Professional Documents
Culture Documents
13
BAB 1
PENGENALAN USAHA
DAGANG RITEL
A. Pengertian Perdagangan
Perdagangan ritel atau perdagangan barang eceran adalah kegiatan menjual berbagai
barang dagangan kepada konsumen akhir. Secara garis besar kegiatan perdagangan ritel
dibagi menjadi dua kelompok :
• Kegiatan perdagangan dimana konsumen dan pedagang bertemu secara langsung,
contoh : Supermarket, Toko dan Kios.
• Kegiatan perdagangan dimana konsumen dan pedagang tidak bertemu langsung untuk
transaksi, contoh : toko on-line di internet.
Proses penjualan barang dagangan secara eceran umumnya terdiri atas :
• Konsumen mencari informasi mengenai barang yang dibutuhkan melalui iklan atau
brosur.
• Konsumen membuat perbandingan antar merek, umumnya konsumen memilih merek
dengan kualitas baik dan harga terjangkau.
• Konsumen melakukan transaksi pembelian dengan melakukan pembayaran untuk
barang yang dibeli tersebut, bisa secara tunai atau menggunakan kartu kredit.
BAB 2
EASY SETUP ASSISTANT
Proses pembuatan file data akuntansi baru dalam MYOB sangat mudah. Pengguna
dapat memanfaatkan fitur MYOB New Company File Assistant yang tersedia. Fitur ini
memandu pengguna dalam pembuatan data akuntansi baru. Data akuntansi perusahaan
dapat dibuat hanya dengan menjawab beberapa pertanyaan yang terdapat dalam MYOB
New Company File Assistant.
Selanjutnya klik Accounting Information atau klik Next, informasi yang perlu Kita
masukkan pada tahapan ini adalah :
o Current Financial Year : 2007 (tahun pembukuan yang sedang aktif).
o Last Month of Financial Year : December (bulan akhir pembukuan).
o Conversion Month : January (bulan konversi/mulai dilaksanakan pembukuan
baru).
BAB 3
STUDY KASUS
Sebagai ilustrasi, perhatikan contoh kasus untuk perusahaan dagang berikut ini, yaitu
PT. ThunderCom adalah sebuah perusahaan dagang yang beroperasi sejak tanggal 1 Januari
2005. Barang-barang yang diperdagangkannya adalah peralatan dan souvenir yang
berkaitan dengan komputer. Data perusahaan adalah sebagai berikut :
Bagan perkiraan akuntansi yang telah biasa digunakan adalah sebagai berikut :
Opening
Code Account Name Type
Balance
1-0000 AKTIVA Header -
1-1000 Aktiva Lancar Header -
1-1001 Kas Detail Cheque * 23.000.000
1-1002 Piutang Usaha Detail * 11.400.000
1-1003 Giro Detail Cheque * 5.961.135
1-1100 Bank Header -
1-1101 NIAGA Detail Cheque * 40.035.000,72
1-1102 DANAMON Detail Cheque * 35.230.000,64
1-1004 Perlengkapan Detail 4.500.000
1-1005 Persediaan Barang Dagangan Detail 12.225.000
1-1006 Uang Muka Kepada Pemasok Detail * 0
1-2000 Aktiva Tetap Header -
1-2100 Peralatan Header -
1-2101 HP. Peralatan Detail 25.000.000
1-2102 Akm. Peny. Peralatan Detail (4.500.000)
1-2200 Gedung Header -
1-2201 HP. Gedung Detail 85.000.000
1-2202 Akm. Peny. Gedung Detail (20.000.000)
Opening
Code Account Name Type
Balance
2-0000 KEWAJIBAN Header -
2-1000 Kewajiban Lancar Header -
2-1001 Hutang Dagang Detail * 8.950.000
2-1002 Pendapatan Diterima di muka Detail * 0
2-1003 Gaji Terutang Detail * 2.000.000
2-1100 Hutang PPN Header -
2-1101 PPN Keluaran Detail 0
2-1102 PPN Masukkan Detail (1.111.363,64)
2-1004 Hutang Bunga Detail 0
2-1005 Hutang Lancar Lain Detail 0
2-2000 Hutang Jangka Panjang Header -
2-2001 Hutang BCA Detail 21.000.000
3-0000 MODAL Header -
3-0001 Modal Tn. Santo Detail 185.000.000
3-0002 Prive Tn. Santo Detail 0
3-0003 Laba Tahun Berjalan Detail * 0
3-0004 Laba Ditahan Detail * 2.012.500
3-0005 Saldo Penyeimbang Detail * 0
4-0000 PENDAPATAN Header -
4-1001 Penjualan Produk Detail 0
4-1002 Pendapatan Warnet Detail 0
4-1003 Pendapatan Playstation Detail 0
4-1004 Pendapatan Lain-lain Detail * 0
5-0000 HP PENJUALAN Header -
5-1001 HP Penjualan Komputer Detail 0
5-1002 HP Penjualan Komponen Komp Detail 0
6-0000 BIAYA Header -
6-1001 Biaya Gaji Detail * 0
6-2001 Biaya Peny. Peralatan Detail 0
6-2002 Biaya Peny. Gedung Detail 0
6-3001 Potongan Penjualan Detail * 0
6-3002 Potongan Pembelian Detail * 0
6-4001 Biaya Pemasaran Detail 0
6-4002 Biaya Perlengkapan Detail 0
6-4003 Biaya Listrik dan Telepon Detail 0
6-5001 Biaya Rupa-rupa Detail * 0
6-5002 Denda Keterlambatan Detail * 0
6-5003 Beban Karyawan Detail * 0
Daftar Persediaan barang dagangan, seluruh harga item barang sudah termasuk Pajak.
