Modul Myob 1

AMIK TRIGUNA DHARMA Buku Panduan Belajar MYOB Accounting V.
13
BAB 1
PENGENALAN USAHA
DAGANG RITEL
A. Pengertian Perdagangan
Perdagangan ritel atau perdagangan barang eceran adalah kegiatan menjual berbagai
barang dagangan kepada konsumen akhir. Secara garis besar kegiatan perdagangan ritel
dibagi menjadi dua kelompok :
• Kegiatan perdagangan dimana konsumen dan pedagang bertemu secara langsung,
contoh : Supermarket, Toko dan Kios.
• Kegiatan perdagangan dimana konsumen dan pedagang tidak bertemu langsung untuk
transaksi, contoh : toko on-line di internet.
Proses penjualan barang dagangan secara eceran umumnya terdiri atas :
• Konsumen mencari informasi mengenai barang yang dibutuhkan melalui iklan atau
brosur.
• Konsumen membuat perbandingan antar merek, umumnya konsumen memilih merek
dengan kualitas baik dan harga terjangkau.
• Konsumen melakukan transaksi pembelian dengan melakukan pembayaran untuk
barang yang dibeli tersebut, bisa secara tunai atau menggunakan kartu kredit.
B. Format Perdagangan Ritel

Format perdagangan ritel dapat dibagi menjadi dua yaitu :
• Format tradisional. Tidak terdapat ikatan formal antara pedagang dan pemasok.
Pedagang bebas memilih pemasok berdasarkan kualitas dan harga yang ditawarkan.
Contoh : kios dan toko kelontong di pinggir jalan. Kelemahannya, pedagang tidak
memiliki posisi tawar yang cukup baik dalam menentukan harga. Akibatnya, format
ini kalah bersaing dengan format modern.
• Format modern. Terdapat ikatan formal berupa kontrak kerja sama antara pihak
pedagang dengan pemasok. Akibatnya, harga beli barang yang lebih murah maka harga
jual ke konsumen akhir menjadi lebih murah. Beberapa format perdagangan modern di
Indonesia, antara lain :
o Convenience store, yaitu toko barang kebutuhan sehari-hari, seperti minuman
dalam kemasan, obat-obatan, makanan ringan dan lain-lain. Terletak di tengah-
tengah pemukiman penduduk.
o Factory outlet, hanya menjual barang-barang hasil produksi pabrik tertentu.
o Special shop, hanya menjual satu jenis barang tertentu, misalnya pakaian dengan
pilihan merek yang beragam.
Langkah Pasti Menuju Sukses 1

Buku Panduan Belajar MYOB Accounting V.13 AMIK TRIGUNA DHARMA
o Discount store, setiap melakukan transaksi penjualan, toko ini memberikan

diskon kepada konsumennya.
o Supermarket, menjual berbagai jenis barang dengan skala pilihan merek yang
cukup luas. menyediakan kebutuhan pokok, obat-obatan, pakaian, sepatu dan lain-
lain.
o Hypermarket, lebih besar dari supermarket menawarkan berbagai macam barang,
termasuk mebel dan furniture, melayani penjualan barang secara grosir dan eceran
dengan harga yang ditawarkan lebih murah dari supermarket.
2 Langkah Pasti Menuju Sukses

AMIK TRIGUNA DHARMA Buku Panduan Belajar MYOB Accounting V.13
BAB 2
EASY SETUP ASSISTANT
Proses pembuatan file data akuntansi baru dalam MYOB sangat mudah. Pengguna
dapat memanfaatkan fitur MYOB New Company File Assistant yang tersedia. Fitur ini
memandu pengguna dalam pembuatan data akuntansi baru. Data akuntansi perusahaan
dapat dibuat hanya dengan menjawab beberapa pertanyaan yang terdapat dalam MYOB
New Company File Assistant.
A. Membuat File Dari MYOB

Berikut ini akan dibahas mengenai pembuatan file data akuntansi dari sebuah
perusahaan yang khusus bergerak di bidang perdagangan peralatan, baju dan souvenir yang
berkaitan dengan olah raga.
Tahapan pembuatan file data akuntansi baru melalui fitur MYOB New Company
File Assistant adalah sebagai berikut :
Aktifkan program MYOB, kotak dialog Welcome to MYOB Accounting ditampilkan.
Klik icon Create New Company File.
Klik Company Information atau klik Next, kemudian isikan data perusahaan.
Gambar 2.1 Tampilan Company Information
Selanjutnya klik Accounting Information atau klik Next, informasi yang perlu Kita
masukkan pada tahapan ini adalah :
o Current Financial Year : 2007 (tahun pembukuan yang sedang aktif).
o Last Month of Financial Year : December (bulan akhir pembukuan).
o Conversion Month : January (bulan konversi/mulai dilaksanakan pembukuan
baru).

o Number of Accounting Periods : Twelve (jumlah periode akuntansi dalam satu

tahun buku).
Klik Account List, pilih opsi yang diinginkan :
o I would to start with one of the list provided by MYOB Accounting,
o I would like to import a list of accounts provided by my accountant after I’m done
creating my company file,
o I would like to build my own account list once I begin using MYOB,
Dalam hal ini pilih opsi yang ketiga , lau klik Company File atau klik Next.
Klik Change tentukan drive dan folder penyimpanan file serta masukkan nama file,
misalnya D:\ARS_MYOB\PT. ThunderCom
Klik Next, dan akhiri dengan mengklik Command Centre.
B. Mengatur Setting Data Akuntansi Melalui Easy Setup Assistant

Easy Setup Assistant digunakan untuk membantu penyusunan file data akuntansi
baru dan mengatur tampilan antar muka program aplikasi MYOB. Pengaturan setting data
akuntansi yang dapat dilakukan melalui Easy Setup Assistant terdiri atas :
• Pengaturan preferensi dalam MYOB melalui Customize Easy Setup Assistant.
• Pengaturan nama dan nomor akun melalui Account Easy Setup Assistant.
• Pengaturan kartu piutang (kartu pelanggan) dan data penjualan melalui Sales Easy
Setup Assistant.
• Pengaturan kartu hutang (kartu pemasok) dan data pembelian melalui Purchases Easy
Setup Assistant.
• Pengaturan pembayaran gaji karyawan melalui Payroll Easy Setup Assistant.
Sebelum menggunakan Easy Setup Assistant sebaiknya persiapkan terlebih dahulu
data-data berikut :
• Daftar akun perusahaan, apabila daftar akun perusahaan akan disusun sendiri maka
nomor dan nama akun yang akan digunakan harus dipersiapkan terlebih dahulu.
• Saldo awal masing-masing akun, ditentukan pada awal bulan konversi.
• Data dan informasi tentang pelanggan, pemasok, karyawan dan relasi bisnis.
• Saldo awal Piutang dan Hutang, ditentukan pada awal bulan konversi.
• Termin kredit, perjanjian mengenai transaksi penjualan kredit kepada konsumen dan
transaksi pembelian kredit kepada pemasok.
Mengaktifkan Easy Setup Assistant dapat dilakukan melalui tahapan-tahapan
berikut :
Aktifkan file data akuntansi.
Klik menu Setup, pilih Easy Setup Assistant.
1. Mengatur Preferensi dalam MYOB

Salah satu fitur dalam MYOB Accounting Plus adalah pengaturan preferensi.
Melalui fitur ini, input data, pencarian, dan pengeditan data serta tampilan laporan-
laporan yang dihasilkan MYOB dapat diatur sesuai keinginan pengguna.

Langkah-langkah pengaturan preferensi melalui Customize Easy Setup

Assistant adalah sebagai berikut :
Aktifkan Easy Setup Assistant, lalu klik icon Customize.
Klik Data Entry atau klik Next, ospi yang terdapat pada tahap ini adalah sebagai
berikut :
o Use Easy Fill When Selection From a List, apabila diaktifkan MYOB akan
membantu input nama-nama akun, barang dagangan, dan kartu piutang serta
kartu hutang. MYOB mencocokkan huruf yang diketikkan dengan daftar
nama akun, barang dagangan, atau kartu yang tersedia kemudian
menampilkannya pada field yang aktif.
o Use Expandable Data Entry in Windows, opsi ini memungkinkan pengguna
untuk menampilkan seluruh isi dari kolom-kolom yang terdapat dapat menu
Sales dan Purchases.
o The Enter Key Work Just Like the Tab Key When Entering Some Data,
apabila diaktifkan maka tombol Enter pada keyboard dapat digunakan untuk
memindahkan kursor dari satu field ke field lainnya dalam antar muka modul
MYOB.
Klik Record Selection atau klik Next, opsi yang terdapat pada tahap ini adalah:
o Select And Display Account Name, Not Account Number, jika diaktifkan
maka MYOB akan menampilkan nama akun setiap kali input atau pengeditan
data transaksi dilakukan.
o Select Items by Item Name, Not Item Number, jika diaktifkan maka
MYOB akan menampilkan nama barang dagangan setiap kali pembuatan
faktur penjualan atau pesanan pembelian dilakukan.
o Select Cards by Card ID, Not Card Name, digunakan untuk menampilkan
nomor-nomor identitas kartu piutang, kartu hutang dan kartu relasi bisnis
setiap kali dilakukan input atau pengeditan data pada kartu.
Klik Contact Log atau klik Next, tahap ini berfungsi untuk mencatat kontak
yang telah dilakukan dengan pemasok, pelanggan dan relasi bisnis lainnya. Fitur
ini memudahkan bagian penjualan/pembelian untuk melacak perkembangan dari
hasil-hasil perjanjian yang telah dilakukan dengan pelanggan dan pemasok.
Klik Ageing Options atau klik Next, opsi yang terdapat pada tahap ini adalah :
o Use Daily Ageing Periods, berfungsi untuk menampilkan laporan umur
piutang dan hutang secara harian.
o Use Monthly Ageing Periods, berfungsi untuk menampilkan laporan umur
piutang dan hutang secara bulanan, berdasarkan nama bulan atau angka bulan.
Klik View Options atau klik Next, MYOB dapat diatur untuk mengakses menu
Help secara on-line pada www.myob.com.au, untuk mengaktifkannya klik I
Prefer to Use Help From the Internet, Rather Than My Computer. Selain
itu, MYOB juga dapat menampilkan To Do List pada saat program aplikasi

MYOB dijalankan, untuk mengaktifkannya klik Display To Do List When

Starting MYOB.
Klik Conclusion atau klik Next, pengaturan lebih lanjut terhadap preferensi
dapat dilakukan melalui submenu Preperence yang terdapat pada menu Setup.
Klik Close, untuk kembali ke Easy Setup Assistant.
2. Mengatur Akun dalam MYOB

Pengaturan akun dalam MYOB dapat dilakukan melalui fasilitas Accounts
Easy Setup Assistant. Pembuatan, pengeditan dan penghapusan nama akun dan
nomor akun dapat dilakukan melalui fasilitas ini. Selain itu, saldo awal dari tiap-tiap
akun neraca dapat juga dimasukkan melalui Accounts Easy Setup Assistant.
Langkah-langkah untuk mengatur akun dalam Accounts Easy Setup Assistant
adalah sebagai berikut :
Jalankan Easy Setup Assistant.
Klik icon Account Easy Setup Assistant.
Klik Account List atau klik Next, untuk melakukan pembuatan nama dan nomor
akun baru atau modifikasi dan penghapusan akun yang telah ada klik tanda panah
putih di depan nomor akun yang bersangkutan. Tipe akun, nomor akun, nama
akun, saldo awal, kode pajak dan Linked Account dapat dilakukan melalui Edit-
Account. Apabila tersedia file daftar nama dan nomor akun dengan ekstensi
TXT, maka daftar tersebut dapat diimpor ke dalam MYOB melalui fasilitas
Import.
Klik Opening Balance atau klik Next, saldo awal masing-masing akun yang
telah dibuat pada Accounts Easy Setup Assistant-Account List dapat dimasukkan
melalui Accounts Easy Setup Assistant-Opening Balance. Caranya, klik field
saldo yang yang terdapat pada kolom Opening Balance kemudian ketikan angka
saldo pada field tersebut. Total jumlah nominal akun aktiva harus sama dengan
akun pasiva, selisihnya akan ditampilkan pada field Amount Left to Be
Allocated.
Klik Conclusion atau klik Next, untuk mengakhiri Account Easy Setup
Assistant.
Klik Close.
3. Membuat Data Penjualan dan Kartu Piutang

MYOB menyimpan data pelanggan dalam bentuk kartu piutang. Fasilitas ini
dibuat untuk memudahkan penyusunan data penting mengenai pelanggan yaitu :
nama, alamat, nomor telepon, orang yang dapat dihubungi dan saldo piutang. Fitur
ini juga digunakan untuk menyusun termin penjualan bagi tiap-tiap pelanggan serta
menentukan layout faktur penjualan.

