____________________ Manual

Administrativo

OBJETIVOS DEL MANUAL

OBJETIVO GENERAL:

Desarrollar una herramienta de gestión administrativa para la Gerencia

de Ventas de la empresa Aguacero S.A de C.V, en las áreas de
Organización, Descripción de Puestos y Procedimientos.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

• Ser instrumento útil para la orientación e información de los

procesos, estructura organizativa y los puestos de trabajo de
la Gerencia de Ventas.
• Facilitar el aprovechamiento de los recursos con los que cuenta
la Gerencia de Ventas.
• Propiciar el mejoramiento de la productividad y calidad de la
Gerencia estudiada.
• Establecer lineamientos de acción generales para la Gerencia
de Ventas.

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 ____________________ Manual
Administrativo

AGUACERO
S.A de C.V

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 ____________________ Manual
Administrativo

MANUAL ADMINISTRATIVO DE LA GERENCIA DE

VENTAS DE LA EMPRESA AGUACERO S.A. DE C.V

HISTORIA DE LA EMPRESA.
AGUACERO S.A. de C.V. nace el 02 de junio del año 2006, surge
mediante la fundación e idea de una pareja de esposos, Sr. Jaime Luís
Torres y la Sra. Lourdes María Arriaza, que juntos desean establecer una
planta de agua que pueda ser única para los salvadoreños, para esto
realizan intensa información del equipo adecuado para lo cual les lleva
un año lograr obtener lo necesario antes de la fecha de su nacimiento y
cumpliendo además todos los requisitos sanitarios y de exportación que
la garantizan como agua pura.
AGUACERO S.A. de C.V. En su comienzo de producciones obtuvo gran
demanda en países vecinos en Guatemala y Honduras en lo cual se
comenzó a operar y permitió un año de éxito pero solamente fuera del
país, al finalizar el año 2007 se comenzó a producir para poder entrar
dentro del país.

En la actualidad del se generan 36 empleos directos y mas indirectos lo

cual esto permite establecerse como una mediana empresa.
Aun que el producto aun no todos lo conocen se trabaja en que este
siempre establecido en diferentes puntos del país y sepan la calidad del
producto.

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 ____________________ Manual
Administrativo

JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA
Debido a que cada empresa es un sistema con características
particulares, se hace necesario el desarrollo de una herramienta técnico-
administrativa que recopile y oriente al lector sobre las acciones a tomar
en una situación dada. Por ello se elabora el presente manual
administrativo, como una herramienta indispensable para la empresa:
Aguacero S.A. de C.V.

Una empresa debe tener un plan detallado y sistematizado con el cual

pueda hacerle frente a los diversos elementos que intervienen en la
dinámica organizacional. Por ello los manuales administrativos
constituyen un aliado importantísimo en la sana gestión de la empresa.
Asimismo forma una institucionalización o apropiación de las actividades
que realiza y contribuye al mejoramiento tanto de los procesos
(administrativos y productivos), así como también del producto final,
conformando una cultura de mejora constante dentro la empresa.

También el conocimiento de la estructura organizativa de la Gerencia de

Ventas contribuirá a la comprensión y mejora de sus unidades, así como
también al diseño de planes adecuados a la capacidad y objetivos de la
empresa.
La elaboración de la descripción de puestos es de gran utilidad dentro
de ella para el proceso de reclutamiento y selección de personal, ya que
orientara acertadamente en la búsqueda de la persona con el perfil
adecuado para cada cargo.

Los procedimientos son otro elemento, puesto que por ellos se realizan
las acciones necesarias para el éxito y la vida de la misma organización,
por tanto, la elaboración de procedimientos narrativos y sus respectivas

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 ____________________ Manual
Administrativo

representaciones gráficas constituye la comprensión y análisis de las

actividades más profundas de la empresa y en este caso de la Gerencia
de Ventas, por lo que permite establecer mejoras y rediseños a los
procesos existentes y futuros.

MISION
Somos una empresa salvadoreña productora de agua potable y cristalina
que permite generar a los salvadoreños un nuevo estilo de agua con
muy buena calidad en su producción mediante el producto.

VISION
Llegar a ser una nueva empresa de agua en el mercado salvadoreño que
genere confianza en nuestro sabor y estilo que permita posicionarnos
con muy buen agrado ante quienes deseen conocernos, y que nuestro
producto permita cumplirle al consumidor lo que busca ante una nueva
agua.

POLÍTICAS GENERALES DE LA EMPRESA

DE ORGANIZACIÓN:

- La Junta General de Accionistas será el órgano supremo de la

sociedad según lo establece el Código de Comercio.
- La Junta Directiva, puede estar conformada por uno o más
miembros de la Junta General de Accionistas.

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 ____________________ Manual
Administrativo

- La Junta Directiva puede nombrar a un administrador General

único con carácter temporal o con un plazo no mayor de dos años.
- La planeación estratégica se revisará al término de cada año,
según los resultados observados de los planes operativos.
- Las plazas operativas de la Gerencia de Producción podrán ser de
carácter temporal, dependiendo de las necesidades de la
producción.

DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS:

- El análisis de los puestos se llevará a cabo por la Gerencia de

Recursos Humanos.
- Se llevarán a cabo auto-evaluación semestral de los puestos a
nivel de Gerencias.
- Cuando se produzca alguna modificación al perfil de un puesto, su
implantación será efectiva una vez aprobada y presentada a las
personas involucradas en ella.

DE PROCEDIMIENTOS:

- Los procedimientos relacionados a cada una de las jefaturas de

planta se revisarán de manera interna en cada una de éstas.
- Ningún cliente debe esperar más de un día por la entrega de su
pedido
- Se revisará, actualizará y modificara los procedimientos de compra
y recepción de materiales según sea la necesidad.
- Los procedimientos se graficarán según la terminología de la
Amercian Society of Society of Mechanical Enginners (ASME),
American National Standard Institute (ANSI) o en su defecto un
combinado, siendo explicado su uso por la Unidad respectiva .

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 ____________________ Manual
Administrativo

- Para la evaluación de los procesos de producción y/o

administrativos se formarán comités integrados por los miembros
de las Gerencias de la empresa.

