Professional Documents
Culture Documents
Autor:
Presentado al profesor:
UNIVERSIDAD DE CALDAS
FACULTAD DE INGENIERÍAS
2010
RESUMEN
Misión
Hacer buen uso de la tecnología en la empresa para dar soluciones y
soporte a las necesidades de toda la unidad organizacional, logrando de
esta manera optimizar los procesos y generar un desempeño de mayor
calidad.
Apoyar el crecimiento productivo de la empresa entregando herramientas,
conocimiento y tecnología informática, propiciando el desarrollo armónico
de todo el talento humano con el que cuenta la organización.
Visión
Para el 2015 se pretende contar con tecnología de punta y hacer el mejor
uso de esta para optimizar los procesos en todas las áreas de la empresa y
así lograr ser reconocidos por la excelencia en los servicios ofrecidos dando
cada vez más un mejor apoyo y acompañamiento a la unidad
organizacional.
Se pretende también generar cultura tanto en las personas directamente
involucradas en el área de sistemas como el resto de personal, educando y
dando a conocer la importancia de tener las bases necesarias para poder
manipular las herramientas de la mejor manera y así garantizar una gestión
de conocimiento que permitirá a la vez tener un mejor manejo de las
aplicaciones que se vayan incorporando.
Valores
Valores Empresariales
Servicio
Calidad
Honestidad
Compromiso
Acompañamiento
Principios Corporativos
Crecimiento continuo
Competitividad
Trabajo en equipo
Compromiso con el talento humano
Democracia participativa
Objetivos
Ser verdadero apoyo a todas las áreas que componen la organización,
estableciéndonos como una de las partes más fundamentales en la
evolución y crecimiento de la misma.
Diseñar, desarrollar e implantar y mantener los sistemas de información que
requiera la organización, todo conforme a normas, estándares y prioridades
establecidos.
Llevar a la organización a estar destacada entre las mejores industrias con
la mejor tecnología en la automatización de los procesos.
Metas
Capacitar al personal de la empresa para la adecuada manipulación de la
solución empresarial con el que cuenta CoolDrinks.
Prestar soporte al personal de la empresa para tener una optima utilización
del ERP establecido.
Elaborar y mantener actualizada la documentación relevante de la
organización.
Elaborar estudios enfocados a incorporar nuevas tecnologías y
procedimientos relacionados con el procesamiento electrónico de los datos.
Evaluar el desempeño del personal a cargo, conforme a las políticas y
procedimientos establecidos.
Matriz DOFA
NECESIDADES DE INFORMACIÓN DE ALTA GERENCIA
La alta gerencia de Cool Drinks debe conocer información vital para saber el
estado en el que se encuentra la empresa. Para cumplir con este objetivo, se
presentaran informes mensuales de información requerida que será presentada
por los jefes de cada una de las siguientes áreas:
Mercadeo:
Asesor jurídico:
Producción:
Recursos humanos:
Contabilidad:
Revisor fiscal:
TAREAS
Mercadeo:
Proceso de marketing
Investigación de
mercado y entorno
económico
Establecer
Mezcla de
estrategia de
mercadotecnia
marketing
Funciones área de ventas
Coordinar acción de ventas
Participar en la determinación de los presupuestos de ventas por marcas y
mercados y responder porque todas las dependencias y actividades a su
cuidado actúen ajustadas a la organización, políticas y normas aprobadas.
Contribuir a determinar las necesidades específicas, de promoción de
Ventas o Investigaciones de Mercado.
Dirigir en el mercado todo lanzamiento de nuevos productos.
Analizar exhaustivamente las actividades de la competencia y proponer los
cambios que estime necesario introducir a nuestros productos, políticas o
sistemas a fin de colocar y mantener la Compañía en una favorable
posición de competencia en el mercado nacional.
Se encarga del el entrenamiento y capacitación del personal de Marketing.
