KH2-Cau Truc To Chuc Du An ODA

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án
(CCBP) Mođun KH2: Cấu trúc hệ thống tổ chức
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA
dự án ODA
Mođun KH2: CẤU TRÚC HỆ THỐNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN ODA
Kết thúc mođun này học viên có khả năng:

Nắm vững một số cấu trúc tổ chức cơ bản
Lựa chọn cấu trúc thích hợp cho quản lý thực hiện dự án ODA
Phân tích một số yếu tố ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức và thực hiện
dự án ODA
Kết thúc Mođun KH1: “Khái niệm cơ bản về quản lý dự án ODA ”
Người học tự nghiên cứu tài liệu.

Giáo viên nêu vấn đề trước khi học, gợi ý và hỗ trợ trong quá trình học.
Thảo luận nhóm dưới sự hỗ trợ của giáo viên.
Người học tự thực hiện phần Kiểm tra – Đánh giá
Mođun KH2: “Cấu trúc hệ thống tổ chức dự án ODA”
1. Tự tìm hiểu các loại cấu trúc tổ chức, cơ sở để

lựa chọn loại cấu trúc tổ chức phù hợp
2. Thực hành các kỹ năng đã học.
3. Thảo luận nhóm
4. Tự kiểm tra đánh giá
Trang số: 1 / 25
dự án ODA
1. Khái niệm về cấu trúc tổ chức quản lý dự án (cấu trúc tổ

chức)
) Cấu trúc (hay thiết kế) tổ chức quản lý dự án là việc tập hợp và tổ chức nhân
lực để có thể sử dụng hiệu quả tối đa các nguồn lực nhằm đạt được mục đích
của dự án.
) Hãy đọc và ghi nhận một số công việc cần tiến hành khi xây dựng cấu trúc
tổ chức.
Hiểu biết về các loại cấu trúc

tổ chức
Xem mođun KH2
Mục đích của các tổ chức là

gì?
Xây dựng cấu Xem mođun KH2
trúc tổ chức
của dự án cần
có những hiểu
Phân nhóm nhân sự để đạt
biết gì, làm gì?
được mục đích một cách tốt
nhất Xem mođun NS 2
Chuẩn bị các bản mô tả chi

tiết công việc
Xem Mođun NS 2
Giám đốc dự án
Làm rõ vai trò, trách nhiệm,

và quyền hạn của mỗi tổ cán
Xem Mođun NS 2
bộ và tổ chức
Đưa ra các chính sách, quy

trình và hệ thống cần thiết
Xem mođun KH2, NS 2
Trang số: 2 / 25
dự án ODA
) Trên thực tế, thường có 3 loại trúc tổ chức trong quản lý dự án (hình 1).
Hình 1. Các loại cấu trúc tổ chức
Cấu trúc tổ chức dự án
Cấu trúc trên cơ sở Cấu trúc dạng Cấu trúc dạng

phòng ban chức năng dự án ma trận
a) Cấu trúc tổ chức theo chức năng
) Cấu trúc tổ chức theo chức năng là loại hình tổ chức quản lý thực hiện dự án
dự án dựa trên cấu trúc chức năng của đơn vị chủ quản.
) Cấu trúc tổ chức theo chức năng là một loại cấu trúc tổ chức truyền thống.
Trong cấu trúc này, các nhân viên được nhóm lại theo tính chất công việc và
có một người phụ trách. Cơ sở của việc xây dựng cấu trúc này là đầu ra của
các sản phẩm, lĩnh vực kỹ thuật, hay lĩnh vực chuyên môn, chức năng, vv
(Hình 2).
Hình 2. Cấu trúc tổ chức theo chức năng
Giám đốc/
Giám đốc điều hành
Kỹ Tài Nhân Kế Đấu

thuật chính sự hoạch- thầu
Tổng
hợp
NV NV NV NV NV
Trang số: 3 / 25
dự án ODA
) Hãy xem các đặc điểm của cấu trúc tổ chức quản lý thực hiện dự án theo
chức năng:
Việc quản lý nhân sự và thực hiện dự án hoàn toàn dựa trên các phòng ban
chức năng của đơn vị chủ quản. Các nhân viên dự án thường chỉ làm việc
bán thời gian cho dự án.
Lãnh đạo cơ quan chủ quản thường kiêm nhiệm vụ giám đốc điều hành dự
án. Giám đốc dự án trở thành người quản lý chung, kết nối các phòng ban.
Thông tin, kinh phí sẽ được rót từ trên xuống.
Quyền lực, quyền hạn đối với công việc quản lý thực hiện dự án sẽ được
chia sẻ với lãnh đạo mỗi phòng/ban của cơ quan chủ quản.
Hạn chế giao tiếp, liên lạc theo phương ngang (giữa các phòng ban chức
năng); mỗi phòng ban tiến hành các mảng công việc của mình một cách
riêng biệt.
Các ban quản lý dự án có thể tuyển thêm nhân viên bên ngoài cơ quan chủ
quản trong thời gian thực hiện dự án.
b) Cấu trúc tổ chức dạng dự án
) Cấu trúc tổ chức dạng dự án là dạng cấu trúc đơn mục đích, tổ chức trên cơ
sở đầu ra của dự án (Hình 3).
Trong dạng cấu trúc này, các tổ chức/nhân viên ở các phòng ban khác nhau
thường tách ra khỏi các phòng ban chức năng (độc lập với các phòng ban
chức năng của đơn vị chủ quản) trong thời gian tiến hành dự án, được
nhóm lại theo các nhóm của dự án thành một bộ phân độc lập (ví dụ như
Ban quản lý dự án, Văn phòng dự án).
Giám đốc dự án có toàn quyền và nguồn lực cần thiết trong khuôn khổ dự
án để tiến hành công việc, đạt được mục tiêu dự án.
Cấu trúc tổ chức theo dự án bao gồm các đơn vị trực thuộc (thường được
gọi là phòng ban); những đơn vị này trực tiếp báo cáo cho giám đốc dự án.
Cấu trúc này được hình thành tạm thời trong giai đoạn thực hiện dự án.
Sau khi dự án kết thúc các nhân viên này có thể trở về các phòng ban cũ
hoặc tham gia các dự án mới.
Các ban quản lý dự án có quyền tuyển thêm nhân viên bên ngoài cơ quan
chủ quản trong thời gian thực hiện dự án.
Trang số: 4 / 25
dự án ODA
Hình 3. Cấu trúc tổ chức dạng dự án