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 ____________________ Manual
Administrativo

ORGANIZACIÓN DE
LA EMPRESA

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 ____________________ Manual
Administrativo

DESCRIPCIÓN DE LA ESTRUCTURA
ORGANIZATIVA

Agua cero SA de CV es una empresa que cuenta con un gran número de

gerencias y unidades administrativas, se realizará el análisis de la
Gerencia de Ventas, la cual está apoyada por tres unidades de nivel
jerárquico inferior. Por lo tanto el organigrama será de tipo
suplementario y con dos niveles estando a la cabeza la Gerencia de
Ventas y guardando relaciones de dependencia y autoridad las Unidades
de Salas de Venta, Mayoreo y de Servicio Post-Venta. Además se
presenta el organigrama maestro de toda la empresa, junto con una
pequeña descripción de sus unidades más importantes.

DESCRIPCIÓN DE LAS PRINCIPALES UNIDADES ADMINISTRATIVAS

A continuación se presenta la estructura orgánica de la empresa Agua
cero SA de CV. en donde se aprecian las unidades de staff y las tres
grandes áreas como lo son Producción, Mercadeo y Administración; cada
una con sus diferentes ramificaciones o unidades que apoyan la gestión
de la organización. Asimismo se observa el grado de autoridad y
responsabilidad que se da dentro de cada línea, determinando los
siguientes niveles jerárquicos:

ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS:

La asamblea general de accionistas es el órgano supremo de la sociedad
y como tal, representa el capital de toda sociedad anónima; puede
acordar y ratificar todos los actos y operaciones de la sociedad y sus
resoluciones serán cumplidas por la Junta Directiva.

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 ____________________ Manual
Administrativo

JUNTA DIRECTIVA:
Depende directamente de la Asamblea General de accionistas, la
administración de la sociedad estará a cargo de uno o varios
mandatarios temporales y revocables, quienes puedan ser socios o
personas extrañas a la sociedad.

GERENCIA GENERAL:
El Gerente general tiene como responsabilidad dirigir, así como recabar
la información que muestre el trabajo desarrollado por las demás
gerencias de la empresa, a fin de formarse un juicio exacto de los
acontecimientos y condiciones de los resultados, de las operaciones
realizadas por la misma y de esta forma formular sus conclusiones y
recomendaciones, y reportar directamente a la Junta Directiva.

GERENCIA DE MERCADOTECNIA:
Es la que se encarga de proporcionar los medios esenciales por los
cuales la empresa va a estar girando a través de investigaciones para
dar a conocer sus productos y obtener una mayor rentabilidad de los
mismos, se reporta al gerente general y delega hacia su Gerencia de
Ventas por línea de producto.

GERENCIA DE PRODUCCIÓN:
Se encarga de recaudar los informes que le son otorgados por su
gerente, para tomar decisiones correctivas para un buen funcionamiento
de la empresa, lo cual reporta al gerente general y delega hacia abajo,
al gerente de planificación y las unidades Técnicas de planta.

GERENCIA ADMINISTRATIVA:

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 ____________________ Manual
Administrativo

Es función de ésta, el control administrativo teniendo como base la

plantación, dirección y organización, ya que estos elementos llevándose
a cabo proporcionan una mayor eficiencia dentro de la empresa, esta
Gerencia reporta al gerente general y delega responsabilidad hacia
gerentes de Finanzas

UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS:

Lleva acabo funciones de coordinación, selección y evaluación
administrativa del personal, su principal función es de proveer los
recursos humanos de la empresa, así como el control administrativo de
este y le reporta al Gerente general delegando a sus gerentes de
oficinas y planta, sus funciones de selección, evaluación y control
administrativo del personal; su ubicación se localiza en Oficinas
Generales.

GERENCIA DE VENTAS:
Realiza funciones de planeación, coordinación y control de la fuerza de
ventas, asimismo realiza planes estratégicos de ventas, apoyándose en
los objetivos de la empresa para su ejecución. Tiene bajó su cargo tres
unidades administrativas y está subordinada a la Gerencia de Mercadeo.

UNIDAD DE SALAS DE VENTA

Está bajo la supervisión de la Gerencia de Ventas, y es la encargada de
mantener relaciones efectivas entre las diferentes salas de venta de la
empresa y de su correcto abastecimiento tanto al detalle como
mayorista.

UNIDAD DE MAYOREO
Es la unidad responsable del abastecimiento de grandes volúmenes de
pedidos, tiene contacto directo según las características y

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 ____________________ Manual
Administrativo

especificaciones que tienen los clientes, en especial lo referente a papel

higiénico de marcas privadas.

UNIDAD DE SERVICIO POST VENTA

Es la unidad responsable de mantener constante comunicación con los
clientes y brindarles información y ayuda una vez realizada el proceso
de venta en cualquiera de sus modalidades (menoreo, mayoreo, al
detalle, etc.). Depende jerárquicamente de la Gerencia de Ventas y está
al mismo nivel de las unidades de mayoreo y de salas de vetnas.

JEFATURAS DE PLANTA:
Es responsabilidad del aprovechamiento del equipo con que cuenta la
empresa para desarrollar en forma eficiente los procesos de fabricación
de sus productos, le reporta directamente al Gerente de Producción y
Planificación y delega responsabilidades en sus superintendentes de
producción, mantenimiento, distribución y almacenes; su ubicación se
localiza en Planta.

UNIDAD TÉCNICA
Tiene bajo su responsabilidad el control de calidad, seguridad industrial
e investigación y desarrollo de procesos con el fin de obtener mayor
eficiencia dentro de la productividad de la empresa, reporta
directamente al Jefe de Planta respectivo y a su ves delega a sus
unidades de Control de Calidad, Seguridad Industrial e Investigación y
Desarrollo; su ubicación se localiza en Planta.

UNIDAD DE DISTRIBUCIÓN Y ALMACENES

Tiene como responsabilidad la recepción de materiales, materia prima y
producto terminado de producción, además la distribución de productos
al cliente, así como del abastecimiento de materiales y materia prima al

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 ____________________ Manual
Administrativo

área productiva y mantenimiento. Reporta directamente al gerente de

Producción y delega a sus unidades de Almacén de Materiales, de
Almacén de Producto Terminado, Logística y de Control y Programación
de la Producción; su ubicación esta en Planta.

UNIDAD DE MANTENIMIENTO
En su responsabilidad mantener un buen funcionamiento para su uso,
los equipos e instalación de la empresa, para un buen aprovechamiento
de los recursos de producción de la misma, el cual reporta directamente
al gerente de operaciones y delega hacia sus unidades de
Mantenimiento Eléctrico, Mantenimiento Mecánico, Instrumentación y
Servicios Generales.

