6

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Landasan Teori

Program merupakan salah satu bentuk dari berbagai macam jenis aplikasi

yang dipergunakan dalam bidang bisnis ataupun dalam bidang indsutri yang berguna

untuk menghasilkan suatu bentuk laporan atau tujuan yang diinginkan. Karena suatu

program akan sangat membantu memperlancar suatu kegiatan.

Program dapat diartikan sebagai suatu rangkaian instruksi-instruksi dalam

bahasa komputer yang disusun secara logis dan sistematis. Proses perograman

komputer bukan hanya sekedar menulis suatu urutan instruksi yang harus dikerjakan

oleh komputer, akan tetapi bertujuan untuk memecahkan suatu masalah serta

membuat mudah pekerjaan atau yang lainnya, yang diinginkan oleh pemakai (user).

Bahasa komputer atau language programming juga merupakan sarana

komunikasi yang menjembatani antara manusia dengan komputer. Pengembangan

suatu program memiliki berapa tahap, salah satunya menerjemahkan atau

mengkodekan rancangan terinci yang dibuat menjadi suatu program komputer yang

siap untuk dipergunakan.

Adapun langkah-langkah pokok secara umum didalam pembuatan program

komputer adalah sebagai berikut :

 7

a. Mendefinisikan Masalah

Menganalisa dan memahami permasalahan yang ada, kemudian dikembangkan

menjadi suatu urutan proses logika untuk menyelesaikan masalah tesebut dalam

bentuk algoritma.

b. Membuat flowchart

Menentukan data apa yang diperlukan, mulai dari input hingga output.

c. Membuat Program

Algoritma yang sudah dibuat, diterjemahkan kedalam bentuk pernyatan yang

sesuai dan terdapat dalam bahasa pemrograman yang akan digunakan.

d. Melakukan Test Program

Pengetesan pada program yang telah dibuat untuk megetahui apakah program

tersebut sudah benar dan bebas dari kesalahan atau masih perlu dilakukan

revisi.

e. Membuat Dokumentasi Program

Dokumentasi dibuat sebagai program cadangan (back up) dimana proses ini

sangat penting untuk usaha program selanjutnya.

Didalam membuat sebuah program komputer tidak terlepas dari sifat

individu seorang pembuat program. Karakteristik seorang pembuat program yang

mempengaruhi baik tidaknya suatu program yang dibuatnya, adalah sebagai berikut :

a. Memiliki pola pikir yang logis

b. Memiliki ketekunan dan ketelitian yang tinggi

c. Memiliki penguasaan bahasa pemrograman yang baik

d. Memiliki penegtahuan tentang teknik pemrograman yang baik

 8

Selain uraian tadi diatas, pemrograman (programming) menurut jogiyanto

(2005:258) adalah “Kegiatan menulis kode program yang akan dieksekusi oleh

komputer. Kode proram yang ditulis oleh programmer harus berdasarkan

dokumentasi yang disediakan sistem hasil dari desain secara rinci”.

Bahasa pemrograman berdasarkan perkembangannya dibagi menjadi lima,

yaitu :

a. Machine Language (Bahasa Mesin)

Bahasa mesin adalah pemrograman yang hanya dimengerti oleh mesin

(komputer) yang ada didalamnya terdapat CPU yang hanya mengenal dua

keadaan yang berlawanan yaitu 1 (hidup) dan 0 (mati).

b. Low Level language (Bahasa Tingkat Rendah)

Bahasa tingkat rendah adalah bahasa pemrograman yang membantu

menerjemahkan bahasa yang mudah diingat atau disebut Mnemonics yang

kemudian diterjemahkan melalui Assembler.

c. Middle level language (Bahasa Tingkat Menengah)

Bahasa tingkat menengah adalah bahasa pemrograman yang menggunakan

aturan grammatical dalam penulisan pernyataan, mudah dipahami dan instruksi

tertentu yang dapat langsung diakses oleh komputer.

d. High Level language (Bahasa Tingkat Tinggi)

Bahasa tingkat tinggi adalah bahasa pemrograman yang penulisan

pernyataannya mudah dipahami secara langsung. Contoh : Pascal, Basic dan

Cobol.
 9

e. Object Oriented Programming (Bahasa pemrograman berorientasi objek)

Bahasa pemrograman berorientasi objek adalah bahasa pemograman yang

berorientasi objek/visual, bahasa pemrograman ini mengandung fungsi-fungsi

untuk menyelesaikan suatu permasalahan dan programmer tidak harus menulis

secara detail semua pernyataannya tetapi cukup memasukan kriteria yang

dikehendaki. Contoh: Microsoft Visual Foxpro, Microsoft Visual Basic,

Borland Delphi dan lain-lain.

Dalam membuat perancangan program, penulis menggunakan program

Microsoft Visual Basic 6.0 yang bekerja dalam lingkup Microsoft Windows XP yang

juga produk dari Microsoft Corporation.

Microsoft Visual Basic 6.0 adalah sebuah software aplikasi yang masuk

didalam kelompok bahasa pemrograman yang bertugas mengkonversi, arsitek dan

algoritma kedalam bahasa yang dapat dijalankan oleh komputer.

Dengan kata lain Microsoft Visual Basic adalah bahasa pemrograman yang

digunakan untuk membuat aplikasi windows yang berbasis grafis (GUI = Graphical

User Interface). (Ario Suryo Kusumo, 2000:1)

Microsoft Visual Basic 6.0 merupakan Event-Driven Programming

(pemrograman kejdian terkendali) artinya program menunggu sampai adanya respon

dari si pemakai berupa event/kejadian tertentu (tombol diklik, menu dipilih dan lain-

lain). Ketika event terdeteksi, kode yang berhubungan dengan event (procedure

event) akan dijalankan.

 10

Sejarah Singkat Visual Basic 6.0

Berikut ini adalah point-point penting dalam sejarah perkembangan Visual

Basic sebagai berikut :

a. Visual Basic pertama kali dikenalkan tahun 1991 yaitu program Visual Basic

untuk DOS dan Windows.

b. Tahun 1993 dirilis Visual Basic dengan versi 3.0

c. Visual Basic 4.0 dirilis pada akhir 1995 (tambahan dukungan untuk aplikasi 32

bit)

d. Visual Basic terbaru adalah versi 6.0 yang dirilis akhir tahun 1998 (Ario Suryo

Kusumo, 2000 :2)

Tampilan Visual Basic 6.0

Menjalankan Microsoft Visual Basic 6.0 sama seperti kita menjalankan

program windows pada umumnya. Pada saat dijalankan maka akan muncul tampilan

layar sebagai berikut :

 11

Layar diatas adalah menjalankan pengembangan aplikasi visual basic yang

nantinya akan digunakan dalam membuat program-program aplikasi dengan

Microsoft Visual Basic 6.0.

Struktur Aplikasi Visual Basic 6.0

Struktur aplikasi Visual Basic terdiri atas beberapa struktur yang diantaranya

adalah :

a. Form : Windows/jendela dimana anda akan membuat user interface/tampilan.

b. Control : Tampilan berbasis grafis yang dimasukan pada form untuk membuat

interaksi dengan pemakai (text box, label, scroll bar, command button).
 12

c. Properties : Nilai/Karakterisik yang dimiliki oleh sebuah objek Visual Basic

seperti Name, Caption, Size Font, Fore Color dan sebagainya. Visual Basic

menerapkan properti default/standar. Anda dapat mengubah properti saat

mendesain program atau run time ketika program dijalankan.

d. Methods : Serangkaian perintah yang sudah tesedia pada suatu objek yang dapat

diminta untuk mengerjakan tugas khusus.

e. Event Procedure : Kode yang tidak berhubungan dengan suatu objek. Kode ini

harus diminta oleh aplikasi.

f. Module : Kumpulan dari prosedur umum, deklarasi variabel dan definisi dan

definisi konstanta yang digunakan oleh aplikasi.

HIPO (Hierarchy input Process Output)

Menurut jogiyanto (2005:787) merupakan “Metodelogi yang dikembangkan

oleh IBM. HIPO sebenarnya adalah alat dokumentasi program”.

HIPO juga banyak digunakan sebagai alat desain dan teknik dokumentasi

dalam siklus pengembangan sistem. HIPO berbasis pada fungsi, yaitu tiap-tiap modul

didalam sistem digambarkan oleh fungsi utamanya. HIPO dapat digunakan sebagai

sebagai alat pengembangan sistem dan teknik dokumentasi program dan HIPO ini

mempunyai sasaran utama sebagai berikut :

a. Untuk menyediakan suatu sumber guna memahami fungsi dari sistem.

b. Untuk lebih menekankan fungsi-fungsi yang harus diselesaikan oleh program.

c. Untuk menyediakan penjelasan dari input dan output pada masing-masing tiap

tingkatan dari HIPO.

