ENSAYO 5 – PUNTOS DE ACCESO Y CONTROL DE AUTORIDADES

Seminario de Análisis Documental, Mtro. Jorge Gómez Briseño. 7 de Marzo de 2010.

Elaborado por:
Alejandro Arnulfo Ruíz León
Carlos Antonio Pacheco Gómez
Claudia Pola Solórzano
Elizabeth Ramírez Rubio
Reyna Lizet Ramírez Montes

Bibliografía:
Taylor, Arlene G. (2004). The Organization of Information. Englewood, CO: Libraries Unlimited.
Capítulo 8.
Gorman, Michael. Authority control in the context of bibliographic control in the electronic environment.
The Hawthorne Press, Inc.
Hwey, Ling. What authority? Why control? Cataloguing & Classification Quarterly, Vol. 34 (4), 2002.

La biblioteca tiene como objetivo principal conservar y ofrecer la información registrada en

diversos soportes, de manera tal que el usuario pueda obtener respuestas pertinentes a sus
necesidades de información, para esto se debe contar con productos bibliográficos de calidad.

Los catálogos son parte de los productos bibliográficos y su calidad no sólo depende de una
buena descripción de los recursos, sino sobre todo de una buena selección los puntos de acceso que
permitan organizarla para su posterior localización y recuperación. Una correcta selección de los
puntos de acceso depende del trabajo de gestión o control de autoridad.

Para que un usuario pueda encontrar un recurso dentro un catálogo, debe realizar una
búsqueda. La tarea de los puntos de acceso es asegurar que la búsqueda sea eficiente, a través de
controles de autoridad que regulan la escritura de nombres propios, ciudades y palabras claves en los
criterios de búsqueda.

De acuerdo con la Declaración de Principios Internacionales de Catalogación, los puntos de

acceso se definen como un término, nombre o código que permite identificar y recuperar un
documento bibliográfico o de autoridad.

Dicho de otro modo, los puntos de acceso son aquellos términos, resultado de la descripción
bibliográfica que van a permitir al usuario encontrar los registros bibliográficos en un catalogo y poder
acceder a los documentos impresos y/o electrónicos. Además, los puntos de acceso conforman
relaciones entre los documentos de características similares, es decir, el catálogo podrá mantener
una estructura coherente mediante lenguajes controlados aplicados por el mismo centro catalogador.

La función principal del punto de acceso es facilitar el acceso a la información de manera

oportuna y eficiente.

Los puntos de acceso definidos, varían de un modelo a otro. Por ejemplo, las RDA mencionan
como punto de acceso: al autor o entidad responsable, la obra, el ítem, entre otros. Por otro lado,
Arlene Taylor indica solo tres: nombre, título o combinación de ambos.

Generalmente, los puntos de acceso que podemos encontrar en un documento son:

 Nombre
 Título
 Combinación de ambos
 Colaboradores
 Editores
 Serie
 Encabezamientos

Es importante mencionar que los puntos de acceso deben ser implementados de acuerdo a
ciertos principios, como pueden ser: el interés propio del usuario, el uso de un lenguaje controlado, la
coherencia que deberá tener el catálogo y la normalización utilizada para su aplicación. También es
importante considerar que la tarea de seleccionar el asiento principal es una actividad del catalogador
profesional.

Taylor menciona que existen muchos estudios los cuales han demostrado que los usuarios no
piensan la misma palabra para expresar un concepto, sean éstos los lectores, los autores, las
personas jurídicas, entre muchos otros. Por tanto, es necesario implementar los puntos de acceso ya
definidos anteriormente. Estos puntos de acceso son usados para recuperar datos de documentos
impresos y electrónicos por medio del catálogo.

Las búsquedas de documentos de manera más exacta se han convertido en una necesidad,
hasta el punto de que los metadatos han optado también por implementarlos. Taylor, al referirse a esta
situación menciona que existe una necesidad en los metadatos por implementar puntos de acceso de
forma coherente que vinculen un registro con otros y que logren identificar una persona, entidad
corporativa, un concepto, de manera única.
 En un registro bibliográfico de autoridad se toman en cuenta ciertos puntos de acceso pensados
en identificar de una manera precisa, útil, correcta, la información (principalmente los puntos de acceso
controlados).