JEFE DE LOGÍSTICA
Coordina los pedidos que recibe del Departamento de vetas, para su
distribución de producto terminado hacia los clientes.
Contrata el transporte adecuado para el envió de los productos a su
destino. Reporta directamente a la Superintendencia de Distribución y
Almacenes. Delega responsabilidades hacia su asistente y supervisores
en turno; su ubicación se localiza en Planta.

JEFE DE CONTROL Y PROGRAMACIÓN DE LA PRODUCCION

Tiene como responsabilidad elaborar un programa de producción, en
base al pronóstico de ventas, para elaborar los productos en planta.
Solicita las cantidades requeridas de materia prima, también programa
los productos de refabricación, es lazo de unión entre el área de ventas.
Controla la producción de la planta como son: rendimientos, tiempos,
etc., control de administración de estadísticas y se reporta directamente
a la Superintendencia de Distribución y Almacenes. Delega

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 ____________________ Manual
Administrativo

responsabilidades hacia su supervisor o analista de programación; su

ubicación se localiza en Planta.

AGUACERO S.A. de C.V

ORGANIGRAMA MAESTRO

Asamblea Gral de
accionistas

Asesoria legal y
Auditoria externa
financiera

Junta Directiva

Auditoria interna Directorio

Gerencia Gral

Gerencia de Gerencia de Gerencia

Producción Mercadeo Administrativa

Gerencia de Gerencia de Gerencia

Planificación Ventas Financiera

Unidad de Unidad de Unidad de Unidad de Unidad de Unidad de Unidad de

Salas de Venta Mayoreo serv. PostVent Contab. créditos RRHH
Planta 1

Unidad de
Jefatura
Planta 2 J.efat de Jefatura Jefat de Jefat de Jefat. De
supervis
distribuc de atenc. Costos compras RR Inds
ora
Unidad de
Planta 3 Jefat. de Jefat de Jefat de Jefat. De
contrat Info finc. Cobros sistemas

Unidad de
Planta Int. Jefat de
sop. Tec

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 ____________________ Manual
Administrativo

ORGANIGRAMA DE LA GERENCIA DE VENTAS

DE LA EMPRESA AGUACERO S.A. de C.V

GERENCIA DE VENTAS

UNIDAD DE SALAS DE UNIDAD DE SERVICIO

UNIDAD DE MAYOREO
VENTA POST-VENTA

Como se observa la gerencia está integrada por tres unidades, cuya

dependencia jerárquica y de relaciones se expresan en el siguiente
manual de organización. Asimismo, se hace uso del formato de
recopilación de información (Anexo No 1) del cual se redacta lo
siguiente:

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 ____________________ Manual
Administrativo

MANUAL DE ORGANIZACION

Unidad organizativa: GERENCIA DE VENTAS

Dependencia jerárquica: Gerencia de Mercadeo

Relaciones externas: Distribuidores y almacenadotas

Relaciones Internas: Gerencia General, Gerencia de Mercadeo,

Gerencia de Producción

Objetivo General de la unidad:

Cumplir con el mínimo de volumen de ventas establecido por año y para
ello debe además diseñar mecanismos que impulsen la actividad de los
vendedores.

Funciones y responsabilidades:
– Administrar las ventas a nivel nacional y recibir informes de las tres
unidades administrativas a su cargo.
– Desarrollar presupuesto anual de ventas de la empresa.

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 ____________________ Manual
Administrativo

– Supervisar a los vendedores a su cargo y hacer un seguimiento

continuo de la comisión de cada vendedor, para detectar fallas o
descubrir vendedores estrella.
– Sugerir ideas de atención al cliente.
– Vigilar el desarrollo de otras organizaciones que representen
competencia para la empresa.

MANUAL DE ORGANIZACION

Unidad organizativa: UNIDAD DE SALAS DE VENTAS

Dependencia jerárquica: Gerencia de Ventas

Relaciones externas: Sucursales de la empresa y tiendas de

distribución

Relaciones Internas: Gerencia de Mercadeo, Gerencia de Ventas,

Gerencia de Producción

Objetivo General de la unidad:

Mantener canales de comunicación eficientes con las diferentes salas de
ventas y lugares de distribución de los productos de la empresa

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 ____________________ Manual
Administrativo

Funciones y responsabilidades:

– Planificar y aplicar programas de ventas basados en la situación

actual y la evaluación del mercado.

– Supervisar y recibir informes de las salas de ventas y las envía al

Gerente de Ventas en un informe semanal para hacer el
seguimiento del volumen de ventas y cumplir con el margen
establecido por mes y por trimestre.

– Preparar y controlar el presupuesto de su departamento.

– Establecer y dirigir las políticas y los procedimientos operativos y

administrativos de su área.

– Coordinar reuniones para distribución de trabajo.

– Sondear precios de la competencia a través de periódicos.

– Coordinar cambios de precios de mercadería.

– Verificar existencias de mercadería en tableros, góndolas y sala

de venta.

– Identificar y analizar los puntos estratégicos de la competencia.

– Atender consultas de clientes y empleados.

– Llamar telefónicamente a clientes.

– Verificar el buen desarrollo de las ventas en la sala de ventas a

través de chequeo de precios, relación vendedor-cliente.

– Autorizar las salidas de producto de bodega para las sucursales

cuando no se tiene en existencia en la sucursal.

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 ____________________ Manual
Administrativo

– Revisar ticket de ingresos de cliente y sacar promedio de venta

por cliente.

– Elaborar informe de resultados diarios.

– Revisar la diferencia entre cuota mensual y venta diaria y sacar

promedio diario de venta y promedio diario por vendedor.

– Analizar con cada vendedor, los resultados diarios de ventas,

utilidades, % de la cuota mensual reflejados en los reportes de
venta.

– Analizar en conjunto con la Gerencia de Ventas, los resultados

del área.

– Identificar factores de disminución en utilidad.

– Identificar productos a ofertar y pasar listado a Gerencia de

Ventas

MANUAL DE ORGANIZACION

Unidad organizativa: UNIDAD DE MAYOREO

Dependencia jerárquica: Gerencia de Ventas

Relaciones externas: Proveedores y Clientes

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 ____________________ Manual
Administrativo

Relaciones Internas: Gerencia de Producción y Gerencia de Ventas

Objetivo General de la unidad:

Es cumplir con los pedidos realizados a la empresa con la prontitud y
exactitud que el cliente demande.