 13

d. Untuk menyediakan output yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan

pemakai.

Diagram dalam paket HIPO :

a. Visual table of Contents (VTOC)

Diagram ini menggambarkan hubungan dari fungsi-fungsi di sistem secara

berjenjang.

b. Overview Diagram

Diagram ini menunjukan secara garis besar hubungan dari input, process dan

output. Bagian input menunjukan item-item data yang akan digunakan oleh

bagian process, Bagian process berisi sejumlah langkah-langkah yang

menggambarkan kerja dari fungsi. Bagian output berisi dengan item-item data

yang dihasilkan atau dimodifikasi oleh langkah-langkah process.

c. Detail Diagram

Diagram ini merupakan diagram tingkatan paling rendah di diagram HIPO.

Diagram ini berisi dengan elemen-elemen dasar dari paket yang

menggambarkan secara rinci kerja dari fungsi.

Dalam proses pembuatan program, seorang programmer membutuhkan

peralatan pendukung untuk menentukan bentuk data yang akan dijadikan output

didalam proses pembuatan program, diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Normalisasi

Proses Normalisasi menurut David M. Kroenke dalam Tim Erlangga

(2005:130) “Merupakan proses evaluasi relasi untuk menentukan apakah relasi yang

itu ada dalam form normal yang ditentukan dan mengkonversinya menjadi relasi
 14

pada form normal yang ditentukan tersebut, jika diperlukan”. Relasi yang diperoleh

dari analisis hubungan entitas sebaiknya dinormalkan terlebih dahulu, maksudnya

dihilangkan kemungkinan terjadinya anomali. Caranya adalah melakukan penelitian

terhadap relasi tersebut, dengan melihat ketergantungan anatar kolom yang terdapat

didalam relasi dan biasanya pada proses normalisasi selalu diuji beberapa kondisi.

Apakah ada kesulitan saat menambah (insert), mengubah (append), membaca

(retrive) pada suatu database. Bila ada kesulitan pengujian tersebut dapat dipecahkan

pada beberapa table lagi atau dengan kata lain perancangan yang dilakukan belum

mendapatkan suatu database yang optimal. Dibawah ini pengertian dari tahap-tahap

normalisasi :

a. Bentuk Tidak Normal (Unnormalize Relation)

Bentuk ini merupakan data yang direkam, tidak ada keharusan mengikuti suatu

format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data

dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya.

b. Bentuk Normal Kesatu (1NF/First Normal Form)

Bentuk normal kesatu mempunyai ciri yaitu setiap data dibentuk dalam file

datar atau rata (file flat).

c. Bentuk Normal Kedua (2NF/Second Normal Form)

Untuk melakukan normalisasi tahap kedua, sebelumnya harus memenuhi

bentuk normal kesatu. Atribut bukan kunci haruslah tergantung secara fungsi

pada kunci utama (primary key). Sehingga untuk membentuk haruslah sudah

ditentukan bentuk field. Kunci field haruslah unik dan dapat mewakili atribut

lain yang menjadi anggotanya.

 15

d. Bentuk Normal Ketiga (3NF/Third Normal Form)

Untuk menjadi bentuk ketiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal kedua

dan semua atribut yang bukan primer tidak mempunyai hubungan yang

transitif. Dengan kata lain setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung pada

primary key.

e. Boyce Codd Normal Form (BCNF)

Boyce codd normal form mempunyai paksaan yang lebih kuat dari bentuk

normal ketiga. Untuk menjadi BCNF, relasi haruslah dalam bentuk normal

kesatu dan setiap atribut harus bergantung pada atribut super kunci (super key).

Didalam proses normalisai juga terdapat kunci-kunci, ada beberapa macam

kunci (key function) yang digunakan untuk proses pencarian, penyaringan, hapus dan

lain sebagainya yang biasa digunakan di dalam pengolahan database, yaitu sebagai

berikut :

a. Kunci Kandidat (Candidat Key)

Kunci kandidat adalah suatu atribut atau satu set minimal atribut yang

mengindentifikasikan secara unik suatu kejadian yang spesifikasi dari suatu

kesatuan (entity). Satu set minimal atribut yang menyatakan secara tidak

langsung tidak dapat membuang beberapa atribut dalam set tanpa merusak

kepemilikan yang unik. Jika satu set kunci kandidat berisi lebih dari satu

atribut, maka biasanya disebut kunci gabungan (composite key).

b. Kunci Utama (Primary Key)

Satu atribut atau satu set minimal atribut yang tidak hanya mengidentifikasi

secara unik suatu spesifik tetapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu
 16

kesatuan (entity). Setiap kunci kandidat punya peluang menjadi kunci primer

(primary key), akan tetapi sebaiknya dipilih salah satu saja yang dapat mewakili

secara menyeluruh terhadap kesatuan (entity) yang ada.

c. Kunci Alternatif (Alternate Key)

Kunci alternatif adalah kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary key.

Dimana setiap kunci alternatif (alternate key) ini dipakai sebagai kunci

pengurutan dalam membuat laporan.

d. Kunci Tamu (Foreign Key)

Kunci tamu adalah satu atribut atau satu set atribut yang melengkapi satu relasi

atau hubungan yang menunjukan keinduknya. Kunci yang dapat mewakili

kunci utama atau biasa disebut kunci tamu.

2. Bagan Alir (Flowchart)

Bagan alir (flowchart) menurut Jerry FitzGerald (Jogiyanto, 2005:795)

”Bagan (chart) yang biasa menunjukan alir (flow) didalam program atau prosedur

sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat Bantu komunikasi dan

dokumentasi”.

Berhubung komputer membutuhkan hal-hal terperinci, maka bahasa

pemograman bukan merupakan alat yang boleh dikatakan baik merancang sebuah

algoritma awal. Alat yang banyak dipakai untuk membuat algoritma diagram alir

(Flowchart).

Adapun pedoman pembuatan bagan alir adalah :

a. Sebaiknya digambarkan dari atas kebawah dan mulai dari kiri satu halaman.
 17

b. Kegiatan didalamnya harus ditunjukan dengan jelas.

c. Harus ditunjukan dari mana kegiatan akan dimulai dan dimana akan

berakhirnya.

d. Harus ditunjukan dari mana kegiatan didalam bagan alir sebaiknya digunakan

suatu kata untuk mewakili pekerjaan.

e. Masing-masing kegiatan didalam bagan alir harus didalam urutan yang

semestinya.

f. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung ditempat lain harus ditunjukan

dengan jelas menggunakan simbol penghubung.

g. Gunakan simbol bagan alir yang standar.

Flowchart yang sering digunakan didalam proses pembuatan suatu program

komputer adalah sebagai berikut :

a. Bagan Alir Program (Program Flowchart)

Bagan yang menjelaskan proses secara rinci langkah-langkah dari proses

program dan detail antara instruksi yang satu dengan yang lainnya dalam suatu

program komputer yang logik.

b. Bagan Alir Sistem (System Flowchart)

Bagan yang menunjukan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan

ini menjelaskan urutan-urutan prosedur yang ada didalam sistem. Bagan alir

sistem menujukan apa yang dikerjakan di sistem.

 18

Teknik pembuatan bagan alir dibagi menjadi dua bagian, yaitu :

a. General way

Teknik pembuatan Flowchart dengan cara ini, lazim digunakan dalam

menyusun logika suatu program, yang menggunakan pengulangan proses secara

tidak langsung (Non Direct Loop).

b. Interaction Way

Teknik pembuatan Flowchart dengan cara ini, biasanya dipakai untuk logika

program yang cepat serta bentuk permasalahan yang kompleks, dimana proses

secara langsung (Direct Loop).

 19

2.2 Analisa

2.2.1 Tinjauan Perusahaan

1. Sejarah Perusahaan

PT. Bumimulia Indah Lestari merupakan perusahaan industri plastik

yang didirikan pada tahun 1997 dan berlokasi di Jl Jababeka XVI Kav 5 No.

65A Cikarang - Bekasi Jawa Barat. Perusahaan kini telah berkembang pesat,

dan menjadi salah satu pemimpin dalam bidang industri plastik di Indonesia.

Perusahaan ini bergerak dalam bidang usaha memproduksi packaging

plastik dengan berbagai varian packaging, seperti ; untuk produk kosmetik,

makanan, farmasi, produk rumah tangga, minyak pelumas, agro kimia, minyak

makan, produk kimia, pallet dan lain-lain. Untuk membuat produk-produk

tersebut, perusahaan dilengkapi dengan berbagai sarana fabrikasi dan

pemrosesan yang sangat lengkap dan modern, yang secara garis besar terbagi ke

dalam proses Blow Moulding, Injection Moulding, Injection-Blow Moulding,

Extrusion serta proses Printing. Selain itu, untuk menunjang kegiatan

fabrikasinya perusahaan juga dilengkapi dengan suatu Mouldshop, yang

dilengkapi dengan berbagai peralatan modern, seperti mesin CNC, mesin

Sandblasting, dan lain-lainnya.