Giám đốc cơ quan
chủ quản
Các phòng ban

Giám đốc dự án Dự án khác
chức năng thông
thường
Kỹ Tài Nhân Kế Đấu

Tổng
hợp …
NV NV NV NV NV
) Việc cân bằng mục tiêu dài hạn của các phòng ban chức năng và mục tiêu
ngắn hạn của dự án là vấn đề mà cấu trúc tổ chức theo phòng ban chức năng
và dạng dự án luôn gặp phải. Một tiếp cận khác là làm sao giải quyết được
vấn đề này (Hình 4).
Hình 4. Tiếp cận mới trong xây dựng cấu trúc tổ chức
Định hướng kỹ thuật
Định hướng
theo dự án
Tiếp cận mới trong Mục tiêu dài Mục tiêu

việc xây dựng cấu hạn của các ngắn hạn của
trúc tổ chức phòng ban dự án
chức năng
Trang số: 5 / 25
dự án ODA
c) Cấu trúc tổ chức dạng ma trận
) Mô hình cấu trúc tổ chức dạng ma trận đã được phát triển nhằm đạt được
cân bằng được trình bày ở hình 4, nâng cao điểm mạnh và hạn chế điểm yếu
của các cấu trúc tổ chức nói trên.
Hình 5. Cấu trúc tổ chức dạng ma trận
Giám đốc/
Các dự án Kỹ Tài Nhân Kế Đấu

Tổng
hợp
Điều phối viên/ DA DA DA DA DA

Quản lý dự án
) Hãy xem các đặc điểm của cấu trúc tổ chức quản lý thực hiện dự án dạng ma
trận:
Trong cấu trúc tổ chức dạng ma trận, các giám đốc dự án phải chia sẻ
quyền hạn về nhân viên với các lãnh đạo phòng ban chức năng.
Lãnh đạo cơ quan chủ quản dự án thường kiêm nhiệm vụ giám đốc điều
hành dự án.
Bên lãnh đạo cơ quan chủ quản, có một cán bộ chuyên trách về quản lý
thực hiện dự án (điều phối dự án hoặc quản lý dự án). Thường điều phối
viên dự án có ít quyền lực hơn về phương diện ra quyết định.
Tăng cường giao tiếp, liên lạc theo phương ngang (giữa các phòng ban
chức năng) so với cấu trúc tổ chức theo chức năng.
Các ban quản lý dự án có thể tuyển thêm nhân viên bên ngoài cơ quan chủ
quản trong thời gian thực hiện dự án.
Trang số: 6 / 25
dự án ODA
Trong cấu trúc tổ chức dạng ma trận, tồn tại nhiều mối quan hệ thông tin,
công việc, vv giữa lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo phòng ban chức năng và
nhân viên (Hình 5)
Hình 5. Mối quan hệ trong cấu trúc tổ chức dạng ma trận
Lãnh đạo cơ
quan chủ quản
Lãnh đạo phòng

ban chức năng
Nhà quản lý
dự án Nhân viên
) Thay vì quan hệ theo thứ bậc, đơn giản và trực tiếp, cấu trúc dạng ma trận có
5 mối quan hệ.
) Phân hoá là đặc điểm cần chú ý trong việc quản lý dự án ODA do sự khác
biệt giữa các cá nhân, các tổ chức, ban ngành hay các lĩnh vực tham gia vào
dự án ODA. Sự phân hoá trong suy nghĩ, ngôn ngữ kỹ thuật, tình cảm của
các nhà quản lý ở các ban ngành chức năng và sự khác nhau về tổ chức.
) Sự cộng tác giữa các ban ngành là rất cần thiết để đạt được sự thống nhất các
nỗ lực thực hiện công việc. Để hạn chế sự phân hoá, cần nâng cao cộng tác,
hiểu biết chung giữa các bên tham gia về mọi phương diện trong quá trình
thực hiện dự án.
) Cấu trúc tổ chức dạng ma trận khá đa dạng về quyền và mức độ sử dụng
nhân lực. Có thể nhận thấy liên tục của các loại cấu trúc tổ chức dạng ma
trận, bắt đầu từ cấu trúc tổ chức theo chức năng cho đến cấu trúc tổ chức
dạng dự án (Bảng 1, Hình 6).
Trang số: 7 / 25
dự án ODA
Bảng 1. Một số đặc điểm của các loại cấu trúc tổ chức quản lý thực hiện dự án
Loại tổ chức Chức Ma trận Dự án

