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SAN JOSE DE CUCUTA, 15 DE ABRIL DE 2010

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INTRODUCCION
1. OBJETIVOS
2. LA CORRESPONDENCIA
2.1.1 OBJETIVO
2.2 CONCEPTO Y CLASIFICACION
2.3 RECEPCION Y TRAMITE DE LA CORRESPONDENCIA
2.3.1. ELEMENTOS UTILIZADOS EN LA RECEPCION DE
CORRESPONDENCIA
2.3.2 CONTROL DE LA CORRESPONDENCIA
2.4 ELABORACION DE LA CORRESPONDENCIA
a. Cartas
b. Elaboración de Sobres
c. Elaboración de Memorandos
d. Elaboración de Circulares
e. Elaboración de Actas Administrativas
f. Elaboración de Certificados y Constancias
g. Elaboración de la Hoja de Vida
h. Informes Administrativos
i. Otros Documentos Comerciales
2.5. DESPACHO DE CORRESPONDENCIA
2.5.1. CONSECUTIVO DE CORRESPONDENCIA
2.5.2. DISTRIBUCION Y DESPACHO DE LA CORRESPONDENCIA
EXTERNA

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c

Este instructivo ha sido elaborado con el fin de aportar a la organización

administrativa en el manejo de la correspondencia de la empresa, y facilitar a
los funcionarios de cualquier nivel la toma de decisiones a través de un
manejo rápido y preciso de las comunicaciones escritas.

Este instructivo contiene ejemplos prácticos que facilitan a los funcionarios su

comprensión y manejo cuando requieran usarlo como guía para el desarrollo
de las funciones relacionadas con la correspondencia. La adecuada
aplicación de las normas y procedimientos que contiene este instructivo
contribuirá a una buena organización para un mejor servicio.
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 à c  c

% Establecer y reglamentar las normas para la administración de la

correspondencia de la empresa.
% Orientar y servir de instrumento al personal de la institución para
unificar criterios sobre el proceso de la correspondencia.
% Administrar y controlar las técnicas que existen sobre la elaboración
de la correspondencia interna como externa.
% Definir y clasificar la correspondencia según su destino o procedencia.
% Establecer normas para el recibo y despacho de la correspondencia.
% Conocer las normas y procedimientos que se deben tener en cuenta
en la elaboración, presentación y trámite de la correspondencia
producida por la empresa.

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% Teniendo en cuenta la procedencia de la correspondencia, clasificarla

y archivarla según las normas establecidas para el recibo y el
despacho de la misma.

% Mostrar las diferentes etapas que conforman el recibo y despacho de

la correspondencia, así como los elementos utilizados y el trámite
respectivo.

u u c cc
  
 c

Para propósito del instructivo, correspondencia es la comunicación escrita

entre las dependencias y el CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS y el
medio externo.
Las cartas, memorandos y circulares constituyen la correspondencia.

cccc
c
La correspondencia según su destino se clasifica en: externa e interna.

La correspondencia externa es la que se dirige a personas o entidades fuera

del CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS, aunque también es
correspondencia externa aquella que se dirige a funcionarios de la entidad,
como asuntos relacionados con su situación laboral (solicitud de vacaciones,
permisos, licencias, llamados de atención o felicitaciones).

Para la correspondencia externa en el CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS

se utiliza:
% La carta

La correspondencia interna es la que se utiliza para comunicaciones entre las

diferentes dependencias del CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS.

Para la correspondencia interna del CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS

se utiliza:
% El memorando
% La circular

u
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 cc
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c
Los responsables de la tramitación y archivo de la correspondencia en el
CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS deben seguir las siguientes normas.

La correspondencia que va dirigida a las diferentes dependencias del

CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS la recibe y controla el área o
dependencia Centro de Administración e Información Documental.

Los encargados de las etapas de: la recepción (recibo, clasificación,

radicación, registro y distribución) son el receptor de documentos y el
mensajero interno del CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS.

La correspondencia externa que llega al Centro de Administración e

Información Documental, es recibida , controlada y tramitada por el receptor
de documentos que cumple con sus funciones, este se encarga de:

% Recibir la documentación del mensajero y usuarios o cuando llega por

fax o por intermedio de correos electrónicos.

% Clasificar la documentación en:

6 c: es toda la que esta dirigida con nombre

propio y no tenga el cargo que éste desempeñe en la empresa o la
que esta marcada: ³confidencial´, ³personal´ o ³solo para abrir por el
destinatario´, ³no abra esta correspondencia´.
Solamente imprima la fecha de recibo en el sobre o hágala llegar
directamente al interesado.

6 c!: son los sobres dirigidos a nombre de

la empresa o a una persona con el cargo que desempeñe. Luego de
abrir esta correspondencia, proceda a leerla con el fin de:
Comparar las fechas de elaboración y recibo.
Revisar si esta firmada
Verificar la inclusión de anexos
Comprobar si el documento trae dirección del remitente
Verificar a quien esta dirigida la correspondencia.

Después de esto proceda a:

Colocar en la parte superior derecha de los documentos el sello, con el

fin de identificar de manera más ágil el número de radicación, la fecha,
hora y el nombre del funcionario que realizó la recepción del
documento en la empresa.

c
c
c
 Si es un ³derecho de petición´ se coloca el sello de ³urgente´ y fecha
límite.
Llevar el control de la numeración utilizada para la radicación.

6 c"#$: está compuesta por revistas, folletos y

publicaciones. Son suscripciones oficiales que se les imprime a la
fecha y se envía al destinatario.
Luego del recibo y trámite de la correspondencia el receptor de
documentos del CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS, dejará que el
mensajero interno de la empresa cumpla con las siguientes funciones:

Confrontar la documentación con los listados que recibirá del receptor

de documentos, si existen procesos sistematizados, de lo contrario,
organizar los documentos y elaborar el formato de aviso de traspaso
interno de documentos.
Clasificar y colocar en el casillero de la documentación de acuerdo al
código empleado por cada dependencia.
Introducir los documentos en sus respectivas chuspas para su
protección y confiabilidad.
Zonificar los diferentes recorridos de acuerdo al horario establecido.
Programación del servicio interno de mensajería.
Reparto de correspondencia:
En la mañana a las 10:30 horas y en la tarde a las 16:30 horas.
Entregar personalmente la chuspa (color azul) y hacer firmar el aviso
de traspaso interno de documentos a las secretarias.
Recoger la documentación que se encuentra en la chuspa
(Color verde).
Distribuir las chuspas en sus respectivos casilleros.
Mantener absoluta reserva sobre las comunicaciones, documentos y
hechos conocidos en el desempeño de sus funciones.


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%
cc


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cc
c cc cc cc cc cc

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c
En la elaboración de correspondencia se utilizan los siguientes elementos:

% Sello de radicación
% Sellos para sobres marcados (confidencial o personal)
% Sellos para asuntos de inmediato tramite
% Sellos para recepción de recursos o apelaciones contra actos
administrativos de CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS.
% Planilla para registro y control de correspondencia recibida.
% Casilleros
% Bolsas plásticas o chuspas de 2 colores.

cc

 
 c


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c
c

 _____________________________________________________c
ASUNTO: _________________________________________________
FECHA Y HORA: ___________________________________________
PASA A: TRAMITE ATENDIDO
__________ ____________ _______________
__________ ____________ _______________
RESP. N. ____________________FECHA ______________________

RAD. Consecutivo sin importar cambio de año

ASUNTO: tema del que trata la comunicación
FECHA: Día, mes y año en que se recibe el documento.
HORA: momento preciso en el que se recibe el documento.
PASA A: código de la dependencia que debe conocer o tramitar el
documento.
TRAMITE: colocar letra indicando el tramite respectivo (Revisadoc)

Códigos de trámites internos

c
c
c
 R: responda para mi firma
E: encárguese del asunto
V: verifique o revise
I: infórmese
S: salir del trámite normal
A: aprobado
D: divulgar
O: observaciones
C: comentémoslo personalmente

ATENDIDO: Para firma de quien se entera o tramita el documento

RESPUESTA No.: para indicar el número de la respuesta
FECHA: indicar la fecha de la respuesta

Sello para sobres marcados confidencial, personal o privado (no se abren).

SI NO ES PERSONAL
FAVOR DEVOLVER AL ARCHIVO

Sello para atender derechos de petición, tutelas, asuntos de inmediato

trámite o respuestas dentro del periodo de ley.


% ( ___________________________
Fecha límite: __________________________

Sello para recepción de recursos o apelaciones contra actos

administrativos de la entidad.

El documento solo puede ser presentado por el interesado o su

apoderado.

c
c
c
 RAD.__________________________________________________

PRESENTADO PERSONALMENTE

POR: _________________________________________________
C.C. ________________________ DE ______________________
TP: _________________________ N. FOLIOS _______________
FECHA _____________________ RECIBE __________________

PLANILLA DE REGISTRO Y CONTROL DE CORRESPONDENCIA

RECIBIDA

En el siguiente formato se imprimen los principales datos de la

comunicación recibida y radicada.

 c  c'

cc

cc
  

 cc 

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c ccc cc c c c cc cc
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cc cc cc cc cc cc cc cc cc cc
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cc
cc c cc cc cc cc cc cc cc cc
c
cc cc cc cc cc cc cc cc cc cc
c
cc cc cc cc cc cc cc cc cc cc

c
c
c
: en las áreas del Centro de Información y documentación deben
estar ubicados casilleros identificados con el código de cada dependencia del
CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS, para facilitar la distribución de la
correspondencia. Además esta área debe poseer casilleros adicionales para
ubicar la correspondencia que se va a enviar por correo.

c)$cc*"(cCada dependencia debe poseer dos bolsas en

percalina para la distribución de la correspondencia. Una chuspa roja y la
otra azul; una permanece en el archivo central o centro de información y
documentación y la otra bolsa en las dependencias, y se intercambiaran en
cada recorrido.

u
u c
cc
c


c

Para mantener informados a los interesados sobre el estado de la tramitación

de la correspondencia, el área del Centro de Información y Documentación
del CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS, elaborará periódicamente el
informe denominado Recordatorio de la Correspondencia Recibida. Este
informe se produce con base en los registros de correspondencia recibida de
la institución.