Selain didukung oleh fasilitas berbagai fasilitas produksi dan fasilitas

pendukung yang modern, PT. Bumimulia Indah Lestari juga didukung oleh

sumber daya manusia yang handal, dengan jumlah sekitar 700 orang.

Kombinasi fasilitas produksi yang modern yang didukung oleh sumber daya
 20

yang handal tersebut adalah untuk menopang filosofi operasi perusahaan yang

berorientasi kepada pelanggan (CUSTOMER FOCUS).

Seluruh pimpinan dan karyawan PT. Bumimulia Indah Lestari

bertanggung jawab untuk memberikan yang tebaik kepada para pelanggan.

Diwujudkan dengan kebijakan mutu perusahaan yaitu :

• Bekerja dengan benar sejak awal dan setiap waktu.

• ISO 9001 : 2000 adalah sistem mutu yang kita jalankan.

• Lebih mengutamakan kepuasan pelanggan

PT. Bumimulia Indah Lestari berkembang begitu pesat. Semakin

banyak kepercayaan dan kesempatan mendapatkan order dari pelanggan lama

maupun yang baru, menuntut pendiri PT. Bumimulia Indah Lestari untuk

memperluas jaringan usahanya dengan mendirikan satu pabrik yang berlokasi

di Jl. Raya Merak Km. 116 Merak – Cilegon, Banten.

Adapun Visi perusahaan pada tahun ini yaitu “Menjadi perusahan

kemasan plastik terbaik dalam aspek kepuasan pelanggan, efisiensi dan

penjualan”. Untuk mencapai visi tersebut, PT. Bumimulia Indah Lestari

bertekad untuk merealisasikan misi–misi sebagai berikut :

a. Menyediakan kebutuhan pelanggan dalam aspek mutu produk berkualitas,

delivery tepat waktu dan harga jual yang kompetitif serta menitik

beratkan pada pertumbuhan penjualan.

b. Melaksanakan program pendidikan dan pelatihan bagi karyawan sehingga

dapat mencapai tingkat kompetensi serta peluang untuk mengembangkan

 21

diri dan mempromosikan karyawan berdasarkan prestasi kerja, inisiatif,

integritas dan profesionalisme.

c. Melaksanakan pola kerja ecara preventif dan proaktif dengan melakukan

peningkatan secara terus menerus melalui karya yang kreatif dan inovatif.

d. Meningkatkan budaya/etos kerja yang baik dan menekan etos kerja untuk

tidak cepat puas terdapat kinerja/prestasi yang sudah tercapai.

Komitmen untuk meningkatkan kepuasan pelanggan kepada para

pelanggan tersebut diwujudkan oleh manajemen PT Bumimulia Indah

Lestari dengan menciptakan suatu budaya kerja yang sehat dan produktif,

yaitu mengarahkan dan membina setiap individu karyawan menjadi seorang

pemain tim (Team Player), menciptakan budaya peningkatan terus menerus

(Continuous improvement) pada proses bisnis yang dijalankan oleh setiap

fungsi, seta peduli terhadap kebutuhan pelanggan, baik eksternal maupun

internal.

2. Struktur Organisasi dan fungsi

Sebelum membicarakan tentang struktur organisasi PT.Bumimulia

Indah Lestari terlebih dahulu akan membahas mengenai pengertian dari struktur

organisasi itu sendiri. Setiap organisasi baik organisasi swasta maupun

organisasi pemerintah tentu akan menghadapi permasalahan, yaitu bagaimana

organisasi itu dapat berjalan dengan baik.

Yang dimaksud dengan struktur organisasi adalah suatu penetapan dan

pembagian pekerjaan dengan pembatasan tugas dan taggung jawab dan

 22

kewajiban serta penetapan hubungan dengan unsur-unsur organisasi, sehingga

memugkinkan organisasi dapat bekerja sama secara efektif untuk mencapai

tujuan perusahaan. Dengan struktur organisasi yang baik dan sesuai dengan

kebutuhan perusahaan maka akan mempermudah pelaksaan koordanisasi dan

pengawasan aktivitas–aktivitas dalam mencapai tujuan perusahaan.

Dasar yang digunakan dalam menyusun sturktur organisasi suatu

perusahaan adalah :

a. Harus memenuhi kebutuhan

b. Sederhana dipandang dari sudut ekonomis

c. Fleksibel, untuk memungkinkan adanya perubahan, tanpa ada perubahan

yang total

d. Mencerminkan garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas, dalam

arti tidak terjadi over job fungsi masing – masing bagian.

Jadi jelas terlihat stuktur organisasi yang disusun hendaknya

mengandung pemisah tugas dan fungsi pelaksana, penyimpangan, pengawasan,

otoritas, dan pencatatan.

Pada saat ini struktur yang ada di PT. Bumimulia Indah Lestari adalah

sebagai berikut :
23
 24

P R O D U C T IO N P L A N N IN G IN V E N T O R Y C O N

P P IC

M a t e ria l P la n n e r M a t e ria l
& FG C o n t ro l

M a t e ria l P la n n e r FG
M a te ria l C o n t ro l

M a t e ria l S t o re
R e sin , M B , I n k P la n

R e ce ivin g
L a b e l, P a lle t F G S to re

D a t a C o n t ro l
D o cu m e n t D a t a C o n tro l
Gambar II.2

Struktur Organisasi Departemen PPIC

W I P S t o re
 25

Setiap organisasi mempunyai tugas dan fungsinya masing-masing.

Adapun tugas dan fungsi personil yang ada pada PT. Bumimulia indah Lestari

Cikarang adalah :

a. Presiden Direktur

Mempunyai tugas dan wewenang yaitu :

1) Menyusun dan menentukan tujuan perusahaan baik jangka pendek

maupun jangka panjang.

2) Menyusun dan menentukan kebijaksanaan untuk ditugaskan kepada

manager dalam mencapai tujuan perusahaan.

3) Memeriksa dan mengawasi kebijaksanaan yang dijalankan

manager.

4) Memberikan saran dan petunjuk serta nasihat atas pelaksanaan yang

dijalankan manager.

5) Mengkoordinasi semua bagian yang ada, agar tercapai suatu sistem

atau prosedur kerjayang dapat menjamin keamanan asset

perusahaan.

6) Mengawasi pelaksanaan anggaran melalui laporan dari pihak yang

terkait.

7) Mengangkat dan memberhentikan para manager bagian.

 26

b. Management Representative (MR)

Mempunyai tugas dan wewenang yaitu :

1) Melaksanakan program-program peningkatan kualitas dan kinerja

perusahaan antara lain QCC, HCCP dan program 5R.

2) Mengatur dan menjalankan kegiatan audit internal maupun

eksternal.

3) Mengatur sistem ISO.

c. Bussiness Analyst (BA)

Mempunyai tugas dan wewenang yaitu :

1) Mengontrol dan memperbaharui proses bisnis dalam perusahaan

2) Mengidentifikasi nilai bahan baku terhadap nilai produk jadi.

3) Menganalisa layak atau tidaknya suatu project perusahaan.

4) Update internal costing

5) Update eksternal costing

d. Quality Asurance (QA)

Mempunyai tugas dan wewenang yaitu :

1) Mengecek kualitas barang yang baru dibeli dari supplier

2) Membuat spesifikasi prodak

3) Membuat serta menempelkan label identifikasi

 27

e. Departemen Sales / Marketing

Mempunyai tugas dan wewenang yaitu :

1) Mengadakan pertemuan-pertemuan penting dengan customer guna

mendapatkan order.

2) Menjadi jembatan penghubung antara customer dengan intern

perusahaan.

3) Menindak lanjuti jika ada complain dari customer.

f. Departemen PPE (Product & Process Engineering)

Mempunyai tugas dan wewenang yaitu :

1) Development produk baru

2) Resource material dari produk baru

3) Menjadwalkan trial-trial produksi jika ada prodak baru.

g. Departemen Produksi

Mempunyai tugas dan wewenang yaitu :

1) Mengawasi serta melaksanakan proses produksi

2) Membuat Slip permintaan barang kepada departemen PPIC untuk

mengambil material di gudang yang akan dipakai dalam proses

produksi
 28

h. Departemen Finance/accounting

Mempunyai tugas dan wewenang yaitu :

1) Menangani arus kas perusahaan berupa pembelian dan penjualan

2) Menangani pembiayaan internal perusahaan

i. Departemen Purchasing

Mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut :

1) Menerima Laporan stok dari data control

2) Membuat Purchase order

3) Membuat penawaran harga pada pihak supplier

j. Departemen IT

Mempunyai tugas dan wewenang yaitu :

1) Mengontrol system yang dipakai dalam perusahaan

2) Memelihara alat-alat teknologi yang dipakai oleh perusahaan.