Langkah-langkah penyusunan data pelanggan dan penjualan melalui Sales

Easy Setup Assistant adalah sebagai berikut :
Klik icon Sales.
Klik Layout atau klik Next, pilih Layout Item (format standar faktur penjualan
barang dagangan yang terdapat dalam MYOB.
Klik Selling Detail atau klik Next, masukkan nama akun pendapatan yang
digunakan untuk mencatat transaksi tersebut pada field Income Account, yaitu
Penjualan Produk. Tentukan juga batas jumlah nominal transaksi penjualan
secara kredit.
Klik Tax Codes atau klik Next, umumnya barang-barang yang diperdagangkan
secara ritel adalah barang kena pajak (PPN), masukkan kode pajak tersebut pada
field yang tersedia. Pada field Freight Tax Code adalah N-T (Bebas Pajak),
karena perusahaan tidak memungut pajak atas pengangkutan barang ke gudang
konsumen.
Klik Payment Information atau klik Next, pada Payment Method pilih metode
pembayaran yang digunakan adalah Kas. Payment Method baru dapat dibuat
dengan mengklik tombol New, lalu ketikan Kas. Tentukan juga termin
pembayaran piutang yang digunakan yaitu :
o Jatuh tempo piutang ditentukan pada saat transaksi penjualan dilakukan (In a
Given # of Day).
o Diskon penjualan diberikan apabila pembayaran diterima maksimal 10 hari
dari tanggal transaksi (Discount Days).
o Tanggal jatuh tempo pembayaran maksimal 30 hari sesudah transaksi
(Balance Due Days).
o Diskon penjualan yang diberikan sebesar 2% dari harga jual (% Discount for
Early Payment).
Klik Linked Accounts atau klik Next, akun yang sering digunakan untuk
mencatat transaksi pembayaran dari konsumen adalah akun Kas/Bank.
Sedangkan akun yang digunakan untuk mencatat transaksi melalui cek adalah
akun Giro.
Klik Customer Cards atau klik Next, pada tahap ini dapat dilakukan pembuatan,
pengeditan atau penghapusan kartu pelanggan.
Klik Historical Sales atau klik Next, tahap ini untuk memudahkan pengisian
saldo awal piutang dagang pada tiap-tiap kartu pelanggan. Pengisian saldo awal
pada kartu piutang dilakukan dengan mencatat nomor faktur penjualan dan
jumlah nominal transaksi secara kredit yang belum dilunasi oleh pelanggan
sampai tanggal konversi.
Klik Conclusion atau klik Next, untuk mengakhiri.
Klik Close, untuk kembali ke Easy Setup Assistant.

4. Membuat Data Pembelian dan Kartu Hutang

Proses pembuatan data pembelian dan kartu hutang dapat dilakukan melalui
fasilitas Purchases Easy Setup Assistant. Langkah-langkah pembuatan data
pembelian dan kartu hutang adalah sebagai berikut :
Klik icon Purchases.
Klik Layout atau klik Next, MYOB menggunakan format layout Item untuk
membuat pesanan pembelian kepada pemasok. Format tersebut juga digunakan
untuk mencatat transaksi pembelian apabila pesanan tersebut dipenuhi oleh
pemasok.
Klik Buying Detail atau klik Next, isikan informasi tentang nama akun yang
digunakan untuk menampung transaksi pembelian barang dagangan dan batas
nilai nominal transaksi pembelian secara kredit.
Klik Tax Codes atau klik Next, Pengaturan perpajakan yang berlaku di Indonesia
menetapkan bahwa setiap transaksi pembelian barang kena pajak dikenakan PPN
10% (PPN Masukkan). Pemasok tidak memungut pajak pengangkutan barang
atas pengiriman barang, sehingga field Freight Tax Code diisi dengan kode N-T.
Klik Payment Information atau klik Next, tentukan metode pembayaran untuk
membayar tagihan dari pemasok. Termin transaksi pembelian yang ditetapkan
adalah sebagai berikut :
o Jatuh tempo piutang ditentukan pada saat transaksi pembelian dilakukan.
o Diskon pembelian diberikan apabila pembayaran diterima maksimal 10 hari
dari tanggal transaksi.
o Tanggal jatuh tempo pembayaran tagihan maksimal 30 hari sesudah
transaksi.
o Diskon penjualan yang diberikan sebesar 3% dari harga jual.
Klik Linked Accounts atau klik Next, tentukan nama akun yang digunakan
untuk mencatat transaksi pembayaran tagihan dari pemasok (Kas/Bank).
Klik Supplier Cards atau klik Next, pada tahap ini dapat dilakukan pembuatan,
pengeditan atau penghapusan kartu pemasok.
Klik Historical Purchases atau klik Next, masukkan saldo hutang pada pemasok
yang belum dilunasi perusahaan sampai dengan bulan konversi. Saldo tersebut
merupakan saldo awal dari kartu hutang. Total jumlah nominal saldo awal pada
tiap-tiap kartu hutang harus sama dengan jumlah nominal hutang pada neraca.
Klik Conclusion atau klik Next, untuk mengakhiri.
Klik Close.

BAB 3
STUDY KASUS
Sebagai ilustrasi, perhatikan contoh kasus untuk perusahaan dagang berikut ini, yaitu
PT. ThunderCom adalah sebuah perusahaan dagang yang beroperasi sejak tanggal 1 Januari
2005. Barang-barang yang diperdagangkannya adalah peralatan dan souvenir yang
berkaitan dengan komputer. Data perusahaan adalah sebagai berikut :
• Nama Perusahaan : PT. ThunderCom

• Alamat : Jl. Gaharu No. 256-K Medan
• Telepon : 061-6789988
• Fax : 061-6789978
• Tahun Fiskal : 2007, Periode Januari - Desember
• Atur Kode Pajak GST = PPN (Pajak Pertambahan Nilai) dan N-T = Bebas Pajak
Bagan perkiraan akuntansi yang telah biasa digunakan adalah sebagai berikut :
Opening
Code Account Name Type
Balance
1-0000 AKTIVA Header -
1-1000 Aktiva Lancar Header -
1-1001 Kas Detail Cheque * 23.000.000
1-1002 Piutang Usaha Detail * 11.400.000
1-1003 Giro Detail Cheque * 5.961.135
1-1100 Bank Header -
1-1101 NIAGA Detail Cheque * 40.035.000,72
1-1102 DANAMON Detail Cheque * 35.230.000,64
1-1004 Perlengkapan Detail 4.500.000
1-1005 Persediaan Barang Dagangan Detail 12.225.000
1-1006 Uang Muka Kepada Pemasok Detail * 0
1-2000 Aktiva Tetap Header -
1-2100 Peralatan Header -
1-2101 HP. Peralatan Detail 25.000.000
1-2102 Akm. Peny. Peralatan Detail (4.500.000)
1-2200 Gedung Header -
1-2201 HP. Gedung Detail 85.000.000
1-2202 Akm. Peny. Gedung Detail (20.000.000)

Opening
Code Account Name Type
Balance
2-0000 KEWAJIBAN Header -
2-1000 Kewajiban Lancar Header -
2-1001 Hutang Dagang Detail * 8.950.000
2-1002 Pendapatan Diterima di muka Detail * 0
2-1003 Gaji Terutang Detail * 2.000.000
2-1100 Hutang PPN Header -
2-1101 PPN Keluaran Detail 0
2-1102 PPN Masukkan Detail (1.111.363,64)
2-1004 Hutang Bunga Detail 0
2-1005 Hutang Lancar Lain Detail 0
2-2000 Hutang Jangka Panjang Header -
2-2001 Hutang BCA Detail 21.000.000
3-0000 MODAL Header -
3-0001 Modal Tn. Santo Detail 185.000.000
3-0002 Prive Tn. Santo Detail 0
3-0003 Laba Tahun Berjalan Detail * 0
3-0004 Laba Ditahan Detail * 2.012.500
3-0005 Saldo Penyeimbang Detail * 0
4-0000 PENDAPATAN Header -
4-1001 Penjualan Produk Detail 0
4-1002 Pendapatan Warnet Detail 0
4-1003 Pendapatan Playstation Detail 0
4-1004 Pendapatan Lain-lain Detail * 0
5-0000 HP PENJUALAN Header -
5-1001 HP Penjualan Komputer Detail 0
5-1002 HP Penjualan Komponen Komp Detail 0
6-0000 BIAYA Header -
6-1001 Biaya Gaji Detail * 0
6-2001 Biaya Peny. Peralatan Detail 0
6-2002 Biaya Peny. Gedung Detail 0
6-3001 Potongan Penjualan Detail * 0
6-3002 Potongan Pembelian Detail * 0
6-4001 Biaya Pemasaran Detail 0
6-4002 Biaya Perlengkapan Detail 0
6-4003 Biaya Listrik dan Telepon Detail 0
6-5001 Biaya Rupa-rupa Detail * 0
6-5002 Denda Keterlambatan Detail * 0
6-5003 Beban Karyawan Detail * 0

Atur Linked Account dari :

• Account and Banking Account, Electronic Payment pada DANAMON
• Sales Accounts : Piutang Dagang dan NIAGA, untuk komponen lainnya
disesuaikan dengan perkiraan yang ada.
• Purchases Accounts : Hutang Dagang dan DANAMON, untuk komponen lainnya
disesuaikan dengan perkiraan yang ada.
• Payroll Accounts: Payroll Cheque Account pada Kas, Employer Expense pada
Beban Karyawan, Wage Expense pada Biaya Gaji dan Deducation Payable pada
Hutang Gaji.
• Tax Codes : Tax Collected pada PPN Keluaran dan Tax Paid pada PPN
Masukkan.
Lengkapi data pelanggan dan data pemasok, seperti di bawah ini.
Nama AMIK Sun West Toko Mars Comet Toko ComBest
Type Kartu Pelanggan Pelanggan Pelanggan
Kode SW-201 MC-112 CB-103
Alamat Jl. Multa No. 25 Jl. Denai No. 12 Jl. Utama No. 98
Kota Medan Medan Medan
Negara Indonesia Indonesia Indonesia
Kontak Hendra Herman Ronal
Telepon 061-8282244 061-8287492 061-8281435
Fax 061-8283344 061-8287493 061-8281455
3/10 – n/20 2/10 – n/15 3/10 – n/20
Termin
Denda 2 % Denda 2 % Denda 3 %
Batas Kredit 3.000.000 4.000.000 4.000.000
Saldo Awal 2.400.000 3.200.000 3.800.000
Nama AMIK Nusa Dharma PT. InterCom PT. Win Pertiwi

Type Kartu Pelanggan Pemasok Pemasok
Kode ND-034 IC-111 WP-202
Alamat Jl. Serda No. 25 Jl. Murra No. 62 Jl. Sinta No. 56
Kota Medan Jakarta Jakarta
Kontak Marse Iskandar Sari Dewi
Telepon 061-8282244 021-474922 021-514435
Fax 061-8283344 021-474932 021-514437
3/10 – n/30
Termin 2/10 – n/15 2/10 – n/30
Denda 2 %
Batas Kredit 3.000.000 4.500.000 3.000.000
Saldo Awal 2.000.000 3.450.000 2.700.000

