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UNIVERSIDAD GALILEO
Curso: Evaluación Del Proyecto Integrado
CEI COBÁN
1
Índice
INTRODUCCIÓN ......................................................................................... 7
Fase 1
MARCO GENERAL DE REFERENCIA .............................................................. 10
2
PROBLEMA ............................................................................................... 30
MOTIVO ............................................................................................ 36
CAPACITACIÓN......................................................................................... 49
3
Fase 2
ACTIVIDADES .......................................................................................... 71
4
DETERMINACIÓN DE COSTO ...................................................................... 90
MS-PROJECT ............................................................................................ 94
Fase 3
ESTUDIO DE FACTIBILIDADES ................................................................... 99
5
TABLA DE LLAMADAS ........................................................................... 126
6
Introducción
Automatización del proceso de ventas y control administrativo por medio
de control de inventarios y facturación en JB Sistemas Integrados
CIF
Este proyecto tiene como propósito el automatizar el procedimiento
Sistemas Integrados.
actualizada.
7
[CIF]
______________________________________________
CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN
8
A
MARCO GENERAL DE REFERENCIA:
________________________________________________
9
A. MARCO GENERAL DE REFERENCIA
10
A.2 DEFINICIÓN DEL DEPARTAMENTO: VENTAS
vendedor a cargo fija los objetivos y las actividades necesarias para lograr
11
RECURSO: EQUIPO
12
RECURSO: MOBILIARIO
Escritorio ejecutivo
1 Administración En buen estado
con 6 gavetas.
4 sillas en perfecto
estado, 1 silla con el
Sillas de plástico
6 Ventas apoya brazos dañado, 1
color verde.
silla con el respaldo
dañado.
Mostrador de
1 productos de Secretaria En buen estado.
plástico.
Escritorio para
1 computadora Ventas En perfecto estado.
pequeño.
Dispensador de
1 Ventas En buen estado.
agua Salvavidas
13
RECURSO: MATERIALES
CANTIDAD DESCRIPCIÓN
2 Juego de lapiceros.
2 Sacabocados.
4 Engrapadora.
2 Tijera mediana.
2 Paquete de grapas.
2 Sellador
2 Porta-documentos Bretton.
14
RECURSO: HUMANOS
CANTIDAD DESCRIPCIÓN
1 GERENTE ADMINISTRATIVO
1 DIRECTOR ADMINISTRATIVO
1 SECRETARIO
1 TECNICO ENCARGADO
2 TÉCNICO
1 VENDEDOR ENCARGADO
2 VENDEDOR
15
LAS TAREAS DEL DEPARTAMENTO:
VENTAS
1. Atención al cliente.
venta.
3. Proporciona información
cómputo.
4. Proporciona cotizaciones.
reparación o productos
5. Contacto.
6. Recepción de pagos
o productos adquiridos.
16
7. Control de equipos
Lleva un registro de los equipos que ingresan y salen del
departamento técnico por motivos de reparación, mantenimiento,
actualización.
17
A.3 ORGANIGRAMA FUNCIONAL JB SISTEMAS
18
A.4 ORGANIGRAMA MAESTRO JB SISTEMAS
19
B
ANÁLISIS SITUACIONAL:
________________________________________________
20
B. ANÁLISIS SITUACIONAL DE LA EMPRESA
21
Los Factores y las Presiones Internas de JB Sistemas:
JB Sistemas Integrados da prioridad a los factores “Excelencia y calidad”
que son obtenidas gracias a la experiencia de nueve años, estos
factores son una presión interna para cumplir todas las tareas y
actividades con eficacia y eficiencia cumpliendo con las expectativas
de calidad.
PRINCIPIOS Y VALORES:
23
ANÁLISIS Fortalezas Internas Debilidades Internas
FODA DE –
- La experiencia de 8 años - Falta de conocimientos administrativos
JB -
- Responsabilidad en el trabajo - Poco espacio en instalaciones
SISTEMAS
- Calidad en los servicios/productos - No se cuenta con la atención al cliente de 24 horas ni
- La capacidad de satisfacer a los clientes los 7 días de la semana
- Diversificación en los productos y servicios - Falta de control administrativo y contable inadecuado
Factores
- Buena atención al cliente mal control flujo efectivo
internos
- Buen servicio al cliente - El financiamiento
- Personal capacitado
- asesoría contable externa
24
B.2 ¿A DÓNDE QUEREMOS LLEGAR?