Del registro se extraen las comunicaciones que no aparezcan tramitadas

ocho días después de recibidas. Esta relación se elaborará
sistematizadamente en original y copia, el original se pasa a las
dependencias que poseen comunicaciones sin tramitar.

En el Centro de Información y Documentación se guarda temporalmente la

copia hasta cuando el antecedente (original de la correspondencia recibida)
sea devuelto junto con el original del recordatorio debidamente diligenciado.

u  c


 +cc
c


c

u  à c
 
 c%

c


c
c


 cc
  c 

c

,c 


( comunicación escrita que se utiliza en las relaciones
comerciales entre empresas y personas naturales, igualmente en las
relaciones entre las empresas y sus empleados.

c
c
c

!( abreviatura conformada por diferentes letras, iníciales y no
iníciales de una razón social.

-( documento o elementos que acompaña a la carta.

$: signo ortográfico (µ) que, para efectos de esta norma, se utiliza
para separas las cifras en dinero que indican millón.

"$( síntesis del contenido de la carta.

( fiel reproducción de un documento.

$c c !$$( razón social, logotipo, ciudad, dirección, apartado,

teléfono, fax, teles y dirección electrónica y NIT de quien envía la
comunicación.

( palabra o frase de cortesía

$$( persona a quien va dirigida la comunicación.

#.( línea de identificación para indicar la continuidad del

documento.

( distancia horizontal de escritura.

$( orden en la distribución de las diferentes líneas que conforman la

carta.

*( lugar de origen del documento, día, mes y año de envío.

$/( distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le

denomina renglón.

/c( líneas de anexos, copia, e identificación del transcriptor.

0$ Símbolo que identifica a una empresa.

!#$( inscripción impresa del conjunto de datos que identifica a una

persona natural o jurídica.

( esquema de distribución de zonas que le permite a la empresa la

diagramación de su papelería.

1!cc( identificación consecutiva del documento.

c
c
c

.c( nombre que identifica a una empresa

!$$( nombre, apellidos y cargo del firmante.

0( serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.

"cc2$2( línea opcional de cortesía.

0( abreviatura conformada por las letras iníciales de cada palabra de una
razón social.

-$( cuerpo del mensaje.

$( persona responsable de digitar el documento.

&( espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos

impresos o escritos.


  
 +c

c
Para efectos de esta norma se establecen dos modelos para la diagramación
de la primera hoja y dos estilos para la presentación, así:

% c

MODELO 1(cPara el diseño de la papelería se distribuye en tres zonas (1 y 2

para datos del remitente y la 3 se deja libre para sello de registro o fecha de
recibido).
c
MODELO 2( Se distribuye en dos zonas (1 para los datos del remitente y la
3 que se deja libre). Ver Figura 1.

%  c
c
BLOQUE EXTREMO(cTodas las líneas parten del margen izquierdo

BLOQUE: Las líneas de número, fecha, asunto, nombre del remitente y cargo
se colocan partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

c
c
c
 %
3  c
c


%(c
Superior entre 3 y 4 cm

Lateral izquierdo entre 3 y 4 cm Lateral derecho

Entre 2 y 3 cm

Inferior entre 2 y 3 cm

Encabezados de las páginas subsiguientes entre 2 y 3 cm

% &
c

ZONA 1: Razón social, sigla o acrónimo, logotipo y NIT

ZONA 2( Dirección, apartado, fax, teléfono, ciudad

ZONA 3: Se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de

registro.

pcc
p


p


Zonas de la carta

c
c
c
 % 

cc
c



c
 
( Consecutivo, lo puede anteceder el código de la dependencia.
De 2 a 3 interlíneas del margen superior.
c
4
( Ciudad de origen y fecha de envío, de 2 a 3 interlíneas del número,
en orden día, mes y año; sin separarlo con punto. (Santiago de Cali, 20 de
agosto de 2003)


cc 


c

Se dirigen en forma personalizada, es decir a un funcionario específico.

De 4 a 6 interlíneas según la extensión de la carta, pueden ocupar hasta 8

líneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y a interlínea sencilla.
c



 (c o título académico, se escribe con mayúscula inicial
(Señor, Señora, Doctor, Ingeniero,...)

 
c c  


: En mayúscula sostenida o mayúscula
inicial, con los dos apellidos. No se utiliza negrilla. (Jhon Freddy Cuesta
López)



%: Se escribe con mayúscula inicial. (Gerente). Cargos extensos
pueden repartirse en dos renglones sin efectuar división silábica.
c
 

( Con la denominación más ampliamente conocida, es decir,
razón social, sigla o acrónimo. (I.C.B.F., SENA o Sena, ICONTEC o Icontec)
c

 +ccc



( Se utiliza una de las dos. Se escribe la misma
dirección que se registra en el sobre. Se dejan dos espacios a máquina o
cuatro en computador entre el número de la calle y el de la puerta. Opcional
la abreviatura de número No.. No se abrevian las palabras calle, carrera,
avenida,... (Carrera 57 14E-48). En caso de apartado se anota en un solo
número (Apartado 43567).
c
 
c c 
c  
( Se identifica por su nombre aún tratándose de
correspondencia local. (Bucaramanga, Santander)
c

5( Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en la
misma línea de la ciudad o en la siguiente dependiendo de la extensión de
los datos.
c

 ( (Opcional). Constituye la síntesis de la carta en máximo cuatro
palabras, mayúscula inicial. (Vencimiento póliza 456890).
c
c
c
c

cc 
( Para las damas el nombre y para los caballeros el
apellido.

Como saludo independiente se escribe a dos interlíneas del asunto.

(Apreciado señor Gómez)

Como parte inicial del texto se escribe a tres interlíneas del asunto.
(Tenemos el gusto de saludarla, ingeniera Lucía, y confirmamos...)

' ( Se escribe a una interlínea, dos entre párrafos. Se debe tener en

cuenta:

Tratar un solo tema por carta

Omitir temas personales en cartas comerciales

Hablar de usted

Sin errores técnicos, ortográficos, mecanográficos, gramaticales o de

puntuación

Sin borrones ni repisados

Comienza a tres interlíneas del asunto

% % 
c %  

Se pueden utilizar hojas en blanco o que sólo tengan el logotipo.

La calidad, color, tamaño del papel deben ser los mismos.

El encabezado se ubica entre dos a tres cm del borde superior de la hoja en

papel blanco y a dos interlíneas del logo, con mayúscula inicial.

La línea de identificación puede contener tratamiento y nombre destinatario,

estos datos contra el margen izquierdo y la página al margen derecho.
(Ingeniero Luis Castañeda Londoño 2)

El primer párrafo de las líneas subsiguientes se inicia de dos a cuatro

interlíneas del encabezado.

En caso de terminar página sin finalizar párrafo, se dejan mínimo dos

renglones y se pasan dos a la nueva página.

La última página debe contener mínimo el párrafo de cierre antes de la

despedida.
c
c
c
c
 
( Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del
texto. (Cordialmente, Para nosotros es un gusto servirle.)
c

  ( El nombre se sitúa de cuatro a seis interlíneas de la

despedida, en mayúscula sostenida o inicial en concordancia con el nombre
del destinatario. El cargo en la línea siguiente con mayúscula inicial sin
centrar.

%  
c
c
c

'c c
'( Si se requiere se detallan en el texto. Después del
firmante a dos interlíneas seguida de dos puntos, a dos espacios se enuncia
la cantidad, de preferencia se hace claridad en número de hojas o tipo de
anexo. (Anexo: uno (10 hojas)).
c

( a dos interlíneas del firmante o de la línea de anexos contra el
margen izquierdo. Sin abreviar y seguida de dos puntos, a dos espacios se
relacionan los destinatarios así: tratamiento, nombre, cargo; si es externo se
adiciona la empresa. (Sr. Julio Sánchez Chacón, Gerente CENS E.S.P.). Si
son varios destinatarios puede ir uno debajo del otro o en línea seguida.

Las copias para el archivo y consecutivo no se enuncian.

c
  
 +c


 
( a dos interlíneas del firmante o del
último renglón escrito se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del
apellido de la persona responsable de transcribir el documento. Se
recomienda emplear letra más pequeña. (María S., Pablo Z.)
c
%
 c%

cc
c

Las palabras escritas con mayúscula sostenidas no se dividen.

Conveniente tildar vocales escritas con mayúscula sostenida.

No exagerar uso de mayúsculas sostenidas.

Escribir con mayúscula inicial nombres propios, asimismo distinguir nombre

propio de término genérico.

Utilizar debidamente la separación silábica y mecanográfica.

c
c
c
Al escribir un valor numérico con el símbolo de una unidad de medida, éstos
se separan por un espacio en blanco. (1 cm, 1 g).

Al mencionar fecha en texto se escribe completa (día, mes y año).

Las cifras de dinero no se separan con espacio sino con coma en los
decimales, con punto en unidades de mil y apóstrofo para unidades de
millón. El signo de $ unido a la cifra y la palabra pesos sigue a la expresión
en letras.

En la escritura eventual de números dentro de un texto, del uno al nueve en

letras y del 10 en adelante en cifras.

Cuando los números hagan parte de rangos, grados, porcentajes, se

escriben en cifra.

Cantidades del 16 al 29 en una palabra y del 31 en adelante en dos palabras.

Los números telefónicos se separan por grupos y con espacios, indicativo

entre paréntesis.

Para la denominación de la hora local se utiliza modelo internacional de 24

horas.

Es incorrecto el uso de abreviaturas, excepto cuando formen parte del

nombre o razón social.