Funciones y responsabilidades:

– Supervisa y recibe informes de sus pedidos y lo envía al Gerente

de Ventas en un informe semanal para hacer el seguimiento del
volumen de ventas y cumplir con el margen establecido por mes
y por trimestre.

– Planificar y aplicar programas de ventas basados en la situación

actual y la evaluación del mercado.

– Coordinar la labor de los vendedores de mayoreo.

– Revisar estadísticas de ventas para verificar el alcance de la

meta asignada.

– Preparar y controlar el presupuesto de su unidad.

– Establecer y dirigir las políticas y los procedimientos operativos y

administrativos de su área.

– Identificar y analizar los puntos estratégicos de la competencia.

– Revisar los precios del almacén y de la competencia y actualizar

los precios del
área.

– Elaborar reportes requeridos por la gerencia.

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 ____________________ Manual
Administrativo

– Realizar presentaciones de cotización a clientes especiales.

– Negociar las cotizaciones presentadas a clientes especiales.

– Salir con los vendedores para supervisar las funciones de sus

cargos.

– Analizar en conjunto con la Gerencia de Ventas los resultados del

área

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 ____________________ Manual
Administrativo

MANUAL DE ORGANIZACION

Unidad organizativa: UNIDAD DE SERVICIO POST VENTA

Dependencia jerárquica: Gerencia de Ventas

Relaciones externas: Proveedores y Clientes

Relaciones Internas: Gerencia de Mercadeo, Gerencia de Producción y

Gerencia de Ventas

Objetivo General de la unidad:

Brindar la atención e información pertinentes a los pedidos de los
productos solicitados por los clientes de la manera más clara y eficiente.

Funciones y responsabilidades:

– Administrar las relaciones Empresa- Cliente por medio de sus

canales de comunicación.

– Supervisar y recibir informes de los pedidos, entregas y retrasos

de producción, así como también incomodidades de los clientes y
los envía al Gerente de Ventas en un informe semanal para hacer
el seguimiento del volumen de ventas y cumplir con el margen
establecido por mes y por trimestre.

– Generar ideas y mecanismos para el desarrollo de atención al

cliente.

– Atender y ayudar al cliente en problemas específicos referentes al

producto que desea comprar o que ha adquirido.

– Verificar existencias de producto en el sistema.

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 ____________________ Manual
Administrativo

– Llamar a los clientes para dar seguimiento a ventas.

DESCRIPCIÓN DE
PUESTOS

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 ____________________ Manual
Administrativo

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS PARA CADA UNIDAD

ORGANIZATIVA

INTRODUCCIÖN
Para tener una idea de lo que la descripción de puestos implica, se
presentan a continuación una serie de definiciones de interés general.
De la misma forma, puede consultarse el anexo No 2 sobre la
herramienta para la recolección y levantamiento de la información.

Qué es un puesto: Los puestos de trabajo son la esencia misma del

grado de productividad de una organización. El logro de los objetivos
depende de un diseño adecuado del puesto.

Descripción del Trabajo: Se considera la información suministrada por el

análisis y la descripción del puesto: Tareas que se realizan,
responsabilidades, habilidades, esfuerzos y condiciones del trabajo.

Capacidad requerida: Por lo común primero se obtiene información

sobre las actividades realmente de trabajo desempeñadas tales como
limpieza, codificar, galvanizar, codificar pintar, diseñar, entre otras. En
ocasiones, la lista de actividades y indica también como, por qué y
cuándo un trabajador desempeña cada actividad.

También es posible reunir información sobre el comportamiento humano

como sensibilidad, comunicación, toma de decisiones y escritura. En

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 ____________________ Manual
Administrativo

este punto se incluye información referente a las exigencias personales

del puesto en términos de gasto de energía, caminar largas distancias y
otros. Que tipos de maquinas sabe manejar; condiciones físicas y horario
de trabajo y el contexto social y organización, por ejemplo, la gente con
la que el empleado deberá interactuar habitualmente. También puede
reunirse aquí información sobre los incentivos financieros y no
financieros vinculados con el empleo.

Otros requerimientos: Se reúne información con respecto a los

requerimientos humanos del puesto tales como los conocimientos o las
habilidades con los que se relaciona (educación, capacitación
experiencia laboral), así como los atributos personales (aptitudes,
características físicas, personalidad, intereses) que se requieren.

DESCRIPCION DE PUESTOS

Fecha de
actualización
MANUAL DE DESCRIPCION DE ___/___/___
PUESTOS Pagina. __ de
__

I. LOCALIZACION DEL PUESTO:

Nombre del puesto: GERENTE DE

VENTAS
Puesto del que depende jerárquicamente: Gerente de
Mercadeo
Puestos que supervisa directamente: Jefes de las
Unidades de Salas de
Venta, Mayoreo y
Servicio Post
Venta.
Se relaciona internamente con: Gerente General,
de Mercadeo y de
Producción.
Se relaciona externamente con: Distribuidoras y

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 ____________________ Manual
Administrativo

Almacenadoras

II. DESCRIPCION GENERAL DEL PUESTO:

Es el responsable de planear, organizar, dirigir y controlar los
esfuerzos de ventas de sus tres dependencias: Salas de Venta,
Mayoreo y Servicio Post- Venta. Así como de definir estrategias y
planes de ventas que generen una rentabilidad de los productos
ofrecidos por la empresa.

III. OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO:

Cumplir con el mínimo de volumen de ventas establecido por año y
para ello debe además diseñar mecanismos que impulsen la actividad
de los vendedores y su consecuente alcance de la cuota

IV. DESCRIPCION DE TAREAS:

a) Tareas continuas:

 Revisar los procesos de Venta.

 Revisar las cuotas de Venta.

b) Tareas periódicas:

 Preparar Planes Operativos de su Área de trabajo según

los objetivos de la empresa.
 Elaborar presupuestos y otros informes de costos para la
Gerencia de Producción.
 Evaluar la ejecución del Pronóstico de Ventas
 Preparar informes mensuales de las ventas para el
Gerente de Mercadeo.
 Evaluar el plan y estrategias de venta cada semestre.

c) Tareas eventuales:

 Pertenecer a comités de auditoria de recursos humanos

V. PERFIL OCUPACIONAL:
1) Educación necesaria:
 Graduado en Licenciatura en Comercialización,
Mercadeo y Ventas o similares
 Preparación o especialización en Ventas

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 ____________________ Manual
Administrativo

Profesionales (opcional)

2) Experiencia laboral previa:

 Haber fungido como Responsable de sección de
Ventas en una empresa similar durante tres años como
mínimo, habiendo desarrollado planes comprobables de
venta y bajo el concepto equipos de trabajo.
 Experiencia en planes estratégicos de ventas.

