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SIIGO
STANDAR WINDOWS
PROCESO DE CAPACITACION
PROCESOS DE CIERRE
9
Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com 1
SIIGO Dejando huella...........
TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCION...................................................................................................5
2. PROCESO DE DIFERIDOS..................................................................................7
3. CIERRES DE AÑO..............................................................................................12
4. CERTIFICADOS DE RETENCION......................................................................23
6. INFORMES OFICIALES......................................................................................40
7. CONSOLIDACIONES..........................................................................................44
13.11. RECUPERACION...................................................................................................70
1. INTRODUCCION
PROCEDIMIENTOS DE CIERRE
Cierres Anuales: En SIIGO existen dos tipos de cierres anuales que son los
parciales y los definitivos.
Los procesos mensuales tales como el costeo, ajustes por inflación, Desagrega y
Depreciación se explicaron en sesiones anteriores se procederá a indicar el proceso de
amortización de los diferidos.
2. PROCESO DE DIFERIDOS
A través de esta opción el programa permite efectuar una amortización mensual de los
gastos pagados por anticipado o cargos diferidos.
Para la correcta definición de los diferidos se deben seguir los procedimientos que se
describen a continuación:
Fija: Escogiendo esta opción el programa permite definir los comprobantes para
los diferidos.
Imprime: En esta opción el programa permite generar una impresión de la
parametrización de los comprobantes Diferidos.
Utiliza: Esta opción permite ejecutar de forma automática la amortización de
los diferidos.
Del Número.: En este campo se debe digitar el número inicial de los diferidos
desde el que se desea ejecutar la amortización de los diferidos. Presionando
“Enter” el programa tomará desde el primer diferido que se encuentre
parametrizado.
Al Número.: En este campo se debe digitar el número final de los diferidos
hasta el que se desea ejecutar la amortización de los diferidos. Presionando
“Enter” el programa tomará desde el último diferido que se encuentre
parametrizado.
Tipo Documento.: En este campo se debe digitar el Tipo de documento (L –
Otros) en el que se efectuará la amortización del diferido. Este documento debe
estar previamente parametrizado.
3. CIERRES DE AÑO
Dentro de SIIGO existen los cierres de año parciales y los cierres definitivos.
Esta opción el programa permite pasar los saldos de un balance de prueba (cuentas de
balance y cuentas de resultados) al año siguiente, con el fin de comenzar a registrar
información contable en el año siguiente. Si este proceso de cierre no se ejecuta el
programa no permitirá ingresar información en el año siguiente.
Año de Cierre: En este campo se debe digitar el año que se va a cerrar. Para
ejecutar el cierre parcial debe estar ubicado en el mes 12 día 31.
El programa efectúa una verificación de las cuentas contables del año en el que se
realizará el cierre y el año siguiente y en caso de que se presente una inconsistencia
en las cuentas el programa generará un informe en el que se relacionaran las
inconsistencias.
Recuerde
Los cierres parciales se pueden ejecutar las veces que sea necesario, sin efectos
secundarios en la contabilidad.
Esta opción el programa efectúa el cierre de las cuentas de resultados y las de terceros
que se seleccionen.
Año de Cierre: En este campo se debe digitar el año que se va a cerrar. Para
ejecutar el cierre definitivo debe estar ubicado en el mes 13 día 31.
El programa efectúa una verificación de las cuentas contables del año en el que se
realizará el cierre y el año siguiente y en caso de que se presente una inconsistencia
en las cuentas el programa generará un informe en el que se relacionaran las
inconsistencias.
Presionando “Enter” o dando clic sobre el botón “Continuar” el programa ejecutará
un proceso en el que mostrará la siguiente pantalla:
Es de aclarar, que en este proceso las cuentas no quedan con saldo cero, sino que se
reclasifica el saldo que tiene cada uno de los terceros al NIT de la DIAN.