Para cartas de un párrafo es conveniente modificar los límites de medidas

convencionales:

3 interlíneas entre el margen superior y el número

3 interlíneas entre el número y la fecha
6 interlíneas para iniciar destinatario
El párrafo a interlineación de uno y medio o dos y el doble para la despedida.
Las líneas especiales se pueden separar por 3 interlíneas.
No se cambia la interlineación sencilla para los datos del destinatario y
remitente.
c
% %
cc
c

Convencional o rectangular: Borde inferior de la hoja hasta 3-4 cm arriba de

la mitad se efectúa el primer doblez; luego borde superior hacia abajo
dejando pestaña de 1 cm se efectúa segundo doblez.

c
c
c
c
c 2
c
c
c 1
c
c
c
c
c
c
c
c
c

c c 
 
( Se hace de acuerdo con la posición de la
ventanilla.

c
c
c
ESTRUCTURA DE LA CARTA ESTILO BLOQUE EXTREMO


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'

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c
c
c
 c

380

San José de Cúcuta, 15 de Abril de 2010

Doctor
Luis Alberto Rangel Becerra
Gerente
Centrales Eléctricas del Norte de Santander
Avenida Aeropuerto 5N ± 220 Sevilla
San José de Cúcuta

Asunto: Presentación Cotización

Respetado doctor Rangel:

En atención a su solicitud tenemos el gusto de presentar a su consideración nuestra

propuesta para la prestación del servicio de digitalización e indexación, de
conformidad con lo establecido en el pliego de Condiciones de la Convocatoria
c
Pública N. 380-10-2010 realizada por Centrales Eléctricas de Norte de Santander.

Cordialmente,

CARLOS ALBERTO FORERO DIAZ

Representante Legal

Anexo: uno (90 folios)

Elsa G
c

c
c
c
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ccccc !c"#$c%cc
$&c#c 'cc()cc„*"+$+,cc!c!-cccc./c%cc
+0+&1c 2c3$$4#c
c
c
c
 #,c 


 +cc
c

Cubierta que guarda y protege un documento para su entrega o envío.



c
c
Tercio izquierdo: Anotaciones tales como CONFIDENCIAL, PERSONAL,
CONTIENE DISQUETE, CONTIENE VIDEOCINTA, etc., las cuales se ubican
centradas en la parte inferior.

Tercio central: para ubicar datos del destinatario.

Tercio derecho: para uso exclusivo de la oficina de correo.

 c%

c
c
c
El sobre debe coincidir en color, calidad y diseño de la papelería.

Se recomienda que los sobres de manila lleven impresos el membrete.

En sobres grandes se deben respetar las zonas guardando armonía con el

tamaño.

El tamaño debe ser el adecuado según anexos.

Para sobres de manila a partir del tamaño carta se recomienda escribir los
datos del destinatario en mayúscula sostenida a interlineación de 1 y medio.

La impresión de los datos del destinatario y remitente en sobres de manila

puede hacerse en sentido vertical u horizontal, en el último caso se deja la
solapa al lado derecho.

Cuando se utilicen servicios especiales de correo se recomienda incluir

número telefónico antes de la ciudad.

Al utilizar etiqueta, se debe adherir centrada en el segundo tercio del sobre y

se recomienda un tamaño apropiado.

Cerrar adecuadamente el sobre, cuidando que el pegante no se adhiera al

documento.
c c

c
c
c
DATOS DEL
REMITENTE c ESPACIO
c
PARA
àc EL CORREO
c
c
DATOS
DEL
DESTINATARIO

2c

ZONA 1
p


p


c
c
c
 ZONA 1
c
c
REMITENTE
c
c
c
c
DOCTORc c
JUAN LUIS RESTREPO

GERENTE

INCORA

ZONA 2

c
c
c
 ,c 


 cc  

c
c
Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, se utiliza para
transmitir información, orientaciones o pautas a las dependencias locales,
regionales, nacionales o internacionales.
c

  
 +(

BLOQUE EXTREMO
BLOQUE
c

3  

Márgenes (Igual a la carta)

ZONAS (igual a la carta)

Denominación del documento: A partir del margen superior de 2 a 3 interlínea

se ubica la palabra  

 en mayúscula sostenida y centrada.
c
1!( Numeración consecutiva. Puede anteceder el código dependencia,
de 2 a 3 interlíneas de la palabra MEMORANDO.

*( Los datos del nombre de la ciudad y fecha se escriben de 2 a 3

interlíneas del número.

#.!$(c

A tres interlíneas de la fecha contra el margen izquierdo se ubica la

preposición 


seguida de dos puntos, al frente se anotan los datos del
destinatario con mayúscula inicial.

A dos interlíneas de la palabra PARA se ubica la preposición  en

mayúscula sostenida, seguida de dos puntos, al frente los datos del remitente
con mayúscula inicial.

A dos interlíneas de la preposición DE se ubica el vocablo
 ,

seguida de dos puntos. Al frente se escribe la síntesis del documento con
mayúscula inicial.

Alternativas para diligenciamiento datos destinatario y remitente:

$$2cà(c
c
$$: Tratamiento, nombre y cargo, éste último separado por coma.
c
c
c

!$$: Nombre y cargo separados por coma.

En este caso se omite el nombre al final el nombre mecanografiado del

remitente y sólo aparece su firma.
c

$$2cu(c
c
$$: Tratamiento, nombre y cargo
c

!$$( Cargo y dependencia o cargo

En este caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre

mecanografiado al final del texto, con mayúscula inicial y conservando el
estilo elegido.
c

$$2c
(

$$( Cargo y dependencia

!$$( Cargo y dependencia

La firma del remitente se coloca sobre el nombre mecanografiado al final del

texto.
c

  cc 


cc 

(c

Si la persona a quien se dirige o quien remite ocupa el cargo en forma

provisional se hace aclaración escribiendo entre paréntesis y con mayúscula
la letra E. Seguida de punto. Después del cargo.
c

"$( Síntesis del tema expresado en máximo cuatro palabras con
mayúscula inicial.

-$(ccc

Se inicia de 3 a 4 interlíneas del asunto contra el margen izquierdo.

Se redacta en primera persona del singular o del plural según el caso.

Se usa tratamiento de usted.

No debe presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de

puntuación.

c
c
c
Presentación impecable, sin borrones ni repisados.


% 
c %  c

Se puede utilizar hojas en blanco o con logotipo, de igual color, calidad y

tamaño.

El encabezado se escribe de 2 a 3 interlíneas del borde superior o a 2 del

logotipo con mayúscula inicial.

La línea de identificación puede contener tratamiento y nombre del

destinatario, se escribe contra el margen izquierdo y el número de la página a
la derecha.

Doctor Fabio Lara Fuentes 2

El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de 2 a 4 interlíneas

del encabezado.

( Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto,

contra el margen izquierdo en los dos estilos. Expresión breve o frase
terminada en punto.

!$$( Cuando s aplican las alternativas 2 y 3 en el encabezamiento, el

nombre del remitente se escribe de 4 a 6 interlíneas de la despedida con
mayúscula inicial.

Si se utiliza estilo bloque extremo, parte del margen izquierdo y en estilo

bloque, del centro del escrito hacia la derecha.

/c ( Anexos, copias e identificación del transcriptor, se

aplican igual que en la carta.

c
c
c
 c c
c

 

c

340

San José de Cúcuta, 13 de marzo 2010

PARA: Ingeniero Samuel Sandoval, Jefe de Nómina

DE: Claudia Pulido, Jefe de Talento Humano

ASUNTO: Relación nuevos salarios

Me permito enviarle relación con el valor de los nuevos salarios que devengará
el personal del Centro de Administración Documental:



%c 


c
Ingenieros 1.800.000
Coordinadores 900.000
Auxiliares 870.000

Cordialmente,

Elsa G.

ccccc !c"#$c%cc
$&c#c 'cc()c„*"+$+,cc!c!-cccc./c%cc
+0+&1c 2c3$$4#c

c
c
c
 ,c 


 cc


c
c
Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el
mismo texto o contenido dirigida a varios destinatarios


  
 +c

c
De acuerdo con el destinatario:

EXTERNA O CARTA CIRCULAR

INTERNA O GENERAL

De acuerdo con el estilo:

BLOQUE EXTREMO
BLOQUE

3  c
c
MÁRGENES:

Superior entre 3 y 4 cm
Inferior entre 2 y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 4 cm
Lateral derecho entre 2 y 3 cm




c


cc


c' 

c
c
Se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para
diferentes destinatarios. Se tiene en cuenta la norma sobre elaboración de
cartas.




c  

cc%

c
c
 
 +: Del margen superior de 2 a 3 interlíneas se ubica la
palabra CIRCULAR en mayúscula sostenida, centrada y destacada.

6 
: Consecutivo de la correspondencia o independiente. Le puede
anteceder el código de la dependencia, se escribe de 2 a 3 interlíneas de la
palabra circular.

4
: Ciudad y fecha de 2 a 3 interlíneas del número.

 


: A 3 interlíneas y contra el margen izquierdo o centrado, en
mayúscula sostenida. (PARA TODOS LOS FUNCIONARIOS)
c
c
c

 : Opcional. Síntesis en máximo en cuatro palabras, a 3 interlíneas
de con mayúscula inicial y seguida de dos puntos.

' : De 3 a 4 interlíneas del asunto. A interlineación sencilla y doble

entre párrafos. Se redacta en tercera persona del singular o en primera del
plural. (Con agrado informamos al personal«., La Gerencia se complace
en«)

% 
c %  c

c
Utilizar hojas en blanco o con logo

Igual calidad, color y tamaño

Encabezado de 2 a 3 cm del borde superior o a 2 del logo

La línea de identificación puede contener grupo destinatario, opcional la

fecha o número y el número a la derecha.

El primer párrafo se inicia de 2 a 4 interlíneas del encabezado.

Demás recomendaciones de la carta comercial

 
: Expresión de cortesía a 2 interlíneas del texto, contra el

margen izquierdo. Breve o frase terminada en punto.

