วิธีปฏิบัติที่เป็ นเลิศ (Best Practice) ระบบบริหารจัดการ

การใช้ e-Office บริหารเงินงบประมาณและการสื่ อสารด้ วยโอเพ่นซอร์ ส

โรงเรียนวชิรป่ าซาง อำเภอป่ าซาง จังหวัดลำพูน
-----
1. ความเป็ นมา
โรงเรี ยนวชิรป่ าซาง เป็ นโรงเรี ยนที่จดั การเรี ยนการสอนระดับชั้นมัธยมศึกษา (ช่วงชั้นที่ 3- 4) ตั้งแต่วนั
ที่ 1 กุมภาพันธ์ 2512 ข้อมูล ณ 10 มิ.ย. 52 มีนกั เรี ยน 539 คน ครู ประจำการ 29 คน นักเรี ยนส่ วนใหญ่มีภูมิลำเนา
ในตำบลนครเจดีย ์ อ.ป่ าซาง ผูป้ กครองร้อยละ 80 มีอาชีพเกษตรกร ร้อยละ 42.25 มีฐานะยากจน(รายได้ต ่ำวกว่า
ปี ละ 40,000 บาท) ร้อยละ 90 ไม่มีโทรศัพท์บา้ น แต่ ร้อยละ 95 มีโทรศัพท์มือถือ ส่ วนข้าราชการครู อายุเฉลี่ย
45.34 ปี อายุราชการเฉลี่ย 20.14 ปี ส่ วนใหญ่ยา้ ยมาปฏิบตั ิราชการ เป็ นคนในพื้นที่นอ้ ยกว่าครึ่ งของครู ท้ งั หมด มี
เงินงบประมาณบริ หาร โรงเรี ยนปี ละประมาณ 2-3 ล้านบาท ได้รับการสนับสนุนการบริ หารจัดการศึกษาของ
โรงเรี ยนจาก ชุมชน เช่น คณะกรรมการสถานศึกษา สมาคมผูป้ กครองและครู ชมรมศิษย์เก่า องค์กรปกครอง
ท้องถิ่น และผูเ้ กี่ยวข้อง ซึ่ งให้การสนับสนุนทั้งด้านกำลังทรัพย์และการบริ หารจัดการด้วยดีเสมอมา
ปี การศึกษา 2550 โรงเรี ยนวชิรป่ าซางใช้เครื่ องคอมพิวเตอร์เพื่อการบริ หารงานโรงเรี ยน จำนวน 20
เครื่ อง มีระบบเครื อข่ายภายในทั้งแบบสายและไร้สายครอบคลุมพื้นที่ใช้งานของ โรงเรี ยน มีระบบเครื อข่าย
อินเทอร์เน็ต ADSL และ IP Star การจัดทำเว็บไซด์ของโรงเรี ยนด้วยการ เช่าพื้นที่ (Web Hosting) ของบริ ษทั
เอกชนรายปี จดทะเบียนโดเมนเนมหลัก คือ www.wp.ac.th
ปี การศึกษา เพื่อการเรี ยน เพื่อการบริ หารงาน สัญญาณอินเทอร์เน็ต
การสอน โรงเรี ยน
2548 63 10 ADSL 512 kbps &IP Share 64 kbps
2549 63 12 ADSL 512 kbps &IP Share 64 kbps
2550 63 15 ADSL 512 kbps &IP Star 512 kbps
2551 101 15 ADSL 2.0 Mb &IP Star 512 kbps
2552 101 20 ADSL 2.0 Mb &IP Star 512 kbps
ตารางที่ 1 จำนวนเครื่ องคอมพิวเตอร์

บุคลากรของโรงเรี ยนใช้คอมพิวเตอร์เพื่อการทำงานได้ร้อยละ 80 ใช้เทคโนโลยี สารสนเทศเพื่อการ