Si esta opción fue marcada el programa mostrará la siguiente pantalla, donde se debe
digitar la información correspondiente a la cuenta que se está cerrando:
Si la cuenta 590505 quedó con saldo débito el registro contable será el siguiente:
Una vez se han digitado estos datos, el programa ejecutará un proceso automático en
el que se generarán los comprobantes de cierre.
Una vez se ha ejecutado este proceso el programa mostrará la siguiente pantalla, para
finalizar el proceso de cierre definitivo:
Una vez ha terminado el proceso podrá ingresar al año siguiente y continuar con las
operaciones normales de la empresa.
4. CERTIFICADOS DE RETENCION
Para poder obtener los certificados de retención las cuentas contables en las que se
efectuó la contabilización de las retenciones deben estar marcadas desde el momento
de su creación como “Retención”, en caso contrario el programa no generará los
certificados.
Para generar los certificados de retención se deben seguir los pasos que se describen a
continuación:
Esta opción permite generar los certificados de ICA, IVA y Generales que corresponde
a la retención en la fuente.
Rango de Meses Hasta: En este campo se debe digitar el mes hasta la que se
quiere generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el
programa tomará el mes doce (12).
Una vez se han definido estas opciones el programa mostrará la siguiente pantalla:
Cuentas ICA: En este campo se deben digitar las cuentas de retención de ICA,
para que el programa las tenga en cuenta en el momento de generar los
certificados.
Desea el Certificado con Firma o sin Firma: Si marca la opción “Con Firma”
el programa mostrará un campo en certificado para la firma.
Rango de Meses Desde: En este campo se debe digitar el mes desde el que
se quiere tener en cuenta las retenciones practicadas. Presionando “Enter” el
programa tomará desde el mes uno (1).
Rango de Meses Hasta: En este campo se debe digitar el mes hasta la que se
quiere generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el
programa tomará el mes doce (12).
Una vez se han definido estas opciones el programa mostrará la siguiente pantalla:
Cuentas IVA: En este campo se deben digitar las cuentas del IVA descontable
por compras y las cuentas de retención de IVA para que el programa las tenga
en cuenta en el momento de generar los certificados.
Recuerde
Para poder generar los certificados de retención es necesario que las cuentas de 2365
– Retención en la fuente, 2367 – Retención de IVA y 2368 Retención de ICA estén
marcadas desde su creación como cuentas de “Retención”.
El Balance General es uno de los Principales Estados Financieros Básicos que un ente
económico debe preparar, para reflejar los recursos y obligaciones de la empresa. Este
informe esta compuesto por las cuentas del Activo, Pasivo y Patrimonio.
Para la generación del Balance General se deben seguir los pasos que se describen a
continuación:
Mes Fin: En este campo se debe digitar el mes de corte o el mes hasta el que
se desea generar el balance general. Una vez se ha digitado el mes
correspondiente el programa mostrará la siguiente pantalla:
Gru. – Cta. – Sub. – Aux. – saUx. : Esta opción permite escoger el nivel al
que se quiere generar el balance y los niveles son grupo, cuenta, subcuenta,
auxiliar o subauxiliar. Se puede seleccionar la opción deseada dando un click o
se puede digitar la letra que aparece en mayúscula para seleccionar el nivel.
Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitará los iconos
con los que se puede generar el informe. El icono de la impresora genera el informe
directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por
pantalla, es decir, una presentación preliminar y el icono de las barras permite generar
el informe a Excel.
En esta opción el programa permite definir las cuentas para cada uno de los conceptos
que estructuran el balance general.
tiempo determinado. Su estructura esta dada por las cuentas de ingresos, costos y
gastos.
Para la generación del estado de Resultado se deben seguir los procedimientos que se
describen a continuación:
Mes Hasta: En este campo se debe digitar el mes de final o mes hasta el cual
se desea generar el estado de resultados.
Incluye Código de la Cuenta: Normalmente el código de las cuentas
contables no se refleja en un el Estado de Resultado, pero en caso de requerirlo
se debe marcar esta opción, de lo contrario se deja en blanco.
