La Taquigrafia y El Personal de Oficina

LA TAQUIGRAFIA Y EL PERSONAL DE OFICINA
Introducción
Si bien la escritura sirvió para plasmar las ideas y no dejar todo a la
memoria, hallar la distinción cultural y hasta para comunicarse, la taquigrafía ha
servido para aligerar el proceso de escritura al unísono con los que se escucha,
sin perder la esencia del mensaje. Si hacemos una comparación entre la
escritura y la taquigrafía, que es también una forma de escritura, podemos
mencionar que en ambas prácticas se “dieron” debido a la poca capacidad de la
memoria de retener en detalle todo lo que se escucha o se conoce. Por cientos
de años, y allá para la época de Cicerón los humanos transmitían sus
conocimientos a través de narraciones, poemas y canciones. La necesidad de
conservar las ideas y la poca confianza a la memoria obligó ha que se
desarrollara un método de escritura que permitiera plasmar las ideas,
conocimientos, descubrimientos y acontecimientos históricos para poder dejarlos
de legado a nuevas generaciones. Desde entonces, la incorporación de signos
o símbolos para representar el “alfabeto” se hizo común.
La escritura es una de las más importantes invenciones de la humanidad,
puesto que hace a los hombres sociales y les permite dejar a la posteridad sus
ideas culturales y científicas; es el arte de fijar nuestro pensamiento con signos

Uso de la Taquigrafía 2
Prof. Yesenia Rivera

convencionales que reciben la denominación de caracteres. No se puede dejar
pasar por alto que la escritura sentó las bases para que se desarrollaran las
escuelas.
De la forma de escritura, se dice, que desde antes de su invención formal
se hacia uso de ciertos rasgos para representar ideas y comunicarse. Así que
podemos deducir que desde siempre se ha hecho uso de algún tipo de
“taquigrafía” como método de escritura. El uso de la taquigrafía se remonta a los
inicios de la educación en Grecia cuando el historiador Jenofonte utilizó un
sistema antiguo de símbolos para escribir la vida de Sócrates. Durante el
Imperio Romano se utilizaban mucho las llamadas Notae Tironianae
(Anotaciones de Tiro). Se trataba de una derivación de la escritura en cursiva
con muchas abreviaturas; se enseñaba en las escuelas romanas y lo empleaban
para reproducir los discursos de grandes oradores.
En la técnica taquigráfica se incorpora el uso de líneas rectas, arcos,
elipses, ganchos, lazos, comas, puntos entre otros, para representar letras,
palabras, frases y hasta oraciones completas. Esta técnica no tan sólo enfrenta
el reto de escribir rápido sino también el de poder interpretar correctamente las
notas tomadas. El sistema taquigráfico, llega a EU en 1640, a través de los
colonizadores ingleses. A partir del 1800, comienzan a publicarse diferentes
obras relacionadas a esta técnica de la escritura. Fueron varios los autores que
con estilo propio trataron de impulsar la técnica. Sin embargo, las más utilizadas
fueron las de Pitman y Gregg. Cabe señalar, que también ha surgido una
técnica de escritura rápida conocida como Escritura Abreviada que consiste en


la eliminación de letras cuando quedan sobreentendidas en la lectura de
consonantes, entre otros principios.
La taquigrafía puede ser usada por cualquier individuo que tenga la
necesidad de tomar dictado o apuntes. Por ejemplo, un estudiante puede usar
la técnica para tomar notas de alguna clase o conferencia. En los tribunales es
usada para plasmar por escrito lo hablado en un caso, al unísono como surgen
las ideas, comentarios o alegaciones. No obstante, los profesionales de oficina
son los que por lo general utilizan esta técnica como herramienta de trabajo. Por
mucho tiempo una de las funciones básicas de estos profesionales era el tomar
dictados. El ejecutivo les dictaba de manera que pudiesen producir cartas,
memorandos o tomar notas en una reunión para luego crear actas y minutas.
No podemos inferir que ya no se toma dictado o se toman notas en una reunión.
Sí se hace, pero no con la misma frecuencia. Los cambios en la tecnología y las
nuevas formas de trabajo en las oficinas han puesto en entredicho el que sea
indispensable conocer la técnica, ya sea taquigrafía o escritura abreviada, para
cumplir con los requisitos del puesto de asistente administrativo.
Este trabajo pretende auscultar si hoy día es necesario que las
secretarias o asistentes administrativos dominen la destreza en cuestión y el uso
que le dan en la ejecución de sus labores. Propone también, conocer si es un
requisito demandado por los patronos para ocupar un puesto en el área de
oficina. Son muchas y variadas las opiniones que se tienen al respecto.
Muchas de las instituciones educativas, que preparan asistentes administrativos,
estructuran su currículo dando énfasis al proceso de redacción. Por tanto, si el