  : Nombre de 4 a 6 interlíneas de la despedida en mayúscula

sostenida. El cargo a 1 interlínea del nombre, con mayúscula inicial sin
centrar. (Tener en cuenta estilo elegido). Preferiblemente firma a
manuscrita.

Los anexos e identificación del transcriptor se establecen igual que en la

carta.

³LA CIRCULAR INTERNA NO LLEVA SALUDO´

c
c
c
 c

CIRCULAR

450

San José de Cúcuta, 15 de marzo de 2010

PARA TODO EL PERSONAL

Asunto: Capacitación nuevo software

Con agrado informamos al personal que del 18 al 20 de marzo se estará

realizando la capacitación del nuevo software de la consulta de la
digitalización de documentos ³Powerfile´ de las 8:00 a las 10:00 y de las
15:00 a las 17:00 horas, en la sala de juntas Manuela Chávez.

La ingeniera Sandra Delgado, estará a cargo de la capacitación.

Esperamos contar con su participación.

Santiago Sánchez Guzmán

Profesional Universitario División Sistemas

Lenys G.

c

c
ccccc !c"#$c%cc
$&c#c 'cc()c„*"+$+,cc!c!-cccc./c%cc
+0+&1c 2c3$$4#c

c
c
c
 ,c 


 +cc

c
  



c
Documento en el consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.


  
 +c

Registrada y no registrada

3  c

%: a la carta

( Nombre del grupo que se reúne. Aclarar cuando sea de carácter
extraordinario.



 +(c En hojas sueltas o en libros. Se redactan en tiempo
pasado. No se inicia con gerundio.

No debe presentar errores mecanográficos, ortográficos, gramaticales ni de

puntuación. Sin borrones ni repisados.

 %  c

Papel del mismo color, calidad y tamaño.

Encabezamiento de 2 a 3 cm del borde superior contra el margen izquierdo.

Se identifica con el nombre de la reunión y el número separado con guión, al
margen derecho se escribe el número.

Se inicia párrafo de 2 a 3 interlíneas del encabezado.

3  c5 c

&+c
( Margen superior de la primera página

( Nombre de la reunión y su naturaleza, centrados, mayúscula

sostenida a 3 interlíneas del logo (Puede ir en negrilla).
c
 
 +c c   c c 6 
(c A 3 interlíneas del título se
ubica la palabrac

7 en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el
número.
c

c
c
c
4
( Al margen izquierdo, a 3 interlíneas de la denominación del
documento se escribe 4
( en mayúscula sostenida y seguida de dos
puntos. Al frente se escribe la fecha.

4

(c c c Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas. Al frente se
escribe la hora de inicio y la de finalización de la reunión. (4

( De 09:15
a las 10:30 horas)
c
%

( Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas de hora, en
mayúscula sostenida de dos puntos. (Hotel El Barón, Salón Diamante)

   : Margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas, mayúscula sostenida

y seguida de dos puntos. Al frente se escribe la relación de nombres con
mayúscula inicial a interlineación sencilla, separando cargo con coma.
(Ingeniero Eduardo Casas Burgos, Presidente).

Cuando los asistentes pasan de 15 se elabora lista aparte que se incluye

como primer anexo y se especifica así:
   ( Lista adjunta (120
personas)


( Se mencionan en caso de existir.

c

 ( Se mencionan en caso de existir con o sin justificación.
c

c c 
( El margen izquierdo a 3 interlíneas del último nombre y
con mayúscula sostenida. De 1.5 a 2 interlíneas y contra el margen izquierdo
se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial. Entre un
tema y otro se deja 1.5 o 2 interlíneas.
c


(c Al margen izquierdo, a 3 interlíneas y con mayúscula

sostenida. A 2 interlíneas se inicia el primer tema (con negrilla si se desea).
A dos interlíneas del título del tema se inicia el desarrollo del texto a
interlineación sencilla.
c
 


( Se programa una nueva reunión. Contra el margen
izquierdo a 3 interlíneas. Se indica fecha y hora de la próxima reunión.
c


c c c
   ( En mayúscula sostenida, debajo el cargo
con mayúscula inicial.
c

'(cSi los hay
c
  
 +c


 
( Si se desea.

c
c
c
c
Entre 2 y 3 Razón Social (si no está impresa)
c
3 interlíneas del margen superior
c
TITULO Y CARÁCTER DE LA REUNIÓN
3
ccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc
Denominación documento y
Número
c

c 3 interlíneas
FECHA:
c 1.5 a 2
HORA:
1.5 a 2
c
LUGAR:
1.5 a 2
c ASISTENTES: Tratamiento (Opcional) Nombre y apellidos (s), Cargo
1
c 1.5 a 2
INVITADOS: (si los hay)
1.5 a 2 $c
$&#4cccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc
AUSENTES: (si los hay)
3
c%c#4ccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc5c#4c
 c 6c c
ccccccccccccccccc
c
 74+c5c&4c
cccccccccccccc
c
 74+c5c&4c
cccccccccccccccccccc
c

66c
cccccccccccccccccc
c
 74+c5c&4cccc
ccccccccccccc
c
„8&+c#+,9+$$&c
c c
cccccccccccccccccccc
c

ccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc$&cc#4c5cc#4ccccccccc c cccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc

c
c
c
c

c $#:+c
cccccccccccccccccccccc
c
c
 74+c5c&4c
ccccccccccccccc
c „8&+c#+,9+$$&c
cccccccccccccc
c c
'„ cc;
c,c9+04c3$c$3<c3$=$>c??????c
c ???????c
c
c ccccccccccccc%ccccc/c
c
c  c
6„cc ccccccccccccccccccccccccccccc c
6„c
0+cccc;c)$&>c 0+c
c c
cccccccc
c $8+,cc;,c+,c(5>c
cccccccc
c „$,#9&+c
c
c c

c c

c
c

c
c
c
 ,c 


 +cc
 
cc

c


 
: Documento de carácter probatorio, público o privado que
asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.



: Documento de carácter probatorio en el que se describen

hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.


  
 +: De acuerdo con el hecho o acto que se prueba pueden
ser:

$ para tiempo de servicio, experiencia, salarios, clase de trabajo,

jornada laboral, comportamiento, etc.

$ sobre calificaciones, diploma obtenido, asistencia eventos,

documento identidad, paz y salvos, exámenes médicos, etc..

 c
c
BLOQUE EXTREMO: (Número, fecha y firmante parten del margen
izquierdo)

BLOQUE: Número, fecha y firmante parten del centro hacia el margen

derecho.

3  c
c
MÁRGENES: Igual a los demás documentos.



c
c
NÚMERO: Opcional. A 2 ó 3 interlíneas del margen superior y según el
estilo.

FECHA: De 2 a 3 interlíneas, en forma completa

CARGO: De 3 a 4 interlíneas, mayúscula sostenida y centrado precedido por

EL-LA.

IDENTIFICACIÓN: Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR

seguidas de dos puntos, de 3 a 4 interlíneas, centradas y en mayúscula
sostenida. (Puede utilizarse negrilla).

c
c
c
TEXTO: De 3 a 4 interlíneas y contra el margen izquierdo, se inicia con la
conjunción Que a la que siguen datos solicitante (tratamiento, nombre en
mayúscula sostenida e identificación).

Se emplea interlineación de 1 y medio o dos en el texto y doble entre

párrafos.

Se redacta en tercera persona.

En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la

certificación y de preferencia se incluye el destinatario.

FIRMANTE: Mayúscula sostenida, de 4 a 6 interlíneas y según el estilo

.
TRANSCRIPTOR: A 2 interlíneas del firmante y al margen izquierdo.

CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS EXPEDIDOS POR CENTROS

EDUCATIVOS( Escribir los dos cargos responsables (Director y Secretario).
c

c
c
c
c

c
456

San José de Cúcuta, 15 de abril de 2010

EL SUSCRITO GERENTE

HACE CONSTAR

Que el señor CARLOS IVAN SOLANO Pérezc identificado con cédula de

ciudadanía 1.090.380.951 expedida en Cúcuta, presta sus servicios a
nuestra empresa desempeñando el cargo de digitalizador de documentos
mediante contrato de trabajo a termino indefinido desde el 07 de septiembre
de 2009, con una asignación básica mensual de quinientos quince mil pesos
M/Cte. ($515.000,oo). Su desempeño laboral es excelente.

Esta constancia se expide para trámites bancarios.

c
c
c
CARLOS ALBERTO FORERO
c
Lenys G
c
c
c
c
c
ccccc !c"#$c%cc
$&c#c 'cc()c„*"+$+,cc!c!-cccc./c%cc
+0+&1c 2c3$$4#c
c
c
c

c
c
c
 0,c 


 +c4
cc 
c
c
Relación de los datos personales, estudios, experiencia y referencias que
califican a una persona para el desarrollo de una determinada actividad.

3  c
c

%:

Igual anteriores documentos.



c
c
  
 +c c   : La expresión HOJA DE VIDA se
escribe de 2 a 3 interlíneas del margen superior, centrada, mayúscula
sostenida. Se puede usar negrilla.


c 

: Mayúscula sostenida, margen izquierdo, de 3 a 4
interlíneas.

Se presentan en dos columnas y constan de nombre, identificación, fecha de

nacimiento, estado civil, domicilio y teléfono (opcionales: licencia
conducción, pasaporte, tarjeta profesional)

Los enunciados se escriben en mayúscula sostenida, contra el margen

izquierdo, seguidos de dos puntos.

 
( A 3 interlíneas de DATOS PERSONALES. Al frente nombre y
apellidos en mayúscula sostenida.

  
 +: A 2 interlíneas, al frente se especifica tipo de documento

y ciudad de expedición.

4
cc
  : A 2 interlíneas, al frente con mayúscula inicial se

nombra la ciudad y fecha completa.

   : A 2 interlíneas. Al frente dirección y ciudad de residencia.

8: A 2 interlíneas, al frente el número separado por espacios.