3) Mengontrol suatu keamanan jaringan

k. Departemen HR & GA

Mempunyai tugas dan wewenang yaitu :

1) Menyusun pembinaan pekerja/karyawan (training program)

departemen sesuai dengan pelatihan yang dibutuhkan.

 29

2) Memaksimalkan sumber daya yang ada untuk mencapai mutu dan

produktivitas yang optimal.

3) Mengadakan evaluasi prestasi setiap karyawan pada tiap

departemen.

4) Menyeleksi dan mengevaluasi karyawan baru sesuai dengan bidang

pekerjaan yang dibutuhkan.

5) Merencanakan kebutuhan jumlah karyawan seefisien dan seoptimal

mungkin.

6) Memberikan hak cuti tahunan/cuti lainnya pada karyawannya,

sesuai peraturan yang berlaku.

7) Menciptakan dan menjaga suasana/kondisi kerja yang baik dan

harmonis.

l. Departemen PPIC

1) Manager PPIC

Mempunyai Tugas dan wewenang yaitu :

a) Mengkoordinasikan, mengontrol dan memimin pelaksanaan

eknis dan nonteknis strategi operasional serta administrasi

dalam bidang PPIC sehingga kepuasan pelanggan dapat

tercapai sesuai dengan kebijakan yang telah digariskan

manajemen dalam visi dan misinya.

 30

b) Mengontrol dan mengembangkan business process

departemen sesuai dengan perkembangan organisasi serta

bertanggung jawab atas pelaksanaannya dilapangan.

c) Mengontrol dan menjamin tersedianya bahan baku, bahan

penunjang produksi dan barang jadi secara kuantitas (fisik dan

Administrasi) dapat dipertanggungjaabkan dalam batas

akurasi yang telah ditetapkan.

d) Membantu Manufacuring Director dalam menyusun,

menetapkan dan melaksanakan strategi serta kebijaksanaan

pokok yang menyangkut kegiatan PPIC secara teknis dan non

teknis.

e) Mengikuti perkembangan pengetahuan dan teknologi

terutama yang menyangkut PPIC, produksi dan manajemen

persediaan.

f) Menyusun pedoman kerja, program kerja, dan menetapkan

sruktur secara keseluruhan di departemennya dan

menempatkan oaring yang tepat (kualifikasi pekerjaan) pada

struktur tersebut.

g) Menyusun anggaran/budget secara Periodik.

h) Memonitor pelaksanaan proses kegatanm departemen sesuai

dengan SOP yang berlaku.

 31

i) Memonitor dan mengkoordinasi kesiapan sumber daya (man,

machine, mould, material) dengan departemen terkait agar

jadwal produksi dapat ditepati.

j) Menetapkan kebijakan-kebijakan yang menyangkut

warehouse dan delivery.

k) Menetapkan jadwal dan memantau pelaksanaan stock

opname.

l) Menjamin kesesuaian jumlah admnistrasi stock dengan hasil

stock opname.

m) Merencanakan dan membagi tugas dengan bawahannya.

n) Memantau pembuatan dan pelaksanaan delivery schedule.

o) Memonitor dan mengkoordinasikan kesiapan sumber daya

(Forklift, truk dan alat Bantu logistic lainnya) dengan

departemen terkait agar delivery schedule dapat ditepati.

p) Memonitor dan mengevaluasi transaksi keluar masuk barang

(material baku, material pendukung, kemasan maupun barang

jadi) dari departemen produksi dan atau dari supplier dan

segera mengambil langkah yang diangga perlu untuk

perbaikan.

q) Mengambil tindak lanjut dari permasalahan yang ada dalam

rapat koordinasi berkaitan dengan departemennya.

 32

r) Menyetujui surat perintah lembur (SPL) dan form

penggajian/pengupahan.

s) Memeriksa dan menyetujui pembelian peralatan/fasilitas, raw

material, supporting material, dan packaging untuk

kebutuhan PPIC dan kegitan perusahaan dengan

menandatangani, form permintaan pembelian.

t) Mempresentasikan laporan evaluasi yang menunjukan kinerja

departemen khususnya dan kinerja produksi umumnya

berdasarkan data/laporan produksi.

u) Mengawasi jalannya komunikasi kayawan intern maupun

ekstern departemen yang saling terkait.

v) Mengadakan rapat bersama supervisor dan staff untuk

evaluasi kegiatan departemen secara teknis dan non teknis,

pambahasan permasalahan yang timbul dalam pelaksanaan

tugas dan ditetapkan pemecahan dalam action plan.

w) Mengikuti rapat koordinasi setiap minggu antar departemen

dan mengajukan permasalahan yang timbul pada

departemennya yang berkaitan dengan departemen lain dalam

rapat tersebut.

x) Mengikuti rapat bulanan bersama-sama dengan manajemen.

 33

2) Material Control Supervisor

Mempunyai tugas dan tanggung jawab yaitu :

a) Menandatangani surat jalan pengiriman barang.

b) Menerima laporan stok dari data control.

c) Memberikan informasi tentang planning kedatangan barang

d) Memberikan laporan informasi stok bulanan persediaan

material kepada manager PPIC.

e) Mengecek serta merancang layout gudang.

3) Material Planer

Mempunyai tugas dan tanggung jawab yaitu :

a) Menerima informasi dari sales berupa Permintaan Order

Produksi (POP) dan delivery schedule.

b) Membuat Material Requirement planning (MRP).

c) Melakukan perhitungan material atau kebutuhan bahan

pembantu lainnya terkait order yang diterima dengan

memngecek kembali stok yang ada kemudian membuat

permintaan pembelian (PP).

d) Memonitor dan mengontrol penggunaan bahan baku dan

bahan penunjang seoptimal mungkin

 34

e) Mengontrol jadwal kedatangan material dan menindaklanjuti

ke departemen terkait bila ada masalah.

4) Data Control

Mempunyai tugas dan tanggung jawab yaitu :

a) Data Entry untuk pemasukan dan pengeluaran barang.

b) Membuat slip pengambilan barang untuk produksi.

c) Mengecek kondisi stok yang bermasalah.

d) Membuat laporan stok mingguan tentang persediaan stok

barang kepada Supervisor.

5) Staff Receiving

Mempunyai tugas dan tanggung jawab yaitu :

a) Menerima barang dari supplier.

b) Mengecek quantity barang yang diterima dari supplier.

c) Membuat tiket timbangan untuk kendaraan yang akan

mengirimkan barang ke perusahaan.

d) Membuat tanda terima barang

e) Membuat laporan penerimaan barang kepada Data Control.

f) Menginput data penerimaan barang

 35

2.2.2 Tinjauan Kasus

Merancang database merupakan suatu hal yang sangat penting, dalam

merancang database adalah bagaimana kita merancang database tersebut dapat

memuaskan keperluan saat ini dan saat mendatang.

Dalam proses perhitungan kebutuhan material dan pembuatan Permintaan

Pembelian (PP) pada PT. Bumimulia Indah Lestari yang ada masih bersifat manual

yaitu masih menggunakan Microsoft Excel dalam input po customer, sehingga pada

prosesnya akan menyita waktu kerja dan besar pula resiko kesalahan (Human Error)

dalam pencatatan baik pemesanan jenis ataupun kuantitas bahan baku walaupun pada

prakteknya telah menggunakan media komputer sebagai sarana kerjanya. Adanya

penggunaan suatu formula atau rumus perhitungan otomatis dalam pembuatan order

produksi menjadi salah satu alternatif untuk mengatasi masalah yang terjadi saat ini

pada PT. Bumimulia Indah Lestari.

2.2.3 Spesifikasi Rancangan Program

Menjelaskan tentang uraian rancangan pembuatan program yang akan

diperinci lagi menjadi sub bab-sub bab sebagai berikut :

1. Spesifikasi Bentuk Masukan

Bentuk masukan adalah segala bentuk masukan dari lingkungan dalam atau

lingkungan luar Departemen PPIC yang berupa dokumen-dokumen yang akan diolah

dalam sutu proses agar dapat menghasilkan keluaran yang diinginkan.