สื บค้นข้อมูลและติดต่อสื่ อสารเป็ น ร้อยละ 40 ยังไม่มีการใช้เทคโนโลยี สารสนเทศเพื่อการบริ หารงานโรงเรี ยน
การติดต่อสื่ อสารยังใช้กระดาษเป็ นหลัก กิจกรรมต่างๆ ใน การปฏิบตั ิงานยังไม่เป็ นที่เปิ ดเผยต่อสาธารณชน
ส่ วนการติดต่อสื่ อสารกับผูป้ กครองใช้หนังสื อ ราชการและเสี ยงตามสายในหมู่บา้ นเป็ นหลัก
การบริ หารเงินงบประมาณตามแผนปฏิบตั ิการประจำปี งบประมาณไม่เป็ นที่เปิ ดเผยต่อ สาธารณชน
บ้างครั้งเกิดความล่าช้าในการอนุมตั ิอนั สื บเนื่องจากผูผ้ า่ นเรื่ องหรื อผูบ้ ริ หารไปราชการ และข้อมูลยอดเงินของ
โครงการไม่เป็ นปัจจุบนั ตรวจสอบยาก
 ผูป้ กครองหรื อชุมชนและหน่วยงานต้นสังกัดมีความคาดหวังให้โรงเรี ยนประสานสัมพันธ์ กับผู ้
ปกครองในการดูแลช่วยเหลือนักเรี ยนให้มากกว่าที่เป็ นอยูใ่ นปั จจุบนั ส่ วนการบริ หารงาน งบประมาณของ
โรงเรี ยนให้เป็ นไปด้วยความถูกต้อง โปร่ งใสและตรวจสอบได้ มีระดับความพึง พอใจต่อการบริ หารงาน
โรงเรี ยนอยูใ่ นระดับ ดี ในปี การศึกษา 2550
ปี การศึกษา 2551-2552 โรงเรี ยนได้พฒั นาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในการ บริ หารงาน
โรงเรี ยน โดยพัฒนาระบบ e-Office เพื่อการติดต่อสื่ อสารกับบุคลากรภายในองค์กร โดยเฉพาะการบริ หารเงิน
งบประมาณตามแผนปฏิบตั ิการประจำปี เผยแพร่ ขอ้ มูลต่อสาธารณชน และเพิ่มช่องทางการติดต่อสื่ อสารกับผู ้
ปกครองผ่านทางระบบส่ งข้อความผ่านมือถือ (SMS) เพื่อ แจ้งข่าวเร่ งด่วนในการดูแลนักเรี ยนในปกครอง
2. การพัฒนาระบบคุณภาพของสถานศึกษา
คณะกรรมการฝ่ ายบริ หารงานงบประมาณได้วิเคราะห์สภาพปั ญหาและความคาดหวังของ สังคมที่
เกี่ยวข้อง และได้นำเสนอโครงการพัฒนาระบบการติดต่อสื่ อสารด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศ หรื อ e-Office เพื่อ
บริ หารงานงบประมาณ และการติดต่อสื่ อสารของบุคลากรและผูป้ กครอง นักเรี ยน โดยดำเนินการดังนี้
2.1 ขั้นวางแผน
1. แต่งตั้งคณะกรรมการฝ่ ายบริ หารงานงบประมาณ เพื่อวางแผนระบบงาน
2. วิเคราะห์ระบบงาน วิเคราะห์และเลือกใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์เพื่อการพัฒนา ระบบ
3. กำหนดปฏิทินปฏิบตั ิการ
4. ประชุม ชี้แจง ทำความเข้าใจและรับฟังความคิดเห็นกับบุคลากรของโรงเรี ยน ผู ้ ปกครอง
คณะกรรมการสถานศึกษา และผูท้ ี่เกี่ยวข้อง