  : Título contra el margen izquierdo, en mayúscula sostenida, a 3

interlíneas. Los estudios se presentan a dos columnas y constan de
ESTUDIOS PRIMARIOS, SECUNDARIOS, UNIVERSITARIOS,
POSTGRADO y otros.

c
c
c
  c 


c c 

: A 3 interlíneas del título
ESTUDIOS. Al frente nombre del establecimiento, título obtenido o periodos
cursados, ciudad y año de terminación. Esta información se puede suprimir.

  c   

( Título en mayúscula sostenida, al
margen izquierdo y a 3 interlíneas.

A 3 interlíneas se relacionan los cursos o seminarios, destacándolos con

negrilla o mayúscula sostenida. Luego duración, nombre institución, ciudad y
fecha.

'

: Título contra el margen izquierdo, mayúscula sostenida, a 3
interlíneas.

A 3 interlíneas se relacionan los nombres de las empresas, cargos y tiempo

de servicio, comenzando por el último cargo desempeñado.

En orden: Nombre de la empresa con mayúscula inicial, cargo desempeñado

destacado negrilla o mayúscula sostenida y tiempo de servicio.



(ccc
c



: Mayúscula sostenida contra el margen izquierdo, a 3
interlíneas.
A 3 interlíneas se escribe nombre de la empresa y los datos de la persona
de la referencia (nombre, cargo, dirección y teléfono).



: Mayúscula sostenida contra el margen izquierdo, a 3
interlíneas.
A 3 interlíneas, datos de la persona que referencia (nombre, profesión o
dignidad, ciudad y teléfono).

 
c c 

( De 4 a 6 interlíneas contra el margen izquierdo y en
mayúscula sostenida se escribe el nombre completo.

4
cc

 +: 3 a 4 interlíneas se escribe la ciudad y fecha.

c
c
c
% 
c %  c
c
Igual color, calidad y tamaño del papel

Todas las hojas deben finalizar párrafo completo

Encabezado entre 2 y 3 cm del borde superior con mayúscula inicial

Línea de identificación consta de nombre del documento y de la persona, y

número de la página a la derecha

El primer párrafo se inicia de 2 a 4 interlíneas.

 c%

c
c
Debe ser enviada en original y acompañada por carta

Datos veraces

Fotografía reciente parte superior derecha primera hoja

Cuando se desee se pueden citar fortalezas y experiencias

c
c
c
 HOJA DE VIDA

DATOS PERSONALES

NOMBRE: RAFAEL ANDRES TRUJILLO LOPEZ

IDENTIFICACIÓN: C.C. 88.226.123 de Ocaña

FECHA DE NACIMIENTO: Abrego, 8 de enero de 1979

ESTADO CIVIL: Soltero

DOMICILIO: Calle 34 25-58

TELÉFONO: 576 58 91

ESTUDIOS

SECUNDARIOS: Colegio San Pedro Claver

Ocaña, Bachiller Técnico en Comercio,

1996

UNIVERSITARIOS: Universidad Francisco de Paula Santander

Tecnólogo en Administración Comercial y

Financiera, 2001.

ESTUDIOS COMPLEMENTARIOS

Seminario La Administración en el Siglo XXI, Escuela de Educación Pública,

40 horas, Cúcuta, mayo de 1999.

Formando Empresa, Universidad Jorge Tadeo Lozano, 60 horas, Bogotá

DC, noviembre de 2000.

c
c
c
Hoja de Vida de Sandra Patricia Cortés Duarte

EXPERIENCIA

Transportes Cotransunidos S.A.. Auxiliar de Servicio al Cliente, desde

octubre de 1997 hasta la fecha. Funciones: Recibir y atender los usuarios
que requieren de nuestros servicios de transporte público.

Servientrega S.A. Supernumerario, 1998-1999

REFERENCIAS LABORALES

Universidad Francisco de Paula Santander. Doctora Sandra Patricia

Rúgeles, Jefe de Recursos Humanos. Avenida Gran Colombia 11E -72
Colsag, Cúcuta. Teléfono 577 24 10.

Rayco S.A. Asesor Comercial, Carrera 23 18-36, Cúcuta. Teléfono 576 05 09

REFERENCIAS PERSONALES

Doctora Rosa María Luna Roa, Notaria 5 de Cúcuta. Teléfono 276 89 75.

Doctor Julio Elías Alcázar, Ingeniero de Sistemas. Bogotá D.C., Teléfono

576 34 79 ± 310 728 76 65.

RAFAEL ANDRES TRUJILLO LOPEZ

Ocaña, 15 de Abril 2010

c
c
c
 *,c 
c
  

c

DEFINICIÓN: Documento que describe o da a conocer el estado de cualquier

actividad, estudio o proyecto de carácter administrativo.


  
 +c

De acuerdo con los requerimientos de la entidad: En periódicos o

esporádicos

De acuerdo con el número de hojas: En cortos, hasta la página número 10 y

en extensos, a partir de la página 11.

3  c

MARGENES: Los mismos de la carta; para el encabezado de segundas

hojas, igualmente.

INFORME EXTENSO: Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea
global del informe. Consta de cubierta, portada, tabla de contenido y
glosario.

CUERPO DEL INFORME: Constituye la parte central del documento y está

conformado por introducción, núcleo del informe, conclusiones y
recomendaciones (Opcional)

Consúltese la Norma Icontec 3588

INFORME CORTO: De las partes que se explican a continuación. El autor

puede utilizar cualquier elemento del informe extenso que estime
conveniente

RAZÓN SOCIAL: Se ubica entre 3 y 4 cm del borde superior, contra el

margen izquierdo y en mayúscula sostenida, cuando se utiliza papel que no
la tiene impresa.

DEPENDENCIA: A interlineación doble, bajo la razón social se escribe el

nombre de la dependencia, origen del informe, con mayúscula inicial y contra
el margen izquierdo.

c
c
c
NUMERO O CODIGO: En caso de requerir el número o el código de
identificación, éste se ubica sobre el mismo renglón de la dependencia,
contra el margen derecho, así:
 9:u
c

TITULO: A cuatro interlíneas de la dependencia se escribe el título del

informe, centrado y en mayúscula sostenida.

FECHA: A cuatro renglones del título, contra el margen izquierdo, se escribe

la palabra FECHA, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos ( : ). Al
frente se anotan la ciudad y la fecha completa, con mayúscula inicial.

AUTORÍA DEL INFORME: A interlineación de uno y medio a dos debajo de

la fecha, contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida, se escribe
una de las siguientes expresiones, seguida de dos puntos ( : ),
ELABORADO POR, RESPONSABLE. Al frente se anotan el o los nombres
correspondientes, con mayúscula inicial. Los datos de la fecha y la autoría
se tabulan a dos espacios de la expresión más larga.

OBJETIVO: El informe corto lleva un objetivo, para describir en forma breve,

el propósito del mismo y se presenta, así:

De dos a cuatro interlíneas del encabezamiento se escribe la palabra

OBJETIVO, seguida de dos puntos ( : ), en mayúscula sostenida y contra el
margen izquierdo. A dos espacios de este enunciado, se expresa la finalidad
del informe con mayúscula inicial. En caso de requerir más de un renglón, el
segundo y los subsiguientes retornan contra el margen izquierdo.

ESCRITURA DE TEXTO: El informe corto, generalmente consta de un

capítulo único, de requerir numerales se escriben contra el margen izquierdo.

CONCLUSIONES: (Opcional) En caso de incluirlas se procede así: la

palabra CONCLUSIÓN o CONCLUSIONES se escribe en mayúscula
sostenida, contra el margen izquierdo, de dos a cuatro interlíneas del último
renglón del texto. La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro
renglones del título.

FIRMA: El informe administrativo corto debe ser firmado por el autor o

autores, El nombre se anota en mayúscula sostenida, de cuatro a seis
renglones del último párrafo. El cargo, a una interlínea del nombre, con
mayúscula inicial.

TRANSCRIPTOR: Si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor,

su identificación se escribe a dos interlíneas del firmante.

c
c
c
LOGOTIPO EMPRESA

4 interlíneas

NOMBRE INFORME

4 interlíneas

FECHA:
(1.5 a 2 interlíneas)
ELABORADO POR:

2 a 4 interlíneas

OBJETIVO:
2 a 4 interlíneas

TEXTO ( 1.5 o 2 interlíneas).

_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
____________________________________.

CONCLUSIONES
2 a 4 interlíneas
_____________________________________________________________
____________________________________.

4 a 6 interlíneas

NOMBRE COMPLETO
Cargo

Transcriptor

c
c
c
 % 
c' c



c
 

c

Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe.
Consta de cubierta, portada, tabla de contenido y glosario.

CUBIERTA

Presenta la información básica del documento. Al utilizarla, debe contener

los datos suficientes, para que el lector sepa con exactitud a qué informe se
refiere, sin necesidad de abrirlo. Puede ser reemplazada por la portada,
incluye los siguientes elementos básicos:

Razón social

Título del informe y subtítulo, si lo hay.

Número o código de identificación: El autor puede emplear un número o

código alfanumérico de identificación. En el informe extenso, esta se anota
en la parte superior derecha tanto en la cubierta como en la portada,
precedido de la palabra número o presentado en un recuadro.

Ejemplos: Margen derecho

Para códigos SG-002

7506-02

Para números:
002

Número 002

Con excepción del código o número de identificación, los demás elementos

pueden aparecer en la posición estética deseada.

Portada

De libre diagramación en estética, tamaño de letra, escritura en mayúscula

sostenida o no, dibujos y otros. Si reemplaza la cubierta, es la fuente

c
c
c
principal de información y constituye la primera página del informe. Adicional
a los elementos de la cubierta, contiene los siguientes datos:

Nombre de la dependencia, área, grupo, comité, sucursal, comisión, entre

otros.

Nombre de la o de las personas que elaboraron el informe.

Ciudad de origen del informe en cualquiera de las siguientes opciones:

Fecha completa. Ejemplo: San José de Cúcuta, 17 de julio de 2010

Mes y año: Tunja, junio de 2010

Año: Bucaramanga, 2010

Tabla de contenido

Se coloca inmediatamente después de la portada. Contiene los títulos de:

capítulos, subdivisiones principales del cuerpo del informe, material
complementario y su respectivo número de página.