Persediaan Barang Dagangan
Kode MM1 PC1 MB1 HD4
Nama Memory 64 Processor P3 500 Mainboard P3 500 Hardisk 40
Satuan Buah Buah Buah Buah
Pemasok PT. InterCom
Harga Jual 45.000 65.000 66.000 355.000
Min Level 8 8 8 8
Reorder 10 10 15 10
Stok 20 12 10 10
Harga beli 37.500 55.000 55.000 335.000
BAB 4
INVENTORY
o I Sell This Item, merupakan sebuah identifikasi yang menunjukkan item tersebut
dijual oleh perusahaan pada pihak lain yang berdampak pada pendapatan
perusahaan, dikaitkan ke nomor perkiraan Penjualan/Pendapatan Jasa.
o I Inventory This Item, merupakan sebuah identifikasi yang menunjukkan item
tersebut disimpan untuk persediaan oleh perusahaan pada pihak lain yang
berdampak pada akiva (persediaan) perusahaan. dikaitkan ke nomor perkiraan
Persediaan Barang Dagangan/Perlengkapan.
Klik Tab Buying Details (jika item tersebut merupakan jasa maka tahapan ini
diabaikan saja).
o Last Puschases Price, harga beli terakhir yang pernah dilakukan (otomatis diisi).
o Buying of measure, isi satuan barang yang dibeli, misal : Buah, Unit, Kotak, dll.
o Number of Item per Buying Unit, isi jumlah barang yang dibeli persatuan.
o Tax Code When Bought, isi kode pajak pembelian barang (PPN Masukkan).
o Minimum Level for Restocking Alert, isikan jumlah persediaan minimum untuk
jenis barang tersebut.
o Primary Supplier for Reorder, isikan pemasok utama barang tersebut.
o Supplier Item Number, isikan kode pemasok (jika ada).
o Default Reorder Quantity, isikan jumlah pengisian kembali setelah mencapai
persediaan minimum.
Klik tab Selling Details
o Base Selling Price, isi harga jual dasar barang tersebut.
o Selling Unit of Measure, isi satuan unit barang yang dijual (misalnya :Set, Unit)
o Number of Item per Selling Unit, isi jumlah satuan barang yang dijual.
o Tax Code When Sold, isi kode pajak penjualan barang (PPN Keluaran).
o Inclusive/Exclusive, tentukan apakah harga sudah termasuk pajak (inclusive) atau
harga belum termasuk pajak (exclusive).
o Calculate Sales Tax on, pilih apakah PPN dihitung dari harga Base Selling Price
atau Actual Selling Price (yang sebenarnya kita isi di dalam Invoice).
Klik tab History, apa yang sudah terjadi pada suatu barang untuk periode tertentu.
Perusahaan dapat mengedit tiap kolom histrory yang ada sesuai dengan sejarah barang
tersebut.
Klik tab Auto-Build, perusahaan dapat merakit atau membentuk produk baru dengan
menggunakan bahan yang tersedia di persediaan.
o Minimum Level for Restocking Alert, merupakan alarm bagi perusahaan jika
item atau barang tersebut sudah mencapai pada titik minimum yang telah
ditentukan perusahaan.
o What It Takes to Build, merupakan informasi jumlah yang dibutuhkan untuk
merakit barang.
o Tombol Edit, merupakan alat untuk memasukkan barang apa saja yang
dibutuhkan untuk produk tersebut. Perusahaan dapat memasukkan material bahan
baku saja yang terlibat dalam proses pembentukkan produk baru ini dengan cara
klik mouse pada kolom Item Number.
Klik NEW, untuk menambah item barang dagangan.
Klik OK jika sudah selesai.
C. Build Items
Build items adalah suatu aktifitas menggabungkan beberapa barang menjadi satu
sesuai dengan daftar item yang akan di-build yang telah dipilih pada saat pembuatan item
list. Seperti contoh berikut ini adalah Item PC Build up – P3 500 yang telah diisikan
komponen bahan yang dibutuhkan seperti tampil gambar berikut :
Contoh :
Tanggal 2 jan 2007, perusahaan merakit 1 buah PC Build up - P3 500 gabungan dari
beberapa barang, masing-masing 1 unit. Barang yang dipaket (digabung) tersebut sesuai
dengan berapa unit yang dibutuhkan.
Setelah diklik Auto-Build Inventory, maka akan muncul kotak dialog Auto-Build
Inventory. Kita tinggal mengisikan jumlah barang yang akan dibuild pada Qty to
Build (lihat gambar di bawah ini), lalu klik tombol Build Items.
D. Transfer Inventory
Item transfer adalah suatu aktifitas memindahkan suatu barang (barang tersebut
berkurang) dan menjadikannya barang baru dengan kuantitas yang baru pula (barang
tersebut bertambah). Proses ini bisa digunakan untuk perusahaan perakitan barang yang
merakit beberapa bahan/barang menjadi satu jenis barang baru. Otomatis perhitungan HPP
atas harga barang baru dihitung berdasarkan total harga pokok barang yang digabungkan
tersebut.
Contoh :
Tanggal 3 Jan 2007 perusahaan merakit 2 buah PC P3 500 gabungan dari beberapa
bahan/barang masing-masing 1 unit untuk 1 Pcs PC P3 500. Job CM-33 (Computer) dan
Category PROD (Produksi), buat dulu job dan categori/departemen tersebut.