asistente administrativo es capaz de redactar un documento basado en un
escenario, ¿es viable que se siente a tomar dictado del ejecutivo y haga uso de
la escritura abreviada o taquigrafía? Los avances en la tecnología, la
autosuficiencia de los ejecutivos, quienes son capaces de redactar y
mecanografiar sus propios documentos y la exigencia cada vez mayor de que el
asistente administrativo redacte documentos en base a una situación dada, ha
hecho que el uso de estas técnicas vaya en descenso y no sea estrictamente un
requisito dominar la destreza para desempeñarse eficientemente como
secretaria o asistente administrativo. Y, es esto precisamente lo que queremos
demostrar. ¿Será todavía un requisito? ¿Se debe seguir enseñando la
taquigrafía o escritura abreviada? ¿Cuál es el uso que se está dando a esta
técnica en la oficina pública y privada? Esperemos encontrar respuesta a estas
interrogantes en este escrito.
Revisión de Literatura
La literatura revisada sobre este tema hace mención únicamente del
surgimiento y evolución de la taquigrafía pero lamentablemente, la información
no está actualizada en términos de su utilidad en la actualidad. Recalca que
este sistema de escritura rápida, permite escribir a la velocidad de la palabra
oral. El mismo, se basa en la utilización de una serie de rasgos rectos y curvos,
finos y gruesos, así como círculos, y elipses para representar básicamente las
letras del alfabeto de una manera simplificada. Según la posición en que se
dibujen: por encima, sobre y debajo de la línea se contendrán implícitas las
vocales.

Aquel que por lo general hace uso de la taquigrafía es el profesional que
por la naturaleza de su trabajo tiene que tomar nota sobre una exposición a la
velocidad del orador. Esto significa que debe registrar todas las palabras
vertidas en el discurso y luego traducirlas. Se espera que para aplicar
correctamente esta destreza la persona sea culta, bien informada e incluso que
cuente con estudios universitarios, dado que para poner por escrito lo que
escucha, primero tiene que comprender el sentido de las expresiones, saber
colocar los signos de puntuación, pues un error en estos puede redundar en la
alteración del sentido del mensaje. Saber taquigrafía es ventajoso y hace que el
personal de oficina o taquígrafo sean competentes con relación a los demás
profesionales. Una persona, por lo general escribe a mano a razón de 40
palabras por minuto, mientras que la persona que domina la técnica puede
escribir entre 120 y 140 palabras por minuto. Lo que lo habilita para tomar notas
complejas de exposiciones, cursos, conferencias, para luego estudiarlas,
repasarlas y traducirlas al idioma nativo logrando extraer mucho mayor provecho
del tiempo del empleado. Así pues, la velocidad que brinda la taquigrafía
permite plasmar en papel las ideas que repentinamente surgen en la mente o
elaborar cualquier escrito con suma facilidad, en cualquier momento y lugar.
Metodología de Investigación
Para la realización de este trabajo se preparó un cuestionario el cual se
administró a 15 secretarias con 5 a 20 años de experiencia. De estas 2 laboran
en sector público y 13 en el privado. También, se tomó la opinión de tres
profesoras de administración de sistemas de oficina a nivel subgraduado. Sólo


una de ellas contestó el cuestionario. Las otras dos opinaron de forma escrita y
verbal respectivamente. El cuestionario consistió de 10 preguntas. Nueve
preguntas fueron contestadas mediante la asignación de puntos: 1=nada; 2=muy
poco; 3=poco y 4=mucho; la pregunta 10 estaba dirigida a conocer sobre la
opinión de las entrevistadas con relación al uso de la destreza que se investiga.
No obstante, muchas de las entrevistadas reaccionaron por escrito a las demás
preguntas. Una vez contestados los cuestionarios procedimos entonces ha
representar los mismos en una gráfica e interpretarlos. Se hizo, también, una
recopilación de publicaciones en las que se solicitan los servicios de personal de
oficina y los requisitos con los que deben cumplir los candidatos. Esto nos
ayudará a sustentar lo planteado anteriormente sobre si es o no un requisito
conocer técnicas de escritura rápida para desempeñarse eficientemente en la
oficina.
Hallazgos
Las preguntas uno y dos
pretendieron conocer la opinión de
las entrevistadas con relación a si
es importante e indispensable
que una secretaria conozca la
taquigrafía o escritura abreviada. De las 15 entrevistadas 12 coincidieron en que
sí es importante conocer alguna técnica de escritura rápida. Sin embargo, seis
contestaron que aunque es importante actualmente no es necesariamente
indispensable conocer la destreza para desempeñarse como asistente