 36

a. PO Customer

Fungsi : Sebagai bukti dasar pemesanan kebutuhan material untuk

proses produksi

Sumber : Customer/Pelanggan

Tujuan : Staff internal marketing dan material planer dept PPIC

Media : Kertas/Fax/email

Frekuensi : Setiap ada permintaan dari pelanggan

Bentuk : Lampiran A-1

b. Spesifikasi Produk (SPEK)

Fungsi : Sebagai detail data produk

Sumber : Departemen Process Engineering (PE)

Tujuan : Material planer (PPIC)

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap ada produk baru/perubahan desain

Bentuk : Lampiran A-2

c. Spesifikasi Material

Fungsi : Sebagai data bahan baku yang akan dipesan

Sumber : Supplier

Tujuan : Staff PE dan Material Planer (PPIC)

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap ada produk baru dan perubahan desain

Bentuk : Lampiran A-3

 37

d. Data stock barang jadi (Finished Goods)

Fungsi : Sebagai data prodak jadi

Sumber : Staff gudang

Tujuan : Material Planer (PPIC)

Media : file komputer

Frekuensi : Per tanggal transaksi

Bentuk : Lampiran A-4

e. Data outstanding PO

Fungsi : Sebagai data barang yang belum dikirim supplier

Sumber : Material planer/Data control

Tujuan : Material Planer (PPIC)

Media : file komputer

Frekuensi : Setiap hari

Bentuk : Lampiran A-5

f. Data stock Fisik Material

Fungsi : Sebagai data stok actual bahan baku yang akan dipesan

Sumber : Staff gudang material

Tujuan : Material Planer (PPIC)

Media : Kertas

Frekuensi : per tanggal transaksi

Bentuk : Lampiran A-6

 38

2. Spesifikasi Bentuk keluaran

Bentuk keluaran adalah segala bentuk dokumen yang akan mendukung

kegiatan manajemen serta merupakan dokumen-dokumen hasil pencatatan laporan.

a. Permintaan pembelian (PP)

Fungsi : Sebagai form pemesanan material dari dept PPIC ke dept

Pembelian

Sumber : Material planer

Tujuan : Departement Purchase

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap ada kebutuhan pembelian

Bentuk : Lampiran B-1

b. Laporan Permintaan Pembelian

Fungsi : Sebagai laporan perhitungan pemesanan material

Sumber : Material planer

Tujuan : Manager PPIC

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap hari dan setelah ada meeting bulanan

Bentuk : Lampiran B-2

 39

c. Laporan Permintaan Order Produksi (POP)

Fungsi : Sebagai laporan POP mana saja yang sudah closed atau

belum.

Sumber : Material planer

Tujuan : Manager PPIC

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap bulan

Bentuk : Lampiran B-3

 40

3. Normalisasi File

a. Bentuk Tidak Normal (unnormalized)

Id_cust
nm _cust
kel_usaha
alam at
telp
fax
kontak
em ail
prn
initial
nm _item
oracle_item
desc_oracle
pn_cust
jns_item
m at
w arna
dekorasi
berat
packing
isi_pack
Id_supp
nm _supp
jns_barang
alam at
telp
fax
kontak
em ail
kd_oracle
nm _barang
kelom pok
jns_barang
ket_jenis
sat
packing
qty_pack
lead_tim e
persentase
no_pop
tgl_pop
po_cust
qty_pop
jdwl-krm
ppic_info
nodetail
stock_fg
bal_prod
allow ance
stock_m at
outs_po
balance
qty_requ Gambar
est II.3
tgl_eta
Bentukk et
tidak Normal (Unnormalized)
status
no_pp
tgl_pp
qty_pp
 41

b. Bentuk Normal Kesatu (1 NF)

Id_cust*
nm _cust
kel_usaha
alam at
telp
fax
kontak
em ail
prn*
initial
nm _item
oracle_item
desc_oracle
pn_cust
jns_item
m at
warna
dekorasi
berat
packing
isi_pack
Id_supp*
nm _supp
jns_barang
alam at
telp
fax
kontak
em ail
kd_oracle*
nm _barang
kelom pok
jns_barang
ket_jenis
sat
packing
qty_pack
lead_tim e
persentase
no_pop*
tgl_pop
po_cust
qty_pop
jdwl-krm
ppic_info
nodetail
stock_fg
bal_prod
allowance
stock_m at
outs_po
balance
Gambar II.4
qty_request
tgl_eta
Bentuk
ket Normal kesatu (1NF)
status
no_pp
tgl_pp
qty_pp
 42

c. Bentuk Normal Kedua (2 NF)

T abel C ustom er T ab el Prodak T abel P O P Tabel D etail P O P

Id_cust* prn* no_pop* nodetail

nm _cust initial tgl_pop stock_fg
kel_usaha nm _item po_cust bal_prod
alam at oracle_item qty_pop allow ance
telp desc_oracle jdw l-krm stock_m at
fax pn_cust ppic_info outs_po
kontak jns_item balance
em ail m at Prn** qty_request
w arna tgl_eta
dekorasi ket
berat status
packing no_pop**
isi_pack kd_oracle**
Id_cust**

T abel P P

Tabel Supplier T abel M aterial no_pp

tgl_pp
Id_supp* kd_oracle* qty_pp
nm _supp nm _barang
jns_barang kelom pok nodetail
alam at jns_barang
telp ket_jenis
fax sat
kontak packing
em ail qty_pack
lead_tim e
persentase
Gambar II.5
nm _supp
Bentuk Normal kedua (2NF)
 43

d. Bentuk Normal Ketiga (3 NF)

Tabel Customer Tabel Prodak Tabel POP Tabel Detail POP

Id_cust* prn* no_pop* nodetail

nm_cust initial tgl_pop stock_fg
kel_usaha nm_item po_cust bal_prod
alamat oracle_item qty_pop allowance
telp desc_oracle jdwl-krm stock_mat
fax pn_cust ppic_info outs_po
kontak jns_item balance
email mat Prn** qty_request
warna tgl_eta
dekorasi ket
berat status
packing no_pop**
isi_pack kd_oracle**
Id_cust**

Tabel PP

Tabel Supplier Tabel Material no_pp

tgl_pp
Id_supp* kd_oracle* qty_pp
nm_supp nm_barang
jns_barang kelompok nodetail
alamat jns_barang
telp ket_jenis
fax sat
kontak packing
email qty_pack
lead_time
persentase
Gambar II.6
nm_supp
Bentuk Normal Ketiga (3NF)

Keterangan :

* : Primary Key
** : Foreign Key
: One to one
: One to many
 44

4. Spesifikasi File

Dalam membuat program ini penulis menggunakan sebuah file database

yaitu sebagai berikut :

a. Tabel Data Customer

Nama Database : BIL.mdb

Akronim Tabel : Customer

Tipe File : File Master

Fungsi : Untuk menyimpan data customer

Organisasi Tabel : Indexed Sequential

Akses Tabel : Ascending

Media Tabel : Hard disk

Record Size : 295

Field Key : Id customer

Software : Microsoft Access 2003

Tabel II.1 Spesifikasi Tabel Data Customer

No. Elemen Data Akronim Tipe Data Field Size Keterangan

1. ID Customer id_cust Text 5 Primary Key

2. Nama Customer nm_cust Text 50
3. Kelompok kel_usaha Text 10
4. Alamat alamat Text 150
5. Telp telp Text 15
6. Fax fax Text 15
7. Kontak kontak Text 20
8. Email email Text 30
 45

b. Tabel Data Prodak

Nama Database : BIL.mdb

Akronim Tabel : prodak

Tipe File : File Master

Fungsi : Untuk menyimpan data prodak

Organisasi Tabel : Indexed Sequential

Akses Tabel : Ascending

Media Tabel : Hardisk

Record Size : 243

Field Key : prn

Software : Microsoft Access 2003

Tabel II.2 Spesifikasi Tabel data Prodak

No. Elemen Data Akronim Type Field Size Keterangan

1. PRN prn Text 20 Primary Key

2. Initial Initial Text 4
3. Nama Item nm_item Text 40
4. Oracle Item oracle_item Text 8
5. Description desc_oracle Text 50
6. Id Customer id_cust Text 5
7. Nama Customer nm_cust Text 50
8. Part Number Customer Pn_cust Text 15
9. Jenis Item jns_item Text 3
10. Material mat Text 4
11. Warna warna Text 15
12. Dekorasi dekorasi Text 10
14. Berat berat Double 8
13. Packing packing Text 3
15. Isi Per Pack isi_pack Double 8
 46

c. Tabel Data Supplier

Nama Database : BIL.mdb

Akronim Tabel : supplier

Tipe File : File Master

Fungsi : Untuk menyimpan data supplier

Organisasi Tabel : Indexed Sequential

Akses Tabel : Ascending

Media Tabel : Hardisk

Record Size : 218

Field Key : id_supp

Software : Microsoft Access 2003

Tabel II.3 Spesifikasi Tabel Data Supplier

No. Elemen Data Akronim Tipe Data Field Size Keterangan

1. ID Supplier id_supp Text 6 Primary key

2. Nama Supplier nm_supp Text 50
3. Alamat alamat Text 80
4. Telp telp Text 15
5. Fax fax Text 15
6. Contact Person kontak Text 20
7. Email email Text 30
 47

d. Tabel Data Material

Nama Database : BIL.mdb

Akronim Tabel : material

Tipe File : File Master

Fungsi : Untuk menyimpan data material

Organisasi Tabel : Indexed Sequential

Akses Tabel : Ascending

Media Tabel : Hardisk

Record Size : 175

Field Key : kd_oracle

Software : Microsoft Access 2003

Tabel II.4 Spesifikasi Tabel Data Material

No. Elemen Data Akronim Tipe Data Field Size Keterangan

1. Kode Oracle Barang kd_oracle Text 8 Primary Key

2. Nama Barang nm_brg Text 50
3. Kelompok kelompok Text 7
4. Jenis Barang jns_barang Text 2
5. Keterangan jenis ket_jenis Text 20
6. Satuan sat Text 3
7. Packing packing Text 4
8. Qty Per Pack qty_pack Double 8
9. Lead Time lead_time Text 15
10. Lead time pemesanan lead_time Text 15
11. Supplier nm_supp Text 50
 48

e. Tabel Info POP (Permintaan Order Produksi )