25
B.3 ¿QUÉ PODEMOS HACER?
maxi-maxi
mini-maxi
maxi-mini
mini-mini
26
Fortalezas Internas Debilidades Internas
- Buena ubicación de las instalaciones - Dar a conocer la experiencia de 8 años y - El tener abierto no 8 sino 12
- Crecimiento del sector de informática la eficacia en el trabajo horas
- Aumento en el interés de clientes por la
computación - Promover que se tiene buena calidad de - Las instituciones representan
- Relación con las instituciones privadas servicio al cliente y aprovechar la un pago seguro.
como del estado. ubicación
- Una competencia en ubicación vecina - Tener mejores precios que su vecino es - Para minimizar el impacto del un
- Mejores salarios atractivos de las empresas una gran ventaja vecino que es mas grande en
competencia instalaciones, el tener mejores marcas
- El gobierno esta comprando computadoras - En reparación, un personal capacitado en y precios y variedad es la solución.
al magisterio. comparación con el rival es un beneficio
27
B.4 ¿CÓMO PODEMOS LOGRAR?
La supervisión
28
C
EL PROBLEMA:
________________________________________________
C.1 ANTECEDENTES
C.2 JUSTIFICACIÓN
C.3 DETERMINACIÓN
29
C. PROBLEMA
C.1 ANTECEDENTES DEL PROBLEMA:
registra ni detalla las ventas que ha realizado, lo que hace que la empresa
solicitado.
30
ELEGÍ DEMOSTRAR DATOS DE DOS ANTECEDENTES DE CLIENTES
31
C.2 JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA:
32
C.3 Determinación del Problema:
antes mejor.
estos problemas con efectividad y los mecanismos empleados hoy por hoy
33
C.4 Como afecta el Problema:
Estos problema suelen ocurrir con una alta frecuencia. En el
competitividad de la empresa.
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD:
en los asientos del libro diario. Para poder realizar el cierre diario ya que
ventas.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO:
respectivos.
DEPARTAMENTO VENTAS:
clientes sobre los servicios de reparación así como los productos con
orden de compra.
34
D
PERFIL DEL PROYECTO:
________________________________________________
D.1 OBJETIVOS
D.2 METAS
35
D. CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN
EN EL PUNTO DE VENTA
Motivo
36
D.3 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
37
así como totales de ventas que es información que es muy útil para el
FUNCIONES
38
Permite actualizar precios con mucha eficiencia ya que cuenta con
39
1. ANTECEDENTES DEL PROYECTO:
2. LOCALIZACIÓN:
3. BENEFICIARIOS:
4. Personal Involucrado:
40
5. Tiempo Disponible:
6. COSTOS:
41
7. Justificación del costo y ahorro neto
Costo Costo % de
Actividad Descripción Beneficios
Actual Propuesto variación
Acondicionamiento a
Para que el sistema funcione al 100% Q. 0 Q. 1437 Q. -1437 -100%
computadoras
42
E
E. IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO:
________________________________________________
E.2 CRONOGRAMAS
43
E.1 DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES
información.
3. Estudio de la empresa
las metas
4. Encuestas
proyecto de automatización.
6. Propuesta
44
7. Cotización
el software y hardware.
8. Análisis
Se analiza lo cotizado.
9. Selección de compra
implementar.
10. Informe
informe
12. Compra
requiera el sistema.
13. Implementación
Sistemas
45
14. Preparación para capacitación
16. Capacitación
propuestas
46
E.2 ANÁLISIS DE ACTIVIDADES Y ADJUDICACIÓN DE TIEMPOS
(CRONOGRAMAS)
Fecha de Fecha de
no Actividad Duración Persona Responsable
Inicio Finalización
coordinador de proyecto,
1. Presentación del proyecto 1 día 02/07/07 02/07/07
gerente
Estudio y localización del
2. 10 días 03/07/07 16/07/07 Coordinador de proyecto
problema
Gerente, coordinador de
3. Estudio de la empresa 3 días 03/07/07 05/07/07
proyecto
Gerente, coordinador de
4. Encuestas 1 días 17/07/07 17/07/07
proyecto, secretario
5. Diseño de la solución 25 días 18/07/07 21/08/07 Coordinador de proyecto
Gerente, coordinador de
6. Propuestas 2 días 22/08/07 23/08/07
proyecto
7. Cotización 2 días 24/08/07 27/08/07 Coordinador de proyecto
Gerente, coordinador de
8. Análisis 1 días 28/08/07 28/08/07
proyecto
Gerente, coordinador de
9. Selección de compra 1 días 29/08/07 29/08/07
proyecto
10. Informe 1 días 30/08/07 30/08/07 Coordinador de proyecto
Gerente, coordinador de
11. Adquisición de presupuesto 5 días 31/08/07 06/09/07
proyecto
Gerente, coordinador de
12. Compra 10 días 07/09/07 20/09/07
proyecto
Personal de la empresa y de
13. Instalación 5 días 21/09/07 27/09/07
soluciones digitales
Coordinador de proyecto y
14. Preparación capacitación 4 días 28/09/07 03/10/07
Personal de la empresa
Preparativos salón Coordinador de proyecto y
15. 4 días 04/10/07 09/10/07
capacitación Personal de la empresa
Personal de Soluciones
16. Capacitación 1 días 10/10/07 10/10/07
digitales
Gerente , Coordinador de
17. Puesta en marcha 1 días 11/10/07 11/10/07 proyecto y Personal de la
empresa
47
E.3 DIAGRAMA DE GANTT
48
F
CAPACITACIÓN
________________________________________________
F.2 CRONOGRAMAS
49
F.1 DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES
1. Planificar la capacitación.
software que una capacitación del uso eficiente del sistema al personal de
JB Sistemas Integrados.
software
3. Preparación.
4. Preparativos.
5. Capacitación.
sistema.