No obstante y mayormente los metadatos, utilizan algunos puntos de acceso no controlados o

con un control mínimo de normalización (y aunque no logran cumplir del todo la característica de
precisión) si son los más ágiles en proporcionar datos descriptivos.

El control de autoridad es el proceso de unificar, mediante el uso de una forma normalizada,

los puntos de acceso y además mostrar las relaciones entre los distintos puntos de acceso. Dicho de
acuerdo al concepto de Chan, es el proceso de mantener la consistencia en los puntos de acceso de
un catálogo.

En la práctica, el control de autoridad es el proceso de determinar todas las posibles

manifestaciones de una entidad ó punto de acceso, eligiendo la mejor en cuanto a consistencia, se
relaciona lo usado y lo no usado, y se documenta el proceso: para esto se toma en cuenta el
Vocabulario controlado con encabezamientos de materia. Este proceso, implica la normalización de los
nombres de las personas, entidades, títulos o materias, mismos que pueden constituir el punto de
acceso principal o los secundarios.

Dicho proceso permitirá elaborar un asiento o registro de autoridad, en el cual se establece la

forma autorizada, misma que será utilizada para todos los asientos del catálogo. Así mismo, se
establecen todas las referencias necesarias desde las formas variantes a la forma autorizada, de tal
suerte que las búsquedas empleen siempre la misma forma aunque en los documentos originales
permanezca la variedad. Es así que una de las finalidades del control de es facilitar la
identificación y recuperación de recursos evitando las confusiones por cuestiones de homónimos,
sinónimos y otras formas variantes.

Por otro lado, una vez que la normalización de la descripción bibliográfica quedó establecida por
las ISBD y el formato MARC reguló su procesamiento, lo que habría que resolver era el intercambio de
información, es así que el control de autoridad se constituye como una de las cuestiones más tratadas
dentro de la organización y representación de la información, a tal grado que en los principios de
catalogación Frankfurt de 2003 se reconoce la importancia del registro de autoridad a la altura del
registro bibliográfico.
 Otro aspecto importante de los principio de catalogación Frankfurt es su alcance desde obras
textuales a todo tipo de materiales al establecer que “los registros bibliográficos deberán representar
manifestaciones”, frente a la postura de que el objeto de descripción debía ser el ejemplar. También en
dichos principios se establece que las entidades: Obra, Expresión, Manifestación, Ejem plar, Persona,
Familia, Entidad Corporativa, Concepto, Objeto, Acontecimiento y Lugar, pueden estar representadas
por datos bibliográficos o de autoridad.

Gorman comenta que el control de autoridades es central y vital para la catalogación, ya

que permite el adecuado y correcto acceso a la información registrada por la unidad de
información.

El control de autoridades va de la mano con los puntos de acceso ya que sus funciones son:
permitir al usuario del catálogo encontrar el registro bibliográfico y agrupar registros con características
informativas similares. Esta segunda función genera valor para el usuario, ya que facilita la
identificación de registros relacionados con sólo conocer el tema o un autor.

Los puntos de acceso, basados en control de autoridades, son importantes ya que dictan
las reglas para una catalogación eficiente. A través de estas regulaciones, se enriquece la
estructura de un catalogo y a la vez, se uniforman las prácticas de catalogación, así como las guías
para su implementación.

La importancia de los puntos de acceso y control de autoridades radica en ofrecer al usuario un

entorno más controlado, donde un usuario experto pueda obtener resultados de calidad y aún más,
resultados proactivos a través de relaciones lógicas sobre autor, materia o tema; y por otro lado, un
usuario principiante, pueda adoptar los estándares con tan solo estar en contacto con un catálogo
apoyado en una norma.

Hay que tener claro que el uso de los puntos de acceso va dirigido a la recuperación de la
información y que este trabajo complejo pero profesional de los catalogadores es sin duda pensando
en apoyar al usuario. Es así como se han logrado realizar acercamientos para poder simplificar los
puntos de acceso sin perder precisión ahorrar tiempo.