Incluye Saldo Inicial del Año: Si la respuesta a esta pregunta es afirmativa,
el programa incluirá dentro del informe, una columna en la que se verá
reflejado el saldo inicial del año de cada una de las cuentas que conforman el
Estado de Resultados.
Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitará estos iconos
para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el
informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe
por pantalla, es decir, una presentación preliminar y el icono de las barras permite
generar el informe a Excel.
En esta opción el programa permite definir las cuentas para cada uno de los conceptos
que estructuran el Estado de Resultados.
Rango Inicial: En este campo se debe digitar el código del grupo desde el que
se quiere parametrizar el concepto que se esta visualizando en pantalla.
Rango Final: En este campo se debe digitar el código del grupo hasta el que se
quiere parametrizar el concepto que se esta visualizando en pantalla.
Ejecuta: Una vez se han definido las cuentas para el estado de resultados
Predeterminado se puede ingresar por la opción “Ejecuta” y generar el informe
que se definió.
Es un informe por pantalla o impreso del movimiento de todas las cuentas en un rango
de tiempo estipulado. Es un informe que ayuda a determinar el movimiento correcto
de las cuentas.
Para obtener este informe se debe digitar el mes desde el cual se quiere generar la
información y el mes hasta el cual se quiere obtener la información, el nivel de las
cuentas (Grupo, Cuenta, Auxiliar, Subauxiliar, etc) y el tipo de moneda en el que se
quiere generar el informe.
Este estado financiero tiene como objeto comparar los saldos del patrimonio de una
sociedad del principio al final de un período contable. En este estado debe incluirse,
para cada uno de los rubros que integran el patrimonio, la siguiente información:
• Saldos iniciales, que deben coincidir con los saldos finales del ejercicio o período
anterior.
• Las variaciones del ejercicio o período.
• Los saldos finales.
A nivel de SIIGO para este estado financiero, se requiere digitar las cuentas del
patrimonio involucradas mediante la opción Modifica, las cuentas se digitan a nivel de
grupo, cuenta o subcuenta, de acuerdo a las necesidades del usuario de la
información. El siguiente paso es digitar la opción Utiliza que permite procesar la
opción Utiliza para generar un archivo o producirlo en forma impresa. Las cuentas se
digitan a nivel de grupo, cuenta o subcuenta.
• Examinar la capacidad del ente económica para generar flujos futuros de fondos
de efectivo.
• Evaluar la capacidad del ente económico para cumplir con sus obligaciones, pagar
dividendos y determinar el financiamiento interno y externo necesario.
En las normas básicas de la contaduría, existen dos métodos para realizar el estado de
flujo de efectivo:
Método directo
En este método las actividades de operación se presentan como si se tratará de un
estado de resultado por el sistema de caja. Los entes económicos que utilicen este
método deben informar por separado los siguientes movimientos relacionados con las
actividades de operación:
Método indirecto
Bajo este método se prepara una conciliación entre la utilidad neta y el flujo de
efectivo neto de las actividades de operación, las cuales deben informar por separado
todas las partidas conciliatorias.
Para tal efecto el flujo de efectivo generado por las operaciones normales, se
determina tomando como punto de partida la utilidad neta del período, valor al cual se
le adiciona o deducen las partidas incluidas en el Estado de Resultados que no implican
un pago o un cobro de efectivo.
Entre
estas partidas tenemos:
Depreciación, amortización y agotamiento.
Provisiones para protección de activos.
Diferencias por fluctuaciones cambiarías.
Utilidades o pérdidas en venta de propiedades, planta y equipo, inversiones u
otros activos operacionales.
Corrección monetaria del período de las cuentas de balance.
Cambios en rubros operacionales, tales como: aumento o disminuciones en
cuentas por cobrar, inventarios, cuentas por pagar, pasivos estimados y
provisiones, etc.
6. INFORMES OFICIALES
Para efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderá
por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el
completo entendimiento de aquellos.
