Read without ads and support Scribd by becoming a Scribd Premium Reader.

Language:

Download

Go BackAdd Note

Link

Embed

Save for later

LEMBAR PERSETUJUANPROPOSAL LAPORAN AKHIR PERAN SEKRETARIS DALAM MENANGANIPENYELENGGARAAN PERJALANAN DINAS PIMPINANDI PT ASURANSI JASA INDONESIA KANTOR CABANG MALANG

Diajukan oleh :

Yessi Puspitasari0732610076

Administrasi Perkantoran

Menyetujui

Pembimbing 1

Dra Nilawati Fiernaningsih, M.AB

NIP 196312171988032001Pembimbing 2

Dra Siti Nurbaya, M.AB

NIP 196103251995122001Mengetahui,Ketua Jurusan

Drs. Halid Hasan, MStratHRM

NIP. 196312121990031003

I.Judul Tugas Akhir

Peran Sekretaris Dalam Menangani Penyelenggaraan Perjalanan DinasPimpinan di PT Asuransi Jasa Indonesia Kantor Cabang Malang.

II.Latar Belakang

Seorang pimpinan perusahaan memiliki berbagai macam tugas dan tanggung jawab dalam menjalankan tugas rutin jabatannya. Dengan demikian, tentunya pimpinan akan sangat membutuhkan bantuan seseorang untuk melancarkan tugastersebut. Tenaga bantuan yang dimaksud adalah tenaga bantuan seorang sekretarisyang mampu membantu pimpinan dalam menjalankan roda perusahaan, agar dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar.Seorang sekretaris telah diberi kepercayaan oleh pimpinan untuk dapatmenyelesaikan tugas-tugasnya sebagai sekretaris secara baik dan benar. Bila pelimpahan wewenang ini dapat dilaksanakan dengan baik, maka pimpinan dapatmemusatkan konsentrasinya pada pengawasan dan perencanaan perusahaan.Pada dasarnya tugas sekretaris meliputi tugas rutin, tugas insidentil, dan juga tugas kreatif. Tugas rutin seorang sekretaris meliputi korespondensi,menerima tamu, menerima telepon, hingga kearsipan. Tugas insidentil meliputimempersiapkan rapat, mengatur pertemuan pimpinan dengan relasi, mengurus perjalanan dinas, dan sebagainya. Sedangkan tugas kreatif sekretaris meliputimengirimkan bunga atau surat ucapan kepada rekan pimpinan, membuat kliping,dan sebagainya.

Salah satu tugas sekretaris dalam melaksanakan instruksi adalahmelakukan persiapan-persiapan perjalanan dinas pimpinan, karena perjalanandinas merupakan salah satu aktivitas organisasi atau perusahaan yang seringdilakukan pimpinan.Agar perjalanan dinas dapat berjalan secara efektif dan efisien, maka perludilakukan penjadwalan dan pengaturan pada perjalanan dinas tersebut, sehingga pekerjaan pimpinan tidak akan terbengkalai hanya karena kesalahan dalammenyusun jadwal atau tidak adanya jadwal yang digunakan sebagai acuan pelaksanaan perjalanan dinas. Oleh karena itu, seberapapun pentingnya suatu pekerjaan apabila tidak mampu menyusunnya dengan baik, maka hasilnya jugaakan kurang memuaskan.Mengatur dan menyiapkan perjalanan dinas pimpinan meliputi,mempersiapkan segala sesuatu, mulai dari dokumen yang dibutuhkan pimpinandalam perjalanannya, konfirmasi tiket dan hotel, pembuatan jadwal perjalanan,sampai segala sesuatu yang dapat menunjang keberhasilan dan kenyamanan pimpinan dalam perjalanan dinasnya.PT Asuransi Jasa Indonesia adalah suatu perusahaan asuransi yangsahamnya 100% dimiliki oleh pemerintah dan karenanya disebut juga sebagaiBUMN. Perusahaan milik pemerintah biasanya memiliki kegiatan yang beragamdan kompleks, termasuk menyelenggarakan perjalanan dinas. Pimpinan PTAsuransi Jasa Indonesia melakukan perjalanan dinas mencapai 3-5 kali dalam satu bulan.