Penggunaan ICT dalam

Pengurusan Pejabat dan

Tugas Harian

Disediakan oleh,
Mona Sofiah @ Dewi Bte Abdul Kahar
Penolong Pendaftar
Jabatan Pendaftar
KANDUNGAN TAKLIMAT
 Pengenalan ICT
 Pengenalan perisian-perisian asas
 Keselamatan Maklumat
 Pemeliharaan sumber ICT
 Amalan terbaik (Best Practices)
Apa itu ICT?
 Information Communications
Technology = Teknologi Komunikasi
Maklumat
Perisian,
Perkakasan Data yang telah
, konsep, Teknologi diproses/disusun
proses = Surat,
dokumen, minit,
perbualan
ICT
Penyampaia Komunikasi Maklumat
n maklumat
Faedah menggunakan ICT
dalam tugas-tugas harian

 Mempercepatkan tugas-tugas rutin;

 Memudahkan pelaksanaan tugas;
 Mengurangkan kesilapan-
meningkatkan mutu kerja;
 Meningkatkan kemahiran dan
pengetahuan.
 PERISIAN ASAS
Microsoft Word - Membuat surat, laporan,

Microsoft Excel - Membuat dokumen berjadual,

pengiraan
Microsoft Powerpoint - Membuat slaid untuk
pembentangan
Microsoft Visio - Membuat diagram, pelan, carta

Microsoft Project - Merancang projek (gantt chart,

budget, sumber2)
Microsoft Publisher - Membuat kad, brosur, pamphlet,

Microsoft Access - Menyimpan data=pangkalan data

Perisian bukan Microsoft
 WordPad;
 Lotus;
 Adobe Acrobat;
 Macromedia Flash;
Microsoft Word
 Fungsi – Menyediakan dokumen
seperti surat, laporan, dll.
 Sebelum mula menaip, perlu tentukan
format:
 1. Font;
 2. Spacing;
 3. Kedudukan(Orientation)-Landscape,
Portrait;
 4. Alignment-Justify, Kiri, Kanan, Tengah;
 5. Jenis Kertas- Surat, A4, A3
Microsoft Word
 Ciri-ciri tambahan
 Version- Menyimpan satu dokumen yang
mengandungi beberapa versi dokumen yang
sama;
 Template- Wujudkan format dokumen yang
boleh digunakan semula untuk
surat/memo/laporan
 Mail Merge- Mencetak surat/memo yang sama
kepada banyak penerima (10 atau lebih)
 Track Changes – Menjejak sebarang perubahan
yang dibuat ke atas dokumen
 Membuat borang untuk pengisian maklumat
 Protect document – Mengunci dokumen untuk
mengelakkan sebarang perubahan dibuat.
Microsoft Excel
 Fungsi:
 Menyimpan rekod berjadual;
 Membuat Pengiraan;
 Menghasilkan statistik
Microsoft Powerpoint
 Fungsi:
 Menghasilkan slaid persembahan untuk
tujuan pembentangan;
 Kebaikan- Menyampaikan maklumat
secara ringkas dan mudah difahami
dalam bentuk yang menarik;
Microsoft Access
 Fungsi:
 Memasukkan, Menyimpan dan Mencari
maklumat.
 Pangkalan Data = Sumber Utama untuk
menyimpan data = stor data
 Microsoft access = Database
Management System (DBMS) = Sistem
Pengurusan Pangkalan Data
Fungsi asas yang perlu diketahui
 Change Case – Menukar
ayat/perkataan:
 Huruf Kecil ke Besar dan sebaliknya;
 Mengubah huruf pertama kepada huruf
besar;
 Memasukkan mukasurat;
 Header & Footer;
 Mencetak title heading untuk setiap
helaian jadual dalam msoft excel;
 Menggunakan Hyperlink;
Keyboard Shortcuts
Fungsi Shortcut Contoh/Deskripsi
Cetak (Print) Ctrl+P
Simpan (Save) Ctrl+S
Highlight all Ctrl+A
Italic Ctrl+I Information
Communication
Bold Ctrl+B Information
Communication
Underline Ctrl+U Information
Communication
Find Ctrl+F Mencari
ayat/perkataan
Replace Ctrl+H Menggantikan suatu
perkataan
KESELAMATAN MAKLUMAT
1. Keselamatan Dokumen
2. Keselamatan Peralatan ICT