50
F.2 Adjudicación de tiempos
51
F.3 Diagrama de Gantt
52
G
G. PLANEAMIENTO D
ESTRATÉGICO DE LA INFORMACIÓN
________________________________________________
G.2 TECNOLOGÍA
G.3 JUSTIFICACIÓN
53
G.1 Determinación de las Herramientas
en JB Sistemas Integrados.
54
G.2 Uso de tecnología - Software
Para implementar el sistema de Automatización de procedimientos
su utilización.
CANTIDAD DE
DESCRIPCIÓN UTILIZACIÓN
LICENCIAS
Software de Drivers Software de soluciones digitales que se utilizara para instalar los
1 para lector óptico controladores en el sistema operativo.
Antivirus kaspersky Será necesario utilizar un software que proteja la base de datos y
1 los archivos de datos del sistema contra los virus y spyware,
programas mal intencionados.
Software Firewall08
Microsoft Defender
1 Será utilizado para restringir accesos por la red local
Software de Epson Software POS que se conecta al sistema CIF y permite que desde el
TMU-Color programa se envíen documentos para tenerlos en papel
1
Permitirá imprimir facturas, recibos de compras.
55
G.3 Justificación
56
H
H. DISEÑO PROPUESTO
________________________________________________
H.1 DFD
57
H.1 Diagrama de Flujo de Datos
Proceso 3
Solicita Proceso 1 Proceso 2
descarga Procede Si existe Ingresa
Ingreso de Muestra el producto cantidad
Usuario condigo para que el lector
personal y óptico lea el código
contraseña de barra
A3 Productos
A1 Usuarios A1 Productos
A4 Factura
A5 Clientes
Se procede
Proceso 4
58
H.2 Elementos del Sistema
ENTIDADES
Internos
- Usuario
- Gerentes
Externos
- Clientes
- Contador
FLUJO DE DATOS
Usuarios
Proceso de descarga
Ingreso de productos
Cliente compra
Reporte de operaciones
59
PROCESOS
- Ingreso de cantidad.
- Revisión de datos.
ALMACENES
- Usuarios.
- Productos.
- Factura.
- Clientes.
60
H.2.1 Diagrama de Contexto
Usuario
Usuario
Solicita
Proceso de descarga de Descarga
productos exitosa
Ingresos
Seguimiento
Solicita
Ingreso de productos al
sistema de base de datos
Estudio de las operaciones
Gerente Analiza
Gerente
Reporte de
inventarios Procesos donde el sistema Realiza rutinas
genera informes permitiendo
Contador
control de inventarios
Solicita
información Realiza cuentas e
inventarios generales
Cliente
Proceso de compra y registro
Proporciona
de clientes Cliente
datos
Compra
exitosa
61
H.3 Manual de Procedimientos
Proceso Documento
Proceso Multi
Alternativo Documento
Decisión Terminador
Datos Preparación
Proceso Operación
predefinido manual
Tarjeta Y - O
Cinta
Conbinar
perforada
Datos
extracto
almacenados
Intercalar
Retraso
ordenar
Pantalla Almacenamiento
62
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
63
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
1
El contador realiza las operaciones
00:15 Q. 2.60
de estados financieros.
64
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
1 00:04:00 Q. 0.69
Cliente realiza proceso de compra y solicita servicio.
descarga.
65
No. Descripción/procedimiento Cliente Usuario Gerente Tiempo costo
1
¿El producto a descargar esta en la base de datos? SI se inicia
4 el proceso de impresión NO se inicia el proceso de ingreso a 00:00:30 Q. 0.09
nuevo producto.
66
No. Descripción/procedimiento Cliente Usuario Gerente Tiempo costo
10 descargar y se revisa que todos los datos del producto estén 00:00:15 Q. 0.04
correctos.
14 00:00:30 Q. 0.09
Se almacena en el registro de ventas y se imprime.
67
Fase 2
Automatización de procedimientos de venta y control
administrativo en JB Sistemas Integrados.
68
[CIF]
Fase// 2 //
Automatización de procedimientos de venta y control
administrativo en JB Sistemas Integrados.
______________________________________________
69
A
LISTA DE ACTIVIDADES
________________________________________________
70
A. LISTA DE ACTIVIDADES
4. Encuestas.
6. Propuesta.
7. Cotización.
8. Análisis.
9. Selección de compra.
10. Informe.
12. Compra.
13. Implementación.
18. Capacitación.
71
A.1 LISTA DE ACTIVIDADES EN PRIMER, SEGUNDO Y TERCER ORDEN
5 Implantación.
7 Preparación para
7.1 Preparativos. 7.1.1 Capacitación.
capacitación.