Nama PT. Indo Pertiwi Abdullah Farhan Murni Yanti

Type Kartu Pemasok Karyawan Karyawan
Kode IP-024 FAR-75 YNT-24
Alamat Jl. Muria No. 62 Jl. Karya No. 11 Jl. Turi No. 34
Kota Yogya Medan Medan
Kontak Handoko - -
Telepon 022-571432 081361117366 08126578869
Fax 022-571452 - -
Termin 2/10 – n/30 - -
Batas Kredit 3.000.000 - -
Saldo Awal 2.800.000 - -
Daftar Persediaan barang dagangan, seluruh harga item barang sudah termasuk Pajak.
Persediaan Barang Dagangan
Kode MM1 PC1 MB1 HD4
Nama Memory 64 Processor P3 500 Mainboard P3 500 Hardisk 40
Satuan Buah Buah Buah Buah
Pemasok PT. InterCom
Harga Jual 45.000 65.000 66.000 355.000
Min Level 8 8 8 8
Reorder 10 10 15 10
Stok 20 12 10 10
Harga beli 37.500 55.000 55.000 335.000

Kode CS2 KP1 KH1 PW1
Nama Casing Mentari Kabel Power Kabel Data Hardisk Power Suply 2nd
Pemasok PT. Win Pertiwi
Harga Jual 165.000 5.000 6.000 62.000
Min Level 10 20 10 5
Reorder 15 30 15 10
Stok 10 50 20 14
Harga beli 142.500 2.500 2.500 40.000


Kode CD2 SC2 VG1 LC1
Nama CD Room 52x Sound Card VGA Card LAN Card
Pemasok PT. Indo Pertiwi
Harga Jual 73.500 26.000 34.500 18.500
Min Level 5 10 10 8
Reorder 10 15 10 10
Stok 8 20 11 15
Harga beli 55.000 15.000 25.000 10.000

Kode KB1 MO2 MN1 SP1
Nama Keyboard Mouse Optic Monitor 15” Speaker
Pemasok PT. Indo Pertiwi
Harga Jual 30.000 26.000 300.000 25.000
Min Level 10 12 8 10
Reorder 20 15 18 20
Stok 18 15 10 16
Harga beli 20.000 16.000 275.000 15.000

BAB 4
INVENTORY
Pada perusahaan dagang, persediaan memegang peranan yang penting terhadap

kemampuan memperoleh laba perusahaan. Fungsi dari manajemen persediaan adalah
meminimalkan stok persediaan dan menjaga tingkat ketersediaan barang atau tingkat
pelayanan terhadap pelanggan. Hal ini dilakukan untuk meminimalkan biaya yang
dikeluarkan untuk pengelolaan persediaan tersebut, seperti biaya penyimpanan, biaya
kerusakan, pencurian dan lain-lain. Dengan pengelolaan persediaan yang tepat dan akurat,
perusahaan dapat dengan mudah mengontrol barang-barang persediaan yang terjual.
Transaksi yang menyebabkan terjadinya perubahan nilai persediaan adalah
pembelian/penjualan (termasuk retur), dan kerusakan barang. Transaksi tersebut
menyebabkan perubahan saldo akun kas/bank, persediaan barang dagangan, piutang,
hutang, dan harga pokok penjualan.
Untuk mengelola persediaan barang, Kita dapat memanfaatkan semua fasilitas yang
terdapat pada modul Inventory, yaitu :
• Set Item Prices, perusahaan dapat menggunakannya untuk mengubah harga jual yang
berlaku.
• Transfer Inventory, mengizinkan perusahaan untuk menyimpan perpindahan barang
dari bahan baku ke barang jadi.
• Items Register, mengizinkan perusahaan untuk melihat secara umum perubahan
persediaan yang terjadi di perusahaan. Perusahaan menelusuri semua transaksi
persediaan barang, termasuk penyesuaian jurnal persediaan dan perpindahannya. Dari
jurnal ini perusahaan dapat mengedit, menambah atau menghapus masukkan barang
yang diperlukan.
• Item List, merupakan daftar singkat barang yang dibeli dan dijual perusahaan. Item
dapat berupa fisik unit barang seperti televisi atau komputer, atau berupa bisnis jasa
seperti jasa kerja per jam atau servis komputer.
• Adjust Inventory, dapat digunakan perusahaan untuk mengatur jumlah dan nilai dari
item persediaan.
• Count Inventory, mengizinkan perusahaan memasukkan persediaan yang tersedia saat
ini. Jika perhitungan perusahaan berbeda dengan yang ada pada MYOB, maka MYOB
akan memberikan perubahan persediaan untuk merekonsiliasikan perbedaan tersebut.
• Auto-Build Inventory, mengizinkan perusahaan untuk mengkombinasikan atau
merakit sejumlah item persediaan baru. Auto-Bulid Inventory akan otomatis
menyesuaikan dari sub item menjadi kombinasi harga menjadi sebuah item persediaan
baru.

A. Pencatatan Daftar Barang Dagangan

Agar dapat memanfaatkan fasilitas Inventory, maka item-item persediaan harus
diMasukkan ke dalam sistem tersebut terlebih dahulu. Secara berkala item-item yang ada
dievaluasi, sehingga dapat diketahui apa saja yang harus dibeli, bilamana dan berapa
banyak, item-item mana yang harus dikeluarkan, menyesuaikan harga, dan seterusnya.
Proses pencatatan daftar barang dagangan adalah sebagai berikut :
Aktifkan Modul Inventory pada Command Centre.
Klik Item List, lalu klik New.
Ada beberapa kategori (pengelompokkan) item diantaranya :
o Item tersebut merupakan bagian dari barang dagangan. Saat membuat item ini
harus diaktifkan pilihan I Buy, I Sell dan I Inventory This Item, ciri item ini :
Mempunyai harga pokok (Cost of Sales) per unit.
Melekat pada akun persediaan.
Mempunyai satuan (kuantitas).
o Item tersebut merupakan bagian dari service (jasa) yang ditawarkan (dijual) pada
pelanggan. Item ini hanya dapat dijual saja, dan tidak dapat dibeli. Saat membuat
item ini hanya diaktifkan I Sell This Item saja lalu pilih perkiraan yang digunakan
dalam penjualan.
o Item tersebut merupakan bagian dari perlengkapan/beban usaha. Jika item ini
dibeli dan dimasukkan sebagai perlengkapan atau beban dan jika dijual biasanya
dimasukkan ke dalam kelompok Income atau Other Income. Aktifkan I Buy dan I
Sell This Item.
Pada tab Profil mencakup :
o Pada Item Number isikan kode barang dan pada Name isikan nama barang
(Masing-masing maksimal 30 karakter).
o Quantity on Hand, jumlah barang tertentu yang dimiliki perusahaan saat ini.
o Current Value, merupakan jumlah nilai uang atas item yang berhasil dijual
perusahaan saat ini.
o Average Cost, merupakan jumlah nilai rata-rata biaya yang sudah dikeluarkan
perusahaan untuk item tersebut.
o Copy From, berfungsi untuk memasukkan perubahan yang terjadi pada item
tertentu dan menyimpannya dengan cara menimpa yang ada. Hal ini untuk
mempercepat pengisian per unit barang yang sejenis.
o Inactive Item, merupakan sebuah identitas barang item tersebut masih diperjual
belikan oleh perusahaan atau sudah berhenti, jika diaktifkan maka tidak dapat
digunakan untuk transaksi.
o I Buy This Item, merupakan sebuah identifikasi yang menunjukkan item tersebut
hasil pembelian perusahaan pada pihak lain yang berdampak pada biaya bagi
perusahaan, dikaitkan ke nomor perkiraan Harga Pokok Penjualan.

o I Sell This Item, merupakan sebuah identifikasi yang menunjukkan item tersebut
dijual oleh perusahaan pada pihak lain yang berdampak pada pendapatan
perusahaan, dikaitkan ke nomor perkiraan Penjualan/Pendapatan Jasa.
o I Inventory This Item, merupakan sebuah identifikasi yang menunjukkan item
tersebut disimpan untuk persediaan oleh perusahaan pada pihak lain yang
berdampak pada akiva (persediaan) perusahaan. dikaitkan ke nomor perkiraan
Persediaan Barang Dagangan/Perlengkapan.
Klik Tab Buying Details (jika item tersebut merupakan jasa maka tahapan ini
diabaikan saja).
o Last Puschases Price, harga beli terakhir yang pernah dilakukan (otomatis diisi).
o Buying of measure, isi satuan barang yang dibeli, misal : Buah, Unit, Kotak, dll.
o Number of Item per Buying Unit, isi jumlah barang yang dibeli persatuan.
o Tax Code When Bought, isi kode pajak pembelian barang (PPN Masukkan).
o Minimum Level for Restocking Alert, isikan jumlah persediaan minimum untuk
jenis barang tersebut.
o Primary Supplier for Reorder, isikan pemasok utama barang tersebut.
o Supplier Item Number, isikan kode pemasok (jika ada).
o Default Reorder Quantity, isikan jumlah pengisian kembali setelah mencapai
persediaan minimum.
Klik tab Selling Details
o Base Selling Price, isi harga jual dasar barang tersebut.
o Selling Unit of Measure, isi satuan unit barang yang dijual (misalnya :Set, Unit)
o Number of Item per Selling Unit, isi jumlah satuan barang yang dijual.
o Tax Code When Sold, isi kode pajak penjualan barang (PPN Keluaran).
o Inclusive/Exclusive, tentukan apakah harga sudah termasuk pajak (inclusive) atau
harga belum termasuk pajak (exclusive).
o Calculate Sales Tax on, pilih apakah PPN dihitung dari harga Base Selling Price
atau Actual Selling Price (yang sebenarnya kita isi di dalam Invoice).
Klik tab History, apa yang sudah terjadi pada suatu barang untuk periode tertentu.
Perusahaan dapat mengedit tiap kolom histrory yang ada sesuai dengan sejarah barang
tersebut.
Klik tab Auto-Build, perusahaan dapat merakit atau membentuk produk baru dengan
menggunakan bahan yang tersedia di persediaan.
o Minimum Level for Restocking Alert, merupakan alarm bagi perusahaan jika
item atau barang tersebut sudah mencapai pada titik minimum yang telah
ditentukan perusahaan.
o What It Takes to Build, merupakan informasi jumlah yang dibutuhkan untuk
merakit barang.
o Tombol Edit, merupakan alat untuk memasukkan barang apa saja yang
dibutuhkan untuk produk tersebut. Perusahaan dapat memasukkan material bahan

baku saja yang terlibat dalam proses pembentukkan produk baru ini dengan cara
klik mouse pada kolom Item Number.
Klik NEW, untuk menambah item barang dagangan.
Klik OK jika sudah selesai.
Gambar 4.1 Tampilan Item Profile
Gambar 4.2 Tampilan Buying Details
Gambar 4.3 Tampilan Selling Details

B. Pencatatan Jumlah Fisik dan Harga Beli Barang Dagangan

Jika seluruh data barang yang diperdagangkan telah dicatat ke dalam kartu
persediaan selanjutnya catat jumlah fisik barang. Proses pencatatan jumlah fisik barang
dalah sebagai berikut :
Klik Adjust Inventory.
Pada Date, isikan tanggal pencatatan fisik barang, misalnya : 1/1/07.
Pada Memo, isikan keterangan, misalnya : Stok Awal.
Pada kolom Item Number, isikan kode barang.
Pada kolom Quantity, isikan jumlah stok awal barang dagangan.
Pada kolom Unit Cost, isikan harga beli barang tersebut.
Pada kolom Account, isikan nomor perkiraan untuk persediaan barang dagangan dari
kelompok Asset, misalnya : 1-1005 (Persediaan Barang Dagangan).
Perhatikan gambar di bawah ini.
Jika sudah selesai pencatatan seluruh jumlah stok awal barang dagangan beserta harga
beli, klik Record.
Gambar 4.4 Jendela Adjust Inventory
C. Build Items
Build items adalah suatu aktifitas menggabungkan beberapa barang menjadi satu
sesuai dengan daftar item yang akan di-build yang telah dipilih pada saat pembuatan item
list. Seperti contoh berikut ini adalah Item PC Build up – P3 500 yang telah diisikan
komponen bahan yang dibutuhkan seperti tampil gambar berikut :

Gambar 4.5 Auto-Build
Contoh :
Tanggal 2 jan 2007, perusahaan merakit 1 buah PC Build up - P3 500 gabungan dari
beberapa barang, masing-masing 1 unit. Barang yang dipaket (digabung) tersebut sesuai
dengan berapa unit yang dibutuhkan.
Setelah diklik Auto-Build Inventory, maka akan muncul kotak dialog Auto-Build
Inventory. Kita tinggal mengisikan jumlah barang yang akan dibuild pada Qty to
Build (lihat gambar di bawah ini), lalu klik tombol Build Items.
Gambar 4.6 Auto-Build Inventory

Selanjutnya akan ditampilkan kotak dialog isian Transfer Inventory, Kita isikan
tanggal build dilakukan (2 Jan 2007) dan memeriksa jumlah barang yang dibutuhkan
tersebut.