3) Conocimientos necesarios:
 Conocimiento de sistemas operativos Windows 9x,
Me, 2000 y XP
 Conocimientos de motivación y trabajo de grupos

4) Otros requerimientos
 Facilidad de expresión y buenas relaciones
interpersonales.
 Dominio completo del idioma inglés.
 Poder de negociación, emprendedurismo y
habilidades sociales

5) Esfuerzo
 Mental y visual

6) Equipo de oficina a su cargo:

 Computadoras y accesorios.
 Fax y Fotocopiadora.

Fecha de
actualización
MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS ___/___/___
Pagina. __ de
__
I. LOCALIZACION DEL PUESTO:
Nombre del puesto: JEFE DE UNIDAD
DE SALAS DE
VENTAS
Puesto del que depende jerárquicamente: Gerente de Ventas
Puestos que supervisa directamente: Jefe supervisor de

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 ____________________ Manual
Administrativo

vendedores y Jefe
Contratos y Negocios
Se relaciona internamente con: Gerentes de
Mercadeo, Ventas y
Producción y sus
subalternos.
Se relaciona externamente con: Sucursales de la
empresa y tiendas de
Distribución

II. DESCRIPCION GENERAL DEL PUESTO:

Es el responsable de la sana gestión de la cartera de clientes a nivel
macro, puesto que supervisa las cuentas especiales con de las
diferentes salas de ventas del país y mantiene constante
comunicación con el gerente de ventas para el logro y mejora de los
procesos de venta de las sucursales de la empresa.

III. OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO:

Mantener canales de comunicación eficientes con las diferentes salas
de ventas y lugares de distribución de los productos de la empresa.
IV. DESCRIPCION DE TAREAS:

Tareas continuas:

 Revisar de manera diaria el cumplimiento de las metas

propuestas.
 Llevar un control de los vendedores.
 Controlar las ventas totales de las salas de ventas.

b) Tareas periódicas:

 Estudiar los precios de los productos de la competencia

 Mantener un control de cartera de clientes.
 Realizar contactos con las diferentes salas de ventas y
distribuidoras donde se encuentran colocados los
productos de la empresa.
 Elaborar reportes requeridos por la gerencia.
 Coordinar cambios de precios en mercaderías.
 Verificar el buen desarrollo de las ventas de las salas de
ventas a través del chequeo de precios y de la relación
vendedor–cliente.
 Coordinar las salidas de productos de bodega hacia las

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 ____________________ Manual
Administrativo

sucursales.

c) Tareas eventuales:

 Colaborar a las Gerencias de Mercadeo y de Ventas en la

preparación de la estrategia general de ventas de la
empresa.

V PERFIL OCUPACIONAL:

1) Educación necesaria:
 Graduado o egresado en Licenciatura en
Comercialización, Mercadeo y Ventas o similares

2) Experiencia laboral previa:

 Haber sido el Responsable de Sucursales de Venta
en una empresa similar durante dos años de experiencia
como mínimo (comprobable).
 Experiencia en gestión de ventas.
 Experiencia en el manejo de fuerza de ventas en
sala.

3) Conocimientos necesarios:
 Conocimiento de sistemas operativos Windows 9x,
Me, 2000 y XP
 Conocimientos de técnicas de motivación de
empleados.

4) Otros requerimientos
 Analítico e innovador.
 Capacidad de trabajar bajo presión y metas
específicas de ventas.

5) Esfuerzo
 Mental y visual

6) Equipo de oficina a su cargo:

 Computadoras y accesorios.

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 ____________________ Manual
Administrativo

Fecha de
actualización
MANUAL DE DESCRIPCION DE ___/___/___
PUESTOS Pagina. __ de
__

I LOCALIZACION DEL PUESTO:

Nombre del puesto: JEFE DE UNIDAD
DE MAYOREO
Puesto del que depende jerárquicamente: Gerente de Ventas
Puestos que supervisa directamente: Jefe de
Distribución
Se relaciona internamente con: Gerentes de
Producción y de Ventas,
Jefe de
Distribución, Feje de Unidad
de Salas de Ventas
Se relaciona externamente con: Proveedores y
Clientes.

II DESCRIPCION GENERAL DEL PUESTO:

Es el encargado de suplir pedidos de los clientes mayoristas teniendo
en cuenta las exigencias y necesidades de éstos.

III OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO:

Es cumplir con los pedidos realizados a la empresa con la prontitud y
exactitud que el cliente demande.

IV DESCRIPCION DE TAREAS:

a) Tareas continuas:

 Coordinar la labor de los vendedores de mayoreo.

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 ____________________ Manual
Administrativo

 Revisar que los pedidos se ajusten a las metas

propuestas.
 Verificar el pronto abastecimiento de los pedidos de
los clientes.

b) Tareas periódicas:

 Revisar las estadísticas de venta para tener un control

sobre los pedidos realizados por los clientes.
 Planificar y controlar el programa de ventas
mayoristas.
 Identificar y analizar los puntos estratégicos de
distribución y ventas de mayoreo.
 Evaluar los sistemas de distribución y despacho de
productos.
 Realizar un seguimiento del despacho de productos.
 Verificar las existencias en bodega.
 Controlar los niveles máximos y mínimos de inventario
en bodega de producto terminado.

c) Tareas eventuales:

 Colaborar a las Gerencias de Mercadeo y Ventas en la

preparación de la estrategia general de ventas de la
empresa.
 Diseñar planes estratégicos de distribución de
productos.

V PERFIL OCUPACIONAL:
1) Educación necesaria:
 Graduado o egresado en Licenciatura en
Comercialización, Mercadeo y Ventas o similares

2) Experiencia laboral previa:

 Experiencia de dos o más años en el manejo,
reparto y distribución de productos a mayoristas.
 Experiencia en el control y manejo de inventarios
de dos años.

3) Conocimientos necesarios:
 Conocimiento de sistemas operativos Windows 9x,
Me, 2000 y XP

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 ____________________ Manual
Administrativo

 Hábil en el manejo de Bases de datos.

 Conocimientos de distribución y rutas de transporte
de productos

4) Otros requerimientos
 Disposición para trabajar en equipo.

5) Esfuerzo
 Mental y Visual
6) Equipo de oficina a su cargo:
 Computadora y accesorios.