Ocuparse del reclutamiento y selección de la fuerza de ventas, a la vez que
supervisar su instrucción y entrenamiento de campo, fijando las normas
relacionadas con las áreas que deben cubrirse a tales efectos.
Dedicar una atención especial promocional a los clientes
Proceso de venta
Detección de
Prospección preparación Acercamiento Agradecimiento
necesidades
Fase de creación
Fase de Fase de control y
del plan de
investigación evaluación
publicidad
Proceso de compra
Orden de
Requisición de Análisis de Identificación de Negociación con
compra y/o
compra mercado proveedores proveedores
contrato
Administración
Pago al Entrega de bien Cotizaciones o
renegociación
proveedor o servicio licitaciones
con proveedor
Contabilidad:
Contemplar toda la gestión de la contabilidad de la empresa de forma eficiente
para el tratamiento de la información contable.
Procesos
1. Impuestos especiales:
- Introducción de los datos para la declaración de impuestos y pago de
impuestos especiales.
3. Asientos Contables:
- Consulta, adición, modificación y anulación de un asiento.
- Identificación de:
- Origen del asiento
- Tipo del asiento
- Tipo de cuenta
- Tipo del análisis
- Obtención de información de clientes y artículos a partir de los
asientos.
4. Informes Financieros:
- Balance
- Cuenta de resultados
- Balance por periodos
- Informes
Finanzas:
Producción:
Plantear los programas y planificación detallados de la producción.
Crear informes de rendiciones parciales de gastos.
Realizar en conjunto con el supervisor de calidad y el revisor fiscal,
auditorías de procesos y productos.
Elaborar reportes e indicadores.
Asesor Jurídico:
Recursos Humanos:
Procesos
La remuneración.
Planes de beneficios sociales.
Higiene y seguridad en el trabajo.
Registros y controles de personal.
Banco de datos.
Sistemas de información de recursos humanos.
Auditoría de Recursos Humanos.
Sistemas:
Intervenir en la definición y control técnico de las tareas desarrolladas por
proveedores de sistemas.
Asesorar el proceso de adecuación de las tecnologías TI de la empresa.
Mercadeo:
Información de proveedores y clientes.
Información de segmentación de mercados y posicionamiento del producto.
Informes y reportes de marketing realizado al producto.
Contabilidad:
Inventario general de los activos del patrimonio de la empresa.
Reportes de información contable.
Contratos de compra de insumos, contratos de venta de lotes de
producción, comprobantes de ingreso/egreso y órdenes de pago.
Balances periódicos.
Finanzas:
Presupuesto anual.
Plan financiero proyectado a 5 años.
Revisor Fiscal:
Producción:
Materia prima e insumos necesarios.
Información técnica de elaboración del producto.
Maquinaria utilizada para la elaboración del producto.
Asesor Jurídico:
Recursos Humanos:
Sistemas:
Documentación y manuales técnicos de la plataforma informática.
PETI.
Políticas de seguridad.
Gestión de servicios TI.
Archivos y documentación de herramientas propietarias.
Asesor Jurídico
Revisor Fiscal
Organización
Contabilidad
Producción
Mercadeo
Humanos
Recursos
Sistemas
Finanzas
Proceso
Por estas razonas Cool Drinks S.A.S. contará con una solución integral que apoyará
el cumplimiento de los procesos y de las siguientes actividades en cada
departamento de la empresa:
Mercadeo:
Contabilidad y Finanzas:
Revisoría Fiscal:
Controles Financieros
Cumplimiento en la comercialización
Administración de auditorías y seguridad
Relación con proveedores
Administración de Desempeño
Producción:
Ingeniería del Producto: Esta función comprende el diseño del producto,
tomando en cuenta todas las especificaciones requeridas por los clientes.
Una vez elaborado dicho producto se deben realizar ciertas pruebas de
ingeniería, consistentes en comprobar que el producto cumpla con el
objetivo para el cual fue elaborado; Y por último brindar la asistencia
requerida al departamento de mercadeo para que esté pueda realizar un
adecuado plan tomando en cuenta las características del producto.
