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Manualpara la gestión de proyectos
Psicóloga consultora
Pilar Montoya Molina
Universidad de Almería
Servicio de Organización yRacionalización Administrativa
ActividadesFormativas
 
 
1. LA GESTIÓN DE PROYECTOS 
Si les preguntamos a varios profesionales experimentados cuál es su objetivofundamental al ejecutar un proyecto, casi todos responderán: “¡Hacer ese trabajo!” Ésees el credo universal del profesional de proyectos. Y si les damos algunos momentosmás para reflexionar sobre el tema, probablemente ampliarán así su respuesta: “Miobjetivo básico es hacer el trabajo dentro del plazo fijado, dentro del presupuesto ysegún las especificaciones”.La gran mayoría de los especialistas en proyectos identifica estas tres condiciones comoimportantes parámetros de proceso de dirección por proyecto, y por eso se le ha dado unnombre al conjunto: la triple limitación. Esas limitaciones constituyen el punto focal dela atención y la energía del especialista en proyectos. El jefe de proyecto está dirigido allevar a cabo un proyecto lo más eficazmente posible teniendo en cuenta laslimitaciones de tiempo, dinero (y los recursos que con él se pueden comprar) yespecificaciones.A lo largo de los años se fue elaborando todo un completo juego de herramientas paraque los gestores de proyecto puedan hacer frente a la triple limitación.Para encarar la restricción impuesta por el tiempo, los especialistas en proyectosestablecen plazos y trabajan con horarios y agendas. Cuentan para ello con ciertasrefinadas herramientas de planificación asistida por ordenador: por ejemplo,PERT/CMP, GERT y VERT.Las limitaciones económicas se manejan por medio de presupuestos. En primer lugar, sehacen estimaciones de cuánto costará el proyecto. Una vez que el proyecto está enmarcha, se controla constantemente el presupuesto, para ver si los costes se les estányendo de las manos a los responsables. Con dinero se compran recursos, y los managersde proyecto han desarrollado varias herramientas para manejar los recurso materiales yhumanos: por ejemplo, diagramas de cantidad de recursos, diagramas de recursos Gantt,diagramas de responsabilidad lineal.De las tres limitaciones básicas, la más difícil de manejar es la de las especificaciones.Las especificaciones describen cómo debe ser el producto de nuestro proyecto y quédebe hacer. Por ejemplo, si estamos construyendo un bote, una especificación que talvez tendríamos que respetar sería que el bote tuviera 5 metros de largo. Si estamosdiseñando un programa de procesamiento de textos, tal vez tendríamos que luchar conuna especificación que establece que los usuarios deben poder usar el sistema con sólotres días de entrenamiento.El problema de las especificaciones es que son notoriamente difíciles de establecer y decontrolar. No basta, por ejemplo, con que las especificaciones definan un productotécnicamente superior; también deben estar dirigidas a satisfacer a los clientes, auncuando ello resulte una suboptimización del nivel técnico.
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2. EL MARCO DE LA GESTIÓN DE PROYECTO
El funcionamiento de una empresa se puede caracterizar mediante un conjunto devariables y relaciones. Se entiende por gestión el conjunto de técnicas y procesos dedefinición, evaluación y control de las relaciones.Los elementos que pueden definir el contexto de los procesos de gestión:
El entorno
donde opera la empresa, definido por un conjunto devariables que describe la situación socioeconómica. La descripción puedecomprender valores absolutos, tendencias, e interpretaciones ocorrelaciones ante variables.El entorno puede ser previsible, sistemático o predecible o bieninesperado, conforme a la velocidad de cambio, complejidad de lasrelaciones entre variables, y la estructura competitiva, cooperativa oregulada de la empresa con respecto al entorno.
Los objetivos
de la empresa, incluyendo las aspiraciones de las personasy grupos, los objetivos intermedios derivados de los supuestos iniciales,y los requisitos legales relativos a fiscalidad, seguridad, y calidad de productos.
Los planes estratégicos
de la empresa, que determinan las reglas dedecisión durante el proceso de gestión. La estrategia es un compromisoentre óptimos locales o globales, a corto o largo plazo.La estrategia se implementa mediante un conjunto de reglas entrelazadascon el objetivo de reforzar el mensaje transmitido.
La estructura organizativa
de la empresa, determinada por la relaciónentre unidades. La relación comprende líneas de jerarquía(organizaciones centralizadas, descentralizadas o matriciales) y el gradode interacción (unidades autónomas o integradas) o el grado decoordinación (cuando las unidades están en líneas jerárquicas).
Los grupos de personas
que participan en las actividades de la empresa,caracterizados por aptitudes (formación, capacidad física) y actitudes(resistencia al cambio, motivación), que resultan en creatividad y productividad.El estudio de los métodos de gestión incluye aspectos de negociación entodos los niveles.
Los procesos de gestión
, los cuales tienen por objeto reducir laincertidumbre e incrementar el potencial de respuesta de la empresa.
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