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EXPEDIENTE LABORAL

EXPEDIENTE LABORAL

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EL EXPEDIENTE LABORALEL EXPEDIENTE LABORAL:Un Instrumento para comprobar las condiciones generalesDe trabajo y la antigüedad en el empleoEn la práctica, tanto el proceso de contratación de personal como el determinación de relaciones laborales representan operaciones medularespara toda empresa, especialmente para el departamento de recursoshumanos, por los datos y documentos de los trabajadores que debenobtenerse en tales procesos y conservarse por un periodo determinado.Ello significa que el momento de contratación de personal es idóneo pararequerir a los nuevos elementos la documentación necesaria (copia del actade nacimiento, constancia de inscripción ante el IMSS, expedida por elúltimo empleador, comprobante de domicilio, cartas de recomendación,etc.) para integrar a cabalidad un expediente laboral donde constarán lascondiciones generales de trabajo y la antigüedad del trabajador en elempleo.Asimismo, el momento de separación o despido es oportuno para recabarlas cartas de renuncia, las actas administrativas y los avisos de rescisiónque amparen los finiquitos o liquidaciones laborales, con el fin de evitarconflictos de trabajo ante las autoridades competentes por falta de losmismo, ya que el artículo 784 de la LFT dispone que en caso de que existauna controversia laboral, la Junta de Conciliación y Arbitraje (JCA) eximirá altrabajador de la carga de la prueba y requerirá al patrón la exhibición detales documentos, como los siguientes:1. Fecha de ingreso del trabajador.2. Antigüedad.3. Inasistencias.4. Causas de rescisión de la relación laboral.5. Término del vínculo laboral o contrato de trabajo por obra o tiempodeterminado, según lo señalado en la LFT.
 
6. Constancia de haber dado aviso por escrito al trabajador de la fecha ycausa del despido.7. Contrato de trabajo.8. Duración de la jornada laboral.9. Pago de días de descanso y obligatorio.10. Disfrute y pago de vacaciones.11. Pago de las primas dominical, vacacionar y de antigüedad.12. Monto y pago del salario.13. Pago de la PTU.14. Incorporación y aportación al Fondo Nacional de la Vivienda.Por tanto, al momento de contratar personal es importante requerir a losnuevos elementos la documentación necesaria para integrar su expedientepersonal, el cual se continuará mientras perdure la relación laboral.A pesar de la importancia de recopilar dicha información, la mayoría de lasempresas descuida este aspecto, pues consideran innecesario formar unexpediente que “jamás” se utilizará.Así, los datos requeridos por las autoridades laborales, en un momentodado, se localizan en diversos documentos, los cuales deben identificarse ytenerse al alcance para evitar inconvenientes. A continuación, se enlistanlos documentos necesarios para conservar y obtener información de unempleado:Documento fuente Información obtenidaSolicitud de empleo.Contrato individual de trabajo. Datos generales y periodo de contrataciónContrato individual de trabajo.Constancia de inscripción ante el IMSS (Afil-06, denominado “Relación demovimientos operados mediante el sistema IMSS desde su empresa”. –ISDE-).Recibos de nómina Fecha de ingreso a la empresa.
 
Control de evaluaciones.Contrato individual de trabajo. Antigüedad laboral.Recibos de nómina.Incapacidades expedidas por el IMSS.Control de incidencias (como faltas, permisos e incapacidades), Tarjetas o listas de asistencia. Inasistencias justificadas o injustificadas.Contrato individual de trabajo.Constancia de inscripción ante el IMSS (Afil-06, denominada “Relación demovimientos operados mediante el ISDE”).Control de autorizaciones especiales para laborar tiempo extraordinario. Tarjetas o listas de asistencia.Finiquito o liquidación. Duración de las relaciones laborales, horario detrabajo y días de descanso.Control de vacaciones disfrutadas.Recibos de nómina. Pago de vacaciones y de la prima correspondiente.Recibos de nómina firmados por el personal.Contrato de tarjeta de débito, utilizada para pagar los sueldos.Control de autorizaciones especiales para laborar tiempo extraordinario.Pago de salario normal, horas extra o días festivos.Recibos de nómina y controles manejados por el otorgamiento deprestaciones previstas por la ley laboral. Pago de aguinaldo, vacaciones,PTE, gratificaciones, vales, etcétera.Constancia de inscripción ante el IMSS (Afil-06, denominada “Relación demovimientos operados mediante el ISDE”).Pagos efectuados mediante las cédulas de liquidación emitidas por elSistema único de autodeterminación. Inscripción ante el IMSS e Infonavit.Recibo de finiquito o liquidación Prima de antigüedad.Constancia de CURP.

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