SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN

PADA PT.NAVIDA AGRIBISNIS

oleh:

ROBIYANTO

Universitas Kanjuruhan Malang

Fakultas Teknologi Informasi , Jurusan Sistem Informasi
2008
1. Deskripsi Perusahaan
PT.NAVIDA AGRIBISNIS merupakan sebuah perusahaan yang bergerak
dibidang jasa penjualan hasil bumi seperti vanila,lada,kopi dan lain sebagainya.Terletak di
jalan gataktuan no.12klaten.Perusahaan ini memiliki 500 karyawan dengan perincian sbb:
- 25 karyawan tetap dengan sistem gaji bulanan.
- 125 karyawan kontrak dengan sistem pembayaran upah harian

2. Struktur Organisasi Perusahaan

PT .NAVIDA AGRIBISNIS memiliki struktur organisasi perusahaan sebagai berikut:

General
manager

sekretaris Wakil
general
manager

Manager Manager Manager

adm keu HRD produksi

Gb.11.1 struktur organisasi

3. Definisi Permasalahan
System pengelolaan gaji di PT.NAVIDA AGRIBISNIS sampai saat ini masih
dilakukan secara manualsehingga sering menimbulkan terlambatnya informasi yang
dihasilkan .hal itu bias dimengerti mengingat sebagian besar karyawan yang ada
merupakan karyawan harian yang pembayaranya dilakukan berdasarkan jumlah hari
masuk kerja.
Untuk mempermudah system penggajian ,maka dibuat sebuah system nformasi
untuk mengolah system penggajian yang ada sehingga pebuatan daftar gaji dapat tepat
waktu dan tercapai efisiensi dalam prosesnya.
Bersumber kepada laporan –laporan yang telah ada ,serta system informasi
trdisional yang telah ada ,akan disusun suatu system pengolahan data penggajian yang
nantinya menunjang evaluasi ,analisis serta proses pengambilan keputusan yang akan
dilakukan oleh pihak manajemen perusahaan.
4. Tujuan Pengembangan System
Berikut ini adalah beberapa tujuan pembangunan sisitem penggajian pada pt
navidia agribisnis
• Memberikan pelayanan kebutuhan informasi kepada fungsi-fungsi manajerial dalam
pengendalian pelaksanaan kegiatan.
• Membantu dan memindahkan para pengambil keputusan yaitu para manajeman
perusahaan untuk mendapatkan bahan perbandingan sebagai tolak ukur terhadap hasil
yang telah dicapai .
5. Desain Umum System
 Pada bagian desain umum system ini akan dibahas mulai dari desain yang berupa
data flow diagram serta kamus data atau data dictionary.

 Data flow diagram konteks

Bagian
personalia

daftar rencana gaji laporan absensi

gaji
Bagian Sistem Pegawai
keuangan penggajian

Gb.11.2 dfd konteks

 DFD penjabaran untuk system penggajian

Dari data flow diagram konteks dapat dijabarkan secara detail lagi menjadi dfd
sebagai berikut ini:

laporan absensi

Mencatat
absensi
karyawan
catatan absensi catatan absensi

Membuat
daftar gaji

Memproses
pembayaran

data pegawai

bayar gaji bukti pembayaran

 Gbr 11.2 dfd penjabaran
 Kamus data (data dictionary)
Berikut adalah kamus data dari berbagai bagian data yang telah dikumpulkan:

1. Nama data : aryawan

Keterangan : ata tentang identitas karyawan
Sumber : epartemen personalia
Struktur data :

Nama field Type Lebar

Nomor induk Character 8
Nama pegawai Character 20
Jabatan Character 10
Departemen Character 15
Tempat lahir Character 15
Tanggal lahir Date 8
Alamat Character 30
Agama Character 10
Golongan darah Character 2
Status Character 8
Jumlah anak Numeric 4

2. Nama data : absensi

Keterangan : data tentang absensi karyawan
Sumber : departemen personalia
Struktur data :

Nama field Type Lebar

Nomor absensi Character 8
Nomor induk Character 8
Tanggal Date 8
Bulan Character 10
Absensi Numeric 1
Jam masuk Numeric 4
Jam keluar Numeric 4
Keterangan Memo 1

3. Nama data ; gaji

Keterangan : hasil akhir gaji karyawan
Sumber : departemen keuangan
Struktur data :

Nama field Type Lebar

Nomor induk Character 8
Gaji pokok Numeric 12
Gaji lembur Numeric 12
Tunjangan Numeric 12
Total gaji Numeric 12
6. Desain spesifik system
Desin spesifik system meliputi desain menu utama ,desain input serta desain out put.
6.1. Desain menu utama
Menu utama dari program system informasi penggajian kayawan inin,dapat
dilihat hirarkinya seperti terdapat pada gambar 11.3 berikut:

Sistem penggajiaan karyawan

file Data Absensi Laporan

karyawan karyawan -laporan

Gambar 11.3 Hirarki Menu Utama

Modul-modul dalam system file :

• Setup data gaji

• Setup data departemen
• Utility data
• Keluar
Modul-modul dalam system data karyawan :
• Input data karyawan
• Edit data karyawan
• Hapus data karyawan
Modul-modul dalam system absensi karyawan:
• Input data absensi
• Edit data absensi
• Hapus data absensi
Modul-modul dalam laporan :
• Laporan data data karyawan
Sub modul:
 Data karyawan pergolongan
 Data karyawan perdepartemen
 Data karyawan perumur
 Data karyawan per agama

