JUNTAS DE ALTO RENDIMIENTO

Cultura General: “Una comitiva es un grupo que cuida los minutos pero pierde las horas” Milton Berle.

A. Desarrollo de hábitos sanos para juntas.

Nunca cites a junta para evitar responsabilidad personal para la toma de una decisión o hacer una asignación.
Considera si mandar un memo o un e-mail o ir a ver a la persona en vez de citar a junta. De misma manera ve personalmente a invitarlo a la
junta para que vea la importancia de la junta.
Invitar con tiempo de la junta y confirmar la asistencia de los invitados. Recuerda si se te solicita es por que es de valor tu aportación a la
misma.
La junta tienen que tener un propósito claro, tiene que empezar y terminar a tiempo. El material de la junta tiene que estar listo antes del inicio
de la junta.
Juntas efectivas ahorran tiempo y dinero al hacer productivo el involucramiento de los invitados a la cesión y por último, tratar de limitarse de
3 a 6 horas de juntas a la semana, no más.

B. Juntas efectivas tienen o sirven un propósito.

Cuatro razones claves para citar a una junta:

INFORMAR: Juntas de información se enfocan en dar o recibir información, puede haber algo de discusión, el tamaño del grupo puede ser de
2 hasta 100.
FORMAR: Son con el propósito de formar o tomar decisiones y acordar en un plan de acción. El éxito esta en la participación del grupo. El
grupo puede ser de 3 a 9 participantes.
ACCION: estas juntas son para lograr una actividad específica, por ejemplo; planear el evento. La junta será más efectiva si el grupo no
excede de 6 personas.
CONVENCIONALES: Estas juntas son de rutina y basadas en tradición, comúnmente una combinación de los 3 primeros tipos de juntas
arriba mencionadas. Estas juntas pueden ayudar a establecer un sentido de identidad y unidad dentro de los participantes. El tamaño del
grupo puede variar ampliamente.

C. Escoger la gente, el lugar y el tiempo correcto.

Las juntas solo son productivas cuando son obtenidas por la gente correcta. El grupo debe ser compuesto por personas que tienen inferencia
directa del tema a tratar.
Nota: Va a haber 3 grupos involucrados en la toma de decisiones.
1. Los que la toman. 2. Los que la aprueban 3. Los que son informados.

El lugar correcto depende del tipo y tamaño de la junta. Tener el suficiente espacio/accesorios y herramientas requeridas y refrigerios en caso
de durar más de 2 horas.
El tiempo correcto para una junta es cuando todos los participantes están disponibles. Procura evitar horas pico de productividad, Lunes por la
mañana, la mañana después de un día festivo o Viernes por la tarde.

Nota: “La duración de un ajunta se eleva al cuadrado del número de personas que la atienden” E. Shanahan.

D. Prepararse para el éxito.

Para tener éxito debes tener una pre-planeación. Siguiendo los puntos aquí mencionados puedes tener una plantilla preliminar de tu junta.

¿Por qué ocupamos esta junta? Defines objetivo, revisas antecedentes, determinas el tipo de junta.
¿Quién debe atender? En lista todos los miembros del equipo, participantes del staff, observadores y facilitadores.
¿En que va a consistir la junta? Decidir si va a ser formal o informal (presentaciones) cuantas y quienes las van a presentar.
¿Cuando se va a llevar a cabo la junta? Pon una fecha / tiempo tentativo, y después confírmalo.
¿Donde va a ser la junta? Definir el mejor lugar de la junta, ya sea en sala de junta o fuera de la planta.
¿Alguna condición especial? Traigan lonche, ropa cómoda, etc.

E. ¿Cuál es tu agenda?

Agendas para juntas es una manera simple de comunicar lo que el líder de la junta espera aprender, impartir, planear, decidir, discutir o lluvia
de ideas en cualquier junta. La agenda debe tener un principio, un medio y un final. A cada tópico por ver en la junta se le debe de poner un
límite de tiempo,

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 Se recomienda pasar una agenda preliminar antes de la fecha de la junta y que haya retroalimentación, evitando así sorpresas a la hora de la
junta.

F. Ayuda a tu grupo / equipo a enfocar.

Juntas largas que logran poco es debido a la falta de enfoque. Si vez que tú junta va por ese camino debes:

1. Definir el problema y no los síntomas. 3. Decide e implementa la mejor opción.

2. Identificar 3 opciones y pones los pro y los contras.

Si salen problemas alternos, estos se deben ver en otra reunión.

G. Cultivar comunicación abierta.

Para fomentar comunicación abierta, uno debe de crear un ambiente seguro y de sentirse bienvenido y las siguientes condiciones deben
prevalecer:
1. INTEGRIDAD: Permitir que los integrantes se expresen. 3. DARLES VALOR: Pueden resolver los retos a los cuales son
2. HONESTIDAD: No permitir sarcasmos, humillación, mofa, sometidos.
intimidación o discriminación a los compañeros por contestar 4. CRECIMIENTO PERSONAL: Buscar la manera de enlazar
honestamente. prioridades de la compañía con logros individuales y
aprovechar el momento para promover trabajo en equipo.

H. Empezar bien… empezar a tiempo.

Nota: “Un líder es aquel que nos hace sentir más grandes cuando estamos a su lado” John Maxwell.