Gambar 4.7 Transfer Inventory
D. Transfer Inventory
Item transfer adalah suatu aktifitas memindahkan suatu barang (barang tersebut
berkurang) dan menjadikannya barang baru dengan kuantitas yang baru pula (barang
tersebut bertambah). Proses ini bisa digunakan untuk perusahaan perakitan barang yang
merakit beberapa bahan/barang menjadi satu jenis barang baru. Otomatis perhitungan HPP
atas harga barang baru dihitung berdasarkan total harga pokok barang yang digabungkan
tersebut.
Contoh :
Tanggal 3 Jan 2007 perusahaan merakit 2 buah PC P3 500 gabungan dari beberapa
bahan/barang masing-masing 1 unit untuk 1 Pcs PC P3 500. Job CM-33 (Computer) dan
Category PROD (Produksi), buat dulu job dan categori/departemen tersebut.

Gambar 4.8 Transfer Inventory
E. Menghitung Nilai Persediaan dan Penyesuaian Saldo Persediaan

Perusahaan harus mengecek jumlah fisik persediaan secara berkala. Jika terdapat
persediaan barang yang rusak atau hilang, hal tersebut harus segera dicatat dalam
penyesuaian persediaan agar jumlah persediaan yang dapat digunakan kembali normal dan
stabil.
Klik Count Inventory, pada modul Inventory di Command Centre.
Gambar 4.9 Count Inventory

Pada kolom Counted isikan dengan jumlah fisik barang yang masih ada.
Kolom Difference akan menampilkan selisih On Hand dengan Counted.
Jika terdapat perbedaan antara kolom On Hand dengan Counted, maka klik Adjust
Inventory.
Pada Ajustment Information, Default Ajustment Account : Biaya Rupa-rupa.
Klik Continue, pada Adjust Inventory isikan Date dan Memo, lihat gambar di bawah
ini.
Klik Record, untuk menyimpan.

Gambar 4.10 Adjust Inventory
F. Pembuatan Job
Job di dalam MYOB diartikan sebagai pekerjaan pada sebuah departemen atau
divisi. Dengan menggunakan fasilitas Job memungkinkan perusahaan untuk dapat melihat
laporan laba rugi secara keseluruhan. Fungsi Jon sangat penting jika dipergunakan
perusahaan kontruksi, anak/cabang, dan industri dengan sistem Harga Pokok Pesanan.
Proses pembuatan job hampir sama dengan pembuatan daftar perkiraan, di setiap job
bisa sebagai Header (masih dapat dibagi lagi) dan Detail (tidak dapat dibagi lagi) dan
berhubungan langsung dengan transaksi. Proses pembuatan job adalah sebagai berikut :
Klik menu Lists, pilih Jobs.
Klik New, isikan seperti gambar di bawah ini.
Gambar 4.11 New Job
Pada Header Job (Not Postable), diaktifkan jika job merupakan kepala dari beberapa
job lainnya.
Pada Detail Job (Postable), diaktifkan jika job tersebut adalah bagian yang harus
diselesaikan dan berhubungan langsung dengan transaksi dan pelanggan.
Pada Inactive Job, aktifkan jika job tersebut untuk sementara/selamanya tidak dipakai
lagi untuk transaksi.
Pada Track Reimbusables, aktifkan jika job tersebut merupakan job yang dapat
direimbulse pengeluarannya.

Pada Job Number, isikan nomor job (maksimal 5 digit).

Pada Job Name, isikan nama job (maksimal 25 digit).
Pada Description, isikan keterangan singkat yang berhubungan dengan job tersebut,
seperti kriteria, langkah kerja dan lain-lain.
Pada Contact, isikan nama orang yang bisa dihubungi sebagai atas nama pelanggan.
Pada Percent Complete, isikan persentase sampai dimana penyelesaian job tersebut.
Pada Start Date, isikan tanggal dimulainya job.
Pada Finished Date, isikan tanggal diselesaikannya job.
Pada Manager, isikan siapa manager job.
Pada Linked Customer, pilih jika job tersebut hanya berhubungan kepada satu
pelanggan saja, hanya diisikan pada job yang bertipe Header.
Klik OK.

BAB 5
BANKING
Modul Banking digunakan untuk pencatatan transaksi yang menggunakan cek atau
kartu kredit sehingga menyebabkan perubahan saldo pada rekening bank atau hutang.
Transaksi yang termasuk di dalam menu Banking adalah Spend Money, Receive Money
dan Reconcile Account. Transaksi tersebut meliputi pengeluaran cek, deposito,
pencetakkan cek, penyesuaian catatan perusahaan dengan catatan bank, jurnal transaksi dan
Cash flow, serta Print Cheques.
Reconcile Account berfungsi seperti kita melakukan rekonsiliasi bank secara
manual. MYOB memberikan fasilitas reconcile untuk semua perkiraan, seperti data
kas/bank, Piutang dan Hutang, ketiga perkiraan inilah yang sering dilakukan cross check
dengan pihak ekstern. Selain itu, Kita juga dapat melakukan reconcile untuk piutang
karyawan dan account lainnya.
Spend money diartikan sebagai transaksi yang bersifat mengeluarkan uang untuk
keperluan usaha, yaitu pengeluaran uang selain untuk membayar hutang dagang/usaha.
Seperti membeli perlengkapan/ATK, membayar biaya/beban usaha, mengeluarkan cek dari
bank untuk keperluan intern/ekstern. Kita dapat menggunakan sistem pembayaran secara
langsung dengan memilih Pay From Account lalu pilih jenis kas/bank yang mengeluarkan
uang tersebut, dapat juga memilih jenis pengeluaran dengan Electronic Payment.
Biasanya, jika Kita membayar secara tunai gunakan Pay From Account, tetapi jika
membayar dengan Giro maka pilih Electronic Payment. Nanti saat Giro tersebut cair
lakukan Prepare Electronic Payment dari modul Banking.
Berikut ini adalah contoh tahapan pencatatan pengeluaran kas pada bank yang
dilakukan melalui spend money :
Pada Command Centre, klik Modul Banking, lalu klik tombol Spend Money.
Pada Pay From Account, pilih salah satu rekening yang digunakan.
Pada Card, pilih nama customer atau vendor yang diinginkan.
Pada Memo, isi keterangan yang menjelaskan transaksi tersebut.
Pada Cheque No., isi nomor cek yang dikeluarkan atau slip pengeluaran.
Pada Date, isi dengan tanggal transaksi.
Pada Amount, isi dengan jumlah dana yang dikeluarkan.
Pada Acct # (Allocation Account), isi dengan nomor rekening lawan dari Account
terpilih di atas.
Pada Amount, isi dengan nilai yang sama pada Amount yang ada di bagian atas.
Pada Job, isikan denga kode job (jika ada).
Pada Tax, isi dengan kode pajak (jika ada).
Klik tombol Record jika telah selesai.

Contoh :
Tanggal 31 Jan 2007, Membayar biaya-biaya pemasaran untuk periode bulan ini 1.300.000,
Iklan 850.000, Entertainment 1.450.000 dan Transportasi 540.000 (dana Bank Niaga).
Gambar 5.1 Spend Money – Contoh 1
Tanggal 31 Jan 2007, Membayar jasa tenaga ahli untuk penyusunan laporan keuangan
pajak 2.150.000 dengan dana Bank Niaga.
Gambar 5.2 Spend Money– Contoh 2
Tanggal 31 Jan 2007, Mengeluarkan dana Bank Niaga untuk keperluan pengisian kas
10.000.000.

Tanggal 7 Feb 2007 perusahaan membeli 1 unit AC LG dengan harga Rp 2.640.000,-

transaksi tersebut dibayar dengan cek NIAGA.
Print Cheques digunakan untuk mencetak cek yang dikeluarkan perusahaan, seperti
slip pengeluaran atau penggunaan kartu kredit yang ada hubungannya dengan transaksi
yang terjadi. Pencetakkan cek secara langsung dari print tidak lazim digunakan di
Indonesia, selain terkesan tidak otentik juga sering menimbulkan kesalahan letak
(penempatan) kertas di print.

Receive money adalah kebalikan daripada spend money, digunakan untuk mencatat
jenis transaksi penerimaan kas/bank, seperti penerimaan pengembalian pinjaman dari
karyawan, pendapatan bunga dari bank, dan penjualan aktiva selain inventory.
Contoh :
Tanggal 2 Feb 2007, Perusahaan memperoleh hasil investasi dari PT. World Gold
12.340.000 dan PT. Buana Centre 8.455.000, hasil tersebut ditransfer ke Niaga.
Gambar 5.5 Receive Money– Contoh 1
Tanggal 4 Feb 2007, Menjual saham biasa 1.000 Lbr dengan nominal Rp 1000/Lbr laku
dijual dipasar dengan harga Rp 1.300/Lbr. Hasil penjualan diterima dalam bentuk Giro.
Gambar 5.6 Receive Money– Contoh 2

Prepare Bank Deposite adalah proses pencairan cek/giro yang diterima dari
pelanggan atau card lainnya. Kita dapat mencairkan (Clearing) beberapa jenis giro pada
satu tanggal yang sama atau juga bisa dilakukan ke beberapa jenis bank yang berbeda.

BAB 6
PURCHASES
Purchases digunakan untuk mencatat pemesanan (Purchases Order), pembelian atau

penerimaan, pengembalian barang kepada pemasok dan mencetak bukti transaksi, serta
pengeluaran yang berhubungan dengan pembelian barang yang diperdagangkan tersebut.
Dalam perusahaan menengah setiap ada pembelian harus diketahui dan disetujui
oleh atasanya (approve by). Bagian pembelian sebelum melakukan order keluar (kepada
supplier) harus membuatkan permohonan (Quote) pemesanan pembelian ke atasannya.
Tampilan Quote, Order dan Bill sama saja, tetapi warna form-nya berbeda.
A. Enter Quote
Form ini berguna untuk membuat permohonan (quote) atas pembelian suatu
barang/item. Transaksi quote ini tidak akan mengakibatkan jurnal di accounting. Quote
tersebut dapat dijadikan Order kepada pemasok atau Bill pada bagian pembelian.
Contoh :
Tanggal 5 Feb 2007, Perusahaan membuat rencana pembelian kepada PT. InterCom,
berupa 10 buah Hardisk harga @ 335.000 dan 10 buah Processor P3 harga @ 55.000.
Klik Enter Purchases, pada Modul Purchases.
Buka form Quote, melalui item list di kiri atas form.
Lakukan perubahan pada Date dan Supplier Inv, serta beberapa informasi lainnya
seperti pajak dan lainnya, lihat gambar di bawah ini.
Akhiri dengan mengklik Save Quote.
Gambar 6.1 Formulir Quote

B. Enter Order
Sebuah perusahaan yang baik, akan menyusun sebuah prosedur dimana tidak akan
ada pembelian jika tidak dibuatkan ordernya. Tahap pembuatan order adalah sebagai
berikut :
Aktfikan Purchases Register, pilih bagian Orders.
Isikan data barang dan data order lainnya, seperti tanggal order, nama pemasok, jumlah
dan nama barang yang dibeli.
Ada dua kemungkinan dalam pembuatan order, yaitu :
• Order yang dilakukan tanpa membuatkan quote, dalam hal ini, Kita hanya
mengisikan data yang perlu Kita pesan langsung dari menu Enter Purchases, lalu pilih
order, lalu isikan data barang dan data order lainnya.
• Order yang dilakukan sudah dibuatkan quote, dalam hal ini, Kita ambil dari
Purchases Register,di bagian quotes, Kita cari baris quote yang akan dijadikan order,
klik quote tersebut lalu klik Change to Order, lakukan perubahan terhadap order
sesungguhya.
Saat melakukan order adakalanya kita harus membayar uang muka agar barang yang
dipesan cepat dikirim. Saat barang yang dipesan dikirim maka order tersebut dijadikan
sebagai Bill. Beberapa kemungkinan dalam pembayaran uang muka antara lain :
• Dibayar bersamaan order, kemungkinan ini dapat Kita lakukan dengan mengisikan
field Paid Today pada form Orders.
• Dibayar pada waktu berlainan dengan order dan dibayar dengan kas/bank yang bukan
Linked Account Purchases yang telah ditetapkan sebelumnya. Hal ini harus dilakukan
dari form Pay Bill.
Contoh :
Tanggal 8 Feb 2007, Perusahaan membuat order pembelian kepada PT. Win Pertiwi dengan
uang muka 1.000.000, berupa : 15 buah Casing Mentari harga @ 142.500 dan 10 buah
Power Suply 2nd harga @ 40.000.
Klik Enter Purchases, pada Modul Purchases.
Buka form Order, melalui item list di kiri atas form.
Lakukan perubahan pada Date dan Supplier Inv, serta beberapa informasi lainnya
seperti pajak dan lainnya, lihat gambar di bawah ini.
Akhiri dengan mengklik Record.