năng
Ma trận Ma trận Ma trận
Đặc điểm yếu cân đối mạnh
Quyền của - Hạn chế Thấp đến Trung Cao đến

giám đốc dự trung bình bình đến toàn
án cao quyền
Tỷ lệ nhân sự
làm việc toàn - 0 – 25% 25 – 50% 50 – 85% 85 – 100%
bộ thời gian
cho dự án
Thời gian làm Bán thời Toàn bộ Toàn bộ Toàn bộ

việc của giám - gian thời gian thời gian thời gian
đốc dự án
Chức danh Giám đốc Giám đốc

chính của - dự án/Cán dự Giám đốc Giám đốc
giám đốc dự bộ dự án án/Điều dự án dự án
án phối viên
dự án
Nhân viên Bán thời Bán thời Toàn bộ Toàn bộ

hành chính gian - gian thời gian thời gian
quản lý dự án
Nguồn: MIPK, 1996
Một trong những cơ sở cho việc thể hiện tính liên tục là tỷ lệ nhân viên
dự án làm việc toàn bộ hay bán thời gian cho dự án.
Cấu trúc tổ chức dạng ma trận mạnh hay yếu phụ thuộc rất nhiều vào
việc sử dụng nhân sự và quyền hạn của giám đốc dự án.
Tính liên tục trong việc cấu trúc tổ chức quản lý dự án dạng ma trận cho
thấy có nhiều cách hình thành cấu trúc dạng ma trận trong một cơ quan.
Trang số: 8 / 25
dự án ODA
Hình 6. Tính liên tục trong cấu trúc tổ chức dạng ma trận
Chức năng Ma trận Dự án
100% Nhân viên 100%

Nhân viên ở các thuộc ban
phòng ban chức quản lý dự án
năng
Ma trận Ma trận
công việc công việc
0% 0%
Không có Bán thời Toàn bộ Người quản Văn Nhóm
điều phối gian thời gian lý dự án làm phòng dự thực hiện
viên Điều phối viên việc toàn bộ án dự án
thời gian riêng biệt
Thông thường, có 3 loại cấu trúc tổ

chức quản lý thực hiện dự án: trên
cơ sở cấu trúc tổ chức của đơn vị chủ
GHI NHỚ quản, dạng dự án và dạng ma trận
d) Xác định điểm mạnh và điểm yếu của các cấu trúc tổ chức
quản lý thực hiện dự án
) Một số điểm cần lưu ý về việc so sánh các điểm mạnh và yếu của các cấu
trúc
Điểm mạnh của cấu trúc tổ chức dự án có thể trở thành điểm yếu nếu
“vận dụng quá mức”
Mức độ mạnh yếu của cấu trúc tổ chức dự án là tương đối khi so sánh
giữa các loại cấu trúc
Khi đứng trên quan điểm của mỗi người, các điểm mạnh và yếu này là
khác nhau
Trang số: 9 / 25
dự án ODA
) Hãy đọc và ghi nhận các điểm mạnh và yếu cơ bản của các loại cấu trúc tổ
chức dự án.
Điểm yếu Điểm mạnh
• Mâu thuẫn/cạnh tranh có • Tập trung nguồn lực

thể xảy ra giữa các công • Đạt được đòi hởi cao về kỹ
Cấu trúc việc/dự án thuật.
tổ chức • Mức độ ưu tiên cho dự án • An toàn và thuận lợi đối
theo chức thấp với khả năng hoàn thành
năng • Thiếu động cơ và trì trệ do công việc
không xác định được rõ • Khởi động nhanh
mức ưu tiên giữa các loại
công việc/dự án
• Xáo trộn tổ chức hiện có • Tính tập trung vào mục

• Nhân đôi và hiệu quả tiêu dự án cao
Cấu trúc không cao trong sử dụng • Kiểm soát nhân lực và tiến
tổ chức nguồn lực độ dự án tốt
theo dự • Mức độ an toàn về công • Liên lạc và tinh thần đồng
án việc do giới hạn thoiừ gian đội cao
của dự án • Rõ ràng trong giao dịch với
các bên tham gia dự án
• Hai thủ trưởng và 2 hệ • Cân đối giữa kỹ thuật và

thống báo cáo mục tiêu
• Phức tạp vì có thể gây cảm • Phối hợp tốt giữa các ban
giác thiếu quyền lực hay bị ngành chức năng
can thiệp của các thủ • Rõ ràng, minh bạch thông
trưởng qua điều phối viên
Cấu trúc • Có thể gây mơ hồ, nhập • Hiệu quả và dễ kiểm soát
nhằng cho những người và linh động trong sử dụng
tổ chức
tham gia ma trận nguồn lực
dạng ma • Tăng chi phí do hội họp, • Chia sẻ liên lạc và thông
trận quyết định chậm, do các tin được nâng lên so với
hoạt động tăng liên lạc và cấu trúc chức năng
phối hợp • Việc kết thúc dự án không
• Mâu thuẫn giữa mục tiêu gây thương tổn đối với cán
dự án và phòng ban chức bộ dự án
năng
Trang số: 10 / 25
dự án ODA
) Nắm vững điểm mạnh và yếu của các loại cấu trúc tổ chức quản lý thực hiện
dự án là rất quan trọng vì nó giúp cho các nhà quản lý phát huy điểm mạnh
và hạn chế các diểm yếu nhằm đạt được thành công của dự án.
(Thực hành dành cho học viên)
Tên: “Các loại cấu trúc tổ chức và điểm mạnh, yếu của chúng”
Mục tiêu: Nâng cao hiểu biết thực tế về cấu trúc tổ chức dự án
Thời gian : 30 phút.
Mô tả : • Lớp học chia thành các nhóm 5-7 học viên.