Fecha de
actualización
MANUAL DE DESCRIPCION DE ___/___/___
PUESTOS Pagina. __ de
__

I LOCALIZACIÓN DEL PUESTO:

Nombre del puesto: JEFE DE
UNIDAD POST-VENTA
Puesto del que depende jerárquicamente: Gerente de ventas
Puestos que supervisa directamente: Jefe de atención
al cliente
Se relaciona internamente con: Gerente de
ventas
Jefes de salas
de ventas y mayoreo,
Atención al

- 32 -
 ____________________ Manual
Administrativo

cliente
Se relaciona externamente con: Clientes y
Proveedores

II DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO:

Es el encargado de atender las relaciones con los clientes, después
que se le ha entregado el producto ya sea al menudeo o mayoreo,
monitoreando constantemente las posibles circunstancias que puedan
atenuar la pronta distribución de los pedidos.

III OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO:

Formular programas para atender inconvenientes que puedan surgir
con los diferentes productos, así como la distribución de estos y otras
circunstancias..
IV DESCRIPCIÓN DE TAREAS:

a) Tareas continuas:

 Diseñar programas para la atender las exigencias de los

clientes
 Monitorear el servicio ofrecido por los vendedores junto al
producto

b)Tareas periódicas:

 Controlar el proceso de ventas en cuanto a nivel de

quejas
 Generar informes para la gerencia de ventas
 Verificar los resultados de la implementación de
programas de atención al cliente
 Planear todas las acciones a tomar para reducir el nivel de
quejas, para la unidad de servicio post-venta.
 Evaluar constantemente la gestión de servicio postventa y
atención al cliente.

c)Tareas eventuales:

 Elaborar estrategias en conjunto con la gerencia de

Mercadeo y ventas en cuanto a canales de distribución.

- 33 -
 ____________________ Manual
Administrativo

PERFIL OCUPACIONAL:
1) Educación necesaria:

 Graduado o egresado en Licenciatura en Comercialización,

Mercadeo o carreras afines

2) Experiencia laboral previa:

 Tres años como mínimo de experiencia en gestión
de ventas y atención al cliente

3) Conocimientos necesarios:
 Manejo de sistemas operativos Windows 9x, Me ,
2000 y XP
 Hábil en el manejo de bases de datos
 Con Enfoque de atención hacia clientes externos.

4) Otros requerimientos
 Buenas relaciones interpersonales y con iniciativa
 Estar acostumbrado al trabajo bajo presión
 Trabajar a base de objetivos

5) Esfuerzo
 Mental y visual

6) Equipo de oficina a su cargo:

 Computadora y accesorios
 Telefax

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 ____________________ Manual
Administrativo

DESCRIPCIÓN DE
PROCEDIMIENTOS

- 35 -
 ____________________ Manual
Administrativo

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

UNIDAD ORGANIZATIVA: GERENCIA DE VENTAS

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO DE TRABAJO: INFORME A GERENCIA

DE PRODUCCIÓN.

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Cumplir con las exigencias del

cliente en la cantidad y día acordado.

ACTIVIDADES PASO RESPONSABLE

Elabora informe de ventas. 1 Unidad de sala de ventas,

Envía informes de pedidos
Recibe los pedidos de sala de
ventas y unidad de mayoreo.
Revisa el informe de proceso de
ventas.
Analiza los resultados de cada área
unidad de mayoreo.
2 Jefe de unidad de mayoreo,
Unidad de sala de ventas
3 Gerente de ventas
4 Gerente de ventas
5 Gerente de ventas

Elabora requisición del producto. 6 Gerente de ventas

Envía el pedido a producción. 7 Gerente de ventas

Se revisa el pedido. 8 Gerencia de producción

Se verifican existencias. 9 Gerencia de producción

Se envía los productos. 10 Gerencia de producción

Reciben los productos. 11 Unidad de sala de ventas,

unidad de mayoreo.

- 36 -
 ____________________ Manual
Administrativo

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

UNIDAD ORGANIZATIVA: SALA DE VENTAS.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO DE TRABAJO: VENTAS.

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Lograr por medio de la atención

personalizada, la venta del producto a una nueva cartera de clientes, y
mantener los actuales.

ACTIVIDADES PASO RESPONSABLE

Elaborar listado de clientes 1 Jefe de unidad de salas de

potenciales. ventas.
Contactar al prospecto. 2 Jefe de unidad de salas de
ventas, vendedores.
Saludo e identificación 3 Vendedores.

Ofrecer el producto. 4 Vendedores.

Aclaración de dudas 5 Vendedores.

Realiza el pedido. 6 Cliente.

Cierre de la venta 7 Vendedores.
Emitir la factura 8 Unidad de contabilidad.
Entrega del producto. 9 Jefatura de distribución.
Servicio post- venta 10 Jefe de unidad de salas de
ventas, Unidad de mayoreo.

- 37 -
 ____________________ Manual
Administrativo

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

UNIDAD ORGANIZATIVA: SERVICIO POST-VENTA

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO DE TRABAJO: ATENCION AL CLIENTE.

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Lograr la satisfacción del cliente

tanto del producto adquirido como también de la atención prestada.

ACTIVIDADES PASO RESPONSABLE

Saludo e identificación 1 Jefatura de distribución.

Entrega de factura 2 Jefatura de distribución.

Verificación de factura 3 Cliente

Manejo de objeciones o dudas. 4 Distribución.

Entrega del producto 5 Distribución.

Supervisar estado del producto. 6 Cliente

Indicar las áreas de instalación 7 Cliente.

Instalar el producto 8 Distribución.
Retirar envases 9 Distribución.
Despedida 10 Distribución.

- 38 -
 ____________________ Manual
Administrativo

CONCLUSIONES

Los manuales en las empresas son necesarios para diseñar en forma

sistemática los procedimientos operativos y para que sirvan de apoyo
administrativo a las diferentes áreas de trabajo para que sean utilizados
en la ejecución de los distintos procesos de trabajo, para una buena
coordinación general de las actividades que se encaminan al logro de
los objetivos.

Estos permitirán que los empleados tengan bien claro cuales son las
actividades que deben realizar, y como hacerla cumpliendo con las
políticas de la empresa, y también cuando se tenga una plaza vacía se
tenga bien claro cuales son los requisitos que deben exigirse para que
una persona pueda ocupas la plaza sin complicaciones y hacer bien el
trabajo.

Pero es necesario que estos manuales se estén revisando y actualizando

para asegurarse que sean realistas.