F. Pembuatan Job
Job di dalam MYOB diartikan sebagai pekerjaan pada sebuah departemen atau
divisi. Dengan menggunakan fasilitas Job memungkinkan perusahaan untuk dapat melihat
laporan laba rugi secara keseluruhan. Fungsi Jon sangat penting jika dipergunakan
perusahaan kontruksi, anak/cabang, dan industri dengan sistem Harga Pokok Pesanan.
Proses pembuatan job hampir sama dengan pembuatan daftar perkiraan, di setiap job
bisa sebagai Header (masih dapat dibagi lagi) dan Detail (tidak dapat dibagi lagi) dan
berhubungan langsung dengan transaksi. Proses pembuatan job adalah sebagai berikut :
Klik menu Lists, pilih Jobs.
Klik New, isikan seperti gambar di bawah ini.
Pada Header Job (Not Postable), diaktifkan jika job merupakan kepala dari beberapa
job lainnya.
Pada Detail Job (Postable), diaktifkan jika job tersebut adalah bagian yang harus
diselesaikan dan berhubungan langsung dengan transaksi dan pelanggan.
Pada Inactive Job, aktifkan jika job tersebut untuk sementara/selamanya tidak dipakai
lagi untuk transaksi.
Pada Track Reimbusables, aktifkan jika job tersebut merupakan job yang dapat
direimbulse pengeluarannya.
BAB 5
BANKING
Modul Banking digunakan untuk pencatatan transaksi yang menggunakan cek atau
kartu kredit sehingga menyebabkan perubahan saldo pada rekening bank atau hutang.
Transaksi yang termasuk di dalam menu Banking adalah Spend Money, Receive Money
dan Reconcile Account. Transaksi tersebut meliputi pengeluaran cek, deposito,
pencetakkan cek, penyesuaian catatan perusahaan dengan catatan bank, jurnal transaksi dan
Cash flow, serta Print Cheques.
Reconcile Account berfungsi seperti kita melakukan rekonsiliasi bank secara
manual. MYOB memberikan fasilitas reconcile untuk semua perkiraan, seperti data
kas/bank, Piutang dan Hutang, ketiga perkiraan inilah yang sering dilakukan cross check
dengan pihak ekstern. Selain itu, Kita juga dapat melakukan reconcile untuk piutang
karyawan dan account lainnya.
Spend money diartikan sebagai transaksi yang bersifat mengeluarkan uang untuk
keperluan usaha, yaitu pengeluaran uang selain untuk membayar hutang dagang/usaha.
Seperti membeli perlengkapan/ATK, membayar biaya/beban usaha, mengeluarkan cek dari
bank untuk keperluan intern/ekstern. Kita dapat menggunakan sistem pembayaran secara
langsung dengan memilih Pay From Account lalu pilih jenis kas/bank yang mengeluarkan
uang tersebut, dapat juga memilih jenis pengeluaran dengan Electronic Payment.
Biasanya, jika Kita membayar secara tunai gunakan Pay From Account, tetapi jika
membayar dengan Giro maka pilih Electronic Payment. Nanti saat Giro tersebut cair
lakukan Prepare Electronic Payment dari modul Banking.
Berikut ini adalah contoh tahapan pencatatan pengeluaran kas pada bank yang
dilakukan melalui spend money :
Pada Command Centre, klik Modul Banking, lalu klik tombol Spend Money.
Pada Pay From Account, pilih salah satu rekening yang digunakan.
Pada Card, pilih nama customer atau vendor yang diinginkan.
Pada Memo, isi keterangan yang menjelaskan transaksi tersebut.
Pada Cheque No., isi nomor cek yang dikeluarkan atau slip pengeluaran.
Pada Date, isi dengan tanggal transaksi.
Pada Amount, isi dengan jumlah dana yang dikeluarkan.
Pada Acct # (Allocation Account), isi dengan nomor rekening lawan dari Account
terpilih di atas.
Pada Amount, isi dengan nilai yang sama pada Amount yang ada di bagian atas.
Pada Job, isikan denga kode job (jika ada).
Pada Tax, isi dengan kode pajak (jika ada).
Klik tombol Record jika telah selesai.
Contoh :
Tanggal 31 Jan 2007, Membayar biaya-biaya pemasaran untuk periode bulan ini 1.300.000,
Iklan 850.000, Entertainment 1.450.000 dan Transportasi 540.000 (dana Bank Niaga).
Tanggal 31 Jan 2007, Membayar jasa tenaga ahli untuk penyusunan laporan keuangan
pajak 2.150.000 dengan dana Bank Niaga.
Tanggal 31 Jan 2007, Mengeluarkan dana Bank Niaga untuk keperluan pengisian kas
10.000.000.
Print Cheques digunakan untuk mencetak cek yang dikeluarkan perusahaan, seperti
slip pengeluaran atau penggunaan kartu kredit yang ada hubungannya dengan transaksi
yang terjadi. Pencetakkan cek secara langsung dari print tidak lazim digunakan di
Indonesia, selain terkesan tidak otentik juga sering menimbulkan kesalahan letak
(penempatan) kertas di print.
Receive money adalah kebalikan daripada spend money, digunakan untuk mencatat
jenis transaksi penerimaan kas/bank, seperti penerimaan pengembalian pinjaman dari
karyawan, pendapatan bunga dari bank, dan penjualan aktiva selain inventory.
Contoh :
Tanggal 2 Feb 2007, Perusahaan memperoleh hasil investasi dari PT. World Gold
12.340.000 dan PT. Buana Centre 8.455.000, hasil tersebut ditransfer ke Niaga.