El título TABLA DE CONTENIDO o CONTENIDO se escribe en mayúscula

sostenida, centrado a 5 cm del borde superior. La relación se inicia de dos a
cuatro interlíneas del título.

Si la columna de paginación se titula con la abreviatura pág., ésta constituye

la primera línea después del título, y la relación comienza a dos interlíneas.

Numerales. Se ubican contra el margen izquierdo, igualmente contra el

mismo margen, los títulos que no llevan numeral como: glosario,
introducción, bibliografía, índice, conclusiones y recomendaciones.

Título de cada capítulo y subdivisiones. Los títulos de los numerales de

primero y segundo niveles se escriben en mayúscula sostenida; los títulos de
la subdivisión de tercer nivel con mayúscula inicial. Se determina una
tabulación a dos espacios del tercer nivel, máxima subdivisión que aparece
en la tabla de contenido.

La Tabla de Contenido se escribe a dos interlíneas entre títulos. Cuando

algunos de ellos ocupen más de un renglón, el segundo y los subsiguientes
se escriben a una interlínea y comienzan debajo de la primera letra del
anterior.

c
c
c
Número de página. Se tabula contra el margen derecho, frente al tema o
subtema que le corresponde.

Nota: Es opcional rellenar con puntos el espacio sobrante entre los títulos y el
número de página.

Tablas. Figuras, ilustraciones y anexos. Cuando el informe los requiera,

éstos se pueden enunciar al final de la tabla de contenido o en la lista
separada.

Cuando la relación se efectúa al final de la tabla de contenido, cada uno de

los títulos se ubica centrado, en mayúscula sostenida, de dos a cuatro
renglones después de la última línea.

Para ambos casos, la primera línea d escritura se inicia de dos a cuatro

renglones del título, contra el margen izquierdo y con mayúscula inicial,
relacionando las figuras, tablas o anexos con el número y la leyenda
correspondiente. El número de la página se escribe en el mismo renglón,
contra el margen derecho.

Glosario (último elemento del material preliminar).

Si el informe requiere una explicación de términos, abreviaturas o siglas, para

facilitar su interpretación, se elabora un glosario en orden alfabético.

El título GLOSARIO se escribe centrado, en mayúscula sostenida a 5 cm del

borde superior de la hoja.

De dos a cuatro interlíneas se ubica el primer término en mayúscula

sostenida contra el margen izquierdo, seguido de dos puntos (:) y después
de dos espacios se digita la definición con mayúscula inicial; si ésta ocupa
más de un reglón, el segundo y los subsiguientes se escriben a una interlínea
sin dejar sangría. Entre términos se dejan dos interlíneas.

% 
cc 
c

Constituye la parte central del documento y está conformada por

introducción, núcleo del informe y conclusiones y recomendaciones
(opcional).

Introducción. El informe extenso lleva una introducción que plantee

brevemente el alcance, los objetivos de trabajo y el enfoque general. Como
no hace parte del texto principal, no tiene numeración sino título.

c
c
c
La palabra INTRODUCCIÓN se escribe en mayúscula sostenida, centrada y
a 5 cm del borde superior. La primera línea de escritura se inicia de dos a
cuatro renglones del título; las subsiguientes a interlineación de uno, uno y
medio o dos.

Núcleo del informe. El núcleo del informe se puede dividir en capítulos y

éstos a su vez, en subdivisiones que correspondan a un tema completo.
Para su desarrollo se tiene n cuenta lo siguiente:

Escritura de texto. Se redacta en forme impersonal (se proyecta, se

estudió...) y los párrafos comienzan contra el margen izquierdo.

La primera línea de escritura de cada capítulo se inicia de dos a cuatro

renglones del título. Queda a libre criterio escribir a interlineación de uno, o
de uno y medio. Entre párrafos se deja el doble de la interlineación elegida.

Capítulos. Cada capítulo tiene un título (división de primer nivel) que lo

identifica, el cual se escribe en mayúscula sostenida, centrado y a 5 cm del
borde superior, precedido por el numeral correspondiente. El título no lleva
punto final.

Los títulos de las subdivisiones de segundo nivel se escriben en mayúscula

sostenida, contra el margen izquierdo, el texto se inicia al doble de la
interlineación elegida. Los títulos de las subdivisiones de tercer nivel se
escriben contra el margen izquierdo, con mayúscula inicial; el texto se inicia
al doble de la interlineación elegida.

Los títulos de las subdivisiones de cuarto nivel (si lo hay) se escriben contra
el margen izquierdo, con mayúscula inicial. A dos espacios se continúa el
texto, en el mismo renglón.

Notaà Si se desea, los títulos pueden resaltarse con negrilla o escribirse con
otro tipo de letra.

Cada capítulo puede iniciar en hoja aparte o continuar en la misma página

del anterior. Si se escoge esta segunda opción se tiene en cuenta lo
siguiente:

Numeración e identificación de páginas. La paginación del informe

administrativo debe efectuarse de la siguiente manera:

Se utiliza numeración arábiga consecutiva. La página uno corresponde a la

portada.

c
c
c
Cuando el informe se imprime por ambas caracas de la hoja, las páginas
derechas llevan los números impares. Se procura que no queden páginas
izquierdas en blanco.

Nota: No se adicionan páginas tales como: 4 bis, 7ª.

Páginas subsiguientes. Se utiliza papel de la misma calidad, color y tamaño

de la primera hoja, sin impresión o papel especial de segunda hoja.

Estas páginas llevan un encabezado constituido por la línea de identificación

y el número de página, que se ubican entre 2 cm y 3 cm del borde superior
de la hoja, así:

Margen izquierdo Margen derecho

Informe Propuesta Salarios 2

Informe OCSA-CR-137 2

La escritura de texto se inicia de dos a cuatro interlíneas del encabezado.

Numerales. Cuando se requiera numerar capítulos y subdivisiones se

emplean números arábigos, procurando no sobrepasar el cuarto nivel.

En estas figuras se puede observar que la colocación del punto (.) va

después del primer nivel y entre los dígitos que designan las subdivisiones.
El punto se omite al final del último dígito, a partir del segundo nivel.

Se pueden utilizar los literales, guiones y viñetas con uso moderado.

Al emplear el guión, éste se escribe contra el margen izquierdo y a dos

espacios se inicia el texto; al utilizar literales, la letra debe ser minúscula,
seguida de punto (.), contra el margen izquierdo y a dos espacios se inicial el
texto, a partir de la segunda línea y subsiguientes es opcional conservar la
misma sangría o retornar al margen izquierdo.

Al emplear viñetas, éstas se colocan contra el margen izquierdo y el texto

conserva la sangría si hay más de un renglón.

Figuras y tablas. Cuando el informe requiere figuras y tablas, éstas aparecen

después de ser mencionadas y, de ser posible, en la misma página.

Citas. En caso e que el autor requiera citar conceptos escritos o verbales,

propuestas y otros, se tienen en cuenta las siguientes recomendaciones:

c
c
c
La cita breve de menos de cinco renglones, se digita entre comillas, en la
misma línea del texto.

Cuando la cita ocupa más de cinco renglones, aparece como una inserción
en el texto y se deja una sangría de cuatro espacios a ambos lados, que se
conserva hasta el final y se escribe a una interlínea sin comillas. Se separa
del texto por dos interlíneas. La cita se identifican en el texto con un número
(superíndice o número arábigo entre paréntesis). El uso de una de las dos
formas de identificación se conserva a través de todo el documento.

Referencia bibliográfica de un artículo.

SAMBLER, Ricardo. Contra la corriente. En: Clase Empresarial. Santa fe

de Bogotá: No.24 (mayo 1995); p.5-15

,c 
c  c 

c

% 43Ã

Elemento comercial más usual, en virtud de las seguridades que ofrece y el

ahorro de tiempo que significa. Ya no llevamos dinero en efectivo para
nuestras compras; basta diligenciar correctamente un cheque del talonario
que nos ha suministrado el Banco.

El Banco es una institución de crédito, creada bajo leyes y reglamentos

especiales, que tienen por objeto promover la movilización y desarrollo de la
riqueza facilitando así las operaciones de comercio y consecuentemente el
progreso y mejoramiento social

Una de las principales actividades que desarrollan los bancos es recibir

depósitos de dinero a personas y empresas que desean mantener su capital
en lugar seguro y evitar el inconveniente de realizar pagos en efectivo.

La movilidad constante de estas operaciones de depositar y retirar dinero con

los fines expuestos anteriormente, se denomina cuenta corriente.

El cheque es una orden de pago contra un banco y a favor de una persona o

una empresa.

Las personas que intervienen en la negociación con cheque son:

El %7 que es la persona o entidad que extiende el cheque, o sea, quien

da la orden de pago.

c
c
c
7 que es la persona o entidad a favor de la cual se extiende el
cheque.

%, que siempre será el banco que hace la entrega del dinero al
beneficiario.

Las partes que contiene un cheque son: Nombre del banco, serie y número,
lugar y fecha, valor en números, nombre del beneficiario, valor en letras,
firma del girador, número de la cuenta corriente. La distribución de estas
partes varía según la institución bancaria a la que pertenece el cheque.

La escritura mecanográfica sigue las mismas normas del diligenciamiento de

formatos. Los espacios que queden en blanco después de llenar el cheque
se anulan con guiones.


cc43(c

*;"cà aquel que en la línea ³páguese a la orden de´ lleva el

nombre del beneficiario para ser cobrado por él mismo o endosarlo a otra
persona para su cobro.

*;"c c $Ã En la línea ³páguese a la orden de´ lleva el término

³Portador´. No es conveniente girar cheques al portador porque en caso de
pérdida pueden ser cobrados por cualquier persona.