Gambar 6.2 Formulir Order
C. Enter Bill
Enter Bill merupakan formulir untuk mencatat pembelian barang dagangan atau jasa.
Dalam bisnis biasanya pembelian barang dagangan melalui dua cara. Pertama, langsung ke
proses pembelian barang sehingga dicatat sebagai pembelian. Kedua, melalui tahap
pemesanan barang atau jasa dan penerimaan barang atau jasa yang telah dipesan
sebelumnya. Pembelian cara pertama dicatat dengan istilah Purchases, sedangkan proses
pemesanan barang pada cara kedua dicatat dengan istilah Purchases Order.
Ada tiga macam barang yang dapat dibeli oleh perusahaan :
• Barang habis dipakai atau jasa, yang tidak dicatat dalam stok gudang.
• Barang yang akan dikapitalisasi dan masuk dalam kategori aktiva tetap, seperti : AC,
Kendaraan, Mesin-mesin, Peralatan dan lain-lain.
• Barang yang akan dijadikan barang produksi atau barang dagangan yang biasanya
dicatat dalam stok gudang.
1. Direct Purchases
Kemungkinan ini sering terjadi pada perusahaan yang melakukan pembelian
langsung kepada pemasok seperti pasar, toko kecil, swalayan dan sebagainya. Sifat
dari pembelian ini adalah seketika tanpa ada order. Pemasok juga jarang berinteraksi
dengan perusahaan.
Contoh :
Tanggal 15 Feb 2007 perusahaan membeli perlengkapan untuk ATK 380.000 dan
membayar service atas peralatan kantor yang rusak 250.000, transaksi tersebut
langsung dibayar tunai.
Atur Purchases Linked Account, Cheque Account for Paying Bills : Kas.
Buka form Bill, melalui Enter Purchases.
Ubah Layout menjadi Miscellaneous.
Pada Supplier pilih pemasok, misalnya Supplier Tunai.

Isikan nomor faktur dan tanggal faktur.

Ketikkan pada kolom Description sesuai dengan jenis biaya yang dikeluarkan.
Pada Acct#, pilih account yang sesuai dengan jenis biaya tersebut.
Pada Amount, isikan jumlah yang harus dibayar atas transaksi tersebut.
Pada Job, pilih jenis job yang sesuai jika pengeluaran tersebut berhubungan
dengan suatu job yang sedang dikerjakan.
Pada Tax, pilih kode pajak yang sesuai.
Pada Paid Today, isikan jumlah yang dibayar atas pembelian tersebut.
Klik Record, muncul pesan apakah ingin mengubah kode pajak, jawab NO.
Muncul konfirmasi apakah benar ingin melakukan pembayaran ke pemasok
tersebut melalui Paid Today ini atau dari Pay Bill, pilih OK.
Gambar 6.3 Bill - Miscellaneous
Tanggal 20 Feb 2007, perusahaan menerima tagihan dari Klinik Kesra atas
pengobatan karyawan selama bulan januari (4 orang) sebesar 618.500 atas jasa
pengobatan tersebut perusahaan membebankan ke akun Beban Karyawan.
Ubah Layout menjadi Profesional.
Pilih Supplier yaitu Klinik Kesra.
Isikan seperti gambar di bawah ini.

Gambar 6.4 Bill – Profesional
Tanggal 23 Feb 2007 perusahaan membeli barang dagangan secara tunai kepada
PT. Indo Pertiwi, berupa :
18 buah Monitor 15” @ 275.000 Discount 2%
10 buah VGA Card @ 25.000 Discount 0%
10 buah CD Room 52x @ 55.000 Discount 0%
Terlebih dahulu atur Purchases Linked Account, Cheque Account for Paying
Bills : Danamon.
Ubah Layout menjadi Item.
Pada Supplier, isi dengan nama pemasok yaitu PT. Indo Pertiwi.
Pada Date, isikan tanggal pembelian, yaitu 2/23/07.
Pada Supplier Inv#, isi dengan nomor faktur (jika ada).
Pada kolom Received, isi dengan jumlah barang yang dikirim pemasok.
Pada kolom Item Number, isi dengan kode barang yang dibeli.
Pada kolom Disc%, isi dengan persentase potongan pembelian (jika ada).
Pada Comment, isi dengan komentar yang akan disampaikan kepada pemasok.
Pada Ship Via, isi dengan keterangan pengiriman barang.
Pada Promise Date, isi dengan tanggal kesanggupan membayar jika merupakan
pembelian kredit.
Pada Freight, isi biaya angkut pengiriman barang (jika ada).
Pada Paid Today, isi dengan jumlah uang yang dibayarkan.
Jika sudah selesai, klik Record.

Gambar 6.5 Bill – Item
2. Change from Quote to Bill

Kemungkinan ini digunakan jika pembelian barang langsung diterima tagihan
dan barangnya tanpa harus mencetak quote. Biasanya hal ini terjadi karena si penjual
tidak perlu minta purchases order dari kita, sehingga pencetakkan order dapat
diabaikan.
Buka form Purchases Register, pilih bagian Quotes.
Klik baris quote yang ingin dijadikan sebagai Bill.
Gambar 6.6 Purchases Register - Quotes
Klik Change to Bill.

Selanjutnya akan ditampilkan form Bill, lakukan perubahan pada Date dan
Supplier Inv, serta beberapa informasi lainnya seperti pajak dan lainnya.

Gambar 6.7 Change Quote - Bill
3. Change from Order to Bill

Kemungkinan ini lebih sering terjadi jika dibandingkan dengan Quote –
Change to Bill. Sebuah perusahaan yang mempunyai sistem yang baik, akan
menyusun sebuah prosedur dimana tidak akan ada pembelian jika tidak dibuatkan
Ordernya.
Buka form Purchases Register, pilih bagian Order.
Klik baris order yang ingin dijadikan sebagai Bill.
Gambar 6.8 Purchases Register - Order
Klik Change to Bill.

Selanjutnya akan ditampilkan form Bill, lakukan perubahan pada Date dan
Supplier Inv, serta beberapa informasi lainnya seperti pajak dan lainnya.

Gambar 6.9 Change Order - Bill
D. Penerimaan Barang Sebagian dari Order

Adakalanya karena kekurangan barang, pihak pemasok akan mengirimkan barang
kurang dari yang dipesan.
Contoh :
Menjadikan Bill dari Order PT. Win Pertiwi yang dibuat pada tanggal 5 Feb 2007 untuk
penerimaan barang per tanggal 11 Feb 2007. Karena pihak pemasok kekurangan stok, maka
sebagian barang terpaksa tidak bisa dikirim hari itu juga. Harga yang dibuat adalah Tax
Inclusive ditambah Biaya Angkut atau ongkos kirim 50.000 (N-T).
Aktifkan form Purchases Register, pilih bagian Orders.
Sorot baris order yang akan dijadikan sebagai Bill.
Klik Change to Bill, form Bill akan terbuka.
Lakukan perubahan data Bill, sesuai dengan invoice dari pemasok utama, kolom
Received (jumlah yang diterima) dan Backorder (jumlah yang belum dikirim).
Klik Record untuk menyimpan.
Gambar 6.9 Change Order - Bill

E. Retur Pembelian
Transaksi retur pembelian (Purchases Return) terjadi akibat pembeli (Customer)
mengembalikan barang yang dibeli kepada pemasok (Vendor) karena sesuatu hal. Transaksi
ini dicatat dengan dua langkah yaitu :
• Mencatat pengembalian barang dengan cara mengklik Enter Purchases, kemudian
catat pengembalian barang dengan angka negatif pada kolom Received di dalam form
Bill, selanjutnya klik Record.
• Membebankan Invoice yang negatif tersebut ke Invoice lainnya (Apply to Purchases
atau Received Refund).
Contoh :
Tanggal 11 Feb 2007, Perusahaan mengembalikan barang dagangan karena rusak kepada
PT. InterCom, berupa : 2 buah Hardisk harga @ 335.000 dan 1 buah Processor P3 harga
@ 55.000.
Tanggal 12 Feb 2007, Perusahaan mengembalikan barang dagangan karena rusak kepada
PT. Indo Pertiwi, berupa : 2 buah Monitor harga @ 275.000.
Klik Enter Purchases, pada modul Puchases.
Pada Supplier, isi dengan nama pemasok yaitu PT. InterCom.
Pada Date, isikan tanggal pengembalian, yaitu 2/11/07.
Pada kolom Received, isi dengan angka negatif, untuk jumlah yang dikembalikan.
Pada kolom Item Number, isi dengan kode barang yang dikembalikan.
Pada kolom Disc%, isi dengan persentase potongan pembelian (jika ada).
Gambar 6.10a Pengembelian Barang Dagangan

Gambar 6.10b Pengembelian Barang Dagangan
Membebankan retur ke Apply to Purchases dengan cara :

Klik Purchases Register.
Klik tab Return & Debit, pilih data pengembalian barang.
Gambar 6.11 Returns & Debits
Klik icon Apply to Purchases.

Isikan ID# dan Date melakukan retur, serta pilih baris Amount Applied dan isikan
sebesar Debit Amount ke baris paling bawah.
Klik Record untuk menyimpan data.

Gambar 6.12 Apply to Purchases
Mencatat penerimaan uang dari pemasok dilakukan dengan cara :

Klik Purchases Register.
Klik tab Return & Debit, pilih data pengembalian barang, lihat Gambar 6.11 di atas.
Klik icon Received Refund.
Pada Deposite to Account hubungkan ke nomor perkiraan kas/bank.
Isikan ID# dan Date pencatatan Payment Method pilih Cash.
Gambar 6.13 Received Refund
Adakalanya, karena suatu hal perusahaan menukar barang yang telah dibeli dengan
jenis barang lainnya.
Contoh :
Tanggal 14 Feb 2007 , dikembalikan 1 buah Casing Mentari karena rusak dan diganti
dengan 5 buah Power Suply kepada PT. Win Pertiwi.
Aktifkan Enter Purchases.
Pada Supplier, isi dengan nama pemasok.
Pada Date, isi tanggal pembelian.