Tanggal 4 Feb 2007, Menjual saham biasa 1.000 Lbr dengan nominal Rp 1000/Lbr laku
dijual dipasar dengan harga Rp 1.300/Lbr. Hasil penjualan diterima dalam bentuk Giro.
Prepare Bank Deposite adalah proses pencairan cek/giro yang diterima dari
pelanggan atau card lainnya. Kita dapat mencairkan (Clearing) beberapa jenis giro pada
satu tanggal yang sama atau juga bisa dilakukan ke beberapa jenis bank yang berbeda.
BAB 6
PURCHASES
A. Enter Quote
Form ini berguna untuk membuat permohonan (quote) atas pembelian suatu
barang/item. Transaksi quote ini tidak akan mengakibatkan jurnal di accounting. Quote
tersebut dapat dijadikan Order kepada pemasok atau Bill pada bagian pembelian.
Contoh :
Tanggal 5 Feb 2007, Perusahaan membuat rencana pembelian kepada PT. InterCom,
berupa 10 buah Hardisk harga @ 335.000 dan 10 buah Processor P3 harga @ 55.000.
Klik Enter Purchases, pada Modul Purchases.
Buka form Quote, melalui item list di kiri atas form.
Lakukan perubahan pada Date dan Supplier Inv, serta beberapa informasi lainnya
seperti pajak dan lainnya, lihat gambar di bawah ini.
Akhiri dengan mengklik Save Quote.
B. Enter Order
Sebuah perusahaan yang baik, akan menyusun sebuah prosedur dimana tidak akan
ada pembelian jika tidak dibuatkan ordernya. Tahap pembuatan order adalah sebagai
berikut :
Aktfikan Purchases Register, pilih bagian Orders.
Isikan data barang dan data order lainnya, seperti tanggal order, nama pemasok, jumlah
dan nama barang yang dibeli.
Ada dua kemungkinan dalam pembuatan order, yaitu :
• Order yang dilakukan tanpa membuatkan quote, dalam hal ini, Kita hanya
mengisikan data yang perlu Kita pesan langsung dari menu Enter Purchases, lalu pilih
order, lalu isikan data barang dan data order lainnya.
• Order yang dilakukan sudah dibuatkan quote, dalam hal ini, Kita ambil dari
Purchases Register,di bagian quotes, Kita cari baris quote yang akan dijadikan order,
klik quote tersebut lalu klik Change to Order, lakukan perubahan terhadap order
sesungguhya.
Saat melakukan order adakalanya kita harus membayar uang muka agar barang yang
dipesan cepat dikirim. Saat barang yang dipesan dikirim maka order tersebut dijadikan
sebagai Bill. Beberapa kemungkinan dalam pembayaran uang muka antara lain :
• Dibayar bersamaan order, kemungkinan ini dapat Kita lakukan dengan mengisikan
field Paid Today pada form Orders.
• Dibayar pada waktu berlainan dengan order dan dibayar dengan kas/bank yang bukan
Linked Account Purchases yang telah ditetapkan sebelumnya. Hal ini harus dilakukan
dari form Pay Bill.
Contoh :
Tanggal 8 Feb 2007, Perusahaan membuat order pembelian kepada PT. Win Pertiwi dengan
uang muka 1.000.000, berupa : 15 buah Casing Mentari harga @ 142.500 dan 10 buah
Power Suply 2nd harga @ 40.000.
Klik Enter Purchases, pada Modul Purchases.
Buka form Order, melalui item list di kiri atas form.
Lakukan perubahan pada Date dan Supplier Inv, serta beberapa informasi lainnya
seperti pajak dan lainnya, lihat gambar di bawah ini.
Akhiri dengan mengklik Record.
C. Enter Bill
Enter Bill merupakan formulir untuk mencatat pembelian barang dagangan atau jasa.
Dalam bisnis biasanya pembelian barang dagangan melalui dua cara. Pertama, langsung ke
proses pembelian barang sehingga dicatat sebagai pembelian. Kedua, melalui tahap
pemesanan barang atau jasa dan penerimaan barang atau jasa yang telah dipesan
sebelumnya. Pembelian cara pertama dicatat dengan istilah Purchases, sedangkan proses
pemesanan barang pada cara kedua dicatat dengan istilah Purchases Order.
Ada tiga macam barang yang dapat dibeli oleh perusahaan :
• Barang habis dipakai atau jasa, yang tidak dicatat dalam stok gudang.
• Barang yang akan dikapitalisasi dan masuk dalam kategori aktiva tetap, seperti : AC,
Kendaraan, Mesin-mesin, Peralatan dan lain-lain.
• Barang yang akan dijadikan barang produksi atau barang dagangan yang biasanya
dicatat dalam stok gudang.
1. Direct Purchases
Kemungkinan ini sering terjadi pada perusahaan yang melakukan pembelian
langsung kepada pemasok seperti pasar, toko kecil, swalayan dan sebagainya. Sifat
dari pembelian ini adalah seketika tanpa ada order. Pemasok juga jarang berinteraksi
dengan perusahaan.
Contoh :
Tanggal 15 Feb 2007 perusahaan membeli perlengkapan untuk ATK 380.000 dan
membayar service atas peralatan kantor yang rusak 250.000, transaksi tersebut
langsung dibayar tunai.
Atur Purchases Linked Account, Cheque Account for Paying Bills : Kas.
Buka form Bill, melalui Enter Purchases.
Ubah Layout menjadi Miscellaneous.
Pada Supplier pilih pemasok, misalnya Supplier Tunai.
Tanggal 20 Feb 2007, perusahaan menerima tagihan dari Klinik Kesra atas
pengobatan karyawan selama bulan januari (4 orang) sebesar 618.500 atas jasa
pengobatan tersebut perusahaan membebankan ke akun Beban Karyawan.