8 Puesta en marcha.
72
A.2 LISTA DE ACTIVIDADES SELECCIONADAS
No PRIMER ORDEN
5 Informe.
6 Adquirir presupuesto.
7 Compra.
8 Implementación.
9 Planificación.
10 Solicitud.
11 Preparación.
12 Capacitación.
13 Puesta en marcha.
73
B
LISTA DE ACTIVIDADES
________________________________________________
ACTIVIDADES SELECCIONADAS
74
B.1 LISTA DE ACTIVIDADES SELECCIONADAS
5 Informe. E D F
6 Adquirir presupuesto. F D G
7 Compra. G F H
8 Implementación. H G I J
9 Planificación. I H K
10 Solicitud. J H K
11 Preparación. K I J L
12 Capacitación. L K M
75
C
MATRIZ DE TIEMPOS
________________________________________________
76
C.1 MATRIZ DE TIEMPOS
MATRIZ DE TIEMPOS DE LAS ACTIVIDADES:
No NOMBRE PRECEDENTE SUBSECUENTE TIEMPO OPTIMISTA TIEMPO PESIMISTA TIEMPO REAL APROX TIEMPO
1 A --- B C 1 2 1 1
2 B A D 1 5 3 3
3 C A D 5 18 9 10
4 D BC E 19 35 24 25
5 E D F 1 2 1 1
6 F D G 2 8 5 5
7 G F H 5 19 9 10
8 H G I J 2 8 5 5
9 I H K 2 6 4 4
10 J H K 1 2 1 1
11 K I J L 1 5 3 3
12 L K M 1 2 1 1
13 M L --- 1 2 1 1
77
D
CONSTRUCCIÓN DE CPM-PERT
________________________________________________
Red a tiempo
78
D.1 CONSTRUCCIÓN DEL CPM-PERT
3
B
A 3
1 2 fi = 0 K L M
11 12 13 14
1 3 1 1
C I
10 4
D E F G H
4 5 6 7 8 9
25 1 10 5 fi = 0
5
J
1
10
79
E
CALCULO DE OCURRENCIAS
_____________________________________________________
Tempranas y tardías
80
E.1 CÁLCULO DE OCURRENCIAS TEMPRANAS
EVENTO EARLIEST
NOMBRE PRECEDENTE SUBSECUENTE DURACIÓN
INICIO FIN I F
A --- B C 1 1 2 0 1
B A D 3 2 3 1 4
C A D 10 2 4 1 11
D BC E 25 4 5 11 36
E D F 1 5 6 36 37
F E G 5 6 7 37 42
G F H 10 7 8 42 52
H G I J 5 8 9 52 57
I H K 4 9 11 57 61
J H K 1 9 10 57 58
K I J L 3 11 12 61 64
L K M 1 12 13 64 65
M L --- 1 13 14 65 66
81
E.2 CÁLCULO DE OCURRENCIAS TARDÍAS
A --- B C 1 1 2 0 1 0 1
B A D 3 2 3 1 4 8 11
C A D 10 2 4 1 11 1 11
D BC E 25 4 5 11 36 11 36
E D F 1 5 6 36 37 36 37
F E G 5 6 7 37 42 37 42
G F H 10 7 8 42 52 42 52
H G I J 5 8 9 52 57 52 57
I H K 4 9 11 57 61 57 61
J H K 1 9 10 57 58 60 61
K I J L 3 11 12 61 64 61 64
L K M 1 12 13 64 65 64 65
M L --- 1 13 14 65 66 65 66
82
DETERMINACIÓN DE LA RUTA CRÍTICA
A 0 1 0 1 V V Critica
B 1 4 8 11 F F No critica
Critica
C 1 11 1 11 V V
Critica
D 11 36 11 36 V V
Critica
E 36 37 36 37 V V
Critica
F 37 42 37 42 V V
Critica
G 42 52 42 52 V V
Critica
H 52 57 52 57 V V
Critica
I 57 61 57 61 V V
J 57 58 60 61 F F No critica
Critica
K 61 64 61 64 V V
Critica
L 64 65 64 65 V V
Critica
M 65 66 65 66 V V
83
E.3 RUTA CRÍTICA
3
B
A 3
1 2 fi = 0 K L M
11 12 13 14
1 3 1 1
C I
10 4
D E F G H
4 5 6 7 8 9
25 1 10 5 fi = 0
5
J
1
10
84
F
CÁLCULO DE HOLGURAS
_____________________________________________________
85
F.1 CÁLCULO DE HOLGURA TOTAL
A --- B C 1 1 2 0 1 0 1 0 V
B A D 3 2 3 1 4 8 11 7 F
C A D 10 2 4 1 11 1 11 0 V
D BC E 25 4 5 11 36 11 36 0 V