Pada Received, isi dengan angka minus untuk jumlah barang yang dikembalikan, dan
isi dengan angka positif untuk barang pengganti.
Pada Item Number, isi dengan kode barang.
Pada Disc%, isi dengan persentase potongan (jika ada).
Pada Paid Today, isi dengan jumlah uang yang dibayarkan jika nilai Total Amount
positif, dan jika negatif maka membebankan Invoice yang negatif tersebut ke Invoice
lainnya (Apply to Purchases atau Received Refund).
Gambar 6.14 Retur Pembelian
F. Pembayaran Hutang Kepada Pemasok

Pembayaran yang dicatat melalui modul Purchases adalah semua pembayaran yang
dilakukan oleh perusahaan kepada pemasok (vendor) yang berhubugan langsung dengan
pembelian barang atau jasa aktivitas utama perusahaan. Misalnya pembayaran angsuran
atau pelunasan hutang dari transaksi pembelian barang /jasa. Ada beberapa kemungkinan
dalam hal pembayaran hutang kepada pemasok :
1. Membayar hutang dengan pilihan langsung ke Cash/transfer.
Contoh :
Tanggal 2 Mar 2007 perusahaan membayar hutang pada PT. Win Pertiwi, dibayar
dengan transfer langsung ke DANAMON sebesar 2.000.000,.
Buka from Pay Bills, melalui modul Purchases.
Pay From Account, Kas/Bank yang dipakai untuk membayar hutang, yaitu
DANAMON.
Pada Balance, menunjukkan saldo terakhir sebelum transaksi dilakukan.
Pada Supplier, pilih pemasok yang akan dibayar PT. Win Pertiwi.
Pada Payee: secara default muncul alamat pemasok.
Pada Memo, secara default langsung dimunculkan (Payment; PT. Win Pertiwi),
dapat diganti dengan keterangan singkat yang dibutuhkan.

Pada Change Number, bisa diketik sendiri, secara default sudah diberikan nomor
dengan sistem penomoran menambah satu angka dari nomor sebelumnya dari
bank yang sama.
Pada Date, tanggal pembayaran hutang, misalnya 3/2/07.
Pada Amount, ketikkan jumlah yang dibayarkan, misalnya 2.000.000
Pada Amount Applied, isikan baris faktur mana saja yang dibayar.
Gambar 6.15 Pay Bills
2. Membayar hutang sebuah faktur lunas dengan mendapatkan potongan.

Contoh :
Tanggal 14 Feb 2007 perusahaan membayar hutang kepada PT. InterCom, dibayar
dengan transfer langsung ke DANAMON sebesar 3.450.000 untuk saldo awal hutang
dan 1.550.000 untuk invoice per 10 Feb 2007 dengan discount yang diperoleh 78.000.
Buka from Pay Bills, pada modul Purchases.
Pada Supplier, pilih pemasok yang akan dibayar PT.InterCom.
Pada Date, isikan tanggal pembayaran hutang, yaitu : 2/14/07.
Pada Amount, ketikkan jumlah yang dibayarkan, misalnya : 5.000.000
Pada Discount, ketikkan besarnya diskon, misalnya : 78.000
Pada Amount Applied, isikan baris faktur mana saja yang dibayar.

Gambar 6.16 Pay Bills dengan Discount
3. Membayar hutang karena terlambat sehingga diberikan Finance Charge.

Contoh :
Tanggal 25 Feb 2007 perusahaan membayar hutang pada PT. Indo Pertiwi, dibayar
dengan transfer langsung ke DANAMON sebesar Rp 2.800.000 untuk saldo awal
hutang, karena sudah terlambat membayar oleh supplier diberikan denda sebesar
130.000.
Gambar 6.17 Pay Bills dengan Finance Charge

BAB 7
SALES
Modul Sales digunakan untuk mencatat transaksi penjualan barang yang diambil dari
gudang perusahaan baik secara tunai atau kredit. Selain itu, untuk mencatat retur penjualan
dan penerimaan yang berhubugan dengan penjualan tersebut.
Sales dapat dikatakan lawan dari Purchases dan konsep pencatatan transaksi pada
Sales hampir mirip dengan Purchases, seperti proses pencatatan penjualan, retur barang,
menukar barang, order dan pembayaran hutang.
A. Mencatat Order Penjualan

Modul Sales dapat dipakai mulai dari kita membuat penawaran (quotation) kepada
pelanggan, menerima order, sampai mengirim invoice. Langkah pembuatan penawaran
tidak akan dibahas karena biasanya dalam pembuatan penawaran ada banyak perubahan
yang terjadi. Langkah pencatatan data akan kita mulai dari diterimanya kontrak order
sampai pada pembuatan invoice, yang perlu kita perhatikan adalah :
• Dalam pencatatan order penjualan ada kalanya perusahaan menerima uang muka. Pada
saat pencatatan order, besar uang muka kita catat dalam lembar order dan secara
otomatis MYOB akan mencatatnya sebagai deposite pelanggan dalam kelompok
Hutang (Liabilities) pada neraca.
• Bila barang telah dikirimkan, perusahaan dapat sekaligus mengirimkan inovice dari
pesanan tersebut. Pada saat invoice dicatat, otomatis uang muka pelanggan tadi akan
mengurangi jumlah yang harus dibayar oleh pelanggan. Apabila pelanggan tidak
melakukan pembayaran secara tunai, MYOB secara otomatis akan mencatat
kekurangan pembayarannya sebagai piutang usaha/dagang.
B. Mencatat Penjualan
Mencatat penjualan dapat dilakukan melalui Enter Sales, merupakan formulir untuk
mencatat penjualan barang atau jasa baik secara tunai maupun kredit. Cara pencatatannya
sebagai berikut.
Contoh :
Tanggal 2 Jan 2007, perusahaan melakukan penjualan kredit kepada Toko Mars Comet
dengan pembayaran awal 1.000.000, berupa :
10 buah Memory 64 Harga @ 45.000
5 buah Monitor 15” Harga @ 300.000
5 buah CD Room 52x Harga @ 73.500

Pada Command Centre, klik Modul Sales, Lalu klik Enter Sales
Pada Customer, isi dengan nama pelanggan Toko Mars Comet.
Pada Date, isikan dengan tanggal penjualan, yaitu 1/2/07.
Pada Customer PO#, isi dengan nomor referensi pemesanan barang dari pelanggan.
Pada kolom Ship, isi dengan jumlah barang yang dibutuhkan pembeli.
Pada kolom Back Order, isi dengan angka (selisih) jika jumlah persediaan barang
lebih kecil dari yang dibutuhkan.
Pada kolom Item Number, isi dengan kode barang yang dijual.
Pada kolom Disc %, isi dengan persentase potongan penjualan.
Pada Salesperson, isi dengan nama karyawan bagian penjualan, yaitu Yanti.
Pada comment, isi dengan komentar yang akan disampaikan kepada pelanggan.
Pada Ship Via, isi dengan keterangan pengiriman barang.
Pada Promised Date, isi dengan tanggal kesanggupan membayar dari pelanggan jika
merupakan penjualan kredit.
Pada Freight, isi ongkos angkut pengiriman barang.
Pada Paid Today, isi dengan jumlah uang yang dibayar oleh pelanggan.
Klik tombol Record jika telah selesai.
Gambar 7.1. Formulir Invoice
C. Return Penjualan
Transaksi return penjualan (sales return) terjadi akibat pelanggan atau konsumen
mengembalikan barang yang telah dibeli karena sesuatu hal, misal barang tersebut rusak
dan lain-lain. Transaksi dicatat dengan 2 langkah yaitu :
1. Mencatat pengembalian barang dengan cara mengklik tombol Enter Sales kemudian
catat pengembalian barang dari pelanggan atau konsumen dengan angka negatif pada
kolom ship selanjutnya klik Record. Lihat Gambar 7.2 di bawah ini.
2. Catat pengembalian uang kepada pelanggan tersebut dengan cara mengklik Sales
Register, klik tab Returns & Credits kemudian pilih data pengeluaran uang dari
pengembalian barang, lihat Gambar 7.3 di bawah ini. Selanjutnya klik icon Apply to

Sale (jika pembelian kredit) atau Pay Refund (jika pembelian tunai). Pada Date isikan
tanggal transaksi, pada Account hubungkan keperkiraan NIAGA serta isikan
ketarangan lainya. Lihat Gambar 7.4 di bawah ini, selanjutnya klik Record.
Contoh :
Tanggal 3 Jan 2007 , Toko Mars Comet mengembalikan kepada perusahaan 2 buah CD
Room 52x, karena rusak. Berdasarkan kesepakatan bahwa hutang Toko Mars Comet
berkurang senilai jumlah barang yang dikembalikan.
Gambar 7.2 Retur Invoice
Gambar 7.3 Settle Returns & Credits
Gambar 7.4 Apply to Sale

D. Penerimaan Kas Dari Pelanggan

Penerimaan uang yang dicatat melalui Modul Sales adalah semua penerimaan dari
pelanggan (customer payments) yang berhubungan langsung dengan penjualan barang atau
jasa aktivitas utama perusahaan. Misalnya pembayaran angsuran atau pelunasan hutang
(bagi pelanggan) dan piutang (bagi perusahaan) dari transaksi pembelian barang/jasa.
Contoh :
Tanggal 21 Jan 2007, Toko ComBest melakukan pelunasan hutangnya kepada perusahaan.
Klik tombol Received Payments, pada modul Sales.
Pada Deposite to Account, pilih rekening untuk mencatat transaksi, yaitu : NIAGA.
Pada Customer, pilih nama pelanggan, yaitu Toko ComBest.
Pada Date, isi tanggal transaksi, yaitu 1/21/07.
Pada Amount Received, isi dengan nilai penerimaan dari pelanggan, yaitu 3.800000
Pada Amount Applied, isi dengan nilai yang sama pada Amount Received di atas.
Setelah selesai klik tombol Record.
Gambar 7.5 Receive Payments
Latihan :
Tanggal 2 Feb 2007, Perusahaan melakukan penjualan kepada PT. ComBest secara kredit
dengan pembayaran awal 5.500.000, berupa :
10 buah Cassing harga @ 165.000
10 buah Hardisk harga @ 355.000
10 buah Monitor harga @ 300.000
Tanggal 5 Feb 2007, Perusahaan melakukan penjualan 1 unit PC Build up – P3 500 kepada
Customer Tunai.
Tanggal 7 Feb 2007, Perusahaan menerima pesanan dari PT. Mars Comet 10 buah Hardisk
dan 5 buah Processor dengan uang muka 2.500.000.
Tanggal 18 Feb 2007, AMIK Nusa Dharma dan AMIK Sun West Melunasi hutangnya.

BAB 8
TIME & BILLING
Modul Time Billing fungsinya hampir sama dengan Sales. Activities List sifatnya
hampir sama dengan Item List di modul Inventory. Activities List adalah sebuah daftar
(Item) yang ditawarkan pada customer, dipakai dalam satuan pemakaian tertentu dengan
biaya tertentu pula.
Selain nantinya dijual pada customer juga dapat digunakan untuk pemakaian sendiri.
Modul Sales menyediakan satu layout (type) penjualan dengan pilihan Time Billing.
Dengan pilihan tersebut kita dapat memilih Activities List yang telah kita isikan di modul
Time Billing.
A. Activities List
Activities list adalah suatu daftar jasa/service yang akan dijual pada customer atau
akan dipakai oleh perusahaan sendiri dengan sistem perhitungan pembayaran per jam atau
per satuan tertentu. Contoh :
• Warnet menyewakan komputer dengan tarif sewa per jam sebesar Rp 3.500
• Play Station dengan sewa per jam sebesar Rp 3.000
• Photo Copy dengan tarif Rp 125/lembar untuk keperluan ekstarnal.
• Photo Copy untuk keperluan internal kantor (Non Chargeable).
1. Type, Status dan Rate