*;"c ".Ã La misma forma que el cheque ordinario, se gira a la

orden de una persona o una institución. Sin embargo, tiene una diferencia
especial: CRUZADO POR UNA DOBLE LÌNEA PARALELA Y OBLICUA.
Este cruce confiere mayor seguridad al beneficiario, pues no puede ser
cobrado directamente en el banco (como ocurre con los ordinarios), sino
que debe consignarse.

*;"c!$c".Ã Con el empleo de esta clase de cheque, la

seguridad aumenta. A la característica de cheque cruzado que ya
señalamos, se agrega otra condición: colocar, dentro de las líneas paralelas,
el nombre de la persona o entidad beneficiario o la leyenda ³Páguese al
primer beneficiario´. Consecuentemente, sólo el beneficiario está facultado
para hacer efectivo su cobro, a través de la consignación respectiva.

*;"c$: Esta clase de cheque da a la operación que con él se

cierra, una mayor seguridad. El cheque certificado, como su nombre lo
indica, debe ser certificado por el banco responsable de su pago. El margen
de seguridad que señalamos radica en que el banco certifica que en la
cuenta corriente del girador existe, por lo menos, la cantidad de dinero
c
c
c
indicada en el cheque. La certificación de un cheque requiere los siguientes
datos:

El sello de certificado
La fecha de certificación
La firma del empleado autorizado por el banco

El dueño de la cuenta corriente, especialmente las empresas, registran en el

banco un sello, que se imprime al lado de la firma en el cheque.

En ningún caso el cheque puede tener enmendaduras, borrones ni

repisados.

%  %
 c

Tener una cuenta corriente significa haber depositado una suma de dinero en
un banco, de la que en cualquier momento se puede disponer valiéndose de
los cheques. El depósito puede hacerse con dinero en efectivo o mediante
cheque. Para que quede constancia de los depósitos, existen unos formatos
de consignación que deben diligenciarse y anexarse con cada depósito.
Estos formatos son impresos directamente por el banco. La copia, registrada
por el banco, será la única constancia de la consignación realizada.


cc %
 c

De acuerdo con el lugar de origen de los cheques que se van a consignar,

las consignaciones pueden ser de dos clases:

( En éstas, se hace referencia al efectivo y a los cheques locales,

o sea, que pertenecen a la misma ciudad.

Las partes habituales del formato en este caso, son:

Nombre de la oficina, esto es, de la sucursal del banco donde se hace la

consignación.

Lugar y fecha

Nombre del titular de la cuenta

Número de la cuenta

Cantidad que se va a consignar en efectivo

c
c
c
Detalle de los cheques que se consignan. En este caso deben anotarse
nombre del banco, número y serie del cheque, valor.

Monto total de la consignación.

Firma del depositante (o enterante), es decir, de quien hace la consignación

Para diligenciar mecanográficamente debemos seguir las normas de llenado

de formatos.

% 

cc
 (c

En las transacciones comerciales a crédito, o sea aquellas en las cuales el

vendedor otorga al comprador un plazo para cubrir su valor, se hace
necesario por parte del cliente respaldar la deuda con una garantía formal.
La letra de cambio constituye esta garantía.

Letra de cambio es una orden incondicional de pago, escrita, dirigida por una
persona a otra y firmada por quien la extiende, mediante la cual se exige a la
persona a quien está dirigida, pagar en un tiempo determinado la suma
indicada en el documento.

En este documento intervienen las siguientes personas

%cc( Es quien da la orden de o pagar el valor de la letra.

Girado o deudor: Es quien recibe la orden de pagar la suma indicada en la
letra; y quien a la vez se compromete junto con el codeudor o fiador, a pagar
solidariamente la obligación.

(c Es quien debe recibir finalmente el valor de la letra.

Generalmente el beneficiario es el mismo girador, a excepción de los casos
en que las letras han sido negociadas a través de su endoso. La letra de
cambio viene ya impresa en formatos especiales. Estos pueden variar en su
distribución pero deben contener espacios para diligenciar las siguientes
partes:
Número de la letra

Fecha de expedición

Valor en número

Nombre del girado

Fecha de vencimiento

c
c
c
Lugar donde se efectuará el pago

Nombre del beneficiario

Valor en letras

Interés (si lo tiene)

Firma del girador

Firma del girado

Firma del fiador

Dilección y teléfono del girado.

Su diligenciamiento mecanográfico obedece a las mismas normas vistas

anteriormente para los documentos comerciales. Sin embargo, debemos
tener en cuenta lo siguiente:

1!( Debe figurar en forma de quebrado, donde el numerador indica,

dentro de una misma obligación el orden consecutivo de las letras, y el
denominador en todas, la cantidad total de letras que se han firmado.

*cc-(cSe escribe la del día en que gira la letra. Toda letra

debe ser registrada en la DIAN, para que tenga validez.

Fecha de vencimiento: Se escribe la fecha del día en que el deudor debe

cancelar su deuda.
c
!(c

?
  Ã Va al final de la letra, con el número del documento

de identificación, después de la palabra atentamente o las letras S.S.S.,

c 0c c "Ã Siempre debe aparecer después de la palabra

ACEPTADA, también debe llevar el número del documento de identidad.

c "cc à Cuando intervenga, su firma, nombre y número de

documento de identidad deben figurar después de la firma del deudor.

RECUERDE QUE: Todo espacio en blanco debe llenarse con guiones. En la

letra de cambio como en cualquier otro documento comercial, no deben
aparecer enmiendas, tachaduras ni borrones.

c
c
c
 % 
c

c 

c

Los comerciantes registran cuidadosamente todas las transacciones de su

empresa, para tal efecto, las diversas entidades se proveen de numerosos y
variados formularios o formas impresas, sobre las cuales nos detendremos
antes de entrar a considerar las cotizaciones.



c 

cc


c

Es un formato en el cual vienen ya impreso los datos y referencias de las

negociaciones, redactados de tal manera que son guía suficiente para
comprender su uso y completar con pocos datos su contenido.

Los formatos tienen como finalidad simplificar las tareas de registro y control
de las operaciones de una empresa. Vienen en juegos con varias copias en
diferentes colores para facilitar su distribución. A continuación indicamos las
normas generales que deben tenerse en cuenta para mecanografiar los
formularios.

El formato impreso debe leerse detenidamente antes de comenzar su

escritura, con el fin de saber si se dispone de todos los datos necesarios para
llenarlo.

La hoja del formato debe alinearse en la maquila, teniendo en cuenta su

rayado y no los bordes del papel.

El regulador de interlíneas debe aislarse con el liberador indefinido del rodillo.

Cada renglón de escritura se ubica girando la perilla, con el fin de asegurar

que las letras queden escritas sin tocar la línea inferior.

Los nombres de quien envía el formulario y el de la persona a quien va

dirigido deben escribirse con mayúscula fija.

Antes de llenar cada columna es necesario cerciorarse que los datos

corresponden a ella.

Es importante que todos los datos estén correctamente alineados.

Para escribir los datos correspondientes a las columnas, se tabula la

máquina en cada una de ellas y se llena con interlineación sencilla y
mayúsculas iníciales.

Las entidades deben quedar bien escritas en cada columna, con el fin de
poder realizar las operaciones aritméticas a que haya lugar.
c
c
c
Los símbolos monetarios deben figurar en la primera partida de cada
columna y cada vez que se totalice.

Cuando se totalizan las cantidades de una columna, debe trazarse doble

raya debajo del total, dejando una separación mínima entre las rayas.

Cuando el espacio es insuficiente deben utilizarse las abreviaturas usuales.

Cada tipo de formato debe llevar una numeración consecutiva para facilitar
su archivo, control y localización

Los cálculos y datos consignados en cada formato deben ser revisados

cuidadosamente.

Las cantidades en letras, deben escribirse con mayúscula fija.

% 
c &
 <

Es la información suministrada por un vendedor a un posible comprador

sobre determinados artículos, estipulando para ellos un precio dentro de un
plazo determinado. Toda cotización nace de una solicitud de información por
parte de la persona interesada en adquirir servicios o mercancías quien
generalmente efectúa dicha solicitud por medio de una carta. Esta debe
elaborarse en estilo bloque o bloque extremo.

%  c

Una vez obtenidas diferentes cotizaciones y tomada la determinación de

comprar, se formula un pedido (o sea una orden de compra), en el cual se
especifican los datos necesarios para identificar los artículos solicitados, el
número de la cotización y de más condiciones de la compra. El pedido u
orden de compra es un documento por el cual una empresa se compromete
a adquirir mercancías a otra, de acuerdo con las condiciones ya definidas por
el vendedor. Puede elaborarse por medio de carta, en cuyo caso utilizamos
el estilo bloque o el bloque extremo.

%
  c

La empresa vendedora, al recibir el pedido, ordena el despacho de la

mercancías solicitadas en el, y elabora una remisión en la cual se detallan los
artículos con todas sus características, la cantidad despachada, el número
del pedido correspondiente y la vía por la cual ha sido despachada la
mercancía.

c
c
c
EMISIÒN: Es entonces, el comprobante que elabora la empresa vendedora
para registrar la venta de mercancías y la salida de bodega.

% 
 

c

Una vez despachada la mercancía, y con base en los documentos anteriores

(cotización, pedido y remisión), se procede a elaborar la factura.

Factura es el documento en que se registran las ventas realizadas por una

entidad comercial, incorporándose en él todos los datos relacionados con la
operación efectuada. Se especifican también descuentos, si los hay, valor
del transporte, condiciones de pago, financiación impuestos a las ventas, etc.

Las facturas se elaboran de una u otra forma, según la compra sea a crédito
o al contado.

Cuando el pago es de contado, generalmente el vendedor hace un

descuento especial, el cual debe especificarse en la factura, y restarse del
valor total.

Cuando es a crédito hay un recargo o financiación que se suma el valor de

la mercancía. En este caso los artículos se entregan mediante el pago de
una cuota inicial y el saldo se cancela en cuotas y en fechas fijas a partir de
la compra.