• Laporan absensi
Sub modul :
 Rekap absensi total
 Rekap absensi per departemen
 Rekap absensi sakit
  Rekap absensi ijin
 Rekap absensi alpha

• Laporan daftar gaji

Sub modul :
 Daftar gaji pegawai bulanan
 Daftar gaji pegawai harian

6.2. Desain input

Desain input merupakan desai interface form –form yang digunakan untuk
pemasukan data.beberapa form untuk untuk pemasukan data pada sisitem informasi
penggajian karyawan ini antara lain:
6.2.1.1. Desai input data karyawan.

gbr 11.4 desain input karyawan

Keterangan desain input:

• Nomor induk,digunakan untuk memasukkan data nomor induk pegawai
dengan type data caracter dan lebar kolom 8.
• Nama, digunakan untuk memasukkan datanama pegawai dengan type
data character dan lebar colom 20.
• Jabatan ,digunakan untuk memasukkan data jabatan pegawai dengan
type data character dan ebar colom 10.
• Departemen ,digunakan untutk memasukkan data departemen tempat
pegawai bekerja dengan type data character dan lebar colom 15.
• Tempat lahir ,digunakan untuk memasukkan data tempat lehir pegawai
dengan type data character dan lebar colom 15.
• Tanggal lahir ,digunakan untuk mamasukkan data tanggal lahir
pegawai dengan type data date.
• Alamat ,digunakan untuk memasukkan data alamat pegawai dengan
type data character dan lebar colom 20.
• Golongan darah,digunakan untuk memasukkan data golongan darah
pegawai dengan type data character dan lebar colom2 .
 • Status ,digunakan untuk memasukkan data status pegawai(kawin/belum
kawin)dengan type data character ddan lebar colom 8.
• Jumlah anak, digunakan untuk memasukkan data jumlah anak pegawai
(jika ada)dengan type data nueric dan memiliki lebar colom 4.

Sedangkan tombol-tombol navigasi yang ada, digunakan untuk mengelola

record pada table karyawan.sperti pada gambar,tombol-tombol tersebut
antara lain:
• Top,tombol untuk menuju pada record pertama yang ada pada table.
• Prev, untuk menuju pada record sebelumnya dari record yang sedang
aktif.
• Next ,untuk menuju pada record sesudahnya dari posisi record yang
sedang aktif.
• End, untuk menuju record terakhir.
• Tambah ,menambah data baru.
• Edit, untuk memperbaiki data yg sedang ditampilkan.
• Cari,untuk mencari data tertentu.
• Keluar,untuk keluar dari form.
6.2.1.2. Desain input absensi karyawan.
Berikut adalah desain input utuk memasukkan data absensi karyawan.

gbr 11.5 desain form input absensi

Keterangan desain input :

• Nomor absensi ,digunakan untuk memsukkandata nomor urutan absent
dengan type data character dan lebar kolom 8.
• Nomor induk, digunakan untuk memasukkan data nomor untuk
pegawai dengan type data character dan lebar kolom 20.
• Tanggal , digunakan untuk memasukkan data tanggal absensi pegawai
dengan type data date.
• Bulan ,digunakan untuk memasukkan data bulan absensi dengan type
data character dan lebar kolom 10.
 • Absensi ,digunakan untuk mencatat nilai absensi dengan type data
numeric dan lebar kolom 1.nilaiabsensi yang dimaksud adalah 1 jika
pegawai masuk dan 0 jika pegawai tidak masuk kerja.
• Jam masuk , untuk mencatat jam masuk pegawai,
• Jam keluar ,untuk mencatat jam keluar pegawai.
• Keterangan , untuk mencatat keterangan absensia(sakit,ijin,alpha dan
lain-lain).
6.3. Desain output
Output merupakan salah satu tujuan dari dibuatnya sebuah program
aplikasi.beberapa bentuk output pada system informasi ini antara lain adalah:

6.3.1.1. Laporan Data Karyawan.

gbr 11.6 desain output laporan daftar pegawai

Dari laporan global seperti pada gambar diatas, dapat dikembangkan

menjadi laporan khusus berdasarkan kriteria tertentu seperti misalnya
laporan data pegawai dengan agama tertentu ,dengan golongan darah
tertentu atau yang lainnya.
6.3.1.2. Laporan Absensi Karyawan
 gbr 11.7 laporan absensi

6.3.1.3. Laporan Gaji Karyawan

gbr 11.8 laporan daftar gaji

7. Implementasi System
Implementasi system informasi penggajiankaryawan ini dibuat dengan menggunakan
bahasa pemrograman microsoft visual foxpro 7.0.sesuai dengan bahasa pemrograman
yang dipakai ,maka system ini membutuhkan spesifikasi perangkat sebagai berikut.

Software:
 1) System operasi windows 98 keatas.
2) Installer microsoft visual foxpro versi 7.0
3) Driver-driver penyerta.
Hardware:
1) Pc dengan processor pentium III keatas /yg setara.
2) Ram minimal 128 mb
3) Hardisk dianjurkan 20 gb.
4) Cd/dvd rom.