RECOMENDACIONES

- 39 -
 ____________________ Manual
Administrativo

Después de haber finalizado la elaboración de este manual se

recomienda a la empresa lo siguiente:

- Llevar a cabo un proceso de evaluación permanente encaminado a

la mejora de los procesos productivos, administrativos y
operativos de la organización, con el fin de cumplir con el
comportamiento sistemático de toda empresa y como una fuente
de retroalimentación para la sana gestión de Agua cero S.A de
C.V.
- El presente manual administrativo es de aplicación general para la
Gerencia de Ventas y sus unidades inherentes, por lo que se
recomienda extender su elaboración hacia otras Unidades de la
empresa.
- En la estructura de la Gerencia de Ventas se recomienda seguir
una forma descentralizada de la Unidad de Salas de Ventas, por lo
que debe estar a un nivel diferente al de las otras unidades de
esta gerencia y separada por una línea intermitente que marque
este efecto de la unidad y sus salas de ventas.

- 40 -
 ____________________ Manual
Administrativo

BIBLIOGRAFÍA

FRANKLIN; Enrique Benjamín, Organización de Empresas: Análisis,

diseño y estructura.1ª edición, Editorial McGraw Hill, México 1998, 341p.

http://www.monografias.com

http://www.gestiopolis.com

- 41 -
 ____________________ Manual
Administrativo

ANEXOS

- 42 -
 ____________________ Manual
Administrativo

DIAGRAMAS DE FLUJO.

INICIO
Se revisa el
pedido.

Informe a Gerencia de
producción Se verifican
existencias.

Se envía los
productos.
Elabora
informe
Reciben los
de ventas.
productos.

Envía informes de fin

Pedidos

- 43 -
 ____________________ Manual
Administrativo

Recibe los pedidos de

INICIO
sala
de ventas y unidad de
mayoreo.
VENTAS
Revisa el informe del
proceso de ventas

Elaborar
Analiza los
listado de
resultados de
clientes
cada área
potenciales.
Elabora requisición
del producto.
Contactar al prospecto.

Saludo
Envía el pedido a e
producción. identificación

Ofrecer el
producto.

Aclaración de
dudas

Realiza el
pedido.

Cierre de la
venta

Emitir la factura

Entrega del
producto..

Servicio post-
venta
- 44 -

fin
 ____________________ Manual
Administrativo

INICIO

ATENCION AL
CLIENTE.

Saludo e
identificación

Entrega de
factura

Verificación de
factura

Manejo de
objeciones o
dudas.

Entrega del
producto

Supervisar
estado del
producto.

Indicar las áreas

de instalación

Instalar el
producto

Retirar
envases

Despedida
- 45 -

fin
 ____________________ Manual
Administrativo

Anexo No 1

FORMATO PARA MANUAL DE ORGANIZACION

Unidad organizativa:

Dependencia jerárquica:

Relaciones externas:

Relaciones Internas:

- 46 -
 ____________________ Manual
Administrativo

Objetivo General:

Funciones y responsabilidades.






Anexo No 2

CUESTIONARIO PARA UN CARGO ESPECÍFICO

1. – IDENTIFICACION:

Nombre del empleado: _______________________________________________.

Oficina: ___________________________________________________________.

Lugar de Trabajo: ___________________________________________________.

- 47 -
 ____________________ Manual
Administrativo

División: __________________________________________________________.

Sub-División: ______________________________________________________.

Departamento: ______________________________________________________.

Sección: __________________________________________________________.

Nombre del Cargo: __________________________________________________.

Otros Nombres: ____________________________________________________.

Encasillamiento o Actividad: __________________________________________.

Cargo y Nombre del Jefe inmediato: ____________________________________

_________________________________________________________________.

Indicar el Cargo y Nombre de la persona que lo reemplaza en ausencia

ocasional (por enfermedad, vacaciones, etc.).
_________________________________________________________________________
_______________________________________________________________.

2. – RESUMEN DEL CARGO:

(Resuma en forma general las funciones principales del cargo)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
______________________________.

3. – DESCRIPCIÓN: (Asegúrese de incluir todas las actividades que

realiza el trabajador indicando: ¿Qué hace?, ¿Cómo lo hace? Y ¿Por qué
lo hace?)

DEBERES Y RESPONSABILIDADES

Frecuencias Periódicas: Aquéllas realizadas semanal o mensualmente

:

- 48 -
 ____________________ Manual
Administrativo

Ocasionales Aquéllas realizadas a intervalos irregulares y

: con frecuencia menor que una vez al mes.

Actividad: ¿Qué hace?

Descripción: ¿Cómo lo hace? Y ¿Por qué lo hace?

A. – Actividad: ________________________ Frecue Diari Periódi Ocasio

ncia a ca nal
Descripción:___________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_____________________________________.

B. – Actividad: ________________________ Frecue Diari Periódi Ocasio

ncia a ca nal
Descripción:___________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_____________________________________.

C. – Actividad: ________________________ Frecue Diari Periódi Ocasio

ncia a ca nal
Descripción:___________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_____________________________________.

D. – Actividad: ________________________ Frecue Diari Periódi Ocasio

ncia a ca nal
Descripción:___________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

- 49 -
 ____________________ Manual
Administrativo

_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_____________________________________.

E. – Actividad: ________________________ Frecue Diari Periódi Ocasio

ncia a ca nal
Descripción:___________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_____________________________________.

F. – Actividad: ________________________ Frecue Diari Periódi Ocasio

ncia a ca nal
Descripción:___________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_____________________________________.

G. – Actividad: ________________________ Frecue Diari Periódi Ocasio

ncia a ca nal
Descripción:___________________________

ESPECIFICACIONES

1. – REQUERIMIENTOS FÍSICOS:

Indicar sólo aquellos requerimientos indispensables para desempeñar el

cargo:

__________ Caminar.

__________ Estar en pie.

__________ Darse vuelta frecuentemente.

__________ Agacharse.

- 50 -
 ____________________ Manual
Administrativo

__________ Arrodillarse o encuclillarse.

__________ Tenderse.

__________ Destreza de pies o piernas.

__________ Trabajar rápidamente.

__________ Atención auditiva.

__________ Distinción de colores o formas.

__________ Sentido del olfato.

__________ Levantar _____ kilos promedios.

__________ Transportar _____ kilos

promedio.