Recursos Humanos:
Productos
MODELO FUNCIONAL/PROCESOS DE LA EMPRESA
Introducción
Para Cool Drinks SA es fundamental contar con una solida base tecnológica, por
esto los equipos adquiridos reflejan este compromiso.
Para esto, hemos sellado convenios con los grandes de estas áreas, destacamos
a Dell y Cisco, quienes nos proveen equipos y soporte cuando este es necesario.
Telecomunicaciones
En la actualidad la empresa se encuentra comunicada por una solida red de
cableado cruzado categoría 7.
Estaciones de Trabajo
Para el diseño de esta componente se planeo solo utilizar dos modelos de
computadores, esto debido a que la gran mayoría de procesos que se realizan en
la empresa son de baja intensidad en cuestión de recursos de cómputo.
Se planea utilizar computadores Dell Vostro 230s para todas las áreas de la
empresa y Apple iMac, esta ultima para asegurar que el talento que exista en el
departamento de Mercadeo/Publicidad no sufra problemas de familiaridad y
eficiencia con los equipos, ya que estos son norma en la industria de diseño, fuera
de esto se adquirirán ultra portátiles Vostro 1220.
Resumen
Se planea utilizar alrededor de 20 estaciones de trabajo Vostro en toda la
empresa
Se utilizaran 2 iMac distribuidas en el departamento de Mercadeo
Se adquirirán 10 ultra portátiles Dell Vostro 1220 para tareas de supervisión
y tareas varias.
Contingencia
En las 20 estaciones de trabajo adquiridas, se tiene en cuenta 2 equipos Dell
Vostro 230s en caso de que uno de estos falle y se deba enviar por reparaciones,
esto para evitar una mínima perdida de eficiencia por parte de nuestros
empleados. También se contara con 2 ultra portátiles que cumplirán labores de
reemplazo en caso que se necesite.
Impresoras
Por motivos de costos y agilidad se utilizara por cada departamento una impresora
multifuncional Dell 1125, la cual será accesible por red solo para el departamento
al cual pertenezca.
Características
Dell Vostro 230
iMac
Distribución de Equipos
Estaciones de Trabajo
Se repartirán las estaciones de trabajo, una por cargo como hemos especificado,
con ciertas excepciones.
Los Dell Vostro (18) Estaciones para todos los Gerentes y Jefes con la excepción
del Jefe de Publicidad y e-Marketing los cuales utilizaran las iMac adquiridas (2).
Ultra Portátiles
Los Ultra portátiles serán distribuidos entre el personal de Producción (5), cabe
destacar que estos serán usados únicamente para tareas de supervisión, es decir
que requieran movilidad.
Se contara con otros tres (3), los cuales pueden ser solicitados por cualquier Jefe
o Gerente en caso de que requieran hacer una presentación o algo similar. Estos
serán administrados por la unidad de sistemas de la empresa.
Servidores
Alto: 1.2m
Ancho: 60cm
Profundidad: 1m
24U de capacidad
Puede albergar enrutadores y switches
PowerEdge R510
PowerVault NX300
En estos dos años que lleva en funcionamiento Cool Drinks SAS, se ha visto la
necesidad cada vez mayor de llevar como uno de los puntos críticos de la
empresa la inversión en el desarrollo de proyectos de TI, ya que con el buen
desempeño de este se podrá acelerar procesos que hasta el momento son
demasiado robustos en cuanto a tiempo, costo y trabajo.