Mientras más grande sea el grupo, lo más probable es que uno o más no llegue a tiempo. Entonces esperas y esperas hasta que 15 a 30 minutos
llegan. Si permites esto, pierdes la oportunidad de poner el son de la junta.

Empieza la junta a tiempo, a los que llegan tarde les mandas el mensaje que no es juego y a los que llegan puntuales les mandas el mensaje
que aprecias y respetas su tiempo.
Asegurarte de dar la bienvenida, y pasar la agenda de la junta.

I. Fomenta tener diversos puntos de vista.

No ser conformista y decir “SI” a algo solo para estar de acuerdo.

Si seguimos estas guías podemos fomentar la diversificación.

ALCANZAR RESULTADOS: Enfatizar que lograr hacer las cosas es mejor que llevar la fiesta en paz o llevársela bien.
PROMOVER SINCERIDAD: Hacerles saber que en la junta puedes hablar libremente sin penalidad, diciéndoles que es mejor sacudir el bote
que hundirlo.
SOLICITAR DIFERENTES PUNTOS DE VISTA: Elimina presión de grupo para que todos piensen igual.

Nota: El objetivo de tener gente con diferentes personalidades en la junta es para ganar el beneficio de diferentes puntos de vista. Recordar que la
mejor solución siempre viene de la contribución de muchos.

J. Mantener debates libres de hostilidad.

Cuando se tienen diferentes puntos de vista y no se llega a ningún acuerdo, es responsabilidad del líder no permitir que el desacuerdo pase a
frustración y discusión donde los temperamentos se calientan.
A continuación unas sugerencias de como controlar situaciones donde se acalora la discusión:

1. COLABORAR: involucra a todos en buscar una salida al 4. EVITA O POSPON UNA DECISION: No todo desacuerdo
debate, preguntarle a cada uno lo que opinan. debe ser resuelto inmediatamente. Toma un momento para
2. NEGOCIAR: Permitir que la discusión sea punto para otra que se enfríen los ánimos y regresar al tópico después (pero
ocasión / junta. Si no es critico permitele a uno “ganar”. en la misma junta).
3. TOMAR EL MANDO: Esto es casi necesario en una
emergencia y así será la manera más rápida para asegurar
que nadie llegue a su punto de ebullición.

Nota: “El objetivo de una discusión o alegata no debe ser victoria, sino progreso”.

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K. Saber decir hasta cuando.

Si la junta es muy compleja y la gente siente que pasa mucho tiempo en juntas, entonces un punto práctico es dividir tu agenda en pedazos
que sean manejables, que no ocupes tanta gente porque unas de las frases que matan a una junta son:
“Ya tratamos eso y no funciono” “El patrón nunca va aceptar esto” “Esta platica esta dando vueltas en circulo y solo perdemos tiempo”

L. Reportar los resultados.

Llevar la minuta es un buen método, aún más el uso de rotafolio, pintarrón o pizarrón o proyector para que todos vean y escuchen los puntos
a tratar.
Seleccionar al registrador o tomador de minuta antes de comenzar la junta. Las notas deben ser acompañadas con la agenda previamente
definida.
Las notas deben de tener un breve resumen de cada punto visto y hacer énfasis en las más relevantes.
Finalmente las notas no deben ser muy extensas ni muy cortas por ejemplo, para la junta de 3 horas se espera una a dos planas escritas a
dobles espacio.

M. Terminar a tiempo o antes.

Nadie disfruta de una junta que se extiende recuerda que un líder es el que le pone fin a la junta.
Además una junta que se atrasa, potencialmente atrasa a otra. Si tus juntas constantemente se tardan más de lo programado debes considerar
estas posibilidades.

1. Tiempo se desperdicia esperando a participantes o algún 3. Estimación de segmentos individuales no son certeros (el
material que llegue. tiempo que le das a un punto en tu agenda).
2. Tu agenda no es realista (muchas actividades en poco 4. Una discusión libre pero productiva dura más de lo
tiempo), o no sigues tu agenda. anticipado

Terminar la junta a tiempo o antes te da puntos a favor de parte de todos lo que asisten. Ten en mente que ciertas personas tienen que atender
otras juntas, no los hagas llegar tarde y evítate que se salgan y tú sigas hablando.

N. Seguimiento, seguimiento, seguimiento.

Se acertivo y recuérdale a los miembros de tu equipo de sus asignaciones y fecha compromiso.

Lo más seguro es que fuiste asertivo cuanto les notificaste de la junta. Se igual de asertivo y tenaz en tu seguimiento. Otras cosas suceden,
prioridades, patrones cambian direcciones, por lo tanto debes recordarles. No hay mejor momento de preparar tu siguiente agenda que durante la
junta que estas llevando.
Asegurarte de tomar notas a detalle tales como:

1. ¿Qué debe de seguirse discutiendo? 3. ¿Qué pasos de acción están pendientes?

2. ¿Qué puntos han sido puesto a un lado? 4. ¿Qué reportes o proyectos necesitan ser preparados

Un requerimiento semanal de seguimiento es propio, dos es mejor.

Por último en el periodo de seguimiento asegurarte de tomar nota de quien esta haciendo un trabajo estupendo, quien no, esto te sirve para saber
que asignaciones dar a juntas futuras así como influenciar a quien invitar a las juntas.

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