Ubah Layout menjadi Profesional.
Pilih Supplier yaitu Klinik Kesra.
Isikan seperti gambar di bawah ini.
Tanggal 23 Feb 2007 perusahaan membeli barang dagangan secara tunai kepada
PT. Indo Pertiwi, berupa :
18 buah Monitor 15” @ 275.000 Discount 2%
10 buah VGA Card @ 25.000 Discount 0%
10 buah CD Room 52x @ 55.000 Discount 0%
Terlebih dahulu atur Purchases Linked Account, Cheque Account for Paying
Bills : Danamon.
Ubah Layout menjadi Item.
Pada Supplier, isi dengan nama pemasok yaitu PT. Indo Pertiwi.
Pada Date, isikan tanggal pembelian, yaitu 2/23/07.
Pada Supplier Inv#, isi dengan nomor faktur (jika ada).
Pada kolom Received, isi dengan jumlah barang yang dikirim pemasok.
Pada kolom Item Number, isi dengan kode barang yang dibeli.
Pada kolom Disc%, isi dengan persentase potongan pembelian (jika ada).
Pada Comment, isi dengan komentar yang akan disampaikan kepada pemasok.
Pada Ship Via, isi dengan keterangan pengiriman barang.
Pada Promise Date, isi dengan tanggal kesanggupan membayar jika merupakan
pembelian kredit.
Pada Freight, isi biaya angkut pengiriman barang (jika ada).
Pada Paid Today, isi dengan jumlah uang yang dibayarkan.
Jika sudah selesai, klik Record.
E. Retur Pembelian
Transaksi retur pembelian (Purchases Return) terjadi akibat pembeli (Customer)
mengembalikan barang yang dibeli kepada pemasok (Vendor) karena sesuatu hal. Transaksi
ini dicatat dengan dua langkah yaitu :
• Mencatat pengembalian barang dengan cara mengklik Enter Purchases, kemudian
catat pengembalian barang dengan angka negatif pada kolom Received di dalam form
Bill, selanjutnya klik Record.
• Membebankan Invoice yang negatif tersebut ke Invoice lainnya (Apply to Purchases
atau Received Refund).
Contoh :
Tanggal 11 Feb 2007, Perusahaan mengembalikan barang dagangan karena rusak kepada
PT. InterCom, berupa : 2 buah Hardisk harga @ 335.000 dan 1 buah Processor P3 harga
@ 55.000.
Tanggal 12 Feb 2007, Perusahaan mengembalikan barang dagangan karena rusak kepada
PT. Indo Pertiwi, berupa : 2 buah Monitor harga @ 275.000.
Klik Enter Purchases, pada modul Puchases.
Pada Supplier, isi dengan nama pemasok yaitu PT. InterCom.
Pada Date, isikan tanggal pengembalian, yaitu 2/11/07.
Pada kolom Received, isi dengan angka negatif, untuk jumlah yang dikembalikan.
Pada kolom Item Number, isi dengan kode barang yang dikembalikan.
Pada kolom Disc%, isi dengan persentase potongan pembelian (jika ada).
Pada Comment, isi dengan komentar yang akan disampaikan kepada pemasok.
Jika sudah selesai, klik Record.
Adakalanya, karena suatu hal perusahaan menukar barang yang telah dibeli dengan
jenis barang lainnya.
Contoh :
Tanggal 14 Feb 2007 , dikembalikan 1 buah Casing Mentari karena rusak dan diganti
dengan 5 buah Power Suply kepada PT. Win Pertiwi.
Aktifkan Enter Purchases.
Pada Supplier, isi dengan nama pemasok.
Pada Date, isi tanggal pembelian.
Pada Received, isi dengan angka minus untuk jumlah barang yang dikembalikan, dan
isi dengan angka positif untuk barang pengganti.
Pada Item Number, isi dengan kode barang.
Pada Disc%, isi dengan persentase potongan (jika ada).
Pada Comment, isi dengan komentar yang akan disampaikan kepada pemasok.
Pada Paid Today, isi dengan jumlah uang yang dibayarkan jika nilai Total Amount
positif, dan jika negatif maka membebankan Invoice yang negatif tersebut ke Invoice
lainnya (Apply to Purchases atau Received Refund).
Jika sudah selesai, klik Record.
Pada Change Number, bisa diketik sendiri, secara default sudah diberikan nomor
dengan sistem penomoran menambah satu angka dari nomor sebelumnya dari
bank yang sama.
Pada Date, tanggal pembayaran hutang, misalnya 3/2/07.
Pada Amount, ketikkan jumlah yang dibayarkan, misalnya 2.000.000
Pada Amount Applied, isikan baris faktur mana saja yang dibayar.
Klik Record untuk menyimpan data.
BAB 7
SALES
Modul Sales digunakan untuk mencatat transaksi penjualan barang yang diambil dari
gudang perusahaan baik secara tunai atau kredit. Selain itu, untuk mencatat retur penjualan
dan penerimaan yang berhubugan dengan penjualan tersebut.
Sales dapat dikatakan lawan dari Purchases dan konsep pencatatan transaksi pada
Sales hampir mirip dengan Purchases, seperti proses pencatatan penjualan, retur barang,
menukar barang, order dan pembayaran hutang.
B. Mencatat Penjualan
Mencatat penjualan dapat dilakukan melalui Enter Sales, merupakan formulir untuk
mencatat penjualan barang atau jasa baik secara tunai maupun kredit. Cara pencatatannya
sebagai berikut.