Tanto a las compras a crédito como a las de contado, se les recargo el

impuesto mas ventas, que algunas empresas incorporan al valor total de la
mercancía y otras lo estipulan por separado, en la factura. La forma de pago
en las facturas de crédito debe presentarse, así:

Cuota 1/3 vencimiento 2004.10.09

Cuota 2/3 vencimiento 2004.10.10
Cuota 3/3 vencimiento 2004.10.11

Si el número de cuotas es superior a seis, se relacionan en una sola línea,

así:

Diez cuotas mensuales cada una $15.000 - $150.000

Primer vencimiento: 2004.10.09

El valor de estas cuotas sumando a la inicial debe ser igual al valor total de la
factura.

c
c
c
En las facturas de crédito, lo mismo que en las de contado, se escribe al final
en mayúscula fija el valor total. Así mismo, debe tenerse en cuenta lo
siguiente:
Los datos alineados dentro de cada columna
El nombre de cada artículo se escribe en singular
El valor total de la factura va en números y en letras
Inmediatamente después del total se traza doble línea, cerrando la factura.

% 


cc




Toda organización requiere de algunos medios, como son las tarjetas, que le
permitan cumplir con las normas sociales y d protocolo.

Las tarjetas buscan mejorar las relaciones interpersonales entre los

trabajadores y en muchas ocasiones son el contacto con el público externo
allegado a la empresa.

Una tarjeta es un detalle, es una manifestación, es un deseo; por lo tanto,

hay que tener mucho cuidado con su diseño, redacción y presentación.

El contenido de una tarjeta es corto pero muy diciente. Deténgase antes de

enviarla, póngase en el lugar del receptor y analice las posibles reacciones
de éste. Sólo después ejecute el último pasado de esta tarea« envíela

En el desarrollo de su actividad secretarial tiene la oportunidad de redactar

diferentes tipos de tarjetas: agradecimiento, felicitación, invitación, pésame,
presentación, excusa, etc.. Según su contenido unas son sociales y otras
comerciales o de negocios.

Las pautas que le daremos le servirán para realizar mejor este trabajo. Le
recomendamos su aplicación.

Las tarjetas son comunicaciones escritas que permiten a las personas que
tienen la representación de una entidad, cumplir con ciertos deberes de
cortesía y de negocios.

Las tarjetas desempeñan una función primordial en las relaciones públicas,

por constituir una forma protocolaria y breve para agradecer, felicitar,
presentar, invitar, informar, etc., así como para participar diversas
actividades como inauguraciones, promociones, instalación de seminarios,
etc..

La ventaja de la tarjeta se fundamenta en la brevedad y en la calidad

expositiva del mensaje. Ambas cosas obligan a la secretaria o el redactor, a
c
c
c
ejercitar dentro de este tipo epistolar y evitar confusiones y ambigüedades,
ya que su redacción se hace en tercera persona, lo que le da el verdadero
valor social, a este tipo de comunicaciones.


cc


c

TARJETAS DE NEGOCIOS

Son las que emplea una persona APRA identificarse como representante de
una empresa. Tiene las siguientes características:

 

V


  
„$c49,+cc+0+&9+2cc
.c8c%c#$&)4&+,cc $+42c##=$c5c30cc
9+84+,c c49,cc41,2cc
$+4cc9,$&$&c5c
,3c#0+cc,9#&<+c



D ',&cc$0+#+,c
D #+&++cc$+4,c5c
##+$,c
D $<)+cc"+&+,c5c<,&,c
D $<)+cc0+,2c"+,c5c&)#3+,c
c9+4+#=$2c$c9,$&#=$c
cc49,c
c

TARJETAS PERSONALES

Son las que se emplean para enviar regalos, flores o escritos propios.

   
.c8c%c
=+c<c49,+cc
#$&)4&+,c $+4c#+49&+ccc
9+84+,c 9,+$c
c
c
c
TARJETAS DE PUBLICIDAD

Son las que se emplean para dar a conocer el nombre y actividad de un

negocio, con fines publicitarios.

TamañoÃ

8.5 x 4.5 centímetros aproximados

Presentación

Debe ser vistosa por los fines que persigue. Su impresión debe llevar:

D Razón Social
D Logotipo
D Actividad económica
D Dirección
D Teléfono
D Lugar
D Promoción de la empresa

Utilización

Promocionar la empresa.

TARJETAS EN BLANCO

Son utilizaciones en la mayoría de las empresas, independientemente de su

actividad económica. Sólo llevan impreso el logotipo de la empresa y en
algunas ocasiones el nombre y cargo del representante de la empresa.

Se llaman tarjetas en blanco porque su contenido se escribe a máquina o

manuscrito.

Utilización

Las tarjetas en blanco se utilizan para FELICITACIONES, con motivo de

ascensos, menciones honoríficas, cumpleaños, aniversarios, grados, etc.;
AGRADECIMIENTOS, por servicios prestados, trabajos realizados, etc.;
INVITACIONES, para actos culturales, sociales o reuniones en general, etc.;
PRESENTACIONES, para relacionar a una persona con otra.

Se recomienda 17 x 12 ò 16 x 11 centímetros aproximadamente.

c
c
c
Actualmente se utilizan en colores pasteles esfumados. En estos casos hay
que tener mucho cuidado con el sobre; debe ser del mismo color.

Textoà Se escribe en la parte superior, teniendo en cuenta la ubicación del

logotipo y se redacta en tercera persona.

Fechaà Se escribe completa después del texto.

Datos del remitenteà El nombre mecanográfico va después de la fecha y se

escribe con mayúscula fija, partiendo de la mitad de la tarjeta hacia la
derecha.

Cuando la tarjeta tiene nombre impreso, no es necesario volverlo a

mecanografiar.

Cuando la persona envía la tarjeta lo hace en representación de una entidad

debe colocarse el cargo correspondiente escrito con mayúsculas iniciales.

Datos del Destinatario: escriben en la esquina inferior izquierda

encabezados por el tratamiento.

Notaà Cuando el texto de la tarjeta es extenso, los datos del destinatario se

escriben solamente en el sobre.

Clases de tarjetas en blanco:

FELICITACIÒN:c c Se envían con ocasión de ascensos, menciones

honoríficas, cumpleaños, aniversarios, grados o a personas que se hayan
destacado en alguna ocasión personal o profesional.

c


c3c
c


cc



c

c 


c

c

c
c
c
 +



 



c  ÔÔ   ÔÔ

 

  c
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Ô

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 Ô Ô

 c

c
c
c
u  c
4cc


c

El Centro de Administración e Información Documental del CONSORCIO

DOCUMENT EXPRESS recibe y envía la correspondencia. Las
dependencias para el cao de despacho de correspondencia, no escriben el
consecutivo del radicado y la fecha a los documentos que elaboran, de esto
se encarga la unidad de correspondencia.

En el Centro de Información y Administración Documental se encuentra el

despachador de documentos que se encarga de:

% Verificar que el estilo de la presentación de la documentación

corresponda al estilo de la empresa.

Cartas (estilo bloque extremo)

Sobres comercial
Memorando
Circular general
Circular interna
Actas

% Cerciorarse que el documento este firmado por la persona autorizada

y sus anexos.
% Colocar sellos a las comunicaciones que envían

Correspondencia externa (numero de radicación y fecha)

Correspondencia interna (sello fechador)

% Conservar una copia de los documentos despachados para formar el

consecutivo de la correspondencia.

% Controlar la secuencia interrumpida de los números.c

c
% Embalar la correspondencia y determinar la forma del envió con que
cuenta la empresa.

% Elaborar la relación para el control de documentos despachados por la

mensajería.

% Descargar la correspondencia recibida que ha sido tramitada y que ha

vuelto a su poder con la firma de ³ATENDIDO´ y se debe registrar en
el formato o digitar en las ultimas casillas el número y la fecha de
respuesta.

c
c
c
u  à c cc


c
4

c
c
Es el legajo organizado con esta clase de correspondencia, en su orden
numérico- cronológico, para facilitar su consulta.

El consecutivo de correspondencia despachada esta conformado por:

Una copia de las cartas

Una copia de los memorandos
Un índice alfabético del contenido de cada tomo

u  u c 
 cc
4cc


c' 

c
c
El despacho de la correspondencia al medio externo en CONSORCIO
DOCUMENT EXPRESS se realiza exclusivamente a través del Centro de
Administración e Información Documental en el siguiente horario:

Primer recorrido: a las 10:00 horas

Segundo recorrido: a las 16:00 horas.

Su distribución se entrega a mano por el mensajero externo de la empresa

para la correspondencia local o por medio de servicios especializados de
correo prestados por APS.

El mensajero externo reparte la correspondencia en el perímetro urbano y

cumple con las siguientes funciones:

Organizar la documentación por zonas.

Zonificar el recorrido diario de trabajo para la entrega de correspondencia

Repartir la documentación de la empresa dentro de la ciudad y hacer firmar

el recibido.

Mantener absoluta reserva sobre todas las comunicaciones, documentos y

hechos conocidos en el desempeño de sus funciones.

Diligenciar el control de reparto de correspondencia local cuando no haya

sistematización, en caso contrario confrontar la documentación con el listado
que recibirá del receptor de documentos.

c
c
c
 CONTROL

 
Ô

   

 Ô Ô
Ô  Ô 
Ô 

 
 Ô 
 
  
Ô   

Ô
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Ô 
Ô  Ô
 


   Ô   Ô Ô
Ô
 Ô
cc
c cc cc cc cc cc cc
cc
c cc cc cc cc cc cc
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c cc cc cc cc cc cc
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c cc cc cc cc cc cc
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c cc cc cc cc cc cc
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c cc cc cc cc cc cc
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c cc cc cc cc cc cc
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c cc cc cc cc cc cc
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c cc cc cc cc cc cc
cc
c cc cc cc cc cc cc
cc
c cc cc cc cc cc cc
cc
c cc cc cc cc cc cc
cc
c cc cc cc cc cc cc

c
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c