2.2 ขั้นดำเนินการ
1. พัฒนาระบบด้วยการประยุกต์ใช้โปรแกรมแบบ Open Source คือ Moodle 1.8 ซึ่ งไม่ตอ้ งใช้
เงินงบประมาณในการจัดซื้ อ และโปรแกรม Ms Excel 2003 ซึ่ งครู ทุกคนสามารถใช้ งานได้โดยไม่ตอ้ งเรี ยนรู ้
เพิ่ม
2. ติดตั้งโปรแกรมที่พฒั นาบนระบบเครื อข่ายภายในโรงเรี ยนด้วยระบบปฏิบตั ิการ LinuxSIS
ซึ่ งเป็ น Free Software เช่นกัน เพื่อทดลองใช้ระบบกับบุคลากรอาสาสมัคร
3. ปรับปรุ งแก้ไขในข้อบกพร่ องที่พบ
4. ทดลองใช้ระบบจริ ง คือ ระบบการขออนุมตั ิจดั ซื้ อจัดจ้างตามแผนปฏิบตั ิการ และระบบการ
ติดต่อสื่ อสารผ่านเครื อข่ายคอมพิวเตอร์ภายใน (Intranet)
5. ติดตั้งระบบบนเครื อข่ายอินเทอร์เน็ต บนเว็บไซด์ของโรงเรี ยนซึ่ งเช่าพื้นที่รายปี กับบริ ษทั
เอกชน ปี ละ 1,200 บาท ด้วยโดเมนเนม คือ http://e-office.wp.ac.th
6. ติดตั้งระบบส่ งข้อความ (SMS) กับบริ ษทั TOT เพื่อเพิ่มช่องทางติดต่อสื่ อสาร กับครู
บุคลากร คณะกรรมการสถานศึกษาฯ กรรมการสมาคมผูป้ กครองและครู ฯ และผูป้ กครอง นักเรี ยน
 2.3 ขั้นติตตามประเมินผล
1. ประเมินผลระบบงานผ่านระบบอินเทอร์เน็ตบนเว็บไซด์เดียวกัน
2. สำรวจและประเมินการเข้าใช้ของบุคลากรและรายงานผูบ้ ริ หารโรงเรี ยนเป็ น ระยะ
3. ประเมินความพึงพอใจของบุคลากร ผูป้ กครองนักเรี ยน และผูเ้ กี่ยวข้อง
2.4 ขั้นปรับปรุ งระบบ
ปรับปรุ งระบบงานให้สอดคล้องกับความต้องการของบุคลากร ผูป้ กครอง และ ผูเ้ กี่ยวข้อง เช่น
ลดขั้นตอนการอนุมตั ิการขอจัดซื้ อจัดจ้าง (ปั จจุบนั เป็ น เวอร์ชนั่ 1.3) การแจ้ง ผูป้ กครองในกรณี นกั เรี ยนขาด
เรี ยน
3. วิธีการที่เป็ น Best Practice
1. What? การใช้ e-Office บริหารเงินงบประมาณและการสื่ อสารด้ วยโอเพ่ นซอร์ ส
2. Why? เหตุผลประกอบ
1. ลดการใช้กระดาษในสำนักงาน
2. เพิ่มประสิ ทธิภาพในการบริ หารงาน
3. ลดต้นทุนในการบริ หารจัดการศึกษา
4. สร้างวัฒนธรรมในการทำงานให้ทนั ต่อการเปลี่ยนในยุคสังคมแห่งการเรี ยนรู ้
3. How? วิธีการทำงาน
3.1 แต่ งตั้งคณะทำงาน ประกอบด้วย
1. ทีมบริ หาร
2. ทีมพัฒนา
3. ทีมร่ วมใจปฏิบตั ิ
3.2 กำหนดนโยบาย-วิเคราะห์ ระบบ
3.3 ร่ วมพัฒนาและทดลองใช้ ระบบ โดยทีมงานพัฒนา และผูอ้ าสาใช้ระบบ
3.4 ประเมินผล-ปรับปรุ งระบบ
3.5 ประชุ ม-ชี้แจง-จัดอบรม ผู้เกีย่ วข้ อง
3.6 ปฏิบัติการใช้ ระบบ
3.7 สรุ ปรายงานผล
3.8 กำหนดเป็ นวัฒนธรรมในการทำงานขององค์ กร
 แผนภูมทิ ี่ 1 แสดงทีมงานและบาทบาทหน้ าที่

การใช้ e-Office บริหารเงินงบประมาณและการสื่ อสารด้ วยโอเพ่นซอร์ ส

แผนภูมทิ ี่ 2 ขั้นตอนการพัฒนาระบบ
4. ผลการดำเนินการ
1. ความก้าวหน้าด้านการใช้ ICT เพื่อของบุคลากร
ปี การศึกษา ใช้โปรแกรม ใช้ ICT เพื่อการ การใช้ ICT เพื่อการ
สำนักงานเป็ น สื บค้นข้อมูล และ บริ หารงานโรงเรี ยน
ติดต่อสื่ อสาร
2548 ร้อยละ 70.00 ร้อยละ 20.50 ร้อยละ 0.00
2549 ร้อยละ 75.00 ร้อยละ 29.00 ร้อยละ 0.00
2550 ร้อยละ 80.00 ร้อยละ 40.00 ร้อยละ 0.00
2551 ร้อยละ 95.00 ร้อยละ 90.00 ร้อยละ 55.00
2552 ร้อยละ 100.00 ร้อยละ 98.00 ร้อยละ 90.00
ตารางที่ 2 ร้อยละของการใช้คอมพิวเตอร์ของบุคลากร

