ECCO ANALYSIS

PT.PRIMA BHAKTI PRATAMA

Dibuat oleh :
Nama : Cynthia Febrina
Kelas : MC 11-1B
NIM : 2007 110212

ORGANIZATIONAL COMMUNICATION
Lecturer : Mrs. Crisdina

Sekolah Tinggi Ilmu Komunikasi

The London School of Public Relations Jakarta
2010
 COMPANY PROFILE
PT PRIMA BHAKTI PRATAMA
Consumer Product Division

A. Latar Belakang Perusahaan

PT Prima Bhakti Pratama sebagai salah satu unit usaha dari Panca Budi Group
adalah perusahaan distribusi Consumer Product yang didirikan di Tangerang pada
tahun 2004 dan berlokasi di Kawasan Pusat Niaga Terpadu – Jalan Daan Mogot
Raya km. 19,6 -Tangerang 15122 ( “Panca Budi” lebih dikenal dikalangan usaha
plastik sebagai produsen & distributor kantongan plastik sejak tahun 1979 yang
mempunyai jaringan distribusi cukup luas di pasar tradisional di kota-kota potensial
di wilayah Indonesia )
Bermodalkan kerja keras dan pengalaman distribusi serta penguasaan pasar
tradisional di kota-kota potensial di wilayah Indonesia, perusahaan memulai
usahanya dengan bermitra ke pabrikan-pabrikan untuk co-packing beberapa
produk makanan dan minuman yang dibutuhkan masyarakat luas, sekaligus
bermitra sebagai distributor dengan pabrikan / prinsipal lokal maupun luar negeri
untuk mendistribusikan produk mereka yang sudah laku di pasar dan sejalan dengan
jalur distribusi yang sudah terbentuk .

B. Visi, Misi dan Motto Perusahaan

Visi :
“ Menjadi perusahaan distributor yang tangguh dan mempunyai jaringan
distribusi terluas di seluruh wilayah Indonesia “ .
Misi :
- Memperluas jaringan distribusi ke seluruh wilayah di Indonesia
- Meningkatkan kerjasama co-packing dengan pabrikan untuk
memproduksi produk berkualitas yang dibutuhkan masyarakat luas .
- Meningkatkan kerjasama dengan principal lokal sebagai distributor
- Memberikan pelayanan terbaik demi kepuasan para pelanggan
- Meningkatkan kesejahteraan karyawan
 Motto :
“Pelayanan dan kepuasan pelanggan adalah prioritas utama”
( Service & customer satisfaction is the first priority )

C. Nilai – Nilai Perusahaan

- Mandiri : Membangun perusahaan independen dengan

berbasis kepada pola distribusi yang professional untuk mempercepat
terealisirnya visi dan misi perusahaan .
- Pelayanan : Memberikan pelayanan yang maksimal dan
ketepatan waktu pengiriman sebagai komitmen perusahaan dalam
mewujudkan kepuasan yang optimal bagi para pelanggan .
- Jaringan distribusi : Membangun jaringan pemasaran seluas-luasnya
dan tersebar di kota-kota potensial di Indonesia untuk memberikan
pelayanan terbaik bagi para pelanggan .

D. Mengutamakan Kepuasan Pelanggan

Perusahaan menerapkan sistem pelayanan terpadu yang dinamis untuk
memenuhi kepuasan pelanggan, dan menjadi motto serta hal yang paling
utama bagi perusahaan dimulai dari penerimaan pemesanan barang dari
para pelanggan, pengiriman tepat waktu, pelayanan purna jual serta peka
terhadap kualitas produk dan harga jual .

E. Pelanggan Perusahaan

Berbasiskan pengalaman dan hubungan yang baik terhadap pelanggan,

khususnya di pasar tradisional, mempermudah perusahaan untuk
memasarkan semua produknya mulai dari tingkat pengecer sampai ke
tingkat grosir dan juga ke beberapa pelanggan mini market .
Jumlah pelanggan yang dimiliki oleh PT. Prima Bhakti Pratama saat ini
baru berjumlah 3.580 pelanggan yang terdiri dari :
Grosir = 155 pelanggan
Pengecer = 3.312 pelanggan
 Mini Market = 113 pelanggan
Total = 3.580 pelanggan
=========================
F. Produk Yang Didistribusikan

Dengan berpedoman kepada konsep awal bahwa produk yang menjadi

andalan perusahaan adalah Consumer Product , maka produk yang
didistribusikan oleh perusahaan adalah produk yang dibutuhkan sehari-
hari oleh masyarakat luas seperti : ikan sardines ; minuman rasa
buah ; garam ; cuka makan ; agar-agar ; tepung bumbu ; biscuit /
wafer dan tissue .