__________ Tirar _____ kilos promedio.

__________ Manejar palancas, pedales o

timón

__________ Otros.

En caso de otros especificar: __________________________________________

- 51 -
 ____________________ Manual
Administrativo

2. – REQUERIMIENTOS INTELECTUALES:

Indicar sólo aquellos requerimientos indispensables para desempeñar el

cargo:

__________ Planear.

__________ Controlar.

__________ Organizar.

__________ Dirigir.

__________ Analizar.

__________ Calcular.

__________ Deducir

__________ Concentración.

__________ Coordinar.

__________ Tomar decisiones.

__________ Otros.

En caso de otros especificar: __________________________________________

_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
______________________________.

- 52 -
 ____________________ Manual
Administrativo

3. – CONDICIONES AMBIENTALES:

OCASIONA PERMANENT
L E

Trabaja en:

- Oficina __________ __________

- Bodega __________ __________
- Taller __________ __________
- Intemperie __________ __________

Expuesto a:

- Calor ambiental __________ __________

- Frío ambiental __________ __________
- Temperatura adecuada __________ __________
- Cambios bruscos __________ __________
temperatura
- Humedad ambiental __________ __________
- Ambiente seco __________ __________
- Necesidad de mojarse __________ __________
- Lugar polvoriento __________ __________
- Suciedad __________ __________
- Hedor __________ __________
- Ruido intenso __________ __________
- Vibraciones __________ __________
- Emanaciones tóxicas __________ __________
- Ventilación adecuada __________ __________
- Mala iluminación __________ __________
- Materiales explosivos __________ __________
- Lugar aislado __________ __________
- Otros. __________ __________

En caso de otros especificar: __________________________________________

_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
________________________________________________

- 53 -
 ____________________ Manual
Administrativo

4. – CONOCIMIENTOS QUE REQUIERE EL CARGO:

Conocimientos especiales necesarios:

__________ Idiomas ¿Cuáles? ______________________________.

__________ Estudios ¿Cuál? ______________________________.

__________ Administración y Finanzas.

__________ Contabilidad.

__________ Comercialización y ventas.

__________ Computación.

__________ Otros.

En caso de otros especificar: __________________________________________

_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
______________________________.

5. – EXPERIENCIA Y ENTRENAMIENTO:

(A) Experiencia previa necesaria:

No se requiere
__________
experiencia.

Sí, en qué cargo y/o

__________
campos.

De a 3 3 a 12 12 o más
meses meses meses

- ____________________ __________ __________ __________

- ____________________ __________ __________ __________

- 54 -
 ____________________ Manual
Administrativo

- ____________________ __________ __________ __________

(B) Entrenamiento

No se requiere
__________
entrenamiento.

__________ Sí, ¿de qué tipo?

__________ Teórico.
__________ Práctico ¿en qué? _____________
___________________________.

(C) Otras características del entrenamiento:

______________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_____________________________________.

6. – SUPERVISION Y RELACIONES:

(A)

1. – Tipo de instrucciones necesarias: Cargo del Supervisor

__________ Instrucciones específicas. ____________________

__________ Instrucciones generales. ____________________

__________ Información de políticas de la ____________________

empresa.

2. – Tipo de controles necesarios: Cargo del Supervisor

__________ Verificación de resultados. ____________________

__________ Verificación de ____________________

procedimientos.

__________ Verificación de instrucciones ____________________

específicas.

- 55 -
 ____________________ Manual
Administrativo

_________ Otros controles. ____________________

En caso de otros controles especificar: __________________________________

_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
___________________________________________________.

3. – Frecuencia de los controles:

__________ Permanente.

__________ Diarios.

__________ Mensuales.

__________ Semanales.

(B) Ejerce supervisión:

(Pase al punto
__________ Sí __________ No
C)

1. – Extensión de la supervisión:

Cargos supervisados N º de personas

(a) ______________________________ ____________________

(b) ______________________________ ____________________

(c) ______________________________ ____________________

(d) ______________________________ ____________________

(e) ______________________________ ____________________

(f) ______________________________ ____________________

(g) ______________________________ ____________________

- 56 -
 ____________________ Manual
Administrativo

(h) ______________________________ ____________________

(i) ______________________________ ____________________

Coloque la letra correspondiente al cargo frente al tipo de instrucciones

impartidas, control y frecuencia.

(C) Relaciones con otros cargos:

__________ Sí __________ No

Cargos con los que se relaciona (que no supervisa):

________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_____________________________________.

Tipos de relaciones:

__________ Asesora.

__________ Forma parte de equipo o comité.

__________ Colabora con tareas específicas.

__________ Otros.

En caso de otros tipos de relaciones especificar:

___________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_____________________________________.

(D) Características del cargo:

- 57 -
 ____________________ Manual
Administrativo

- Trabajo individual. __________

- Trabajo en equipo. __________

- Supervisión o mando. __________

- Acción controladora. __________

- Organización. __________

- Otras. __________

En caso de otras características del cargo especificar:

______________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_____________________________________.

(E) Naturaleza del cargo:

7. – RESPONSABILIDADES EXIGIDAS POR EL CARGO:

Describa las responsabilidades a las que está sujeto su puesto de
trabajo:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_____________________________________________________

- 58 -
 ____________________ Manual
Administrativo

Anexo No 3
FORMATO PARA DESCRIPCION DE PUESTOS

Fecha de
actualización
MANUAL DE DESCRIPCION DE ___/___/___
PUESTOS Pagina. __ de
__

7) LOCALIZACION DEL PUESTO:

Nombre del puesto:
Puesto del que depende jerárquicamente:
Puestos que supervisa directamente:
Se relaciona internamente con:
Se relaciona externamente con:

8) DESCRIPCION GENERAL DEL PUESTO:

9) OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO:

10) DESCRIPCION DE TAREAS:

11) Tareas continuas:

a.
b.

12) Tareas periódicas:

a.

- 59 -
 ____________________ Manual
Administrativo

b.
c.
d.
e. .

13) Tareas eventuales:

a.
b.

14) PERFIL OCUPACIONAL:

15) Educación necesaria:

16) Experiencia laboral previa:
17)
18) Conocimientos necesarios:
19)
20)
21) Otros requerimientos
22)
23)
24)
25) Esfuerzo

26) Equipo de oficina a su cargo:



Anexo No 4
FORMATO PARA DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

UNIDAD ORGANIZATIVA:

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO DE TRABAJO:

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:

ACTIVIDADES PASO RESPONSABLE

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 ____________________ Manual
Administrativo

ACTIVIDADES PASO RESPONSABLE

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