir,
namun angka pertama, angka kedua, angka ketiga
berbeda letaknya dengan sistem angka akhir.
Dalam hal ini angka yg terletak ditengah-tengah
menjadi angka pertama. Pasangan angka yg
terletak paling kiri menjadi angka kedua dan
pasangan angka paling kanan menjadi angka
ketiga.
Lihat Contoh di bawah ini:

58-78-96 99-78-96
58-78-97 99-78-97
58-78-98 99-78-98
58-78-99 99-78-99
59-78-00 00-79-00
59-78-01 00-79-01

Pd contoh ini melihat bahwa kelompok 100 buah RM

(58-78-00) sampai dgn (58-78-99) berada dalam
urutan langsung
Keuntungan dan Kekurangan
Sistem Angka Tengah

Keuntungan
1. Memudahkan pengambilan 100 buah RM yg nomornya
berurutan.
2. Penggantian dari sistem nomor langsung ke sistem angka
tengah lebih mudah dari pada penggantian sistem nomor
langsung.
3. Kelompok 100 buah RM yg nomornya berurutan, pd sistem
nomor langsung adalah sama persis dgn kelompok 100 bh RM
untuk sistem angka tengah.
4. Dalam sistem angka tengah penyebaran nomor-nomor lebih
merata pd rak penyimpanan, jika dibandingkan dgn sistem
nomor langsung tetapi masih belum menyamai sistem angka
akhir.
5. Petugas-petugas penyimpanan, dapat dibagi untuk bertugas
pada bagian penyimpanan tertentu, dengan demikian
kekeliruan dapat dicegah.
Keuntungan dan Kekurangan Sistem Angka
Tengah
Kekurangan

1. Memerlukan latihan dan bimbingan yang

lebih lama.
2. Terjadi rak-rak lowong pada beberapa
section, apabila RM dialihkan ke tempat
penyimpanan tidak aktif.
3. Sistem angka tengah tidak dapat
dipergunakan dgn baik untuk nomor-
nomor yang lebih dari angka.
Hal-hal yg perlu diperhatikan dalam perubahan
sistem angka tengah ke sistem angka akhir

1. Pengamatan thd RM yg keliru meletakkan dalam urutan

nomor.
2. Memastikan (mengecek) bahwa semua nomor harus ada
dalam satu bagian, jika ada yang tidak ditempatnya
diberi tanda dimana RM itu berada.
3. Gantikan sampul yang rusak dengan sampul (map) yang
baru.
4. Semua nama dan nomor RM dicek dengan indeks nomor
atau register penderita.
5. Jika ruangan penyimpanan adalah tempat yang sama,
maka segala isi ruangan harus dikeluarkan terlebih
dahulu, agar penataan ruangan dan wilayah/bagian dapat
diatur.
6. Pada waktu pemindahan RM harus disortir untuk
dikelompokkan menurut angka primer (primary digits),
lalu menurut angka2 kedua (secondary digits), dan
kemudian menurut angka-angka ketiga (tertiary digits).
7. Lebih baik perubahan dilakukan oleh petugas khusus
penyimpanan.
 Fasilitas Fisik Ruang Penyimpanan

Hal-hal yg diperhatikan pada Fasilitas Fisik

Ruang Penyimpanan:
1. Alat penyimpanan yg baik.
2. Penerangan yang baik.
3. Pengaturan suhu yang cukup.
4. Pemeliharaan ruangan yg teratur.
5. Keselamatan Kerja Petugas
6. Ruang administrasi petugas Penyimpanan
Alat Penyimpanan RM yg
umum dipakai, yaitu:

1. Rak terbuka (Open Self File Unit

2. Lemari Lima Laci (Five-drawer file
cabinet )
3. Roll O’ Pack (terdiri dari rak file statis
dan dinamis)
Rak terbuka lebih dianjurkan
pemakaiannya, dengan alasan:
• Lebih murah.
• Petugas dapat mengambil dan
menyimpan RM lebih cepat.
• Menghemat ruangan dengan
menampung lebih banyak RM dan tidak
terlalu makan tempat.

Jarak antara dua buah rak untuk lalu

lalang, dianjurkan 90 cm.
Hal-hal yang diperhatikan dalam Pelaksanaan
sistem penyimpanan RM di RS

Harus ada:
 Kebijakan tentang penyimpanan RM.
 Prosedur tetap Penyimpanan RM.
 Inventarisasi peralatan di ruang penyimpanan
 Laporan dan evaluasi penyimpanan RM.
Sekian
TERIMA KASIH