Pengaturan tipe dalam pembuatan Activities List dibagi dua, yaitu : Hourly dan
Non Hourly.
• Hourly : dasar perhitungan ditetapkan per satuan jam.
• Non Hourly : dasar perhitungan ditetapkan per hari, per lembar, per
borongan, per malam, dan lainnya.
Pengaturan Status Activities List dibagi dua, yaitu : Chargeable dan Non
Chargeable.
• Chargeable : jumlah perhitungan dapat ditagihkan ke cutomer (Invoice).
• Non Chargeable : untuk keperluan intern (tidak ditagihkan ke customer).
Rate adalah dasar perhitungan per satuan yang dipilih. Terdapat tiga pilihan,
yaitu :
• Use Employee Billing Rate : dasar penagihan jumlah dan satuan/unit
ditetapkan oleh personal/employee yang mengerjakan proyek tersebut. Seperti
sebuah konsultan yang menjalankan adalah staffnya. Berdasarkan laporan

staff tersebut ditentukan jumlah dan satuan/unit yang dimasukkan dalam

invoice.
• Use Customer Billing Rate : tarif atas kesepakatan dengan customer.
• Use Activity Rate : tarif berlaku untuk umum persatuan yang ditetapkan.
2. Pembulatan Jam
Jika menggunakkan perhitungan jam maka mungkin dalam pelaksanaannya
tidak tepat satu jam, bisa kurang dan bisa lebih sedikit dari satu jam. Kita dapat
menentukan apakah sisa tersebut akan dibulatkan ke atas atau ke bawah dengan
membuka menu Setup, pilih Preference, pilih bagian System lalu isi seperti gambar
di bawah ini.
Gambar 8.1 System – Pembulatan Jam
MYOB memberikan enam jenis pembulatan mulai dari setiap 1,6,12,15 dan 30 menit,
dengan sistem pembulatan dibulatkan ke atas (up to next) atau dihilangkan (down to
previous) atau dengan sistem paling dekat (to nearest) dengan perhitungan kurang
dari setengah dijadikan up to previous dan jika setengah atau lebih dijadikan sebagai
up to next.
Contoh :
Buatlah 5 jenis Activities List seperti tabel dibawah ini :
Activity ID Name Type Status Rate
WR-1001 Sewa Internet Hourly Chargeable Activity 3.500
PS-1002 Play Station Hourly Chargeable Activity 3.000
PC-011 P. Copy Public Non H. Chargeable Lembar 125
PC-022 P. Copy Internal Non H. Non Chargeable Lembar -
Semua Activities List dikenakan PPN, dan sesuaikan jenis pendapatan dengan nama
Activities List masing-masing. Berikut ini adalah contoh tampilan Activities List :

Gambar 8.2 Activity Information - Profil
B. Enter Activity Slip

Kita dapat memberikan tagihan pada cutomer secara manual melalui modul Sales
dengan pilihan layout Time Billing. Selain dengan cara manual tersebut kita juga dapat
melakukan proses pembuatan Activity Slip, lalu mengumpulkan menjadi Prepare Time
Billing Invoice secara bersama-sama atau secara sendiri-sendiri.
Contoh :
Tanggal 12 Jan 2007 Customer Tunai yang menyewa komputer untuk keperluan Warnet
dari jam 9:00 s/d 11:36 selanjutnya meneruskan menyewa Play Station dari jam 11:40 s/d
13:25 selanjutnya melakukan Photo Copy sebanyak 56 lembar dengan penjaga toko : Yanti,
yang langsung ditagih tunai.
Klik Enter Activity Slip dari modul Time Billing.
Pada Employee, pilih nama pegawai yang menangani bagian ini, misalnya : Yanti
Pada Date, isikan tanggal transaksi, misalnya : 12 Jan 2007
Pada Customer, pilih pelanggan yang memakai jasa tersebut, misalnya : Customer
Tunai.
Pada Activity, pilih kode aktivitas, misalnya :WR-1001.
Pada Job, pilih divisi dari transaksi tersebut, misalnya : Rental.
Pada Notes, isikan keterangan singkat untuk transaksi tersebut, misalnya : Warnet
Pada Start Time & Stop Time : Tanggal dimulai perhitungan unit per satuan jam.
o Secara manual, ketik jam mulai pakai komputer secara manual (09:00), jika
pengisian Start Time manual biasanya pengisian Stop Time juga manual (11:36).
o Otomatis jam pada Sistem komputer, klik tombol Start (secara otomatis) akan
diisikan jam pada sistem komputer kita. Biarkan komputer berjalan maka
perhatikan field Elapsed Time akan menambah detik demi detik sehingga
membentuk menit dan jam. Secara otomatis juga Field Unit juga akan berubah
sesuai dengan perubahan waktu elapsed tersebut. Jika hal ini yang dilakukan maka
harus menunggu sampai customer tunai tersebut selesai, lalu klik tombol Stop.
Elapsed Time : otomatis diisi oleh sistem sebesar selisih antara Start dan Stop.

Hour : menghitung otomatis antara Elapsed Time dibagi dengan 30 Minute Billing
Unit menghasilkan 5 unit. Rate 3.500 adalah tarif per jam dengan pembagian setiap 30
menit sekali. Berarti 1 unit adalah ½ jam (60/30) dengan tarif 3.500 dibagi 2 = 1.750.
jadi yang ditagih 1.750 x 5 Unit = 8.750.
Klik Record, untuk menyimpan Activity List.
Teruskan untuk mengisi Activity Play Station dan Photo Copy.
Gambar 8.3 Enter Activity Slip
C. Prepare Time Billng Invoice

Prepare Time Billing digunakan untuk proses pengambilan data dari Activity Slip,
dipilih beberapa slip yang sudah selesai dikerjakan dan siap untuk dikirim tagihan
(Invoice). Mengikuti contoh kasus sebelumnya pada tanggal yang sama, perusahaan
mengirimkan tagihan kepada Customer Tunai untuk dibayar atas jasa Warnet, Play Station
dan Photo Copy.
Klik Prepare Time Billing Invoice dari modul Time Billing.
Pilih Activity Slip yang akan dijadikan Invoice : Customer Tunai.
Klik OK, sehingga akan ditampilkan form Prepare Time Billing Invoice.
Isikan jumlah Bill yang akan ditagihkan.
Lalu klik tombol Prepare Invoice, akan ditampilkan form Invoice (Sales).
Setelah muncul form Invoice, periksa Terms : COD.
Pada Date isikan tanggal transaksi, yaitu 1/12/07.
Pada Salesperson, isikan dengan Yanti.
Pada Payment Method pilih Cash.
Klik Record, untuk menyimpan transaksi.

Gambar 8.4 Prepare Time Billing
Gambar 8.5 Sales – New Time Billing
Latihan :
Tanggal 18 Feb 2007, Customer Tunai yang menyewa komputer untuk keperluan Warnet
dari jam 9:20 s/d 14:36, selanjutnya melakukan Photo Copy sebanyak 70 lembar dengan
penjaga toko : Yanti, yang langsung ditagih tunai.
Tanggal 20 Feb 2007, menerima job Photo Copy dari AMIK Nusa Dharma sebanyak 5.350
lembar, dan ditagih secara tunai.

BAB 9
GOOD AND SERVICE TAX
Jika perusahaan Kita sering melakukan transaksi penjualan dan pembelian, maka
kemungkinan Kita paham dengan cara memasukkan pajak pada setiap transaksi yang
menghubungkan perusahaan dengan pemasok atau pelanggan.
PPN merupakan pajak pertambahan nilai bagi sebuah barang atau jasa yang
diperjualbelikan. PPN dikenakan pada setiap perusahaan yang melakukan transaksi
penjualan/pembelian barang maupun jasa, maka umumnya perusahaan akan mengenakan
hal yang serupa pada pemasok atau pelanggannya. Hal ini dilakukan untuk mengimbangi
pemasukkan dan pengeluaran yang terjadi akibat PPN tersebut.
Untuk membantu perusahaan menangani pajak, MYOB Accounting menggunakan
Tax Code. Setiap Tax Code menampilkan bagian pajak rata-rata yang menggunakan
perhitungan pajak pada setiap transaksi perusahaan. Kita dapat melengkapi perpajakan
dengan menggunakan Tax Code List yang dapat ditemukan pada menu List.
A. Teknik Perhitungan PPN dalam MYOB

Pada prinsipnya perpajakan dalam MYOB Accounting terbagi dua kelompok besar
yaitu :
• Consolidate Codes, kelompok pajak yang merupakan perpaduan antara dua macam
pajak atau lebih. Pajak ini sering kali dikenakan pada barang/jasa secara bersamaan
yang dibeli atau dijual pada pelanggan/pemasok.
• Non-Consolidated Codes, kelompok pajak yang dikenakan pemerintah pada
perusahaan atas barang/jasa yang dibeli/dijual, yang termasuk kelompok ini adalah
perkiraan yang berhubungan dengan pajak terkumpul, perkiraan yang berhubungan
dengan pajak terbayar, perkiraan yang berhubungan dengan pajak impor/ekspor, dan
pajak barang mewah.
Umumnya pajak dikenakan pada pelanggan pada setiap transaksi penjualan.
Sedangkan pajak yang dikenakan perusahaan pada pemasok biasanya terjadi pada setiap
transaksi pembelian.
B. Memahami Tax Inclusive Transactions

Kebijaksanaan atas pajak tergantung pada setiap perusahaan. Belum ada standar
baku yang dapat menetapkan keharusan perusahaan untuk memasukkan pajak pada setiap
transaksi. Perusahaan mengenakan pajak untuk setiap produk yang dijual dan dibeli semata-
mata untuk mengurangi pengeluaran semaksimal mungkin.

Transaksi yang sering terjadi pada perusahaan adalah interaksi dengan pemasok dan
pelanggan. Interaksi perusahaan dengan pemasok berkaitan dengan semua bahan baku
proses produksi seperti bahan mentah hingga kelangsungan operasional perusahaan
tersebut.
Interaksi perusahaan dengan pelanggan berkaitan dengan semua aktivitas penjualan
seperti barang jadi (jasa) hingga pengerjaan beberapa pekerjaan yang dapat mendatangkan
pendapatan bagi perusahaan.
C. Mengatur dan Menyertakan Perhitungan Pajak

Kita dapat mengatur dan menyertakan perhitungan pajak pada setiap transaksi yang
dilakukan perusahaan. Langkah-langkah untuk menyertakan perhitungan pajak adalah
sebagai berikut :
Pada command centre, klik Enter Sales pada modul Sales.
Buat tagihan menggunakan Layout Item, dengan jumlah dalam pengiriman lebih besar
daripada yang ada pada persediaan perusahaan.
Masukkan nama pelanggan pada Customer menggunakan Select From List.
Tentukan syarat yang telah disepakati bersama pelanggan pada bagian Terms. Berikan
tanda cheklis pada Tax Inclusive bila tagihan ini sudah termasuk biaya pajak untuk
pelanggan.
Isikan alamat tujuan yang hendak dituju perusahaan pada bagian Ship to.
Bila semua informasi yang diperlukan telah diisikan maka berikan komentar singkat
pada bagian Comment, isikan media pengiriman pada bagian Ship Via, dan tanggal
yang telah dijanjikan perusahaan pada pelanggan pada bagian Promised Date.
Pada formulir faktur bagian Tax Kita dapat mengatur dan penyertaan perhitungan
pajaknya serta jenis pajak yang akan dikenakan pada transaksi tersebut. Ini secara
otomatis langsung tertera pada bagian Tax yang terletak sebelum Total Amount.
D. Membuat Laporan Pajak

Kita dapat membuat laporan yang berhubungan dengan perpajakan yang meliputi
pajak atas barang dan jasa, daftar kode pajak, rekonsiliasi informasi seputar pajak, dan
sebagainya. Langkah-langkahnya seperti berikut :
Pada menu Report klik Index to Report.
Pilih halaman GST/Sales Tax lalu tentukan salah satu format yang dikehendaki. Ada
beberapa pilihan format yang sudah disediakan. Misalnya : (GST Summary - Acrual).
Klik Customise untuk mengatur laporan yang hendak ditampilkan.
Pilih kode pajak yang hendak dibuat. Untuk melihat semua kode pajak pilih All Tax
Code, dan untuk melihat kode pajak tertentu pilih Selected.
Isikan identitas jika sebelumnya telah diberikan kode khusus pada bagian Identifiers.
Tentukan pajak yang akan dibuat pada Collected/Paid yang terbagi jadi tiga bagian
yaitu, untuk membuat semua pajak terkumpul (Tax Collected), untuk membuat semua
pajak terbayar (Tax Paid), atau untuk membuat keduanya (Both Collected and Paid).