• Các nhóm liên hệ với các dự án mà các thành viên
đã/đang thực hiện xem cấu trúc tổ chức quản lý thực hiện
dự án của bạn thuộc loại nào và thảo luận, bổ sung các
điểm mạnh/yếu của các loại cấu trúc tổ chức quản lý thực
hiện dự án
• Nhóm trưởng, thay mặt nhóm, trình bày trước lớp về khoá
học về kết quả của nhóm
• Giáo viên nhận xét, tóm tắt.
Chuẩn bị: Giấy khổ Ao, bút mầu, máy chiếu (nếu có)
2. Lựa chọn cấu trúc tổ chức thích hợp cho việc quản lý thực
hiện dự án ODA
2.1. Tiếp cận và tiêu chí lựa chọn cơ bản
) Mỗi dự án có đặc trưng riêng biệt, được tiến hành trong hoàn cảnh, môi
trường cụ thể và được thực hiện bởi các tổ chức khác nhau. Đây là các yếu
tố chính cần chú ý phân tích để giúp chúng ta chọn được cấu trúc tổ chức
phù hợp với dự án ODA mà bạn đang tiến hành.
Trang số: 11 / 25
dự án ODA
) Trong điều kiện hiện nay, khi mà yêu cầu về việc thích ứng với sự biến dộng
nhanh của thị trường, sự thay đổi của các yếu tố kinh tế xã hội cũng như sự
phát triển khoa học kỹ thuật, cấu trúc tổ chức quản lý thực hiện dự án ODA
cần phải được xây dựng sao cho mối quan hệ giữa các hoạt động là tốt nhất
để đạt được mục tiêu của dự án và có khả năng phản ứng nhanh nhất với
những thay đổi về môi trường dự án.
) Trước khi quyết định lựa chọn cấu trúc tổ chức quản lý thực hiện dự án
ODA, cần tiến hành phân tích đặc điểm dự án ODA được giao quản lý một
cách kỹ lưỡng, tập trung vào các điểm chính như sau:
Sản phẩm (chuyển giao, hạng mục cuói cùng) của dự án
Mục tiêu: thời gian, chi phí, mục tiêu thực hiện để đạt được sản phẩm
(chuyển giao) của dự án (Sử dụng khung lô gíc để phân tích, nắm vững
mục tiêu của dự án)
Mục tiêu khác: bên cạnh mục tiêu chính của dự án có thể có mục tiêu khác
như phát triển khả năng kế hoạch hoá của tổ chức, phát triển hệ thống mới
Lịch trình (khoảng thời gian cần thiết để thực hiện dự án)
Mức độ phức tạp (đòi hỏi về kỹ thuật)
Độ lớn và bản chất của nhiệm vụ cần tiến hành
Nguồn lực: con người và kinh phí
Cấu trúc tổ chức hiện tại của cơ quan được giao nhiệm vụ quản lý dự án
Hệ thống kiểm soát và thông tin
) Các câu hỏi hõ trợ mà bạn có thể sử dụng để phân tích đặc điểm của dự án
trong quá trình xây dựng cấu trúc tổ chức bao gồm:
Tổ chức của cơ quan được giao nhiệm vụ quản lý dự án đã sẵn sàng cho
công tác quản lý dự án ODA chưa?
Cơ quan chủ quản đã từng thực hiện thành công dự án ODA nào chưa?
Hiện tại có bao nhiêu dự án? Loại nào?
Dự án ODA cần thực hiện có lớn không?
Mức độ phức tạp của dự án ODA được giao?
Dự án ODA cần thực hiện có quan trọng, có ý nghĩa như thế nào đối với sự
hưng thịnh, tồn tại của cơ quan được giao nhiệm vụ quản lý?
Lãnh dạo cơ quan chủ quản mong muốn điều gì? Mức độ chấp nhận trong
việc thay đổi cơ cấu tố chức hiện có của cơ quan?
) Quá tải trong xử lý thông tin rất dễ xảy ra do lượng thông tin lớn có thể được
huyển đến từ nhiều phía và với mức độ phân hóa cao (hình 7).
Trang số: 12 / 25
dự án ODA
Hình 7. Quá tải thông tin và phương pháp xử lý

Thông tin được
chuyển đến mức
quản lý cao nhất từ
nhiều phía, có thể
dẫn đến tình trạng
quá tải thông tin
Giảm 1. Bổ sung nhân lực Giữ nguyên

thông tin 2. Thành lập đơn vị cấu trúc
quản lý dự án
Nâng cao 1. Nâng cấp hệ thống

năng lực thông tin Thay đổi cấu
2. Tổ chức dạng ma trận trúc
) Lượng thông tin phụ thuộc vào:

1. Mức độ thay đổi trong công việc
2. Mức độ phân hoá của các nhiệm vụ về:
khả năng về thời gian
ngôn ngữ kỹ thuật
mức độ phức tạp của công việc
) Để giảm sự quá tải thông tin, cần giảm lượng thông tin hay nâng cao năng
lực xử lý thông tin, hoặc kết hợp cả hai cách này. Đây là một trong những cơ
sở cho sự lựa chọn giữ nguyên hay thay đổi cấu trúc trong quản lý thực hiện
dự án ODA.
) Xem xét mức độ, khả năng xử lý thông tin là một yếu tố rất quan trọng trong
việc lựa chọn cấu trúc tổ chức thích hợp cho dự án ODA đựoc giao quản lý
thực hiện. Bên cạnh đó, có một số tiêu chí cơ bản làm cơ sở cho việc lựa
chọn cấu trúc tổ chức thích hợp (Bảng 2).
Trang số: 13 / 25
dự án ODA
Bảng 2. Các tiêu chí để chọn lựa thiết kế cấu trúc tổ chức
thích hợp
Cấu trúc theo Cấu trúc dạng Cấu trúc theo

năng ma trận dự án
Tính dễ thay đổi Thấp Cao Cao
(rủi ro)
Kỹ thuật Chuẩn Phức tạp Mới
Mức độ phức tạp Thấp Trung bình Cao
Thời gian thực Ngắn Trung bình Dài
hiện
Kích cỡ dự án Nhỏ Trung bình Lớn
Mức độ quan Thấp Trung bình Cao
trọng
Khách hàng Đa dạng Trung bình Một
Mức độ phụ thuộc Thấp Trung bình Cao
lẫn nhau (trong
nội bộ)
Mức độ phụ thuộc Cao Trung bình Thấp
lẫn nhau (giữa các
đơn vị)
Mức độ khủng Thấp Trung bình Cao
hoảng thời gian
Mức độ khủng Phụ thuộc Phụ thuộc Phụ thuộc
hoảng nguồn lực
Mức độ phân hoá Thấp
) Trên cơ sở các tiêu chí để lựa chọn cấu trúc tổ chức thích hợp cho việc quản
lý dự án ODA, có thể tóm tắt như sau:
Nếu dự án ODA là loại dự án lớn, dài hạn, quan trọng và độc lập, nên sử
dụng cấu trúc tổ chức dạng dự án
Nếu dự án ODA là loại dự án nhỏ, có quan hệ phục thuộc lẫn nhau với các
dự án, công việc khác, nên sử dụng cấu trúc tổ chức theo chức năng
Nếu dự án ODA là loại dự án phức tạp, nhều rủi ro, có quan hệ phục thuộc
lẫn nhau với các dự án, công việc khác, nên sử dụng cấu trúc tổ chức dạng
ma trận.
Trang số: 14 / 25
dự án ODA
Cần phân tích văn kiện dự án, xem

xét cấu trúc tổ chức hiện hành của cơ
quan chủ quản và sử dụng các tiêu
GHI NHỚ chí để lựa chọn cấu trúc tổ chức
thích hợp cho việc quản lý dự án.
2.2. Cấu trúc tổ chức dạng ma trận
) Cần phân tích kỹ các vấn đề trong cấu trúc tổ chức hiện hành trước khi quyết
định thay đổi cơ cấu tổ chức, chuyển sang cấu trúc dạng ma trận. Cấu trúc tổ
chức dạng ma trận chỉ nên áp dụng trong các điều kiện sau:
Mô tả Ví dụ
Các dự án đa • Dự án nông nghiệp có nhiều loại

Áp lực bên
ngành/chức cây trồng, ở các vùng địa lý khác
ngoài đối
năng/sản phẩm/dịch nhau với
với dự án • Dự án với nhiều lĩnh vực: nghiên
vụ/thị trường/lĩnh
đa lĩnh vực cứu và khuyến nông
vực
Dự án phức tạp, có • Nghiên cứu việc khôi phục một

sự thay đổi, các hồ chứa chung của 3 tỉnh, được
Áp lực đối nhiệm vụ có liên sử dụng với các mục đích khác
với năng quan đến nhau nhau như giao thông, thuỷ sản, du
lực xử lý lịch, vv. Để có được kết quả
thông tin ở nghiên cứu, chính sách phù hợp
mức cao cần phải xử lý một khối lượng
thông tin lớn với nhiều thành
phần tham gia.
Áp lực do Thiếu nhân lực hoặc • Sử dụng chung một phương tiện
các nguồn các nguồn lực đòi nghiên cứu/sản xuất
lực bị chia hỏi phải tiết kiệm
sẻ chi phí sản xuất
Trang số: 15 / 25
dự án ODA
) Trong cấu trúc tổ chức quản lý thực hiện dự án dạng ma trận, tồn tại nhiều
mối quan hệ giữa các nguồn nhân lực tham gia vào dự án (Hình 8).
Hình 8. Nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các nguồn nhân lực của
dự án ODA
Như thế nào, tốt đến mức nào?