administrativo. Tres coincidieron en que no es importante ni indispensable
dominar las técnicas de escritura rápida.
La pregunta tres, por su parte buscaba
investigar si en la oficina se hace uso
frecuente de la taquigrafía o escritura
abreviada. En este caso las opiniones
vertidas son variadas. De las 15
entrevistadas, sólo cinco indican que en efecto sí hacen uso de la técnica en la
ejecución de su trabajo. De las otras 10, cuatro mencionan que lo utilizan poco y
seis en muy pocas ocasiones. Sin embargo, comentan que es bueno conocer la
técnica ya que esto no tan sólo caracteriza la profesión sino también, les da
ventaja sobre los demás colegas, ya que siempre hay situaciones en las que se
puede utilizar.
Al formular la pregunta
cuatro pretendíamos auscultar
sobre si es o no un requisito para
reclutar personal de oficina el que
se conozcan las destrezas en cuestión. En este caso tres de las entrevistadas
argumentan que sí es requisito, cinco entienden que no necesariamente , otras
cinco están de acuerdo en que prácticamente ya no es un requisito; la
entrevistada #6 plantea que no tiene esa data. Hasta aquí, podemos decir que
según la contestación a las primeras cuatro preguntas es recomendable conocer
y dominar la destreza taquigráfica o de escritura abreviada, mas no es


indispensable al momento de ocupar un puesto de oficinista, secretaria o
asistente administrativo. Cabe señalar, que de acuerdo a la entrevista a una de
las profesoras surgió que para trabajar en el gobierno, específicamente en la
Rama Judicial, sí es un requisito conocer técnicas de escritura rápida. Veremos
más adelante que en la recopilación de anuncios sobre plazas vacantes sólo en
los Tribunales se requiere que se conozcan las destrezas. Quisimos investigar
sobre lo que piensan estas profesionales de la administración de oficinas con
relación a la enseñanza de
las destrezas de escritura
abreviada o taquigrafía.
Nos interesó,
específicamente saber si ellas
consideran importante que
se siga enseñando las técnicas investigadas. El 53% (8 de las entrevistadas)
entienden que sí se debe seguir enseñando las técnicas como parte de los
cursos de educación comercial en cualquier nivel. Cuatro de las entrevistadas
creen que se puede considerar seguir enseñanando. Las tres restantes, creen
que no es tan necesario que estos cursos formen parte del currículo de
educación comercial dado al poco uso que se le da.
Los equipos tecnológicos han modificado grandemente la forma en que se
trabaja actualmente en una oficina. De hecho, han sustituido o simplificado
muchas de las tareas delegadas al asistente administrativo. Tanto así, que ya a
los profesionales de oficina no se les llama secretarias o secretarios sino


asistentes administrativos, con responsabilidades cada vez más enfocadas en la
administración, precisamente por los avances tecnológicos. Por tanto, al
formular la pregunta 6, quisimos indagar sobre el posible desplazamiento del uso
de las técnicas de escritura rápida por los equipos tecnológicos. Siete de las
entrevistadas, o sea el 47% entiende que en efecto los equipos tecnológicos han
sustituido la forma en que se
toma dictado en la oficina.
Sabemos, que las grabadoras
son de uso común en la oficina. De
igual forma, hay programas de
reconocimiento de voz los cuales escriben en la máquina según se habla. El 2%
de las entrevistadas entiende que la destreza no ha sido totalmente desplazada
por los equipos tecnológicos. El restante de las entrevistadas entiende que sí ha
habido un desplazamiento en el uso de las técnicas dado a la evolución en la
tecnología. Las preguntas siete y nueve respectivamente, intentaban,
establecer con qué frecuencia se usan las técnicas en la oficina (pregunta 7) y si
todavía el tomar dictado es parte de sus funciones (pregunta 9). Como

4.5
4
respuesta a las preguntas,
3.5
2.5
sólo el 2% de las
PREGUNTA 7
PREGUNTA 9
2
1.5
entrevistadas usan la
1
destreza y toman dictado.