จากตารางที่ 2 แสดงให้เห็นถึงความก้าวหน้าของบุคลากรโรงเรี ยนในการใช้เทคโนโลยี สารสนเทศเพื่อ

การบริ หารงานโรงเรี ยนเพิ่มขึ้นร้อยละ 35.00

2. ความพึงพอใจของบุคลากรต่อใช้ ICT เพื่อการบริ หารงานโรงเรี ยน

ที่ รายการประเมิน ระดับคะแนนเฉลีย่ ระดับความพึงพอใจ
1 สะดวก รวดเร็ ว ระบบสื่ อสารให้เข้าใจง่าย ใน 3.65 มาก
การใช้งาน
2 ความคุณค่าและเกิดประโยชน์ต่อองค์กร 3.65 มาก
3 ควรดำเนินการต่อไป 3.80 มาก
เฉลีย่ 3.70 มาก
ตารางที่ 3 ระดับคะแนนเฉลี่ยความคิดเห็นของบุคลากรต่อการใช้ ICT เพื่อการบริ หารงาน
โรงเรี ยน ปี การศึกษา 2552

จากตารางที่ 3 แสดงให้เห็นว่าบุคลากรมีความพึงพอใจต่อการบริ หารงานด้วย ICT อยูใ่ น ระดับมาก

(3.70) และควรดำเนินการต่อ ระดับมาก (3.80) แสดงว่าเป็ นระบบที่สอดคล้องและ เหมาะสมกับองค์กร

3. ความพึงพอใจของผูป้ กครองและชุมชน
 ปี การศึกษา ความพึงพอใจต่อระบบ การ ความพึงพอใจต่อระบบ การติดต่อ
บริ หารงานโรงเรี ยน สื่ อสาร
(ระดับ ) (ระดับ )
2551 มาก (4.18) มาก (3.80)
2552 มาก (4.30) มากที่สุด (4.90)
ตารางที่ 4 แสดงร้อยละความพึงพอใจของผูป้ กครองต่อการบริ หารงานของโรงเรี ยน
จากตารางที่ 4 แสดงให้เห็นว่าผูป้ กครองมีความพึงพอใจต่อการบริ หารงานอยูใ่ นระดับ มาก T และร้อย
ละ 98.28 เห็นด้วยกับการเห็นด้วยกับการติดต่อสื่ อสารกับผูป้ กครองด้วย SMS ผ่าน มือถือ

5. ปัจจัยแห่ งความสำเร็จ
1. ผูบ้ ริ หารให้ความสำคัญ สนับสนุนและเป็ นแบบอย่างที่ดีในการใช้ระบบ
2. ทีมพัฒนาและทีมร่ วมใจปฏิบตั ิ ร่ วมมือกันสร้างเป็ นวัฒนธรรมในการทำงาน
3. การพัฒนาระบบโดยการประยุกต์ใช้โปรแกรมแบบ Open Source ที่ไม่ตอ้ งใช้ งบประมาณ และ
ประยุกต์ใช้โปรแกรมที่ครู คนุ ้ เคย คือ Ms Excel 2003

6. บทเรียนที่ได้ รับ/ข้ อพึงระวัง

1. ปั จจัยเรื่ องวัยของข้าราชการประจำ ซึ่ งเป็ นปั ญหาในการใช้คอมพิวเตอร์ บางคนเป็ นการ ฝื นทำตามน
โยบาย หากเปลี่ยนแปลงผูบ้ ริ หารและผูบ้ ริ หารไม่เห็นความสำคัญจะทำให้ความยัง่ ยืน ไม่ปรากฏ เป็ นวัฒนธรรม
ขององค์กรต่อไป
2. วัฒนธรรมการทำงาน หากไม่เป็ นที่ยอมรับของบุคลากรว่าระบบเป็ นส่ วนหนึ่งของ วัฒนธรรมการ
ทำงาน และผูบ้ ริ หารไม่เห็นความสำคัญ ความยัง่ ยืนก็จะไม่เกิดขึ้น เช่นกัน

ภาคผนวก
1. ระบบ e-Office
เว็บไซด์ http://e-office.wp.ac.th
2. ระบบขออนุมัติจดั ซื้อจัดจ้ างตามแผนปฏิบัติการประจำปี งบประมาณ
3.หน้ าเสนอเรื่อง
4.หน้ าอนุมัติการขอฯ
5.ไฟล์ประกอบการจัดขออนุมัติ
6.สรุ ปยอดเงินของโครงการ