- Làm thế nào để hoàn thành nhiệm vụ?
- Khi nào nhiệm vụ sẽ hoàn thành?
- Ai thực hiện nhiệm vụ đó?
Lãnh đạo cơ - Đầu ra của các phòng ban chức năng
quan chủ quản hoà nhập với dự án tốt ở mức nào?
- Hoàn thành các công việc theo lịch trình

với kinh phí được cấp
Cái gì, khi nào, bao nhiêu? - Cung cấp chính sách chuyên ngành và
- Cái gì cần làm? hướng dẫn thủ tục
- Khi nào sẽ làm xong? - Cung cấp nhân viên với kỹ năng phù hợp
- Có bao nhiều tiền để tiến - Đảm bảo tốt về mặt kỹ thuật
hành công việc?
- Công việc kỹ thuật được
thực hiện tốt đến mức nào?
Lãnh đạo phòng
ban chức năng
- Phát triển và duy trì

kế hoạch của dự án
- Xác định lịch trình
và định hướng tài
chính của dự án Nhà quản lý (điều
- Đánh giá và báo cáo phối) dự án Nhân viên
) Nhà quản lý dự án và lãnh đạo các phòng ban có những trách nhiệm khác
nhau trong quản lý thực hiện dự án ODA. Nhà quản lý dự án trả lời câu hỏi
“Cái gì, khi nào, bao nhiêu?”, còn lãnh đạo phòng ban chức năng thì cần trả
lời câu hỏi “Như thế nào, tốt đến mức nào?”
Trang số: 16 / 25
dự án ODA
) Các mối quan hệ này có thể là nguyên nhân gián tiếp dẫn đến quá tải thông
tin trong cấu trúc tổ chức dạng ma trận. Một số phương thức để giải quyết
vấn đề quá tải thông tin như sau:
Tin tưởng vào thứ bậc quản lý như một cơ chế tổng hợp
Khởi tạo mối quan hệ trực tiếp giữa các nhà quản lý
Thiết lập đơn vị liên lạc chính thức/không chính thức
Xây dựng hệ thống thông tin mới hoặc tìm cách sử dụng hệ thống thông
tin cũ một cách hiệu quả hơn
Vận dụng các thủ tục và kế hoạch để tăng cường hợp tác
) Các thủ tục nên sử dụng trong quản lý dự án bao gồm:

Định nghĩa Kiểm soát, rà soát việc quản lý
Dự thảo ngân sách Tổ chức họp
Kế hoạch hoá Thiết lập sự ưu tiên
Lịch trình thực hiện Phân phối nguồn lực
) Trong cấu trúc tổ chức dạng ma trận, cần quan tâm tới các vấn đề của nhà
quản lý theo chức năng (phòng ban) và ngược lại (Hình 9).
Hình 9. Mối quan hệ giữa quản lý dự án và các phòng ban
chức năng trong cấu trúc tổ chức dạng ma trận
Giám đốc điều
hành
Trưởng
Trưởng phòng
phòng C D
Quản lý dự án Trưởng phòng
Trưởng phòng A B
Đánh giá
Cái gì? (kế hoạch)
Quản lý dự Khi nào? (lịch trình) Đại diện dự

án A án A
Bao nhiêu (Kế hoạch tài
chính)
Nhân viên (Kiểm soát và lập kế hoạch)

Các cá nhân chịu
trách nhiệm
Trang số: 17 / 25
dự án ODA
(Thực hành dành cho học viên)
Tên: “Tìm hiểu quyền quyết định của các nhà quảnlý trong cấu
trúc dạng ma trận”
Mục Nâng cao hiểu biết thực tế về quyền quyết định
tiêu:
Thời 15 phút.
gian :
Mô tả : • Lớp học chia thành các nhóm 5-7 học viên.
• Các thảo luận về quyền quyết định của các nhà quảnlý
trong cấu trúc dạng ma trận và điền vào bảng 3
• Nhóm trưởng, thay mặt nhóm, trình bày trước lớp về khoá
học về kết quả của nhóm
• Giáo viên nhận xét, tóm tắt.
Chuẩn Giấy khổ Ao, bút mầu, máy chiếu (nếu có)
bị:
Bảng 3. Quyền lực của các thành viên trong cấu trúc tổ chức dạng ma trận
Quyền quyết định về Phòng ban chức năng Quản lý dự án dạng ma trận
Mục tiêu dự án
Ngân sách
Kiểm soát chi tiêu
Chất lượng
Lịch trình thời gian
Nguồn lực
Nhân sự
Liên lạc trong quản
lý ở cấp cao nhất
) Bên cạnh cấu trúc tổ chức dạng ma trận, cần thiết lập hệ thống ma trận kế
hoạch, ma trận kinh phí, ma trận nhân lực và các hệ thống khác nhằm làm rõ
trách nhiệm, quyền hạn và hệ thống báo cáo. Văn hoá ma trận và hành vi ma
trận cũng là những vấn đề cần quan tâm để ma trận hoạt động tốt nhất.
Trang số: 18 / 25
dự án ODA
) Hãy xem ví dụ về cấu trúc tổ chức dạng ma trận thông dụng.
Cấu Hệ thống ma trận + Văn + Hành vi

trúc ma + hoá ma ma trận
trận - Kế hoạch (Mục đích và sự ưu trận
tiên) Phối
(quyền - Ngân sách (Phân phối nguồn Tinh hợp
hạn và lực) thần
trách - Nhân sự (bố trí, phê duyệt hợp tác
nhiệm) nhân sự)
- Khác
) Hãy xem ví dụ về cấu trúc tổ chức dạng ma trận và ngana sách (Hình 10)
Hình 10. Ví dụ về cấu trúc tổ chức dạng ma trận và ngân sách