De acuerdo a las actividades de los entes económicos, estos estarán obligados a llevar
algunos libros específicos. De acuerdo a las necesidades de deduce que los entes
económicos deberán llevar libros “indispensables” mas no obligatorios, como aquellos
que corresponden a las exigencias básicas de la contabilidad señaladas en el mismo
código del comercio. Considerando la obligación de llevar el registro en orden
cronológico de las operaciones mercantiles (Art. 53), se deduce la necesidad de llevar
un libro diario, de la necesidad de utilizar partida doble (Art. 50), se deduce la
necesidad de llevar un libro mayor y el deber de hacer un inventario inicial y
periódicos, así como un balance general (Art. 52), surge la necesidad de llevar un libro
de inventarios y balances. Sin embargo la determinación de los libros de comercio que
son obligatorios fue atribuida al Gobierno Nacional por el numeral 2o. del artículo 44
de la ley 222 de 1995.
Por ley, todos los empresarios deben presentar e inscribir los libros de comercio en la
cámara de comercio. Los libros que debe inscribir son:
Personas naturales
Libro mayor y balances
Libro diario
Libro de inventarios y balances
Sociedades
Libro mayor y balances
Libro de inventarios y balances
Libro diarios
Libro de actas, registro de socios, de asambleas y de juntas, según el caso.
Presenta la misma información que el libro diario, pero permite imprimir documento
por página y adicionalmente escribir algún comentario respecto a cada tipo de
comprobante.
Este libro oficial presenta información a nivel de todas las cuentas, mostrando cuales
eran los saldos de las cuentas del mes anterior, el movimiento del mes tanto débito
como crédito y una columna para el saldo final, cumpliendo así con la formalidad de
establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta.
Para la generación de este libro es necesario indicar el nivel de las cuentas al que se
quiere generar el libro.
Para dar cumplimiento con el artículo 52 del Código del Comercio, por lo menos una
vez al año, el comerciante elabora un inventario y un balance general que le permita
conocer de una manera clara y completa la situación de su patrimonio.
Para generar este informe es necesario marcar cada una de las opciones que presenta
esta opción, de acuerdo a la información que se quiera visualizar.
Este libro nos permite conocer en todos los nivel de las cuentas, cual ha sido su
movimiento débito y crédito, cual es el saldo anterior.
Para generar este libro únicamente se requiere digitar el rango de fechas en que se
desea obtener la información.
Este libro permite conocer toda la facturación realizada por el ente económico, dentro
de un rango de tiempo, en el que muestra el detalle de cada una de las facturas
realizadas, cuales son las operaciones gravadas y cuales son exentas del impuesto a
las ventas.
Para generar este libro se requiere digitar el rango de fechas, las cuentas contables y
documentos L- Otros en caso de que se haya efectuado algún registro correspondiente
a las ventas en este tipo de documentos.
Este libro muestra un detalle de cada uno de los documentos de compras y servicios,
para establecer cual fue el total de la compra y el valor de impuesto a las ventas
pagado.
Para generar este libro se requiere digitar el rango de fechas, las cuentas contables y
documentos L- Otros en caso de que se haya efectuado algún registro correspondiente
a las compras en este tipo de documentos.
Por esta opción se podrá asignar la numeración consecutiva a cada uno de los libros
oficiales que están obligados a llevar. Las hojas estarán en blanco para la respectiva
numeración. Se debe digitar la cantidad de hojas a numerar, el número inicial, de
acuerdo con las formalidades de los libros debe imprimirse en las hojas el nombre de
la empresa o el propietario de los libros, si utiliza formas continuas, debe mencionarse
de manera expresa el código escogido para cada libro, que puede ser de cinco
caracteres.
7. CONSOLIDACIONES
Para seleccionar las empresas que se van a consolidar es necesario seleccionarlas con
la tecla Ctrl y dando un click con el mouse. Y posteriormente dar un click sobre el
botón “Fin Selección”.