0.5
0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Todas coinciden en que no lo hacen de manera formal o como parte de sus
funciones, más bien lo practican en la toma de mensajes y para sus propios


apuntes. La pregunta ocho pretendía auscultar el conocimiento que tienen los
patronos sobre la taquigráfica o escritura abreviada. En términos generales y
según las entrevistadas, sus jefes 4.5

PREGUNTA 8
sí
4
conocen el concepto pero no 3.5
2.5
tienen claro en qué consiste. 2

PREGUNTA
8
1.5
0.5
Conclusión 0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
De acuerdo con la información recopilada en esta investigación queda
demostrado que en la actualidad el personal de oficina no utiliza los métodos de
escritura rápida como herramienta estricta de trabajo. El uso que se le da en la
oficina no está estrechamente relacionado con las funciones o responsabilidades
primarias del asistente administrativo. Sí se utiliza para fines de autosuficiencia.
Me explico, para tomar notas breves, mensajes telefónicos, tal vez, o hasta para
algún tipo de apunte, mas no para sentarse a tomar dictado. Según los datos
aquí presentados, ni siquiera en las reuniones se utiliza con la frecuencia que se
hacía antes cuando no había equipos tecnológicos que facilitaran la toma de
mensajes o transcripción de discursos. En la actualidad, el asistente
administrativo es definido como un individuo que es responsable de tareas
administrativas y de la coordinación de información en apoyo a un ambiente de
oficina. Se espera que éste sea capaz de producir documentos (redactar) con
precisión y presentarlos al ejecutivo. De igual forma, debe tener la habilidad de
cotejar y mejorar borradores de sus superiores y llevarlos a copia dura libre de
errores gramaticales, puntuación y exactitud. Por tanto, el conocer y dominar las
destrezas taquigráficas o de escritura abreviada no es ya indispensable para


desempeñarse eficientemente en la oficina. Ahora bien, conocer y dominar las
destrezas sí pone al asistente administrativo en una posición más ventajosa
dada la esencia de la técnica y el uso personal-profesional que se le da para
adelantar la competitividad. De ahí, a que se remunere por hacer uso de la
técnica en la oficina, está por verse.
De acuerdo con este trabajo investigativo, el uso de la taquigrafía o
escritura abreviada, no es ya un requisito para ocupar un puesto de asistente
administrativo. Los patronos buscan candidatos con buenas destrezas
interpersonales y preparación académica a nivel de bachillerato. De hecho,
varios de los artículos consultados requieren únicamente que se tenga
conocimiento en computadoras y algo de experiencia en el área de oficina.
Quiero mencionar, que no todo aquel que sabe manejar una computadora es
capaz de desenvolverse eficientemente como asistente administrativo.
En el sector público, los Tribunales, son los únicos que requieren que se
dominen las destrezas aquí mencionadas para ocupar puestos de oficina. No
obstante, otras agencias gubernamentales también lo requieren pero
irónicamente la secretaria o el asistente administrativo no hacen uso formal de
éstas. En conclusión, el uso que se le da actualmente a la taquigrafía o
escritura abreviada no es el que se le daba en sus comienzos, en donde la
secretaria se sentaba a escribir al unísono con lo que escuchaba. Recomiendo
que es importante pero no indispensable que el asistente administrativo conozca
y domine las técnicas. Esto le servirá para en sin número de tareas en la oficina
como por ejemplo: tomar mensajes telefónicos, tomar instrucciones de su


supervisor, hacer sus propias anotaciones sobre trabajos que realizar, llevar la
agenda de la oficina, tomar mensajes de visitantes, para uso personal, entre
otras. Con relación a si se debe enseñar o no, considero que no
necesariamente debe ser un requisito, pero sí se deben ofrecer como clases
electivas y que sea el estudiante quien decida si las debe tomar.

