e-mail organization: tips & tricks

my method

__________________________________

Fernando Freitas MoreiraFevereiro 2008, niceXipi.org

e-mail organization: tips & tricks – my method .:. Page 2 of 11 .:. Fernando Freitas Moreira

niceXipi.org

Sumário

Todos os dias ir para casa sem uma única mensagem no Inbox por tratar, sem gastar mais do queuma hora por dia. Este é o meu objectivo diário.Rumo à Inbox vazia1 Desligar o alerta do ‘system tray’ que avisa da chegada de novos e-mails. Ninguém consegueresistir a ir espreitar os recém-chegados.2 Marcar duas meias horas no calendário (fim da manhã e fim do dia), exclusivamente paratratamento do e-mail. Não fazê-lo em mais nenhum período do dia e não permitir interrupções.3 Definir qual o nosso perfil (Explorador, Organizador, Marcador). O sucesso do sistema deorganização a implementar vai depender disso.4 Estabelecer o sistema de pastas para guardar os e-mails: por remetente, por projecto, ou mistorecorrendo às ‘search folders’.5 Quando estamos a tratar o e-mail, devemos decidir de imediato o que fazer com todas asmensagens. Aplicar a regra dos 4 D’s: 1. Delet it (Apagar), 2. Do it (Agir), 3. Delegate it (Delegar),4. Defer it (agendar).

Nota:

Depois de definido qual o ‘sort’ para as novas mensagens, não avançar para a mensagemseguinte sem tratar da anterior.6 Como escrever: ser objectivo na resposta (“Qual o problema que estou a tentar resolver?”), sugerirem vez de questionar, ser curto e conciso nas respostas.

e-mail organization: tips & tricks – my method .:. Page 3 of 11 .:. Fernando Freitas Moreira

niceXipi.org

Índice

1. Objectivo.......................................................................................................................................................42. Introdução.....................................................................................................................................................53. Preparar o Modelo........................................................................................................................................5a) Estabelecer um horário de tratamento de e-mail......................................................................................5b) Definir o nosso perfil................................................................................................................................6Exploradores.............................................................................................................................................6Organizadores...........................................................................................................................................6Marcadores................................................................................................................................................6c) Tipo de Informação...................................................................................................................................7d) Sistema de organização............................................................................................................................7e) a regra dos 4 D’s.......................................................................................................................................8Delet It......................................................................................................................................................8Do it (em menos de dois minutos)............................................................................................................9Delegate it.................................................................................................................................................9Defer it......................................................................................................................................................94. Como responder..........................................................................................................................................10Objectividade..........................................................................................................................................10Sugerir em vez de questionar..................................................................................................................10Escrever menos.......................................................................................................................................105. Recursos Online..........................................................................................................................................11