Beri periode tanggal yang hendak dicetak pada bagian Dated From dan To.
Tentukan nilai penjualan di bagian Display Sale Values.
Tentukan nilai pembelian di bagian Display Purchases Values.
Berikan tanda cheklis jika Kita membutuhkan laporannya disertai saldo seimbang debit
dan kredit pada bagian Include $0,00 balance.
Klik tombol Display untuk menampilkan.
Klik tombol Print untuk mencetak pada kertas
Klik tombol Sent to untuk mengonversi format ke beberapa jenis format file.
Gambar 9.1 Report Dispaly - GST

BAB 10
NEW FINANCIAL YEAR
Tutup buku atau penutupan pembukuan merupakan istilah yang digunakan untuk
proses akhir dalam suatu periode akuntansi sebelum memasuki periode akuntansi
berikutnya (New Fiancial Year). Pada akhir periode akuntansi terdapat Laporan Neraca dan
Laporan Laba Rugi, namun di awal periode hanya terdapat Laporan Neraca.
Neraca terdiri dari akun klasifikasi Aktiva, Kewajiban dan Ekuitas, disebut juga
akun riil atau permanen. Saldo akhir periode akun riil tersebut akan ditempatkan ke periode
berikutnya, yang berarti saldo akhir akun riil akan menjadi saldo awal untuk periode
akuntansi berikutnya. Laporan Laba Rugi yang terdiri dari klasifikasi akun Pendapatan dan
Beban, disebut juga akun nominal atau akun sementara, akun ini diperlukan untuk
menampung transaksi pendapatan dan beban. Disebut sementara karena hanya berlaku
untuk satu periode akuntansi.
Jika transaksi pendapatan dan beban langsung dicatat ke Modal, maka perusahaan
tidak mendapatkan informasi mengenai penyebab perubahan modal tersebut. Informasi
pendapatan dan beban sangat diperlukan oleh manajemen dan pemakai laporan lain,
sehingga akun pendapatan dan beban disebut juga sebagai akun Pembantu Modal. Saldo
kedua akun pada akhir periode akuntansi harus dipindahkan ke akun modal lebih tepatnya
Laba Ditahan sehingga diketahui pengaruh terhadap akun tersebut dan mengakhiri akun
pendapatan dan beban pada periode akuntansi bersangkutan. Proses ini disebut istilah Tutup
Buku atau Penutupan Pembukuan. Dengan proses tersebut, maka pada awal periode
akuntansi berikutnya saldo akun pendapatan dan beban diawali dengan nol.
Penjelasan tentang penutupan pembukuan dengan MYOB diawali dengan contoh
laporan keuangan berupa neraca dan laporan laba rugi sebelum tutup buku, proses
penutupan pembukuan dan laporan keuangan setelah tutup buku.
Contoh laporan keuangan berupa neraca dan laporan laba rugi PT. ThunderCom
pada 31 Desember 2007 (sebelum penutupan pembukuan) dapat dilihat berikut ini.

Gambar 10.1 Neraca dan Laba Rugi
Untuk menghindari kemungkinan kegagalan dalam proses penutupan pembukuan,

sebaiknya file data akuntansi diedit (backup) lebih dahulu. Seluruh laporan dan dokumen
yang diperlukan sebaiknya juga dicetak.
Proses penutupan pembukuan dilakukan dengan langkah sebagai berikut :
Aktifkan program MYOB dan file data akuntansi yang akan dilakukan proses
penutupan pembukuan.
Klik menu File, pilih Start a New Year.
Pilih Star a New Financial Year.
Sebuah kotak dialog ditampilkan dengan dua pilihan :
o Tombol Session Report, MYOB akan memeriksa file data akuntansi yang
ditunjukkan dengan jendela Report Status, tentukan setup dalam jendela tersebut,
MYOB akan mencetak laporan. Klik tombol Session Report akan membatalkan
proses penutupan pembukuan. Proses pencetakan sebaiknya sebelum memulai
proses penutupan pembukuan.
o Tombol New Year, No Report, proses penutupan pembukuan dimulai tanpa
proses pencetakan laporan. Dalam kasus ini klik tombol ini.
Jendela Start a New Financial Year yang pertama ditampilkan, informasi dalam
jendela tersebut memperingatkan kita untuk membuat sebuah salinan file data
akuntansi sebelum proses penutupan pembukuan.
Klik Continue, Jendela Start a New Financial Year yang kedua ditampilkan,
informasi dalam jendela tersebut berisi ringkasan seluruh aktivitas yang akan
dilaksanakan MYOB jika kita melanjutkan proses penutupan pembukuan.

Klik Continue, Jendela Start a New Financial Year yang ketiga ditampilkan,
informasi dalam jendela tersebut menampilkan :
o Financial Year Just Completed : periode akuntansi yang akan ditutup.
o New Year Financial Year : menunjukkan periode akuntansi berikutnya.
o The Last Mont of New Financial Year : menunjukkan bulan terakhir dari satu
periode akuntansi.
o Number of Period in New Financial Year : menunjukkan jumlah periode (bulan)
dalam periode akuntansi. Isian pilihan pada bagian ini dapat diubah jika kita
menghendakinya.
Klik Continue, Jendela Start a New Financial Year yang keempat ditampilkan,
informasi dalam jendela tersebut menampilkan seluruh akun, kita dapat menandai akun
yang tidak diproses dalam penutupan pembukuan. Akun ini biasanya berupa akun
Cek/Giro yang secara teratur akan direkonsiliasi.
Klik Continue, Jendela Start a New Financial Year yang terakhir ditampilkan.
Klik tombol Start a New Fiancial Year, MYOB akan memproses penutupan
pembukuan.
Neraca dan laporan laba rugi PT. ThunderCom pada 1 Januari 2008 atau setelah
proses penutupan pembukuan tahun 2007 ditampilkan sebagai berikut ini.
Gambar 10.2 Neraca Setelah Penutupan

BAB 11
PASSWORD
Pada bab ini kita akan melihat sejauh mana Kita bisa menjaga keamanan file
keuangan perusahaan dengan menggunakan MYOB. Kegiatan ini dalam modul MYOB ada
pada pemasangan Password. Setiap kali Kita membuka file data yang telah diberi password
maka MYOB akan menampilkan jendela konfirmasi untuk memasukkan password. Jika
password yang dimasukkan tidak sesuai, MYOB akan menampilkan pesan bahwa password
yang Kita masukkan tersebut salah. Ada dua jenis password yang dapat digunakan :
• Password induk (Master Password), merupakan akses password yang tertinggi,
sebaiknya adalah milik Kita sebagai pemilik atau penaggung jawab perusahaan.
• Password tambahan (Sub-Password), hanya mengakses beberapa bagan perkiraan
tersendiri, sebaiknya diberikan kepada operator atau kepada siapa Kita menyerahkan
data keuangan untuk diinput ke dalam MYOB.
A. Membuat Password induk

Password induk (Master Password) bisa mengubah setting maupun nama password.
Password induk juga yang menentukan kegiatan apa saja yang bisa dilakukan oleh orang
yang menggunakan password tambahan. Misalnya Kita tidak ingin operator melihat akses
untuk melihat laporan keuangan atau melihat daftar gaji seluruh karyawan. Perusahaan
dapat menggunakan hanya satu password master dalam satu file.
Untuk membuat password induk, lakukan tahapan berikut ini:
Klik menu Setup, pilih Preferences.
Klik tab Security pada pilihan yang terdapat di kiri bawah layar Preference.
Klik Password, pada New Master Password ketikan : 4321.
Lihat Gambar 11.1 di bawah ini.
Klik Record New Password, jawab Yes.
MYOB akan meminta konfirmasi dari Kita bahwa password tersebutlah yang akan Kita
gunakan. Master Password ini hanya akan muncul sekali ini saja pada saat Kita
membuatnya.
Klik OK dan akan ditampilkan daftar transaksi atau jenis pelaporan apa saja yang bisa
Kita akses.

Gambar 11.1 Master Password
B. Membuat Password Tambahan

Password tambahan merupakan password untuk sub-sub devisi pada suatu
perusahaan. Password tambahan dapat juga dibuat untuk membatasi hak akses sesuai
dengan tingkatan tanggung jawab penggunaannya. Contoh, Kita memiliki 2 operator, satu
operator bertugas untuk menginput penjualan dan pembelian, dan operator yang lain
bertugas untuk menginput keuangan diluar penjualan dan pembelian. Kita bisa
mengaturnya dengan membatasi akses si operator dengan password tambahan.
Klik tab Security pada pilihan yang terdapat di kiti bawah layar Preference.
Klik Password, ketikan Master Password yang telah dibuat sebelumya yaitu : 4321.
Klik tombol New.
Pada New-Sub Password, ketikan : 5555.
Klik Record New Password.
Tentukan pilihan yang diperbolehkan untuk diaskses oleh pemilik password tambahan
tersebut.
Klik OK.
Pada suatu kali Kita ingin mengganti atau menghapus sebuah password. Ingat bahwa
hanya Master Password yang memiliki kewenangan ini untuk melakukannya. Yang Kita
lakukan adalah :
Klik tab Security pada pilihan yang terdapat di kiti bawah layar Preference
Klik Password, ketikan Master Password yang telah dibuat sebelumya yaitu : 4321
Pilih Password yang akan diganti atau dihapus
Klik tombol Edit (untuk mengganti) atau Delete (untuk menghapus).

Modul Myob 1

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Modul Myob 1

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

AMIK TRIGUNA DHARMA Buku Panduan Belajar MYOB Accounting V.

B. Format Perdagangan Ritel

Langkah Pasti Menuju Sukses 1

o Discount store, setiap melakukan transaksi penjualan, toko ini memberikan

2 Langkah Pasti Menuju Sukses

A. Membuat File Dari MYOB

Gambar 2.1 Tampilan Company Information

Langkah Pasti Menuju Sukses 3

o Number of Accounting Periods : Twelve (jumlah periode akuntansi dalam satu

B. Mengatur Setting Data Akuntansi Melalui Easy Setup Assistant

1. Mengatur Preferensi dalam MYOB

4 Langkah Pasti Menuju Sukses

Langkah-langkah pengaturan preferensi melalui Customize Easy Setup

Langkah Pasti Menuju Sukses 5

MYOB dijalankan, untuk mengaktifkannya klik Display To Do List When

2. Mengatur Akun dalam MYOB

3. Membuat Data Penjualan dan Kartu Piutang

6 Langkah Pasti Menuju Sukses

Langkah-langkah penyusunan data pelanggan dan penjualan melalui Sales

Langkah Pasti Menuju Sukses 7

4. Membuat Data Pembelian dan Kartu Hutang

8 Langkah Pasti Menuju Sukses

• Nama Perusahaan : PT. ThunderCom

Langkah Pasti Menuju Sukses 9

10 Langkah Pasti Menuju Sukses

Atur Linked Account dari :

Nama AMIK Nusa Dharma PT. InterCom PT. Win Pertiwi

Langkah Pasti Menuju Sukses 11

Nama PT. Indo Pertiwi Abdullah Farhan Murni Yanti

Persediaan Barang Dagangan

12 Langkah Pasti Menuju Sukses

Persediaan Barang Dagangan

Persediaan Barang Dagangan

Langkah Pasti Menuju Sukses 13

Pada perusahaan dagang, persediaan memegang peranan yang penting terhadap

14 Langkah Pasti Menuju Sukses

A. Pencatatan Daftar Barang Dagangan

Langkah Pasti Menuju Sukses 15

16 Langkah Pasti Menuju Sukses

Gambar 4.1 Tampilan Item Profile

Gambar 4.2 Tampilan Buying Details

Gambar 4.3 Tampilan Selling Details

Langkah Pasti Menuju Sukses 17

B. Pencatatan Jumlah Fisik dan Harga Beli Barang Dagangan

Gambar 4.4 Jendela Adjust Inventory

18 Langkah Pasti Menuju Sukses

Gambar 4.5 Auto-Build

Gambar 4.6 Auto-Build Inventory

Langkah Pasti Menuju Sukses 19

Gambar 4.7 Transfer Inventory

20 Langkah Pasti Menuju Sukses

Gambar 4.8 Transfer Inventory

E. Menghitung Nilai Persediaan dan Penyesuaian Saldo Persediaan

Gambar 4.9 Count Inventory

Langkah Pasti Menuju Sukses 21

Gambar 4.10 Adjust Inventory

Gambar 4.11 New Job

22 Langkah Pasti Menuju Sukses

Pada Job Number, isikan nomor job (maksimal 5 digit).

Langkah Pasti Menuju Sukses 23

24 Langkah Pasti Menuju Sukses

Gambar 5.1 Spend Money – Contoh 1

Gambar 5.2 Spend Money– Contoh 2