Contoh :
Tanggal 2 Jan 2007, perusahaan melakukan penjualan kredit kepada Toko Mars Comet
dengan pembayaran awal 1.000.000, berupa :
10 buah Memory 64 Harga @ 45.000
5 buah Monitor 15” Harga @ 300.000
5 buah CD Room 52x Harga @ 73.500
Pada Command Centre, klik Modul Sales, Lalu klik Enter Sales
Pada Customer, isi dengan nama pelanggan Toko Mars Comet.
Pada Date, isikan dengan tanggal penjualan, yaitu 1/2/07.
Pada Customer PO#, isi dengan nomor referensi pemesanan barang dari pelanggan.
Pada kolom Ship, isi dengan jumlah barang yang dibutuhkan pembeli.
Pada kolom Back Order, isi dengan angka (selisih) jika jumlah persediaan barang
lebih kecil dari yang dibutuhkan.
Pada kolom Item Number, isi dengan kode barang yang dijual.
Pada kolom Disc %, isi dengan persentase potongan penjualan.
Pada Salesperson, isi dengan nama karyawan bagian penjualan, yaitu Yanti.
Pada comment, isi dengan komentar yang akan disampaikan kepada pelanggan.
Pada Ship Via, isi dengan keterangan pengiriman barang.
Pada Promised Date, isi dengan tanggal kesanggupan membayar dari pelanggan jika
merupakan penjualan kredit.
Pada Freight, isi ongkos angkut pengiriman barang.
Pada Paid Today, isi dengan jumlah uang yang dibayar oleh pelanggan.
Klik tombol Record jika telah selesai.
C. Return Penjualan
Transaksi return penjualan (sales return) terjadi akibat pelanggan atau konsumen
mengembalikan barang yang telah dibeli karena sesuatu hal, misal barang tersebut rusak
dan lain-lain. Transaksi dicatat dengan 2 langkah yaitu :
1. Mencatat pengembalian barang dengan cara mengklik tombol Enter Sales kemudian
catat pengembalian barang dari pelanggan atau konsumen dengan angka negatif pada
kolom ship selanjutnya klik Record. Lihat Gambar 7.2 di bawah ini.
2. Catat pengembalian uang kepada pelanggan tersebut dengan cara mengklik Sales
Register, klik tab Returns & Credits kemudian pilih data pengeluaran uang dari
pengembalian barang, lihat Gambar 7.3 di bawah ini. Selanjutnya klik icon Apply to
Sale (jika pembelian kredit) atau Pay Refund (jika pembelian tunai). Pada Date isikan
tanggal transaksi, pada Account hubungkan keperkiraan NIAGA serta isikan
ketarangan lainya. Lihat Gambar 7.4 di bawah ini, selanjutnya klik Record.
Contoh :
Tanggal 3 Jan 2007 , Toko Mars Comet mengembalikan kepada perusahaan 2 buah CD
Room 52x, karena rusak. Berdasarkan kesepakatan bahwa hutang Toko Mars Comet
berkurang senilai jumlah barang yang dikembalikan.
Contoh :
Tanggal 21 Jan 2007, Toko ComBest melakukan pelunasan hutangnya kepada perusahaan.
Klik tombol Received Payments, pada modul Sales.
Pada Deposite to Account, pilih rekening untuk mencatat transaksi, yaitu : NIAGA.
Pada Customer, pilih nama pelanggan, yaitu Toko ComBest.
Pada Date, isi tanggal transaksi, yaitu 1/21/07.
Pada Amount Received, isi dengan nilai penerimaan dari pelanggan, yaitu 3.800000
Pada Amount Applied, isi dengan nilai yang sama pada Amount Received di atas.
Setelah selesai klik tombol Record.
Latihan :
Tanggal 2 Feb 2007, Perusahaan melakukan penjualan kepada PT. ComBest secara kredit
dengan pembayaran awal 5.500.000, berupa :
10 buah Cassing harga @ 165.000
10 buah Hardisk harga @ 355.000
10 buah Monitor harga @ 300.000
Tanggal 5 Feb 2007, Perusahaan melakukan penjualan 1 unit PC Build up – P3 500 kepada
Customer Tunai.
Tanggal 7 Feb 2007, Perusahaan menerima pesanan dari PT. Mars Comet 10 buah Hardisk
dan 5 buah Processor dengan uang muka 2.500.000.
Tanggal 18 Feb 2007, AMIK Nusa Dharma dan AMIK Sun West Melunasi hutangnya.
BAB 8
TIME & BILLING
Modul Time Billing fungsinya hampir sama dengan Sales. Activities List sifatnya
hampir sama dengan Item List di modul Inventory. Activities List adalah sebuah daftar
(Item) yang ditawarkan pada customer, dipakai dalam satuan pemakaian tertentu dengan
biaya tertentu pula.
Selain nantinya dijual pada customer juga dapat digunakan untuk pemakaian sendiri.
Modul Sales menyediakan satu layout (type) penjualan dengan pilihan Time Billing.
Dengan pilihan tersebut kita dapat memilih Activities List yang telah kita isikan di modul
Time Billing.
A. Activities List
Activities list adalah suatu daftar jasa/service yang akan dijual pada customer atau
akan dipakai oleh perusahaan sendiri dengan sistem perhitungan pembayaran per jam atau
per satuan tertentu. Contoh :
• Warnet menyewakan komputer dengan tarif sewa per jam sebesar Rp 3.500
• Play Station dengan sewa per jam sebesar Rp 3.000
• Photo Copy dengan tarif Rp 125/lembar untuk keperluan ekstarnal.