E D F 1 5 6 36 37 36 37 0 V
F E G 5 6 7 37 42 37 42 0 V
G F H 10 7 8 42 52 42 52 0 V
H G I J 5 8 9 52 57 52 57 0 V
I H K 4 9 11 57 61 57 61 0 V
J H K 1 9 10 57 58 60 61 3 F
K I J L 3 11 12 61 64 61 64 0 V
L K M 1 12 13 64 65 64 65 0 V
M L --- 1 13 14 65 66 65 66 0 V
86
F.2 CÁLCULO DE HOLGURA LIBRE
A --- B C 1 1 2 0 1 0 1 0 V
B A D 3 2 3 1 4 8 11 0 F
C A D 10 2 4 1 11 1 11 0 V
D BC E 25 4 5 11 36 11 36 0 V
E D F 1 5 6 36 37 36 37 0 V
F E G 5 6 7 37 42 37 42 0 V
G F H 10 7 8 42 52 42 52 0 V
H G I J 5 8 9 52 57 52 57 0 V
I H K 4 9 11 57 61 57 61 0 V
J H K 1 9 10 57 58 60 61 0 F
K I J L 3 11 12 61 64 61 64 0 V
L K M 1 12 13 64 65 64 65 0 V
M L --- 1 13 14 65 66 65 66 0 V
87
F.3 CÁLCULO DE HOLGURA INDEPENDIENTE
A --- B C 1 1 2 0 1 0 1 0 V
B A D 3 2 3 1 4 8 11 -7 F
C A D 10 2 4 1 11 1 11 0 V
D BC E 25 4 5 11 36 11 36 0 V
E D F 1 5 6 36 37 36 37 0 V
F E G 5 6 7 37 42 37 42 0 V
G F H 10 7 8 42 52 42 52 0 V
H G I J 5 8 9 52 57 52 57 0 V
I H K 4 9 11 57 61 57 61 0 V
J H K 1 9 10 57 58 60 61 -3 F
K I J L 3 11 12 61 64 61 64 0 V
L K M 1 12 13 64 65 64 65 0 V
M L --- 1 13 14 65 66 65 66 0 V
88
HOLGURA
NOMBRE
INDEPENDIENTE TOTAL LIBRE
A 0 0 0
C 0 0 0
D 0 0 0
E 0 0 0
ACTIVIDADES
F 0 0 0
CRITICAS
G 0 0 0
H 0 0 0
I 0 0 0
K 0 0 0
L 0 0 0
M 0 0 0
B -7 7 0
NO CRITICAS
J -3 3 0
89
G
DETERMINACIÓN DE COSTO
____________________________________________________
90
G.1 DETERMINACIÓN DE COSTOS DE CADA ACTIVIDAD DEL PROYECTO
Valor
Actividad Nombre Precedente Subsecuente Tiempo Cantidad Total
unitario
Adquirir presupuesto. F D G 5 1 55 55
Solicitud. J H K 1 1 55 55
Capacitación. L K M 1 1 0 0
Q. 10,232
91
G.1.1 DETERMINACIÓN DE COSTOS
DESCRIPCIÓN / TIEMPO 0 1 2 3 4 5
RECURSO HUMANO
Contratado (aumento de salarios) 600 600 600 600 600 600
Investigación 220 0 0 0 0 0
Diseño 3000 0 0 0 0 0
Implementación 150 0 0 0 0 0
Informe 55 0 0 0 0 0
Análisis 55 0 0 0 0 0
Mantenimientos. 0 0 0 0 0 0
CAPACITACIÓN
Capacitación (gratuita) 0 0 0 0 0 0
HARDWARE Y SOFTWARE
Software de DigiCIF 2300 0 0 0 0 0
Lector óptico 3600 0 0 0 0 0
Tarjeta de Memoria Ram 512MB/3200 400Mhz 160 0 0 0 0 0
UPS CDP 1000 VA4 340 0 0 0 0 0
Disco Duro 160 GB Simple-Tech USB externo 440 0 0 0 0 0
50 unidades CD marca Maxtor + Case para CD 120 0 0 0 0 120
Antivirus kaspersky OME(7usuarios) 147 0 0 0 0 0
Software Firewall08 Microsoft Defender 120 0 0 0 0 0
Impresora de POS Epson TMU-Color de pines 670 0 0 0 0 0
Total 11977 600 600 600 600 720 15097
Nota:
- No se va a comprar equipo de computo ya que se reacondicionara el existente.
- No se va a comprar mobiliario ya que se utilizara el ya existente.
- En la empresa JB Sistemas el personal del departamento técnico tiene la tarea de dar mantenimientos a los equipos de la empresa por lo que no
es necesario contratar personal para dicha labor.