Trưởng Trưởng Trưởng

phòng phòng phòng
Quản lý Dự án A Dự án A Dự án A Tổng ngân

dự án A sách của dự
($) ($) ($) án 100%
B B B
) Cần phải lường trước, hạn chế và quản lý thật thận trọng để tránh sự mơ hồ
về quyền, trách nhiệm và mâu thuẫn trong cấu trúc dạng ma trận.
) Những lợi ích chính của việc áp dụng cấu trúc tổ chức dạng ma trận:
Chuyển tải quyết định từ trên xuống theo các mức của hệ thống thứ bậc
Nâng cấp hệ thông liên lạc giữa các ban ngành do cung cấp kênh liên lac
qua người đại diện
Giải quyết vấn đề một cách cởi mở trong không khí hợp tác
Trang số: 19 / 25
dự án ODA
) Những điều cần lưu ý khi áp dụng cấu trúc tổ chức dạng ma trận vào quản lý
thực hiện dự án ODA:
Tuyên bố về quy chế từ mức quản lý cao cấp nhất
Dự đoán các mâu thuẫn có thể xảy ra.
Phát triển mạng lưới đội ngũ dự án
Kết hợp mục tiêu, kế hoạch và kiểm soát
Cam kết của các lãnh đạo phòng ban chức năng
Thiết kế và sử dụng các kế hoạch thực hiện dự án
Luôn đặt câu hỏi “Cái gì cần tiến hành?”, chứ không phải câu hỏi “Tiến
hành như thế nào?”.
Nhà quản lý là người quản lý, không phải là người thi hành
Tìm cách đưa các vấn đề không thể giải quyết được lên cấp cao hơn để có
được giải pháp.
2.3. Một số ví dụ về loại cấu trúc tổ chức trong việc quản lý dự án

ODA ở Việt Nam
) Hãy xem và ghi nhận sơ đồ giản lược thực hiện dự án ODA theo NĐ17 và
TT 06 (Hình 11).
Hình 11. Sơ đồ giản lược thực hiện dự án ODA
Cơ quan chủ quản Quyết định thành lập

(15 ngày sau khi dự án ban quản lý dự án ODA
Thực hiện toàn phần
được phê duyệt )

Ban hành song song
Ban quản
Uỷ quyền
lý dự án
ODA
Chủ dự án
Quyết định về tổ chức
thực hiện dự án ODA
Thực hiện
từng phần
Trang số: 20 / 25
dự án ODA
) Thực tế quản lý dự án ODA ở Việt Nam thướng có các loại mô hình ban
quản lý đơn cấp và đa cấp (Hình 12). Mô hình ban quản lý đa cấp có các ban
quản lý ở địa phương bên cạnh ban quản lý thuộc cơ quan chủ quản. Việc xử
lý thông tin và kiểm soát đối với mô hình ban quản lý đa cấp cần đặc biệt
cần chú ý để việc quản lý thực hiện dự án được hiệu quả.
Hình 12. Ví dụ về mô hình ban quản lý đơn cấp và đa cấp (a,b)
Mô hình BQLDA đơn cấp (a)
Ban chỉ đạo CQ chủ quản
Chủ dự án
Ban QLDA
Mô hình BQLDA đa cấp (b)
Ban chỉ đạo CQ chủ quản
Chủ dự án
Ban QLDA
Ban QLDA địa phương CQ chủ quản cấp tỉnh
Trang số: 21 / 25
dự án ODA
) Việc áp dụng mô hình ban quản lý dự án chuyên nghiệp là một trong những
giải pháp được đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả quản lý dự án ODA ở Việt
Nam hiện nay (Hình 13). Ban quản lý dự án bao gồm các bộ phận chức năng
và kỹ thuật (Hình 14).
Hình 13. Ví dụ về mô hình ban quản lý dự án chuyên
nghiệp/Đơn vị sự nghiệp công lập
Cơ quan chủ quản (bộ,

tỉnh, thành phố)
A
Ban quản ý dự án Chủ dự án/đầu tư

Hợp đồng Chủ dự án/đầu tư
Đơn vị sự ghiệp công lập khác
Chủ dự án/đầu tư
khác
B khác a
a
a
Hình 14. Ví dụ về cấu trúc tổ chức các ban quản lý dự án

Hội đồng/
Ban chỉ đạo
Theo các
nội dung
hoạt động Ban Giám đốc
Các bộ phận kỹ thuật
dự án
Theo quy
trình giám
sát xây
dựng Các bộ phận chức năng
Giải phóng Tài chính, Đấu thầu,

Hành chính, Kế hoạch
mặt bằng kế toán mua sắm
nhân sự tổng hợp
Trang số: 22 / 25
dự án ODA
TÀI LIỆU THAM KHẢO
TT Tên tài liệu Nguồn Mô tả - Tóm tắt
A. Bruce &K.Langdon. Quản lý

dự án. Cẩm nang quản lý hiệu
1
quả. Nhà xuất bản tổng hợp
TP. Hồ Chí MInh
Chapter 4: project
Project
A Guide to the Project Intergration
Management
2 Management Body of management,
Institute - WB -
Knowledge (3rd Excerpts) Chapter 6: Time
2000
management
Module 4: Lập kế
Tài liệu tập huấn về quản lý dự
3 hoạch và quản lý
án của VIM
lịch trình thực hiện
Trang số: 23 / 25
dự án ODA
) Hãy
y nêu đặc điểm của các loại cấu trúc tổ chức
Mô tả
Cấu trúc tổ
chức theo
chức năng
Cấu trúc tổ
chức dạng
dự án
Cấu trúc tổ
chức dạng
ma trận
) Hãy nêu điền vào bảng sau
Loại tổ chức Chức năng Ma trận Dự án