REFERENCIAS
1. Lopes Yustos, Alfonso, Compendio Historia y Filosofia de la Educacion;
Publicacones Puertorriqueñas
2. C:/Documents and Settings/estudiantes/Local Settings/Temporary Internet
Files/ Content.IE5/YI8RPTFE/taquigrafia
3. www.taquigrafo.com
4. www.eduteka.org
5. www.paginaseducativas.net

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Si bien la escritura sirvió para plasmar las ideas y no dejar todo a la

memoria, hallar la distinción cultural y hasta para comunicarse, la taquigrafía ha

sin perder la esencia del mensaje. Si hacemos una comparación entre la

escritura y la taquigrafía, que es también una forma de escritura, podemos

mencionar que en ambas prácticas se “dieron” debido a la poca capacidad de la

memoria de retener en detalle todo lo que se escucha o se conoce. Por cientos

de años, y allá para la época de Cicerón los humanos transmitían sus

conocimientos a través de narraciones, poemas y canciones. La necesidad de

conservar las ideas y la poca confianza a la memoria obligó ha que se

desarrollara un método de escritura que permitiera plasmar las ideas,

conocimientos, descubrimientos y acontecimientos históricos para poder dejarlos

de legado a nuevas generaciones. Desde entonces, la incorporación de signos

o símbolos para representar el “alfabeto” se hizo común.

La escritura es una de las más importantes invenciones de la humanidad,

ideas culturales y científicas; es el arte de fijar nuestro pensamiento con signos

Prof. Yesenia Rivera

De la forma de escritura, se dice, que desde antes de su invención formal

podemos deducir que desde siempre se ha hecho uso de algún tipo de

“taquigrafía” como método de escritura. El uso de la taquigrafía se remonta a los

inicios de la educación en Grecia cuando el historiador Jenofonte utilizó un

sistema antiguo de símbolos para escribir la vida de Sócrates. Durante el

Imperio Romano se utilizaban mucho las llamadas Notae Tironianae

(Anotaciones de Tiro). Se trataba de una derivación de la escritura en cursiva

con muchas abreviaturas; se enseñaba en las escuelas romanas y lo empleaban

para reproducir los discursos de grandes oradores.

En la técnica taquigráfica se incorpora el uso de líneas rectas, arcos,

el reto de escribir rápido sino también el de poder interpretar correctamente las

notas tomadas. El sistema taquigráfico, llega a EU en 1640, a través de los

colonizadores ingleses. A partir del 1800, comienzan a publicarse diferentes

técnica de escritura rápida conocida como Escritura Abreviada que consiste en

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consonantes, entre otros principios.

La taquigrafía puede ser usada por cualquier individuo que tenga la

necesidad de tomar dictado o apuntes. Por ejemplo, un estudiante puede usar

la técnica para tomar notas de alguna clase o conferencia. En los tribunales es

las ideas, comentarios o alegaciones. No obstante, los profesionales de oficina

dictados. El ejecutivo les dictaba de manera que pudiesen producir cartas,

No podemos inferir que ya no se toma dictado o se toman notas en una reunión.

Sí se hace, pero no con la misma frecuencia. Los cambios en la tecnología y las

indispensable conocer la técnica, ya sea taquigrafía o escritura abreviada, para

cumplir con los requisitos del puesto de asistente administrativo.

Este trabajo pretende auscultar si hoy día es necesario que las

secretarias o asistentes administrativos dominen la destreza en cuestión y el uso

que le dan en la ejecución de sus labores. Propone también, conocer si es un

requisito demandado por los patronos para ocupar un puesto en el área de

oficina. Son muchas y variadas las opiniones que se tienen al respecto.

Muchas de las instituciones educativas, que preparan asistentes administrativos,

estructuran su currículo dando énfasis al proceso de redacción. Por tanto, si el

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la escritura abreviada o taquigrafía? Los avances en la tecnología, la

autosuficiencia de los ejecutivos, quienes son capaces de redactar y

mecanografiar sus propios documentos y la exigencia cada vez mayor de que el

asistente administrativo redacte documentos en base a una situación dada, ha

hecho que el uso de estas técnicas vaya en descenso y no sea estrictamente un

requisito dominar la destreza para desempeñarse eficientemente como

secretaria o asistente administrativo. Y, es esto precisamente lo que queremos

demostrar. ¿Será todavía un requisito? ¿Se debe seguir enseñando la

taquigrafía o escritura abreviada? ¿Cuál es el uso que se está dando a esta

técnica en la oficina pública y privada? Esperemos encontrar respuesta a estas

interrogantes en este escrito.

La literatura revisada sobre este tema hace mención únicamente del

surgimiento y evolución de la taquigrafía pero lamentablemente, la información