92
G.2 DETERMINACIÓN DE COSTO TOTAL
COSTO TOTAL
. Q. 23,714 .00
93
H
MS-PROJECT
________________________________________________
94
95
96
97
[CIF]
CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN
______________________________________________
Fase 3
98
A
ESTUDIO DE FACTIBILIDADES
________________________________________________
99
A.1 FACTIBILIDAD ECONÓMICA
100
ANALISIS DE FLUJO DE EFECTIVO
PARA LA AUTOMATIZACION DEL PUNTO DE VENTA
MES
DESCRIPCIÓN
0 1 2 3 4 5 6
+ INGRESOS
+ COSTOS
+ RECURSO HUMANO
Contratado (aumento de salarios) 600 600 600 600 600 600 600
Investigación 220 0 0 0 0 0 0
Diseño 3000 0 0 0 0 0 0
Implementación 150 0 0 0 0 0 0
Informe 55 0 0 0 0 0 0
Análisis 55 0 0 0 0 0 0
Mantenimiento 0 0 0 0 0 0 0
+ CAPACITACIÓN
Capacitación (gratuita) 0 0 0 0 0 0 0
+ HARDWARE Y SOFTWARE
Software de DigiCIF 2300 0 0 0 0 0 0
Lector óptico 3600 0 0 0 0 0 0
Tarjeta de Memoria Ram 512MB/3200 400Mhz 160 0 0 0 0 0 0
UPS CDP 1000 VA4 340 0 0 0 0 0 0
Disco Duro 160 GB Simple-Tech USB externo 440 0 0 0 0 0 0
50 unidades CD marca Maxtor + Case para CD 120 0 0 0 0 120 0
Antivirus kaspersky OME(7usuarios) 147 0 0 0 0 0 0
Software Firewall08 Microsoft Defender 120 0 0 0 0 0 0
Impresora de POS Epson TMU-Color de pines 670 0 0 0 0 0 0
FLUJO DE EFECTIVO ACUMULADO (11977) (5577) 823 7223 13623 19903 26303
101
RETORNO DE LA INVERSIÓN
0 11977 11977 0 0
102
PUNTO DE EQUILIBRIO
103
(VAN) CALCULO DEL VALOR ACTUAL NETO DE LA AUTOMATIZACIÓN DEL PUNTO DE VENTA
TASA DE
OPCIÓN INVERSIÓN MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6 FENT
DESCUENTO
Flujo 6.400,00
(11.977,00) 6.400,00 6.400,00 6.400,00 6.280,00 6.400,00 22% 38.280,00
Va
20.223,87 5.245,90 4.299,92 3.524,52 2.888,95 2.323,60 1.940,98
Van
8.246,87
Q8.246,87
Van
104
CALCULO DE LA TASA DE RETORNO DE INVERSION DE LA AUTOMATIZACIÓN DEL PUNTO DE VENTA (TIR)
TASA DE
OPCIÓN INVERSIÓN 1 2 3 4 5 6 FENT
DESCUENTO
Flujo 11977 6400 6400 6400 6400 6280 6400 42% 38.280
1/(1+44.221%) 1/(1+44.221%) 1/(1+44.221%) 1/(1+44.221%) 1/(1+44.221%) 1/(1+44.221%)
Formula
^(1 = ^(2 = ^(3 = ^(4 = ^(5 = ^(6 =
Factor
0,693380 0,480776 0,333360 0,231145 0,160272 0,111129
Dcto.
12.845,16 4.437,63 3.076,96 2.133,51 1.479,33 1.006,51 711,23
868,16
TIR 48.357%
TIR > TD => REALIZAR EL PROYECTO
48.357 % > 38.280 %
TIR < TD => NO REALIZAR EL PROYECTO
105
A.2 FACTIBILIDAD TÉCNICA
Por medio de la factibilidad técnica se permite asegurar con
proceso de venta.
106
PROPUESTA:
El disco duro USB por seguridad física ya que es más seguro tener
eléctrica.
periódicamente.
107
A.3 FACTIBILIDAD OPERATIVA
operación.
108
A.4 TÉRMINOS DE REFERENCIA
preferentemente no genérica.