Nama Database : BIL.mdb

Akronim Tabel : pop

Tipe File : File Input (Transaksi)

Fungsi : Untuk menyimpan data order dari customer

Organisasi Tabel : Sequential

Akses Tabel : Random

Media Tabel : Hard Disk

Record Size : 203

Field Key : no_pop

Software : Microsoft Access 2003

Tabel II. 5 Spesifikasi Tabel Info Permintaan Order Produksi (POP)

No. Elemen Data Akronim Tipe Data Field Size Keterangan

1. No. POP no_pop Text 7 Primary Key

2. Tanggal tgl_pop Date/Time 8
3. ID Customer id_cust Text 5 Foreign Key
4. Nama Customer nm_cust Text 50
5. Product Id prn Text 20 Foreign Key
6. Nama Item nm_item Text 40
7. PN Customer pn_cust Text 15
8. PO Customer po_cust Text 10
9. Quantity qty_pop Double 8
10. Jadwal Kirim jdwl_krm Text 8
11. PPIC Information ppic_info Text 20
 49

f. Tabel Info Detail POP (Detail Kebutuhan Material)

Nama Database : BIL.mdb

Akronim Tabel : detailpop

Tipe File : File Input (Transaksi)

Fungsi : Untuk menghitung kebutuhan material tiap POP

Organisasi Tabel : Sequential

Akses Tabel : Random

Media Tabel : Hard Disk

Record Size : 309

Field Key : nodetail

Software : Microsoft Access 2003

Tabel II.6 Spesifikasi Tabel Info Detail POP (kebutuhan material)

No. Elemen Data Akronim Tipe File Field Keterangan

1. Nomor detail Nodetail Text 15 Primary key
2. Nomor Pop no_pop Text 7 size
3. Kode oracle kd_oracle Text 8
4. Nama Barang nm_barang Text 50
5. Quntity per pack qty_pack Double 8
6. Lead time lead_time Text 15
7. Quantity POP qty_pop Doube 8
8. Stock barang jadi stock_fg Double 8
9. Balance Produksi bal_prod Double 8
10. Persentase reject persentase Double 8
11. Allowance reject allowance Double 8
12. Stock material stock-mat Double 8
13. Outstanding po outs_po Double 8
14. Balance balance Double 8
15. Qty request qty-request Double 8
16. Tanggal permintaan tgl_eta Date/Time 8
17. Jadwal kirim jdwl_krm Text 20
18. Keterangan ket Text 50
19. Status status Text 6
20. Nama Supplier nm_supp Text 50
 50

g. Table Info PP (Permintaan Pembelian)

Nama Database : BIL.mdb

Akronim Tabel : PP

Tipe File : File Input (Transaksi)

Fungsi : Untuk membuat permintaan pembelian

Organisasi Tabel : Sequential

Akses Tabel : Random

Media Tabel : Hard Disk

Record Size : 231

Field Key : -

Software : Microsoft Access 2003

Tabel II.7 Spesifikasi Tabel Info PP (Permintaan pembelian)

No. Elemen Data Akronim Tipe Data Field Size Keterangan

1. Nomor PP no_pp Text 17
2. Tanggal PP tgl_pp Date/Time 8
3. Detail perhitungan nodetail Text 15
4. Kode Oracle Material kd_oracle Text 8
5. Nama Material nm_barang Text 50
6. Tanggal Kedatangan tgl_eta Date/Time 8
7. Stock stock_mat Double 8
8. Quantity qty_pp Double 8
9. Satuan sat Text 3
10. Nama Supplier nm_supp Text 50
11. Keterangan Ket Text 50
 51

5. Spesifikasi Diagram (HIPO)

Login

MENU UTAMA

1.0 2.0 3.0 4.0 5.0

Menu Menu Menu Menu

Exit
File Master Transaction Report

0.0 0.0 0.0 0.0

1.1 1.1.1 2.1 3.1 4.1

Master
Setting Data User Entry POP Print PP
Customer

1.0 2.0 3.0 4.0

1.1.2 2.2 3.2 4.2

Change Master
Entry PP Report PP
Password Supplier

1.0 2.0 3.0 4.0

1.2
2.3 4.3
Log Off
Master
Report POP
Product

2.0 4.0

Gambar II.7
2.4

DiagramMaster
HIPO
Material

2.0
 52

Spesifikasi program merupakan pembahasan mengenai cara penggunaan

program aplikasi yang disediakan guna memproses data, dengan adanya spesifikasi

program ini diharapkan pemakai dapat menegtahui langkah-langkah pengoperasian

aplikasi ini.

a. Spesifikasi Program Login

Nama Program : Program Login

Akronim : Formlogin.frm

Fungsi Program : Untuk masuk ke Menu Utama

Bahasa Pemrograman : Visual basic 6.0

Bentuk Lampiran : C-1

Penjelasan Program :

1) Klik Icon Program Bumimulia lalu kemudian akan tampil form

login.

2) Tekan Enter kemudian ketikan Id user, jika id user belum ada maka

akan muncul pesan ”User tidak terdaftar”.

3) Masukan password tekan enter, jika password tidak cocok maka

akan muncul pesan ”Password salah”, selain itu akan masuk ke

menu utama setelah ditekan enter.

4) Klik cancel maka akan muncul pesan ”keluar dari program?” jika

anda klik Ok maka akan keluar dari form, jika menekan tombol

cancel akan kembali lagi ke form login.

 53

b. Spesifikasi Program Menu Utama

Nama Program : Menu Utama

Akronim : menuutama.frm

Fungsi Program : Isi disesuaikan dengan kamusnya

Bahasa Pemrograman : Visual Basic 6.0

Bentuk Lampiran : C-2

Penjelasan Program :

1) Klik file setting yang berisi form Data User dan Change Password.

2) Klik file Log off untuk mengunci program.

3) Klik Menu Master yang berisi data Customer, Supplier, Prodak,

Material. Klik Customer yang berisi data-data customer. Klik

suppplier yang berisi data-data supplier, klik prodak yang berisi

data-data prodak, dan klik material yang berisi data-data prodak.

4) Klik menu transaction yang berisi entry POP dan entry PP. Klik

Entry POP untuk menginput data order dari pelanggan. Klik Entry

PP untuk transaksi pembuatan pp nya.

5) Klik menu Report yang berisi print PP laporan POP, laporan PP.

6) Klik menu Exit untuk keluar dari aplikasi program.

 54

c. Spesifikasi Program Data User

Nama Program : Data User

Akronim : formdatauser.frm

Fungsi Program : untuk menambah dan menghapus data user

Bahasa Pemrograman : Visual basic 6.0

Bentuk Lampiran : C-3

Penjelasan Program : -

1) Pilih menu file kemudian sub menu setting lalu klik data user.

2) Jika ingin menambah user, tekan tombol add. Masukan kode user,

nama user, password lalu pilih hak akses. Tekan save untuk

menyimpan data user baru.

3) Tekan cancel untuk membatalkan.

4) Untuk menghapus user tekan tombol delete dan muncul pesan

konfirmasi ”Hapus data user ?”, jika pilih Yes maka kemudian

muncul pesan ”User sudah dihapus”.

5) Untuk kembali ke menu utama piih close.

d. Spesifikasi Program Change password

Nama Program : Program change password

Akronim : formubahpwd.frm

Fungsi Program : untuk merubah password user

Bahasa Pemrograman : Visual Basic 6.0

Bentuk Lampiran : C-4

 55

Penjelasan Program : -

1) Pilih Menu file lalu submenu setting klik change password.

2) Masukan password lama dan password baru. Kemudian tekan

change.

3) Setalah password dirubah maka kan muncul konfirmasi ”Password

telah dirubah”.

4) Pilih close untuk kembali ke menu utama.

e. Spesifikasi Program Data Master Customer

Nama Program : Program Data master Customer

Akronim : formcust.frm

Fungsi Program : Untuk menyimpan data-data customer

Bahasa Pemrograman : Visual basic 6.0

Bentuk Lampiran : C-5

Penjelasan Program :

1) Pilih menu master lalu klik Customer.