Ciri-ciri utama keselamatan maklumat:

a. Kerahsiaan
b. Integriti
c. Tidak boleh disangkal
d. Kesahihan
e. Kebolehsediaan
Akauntabliti/Tanggungjawab Pengguna
terhadap keselamatan maklumat:
i. Menghalang pendedahan maklumat
kepada pihak yang tidak dibenarkan;
ii. Memeriksa maklumat dan menentukan
ianya tepat dan lengkap dari semasa ke
semasa;
iii. Menentukan maklumat sedia untuk
digunakan;
iv. Menjaga kerahsiaan kata laluan;
v. Mematuhi standard, prosedur, langkah
dan garis panduan keselamatan.
Keselamatan Dokumen
Akta/Arahan/Peraturan/Prosedur Agensi Dirujuk

Confidential General Circular Memorandum No.1 Pejabat Ketua Pegawai

of 1959 (Code Words-Allocation & Control) Keselamatan Kerajaan
Akta Rahsia Rasmi 1972 Arkib Negara

Akta Arkib Negara 2003 Pejabat Ketua Pegawai

Keselamatan Kerajaan
Surat Pekeliling Am Sulit Bil.1 Tahun 1972- Pejabat Ketua Pegawai
Keselamatan Rahsia-Rahsia Kerajaan Daripada Keselamatan Kerajaan
Ancaman Penyuluhan (espoinage)
Surat Pekeliling Am Bil.2 Tahun 1987-Peraturan Pejabat Ketua Pegawai
Pengurusan Rahsia Rasmi Selaras dengan Keselamatan Kerajaan
Peruntukan-Peruntukan Akta Rahsia
Rasmi(Pindaan) 1976
Kawalan Keselamatan Rahsia Rasmi dan Pejabat Ketua Pegawai
Dokumen Rasmi Kerajaan yang Dikelilingkan Keselamatan Kerajaan
melalui Surat KPKK(R) Klt.7(21) bertarikh 21
Ogos 1999
Melindungi Keselamatan Maklumat
(dokumen) dalam komputer
 Ciri-ciri Asas:
 Menggunakan kata laluan;
 Sekurang-kurangnya8 aksara dengan
gabungan alphanumerik dan simbol khas
(cth: j3u90ghi)
 Data Encryption – Diubah ke suatu
bentuk yang tidak boleh dibaca oleh
pihak yang tidak diingini;
 Menggunakan fungsi protect document.
Contoh Encrypted Message
 Keselamatan Peralatan ICT
Akta/Arahan/Peraturan/Prosedur Agensi Dirujuk

Akta Tandatangan Digital 1997 Kementerian Air, Tenaga dan

Komunikasi
Akta Jenayah Komputer 1997 Kementerian Air, Tenaga dan
Komunikasi
Akta Hak Cipta (Pindaan) 1997 Kementerian Air, Tenaga dan
Komunikasi
Akta Multimedia dan Telekomunikasi Kementerian Air, Tenaga dan
Komunikasi
Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 1993 – Peraturan Penggunaan Mesin MAMPU
Faksimili di Pejabat-Pejabat Kerjaan
Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 2000 – Rangka Dasar Keselamatan Teknologi MAMPU
Maklumat & Komunkasi
Pekeliling Am Bil.1 Tahun 2001 – Mekanisme Pelaporan Insiden MAMPU
Keselamatan Teknologi Maklumat & Komunikasi (ICT)
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.1 Tahun 2003 – Garis MAMPU
Panduan mengenai Tatacara Penggunaan Internet & Mel Elektronik di
Agensi-Agensi Kerajaan
Malaysian Public Sector Management of Information & Communication MAMPU
Technology Security Handbook (MyMIS) 2002
Keselamatan Fizikal

 Perisian (Software) – Microsoft Office,

Adobe Acrobat, Macromedia Flash,
etc.
 Perkakasan (Hardware) – Printer,
CPU, Memory Drive, USB Driver,
 Aset ICT (komputer, printer, mesin
faks, dll) mesti dilindungi dari
sebarang ancaman seperti
pencerobohan, kebakaran dan
bencana alam.
Pemeliharaan Komputer
 Masalah-masalah yang sering
berlaku:
 Komputer ‘hang’;
 Serangan Virus;
 Kadar pemprosesan yang lembab;
 Corrupt Hard Disk - crash
AMALAN TERBAIK (BEST PRACTICES)

 Elakkan penyimpanan lagu, gambar,

screensaver dan program2 yang tidak
diperlukan;
 Kerap melakukan Disk Cleanup, Disk
Defragment, Disk Error Checking;
 Scan alat penyimpanan luaran (external
storage tool) seperti USB/Pendrive, disket,
CD dll sebelum membuka alat tersebut
melalui komputer.
Amalan Terbaik (Best Practices)
 Mematuhi segala peraturan, polisi dan
prosedur yang berkait dengan
penggunaan ICT
 Penyimpanan Dokumen
 Folder
 Susun dokumen untuk memudahkan
pencarian –
 tarikh (modified)
 jenis dokumen (type)-word, excel, etc.
 saiz
Sekian..terima kasih