ejemplo de una memoria Ram marca Kingstown, una marca Mark visión,
correcto uso del sistema y que se identifique con los procesos del sistema
109
A.4.2 COSTOS
DESCRIPCIÓN / TIEMPO 0 1 2 3 4 5
RECURSO HUMANO
Contratado (aumento de salarios) 600 600 600 600 600 600
Investigación 220 0 0 0 0 0
Diseño 3000 0 0 0 0 0
Implementación 150 0 0 0 0 0
Informe 55 0 0 0 0 0
Análisis 55 0 0 0 0 0
Mantenimientos. 0 0 0 0 0 0
CAPACITACIÓN
Capacitación (gratuita) 0 0 0 0 0 0
HARDWARE Y SOFTWARE
Software de DigiCIF 2300 0 0 0 0 0
Lector óptico 3600 0 0 0 0 0
Tarjeta de Memoria Ram 512MB/3200 400Mhz 160 0 0 0 0 0
UPS CDP 1000 VA4 340 0 0 0 0 0
Disco Duro 160 GB Simple-Tech USB externo 440 0 0 0 0 0
50 unidades CD marca Maxtor + Case para CD 120 0 0 0 0 120
Antivirus kaspersky OME(7usuarios) 147 0 0 0 0 0
Software Firewall08 Microsoft Defender 120 0 0 0 0 0
Impresora de POS Epson TMU-Color de pines 670 0 0 0 0 0
Total 11977 600 600 600 600 720 15097
110
COSTO TOTAL
COSTO TOTAL
1 COSTO PRESUPUESTADO 15,097 00
Costo Presupuestado 15,097 .00
. Q. 23,714 .00
111
A.4.3 DURACIÓN EN FUNCIÓN TIEMPO
Fecha de Fecha de
no Actividad Duración
Inicio Finalización
18. Presentación del proyecto 1 día 02/07/07 02/07/07
19. Estudio y localización del problema 10 días 03/07/07 16/07/07
20. Estudio de la empresa 3 días 03/07/07 05/07/07
21. Encuestas 1 días 17/07/07 17/07/07
22. Diseño de la solución 25 días 18/07/07 21/08/07
23. Propuestas 2 días 22/08/07 23/08/07
24. Cotización 2 días 24/08/07 27/08/07
25. Análisis 1 días 28/08/07 28/08/07
26. Selección de compra 1 días 29/08/07 29/08/07
27. Informe 1 días 30/08/07 30/08/07
28. Adquisición de presupuesto 5 días 31/08/07 06/09/07
29. Compra 10 días 07/09/07 20/09/07
30. Instalación 5 días 21/09/07 27/09/07
31. Preparación capacitación 4 días 28/09/07 03/10/07
32. Preparativos capacitación 4 días 04/10/07 09/10/07
33. Capacitación 1 días 10/10/07 10/10/07
34. Puesta en marcha 1 días 11/10/07 11/10/07
112
B
AUDITORIA
________________________________________________
SEGURIDAD DE FÍSICA
SEGURIDAD DE DATOS
SEGURIDAD DE PROCEDIMIENTOS
113
SEGURIDAD FÍSICA
comer
114
Extinguidor Detector de humo Cierre de grifos Alarma Antivirus
5600,0 mm x 796,2 mm
1500,0 mm x 3700,0 mm
4800,0 mm x 0,8 m
115
SEGURIDAD DATOS
DESCRIPCIÓN DESCRIPCIÓN
RIESGOS CAUSAS CONTROL VENTAJAS DESVENTAJAS
DEL RIESGO DEL CONTROL
completas.
Que el personal
El personal no cuida los Se cuidan los cd en un El personal se lo
Perdida Medios dañados Responsabilidad cuide los activos
cds y estos se dañan lugar seguro podría olvidar
del sistema
116
SEGURIDAD PROCEDIMIENTOS
DESCRIPCIÓN DESCRIPCIÓN
RIESGOS CAUSAS CONTROL VENTAJAS DESVENTAJAS
DEL RIESGO DEL CONTROL
Al momento de un
El usuario se
Al momento de ingreso de nuevo
compromete con Una base de
descargar un producto hay
Datos el software y el datos No confirme
producto en la fallas en el Confirmación
incorrectos sistema para fuertemente correctamente
base de datos hay usuario como
revisar que no competente
errores pone mal el
hayan errores
precio.
117
C
ANÁLISIS DE PUNTOS DEL SISTEMA
________________________________________________
Riesgo y control
118
C.1 IDENTIFICACIÓN
Los manuales y la capacitación respectiva corresponden a la
operación.
Daños menores
CATEGORÍA DE LEVE
119
Proceso 3
Solicita Proceso 1 Proceso 2
descarga Procede Si existe Ingresa
Ingreso de Muestra el producto cantidad
Usuario condigo para que el lector
personal y óptico lea el código
contraseña de barra
A3 Productos
A1 Usuarios A1 Productos
A4 Factura
A5 Clientes
Se procede
Proceso 4
120
CONTROLES
FUNCIÓN SUBDIVISIÓN
DESCRIPCIÓN
121
Proceso 3
Solicita Proceso 1 Proceso 2
descarga Procede Si existe Ingresa
Ingreso de Muestra el producto cantidad
Usuario condigo para que el lector
personal y óptico lea el código
contraseña de barra
A3 Productos
A1 Usuarios A1 Productos
A4 Factura
122
D
MANUAL
________________________________________________
Contingencia
123
D.1 TABLA DE ANÁLISIS
DESCARGA
124
DESCARGA
AA NO AB NO AC AD
3 CC 4 CD F
1 CA 2 CB
F
SI SI SI
I I I I
USO SISTEMA
UA NO UB NO
1 CUA 2 CUB F
SI SI
I I
125
D.2 TABLA DE LLAMADAS
5025-8115/
1 JOSÉ BURMESTER GERENTE
buremesterjose@yahoo.com
SOPORTE EN
24436095/
2 LUIS ALBERTO SOLUCIONES
ventas@solucionesdigitales.com
DIGITALES
126
D.3 TABLA DE INSTRUCTIVOS
SI NO SE LOGRA SE PROCEDE
NO. PASO RESPONSABLE ACCIÓN
A
DESCARGA
SOPORTE
127
Conclusión
[CIF]
______________________________________________
CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN
JB sistemas Integrados.