Primero que todo se recomienda que las tareas que se deben establecer para
lograr una buena administración en cuanto a la inversión de TI, deberían ser
establecidas en conjunto con el área financiera de la empresa la cual está
conformada por el Gerente financiero y el jefe de tesorería, para establecer un
optimo marco de trabajo, además de tener un estándar global para evaluar los
proyectos con otras direcciones, en especial a las referidas al área de sistemas,
esto con el fin de que en cada área de la organización el proceso se ejecute de
igual manera y que luego la evaluación de presupuesto se haga con
el área financiera. Es de tener en cuenta, que es complicado establecer
estándares, elaborar portafolios, si los directivos no trabajan de forma separada, y
sin olvidar y por tanto respetar el debido proceso en el que el único departamento
que se encarga del presupuesto es finanzas. Lo que sí se puede establecer dentro
del departamento es:
7 Ingenieros de Sistemas
4 Ingenieros Electrónicos
2 Ingenieros de Alimentos
1 Administradores de empresas
3 Practicantes Universitarios
2 Ingenieros Químicos
1 Tecnólogo en Sistemas
2 Diseñador Visual
2 Ingeniero Industrial
Los proyectos de inversión para este año tienen como derrotero a groso modo la
adquisición de nuevo hardware que sean aptos para los planes de crecimiento
tecnológico planeado por la alta gerencia además de dar a conocer estos planes
en todas las áreas de la empresa.
Retorno de la inversión
Costo: El costo para este primer objetivo es bastante grande pues busca
automatizar los procesos gerenciales de la organización, mediante sistemas de
información, los cuales mencionaremos más adelante.
Beneficio: La automatización de la compañía permitirá tener una toma de
decisiones mucho más acelerada, minimizando las perdidas, basados en
estadísticas y en los diferentes reportes entregados por cada dependencia y su
respectivo sistema de información.
Proyectos
Retorno de la inversión
Costo: El costo de este producto es bastante menor a su beneficio, en cuanto a
costos podemos hablar de las capacitaciones en cuanto a dinero y tiempo por
parte de los empleados y contratación de personal multidisciplinar pues se busca
un aporte siempre holístico en todos los procesos.
Beneficio: El principal beneficio de este proyecto es obtener un personal que se
sienta parte de la organización y que sienta el apoyo de la misma en su
crecimiento, creando así un ambiente de trabajo mucho más agradable, donde
todas las personas tiran hacia un mismo objetivo.
Proyectos
Objetivo #3: Estar preparados para la certificación de calidad ISO 9000 en los
procesos y servicios informáticos
Retorno de la inversión
Costo: La estandarización de procesos es un proceso complicado pues puede
significar tiempo perdido para la compañía, además, el capital que se debe invertir
para que los servicios informáticos sean de la más alta calidad son muy altos.
Beneficio: Una empresa certificada es sinónimo de confianza y que allí se están
realizando bien las cosas, permitiendo no solo ganar mas prestigio en el mercado,
si no también, clientes.
Proyectos
Retorno de la inversión
Costo: para que un sistema sea confiable y sus procesos tengan un
funcionamiento siempre optimo debemos primero que todo elaborar unos muy
buenos planes de contingencia, esto conlleva a una gran inversión en
infraestructura y equipos especializados para los diferentes problemas que se
puedan presentar.
Beneficio: Tener un sistema confiable, el cual, funcione la mayor cantidad de
tiempo posible en perfecto estado es fundamental para que una empresa como la
nuestra que busca agilizar sus procesos mediante la automatización de los
mismos, significando grandes ganancias para la organización.
Proyecto
Retorno de la inversión
Costo: El área de sistemas y en particular su área de seguridad informática es
fundamental en una empresa, es por esto que al ser un sector tan crítico su
inversión debe ser aun mayor, con la contratación del personal altamente
capacitado, data-centers para el almacenamiento de toda la información de la
empresa.
Beneficio: Tener una empresa ampliamente segura en el área informática es
importante pues minimizaran las perdidas, evitando fraudes electrónicos, o incluso
permitiendo ver el estado real de la empresa sin ninguna desconfianza, generando
una mayor inversión de socios.
Proyectos
Proyecto
Proyectos
Retorno de la inversión
Costo: Esta demostrado que la implementación de un sistema unificado para una
empresa es un poco costoso, en cuanto a tiempo de implantación del mismo, y de
dinero pues su construcción debe adaptarse perfectamente a nuestra empresa.
Proyectos
4
5
6
7
8