G. Data Perusahaan

Nama Perusahaan : PT. PRIMA BHAKTI PRATAMA

Alamat Perusahaan : Jl. Daan Mogot Raya km. 19,6
Kawasan Pusat Niaga Terpadu
Blok D / No. 8 E-F
Tangerang – 15122 , Indonesia
Telepon : 021-5436-5306 ( hunting )
Fax : 021-54365308
Akte Pendirian : C-07048 HT.01.01.Th.05 tanggal 17 Maret 2005
No. S I U P : 0097/PM/IV/2005
No. NPWP : 02.451.153.7-402.000
Daerah Pemasaran : - Tahun ke-1  Jabotabek + Jawa Barat
- Tahun ke-2  Seluruh P.Jawa
- Tahun ke-3  Seluruh Indonesia
 STRUKTUR ORGANISASI

Kp.Depo

Chief F/A Spv.Sales

Kp.Gdng

Ass.Spv 2
Ad.Sales Ad.Keu Ad.Stock Supir 1 Supir 2 Ass.Spv 1

Kenek 1 Kenek 2 Sales

Sales

Sales Sales

Sales Sales

.
 PERUMUSAN MASALAH

Pada dasarnya perusahaan sebagai suatu badan yang bertujuan untuk mencari
laba, memiliki suatu standar dalam berbagai kebijakan yang diambil, yang dirumuskan
dalam peraturan-peraturan perusahaan, dengan harapan dapat mencapai sasaran atau
orientasinya.
Pada penerapannya, seringkali terdapat atau terjadi hal-hal yang diluar dugaan
akibat berbagai faktor, baik yang controlable, maupun yang berada diluar kendali
perusahaan, yang mempengaruhi kemampuan perusahaan mencapai tujuannya (salah
satunya dalam perolehan laba atau target penjualan).
Oleh karena itu dibutuhkan pengambilan keputusan yang di satu sisi tegas, tapi juga
fleksibel dalam menyikapi perubahan-perubahan yang terjadi, dengan catatan
disamping masih berorientasi sama dengan tujuan awal perusahaan, juga sesuai
dengan kondisi, serta masih dalam batas kemampuan dan kendali perusahaan.
Selain itu, juga diperlukan kerjasama yang baik antar berbagai pihak, baik internal
perusahaan maupun eksternal.
Adapun pihak-pihak internal yang berkaitan dalam pengambilan kebijakan, antara
lain :
1. Pihak manajemen, yang terdiri dari para direksi dan manager yang
berperan sebagai fungsi planning dan organizing dalam perusahaan
(perumus kebijakan).
2. Pihak pelaksana (eksekutor) yang terdiri dari para supervisor dan
salesman / salesgirl, sebagai ujung tombak perusahaan.
3. Bagian administrasi, sebagai fungsi control dalam perusahaan, yang
menjaga gawang-gawang perusahaan.
Sedangkan pihak eksternal yang utama dalam kasus ini adalah pelanggan (rantai
distribusi yang lebih rendah, seperti agen, grosir, dan sebagainya) yang juga memiliki
kepentingan tersendiri, terutama dalam hal perolehan laba.
Oleh karena adanya perbedaan kepantingan ini, sangat penting untuk memiliki
sistem komunikasi, baik internal maupun eksternal yang handal. Selain untuk
mempertinggi tingkat efisiensi kerja, juga dapat mengurangi gesekan antar kepentingan.
Berkaitan dengan masalah komunikasi internal, terdapat sedikit kekurangan dalam
tubuh PT. Prima Bhakti Pratama (Depo Bekasi). Sebagaimana dapat kita lihat pada
bagan struktur organisasi, bahwa seharusnya, Chief F/A, Kepala Gudang dan
Supervisor Sales, berada pada level yang sama. Namun pada kenyataannya,
Supervisor Sales menjabat rangkap, juga sebagai Kepala Depo yang otomatis
membawahi semua divisi lain.
Hal diatas menyebabkan kekacauan dalam rantai komunikasi depo. Birokrasi-
birokrasi yang telah digariskan perusahan, melalui pengawasan departemen
Finance&Accounting, seringkali di bypass oleh divisi sales dengan otoritas Kepala
Depo-nya.
Peraturan-peraturan perusahaan yang telah tertulis dengan jelas dalam SOP, sering
prioritasnya dikalahkan oleh instruksi lisan Kepala Depo.
 SOLUSI DAN ANALISA

ECCO (Episodic Communication Channel in Organization)

Struktur yang berpola dan berdasar atas segala sesuatu yang wajib diketahui
mengenai arus komunikasi yang berlangsung dalam suatu organisasi. Berikut
penyelesaian masalah yang terjadi di dalam organisasi tersebut yang sesuai dengan
peraturan yang berlaku.

Langkah-langkah yang telah diambil untuk menanggulangi masalah diatas, antara

lain:
1. Informative Messages :
• Mempertegas, terutama secara tertulis, mengenai fleksibilitas peraturan yang
ada.
• Mengkonfirmasi ulang kelayakan suatu kebijakan pada kantor pusat

2. Evaluative Messages :
• Memperbanyak kunjungan pengarahan dan pengawasan dari kantor pusat.
• Membuat pertanggungjawaban tertulis untuk kebijakan yang diambil.
 KESIMPULAN

• Bahwa dalam suatu perusahaan dibutuhkan sebuah struktur organisasi, serta

rantai komando yang jelas dan konsisten demi efisiensi kerja.
• Konsistensi perusahaan dalam menjalankan peraturan-peraturannya sangat
penting dalam menjaga etos kerja.