128
Recomendaciones
______________________________________________
CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACIÓN
129
[CIF]
______________________________________________
ANEXOS
130
ANEXOS
______________________________________________
Herramientas De Diagnostico
131
DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO
Recurso Humano
Clientes Sistema
No hay
compromiso
No proporciona datos No hay
correctos No hay control responsabilidad No existe un sistema para
de lo que se registrar ventas
hace
Falta de cultura
Información Equipo
Productos
132
Encuestas
133
134
Encuesta CIF
UNIVERSIDAD GALILEO
PROYECTO DE AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO DE VENTA
Cobán, Alta Verapaz, Guatemala.
Si _______ No_______
Si _______ No_______
5) ¿Cuáles son los accidentes más comunes que ocurren al prestar el servicio de ventas con el
sistema existente?
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
6) ¿Si ha sufrido accidente con el sistema actualmente vigente que recomendaciones daría
para prevenirlo?
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
UNIVERSIDAD GALILEO
PROYECTO DE AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO DE VENTA Y CONTROL
DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Instrucciones:
Responda las siguientes preguntas de acuerdo a sus conocimientos y
experiencia dentro del actual sistema de procesos administrativos de ventas.
2) Los procesos que el sistema actual le ofrecen para obtener información ¿le suministran
toda la información que necesita?
Si _______ No_______
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
136
Personal Administrativo, JB Sistemas Integrados
Graficas de las encuestas
137
Graficas Encuesta 1
PERSONAL DE VENTAS
138
Graficas Encuesta 2
PERSONAL ADMINISTRATIVO
139
Método de observación
140
Observación CIF
METODO DE OBSERVACION EN JB
SISTEMAS INTEGRADOS:
Para la determinación del problema se empleo la herramienta de observación
tomar notas sin relacionarse con los miembros del departamento de ventas
más clara acerca de lo que sucede dentro del proceso actual de ventas y en el de
personal de ventas.
141
CIF
RESULTADOS DE LA OBSERVACION:
PROYECTO DE AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO DE VENTA Y
CONTROL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
RESULTADOS DE LA OBSERVACION
De la observación no participativa del proceso ventas del sistema
determinar lo siguiente:
por motivos de que hay una gran cantidad de clientes o porque se le olvida registrar
como derivación se tiene como resultado que a la hora del cierre diario no cuadre y
venta es difícil para el vendedor memorizar todos los precios, al realizar el proceso
de venta muchas veces este tiene que consultar el precio en un listado de precios
este proceso hace que el cliente se sienta descontento por la demora del servicio
142
2
perdida de ganancias, la publicidad que dará ese cliente de “un negocio donde no
lograra solucionar.
Entonces:
cuaderno escolar esta es una forma de llevar los registros para algunos aceptable
pero no esta a la altura ni cumple con los requerimientos y las necesidades que
esta empresa tiene, por lo que el nuevo sistema que con un software muy
ventas.
143
.
Justificación de compra
144
Q. 2300.00
PRECIO FINAL
Q. 3600.00
Q. 500.00
12 MENSUALIDADES DE
¡La forma más rápida y segura de comprar en Soluciones digitales, Puedes pagar con
el medio de pago que prefieras e incluso hacerlo en mensualidades con tarjeta.
145
LECTOR IMAGEN Serie 8000 USB
Descripción
Ficha técnica
146
IMÁGENES DE CÓMO ES EL SOFTWARE
147
CAPTURAS DE SEGURIDAD QUE EL USUARIO ADMINISTRADOR DEL
SISTEMA TENDRA A CARGO
CONTROL DE USUARIOS
COPIAS DE SEGURIDAD
148
USUARIOS
PUNTO VENTA
VENTA
149
CONTROL DE ACCESOS
150
MENU
PRINCIPAL
CONSULTA DE
PRODUCTOS
151
INGRESO DE
NUEVO
PRODUCTO
MANEJO DE
MARCA
152
IMPRESIÓN DE
ETIQUETAS
ADMINISTRA
PRECIOS
REPORTES DE
EXISTENCIA
153
COMPRAS
COTIZACIONES
CREDITO DE
CLIENTES
CHEQUES
154
REPORTES
155
Universidad Galileo
Pacay de Paz, Nery Samuel
07126002
156