2) Pada saat form tampil, kursor berada pada tombol pencarian.

3) Klik cari customer untuk mencari data-data customer yang ingin

ditampilkan kemudian tekan enter.

4) Setlah data customer tampil, untuk melakukan pengeditan data,

tekan tombol edit maka field-field dalam keadaan aktif dan

pengeditan data bisa dilakukan.

5) Tekan tombol update.

 56

6) Jika ingin menghapus data, pilih button delete. Tekan Yes jika

muncul pesan ”Hapus data Customer?”. tekan No jika batal

menghapus data maka akan kembali ke tampilan awal.

7) Klik Add untuk menambah data customer. Semua textbox akan

berubah menjadi dalam keadaan kosong. Setelah data-data

customer diisi tekan tombol save.

8) Jika sudah selesai tekan tombol closed untuk keluar dari form

customer.

f. Spesifikasi Program Data Master Supplier

Nama Program : Program Master Supplier

Akronim : formsupp.frm

Fungsi Program : Untuk menyimpan data supplier

Bahasa Pemrograman : Visual Basic 6.0

Bentuk Lampiran : C-6

Penjelasan Program :

1) Pilih menu master lalu klik supplier.

2) Pada saat form tampil, kursor berada pada tombol pencarian

3) Jika data yang tampil bukan data yang dituju maka klik cari

supplier untuk mencari data-data yang ingin ditampilkan kemudian

tekan enter.
 57

4) Setelah data supplier tampil, untuk melakukan pengeditan data,

tekan tombol edit maka field-field dalam keadaan aktif dan

pengeditan data bisa dilakukan.

5) Tekan tombol update.

6) Jika ingin menghapus data, pilih button delete. Tekan Yes jika

muncul pesan ”Hapus data Supplier?”. tekan No jika batal

menghapus data maka akan kembali ke tampilan awal.

7) Klik Add untuk menambah data supplier. Semua textbox akan

berubah menjadi dalam keadaan kosong. Setelah data-data supplier

diisi tekan tombol save.

8) Tekan tombol closed untuk keluar dari form supplier.

g. Spesifikasi Program Data Master Product

Nama Program : Program Master Product

Akronim : formprodak.frm

Fungsi Program : Untuk menyimpan data prodak yang telah

diorder oleh pelanggan.

Bahasa Pemrograman : Visual Basic 6.0

Bentuk Lampiran : C-7

Penjelasan Program :

1) Pilh menu Master lalu klik product

2) Ketika form product tampil, posisi kursor tereletak pada tombol

pencarian.
 58

3) Jika data yang tampil bukan data yang dituju maka klik cari item

untuk mencari data-data yang ingin ditampilkan klik select

kemudian tekan enter. Maka data-data akan tampil.

4) Untuk melakukan pengeditan data, tekan tombol edit maka field-

field dalam keadaan aktif dan pengeditan data bisa dilakukan.

5) Tekan tombol update.

6) Jika ingin menghapus data, pilih button delete. Tekan Yes jika

muncul pesan ”Hapus data prodak?”. tekan No jika batal

menghapus data maka akan kembali ke tampilan awal.

7) Klik Add untuk menambah data prodak. Semua textbox akan

berubah menjadi dalam keadaan kosong. Setelah data-data diisi

tekan tombol save.

h. Spesifikasi Program Data Master Material

Nama Program : Program Master Material

Akronim : formmaterial.frm

Fungsi Program : untuk menyimpan data material

Bahasa Pemrograman : Visual Basic 6.0

Bentuk Lampiran : C-8

Penjelasan Program :

1) Pilh menu Master lalu klik Material

2) Ketika form material tampil, posisi kursor tereletak pada tombol

pencarian
 59

3) Jika data yang tampil bukan data yang dituju maka klik cari

material untuk mencari data-data yang ingin ditampilkan kemudian

tekan enter.

4) Setelah data material tampil, untuk melakukan pengeditan data,

tekan tombol edit maka field-field dalam keadaan aktif dan

pengeditan data bisa dilakukan.

5) Tekan tombol update.

6) Jika ingin menghapus data, pilih button delete. Tekan Yes jika

muncul pesan ”Hapus data Material?”. tekan No jika batal

menghapus data maka akan kembali ke tampilan awal.

7) Klik Add untuk menambah data material. Semua textbox akan

berubah menjadi dalam keadaan kosong. Setelah data-data supplier

diisi tekan tombol save.

8) Tekan tombol close untuk keluar dari form material.

i. Spesifikasi Program Entry POP

Nama Program : Program entry POP

Akronim : formpop.frm

Fungsi Program : untuk menyimpan data order atau purchase

order customer sekaligus untuk menghitung

kebutuhan materialnya.

Bahasa Pemrograman : Visual basic 6.0

Bentuk Lampiran : C-9

 60

Penjelasan Program : -

1) Pilih menu transaksi lalu klik entry pop.

2) Jika hanya ingin mengecek data pop maka, tekan tombol cari pop.

3) Jika akan menginput data pop baru maka, tekan tombol New

4) Tekan get no! Muncul nomor pop otomatis.

5) Pilih tanggal transaksi.

6) Klik cari prn, lalu muncul form tabel prodak. Pilih prodak yang

dicari klik select. Nama prodak dan pn customer muncul otomatis.

Nama dan id customer muncul otomatis.

7) Masukan quantity order, tekan enter.

8) Masukan nomor PO customer, tekan enter.

9) Masukan jadwal kirim, tekan enter.

10) Masukan keterangan dari planner, tekan enter.

11) Klik save, agar data order tersimpan pada database pop maka

kemudian bisa dicari kebutuhan materialnya.

12) Klik Input material requirement. Tampil form perhitungan material.

13) Masukan terlebih dahulu nomor pop, tekan enter. Lalu otomatis

didapat qty order dan jadwal kirim.

14) Pilih material yang menjadi bahan baku, klik cari kode material.

Secara otomatis akan muncul data nama material, quantity perpack,

lead time, supplier dan persentase rejec dan nomor detail, nomor

detail digunakan untuk proses pembuatan PP (permintaan

pembelian).
 61

15) Masukan data stock fisik barang jadi, stock fisik material dan

outstanding po.

16) Klik calculate.

17) Dengan demikian akan didapat nilai kekurangan produksi, nilai

allowance, dan balance material.

18) Masukan jumlah yang harus diorder, jika balance-nya mencukupi

maka masukan dengan nilai nol saja. Pilih status jika ada jumlah

order pilih open karena harus dibukakan PPnya, jika tidak pilih

closed.

19) Pilih tanggal kirim, Masukan keterangan dari pemesanan barang

tersebut.

20) Klik save jika sudah selesai. Klik tambah material jika masih ada

bahan baku yang lain.

21) Klik close untuk keluar dari form perhitungan material.

22) Pada form pop pilih close untuk kembali ke menu utama.

j. Spesifikasi Program Entry PP

Nama Program : Program Entry PP

Akronim : formpp.frm

Fungsi Program : Untuk mengelompokan kebutuhan material

berdasarkan jenisnya dan suppliernya.

Bahasa Pemrograman : Visual Basic 6.0

Bentuk Lampiran : C-10

 62

Penjelasan Program :

1) Pilih Menu transaction klik entry pp

2) Cek pada data grid, apakah masih ada status request yang berisi

keterangan open, Jika ada maka dibuatkan PPnya, dengan megklik

tombol New PP.

3) Pilih tanggal pp, dan masukan nomor pp.

4) Input nomor detailnya, maka data-data akan muncul secara

otomatis.

5) Ketikan quantity PP, dengan mengetik ulang quantity PP maka akan

merubah status bahan yang dipesan. Yang tadinya open kemudian

berubah menjadi close.

6) Klik save untuk menyimpan data.

7) Klik new PP untuk membuat PP baru, nomor PP boleh sama tetapi

maksimal 6 item karena PP di cetak berdasarkan nomor PP dan

dikelompokan berdasarkan supplier dan jenis nya.

8) Klik close untuk kembali ke menu utama.

k. Spesifikasi Program print PP

Nama Program : Program Print PP

Akronim : formprintpp.frm

Fungsi Program : Untuk mencetak form PP

Bahasa Pemrograman : Visual Basic 6.0

Bentuk Lampiran : C-12

 63

Penjelasan Program :

1) Pilih menu Report lalu klik Print PP.

2) Untuk mencetak pp, masukan no PP dengan cara klik cari no pp lalu

klik cari no pp.

3) Klik tombol cetak

4) Close untuk keluar dari form dan kembali ke menu utama.

l. Spesifikasi Program laporan PP

Nama Program : Program Laporan PP

Akronim : formlappp.frm

Fungsi Program : Untuk mencetak rekap permintaan

pembelian (PP)

Bahasa Pemrograman : Visual Basic 6.0

Bentuk Lampiran : C-12

Penjelasan Program :

1) Pilih menu Report lalu klik laporan PP.