• Photo Copy untuk keperluan internal kantor (Non Chargeable).
2. Pembulatan Jam
Jika menggunakkan perhitungan jam maka mungkin dalam pelaksanaannya
tidak tepat satu jam, bisa kurang dan bisa lebih sedikit dari satu jam. Kita dapat
menentukan apakah sisa tersebut akan dibulatkan ke atas atau ke bawah dengan
membuka menu Setup, pilih Preference, pilih bagian System lalu isi seperti gambar
di bawah ini.
MYOB memberikan enam jenis pembulatan mulai dari setiap 1,6,12,15 dan 30 menit,
dengan sistem pembulatan dibulatkan ke atas (up to next) atau dihilangkan (down to
previous) atau dengan sistem paling dekat (to nearest) dengan perhitungan kurang
dari setengah dijadikan up to previous dan jika setengah atau lebih dijadikan sebagai
up to next.
Contoh :
Buatlah 5 jenis Activities List seperti tabel dibawah ini :
Activity ID Name Type Status Rate
WR-1001 Sewa Internet Hourly Chargeable Activity 3.500
PS-1002 Play Station Hourly Chargeable Activity 3.000
PC-011 P. Copy Public Non H. Chargeable Lembar 125
PC-022 P. Copy Internal Non H. Non Chargeable Lembar -
Semua Activities List dikenakan PPN, dan sesuaikan jenis pendapatan dengan nama
Activities List masing-masing. Berikut ini adalah contoh tampilan Activities List :
Contoh :
Tanggal 12 Jan 2007 Customer Tunai yang menyewa komputer untuk keperluan Warnet
dari jam 9:00 s/d 11:36 selanjutnya meneruskan menyewa Play Station dari jam 11:40 s/d
13:25 selanjutnya melakukan Photo Copy sebanyak 56 lembar dengan penjaga toko : Yanti,
yang langsung ditagih tunai.
Klik Enter Activity Slip dari modul Time Billing.
Pada Employee, pilih nama pegawai yang menangani bagian ini, misalnya : Yanti
Pada Date, isikan tanggal transaksi, misalnya : 12 Jan 2007
Pada Customer, pilih pelanggan yang memakai jasa tersebut, misalnya : Customer
Tunai.
Pada Activity, pilih kode aktivitas, misalnya :WR-1001.
Pada Job, pilih divisi dari transaksi tersebut, misalnya : Rental.
Pada Notes, isikan keterangan singkat untuk transaksi tersebut, misalnya : Warnet
Pada Start Time & Stop Time : Tanggal dimulai perhitungan unit per satuan jam.
o Secara manual, ketik jam mulai pakai komputer secara manual (09:00), jika
pengisian Start Time manual biasanya pengisian Stop Time juga manual (11:36).
o Otomatis jam pada Sistem komputer, klik tombol Start (secara otomatis) akan
diisikan jam pada sistem komputer kita. Biarkan komputer berjalan maka
perhatikan field Elapsed Time akan menambah detik demi detik sehingga
membentuk menit dan jam. Secara otomatis juga Field Unit juga akan berubah
sesuai dengan perubahan waktu elapsed tersebut. Jika hal ini yang dilakukan maka
harus menunggu sampai customer tunai tersebut selesai, lalu klik tombol Stop.
Elapsed Time : otomatis diisi oleh sistem sebesar selisih antara Start dan Stop.
Hour : menghitung otomatis antara Elapsed Time dibagi dengan 30 Minute Billing
Unit menghasilkan 5 unit. Rate 3.500 adalah tarif per jam dengan pembagian setiap 30
menit sekali. Berarti 1 unit adalah ½ jam (60/30) dengan tarif 3.500 dibagi 2 = 1.750.
jadi yang ditagih 1.750 x 5 Unit = 8.750.
Klik Record, untuk menyimpan Activity List.
Teruskan untuk mengisi Activity Play Station dan Photo Copy.
Latihan :
Tanggal 18 Feb 2007, Customer Tunai yang menyewa komputer untuk keperluan Warnet
dari jam 9:20 s/d 14:36, selanjutnya melakukan Photo Copy sebanyak 70 lembar dengan
penjaga toko : Yanti, yang langsung ditagih tunai.
Tanggal 20 Feb 2007, menerima job Photo Copy dari AMIK Nusa Dharma sebanyak 5.350
lembar, dan ditagih secara tunai.
BAB 9
GOOD AND SERVICE TAX
Jika perusahaan Kita sering melakukan transaksi penjualan dan pembelian, maka
kemungkinan Kita paham dengan cara memasukkan pajak pada setiap transaksi yang
menghubungkan perusahaan dengan pemasok atau pelanggan.
PPN merupakan pajak pertambahan nilai bagi sebuah barang atau jasa yang
diperjualbelikan. PPN dikenakan pada setiap perusahaan yang melakukan transaksi
penjualan/pembelian barang maupun jasa, maka umumnya perusahaan akan mengenakan
hal yang serupa pada pemasok atau pelanggannya. Hal ini dilakukan untuk mengimbangi
pemasukkan dan pengeluaran yang terjadi akibat PPN tersebut.
Untuk membantu perusahaan menangani pajak, MYOB Accounting menggunakan
Tax Code. Setiap Tax Code menampilkan bagian pajak rata-rata yang menggunakan
perhitungan pajak pada setiap transaksi perusahaan. Kita dapat melengkapi perpajakan
dengan menggunakan Tax Code List yang dapat ditemukan pada menu List.