Una vez se han escogido estas opciones el programa mostrará la siguiente pantalla:
Una vez ha terminado el proceso de consolidación debe salir del programa e ingresar
nuevamente a la empresa 99.
Digite Su Nueva Clave: En este campo se debe digitar la nueva clave que se
quiere asignar para administrar el sistema.
Reconfirme Su Nueva Clave: En este campo se debe digitar nuevamente la
clave digitada en el campo anterior, para que el sistema valide que es la
correcta.
Usuario: En este campo se debe digitar el nombre del administrador del
sistema.
En esta opción el programa permite crear claves para los diferentes usuarios de
SIIGO. La función de asignación de claves de usuario es únicamente del
administrador.
Las claves de acceso son la forma de restringir o autorizar funciones a los usuarios de
SIIGO para el manejo del programa.
Clave: En este campo se debe digitar la clave que se desea asignar al usuario.
La clave puede ser hasta de cuatro posiciones alfanuméricas.
Usuario: En este campo se debe digitar el nombre con el que se identificará al
usuario al que se le va a asignar la clave.
Cambia Año: Si desea que el usuario tenga autorización para cambio de año
debe marcar la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”
Anula Dctos: Si desea que el usuario anule documentos que ya están
contabilizados marque la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”
Borra Documentos: Si desea que el usuario borre documentos que ya están
contabilizados marque la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”
Cambio Empresa: Esta opción permite al usuario cambiar de una empresa a
otra.
Menor a Listas: Marque la opción, si desea que el usuario elabore las facturas
de venta con un precio inferior al asignado en las listas de precios del catálogo
de productos.
Sobrecupo: Esta opción permite que el usuario genere facturas de venta por
encima del cupo asignado a los clientes.
Descuentos: Si desea que el usuario asigne descuentos en las facturas de
venta marque la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”
Saldo Crédito: Si desea que el usuario pueda generar la factura sin tener
existencias en el inventario marque la opción, en caso contrario omítala
presionando “Enter”
Venta Mora: Si desea que el usuario pueda generar facturas a clientes que se
encuentran en mora marque la opción, en caso contrario omítala presionando
“Enter”
Borra Cuentas: Si desea que el usuario borre cuentas marque la opción, en
caso contrario omítala presionando “Enter”
Borra NIT: Si desea que el usuario pueda borrar terceros marque la opción, en
caso contrario omítala presionando “Enter”
Borra Productos: Si desea que el usuario pueda borrar productos marque la
opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”
Borra Activos: Si desea que el usuario pueda borrar activos fijos marque la
opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”
Girar en Rojo: Si desea que el usuario pueda girar cheques con el saldo del
banco en rojo marque la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”
Lista Anulados: Si desea que el usuario liste el informe de los comprobantes
anulados marque la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”
Cambio de Cupos: Si desea que el usuario cambie los cupos de crédito
asignados a los clientes marque la opción, en caso contrario omítala
presionando “Enter”
Imprime Previos: Si desea que el usuario imprima documentos que ya han
sido guardados marque la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”
Cambia Atrib. Cta.: Si desea que el usuario pueda cambiar las características
de las cuentas marque la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”
Usa Mod. Admón.: Si desea que el usuario tenga acceso a las opciones que se
encuentran en el módulo del Administración como son Cambio de fecha,
Cambio de empresa, Cambio de moneda, etc. marque la opción, en caso
contrario omítala presionando “Enter”
Verifica Act. Parc: La actualización parcial sucede cuando se está guardando
algún documento y por algún motivo no se graba correctamente. Al ingresar
nuevamente el programa hace un proceso de recuperación o actualización de
ese documento, el cual permite recuperar los ítems digitados a través del
archivo temporal Z17. Si desea que el usuario pueda recuperar el tipo y número
documento que se estaba actualizando marque la opción, en caso contrario
omítala presionando “Enter”
Creación NIT: Si desea que el usuario cree terceros marque la opción, en caso
contrario omítala presionando “Enter”
Crea Cuentas: Si desea que el usuario cree cuentas marque la opción, en caso
contrario omítala presionando “Enter”
Crea Productos: Si desea que el usuario cree productos marque la opción, en
caso contrario omítala presionando “Enter”
Crea Activos: Si desea que el usuario cree activos fijos marque la opción, en
caso contrario omítala presionando “Enter”
Consulta Costos: Si desea que el usuario consulte los costos por el módulo de
Inventarios marque la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”
Una vez se han definido estas opciones el programa muestra la siguiente pantalla:
A través de esta opción el programa permite asignar al usuario las opciones de cada
uno de los módulos con los respectivos submenús.