2) Jika ingin mencetak rekap PP per tanggal, masukan tanggal awal

dan tanggal akhir kemudian klik cetak.

3) Klik close agar keluar dari program dan kembali ke menu utama
 64

m. Spesifikasi Program Laporan POP

Nama Program : Program Laporan POP

Akronim : formlappop.frm

Fungsi Program : Untuk mencetak form POP dan rekap pop

Bahasa Pemrograman : Visual Basic 6.0

Bentuk Lampiran : C-11

Penjelasan Program :

1) Pilih menu Report lalu klik laporan POP

2) Jika ingin mencetak rekap POP, masukan tanggal awal dan tanggal

akhir kemudian klik cetak.

3) Klik close agar keluar dari program dan kembali ke menu utama.
 65

6. Flowchart

a. Flowchart Program Login

Mulai

Masukan User
& Password

1. OK
2. Cancel

Muncul Pesan
Cocok Id User & “User tidak terdaftar”
OK Y T
Password atau
“Password salah”

MENU UTAMA a

CANCEL T

Muncul Pesan
“Keluar dari
Program ?”

OK T

Gambar II.8

Y Flowchart aProgram Login

Selesai
 66

b. Flowchart Program Menu Utama

 67

Gambar III.9

Flowchart Program Menu Utama

 68

c. Flowchart Program Data User

Mulai

1. Add
2. Delete
3. Close

Masukan Kode,
Menambah
Y Add nama, Password Y Save
User baru
lalu pilih hak akses

T T Cancel

Muncul pesan
Muncul pesan
Menghapus User Y Delete “Hapus data Y
“User sudah di hapus”
user?”

T
T

Close T

Y Gambar III.10

Flowchart Program Data User

S elesai
 69

d. Flowchart Program Change Password

Mulai

1. Change
2. Close

Masukan password lama Muncul Pesan

Merubah
Y dan Change “Password telah
Password
password baru dirubah”

Close T

Gambar III.11
Selesai
Flowchart Program Change Password
 70

e. Flowchart Program Data Master Customer

M ulai

1. P encarian
2. A dd
3. Close

Cari
P encarian Y Hasil Y E dit Y E dit
Custom er

T E dit data
Update
Custom er

T
Delete

M uncul P esan
“Hapus Data Hapus Y Data dihapus
Custom er?”

Input Data Custom er

A dd Y Id, Nam a, alam at, kontak S ave
P ilih K elom pok Usaha

Closed Gambar III.12 T

Y Flowchart Program Master Customer

S elesai
 71

f. Flowchart Program Data Master Supplier

Mulai

1. Cari Supplier
2. Add
3. Close
Edit data
Update
Supplier

Cari
Pencarian Y Hasil Y Edit Y Edit
Supplier

Delete
T

Muncul Pesan
“Hapus Data Hapus Y Data dihapus
Supplier ?”

Input Data Supplier

Add Y Id, Nama, alamat, kontak Save
Pilih Jenis Barang

Closed T
Gambar III.13

Y Flowchart Program Data Master Supplier

Selesai
 72

g. Flowchart Program Data Master Product

M ulai

1. A dd
2. Cari Item
3. Close

Input Data P rodak baru

kode Oracle, Nam a, pilih
A dd Y S ave
jenis, kelopm ok, isi qty,
packing pilih custom er

Cari
P encarian Y Hasil Y E dit Y E dit
Item

T
E dit Data
Update
P rodak
Delete
T

M uncul P esan
Data Prodak
“Hapus Data Hapus Y
dihapus
P rodak?”

T
T

Closed T
Gambar III.14

Y Flowchart Program Data Master Product

S elesai
73
 74

h. Flowchart Program Data Master Material

Mulai

1. Add
2. Cari Material
3. Close

Input Data Material

kode Oracle, Nama, pilih
Add Y Save
jenis, kelopmok, isi qty,
packing dan persentase

Cari
Pencarian Y Hasil Y Edit Y Edit
Material

T
Edit data
Update
Material
T
Hapus

Muncul Pesan
“Hapus Data Y Delete
Material?”

T
T

Closed T
Gambar III.15

Y Flowchart Program Data Master Material

Selesai
 75

i. Flowchart Program Transaksi Entry POP

 76

Gambar III.16

Flowchart Program Transaksi Entry POP

 77

j. Flowchart Program Transaksi Entry PP

Mulai

1. New PP
2. Look Up PP
2. Close

Cek status
pada material
Requirement

Status Input tanggal

Y New PP Tekan Enter
Open dan nomor PP

Oracle, Nama, satuan,

Input nomor
supplier dan keterangan Tekan Enter
detail
muncul otomatis

T Dengan menginput Qty PP

Input Qty PP maka status akan berubah
menjadi “Closed”

Simpan Y Save

T Cancel

Cari PP Y Look Up PP Tampil

Close Gambar III.17 T

Flowchart Program Transaksi Entry PP

Y

Selesai
 78

k. Flowchart Program Print PP

M ulai

1. Cari P P
2. Close

M uncul No Form P P
Cetak P P Y Cari No P P Cetak
PP

Close T

S elesai
Gambar III.18

Flowchart Program Laporan POP

 79

l. Flowchart Program Laporan PP

M u la i

1. C a ri S u p plie r
2. C lo se
3. C e ta k

C etak R ekap M a su ka n L ap o ra n P P
PP Y T a ng g al C e ta k p er T an g ga l
P e r T a n gg a l L ap ora n

C lo se T

Y Gambar III.19

Flowchart Program Laporan PP

S elesai
 80

m. Flowchart Program Laporan POP

M ulai

1. C lose
2. C etak

C etak R ekap M asukan Laporan P O P

POP Y T anggal C etak per T anggal
P er T anggal Laporan

C lose T

Y
Gambar III. 20

S elesai Flowchart Program Laporan POP

 81

2.2.4 Sarana Pendukung Program

Untuk memaksimalkan daya komputer sesuai dengan kebutuhan, maka

diperlukan pendukung yang baik dan tidak aharus mahal atau jumlah yang banyak.

Tetapi pendukung yang mampu membantu aplikasi program atau komputerisasi

sistem yang lebih efektif dan efisien. Dalam memilih peralatan pendukung perlu

dipertimbangkan hal-hal sebagai berikut :

1. Perangkat Keras (Hardware)

Kata Hardware sebenarnya berarti barang-barang yang tersedia dari logam

termasuk peralatan, mesin, kunci-kunci dan lain-lain. Dalam bidang komputer dapat

dijelaskan secara singkat bahwa semua peralatan yang dapat dilihat dengan mata atau

secara fisik. Adapun secara spesifik perangkat keras yang dipakai oleh penulis adalah

sebagai berikut :

a. Processor : Pentium IV

b. Memori : 512 MB

c. Monitor : SVGA Color 17”

d. CD Drive : CDRW/DVDRW

e. Harddisk : 160 GB

f. Keyboard : 107 Keys/PS/2

g. Mouse : Standard Mouse/Optical

h. Printer : Inkjet
 82

2. Perangkat Lunak (Software)

Komputer merupakan mesin yang memproses fakta atau data menjadi

informasi. Komputer digunakan orang untuk meningkatkan hasil kerja dan

memecahkan masalah. Sementara yang menjadi pemecah dan pemroses itu adalah

perangkat lunak.

Kata software yang dimaksud adalah serangkaian instruksi-instruksi atau

perintah sehingga dapat membuat komputer melakukan tugas tertentu. Oleh karena

itu yang lebih lazim disebut software adalah sama dengan program aplikasi. Aplikasi

ataupun program aplikasi terkadang disebut program saja, merupakan kumpulan kode

yang digunakan untuk mengatur komputer agar melakukan sesuatu sesuai dengan

keinginan yang membuatnya.

Aplikasi dapat dibedakan menjadi aplikasi windows dan aplikasi terminal,

aplikasi windows adalah aplikasi berjalan pada windows sedangkan aplikasi terminal

merupakan aplikasi non windows atau aplikasi yang berjalan pada sistem DOS.

Perangkat lunak yang dibutuhkan untuk aplikasi penyimpanan data ini

adalah :

a. Windows XP

b. Microsoft Access 2003

c. Microsoft visual studio (Ms. Visual Basic, Ms.Foxpro)

 83

3. Konfigurasi Sistem

Adapun konfigurasi dari perangkat keras yang digunakan dalam

perancangan pada tugas akhir ini, dapat dilihat pada gambar berikut ini :

Keyboard
107 Keys/PS/2
Mouse
Standard Mouse/Optical

CD
HARDISK CPU
CDRW/
160 GB Pentium IV
DVDRW

Printer
Inkjet Monitor
Gambar III.21 SVGA Color 17"

Konfigurasi sistem Komputer