Transaksi yang sering terjadi pada perusahaan adalah interaksi dengan pemasok dan
pelanggan. Interaksi perusahaan dengan pemasok berkaitan dengan semua bahan baku
proses produksi seperti bahan mentah hingga kelangsungan operasional perusahaan
tersebut.
Interaksi perusahaan dengan pelanggan berkaitan dengan semua aktivitas penjualan
seperti barang jadi (jasa) hingga pengerjaan beberapa pekerjaan yang dapat mendatangkan
pendapatan bagi perusahaan.
Beri periode tanggal yang hendak dicetak pada bagian Dated From dan To.
Tentukan nilai penjualan di bagian Display Sale Values.
Tentukan nilai pembelian di bagian Display Purchases Values.
Berikan tanda cheklis jika Kita membutuhkan laporannya disertai saldo seimbang debit
dan kredit pada bagian Include $0,00 balance.
Klik tombol Display untuk menampilkan.
Klik tombol Print untuk mencetak pada kertas
Klik tombol Sent to untuk mengonversi format ke beberapa jenis format file.
BAB 10
NEW FINANCIAL YEAR
Tutup buku atau penutupan pembukuan merupakan istilah yang digunakan untuk
proses akhir dalam suatu periode akuntansi sebelum memasuki periode akuntansi
berikutnya (New Fiancial Year). Pada akhir periode akuntansi terdapat Laporan Neraca dan
Laporan Laba Rugi, namun di awal periode hanya terdapat Laporan Neraca.
Neraca terdiri dari akun klasifikasi Aktiva, Kewajiban dan Ekuitas, disebut juga
akun riil atau permanen. Saldo akhir periode akun riil tersebut akan ditempatkan ke periode
berikutnya, yang berarti saldo akhir akun riil akan menjadi saldo awal untuk periode
akuntansi berikutnya. Laporan Laba Rugi yang terdiri dari klasifikasi akun Pendapatan dan
Beban, disebut juga akun nominal atau akun sementara, akun ini diperlukan untuk
menampung transaksi pendapatan dan beban. Disebut sementara karena hanya berlaku
untuk satu periode akuntansi.
Jika transaksi pendapatan dan beban langsung dicatat ke Modal, maka perusahaan
tidak mendapatkan informasi mengenai penyebab perubahan modal tersebut. Informasi
pendapatan dan beban sangat diperlukan oleh manajemen dan pemakai laporan lain,
sehingga akun pendapatan dan beban disebut juga sebagai akun Pembantu Modal. Saldo
kedua akun pada akhir periode akuntansi harus dipindahkan ke akun modal lebih tepatnya
Laba Ditahan sehingga diketahui pengaruh terhadap akun tersebut dan mengakhiri akun
pendapatan dan beban pada periode akuntansi bersangkutan. Proses ini disebut istilah Tutup
Buku atau Penutupan Pembukuan. Dengan proses tersebut, maka pada awal periode
akuntansi berikutnya saldo akun pendapatan dan beban diawali dengan nol.
Penjelasan tentang penutupan pembukuan dengan MYOB diawali dengan contoh
laporan keuangan berupa neraca dan laporan laba rugi sebelum tutup buku, proses
penutupan pembukuan dan laporan keuangan setelah tutup buku.
Contoh laporan keuangan berupa neraca dan laporan laba rugi PT. ThunderCom
pada 31 Desember 2007 (sebelum penutupan pembukuan) dapat dilihat berikut ini.
Klik Continue, Jendela Start a New Financial Year yang ketiga ditampilkan,
informasi dalam jendela tersebut menampilkan :
o Financial Year Just Completed : periode akuntansi yang akan ditutup.
o New Year Financial Year : menunjukkan periode akuntansi berikutnya.
o The Last Mont of New Financial Year : menunjukkan bulan terakhir dari satu
periode akuntansi.
o Number of Period in New Financial Year : menunjukkan jumlah periode (bulan)
dalam periode akuntansi. Isian pilihan pada bagian ini dapat diubah jika kita
menghendakinya.
Klik Continue, Jendela Start a New Financial Year yang keempat ditampilkan,
informasi dalam jendela tersebut menampilkan seluruh akun, kita dapat menandai akun
yang tidak diproses dalam penutupan pembukuan. Akun ini biasanya berupa akun
Cek/Giro yang secara teratur akan direkonsiliasi.
Klik Continue, Jendela Start a New Financial Year yang terakhir ditampilkan.
Klik tombol Start a New Fiancial Year, MYOB akan memproses penutupan
pembukuan.
Neraca dan laporan laba rugi PT. ThunderCom pada 1 Januari 2008 atau setelah
proses penutupan pembukuan tahun 2007 ditampilkan sebagai berikut ini.
BAB 11
PASSWORD
Pada bab ini kita akan melihat sejauh mana Kita bisa menjaga keamanan file
keuangan perusahaan dengan menggunakan MYOB. Kegiatan ini dalam modul MYOB ada
pada pemasangan Password. Setiap kali Kita membuka file data yang telah diberi password
maka MYOB akan menampilkan jendela konfirmasi untuk memasukkan password. Jika
password yang dimasukkan tidak sesuai, MYOB akan menampilkan pesan bahwa password
yang Kita masukkan tersebut salah. Ada dua jenis password yang dapat digunakan :
• Password induk (Master Password), merupakan akses password yang tertinggi,
sebaiknya adalah milik Kita sebagai pemilik atau penaggung jawab perusahaan.
• Password tambahan (Sub-Password), hanya mengakses beberapa bagan perkiraan
tersendiri, sebaiknya diberikan kepada operator atau kepada siapa Kita menyerahkan
data keuangan untuk diinput ke dalam MYOB.