Si se quieren asignar todos los permisos que se encuentran en las opciones del menú
se debe dar un clic sobre el icono
Así como se asignan permisos también pueden ser suspendidos con el icono para
quitar permisos uno a uno o con el icono para quitar todos los permisos.
Una vez se han asignado todos los permisos se guardan con la tecla de función F1 o
con el icono
Si se desea eliminar una clave se debe ingresar por esta misma opción, digitar la
clave, presionar “Enter” y posteriormente presionar la tecla de función F5 o dar clic
sobre el icono
NIT Actual: En este campo se debe digitar el número del NIT que fue creado
incorrectamente.
NIT Nuevo: En este campo se debe digitar el número del NIT que fue creado
correctamente y al cual se le pasará todo el movimiento que posee en NIT
incorrecto.
Año Desde: En este campo se debe digitar el año desde el cual se va a pasar
todo el movimiento del NIT incorrecto al NIT correcto.
Dentro de las funciones del administrador de SIIGO existe una opción para el bloqueo
de la información almacenada a través de una fecha, con el fin de evitar la
modificación o eliminación de la información que ha sido guardada previamente en el
programa.
El bloqueo de fecha se hace efectivo desde la fecha bloqueada hacia atrás. El programa
mostrará la siguiente opción para bloquear la fecha:
En este campo se debe digitar la fecha que se desea bloquear. Se deben indicar los
cuatro dígitos del año, dos del mes y dos del día.
Recuerde
Recuerde
Si se tienen los archivos del año anterior se debe marcar esta pregunta para continuar
con el proceso, de lo contrario el programa suspenderá el proceso.
El programa efectúa una verificación entre las características de cuentas contables del
año en el que se está ejecutando el proceso de recuperación y el año inmediatamente
anterior.
Una vez se termine este proceso, se pueden revisar nuevamente los informes que
aparecían descuadrados, para validar que las inconsistencias se hayan corregido.
TALLER DE CIERRES
SIIGO ESTÁNDAR
WINDOWS
El presente taller tiene como objeto indicar los procedimientos que se deben ejecutar
para efectuar los procesos de cierre y de esta manera obtener la información contable
de manera oportuna.
Número Diferido : 1
Descripción : Amortización Papelería
Fecha : 2003/12/15
Valor Total : 5.000.000.oo
Monto : 750.000
Saldo : Pasar con “Enter”
Activo : Marcar la opción
Cuotas : Pasar con Enter
Cuenta Débito : 5195300200
NIT : 864.524.957
Cuenta Crédito : 1710200000
NIT : 864.524.957
Mes Inicio : 12
Mes Fin : 12
Impreso o Pantalla : Impreso
Niveles de Cuenta : Subcuenta
Tipo de Moneda : Presionar “Enter”
Rango de Cuentas Desde : Presionar “Enter”
Rango de Cuentas Hasta : Presionar “Enter”
Mes Inicial : 12
Día inicial : 01
Mes Final : 12
Día Final : 31
Cuentas : Presionar la tecla de función F1
Cuentas de Contado Inicial : 1105050000
Cuentas de Contado Final : 1105050000
Después presionar la tecla de función F1
Cuentas de Cargos : Presionar la tecla de función F1
13.11. RECUPERACION