Ma trận Ma trận Ma trận
Đặc điểm yếu cân đối mạnh
Quyền của
giám đốc dự án
Tỷ lệ nhân sự
làm việc toàn
bộ thời gian
cho dự án
Thời gian làm
việc của giám
đốc dự án
Chức danh
chính của giám
đốc dự án
Nhân viên hành
chính quản lý
dự án
Trang số: 24 / 25
dự án ODA
) Hãy điền vào bảng sau
Bảng 2. Các tiêu chí để chọn lựa thiết kế cấu trúc tổ chức
thích hợp
Cấu trúc theo Cấu trúc dạng Cấu trúc theo

năng ma trận dự án
Tính dễ thay
đổi (rủi ro)
Kỹ thuật
Mức độ phức
tạp
Thời gian thực
hiện
Kích cỡ dự án
Mức độ quan
trọng
Khách hàng
Mức độ phụ
thuộc lẫn nhau
(trong nội bộ)
Mức độ phụ
thuộc lẫn nhau
(giữa các đơn
vị)
Mức độ khủng
hoảng thời gian
Mức độ khủng
hoảng nguồn
lực
Mức độ phân
hoá
Trang số: 25 / 25

KH2-Cau Truc To Chuc Du An ODA

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

KH2-Cau Truc To Chuc Du An ODA

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA

Mođun KH2: CẤU TRÚC HỆ THỐNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN ODA

Kết thúc mođun này học viên có khả năng:

 Kết thúc Mođun KH1: “Khái niệm cơ bản về quản lý dự án ODA ”

 Người học tự nghiên cứu tài liệu.

 Mođun KH2: “Cấu trúc hệ thống tổ chức dự án ODA”

1. Tự tìm hiểu các loại cấu trúc tổ chức, cơ sở để

1. Khái niệm về cấu trúc tổ chức quản lý dự án (cấu trúc tổ

Hiểu biết về các loại cấu trúc

Mục đích của các tổ chức là

Chuẩn bị các bản mô tả chi

Làm rõ vai trò, trách nhiệm,

Đưa ra các chính sách, quy

Hình 1. Các loại cấu trúc tổ chức

Cấu trúc tổ chức dự án

Cấu trúc trên cơ sở Cấu trúc dạng Cấu trúc dạng

a) Cấu trúc tổ chức theo chức năng

Hình 2. Cấu trúc tổ chức theo chức năng

Kỹ Tài Nhân Kế Đấu

b) Cấu trúc tổ chức dạng dự án

Hình 3. Cấu trúc tổ chức dạng dự án

Các phòng ban

Kỹ Tài Nhân Kế Đấu

Tiếp cận mới trong Mục tiêu dài Mục tiêu

c) Cấu trúc tổ chức dạng ma trận

Hình 5. Cấu trúc tổ chức dạng ma trận

Các dự án Kỹ Tài Nhân Kế Đấu

Điều phối viên/ DA DA DA DA DA

Hình 5. Mối quan hệ trong cấu trúc tổ chức dạng ma trận

Lãnh đạo phòng

Loại tổ chức Chức Ma trận Dự án

Quyền của - Hạn chế Thấp đến Trung Cao đến

Thời gian làm Bán thời Toàn bộ Toàn bộ Toàn bộ

Chức danh Giám đốc Giám đốc

Nhân viên Bán thời Bán thời Toàn bộ Toàn bộ

100% Nhân viên 100%

Thông thường, có 3 loại cấu trúc tổ

Điểm yếu Điểm mạnh

• Mâu thuẫn/cạnh tranh có • Tập trung nguồn lực

• Xáo trộn tổ chức hiện có • Tính tập trung vào mục

• Hai thủ trưởng và 2 hệ • Cân đối giữa kỹ thuật và

(Thực hành dành cho học viên)

Thời gian : 30 phút.

Mô tả : • Lớp học chia thành các nhóm 5-7 học viên.

Hình 7. Quá tải thông tin và phương pháp xử lý

Giảm 1. Bổ sung nhân lực Giữ nguyên

Nâng cao 1. Nâng cấp hệ thống

) Lượng thông tin phụ thuộc vào:

Cấu trúc theo Cấu trúc dạng Cấu trúc theo

Cần phân tích văn kiện dự án, xem

2.2. Cấu trúc tổ chức dạng ma trận

Các dự án đa • Dự án nông nghiệp có nhiều loại

Dự án phức tạp, có • Nghiên cứu việc khôi phục một

Như thế nào, tốt đến mức nào?

- Hoàn thành các công việc theo lịch trình

- Phát triển và duy trì

) Các thủ tục nên sử dụng trong quản lý dự án bao gồm:

Cái gì? (kế hoạch)

Quản lý dự Khi nào? (lịch trình) Đại diện dự

Nhân viên (Kiểm soát và lập kế hoạch)

(Thực hành dành cho học viên)

) Hãy xem ví dụ về cấu trúc tổ chức dạng ma trận thông dụng.

Cấu Hệ thống ma trận + Văn + Hành vi

Kết thúc Mođun KH1: “Khái niệm cơ bản về quản lý dự án ODA ”

Người học tự nghiên cứu tài liệu.

Mođun KH2: “Cấu trúc hệ thống tổ chức dự án ODA”